Allekirjoitusten pyyntö -työnkulun käyttäminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Allekirjoitusten pyyntö -työnkulku reitittää luetteloon tai kirjastoon tallennetun Microsoft Office -asiakirjan tietylle ryhmälle henkilöitä, joilta halutaan kerätä digitaaliset allekirjoitukset. Allekirjoitusten pyyntö -työnkulkua voidaan käyttää vain Microsoft Office Word 2007- tai Microsoft Office Excel 2007 -asiakirjoille, jotka sisältävät vähintään yhden Microsoft Office -allekirjoitusrivin. Oletusarvon mukaan Allekirjoitusten pyyntö -työnkulku on liitetty Asiakirja-sisältölajiin, joten se on automaattisesti käytettävissä asiakirjakirjastoissa, joissa on Microsoft Officen allekirjoitusrivejä sisältäviä asiakirjoja tai työkirjoja.

Sisältö

Miten Allekirjoitusten kerääminen-työnkulku toimii?

Allekirjoitusten kerääminen-työnkulun, kirjaston tai sisältölajin lisääminen tai muuttaminen

Asiakirjan tai työkirjan Allekirjoitusten kerääminen-työnkulun käynnistäminen

Allekirjoitusten kerääminen-työnkulun tehtävän suorittaminen

Miten Allekirjoitusten pyyntö -työnkulku toimii?

Allekirjoitusten pyyntö -työnkulku tukee liiketoimintaprosessia, jossa asiakirja lähetetään ryhmälle henkilöitä allekirjoitusten keräämistä varten. Allekirjoitusten pyyntö -työnkulku tekee digitaalisesta allekirjoitusprosessista tehokkaamman hallitsemalla ja seuraamalla kaikkia allekirjoitusprosessiin liittyviä eri henkilöiden suorittamia tehtäviä sekä tuottamalla allekirjoitusprosessista kirjauksen, kun se on suoritettu.

Allekirjoitusten pyyntö -työnkulku poikkeaa muista Microsoft Office SharePoint Server 2007 -sovelluksen valmiiksi määritetyistä työnkuluista siltä osin, että käyttäjien on aloitettava työnkulku siitä 2007 Microsoft Office System -asiakasohjelmasta, jossa allekirjoitustehtävä suoritetaan. Osallistujien on lisäksi suoritettava työnkulkuun liittyvät allekirjoitustehtävänsä asiakasohjelmassa.

Käyttämään Allekirjoitusten kerääminen-työnkulku on tallennettava asiakirja tai työkirja SharePoint-kirjastoon, jossa, jota haluat käyttää tiettyä Allekirjoitusten kerääminen-työnkulku on käytettävissä. Allekirjoitusten kerääminen-työnkulun käynnistämiseen Avaa Office Word 2007 asiakirjan tai Office Excel 2007 työkirja, johon haluat vähintään yksi Allekirjoitusten kerääminen. Jos asiakirjan tai työkirjan ei vielä ole Microsoft Officen allekirjoitusrivejä, sinun on, sinun on lisättävä ne tai Allekirjoitusten kerääminen-työnkulun eivät ole käytettävissä. Aloita työnkulku-asiakasohjelmassa, napsauta Microsoft Office-painike, Työnkulutja valitse sitten Allekirjoitusten kerääminen-työnkulun, jota haluat käyttää. Täytä työnkulun aloituslomake, jossa Määritä henkilöt, jotka on kirjauduttava asiakirjan nimet. Lomakkeessa näkyvät automaattisesti ehdotettu allekirjoittajia, kuka on määritetty asiakirjan tai työkirjan nimet. Voit määrittää allekirjoitustehtävät siinä järjestyksessä, jossa allekirjoitukset näkyvät tai kaikki allekirjoittajia samalla kertaa.

Kun työnkulku alkaa, palvelin määrittää allekirjoitustehtävät kaikille osallistujille. Jos sähköposti-ilmoitukset ovat käytössä palvelimessa, palvelin lähettää kaikille osallistujille sähköposti-ilmoitukset heille määritetyistä allekirjoitustehtävistä. Napsauttamalla sähköposti-ilmoituksessa olevaa Muokkaa tehtävää -painiketta osallistujat voivat avata allekirjoitettavan asiakirjan tai työkirjan ja suorittaa allekirjoitustehtävänsä.

