Alueen tai taulukon tietojen suodattaminen

Pikasuodatuksen tai valmiiden vertailuoperaattoreiden (esimerkiksi ”suurempi kuin” tai ”ensimmäiset 10”) avulla voit näyttää haluamasi tiedot ja piilottaa loput. Kun olet suodattanut solualueessa tai taulukossa olevat tiedot, voit päivittää tulokset ottamalla suodattimen uudelleen käyttöön tai näyttää kaikki tiedot poistamalla suodattimen.

Kun suodatat tiedot, näkyvissä ovat vain ne rivit, jotka täyttävät asettamasi ehto. Rivit, joiden et halua näkyvän, ovat piilossa. Kun olet suodattanut tiedot, voit kopioida, etsiä, muokata, muotoilla ja tulostaa alijoukossa olevia tietoja tai näyttää ne kaaviossa järjestämättä tietoja uudelleen tai siirtämättä niitä.

Voit myös suodattaa useassa sarakkeessa olevat tiedot. Suodattimet ovat summautuvia. Uusi suodatin perustuu käytössä olevaan suodattimeen ja rajoittaa edelleen tietojen alijoukkoa.

Huomautus: Kun etsit suodatettuja tietoja Etsi­-valintaikkunaa käyttämällä, Excel huomioi vain näkyvissä olevat tiedot. Se ei etsi piilotettujen tietojen joukosta. Jos haluat etsiä kaikkien tietojen joukosta, poista kaikki suodattimet.

Suodattimien kolme tyyppiä

Voit pikasuodatusta käyttämällä luoda kolmenlaisia suodattimia: ehdon mukaan, muotoilun mukaan tai arvon mukaan. Kukin näistä suodattimista on toistensa poissulkeva kullakin solualueella tai kussakin saraketaulukossa. Voit esimerkiksi suodattaa solun värin mukaan tai lukuja sisältävän luettelon mukaan, mutta et molempien mukaan, tai voit suodattaa kuvakkeen mukaan tai mukautetun suodattimen mukaan, mutta et molempien mukaan.

Suodattimen käyttäminen uudestaan

Voit todeta, onko suodatin käytössä, katsomalla sarakeotsikossa olevaa kuvaketta:

  • Avattava nuoli Avattavan suodatusvalikon nuoli tarkoittaa, että suodatus on valittuna, mutta ei käytössä.

    Kun pidät hiiren osoitinta sellaisen sarakkeen otsikon päällä, jossa suodatin on valittuna, mutta ei käytössä, kohdeohjeessa näkyy teksti (Kaikki näkyvät).

  • Suodatinpainike Käytössä olevan suodattimen kuvake tarkoittaa, että suodatin on käytössä.

    Kun pidät hiiren osoitinta suodatetun sarakkeen otsikon päällä, kohdeohje näyttää sarakkeessa käytetyn suodattimen, kuten "Solun väri on punainen" tai "Suurempi kuin 150".

Kun käytät suodatinta uudelleen, tulokset voivat olla erilaisia seuraavista syistä:

  • Solualueeseen tai taulukon sarakkeeseen on lisätty tietoja tai tietoja on muutettu tai poistettu.

  • Suodatin on dynaaminen päivämäärä- tai aikasuodatin, kuten Tänään, Tällä viikolla tai Kuluva vuosi.

  • Kaavan palauttamat arvot ovat muuttuneet, ja Excel on laskenut laskentataulukon uudelleen.

Älä sekoita tietotyyppejä

Parhaaseen tulokseen päästään, kun sarakkeessa käytetään vain yhtä tietotyyppiä, ei siis esimerkiksi tekstiä ja lukuja tai lukuja ja päivämääriä, koska kussakin sarakkeessa voidaan käyttää vain yhtä suodatinkomentotyyppiä. Jos tietotyyppejä on useita, näytetty komento on eniten esiintyvän tietotyypin komento. Jos esimerkiksi sarakkeessa on kolme lukumuotoista ja neljä tekstimuotoista arvoa, näytettävä suodatinkomento on Tekstisuodattimet.

