Allekirjoitusten kerääminen -työnkulut

Allekirjoitusten kerääminen -työnkulut

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

SharePoint-tuotteiden työnkulut ovat ominaisuudet, joita voit käyttää liiketoimintaprosessien automatisointiin että ne molemmat morereassign yhdenmukaisia ja tehokkaammin. Voit käyttää SharePoint Allekirjoitusten kerääminen -työnkulun reitittämään tiedostot Excel, Wordtai InfoPath henkilöille, niiden allekirjoitukset.

Lisätietoja on artikkelissa tietoja SharePoint-työnkuluista.

Tärkeää: Oletusarvon mukaan Allekirjoitusten kerääminen-työnkulku ei ole aktivoitu ja ei ole luettelossa, Valitse työnkulkumalli -luetteloruudusta liittämislomakkeen. Jos haluat tehdä käytettäväksi, sivuston järjestelmänvalvojan on aktivoitava ne sivustokokoelman tasolla. Jos sinulla on sivustokokoelman tason käyttöoikeudet, lue ottaminen käyttöön SharePoint-työnkulkumallit.

Jos kaikki sinun on tehtävä on Allekirjoitusten kerääminen-työnkulun tehtävän suorittaminen    Vain VALMIINA -osiossa ja laajentaa. Et ehkä tarvitse mitään muita osia nyt.

Manuaalisen prosessin ja automaattisen työnkulun vertailu

SharePoint-työnkulun ominaisuudet:

  • Tehokas ja yhtenäinen    Allekirjoitusten kerääminen-työnkulku automaattisesti ohjaavat asiakirjan, määrittää allekirjoitustehtävät ja seuraa edistymistä. Työnkulun tehtävä voidaan seurata ja säätää keskitetyn tilasivulta ja tapahtumien työnkulun esiintymän historiatietojen määritetään sen jälkeen, kun 60 päivän ajan.

  • Vähemmän työtä    Allekirjoitusten kerääminen -työnkulku säästää sinun ja työtovereidesi aikaa, vähentää työmäärää sekä virtaviivaistaa ja yhdenmukaistaa palauteprosessia.

Oheisessa kaaviossa on kuvattu yksinkertainen Allekirjoitusten kerääminen ‑työnkulun versio.

Vuokaavio työnkulun prosessista

Ohjeita tämän artikkelin käyttämiseen

Tämän artikkelin tiedot on jaettu laajennettavaan osioon.

Jos kaikki sinun on tehtävä on Allekirjoitusten kerääminen-työnkulun tehtävän suorittaminen    Vain VALMIINA -osiossa ja laajentaa. Et ehkä tarvitse mitään muita osia nyt.

Työnkulkujen lisääminen, aloittaminen, valvominen ja ylläpitäminen   Jos et ole vielä tutustunut näihin tehtäviin, tämän artikkelin eri osista saat hyödyllisiä tietoja, kun suunnittelet ja lisäät työnkulun ensimmäistä kertaa. Tutustuttuasi artikkelin tietoihin ja rakenteeseen voit siirtyä jatkossa suoraan tarvittavaan osioon.

Huomautus grafiikasta    Tässä työnkulun artikkeleiden sarjassa näyttökuvat ja käsitekaaviot ovat yleensä hyväksymisen työnkulun tyyppisiä. Tämän artikkelin kuvat ja kaaviot on kuitenkin mukautettu Allekirjoitusten kerääminen ‑työnkulkua varten aina tarvittaessa.

Tämän artikkelin tulostaminen    Tämä on pitkä artikkeli. Jos haluat tulostaa vain tiettyjä artikkelin osioita, varmista, että laajennettuna ovat vain ne osiot, jotka haluat tulostaa. (Jos haluat tulostaa myös kuvat kokonaisuudessaan, tulosta asiakirja vaakasuunnassa, ei pystysuunnassa).

Tietoja hakutoiminnoista    Ennen kuin haet tästä artikkelista tekstiä tai yksittäistä termiä, varmista, että olet laajentanut kaikki osiot, joista haluat hakea tietoja.

Lisätietoja Allekirjoitusten kerääminen -työnkuluista

Allekirjoitusten kerääminen-työnkulku on SharePoint-tuotteiden ominaisuus, joka reitittää tiedoston tai lomakkeen Word, Exceltai InfoPath henkilöille, allekirjoituksensa varten. Työnkulun automatisoi, virtaviivaistaa ja yhdenmukaistaa koko prosessia.

Kuva työnkulun reitityksestä

SharePoint-tuotteisiin sisältyvä perustason Allekirjoitusten kerääminen ‑työnkulku toimii mallina. Kun käytät tätä mallia, voit lisätä yhden tai useamman Allekirjoitusten kerääminen ‑työnkulun sivustoihisi. Kukin lisätty työnkulku on yksilöllinen versio perustason Allekirjoitusten kerääminen ‑työnkulusta, ja kullakin työnkululla on oma toimintatapansa, joka perustuu työnkulun lisäämisen yhteydessä määritettäviin asetuksiin.