Kun Allekirjoitusten pyyntö -työnkulku on käynnissä, työnkulun omistaja tai työnkulun osallistujat voivat tarkistaa Työnkulun tila -sivulta, ketkä osallistujista ovat suorittaneet omat tehtävänsä. Kun kaikki työnkulun osallistujat ovat suorittaneet tehtävänsä, työnkulku päättyy ja sen omistajalle lähetetään tästä automaattisesti sähköposti-ilmoitus. Sähköposti-ilmoituksessa ilmoitetaan asiakirjan allekirjoittaneiden henkilöiden nimet sekä järjestelmän alun perin allekirjoittajiksi ehdottamien henkilöiden nimet.

Sivun alkuun

Kirjaston tai sisältölajin Allekirjoitusten pyyntö -työnkulun lisääminen tai muokkaaminen

Ennen kuin Allekirjoitusten pyyntö -työnkulkua voi käyttää, se on lisättävä kirjastoon tai sisältölajiin, jotta se olisi käytettävissä tietyssä paikassa oleville asiakirjoille tai kohteille. Allekirjoitusten pyyntö -työnkulku on tarkoitettu käytettäväksi pääasiassa kirjastoissa, ja sitä voidaan käyttää vain Office Word 2007- tai Office Excel 2007 -sovelluksessa avattaville asiakirjoille. Työnkulun lisääminen kirjastoon tai sisältölajiin edellyttää luetteloiden hallintaoikeuksia. Tavallisesti tämän tehtävän suorittavat sivuston järjestelmänvalvojat tai tiettyjen luetteloiden tai kirjastojen hallinnasta vastaavat henkilöt.

Se, millä tavoin työnkulku on käytettävissä sivustossa, vaihtelee sen mukaan, mihin se on lisätty:

  • Jos työnkulku on lisätty suoraan kirjastoon, se on käytettävissä vain kyseisessä kirjastossa oleville asiakirjoille.

  • Jos työnkulku on lisätty tiettyyn luettelon sisältölajiin (tiettyyn kirjastoon lisättyyn sivuston sisältölajin esiintymään), se on käytettävissä vain tätä sisältölajia edustaville kohteille siinä kirjastossa, johon kyseinen sisältölaji on liitetty.

  • Jos työnkulku on lisätty sivuston sisältölajiin, se on käytettävissä kaikille kyseistä sisältölajia edustaville kohteille kaikissa luetteloissa ja kirjastoissa, joihin on lisätty kyseisen sisältölajin esiintymä. Jos haluat työnkulun olevan laajalti käytettävissä tiettyä sisältölajia edustaville kohteille sivustokokoelman kirjastoissa, saavutat tämän tuloksen tehokkaimmin lisäämällä työnkulun suoraan sivuston sisältölajiin.

Kirjaston tai sisältölajin Allekirjoitusten pyyntö -työnkulun lisääminen tai muokkaaminen

Allekirjoitusten pyyntö -työnkulun lisääminen kirjastoon tai sisältölajiin noudattaa samoja vaiheita kuin kirjastoon tai sisältölajiin jo liitetyn Allekirjoitusten pyyntö -työnkulun muokkaaminen.

  1. Kun haluat siirtyä sen kirjaston tai sisältölajin Lisää työnkulku- tai Muuta työnkulkua -sivulle, johon haluat lisätä työnkulun, menettele seuraavasti:

    • Kirjastolle:

      1. Avaa kirjasto, johon haluat lisätä työnkulun tai jossa olevaa työnkulkua haluat muuttaa.

        1. Valitse asetukset valikon Asetukset-valikko -kirjastossa, johon olet avaamassa tyypin asetukset.

          Valitse esimerkiksi asiakirjakirjaston osalta Asiakirjakirjaston asetukset.

      2. Valitse Käyttöoikeudet ja käytännöt -kohdasta Työnkulun asetukset.

    • Luettelon sisältölaji:

      1. Avaa kirjasto, joka sisältää sen luettelon sisältölajin esiintymän, johon haluat lisätä työnkulun tai jossa olevaa työnkulkua haluat muuttaa.

        1. Valitse asetukset valikon Asetukset-valikko -kirjastossa, johon olet avaamassa tyypin asetukset.

          Valitse esimerkiksi asiakirjakirjaston osalta Asiakirjakirjaston asetukset.

      2. Napsauta Sisältölajit-osassa haluamasi sisältölajin nimeä.

        Huomautus: Jos kirjaston asetuksissa ei ole sallittu useiden sisältölajien käyttöä, kyseisen kirjaston Mukauta-sivulla ei ole Sisältölajit-osaa.

      3. Valitse Asetukset-valikosta Työnkulun asetukset.

    • Sivuston sisältölaji:

      1. Sivuston toiminnot valikosta Painikkeen kuva , valitse sivustokokoelman kotisivulla Sivustonasetukset ja valitse sitten Muokkaa kaikkia sivuston asetuksia.