Tietoalueen suodattaminen

  1. Valitse suodatettavat tiedot. Saat parhaat tulokset, jos sarakkeissa on otsikot.

    Suodatin-painike

  2. Napsauta sarakkeen otsikossa olevaa nuolta Suodatusnuoli ja valitse sitten Tekstisuodattimet tai Lukusuodattimet.

  3. Napsauta jotakin vertailuoperaattoria. Voit esimerkiksi näyttää ylä- ja alarajan välissä olevat luvut valitsemalla Välillä.

    Lukusuodattimet välillä

  4. Kirjoita tai valitse Oma pikasuodatus -ruudussa tietojen suodattamisen ehdot. Jos haluat esimerkiksi näyttää kaikki luvut välillä 1 000 ja 7 000, kirjoita on suurempi tai yhtä suuri kuin -ruutuun 1000 ja on pienempi tai yhtä suuri kuin -ruutuun 7000.

    Oma pikasuodatus -valintaikkuna

  5. Ota suodatin käyttöön valitsemalla OK.

    Huomautus: Vertailuoperaattorit eivät ole ainoa tapa suodattaa asettamiesi ehtojen perusteella. Voit valita kohteita luettelosta tai hakea tietoja. Voit myös suodattaa tietoja solun värin tai fontin värin perusteella.

Tietojen suodattaminen taulukossa

Kun lisäät tietoa taulukkoon, ohjelma lisää suodatinohjausobjektit taulukon otsikkoihin automaattisesti.

Excel-taulukko ja sisäiset suodattimet

Jos haluat käyttää pikasuodatusta, tee näin:

  1. Napsauta suodatettavan sarakkeen otsikossa olevaa nuolta Avattavan suodatusvalikon nuoli .

  2. Poista tekstiä tai numeroita sisältävän luettelon ylälaidasta (Valitse kaikki) -valintaruudun valinta ja valitse sitten niiden kohteiden valintaruudut, jotka haluat suodattaa taulukkoon näkyviin.

    Suodatettavien tietojen valikoima

  3. Valitse OK.

Vihje: Jos halut näkyviin enemmän kohteita luettelossa, suurenna suodatinvalikoimaa vetämällä sen oikeassa alakulmassa olevaa kahvaa.

Taulukko-otsikossa oleva suodatusnuoli muuttuu Käytössä olevan suodattimen kuvake -kuvakkeeksi merkkinä siitä, että suodatin on otettu käyttöön. Napsauta nuolta, jos haluat vaihtaa suodatinta tai poistaa suodattimen.

Suodatettavien tietojen valikoima, jossa on Poista suodatin -komento näkyvissä

Kohteiden suodattaminen värin mukaan

Jos taulukossa on erivärisiä soluja tai fontteja tai siinä on käytetty ehdollista muotoilua, voit suodattaa tietoja taulukon värien tai kuvakkeiden mukaan.

  1. Siirry sarakkeeseen, jossa on käytetty värimuotoilua tai ehdollista muotoilua, ja napsauta sarakeotsikossa olevaa nuolta Avattavan suodatusvalikon nuoli .

  2. Valitse Suodatus värin mukaan ja valitse sitten solun tai fontin väri tai kuvake, jonka mukaan haluat suodattaa tiedot.

    Suodatus värin mukaan -vaihtoehdot

    Valittavissa olevat värivaihtoehdot määräytyvät taulukossa käyttämiesi värimuotoilujen mukaisesti.

Osittajan luominen taulukkotietojen suodatusta varten

Huomautus: Osittajat eivät ole käytettävissä Excel 2007 -ohjelmassa.

Excel 2010 -ohjelmasta alkaen Pivot-taulukon tietoja on voinut suodattaa myös osittajilla. Excel 2013 -ohjelmassa voit myös itse luoda osittajia taulukkotietojen suodatusta varten. Osittaja on todella kätevä, koska sitä käytettäessä on helpompi hahmottaa, mitkä tiedot ovat taulukosta suodattuneet näkyviin.