  • Kun lisäät Allekirjoitusten kerääminen -työnkulun ensimmäistä kertaa luetteloon, kirjastoon tai sivustokokoelmaan, voi asettaa osallistujien määrän ja sen, määritetäänkö osallistujien tehtävät peräkkäin (sarjana) vai kaikki kerralla (rinnakkain). Voit päättää, haluatko jakaa osallistujien tehtävät kahteen tai useampaan erilliseen vaiheeseen. Voit muokata näitä asetuksia joka kerta, kun käynnistät asiakirjan työnkulun manuaalisesti.

  • Työnkulku määrittää kullekin määritetylle osallistujalle tehtävän. Kukin osallistuja valitsee useasta vastausvaihtoehdosta: asiakirjan allekirjoittaminen (tai allekirjoittamatta jättäminen), allekirjoitustehtävän uudelleen määrittäminen tai tehtävän poistaminen.

  • Työnkulun ollessa käynnissä voit valvoa edistymistä ja tehdä (tarvittaessa) muutoksia yhdeltä keskitetyltä työnkulun tilasivulta käsin.

  • Kun työnkulun suorittamisesta on kulunut 60 päivää, työnkulun tilasivulla näkyy edelleen luettelo kaikista työnkulun suorittamisen (tai esiintymän) aikana ilmenneistä työnkulun tapahtumista tiedonhakua varten.

Allekirjoitusten kerääminen-työnkulku ei ole suunniteltu kerätä hyväksynnät ja hylättyjen tiedoston tai voit määrittää WWW-sivun sivuston julkaisemista. Jos haluat lisätä työnkulun, jossa osallistujat hyväksyminen tai hylkääminen asiakirja, joka tarkistaa ne, on artikkelissa, kaikki hyväksyntätyönkuluista tietoja.

Allekirjoitusten kerääminen-työnkulut eivät ole myös suunniteltu palautteen. Jos haluat kerätä palautetta asiakirjan työnkulun avulla, on artikkelissa, kaikki tietoja palautteen kerääminen-työnkulusta.

Microsoft SharePoint Designer 2013 ‑ohjelmaa voi myös käyttää minkä tahansa SharePoint-tuotteisiin kuuluvan työnkulun mukauttamiseen.

Työnkulun lisääminen   Jotta voit lisätä työnkulun, sinulla on oltava oletusarvoisesti luetteloiden hallintaoikeudet. (Omistajat-ryhmällä on Luetteloiden hallinta -käyttöoikeus oletusarvoisesti, kun taas Jäsenet-ryhmällä ja Vierailijat-ryhmällä sitä ei ole.)

Työnkulun aloittaminen   Jotta voit aloittaa aiemmin lisätyn työnkulun, sinulla on oltava oletusarvoisesti kohteiden muokkausoikeudet. (Omistajat-ryhmään kuuluvilla on kohteiden muokkausoikeudet oletusarvoisesti, mutta Vierailijat-ryhmän jäsenillä ei ole näitä oikeuksia.)

Omistajat voivat määrittää työnkulut vaihtoehtoisesti niin, että vain Omistajat-ryhmän jäsenet voivat aloittaa ne. (Valitse tätä varten liittämislomakkeen ensimmäiseltä sivulta Edellytä luetteloiden hallintaoikeudet työnkulun aloittamista varten.)

Liiketoimia hoidetaan yhä enemmän sähköisesti. Tämän vuoksi digitaalista allekirjoitusta käytetään yhä useammin eri osapuolten välisissä laillisesti sitovissa toimissa. Digitaalista allekirjoitusta käytetään asiakirjan allekirjoittajan henkilöllisyyden tarkistamiseen, ja se vahvistaa, että asiakirjan sisältöä ei ole muokattu digitaalisen allekirjoituksen lisäämisen jälkeen. Digitaaliset allekirjoitukset tarjoavat salausteknologioihin perustuvan tietoturvan ja auttavat vähentämään sähköiseen liiketoimintaan liittyviä riskejä. Office pyrkii vastaamaan yrityksien ja julkisen sektorin tietoturvatarpeisiin maailmanlaajuisesti digitaalisen allekirjoituksen parannusten avulla.

Jos haluat luoda digitaalisen allekirjoituksen, sinulla pitää olla digitaalinen varmenne, joka todistaa henkilöllisyytesi varmenteen käyttäjille ja joka on hankittu luotettavalta varmenteen myöntäjältä. Jos sinulla ei ole digitaalista varmennetta, voit hankkia sellaisen Microsoftin yhteistyökumppaneilta, jotka tarjoavat digitaalisia varmenteita sekä muita kehittyneitä allekirjoituksia.