      2. Valitse Valikoimat-luettelosta Sivuston sisältölajit.

      3. Napsauta sen sivuston sisältölajin nimeä, jolle haluat lisätä työnkulun tai jolle määritettyä työnkulkua haluat muuttaa, ja valitse Työnkulun asetukset.

        Jos tähän kirjastoon tai sisältölajiin on jo lisätty työnkulkuja, tämä vaihe avaa välittömästi Muuta työnkulun asetuksia -sivun ja sinun on siirryttävä Lisää työnkulku -sivulle valitsemalla Lisää työnkulku. Jos tähän kirjastoon tai sisältölajiin ei ole lisätty työnkulkuja, tämä vaihe avaa Lisää työnkulku -sivun.

  2. Valitse Muuta työnkulun asetuksia -sivulla Lisää työnkulku tai napsauta sen työnkulun nimeä, jonka asetuksia haluat muuttaa.

  3. Toimi seuraavasti:

    • Jos olet lisäämässä työnkulkua, valitse Lisää työnkulku -sivun Työnkulku-osassa Allekirjoitusten pyyntö -työnkulkumalli.

    • Jos olet muuttamassa työnkulun asetuksia, muokkaa Muuta työnkulkua ‑sivussa haluamiasi asetuksia seuraavien vaiheiden mukaisesti.

  4. Kirjoita Nimi-osaan työnkulun yksilöllinen nimi.

    1. Määritä Tehtäväluettelo-osassa tässä työnkulussa käytettävä tehtäväluettelo.

      • Voit käyttää Tehtävät-oletusluetteloa tai luoda uuden luettelon. Jos käytät Tehtävät-oletusluetteloa, työnkulun osallistujat löytävät omat työnkulun tehtävät helposti Tehtävät-luettelon Omat tehtävät -luettelosta.

      • Jos tämän työnkulun tehtävissä esitetään luottamuksellisia tietoja, jotka haluat pitää erillään yleisestä Tehtävät-luettelosta, luo uusi tehtäväluettelo.

      • Jos organisaatiossa käytetään useita työnkulkuja tai työnkuluissa on lukuisia tehtäviä, luo uusi tehtäväluettelo. Tässä tilanteessa voit luoda esimerkiksi kullekin työnkululle oman tehtäväluettelon.

  5. Valitse Historialuettelo-kohdasta historialuettelo, jota tässä työnkulussa käytetään. Historialuettelossa näkyvät kaikki tapahtumat, jotka toteutuvat työnkulun kunkin esiintymän aikana.

    Voit käyttää Historia-luettelon oletusarvoa tai luoda uuden luettelon. Jos organisaatiossasi on tarkoitus käyttää useita työnkulkuja, kannattaa ehkä luoda jokaiselle työnkululle oma historia.

  6. Määritä Aloitusasetukset-osassa, milloin ja kenen toimesta työnkulun voi aloittaa.

    Huomautukset: 

    • Tietyt asetukset eivät välttämättä ole käytettävissä, jos valitsemasi työnkulkumalli ei tue niitä.

    • The option Start this workflow to approve publishing a major version of an item is available only if support for major and minor versioning is enabled for the library and if the workflow template that you selected can be used for content approval.

  7. Jos lisäät tämän työnkulun sivuston sisältötyyppiin, määritä Päivitä luettelon ja sivuston sisältötyypit ‑osassa, lisätäänkö sama työnkulku kaikkiin tästä sisältötyypistä periytyviin sisältötyyppeihin.

    Huomautus: Päivitä luettelon ja sivuston sisältölajit -osa näkyy Lisää työnkulku -sivulla vain sivuston sisältölajeja käsiteltäessä.

  8. Valitse OK.

Sivun alkuun

Allekirjoitusten pyyntö -työnkulun aloittaminen asiakirjalle tai työkirjalle

Ennen kuin voit aloittaa Allekirjoitusten pyyntö -työnkulun, sinun on tallennettava se asiakirja tai työkirja, johon haluat kerätä allekirjoituksia, sellaiseen SharePoint-kirjastoon, jossa Allekirjoitusten pyyntö -työnkulku on käytettävissä. Työnkulun aloittamiseen vaaditaan vähintään kohteiden muokkausoikeus. Joidenkin työnkulkujen aloittaminen asiakirjalle tai kohteelle voi edellyttää myös luetteloiden hallintaoikeutta.