Taulukon osittaja

Kun haluat luoda tietojen suodatuksessa käytettävän osittajan, tee näin:

  1. Tuo Taulukkotyökalut-välilehti näkyviin valintanauhaan napsauttamalla hiirellä mitä tahansa taulukon kohtaa.

    Valintanauhan Taulukkotyökalut-välilehti

  2. Valitse Rakenne > Lisää osittaja.

    Taulukkotyökalujen Rakenne-välilehden Lisää osittaja -painike

  3. Valitse Lisää osittajia -valintaikkunassa niiden kohteiden valintaruudut, joille haluat luoda osittajat.

  4. Valitse OK.

    Osittajat tulevat näkyviin niiden taulukko-otsikoiden kohdalle, jotka valitsit Lisää osittajia -valintaikkunassa.

  5. Napsauta kussakin osittajassa kohteita, jotka haluat suodattaa taulukossa näkyviin.

    Jos haluat valita useita kohteita, pidä Ctrl-näppäintä painettuna ja valitse sitten näytettävät kohteet.

Vihje: Osittajan ulkonäköä voi muuttaa napsauttamalla osittajaa, jolloin valintanauhaan tulee näkyviin Osittajatyökalut, ja käyttämällä jotain osittajatyyliä tai muuttamalla asetuksia Asetukset-välilehdellä.

Aiheeseen liittyviä ohjeita

Excel-koulutus: Taulukon tietojen suodattaminen
Ohjeita ja esimerkkejä tietojen lajittelemisesta ja suodattamisesta värin mukaan
Suodattaminen erikoissuodatuksen avulla
Suodattimen poistaminen

Kun suodatat tiedot, näkyvissä ovat vain ne rivit, jotka täyttävät asettamasi ehto. Rivit, joiden et halua näkyvän, ovat piilossa. Kun olet suodattanut tiedot, voit kopioida, etsiä, muokata, muotoilla ja tulostaa alijoukossa olevia tietoja tai näyttää ne kaaviossa järjestämättä tietoja uudelleen tai siirtämättä niitä.

Voit myös suodattaa useassa sarakkeessa olevat tiedot. Suodattimet ovat summautuvia. Uusi suodatin perustuu käytössä olevaan suodattimeen ja rajoittaa edelleen tietojen alijoukkoa.

Huomautus: Kun etsit suodatettuja tietoja Etsi­-valintaikkunaa käyttämällä, Excel huomioi vain näkyvissä olevat tiedot. Se ei etsi piilotettujen tietojen joukosta. Jos haluat etsiä kaikkien tietojen joukosta, poista kaikki suodattimet.

Suodattimien kaksi tyyppiä

Voit pikasuodatusta käyttämällä luoda kahdenlaisia suodattimia: arvon mukaan tai ehdon mukaan. Kumpikin näistä suodattimista on toisensa poissulkeva kullakin solualueella tai kussakin saraketaulukossa. Voit esimerkiksi suodattaa solun värin mukaan, lukuja sisältävän luettelon mukaan tai ehdon mukaan, mutta et molempien mukaan, tai voit suodattaa kuvakkeen mukaan tai mukautetun suodattimen mukaan, mutta et molempien mukaan.

Suodattimen käyttäminen uudestaan

Voit todeta, onko suodatin käytössä, katsomalla sarakeotsikossa olevaa kuvaketta:

  • Avattava nuoli Avattavan suodatusvalikon nuoli tarkoittaa, että suodatus on valittuna, mutta ei käytössä.

    Kun pidät hiiren osoitinta sellaisen sarakkeen otsikon päällä, jossa suodatin on valittuna, mutta ei käytössä, kohdeohjeessa näkyy teksti (Kaikki näkyvät).

  • Suodatinpainike Käytössä olevan suodattimen kuvake tarkoittaa, että suodatin on käytössä.

    Kun pidät hiiren osoitinta suodatetun sarakkeen otsikon päällä, kohdeohje näyttää sarakkeessa käytetyn suodattimen, kuten "Solun väri on punainen" tai "Suurempi kuin 150".

Kun käytät suodatinta uudelleen, tulokset voivat olla erilaisia seuraavista syistä:

  • Solualueeseen tai taulukon sarakkeeseen on lisätty tietoja tai tietoja on muutettu tai poistettu.

  • Kaavan palauttamat arvot ovat muuttuneet, ja Excel on laskenut laskentataulukon uudelleen.