Seuraavassa on kuvattu kaksi eri vaiheitta:

  • ENNEN työnkulun suorittamista (suunnittelu, lisääminen, Käynnistä)   
    ennen kuin lisäät työnkulun, voit taata kohtaa, johon haluat lisätä sen (yksittäisessä luettelossa tai kirjastossa tai koko sivustokokoelmaa varten) ja tiedot siitä, miten se toimii. Kun olet lisännyt ja työnkulku on määritetty, kaikki, joilla on tarvittavat käyttöoikeudet voi aloittaa työnkulun voit tarkastella tiettyä asiakirjaa. Työnkulku voidaan määrittää myös ohjelma suorittaa automaattisesti. Automaattinen suoritetaan voidaan ottaa käyttöön toisen tai molemmat seuraavista kahden käynnistävän tapahtuman perusteella: kun jokin tiedosto on lisätty tai luoda luettelon tai kirjaston tai milloin tahansa asiakirjan luettelossa tai kirjastossa on muutettu.

  • Työnkulun suorittamisen aikana (suorittaminen, valvonta, säätäminen)   
    työnkulun suorittamisen aikana yksittäisiä osallistujia loppuun varatut tehtävät. Tänä aikana työnkulun etenemisen voidaan valvoa tietyn esiintymän työnkulun keskitetyn työnkulun tila-sivulla. Työnkulun suorittamisen aikana muutoksia voidaan yhdistää samalla sivulla; ja tarvittaessa työnkulku voidaan peruuttaa tai lopetettu sieltä.

  • Kun työnkulku suoritetaan (Tarkista raportin, muuta)   
    työnkulun päätyttyä, suorita (tai esiintymän) koko historiatiedot tarkistaa työnkulun tila-sivulla 60 päivän ajan. Jos koskaan jotakin, jota haluat muuttaa tapaa, jolla työnkulun toiminnot, voit avata ja muokata liittämislomakkeen, olet valmis, kun lisäsit työnkulun.

Seuraavassa kaavoissa on kuvattu eri vaiheet uuden työnkulun lisäävän henkilön näkökulmasta.

Työnkulkuprosessi

Uuden Allekirjoitusten kerääminen ‑työnkulun suunnittelu

Tässä osiossa tarkastellaan päätöksiä ja tietoja, joita tarvitaan ennen Allekirjoitusten kerääminen -työnkulun version lisäämistä.

Jos olet jo kokemusta tämäntyyppisiä työnkulkuja ja vain Haluatko vielä kerrata toimintaohjeet tietoja, voit siirtyä suoraan vastaavassa Lisää-osiossa (luettelo/kirjasto tai sivustokokoelma) on tämän artikkelin avulla.

SharePoint-tuotteiden työnkulut toimivat päämalleina, joihin luetteloihin, kirjastoihin ja sivustokokoelmiin lisättävät yksilölliset työnkulut perustuvat.

Joka kerta, kun lisäät esimerkiksi Allekirjoitusten kerääminen -työnkulun, lisäät itse asiassa version yleisestä Allekirjoitusten kerääminen -työnkulun mallista. Jokaiselle versiolle annetaan oma nimi ja omat asetukset, jotka määritetään liittämislomakkeessa kyseisen version lisäämisen yhteydessä. Tällä tavoin voit lisätä useita työnkulkuja, jotka ovat kaikki Allekirjoitusten kerääminen -työnkulun päämalliin perustuvia versioita ja joilla kullakin on oma nimi ja käyttötarkoituksen mukaan määritetyt asetuksensa.

Oheiseen kuvaan on lisätty kolme hyväksyntätyönkulkumalliin perustuvaa työnkulkua, joista yksi koskee kaikkia yksittäisen kirjaston sisältötyyppejä, toinen yksittäisen kirjaston yhtä sisältötyyppiä ja kolmas koko sivustokokoelman yksittäistä sisältötyyppiä.

Kolme hyväksyntätyönkulkumalliin perustuvaa työnkulkua

Kun lisäät uuden työnkulun version, joka perustuu yhteen käytössä olevista työnkulkumalleista, sinun on täytettävä liittämislomake, jossa määritetään uuden version toimintatapa.

Seuraavassa osiossa on kysymyksiä, joiden avulla voit valmistautua täyttämään liittämislomakkeen. Aloita tarkastelemalla ensin lomaketta ja sen eri kenttiä.