Huomautus: Jos haluat varmistaa, että työnkulun osallistujat saavat sähköpostitse ilmoituksia ja muistutuksia työnkulkuun kuuluvista tehtävistään sen jälkeen, kun olet aloittanut työnkulun, varmista palvelimenvalvojalta, että sähköposti-ilmoitukset ovat käytössä sivustossa.

  1. Jos kirjasto ei ole valmiiksi avoimena, napsauta sen nimeä pikakäynnistyspalkissa.

    Jos kirjaston nimeä ei näy, valitse Näytä sivuston kaikki sisältö ja napsauta kirjastosi nimeä.

  2. Siirrä osoitin asiakirjan tai työkirjan, jossa haluat aloittaa Allekirjoitusten kerääminen-työnkulun, napsauta esiin tulevaa nuolta ja valitse sitten Muokkaa ohjelman nimi.

  3. Jos asiakirjassa tai työkirjassa ei jo ole allekirjoitusrivejä haluamiesi digitaalisten allekirjoitusten keräämistä varten, lisää ne tässä vaiheessa.

    Toimintaohjeet

    1. Siirrä osoitin avoinna olevassa Office Word 2007- tai Office Excel 2007 -asiakirjassa siihen paikkaan, johon haluat lisätä allekirjoitusrivin.

    2. Napsauta Lisää-välilehden Teksti-ryhmässä Allekirjoitusrivi-kohteen vieressä olevaa nuolta ja valitse Microsoft Officen allekirjoitusrivi.

    3. Kirjoita Allekirjoituksen määrittäminen -valintaikkunassa tälle allekirjoitusriville allekirjoituksensa lisäävän henkilön tiedot. Nämä tiedot näkyvät asiakirjassa välittömästi allekirjoitusrivin alapuolella. Toimi seuraavasti:

      • Kirjoita Ehdotettu allekirjoittaja -tekstikehykseen allekirjoittajan nimi.

      • Kirjoita Ehdotetun allekirjoittajan tehtävä -tekstikehykseen allekirjoittajan mahdollinen tehtävä organisaatiossa.

      • Kirjoita Ehdotetun allekirjoittajan sähköpostiosoite -tekstikehykseen allekirjoittajan mahdollinen sähköpostiosoite.

    4. Jos haluat antaa allekirjoittajalle ohjeita, kirjoita ne Ohjeet allekirjoittajalle -tekstikehykseen. Nämä ohjeet näkyvät allekirjoittajan käyttämässä Allekirjoita-valintaikkunassa, kun hän allekirjoittaa asiakirjan.

    5. Jos haluat, että allekirjoittaja voi lisätä huomautuksia allekirjoituksen lisäksi, valitse Salli kirjoittajan lisätä huomautuksia allekirjoitusvalintaikkunaan -valintaruutu.

    6. Jos haluat näyttää päivämäärän, jolloin allekirjoitus on lisätty allekirjoitusriville, valitse Näytä allekirjoituksen päivämäärä allekirjoitusrivillä -valintaruutu.

    7. Valitse OK.

    8. Jos haluat lisätä muita allekirjoitusrivejä, toista vaiheet 1 - 7.

  4. Jos lisäät uusia allekirjoitusrivejä, napsauta Microsoft Office -painiketta ja tallenna tekemäsi muutokset valitsemalla Tallenna.

  5. Jos tiedosto on kuitattu ulos, sinun on myös tarkistettava asiakirjassa ennen työnkulun aloittamista. Kuittaa sisään asiakirja, Microsoft Office-painiketta, valitse palvelinja valitse sitten Kuittaa sisään.

  6. Työnkulun aloittaminen Microsoft Office-painikettaja valitse sitten työnkulkuja.

  7. Etsi Työnkulut-valintaikkunassa haluamasi Allekirjoitusten pyyntö -työnkulku ja valitse Käynnistä.

  8. Työnkulun nimi -valintaikkunassa Kirjoita haluat allekirjoittaa asiakirjan haluamasi allekirjoittajat riveillä henkilöiden nimet tai valitse allekirjoittaja ja valitse henkilöt hakemistopalvelusta.

  9. Jos haluat määrittää allekirjoitustehtävät siinä järjestyksessä, jossa allekirjoitusrivit näkyvät asiakirjassa, valitse Pyydä tilauksen edellä sijaan, että kaikki kerralla allekirjoitukset -valintaruutu.

    Huomautus: Tämä asetus on käytettävissä vain, jos asiakirjassa on enemmän kuin yksi Microsoft Officen allekirjoitusrivi.

