Arkistointi Outlook 2016 for Windowsissa

Arkistointi Outlook 2016 for Windowsissa

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Outlook 2016issa on valintanauhan Aloitus-välilehdellä pika-arkistointitoiminto, joka lähettää viestit Arkisto-kansioon. Office 365 for Businessin käyttäjät voivat käyttää myös Online-arkistoa.

HuomautusArkisto-kansio luodaan automaattisesti arkistotoiminnon tukemiseksi Outlook 2016:ssa, Outlook for iOS:ssä ja Outlook for Androidissa sekä Outlookin verkkoversiossa. Kansio noudattaa postilaatikkosi säilytyskäytäntöjä, mukaan lukien sähköpostien poistoa.

Viestien arkistointi yhdellä toiminnolla

Aloitus-välilehden Poista-ryhmän Arkisto-painikkeen avulla voit siirtää yhden viestin tai useita viestejä Arkisto-kansioon poistamatta niitä. Arkiston käyttämisestä seuraa useita etuja.

  • Arkistoidut kohteet ovat helposti löydettävissä hakukentän avulla tai siirtymällä Arkisto-kansioon.

  • Kohteet ovat edelleen käytettävissä puhelimessa tai muissa laitteissa Arkisto-kansion kautta.

Viestien siirtäminen Arkisto-kansioon ei pienennä postilaatikon kokoa. Viestit ovat edelleen tallennettuina postilaatikkoosi, mutta ne ovat toisessa kansiossa.

  1. Valitse kansiosta yksi tai useampi viesti arkistoitavaksi.

  2. Valitse Aloitus-välilehden Poista-ryhmästä Arkisto.

    Arkistointi yhdellä napsautuksella

    Huomautus: Oma Arkisto-kansiosi on jo olemassa, vaikka et olisi käyttänyt toimintoa aiemmin. Löydät sen Outlookin kansioluettelosta. 

  3. Viestit siirretään Arkisto-kansioon. Jos arkistoit viestin vahingossa, siirry Arkisto-kansioon ja siirrä viesti takaisin Saapuneet-kansioon.

Miten tämä toimii Online-arkistossa?

Online-arkisto on toiminto Office 365:n yritysasiakkaille, joilla on epätavallisen suuria postilaatikoita. Nämä asiakkaat voivat käyttää Online-arkistoa, jotta vanhaa postia ei tarvitse poistaa. Käyttäjän Online-arkisto toimii suurin piirtein samalla tavalla kuin toinen tili Outlook:ssä oman kansiorakenteen kera. Tämän seurauksena se ei sisälly Saapuneet-kansiossa tehtyihin hakuihin.

Jos Online-arkisto on käytössä, järjestelmänvalvojat ja käyttäjät voivat määrittää postilaatikot siirtämään automaattisesti vanhat viestit Online-arkistoon arkistointikäytäntöjä käyttämällä.

Arkiston ja Online-arkiston käyttöä koskevia suosituksia

Suosittelemme uuden Arkisto-toiminnon käyttämistä, jotta Saapuneet-kansiossa ei ole turhaan viestejä, joihin olet jo vastannut tai jotka olet jo käsitellyt. Voit myös poistaa viestit tai siirtää ne muihin kansioihin, jos se sopii paremmin toimintatapoihisi.

Suosittelemme käyttäjille, joilla on suuria postilaatikoita Office 365 Enterprisen organisaatiossa, että järjestelmänvalvojat määrittävät arkistointikäytännön, joka siirtää kohteet Online-arkistoon vuoden kuluttua tai aikaisemmin, jos käyttäjien postilaatikoiden kiintiöt täyttyvät tätä nopeammin. Näin voidaan varmistaa, että käyttäjien ei tarvitse poistaa vanhoja viestejä tehdäkseen tilaa uusille sähköpostiviesteille. Määrättyä aikaa vanhemmat viestit voidaan siirtää sekä Saapuneet-kansiosta että paikallisesta Arkisto-kansiosta.

Arkistoinnin usein kysytyt kysymykset

Et voi käyttää Online-arkistoa Arkisto-painikkeen kohteena kahdesta syystä.

  1. Online-arkisto ei sisälly hakuihin oletusarvoisesti, kun haku tehdään Saapuneet-kansiosta. Arkistoidun sähköpostin tulee olla haettavissa, jotta löytyneen viestin voi palauttaa helposti.

  2. Online-arkiston ei ole käytettävissä kaikissa Outlook-versiossa sisältäen Outlook Mobilen. Sähköpostin siirtäminen Online-arkistoon vaikeuttaa arkistoidun postin käyttämistä puhelimella.

Arkistointi on tunnettu ominaisuus, joka on jo käytössä Outlook Mobile-, Outlook Web App- ja Outlook.com-versioissa sekä muissa sähköpostipalveluissa, kuten Gmailissa. Koska kyseessä on vakiintunut nimitys ja koska Online-arkisto on olemassa oleva toiminto, olemme päättäneet pitää molemmat samoina.

Uskomme, että toiminnot liittyvät toisiinsa ja niitä voi käyttää yhdessä yllä suositellulla tavalla.

Automaattinen arkistointi on vanha Outlook-toiminto, jolla vanhat viestit voidaan siirtää automaattisesti .pst-tiedostoon. Tällöin postit poistetaan palvelimesta ja niitä on vaikeampi hakea. Jos .pst-tiedoston sisältävä kiintolevy ei ole käytettävissä, Arkisto voi kadota. Online-arkisto korvaa Automaattisen arkistoinnin yritystasolla. Uutta Arkisto-toimintoa voi käyttää Automaattisen arkistoinnin kanssa.

Automaattisen arkistoinnin avulla voidaan edelleen, jos sinulla ei ole Online-arkistoon ja IT-osasto ei poista käytöstä toimintoja. Lisätietoja automaattisen arkistoinnin Outlook 2016-kohdassa Arkistoi vanhemmat kohteet manuaalisesti Outlook for Windowsista.

Arkisto on yleisesti saatavilla Outlook for Windowsissa, Outlook Mobilessa, Outlookin verkkoversiossa ja Outlook.comissa. Arkisto-toimintoa ei voi poistaa käytöstä ryhmäkäytännön avulla.

Tarvitsetko lisäohjeita?

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×