Liittämislomakkeen ensimmäinen sivu

Liittämislomakkeen ensimmäinen sivu

Liittämislomakkeen toinen sivu

Liittämislomakkeen toinen sivu

Toisen sivun kentät sisältyvät myös aloituslomakkeeseen, joka tulee näkyviin aina, kun työnkulku aloitetaan manuaalisesti, ja jota voi muokata ennen kyseisen yksittäisen työnkulun suorittamista.

Yhdeksän kysymystä

Vastattuasi kaikkiin tämän osion kysymyksiin olet valmis lisäämään työnkulun.

Tämä artikkeli koskee työnkulkumalli, joka näkyy Allekirjoitusten kerääminen – SharePoint 2013: n tai Allekirjoitusten kerääminen – SharePoint 2010-valikossa. Jos et ole varma, että tämä työnkulkutyyppi on paras vaihtoehto, voit viitata Lue tämän artikkelin osioon. Lisätietoja muista työnkulkumalleista, jotka ovat käytettävissä tutustu ohjeartikkeliin, tietoja SharePointin työnkuluista.

On tärkeää tietää, että tässä tyyppiset allekirjoitusrivit voidaan lisätyn vain tiedostoissa, jotka on luotu Word, Exceltai InfoPath.

Mikä on sisältötyyppi?

Jokainen tiedosto tai muu SharePoint-luetteloon tai -kirjastoon tallennettu kohde kuuluu johonkin sisältötyyppiin. Sisältötyyppi voi olla yleinen, kuten tiedosto tai Excel-laskentataulukko, tai yksityiskohtaisesti määritetty, kuten sopimus tai tuotteiden teknisten tietojen asiakirja. Jotkin sisältötyypit ovat oletusarvoisesti saatavilla SharePoint-tuotteissa, mutta voit muokata niitä tai lisätä muita luomiasi sisältötyyppejä.

Voit määrittää Allekirjoitusten kerääminen -työnkulun uuden version käytettäväksi vain yksittäisessä luettelossa tai kirjastossa tai koko sivustokokoelmassa.

  • Jos lisäät työnkulun yksittäiseen luetteloon tai kirjastoon, voit määrittää sen kattamaan joko kaikki sisältötyypit tai vain yhden yksittäisen sisältötyypin.

  • Jos työnkulku lisätään koko sivustokokoelmaan, se täytyy määrittää toimimaan vain yhden sivuston sisältötyypin mukaan.

  • Kaikissa tapauksissa kunkin asiakirjan, jossa Allekirjoitusten kerääminen-työnkulku suoritetaan on oltava Word, Exceltai InfoPathluodun tiedoston.

Sivustokokoelmakartta ja kolme eri lisäämistapaa

Anna työnkulun versiolle nimi, joka

  • ilmaisee selkeästi käyttötarkoituksen

  • erottaa työnkulun muista työnkuluista.

Esimerkki

Kuvittele, että olet editoriryhmän jäsen. Ryhmäsi haluaa käyttää kahta eri Palautteen kerääminen -työnkulkua:

  • Suoritat ensimmäisen työnkulun kunkin tiedoston esittämän oman ryhmän jäsen. Tämä työnkulku kerää palautetta ainoastaan ryhmän esimiehen.

  • Suoritat toisen työnkulun kunkin tiedoston esittämän omaan ryhmääsi ulkopuolisiin henkilöihin. Tämä työnkulku kerää palautetta -jokaisen jäsenen ryhmän.

Voit nimetä ensimmäisen työnkulun Sisällä lähetyksen palautteeksi ja toisen Ulkopuolisen lähetyksen palautteeksi.

Vihje: Työnkulut kannattaa nimetä johdonmukaisesti ja varmistaa, että kaikki työnkulun käyttäjät tuntevat nimeämiskäytännön.

Työnkulku voidaan määrittää käyttämään sivuston oletustehtäväluetteloa ja historialuetteloa tai muita olemassa olevia luetteloita. Vaihtoehtoisesti voidaan käyttää uusia, kyseistä työnkulkua varten laadittuja luetteloita.

  • Jos sivustossa on useita työnkulkuja tai jos joihinkin työnkulkuihin sisältyy useita tehtäviä, kannattaa harkita uusien luetteloiden laatimista kullekin työnkululle. (Liian pitkien luetteloiden hallinta saattaa heikentää suorituskykyä. Järjestelmän on helpompi ja nopeampi ylläpitää useita lyhyempiä luetteloita kuin yhtä pitkää luetteloa.)

  • Jos tehtävät ja tämän työnkulun historiaa sisältää arkaluonteisia tai luottamuksellisia tietoja, että haluat säilyttää erillisten Yleiset luetteloista ja sitten olisi ehdottomasti ilmaista, että uusi erillisessä luetteloiden tämän työnkulun. Kun lisäät työnkulun, varmista, että tarvittavat käyttöoikeudet määritetään uusien luetteloiden.