  10. Jos haluat, että muut henkilöt saavat ilmoituksia (muita kuin tehtävänvarauksia) työnkulun käynnistyttyä, kirjoita näiden henkilöiden nimet Kopio-riville tai napsauta Kopio ja valitse haluamasi henkilöt ja ryhmät hakemistopalvelusta.

  11. Valitse Käynnistä.

Sivun alkuun

Allekirjoitusten pyyntö -työnkulun tehtävän suorittaminen

Allekirjoitusten pyyntö -työnkulun tehtävän suorittamiseksi allekirjoitus on lisättävä Office Word 2007- tai Office Excel 2007 -sovelluksessa. Allekirjoitusten pyyntö -työnkulun tehtävää voi kuitenkin muokata palvelimessa siirtämällä tehtävä toiselle henkilölle tai ilmoittamalla, että allekirjoitus ei ole enää tarpeellinen.

Allekirjoitusten pyyntö -tehtävän suorittaminen allekirjoittamalla asiakirja

  1. Napsauta sähköpostiviestin Muokkaa tehtävää -painiketta ja valitse Avaa asiakirja.

  2. Napsauta aktiivisen asiakirjan yläreunassa olevassa viestipalkissa olevaa Allekirjoita-painiketta.

    Huomautukset: 

    • Jos kirjasto, johon asiakirja on tallennettu, edellyttää asiakirjojen kuittaamista ulos ennen niiden muokkaamista, sinun on ehkä napsautettava viestipalkin Kuittaa ulos -painiketta, ennen kuin voit napsauttaa Allekirjoita-painiketta.

    • Jos allekirjoitustasi on pyydetty useaan kohtaan asiakirjassa, napsauta viestipalkin Näytä työnkulun tehtävät -painiketta. Valitse Työnkulun tehtävät -valintaikkunassa haluamasi tehtävät ja lisää allekirjoituksesi haluttuun paikkaan valitsemalla Avaa. Toista tämä kaikille luettelossa oleville allekirjoitustehtäville.

  3. Kun haluat lisätä allekirjoituksesi asiakirjaan, toimi Allekirjoita-valintaikkunassa seuraavasti:

    • Jos haluat lisätä tulostetun version allekirjoituksestasi, kirjoita nimesi X-merkin vieressä olevaan tekstikehykseen.

    • Valitse allekirjoituksen kuva napsauttamalla Valitse kuva -painiketta. Etsi Allekirjoituksen kuvan valitseminen -valintaikkunassa allekirjoituskuvatiedoston tallennuspaikka, valitse haluamasi tiedosto ja napsauta Valitse-painiketta.

    • Jos haluat lisätä käsin kirjoitetun allekirjoituksen (vain lehtiö-PC:n eli Tablet PC:n käyttäjät), lisää allekirjoitus X-merkin vieressä olevaan tekstikehykseen käsinkirjoitustoiminnolla.

  4. Valitse Allekirjoita-valintaruudussa Allekirjoita.

Sivun alkuun

Allekirjoitusten pyyntö -työnkulun tehtävän muokkaaminen palvelimessa

  1. Siirry sivuston Tehtävät-luetteloon ja etsi oma tehtäväsi työnkulussa valitsemalla Näkymä-valikosta Omat tehtävät.

    Huomautus: Jos työnkulku ei käytä oletusarvon mukaista Tehtävät-luetteloa, työnkulun tehtävä ei ehkä näy Tehtävät-luettelossa. Voit etsiä työnkulun tehtävän siirtymällä siihen kirjastoon, johon työnkulun kohde on tallennettu. Osoita haluamaasi kohdetta, napsauta näkyviin tulevaa nuolta ja valitse Työnkulut. Napsauta Käynnissä olevat työnkulut -osassa sen työnkulun nimeä, johon osallistut. Valitse Työnkulun tila -sivun Tehtävät-luettelosta oma tehtäväsi työnkulussa.

  2. Osoita haluamasi tehtävän nimeä, napsauta näyttöön tulevaa nuolta ja valitse Muokkaa kohdetta.

  3. Toimi seuraavasti:

    • Jos haluat siirtää allekirjoitustehtävän toiselle henkilölle, kirjoita tämän henkilön nimi Delegoi-riville tai napsauta Delegoi-painiketta ja valitse henkilö hakemistopalvelusta.

    • Osoittamaan, että Allekirjoitusrivi on jo kirjautunut tai että allekirjoitukseen ei enää tarvita, Päivitä tehtävänkohdalla Tämä allekirjoitusrivi on jo kirjautunut, tai allekirjoituksen ei enää tarvita -valintaruutu.

  4. Valitse OK.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×