Älä sekoita tietotyyppejä

Parhaaseen tulokseen päästään, kun sarakkeessa käytetään vain yhtä tietotyyppiä, ei siis esimerkiksi tekstiä ja lukuja tai lukuja ja päivämääriä, koska kussakin sarakkeessa voidaan käyttää vain yhtä suodatinkomentotyyppiä. Jos tietotyyppejä on useita, näytetty komento on eniten esiintyvän tietotyypin komento. Jos esimerkiksi sarakkeessa on kolme lukumuotoista ja neljä tekstimuotoista arvoa, näytettävä suodatinkomento on Tekstisuodattimet.

Tietojen suodattaminen taulukossa

Kun lisäät tietoa taulukkoon, ohjelma lisää suodatinohjausobjektit taulukon otsikkoihin automaattisesti.

  1. Valitse suodatettavat tiedot. Napsauta Aloitus-välilehdessä Muotoile taulukoksi ja valitse sitten Muotoile taulukoksi.

    Tietojen taulukoksi muotoilemisen painike

  2. Excel Online kysyy, onko taulukossa otsikoita.

    • Valitsemalla Taulukossa on otsikoita voit muuntaa tietojen ylimmän rivin taulukon otsikoiksi. Tämän rivin tietoja ei suodateta.

    • Älä valitse valintaruutua, jos haluat Excel Onlinen lisäävän paikkamerkkiotsikot (jotka voit nimetä uudelleen) taulukon tietojen yläpuolelle.

      Valintaikkuna tietoalueen muuntamisesta taulukoksi

  3. Valitse OK.

  4. Ota suodatin käyttöön napsauttamalla sarakeotsikon nuolta ja valitsemalla suodatusvaihtoehto.

Tietoalueen suodattaminen

Jos et halua muotoilla tietoja taulukoksi, voit myös käyttää suodattimia tietoalueeseen.

  1. Valitse suodatettavat tiedot. Saat parhaat tulokset, jos sarakkeissa on otsikot.

  2. Napsauta Tiedot-välilehdessä Suodata.

Suodatusvaihtoehdot taulukoille tai alueille

Voit käyttää joko yleistä Suodata-vaihtoehtoa tai tietotyypin mukaista mukautettua suodatinta. Esimerkiksi lukuja suodatettaessa valittavana on numerosuodattimia, päivämäärille päivämääräsuodattimia ja tekstille tekstisuodattimia. Yleissuodatinta käytettäessä voit valita suodatettavat tiedot seuraavanlaisesta taulukon tietojen luettelosta:

Mukautettu numerosuodatusvaihtoehto

Numerosuodattimet mahdollistavat mukautetun suodattimen käyttämisen:

numeroarvoille tarkoitetut mukautetut suodatusvaihtoehdot

Jos haluat nähdä tässä esimerkissä alueet, joiden myynti on maaliskuussa alle 6 000 dollaria, voit käyttää mukautettua suodatinta:

numeroarvojen mukautetun suodattimen käyttäminen

Toimi seuraavasti:

  1. Napsauta maaliskuun vieressä olevaa suodatinnuolta ja valitse Numerosuodattimet > Pienempi kuin ja kirjoita 6000.

    mukautetun suodattimen käyttäminen tiettyä ehtoa alhaisempien arvojen näyttämiseen

  2. Valitse OK.

    Excel Online Excel käyttää suodatinta ja näyttää vain alueet, joiden myynti on alle 6 000 dollaria.

    Mukautetulla numerosuodattimilla saadut tulokset

Voit käyttää mukautettuja päivämääräsuodattimia ja tekstisuodattimia samalla tavalla.

Suodattimen tyhjentäminen sarakkeesta

  • Napsauta sarakeotsikon vieressä olevaa Suodata-painiketta Käytössä olevan suodattimen kuvake ja valitse sitten Tyhjennä suodatin kohteesta <sarakkeen nimi>.

Kaikkien suodattimien poistaminen taulukosta tai alueesta

  • Valitse mikä tahansa taulukon tai alueen sisällä oleva solu ja napsauta Tiedot-välilehdessä Suodata-painiketta.

    Tämä poistaa suodattimet kaikista taulukkosi tai alueesi sarakkeista ja näyttää kaikki tiedot.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×