Allekirjoitusrivit voidaan lisätä asiakirjaan kahdessa kohtaa:

  • ennen kuin asiakirjan työnkulku on aloitettu

  • työnkulun alettua mutta ennen kuin ensimmäinen osallistuja lisää allekirjoituksensa allekirjoitusriville.

Digitaalinen allekirjoitus lisätään asiakirjaan kahdessa vaiheessa:

  1. Ensin joku Lisää tähänuutisryhmissä käytettävä allekirjoitus rivin asiakirjan tekstiosaan.
    Lisätty mutta allekirjoittamaton allekirjoitusrivi

  2. Sitten joku Lisää allekirjoituksensa lisätylle riville.
    Valmis allekirjoitusrivi allekirjoituksineen

Tämä huomioon    Kuin ensimmäinen osallistuja Lisää allekirjoituksensa asiakirjaan tällä hetkellä asiakirjan muokkaaminen on lukitsemalla estetty. Any tarkemmin muuttaa tiedostoa, pilkun jälkeen, paitsi muita allekirjoittajia niiden allekirjoitusten lisääminen — peruuttaa tai poistaa kaikki allekirjoitukset, jotka on lisätty. Allekirjoitusrivin napsauttaminen saa arvon asiakirjan muutoksen, koska kaikki rivit on oltava jo olemassa asiakirjaa ennen ensimmäinen osallistuja Lisää Todelliset allekirjoituksen johonkin rivit.

Ongelmaan on kolme ratkaisua:

  • Kummassakin aloitustavassa    Asiakirja perustuu malliin tai lomakkeeseen, jossa allekirjoitusrivit ovat valmiina, joten kenenkään ei tarvitse lisätä niitä erikseen kussakin työnkulussa.

  • Manuaalisessa aloituksessa    Työnkulun aloittava henkilö lisää kaikki tarvittavat allekirjoitusrivit ennen työnkulun aloittamista.

  • Automaattisessa aloituksessa    Ensimmäinen asiakirjan avaava osallistuja lisää kaikki tarvittavat allekirjoitusrivit ennen oman allekirjoituksensa lisäämistä.

Seuraavassa on kuvallinen yhteenveto pääkohdasta.

Allekirjoittamaton asiakirja, jota voi muokata

Allekirjoitettu asiakirja, jota ei voi muokata

Työnkulku voidaan määrittää aloitettavaksi vain manuaalisesti, vain automaattisesti tai molemmilla tavoilla:

  • Kun aloitat Allekirjoitusten kerääminen -työnkulun manuaalisesti tietyssä asiakirjassa, toinen lomake, eli aloituslomake, aukeaa. Aloituslomake sisältää asetukset vain liittämislomakkeen toiselta sivulta. Näin työnkulun käynnistävä henkilö voi halutessaan muuttaa kaikkia näitä asetuksia (vain nykyistä esiintymää varten) ennen Käynnistä-painikkeen painamista.

  • Jos käytössä on automaattinen käynnistys, aloituslomaketta ei voi näyttää, jolloin liittämislomakkeessa määritettyjä oletusasetuksia käytetään ilman muutosta.

Seuraavassa kuvassa näkyy manuaalisen ja automaattisen käynnistyksen ero.

Manuaalisen ja automaattisen käynnistyksen lomakkeiden vertailu

Aloituslomakkeen tekemäsi muutokset ovat käytössä vain työnkulun nykyistä esiintymää. Voit muuttaa työnkulun pysyviä, oletusasetuksia , voit muokata alkuperäisen Liitäntälomakkeen, on tämän artikkelin muuttaminen -osiossa artikkelissa kuvatulla tavalla.

Manuaalinen aloitus

Jos manuaaliset aloitukset sallitaan, kuka tahansa käyttäjä, jolla on tarvittavat käyttöoikeudet, voi aloittaa työnkulun kaikissa kelvollisissa asiakirjoissa milloin tahansa.

Manuaalisen aloituksen etuna on, että käyttäjät voivat suorittaa työnkulun vain halutessaan ja itse valitsemanaan ajankohtana, ja aina, kun työnkulku suoritetaan, käyttäjät voivat muuttaa tiettyjä asetuksia aloituslomakkeella.

Manuaalisessa aloituksessa jonkun on tietenkin muistettava suorittaa työnkulku aina tarvittaessa.

Automaattinen aloitus

Voit määrittää työnkulun alkamaan automaattisesti toisessa tai molemmissa seuraavista tilanteista:

  • luetteloon tai kirjastoon luodaan tai ladataan uusi asiakirja

  • luetteloon tai kirjastoon tallennettua asiakirjaa muutetaan.

Automaattisen aloituksen etu on, ettei kenenkään tarvitse muistaa aloittaa työnkulkua erikseen. Työnkulku suoritetaan aina määritetyn tapahtuman yhteydessä.

