Aloitetaan luomalla suunnitelma

Erillisiin taulukoihin jaettuja tietoja

Voit säästää aikaa ja vaivaa luomalla suunnitelman.

Oletetaan tällä ja sarjan muilla kursseilla, että vastaat yrityksen resurssitietojen eli tietokoneiden, työpöytien ja muiden laitteiden sekä kalustojen hallinnasta. Olet aiemmin syöttänyt tiedot laskentataulukkoon ja hallinnut niitä siinä, mutta tiedosto alkaa olla jo niin iso, että tietojen etsiminen ja muuttaminen siinä on hankalaa, ja osa tietueista ei pidä enää paikkaansa.

Tietojen siirtäminen Access-tietokantaan helpottaisi työtäsi, mutta mistä kannattaa aloittaa? Ensin on hyvä perehtyä tietokantojen rakenteeseen. Tietokantojen suunnittelemiseen liittyvä kieli voi olla varsin teknistä – siinä saatetaan käyttää esimerkiksi termiä normalisointilomakkeet – mutta seuraavassa on joitakin perustietoja:

Tarkastele tietoja, jotka haluat tallentaa tietokantaan. Kuinka suuri osa tiedoista toistuu usein? Kuinka monta kertaa esimerkiksi toimittajat näkyvät laskentataulukossa? Tietokantaa luotaessa toistuvat tiedot etsitään ja siirretään omaan taulukkoonsa. Tätä vaihetta toistetaan, kunnes olet tunnistanut kaikki erityyppiset toistuvat tiedot ja siirtänyt ne omiin taulukoihinsa.

Samassa yhteydessä varmistetaan, että kussakin taulukossa on yksilöllisiä tietoja. Esimerkiksi resurssitietojen taulukossa ei tulisi olla myyntitietoja eikä palkkatietojen taulukossa terveystietoja. Tietojen pilkkomista pienempiin taulukoihin kutsutaan normalisoinniksi.

Normalisoituasi tiedot voit yhdistellä ne uudelleen yhdistämällä taulukoita toisiinsa. Tämä näkyy kuvassa. Alkuperäisessä laskentataulukossa tiedot ovat yhtenä pitkänä luettelona, mutta tietokannassa ne on jaettu taulukoiksi. Taulukot on puolestaan yhdistetty toisiinsa siten, että tiedot on helppo etsiä ja niiden sisältö on helppo ymmärtää.

Taulukot ja niiden väliset yhteydet ovat jokaisen relaatiotietokannan selkäranka. Ilman niitä ei ole tietokantaakaan. Tarkastellaanpa seuraavaksi suunnitteluprosessia vaihe vaiheelta.

Aihe 1/11

Seuraava

(Takaisin alkuun)

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×