Aputietojen liittäminen projektisuunnitelmaan

Sovellus:

Microsoft Office Project 2003


Erilaisia tietoja on helppo kerätä monissa eri muodoissa sekä projektin käynnistämisen yhteydessä että sen keston aikana. Nämä aputiedot voi sisällyttää suoraan Projectiin liittämällä ne tehtäviin, resursseihin tai koko projektiin.

Millaisten tietojen liittäminen on mahdollista?

Kuinka tiedot voi liittää?

Mihin tiedot voi sijoittaa?

Kuinka liitetyt tiedot löytyvät?

Millaisten tietojen liittäminen on mahdollista?

Projektisuunnitelmaa voi selkiyttää, laajentaa tai muuten parantaa seuraavanlaisilla tiedoilla:

  • muistutuksia tai URL-osoitteita sisältävät huomautukset tai muut tiedot, jotka halutaan pitää helposti käytettävissä

  • suunnitteluasiakirjat, sopimukset, edistymisraportit, kaaviot ja muut vastaavat tiedostot

  • hyperlinkki yrityksen intranetin Web-sivuille tai WWW

  • projektin prosesseja ja tuloksia havainnollistavat Microsoft Windows® -ohjelmien kuvat

  • oman yrityksen logo, joka antaa raportille viimeistellyn ulkoasun

  • työntekijöiden valokuvat resurssien nimien yhteyteen

  • organisaatiokaaviot

  • Microsoft Office PowerPoint 2003 -diat tai kokonaiset Office PowerPoint 2003 -esitykset

  • ääni- tai videotiedostot.

Kuinka tiedot voi liittää?

Aputietoja voi liittää esimerkiksi seuraavilla menetelmillä:

  • Huomautuksen lisääminen tehtävään, resurssiin tai varaukseen     Voit lisätä kohteeseen liittyviä tietoja, kuten tekstimuistutuksia, hyperlinkkejä tai linkkejä muihin tiedostoihin. Voit esimerkiksi lisätä huomautuksen, jossa mainitset tietyn henkilön erityistaidoista tai muistutat vuokratun laitteen palauttamisesta. Voit myös sisällyttää resurssin valokuvan tai muita aiheeseen liittyviä tietoja ja liittää prosessia kuvaavan diaesityksen muodostamalla linkin huomautuksesta tiedostoon.

  • Hyperlinkin luominen tukitietoihin     Voit luoda hyperlinkin verkossa olevan tietokoneen tiedostoon tai kansioon tai Web-sivustoon. Kun napsautat hyperlinkkiä, linkitetyt tiedot tulevat näkyviin selaimen ikkunaan. Hyperlinkki ei suurenna projektitiedoston kokoa, ja linkitettyjen tietojen päivitykset ovat heti käytettävissä. Offline-tilassa työskenneltäessä hyperlinkin avulla liitetyt tiedot eivät välttämättä kuitenkaan ole käytettävissä.

  • Tietojen kopioiminen ja liittäminen     Voit kopioida tiedot Windows-pohjaisesta ohjelmasta ja liittää ne projektitiedostoon. Liitetyt tiedot muuttuvat projektitiedoston osaksi, mikä suurentaa tiedoston kokoa. Voit käyttää kopioi ja liitä -menetelmää sellaisiin pienikokoisiin teksteihin ja kuviin, joita ei päivitetä säännöllisesti. Voit esimerkiksi liittää yrityksen logon ylätunniste.

  • Tietojen upottaminen     Voit upottaa objekti, kuten kuvan, kokonaisen tiedoston tai tiedoston osan, projektitiedostoosi OLE-toiminnolla. Upotetun objektin voi päivittää sen lähde ohjelmassa. Upotetusta objektista tulee osa projektitiedostoa, mikä suurentaa tiedoston kokoa. Projektitiedoston tiedot eivät muutu, vaikka joku päivittäisi lähdetiedostoa.

  • Objektin linkittäminen OLE-toiminnolla     Kun linkität objektin, objekti tai kuvake tulee näkyviin projektitiedostoon. Päivitykset alkuperäiseen alueeseen näkyvät automaattisesti tiedostossa. Linkitetty objekti ei suurenna projektitiedoston kokoa, koska linkitetyt tiedot tallennetaan lähdetiedostoon.

  • Microsoft Windows SharePoint Servicesin käyttäminen asiakirjojen hallinnassa     Jos käytät Microsoft Office Project Professional 2003:a, voit hyödyntää Windows SharePoint Servicesin asiakirjanhallintaominaisuuksia. Voit linkittää asiakirjoja tehtäviin ja tarkastella niiden tietoja Microsoft Office Project Web Access 2003:n avulla.

Mihin tiedot voi sijoittaa?

Tietojen sijoituskohta määräytyy sen mukaan, millaisia tietoja haluat liittää projektiin ja millä tavalla. Voit toimia esimerkiksi seuraavasti:

  • Voit liittää huomautuksia tehtävien, resurssien tai varausten yhteyteen. Voit lisätä tekstiviestejä huomautuksiin, mutta voit myös sisällyttää hyperlinkkejä Web-pohjaisiin tietoihin tai linkkejä muualle tallennettuihin tiedostoihin.

  • Voit lisätä yksittäisen hyperlinkin, joka tulee näkyviin Ilmaisimet-kenttään taulukko näkymään. Huomautukseen voi lisätä niin monta hyperlinkkiä kuin haluaa. Projektiin voi myös lisätä tekstisarakkeita hyperlinkkejä varten.

  • Voit liittää objekteja grafiikka-alue Projectiin. Upotetut tai linkitetyt objektit: Voit sijoittaa objektit grafiikka-alueelle tai taulukkonäkymään.

  • Voit linkittää tai upottaa kokonaisia tiedostoja tai tiedostojen osia grafiikka-alueelle.

Kuinka liitetyt tiedot löytyvät?

Taulukkonäkymissä hyperlinkki-ilmaisimet Painikkeen kuva ja huomautusten ilmaisimet Huomautusilmaisin tulevat näkyviin Ilmaisimet-kenttään. Jos olet käyttänyt Hyperlinkki-kenttää tai muita kenttiä, nämä hyperlinkit ovat näkyvissä myös taulukkonäkymissä. Voit selvittää hyperlinkin kohteen tai huomautuksen sisällön pitämällä osoitinta ilmaisimen päällä.

Ylätunnisteeseen, alatunniste tai selite lisätyt tiedot näkyvät tulosteessa.

Hyperlinkit voi määrittää näkymään lomakkeiden Objektit-ruuduissa. Ne löytyvät helposti Tehtävät, joilla on liitteitä -suodattimen avulla.

Huomautukset voi tulostaa myös raporttien ja joidenkin näkymien tulostamisen yhteydessä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×