Erityistä huomioitavaa Allekirjoitusten kerääminen -työnkulun automaattisesta aloituksesta

Toisin kuin joissakin toisen sisällyttää työnkulut, se ei ole 't voi lisätä useita tehtäviä, kun Allekirjoitusten kerääminen-työnkulku on aloitettu. Kun työnkulku käynnistyy automaattisesti, määrittää vain jo määrittänyt oletusasetukset allekirjoituksen tehtävät. Näiden tehtävien varmasti voi delegoida työnkulun suorittamisen aikana, mutta muita tehtäviä ei voi luoda ja määritetty. Toisin sanoen Allekirjoitusten kerääminen-työnkulun vain suoritetaan automaattisesti kun käyttäjätietoja, tai vähintään lukumäärää, osallistujien kutsutaan etukäteen.

Automaattisen aloituksen jälkeen on mahdollista poistaa tai peruuttaa jo määritettyjä tehtäviä. Huomaa kuitenkin, että tehtävän peruuttaminen ei poistaa siihen liittyvää allekirjoitusriviä asiakirjasta.

Seuraavassa on kolme tapausta, joissa käytetään automaattista aloitusta. Pane merkille, että jokaisessa tapauksessa:

  • työnkulku suoritetaan kirjastossa, johon käyttäjät voivat ladata allekirjoitusta odottavia asiakirjoja

  • henkilöjoukko, jolle allekirjoitustehtävät on määritetty, pysyy vakiona, eikä sitä tarvitse tarkistaa tai muokata aina, kun työnkulku alkaa.

Jos kussakin kolmesta tapauksesta ladattava kohde on asiakirja tai lomake, joka sisältää tarvittavat allekirjoitusrivit jo valmiiksi, työnkulun osallistujien ei tietenkään tarvitse lisätä allekirjoitusrivejä työnkulun suorituksen aikana.

Tapaus 1: yksi tehtävä, yksi allekirjoittaja

Heidin pitää allekirjoittaa uusia kulukorvaushakemuksia, joten hän luo kirjaston nimeltä Uudet kulukorvaushakemukset. Kuka tahansa organisaatiossa voi luoda tai ladata korvaushakemuksen.

Anna luo työnkulun ja antaa sille nimi: Uuden kuluraportin saatavat. Työnkulku suoritetaan automaattisesti kunkin uuden tiedoston määrittäminen vain yksi allekirjoitustehtävä, Anna kurssin avulla.

Työnkulun vuokaavio

Tapaus 2: useita tehtäviä, useita allekirjoittajia

Tällä kertaa Heidin ja Arin ja Eskon pitää allekirjoittaa sopimuksia .

Arin Luo kirjaston nimisen sopimuksia allekirjoitukset. Hän luo Allekirjoitusten kerääminen-työnkulku nimeltä allekirjoitukset (annaANDseanANDfrank). Työnkulku suoritetaan automaattisesti kunkin uuden tiedoston liittäminen kunkin kolme henkilöiden yksi allekirjoitustehtävä.

Ensimmäinen asiakirjan avaava allekirjoittaja lisää allekirjoitusrivit kaikille kolmelle allekirjoittajalle, ennen kuin hän lisää oman allekirjoituksensa.

Työnkulun vuokaavio

Tapaus 3: useita tehtäviä, yksi allekirjoittaja

Tässä versiossa Heidin tai Eskon tai Arin, eli vain yhden henkilön, pitää allekirjoittaa sopimuksia. 

Arin Luo kirjaston nimetyt sopimuksia allekirjoitus ja työnkulku-niminen allekirjoitus (Heiditaieskotaiari). Hän luo myös postituslistan tai jakeluryhmä, kutsutaan myös Heiditaieskotaiari, joka sisältää kaikki kolme niistä.

Uudelleen työnkulku suoritetaan jälleen automaattisesti jokaisessa kirjaston uudessa asiakirjassa, mutta tällä hetkellä määrittää vain yksi allekirjoitustehtävä Heiditaieskotaiari -ryhmälle.

Tällaista tehtävää kutsutaan ryhmätehtäväksi, ja se toimii seuraavalla tavalla: työnkulku lähettää tehtäväilmoituksen sähköpostitse jokaiselle ryhmän jäsenelle mutta luo vain yhden tehtävän, jonka kuka tahansa ryhmän jäsenistä voi varata ja suorittaa koko ryhmän puolesta.

Työnkulun vuokaavio

Katso ohjeet varaamisesta ja suorittamisesta saa varaaminen on tämän artikkelin VALMIINA -osiossa.

Kun työnkulku lisätään koko sivustokokoelman sisältötyyppiin, se voidaan lisätä myös kaikkiin muihin sivustokokoelman sisältötyyppeihin, jotka periytyvät työnkulkuun lisättävästä sisältötyypistä. (Huomaa, että jos lisäät työnkulun vain yhteen luetteloon tai kirjastoon, tätä vaihtoehtoa ei ole.)

Huomautukset: 

  • Kaikkien ylimääräisten kohteiden lisääminen saattaa kestää kauan.

  • Jos periytyminen on rikkoutunut niissä sivustoissa tai alisivuissa, joihin haluat lisätä tämän työnkulun perimään sisältötyyppejä, tarkista, että kuulut Omistajat-ryhmään jokaisessa sivustossa ja alisivustossa, ennen kuin suoritat tämän toiminnon.

Sinun on lisättävä jokaisen sellaisen henkilön nimi ja sähköpostiosoite, jolle määritetään allekirjoitustehtävä.

Ryhmä- vai yksilötehtävä?    Jos tehtävän varaaminen ryhmä tai jakeluluettelo luettelon varaaminen määritetään: kunkin ryhmän jäsen saavat asetuksissa, mutta vain yhden jäsenen on ryhmätehtävän ja tehtävän suorittaminen. Katso ohjeet varaamisesta ja suorittamisesta saa varaaminen on tämän artikkelin VALMIINA -osiossa.

Yksi vaihe vai useita vaiheita?    Voit valita on vain yksi vaihe allekirjoitustehtävät tai useita vaiheita. Jos sinulla on useampi kuin yksi vaihe, vaiheet suoritetaan peräkkäin.

Rinnakkaiset vai sarjatarkistukset?    Voit valita minkä tahansa yhdessä vaiheessa osallistujien järjestyksessä, jossa voit määrittää on niiden allekirjoituksen tehtävävaraukset kaikki kerralla (rinnakkaisesti) tai niiden tehtävät määrittänyt peräkkäin (sarjana). Sarja vaihtoehto voi olla hyödyllinen, jos esimerkiksi jokin allekirjoittajia on todellinen decision-maker koskevat asiakirjan ja ei kannata minkään haluamasi allekirjoitus niiden tehtävien suorittamiseen, jos decision-maker päättää allekirjoittamatta allekirjoittajat.

Esimerkki

Oheisessa yksinkertaisessa skenaariossa on kuvattu useiden vaiheiden ja sarjassa suoritettavien tehtävien edut:

Kuvittele, että Ari lisää sopimuskirjastoon uuden Allekirjoitusten kerääminen -työnkulun. Koska Ari on varsinainen päätöksentekijä, hän haluaa allekirjoittaa kunkin sopimuksen ensimmäisenä. Jos hän päättää olla allekirjoittamatta sopimusta, Heidille tai Eskollekaan ei määritetä allekirjoitustehtävää. Ari voi määrittää työnkulun kummallakin tavalla:

  • Käyttämällä serial tarkastelu    Viljo määrittää yksittäisen serial vaiheen jossa hän on ensimmäinen osallistuja ja Heidin ja Arin ovat toinen ja kolmas.
    Näin miten Viljo määrittää yhden tason hänen serial Tarkista.
    Lomakkeessa näkyvät merkinnät

  • Kaksivaiheinen    Jos Viljo haluaa Heidin ja Arin varataan projektitehtävien yhtä aikaa, niin, että Arin ei tarvitse odottaa, Anna hän lisää allekirjoitus, ennen kuin hän lisää oman, hän määrittää työnkulun kaksi vaihetta. Ensimmäinen vaihe sisältää vain omaan allekirjoitustehtävä ja toinen on rinnakkaisasetus, Heidin ja Arin käyttäjän tehtävät sisältävän. Jos ensimmäinen vaihe ei ole valmis, toista vaihetta ei käynnisty.
    Näin miten Viljo määrittää hänen kaksivaiheinen rinnakkain Tarkista.
    Lomakkeessa näkyvät asetukset

Molemmat vaihtoehdot on kuvattu oheisissa kaavioissa. Jos Ari ei suorita allekirjoitustehtävää kummassakaan edellä esitetyssä versiossa, tehtäviä ei koskaan määritetä Heidille tai Eskolle.

Molempien versioiden vuokaaviot

Liittämislomakkeen toisella sivulla olevaan Kopio-kenttään voidaan lisätä kaikkien niiden henkilöiden nimet ja osoitteet, joille lähetetään ilmoitus aina, kun työnkulku käynnistetään tai lopetetaan.

  • Nimen kirjoittaminen tähän kenttään ei tarkoita sitä, että työnkulku määritettäisiin kyseiselle henkilölle.

  • Jos työnkulku aloitetaan manuaalisesti, aloituksen suorittava henkilö saa ilmoituksen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

  • Jos työnkulku aloitetaan automaattisesti, työnkulun alun perin lisännyt henkilö saa ilmoituksen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

Allekirjoitusten kerääminen-työnkulun lisääminen (vain yhden luettelon tai kirjaston)

Jos et ole tottunut työnkulkua, hyödyllisiä se tarkastelemaan edeltävän Lue ja SUUNNITELLA osia tämän artikkelin, ennen kuin jatkat tämän osion ohjeita.

Ennen kuin lisäät työnkulun, tarkista kaksi asiaa:

Sähköposti    Jotta työnkulku voisi lähettää sähköpostiviestejä, SharePoint-sivuston sähköpostiasetus on otettava ensin käyttöön. Jos et ole varma, onko tämä jo tehty, tarkista asia SharePoint-järjestelmänvalvojalta.

Käyttöoikeudet    SharePoint-tuotteiden oletusasetukset edellyttää luetteloiden, kirjastojen ja sivustokokoelmien työnkulkuja luetteloiden hallinta-käyttöoikeus. (Omistajat-ryhmään on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus oletusarvoisesti; jäsenet-ryhmään ja sivuston vierailijat-ryhmän eivät. Lisätietoja käyttöoikeuksista on artikkelissa Lue tämän artikkelin osioon.)

Toimi seuraavasti:

  1. Avaa luettelo tai kirjasto, johon haluat lisätä työnkulun.

  2. Valitse valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehti.

    Välilehden nimi voi vaihdella kirjaston tai luettelon tyypin mukaan. Esimerkiksi kalenteriluettelossa välilehden nimi on Kalenteri.

  3. Valitse Asetukset-ryhmästä Työnkulun asetukset.

  4. Valitse työnkulkuasetukset-sivulla joko yksittäinen sisältötyyppi työnkulku suoritetaan tai kaikki (Saat kaikki sisältötyypit) ja valitse sitten Lisää työnkulku.

    Huomautus: Allekirjoitusten työnkulut voidaan suorittaa vain luotu Word, Exceltai InfoPathasiakirjoissa.

    Työnkulkukomennon lisääminen (Asiakirja-sisältötyyppi valittuna)

    1. Täydennä liittämislomakkeen ensimmäinen sivu.
      (Katso seuraavan kuvan jälkeen olevia ohjeita.)

Yksittäisen luettelon tai kirjaston liittämislomakkeen ensimmäinen sivu

Kuvaselite nro 1

Sisältötyyppi

Pidä oletusvalintana Kaikki tai valitse tietty sisältötyyppi.

Kuvaselite nro 2

Työnkulku

Valitse Allekirjoitusten kerääminen – SharePoint 2013: n tai Allekirjoitusten kerääminen – SharePoint 2010 -malli.

Huomautus: Jos Allekirjoitusten kerääminen – SharePoint 2013: n tai Allekirjoitusten kerääminen – SharePoint 2010 -mallia ei näy luettelossa, ota yhteys järjestelmänvalvojaan ja selvitä, se on aktivoitava sivustokokoelmaasi tai työtilaasi varten. Jos sinulla on sivustokokoelman käyttöoikeudet-kohdassa ottaminen käyttöön SharePoint-työnkulkumallit.

Kuvaselite nro 3

Nimi

Kirjoita kyseisen työnkulun nimi. Nimen avulla luettelon tai kirjaston käyttäjät tunnistavat tämän työnkulun.

Lisätietoja työnkulun nimeämisestä on tämän artikkelin suunnittelu -osioon.

Kuvaselite nro 4

Tehtäväluettelo

Valitse työnkulun kanssa käytettävä tehtäväluettelo. Voit valita olemassa olevan tehtäväluettelon tai luoda uuden luettelon valitsemalla Tehtävät (uusi).

Lisätietoja syistä (verrattuna valitsemalla aiemmin luodun) uuden tehtäväluettelon luomisesta on artikkelissa on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.

Kuvaselite nro 5

Historialuettelo

Valitse työnkulun kanssa käytettävä historialuettelo. Voit valita olemassa olevan historialuettelon tai luoda uuden luettelon valitsemalla Uusi historialuettelo.

Lisätietoja syistä (verrattuna valitsemalla aiemmin luodun) uuden historialuettelon luomisesta on artikkelissa on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.

Kuvaselite nro 6

Aloitusasetukset

Määritä työnkulun aloitustapa tai -tavat.

Lisätietoja eri vaihtoehdoista on tämän artikkelin suunnittelu -osioon.

  1. Kun kaikki tämän lomakkeen asetukset on määritetty haluamallasi tavalla, valitse Seuraava.

  2. Täydennä liittämislomakkeen toinen sivu.
    (Katso seuraavan kuvan jälkeen olevia ohjeita.)

    SharePoint-tuotteet tarjoavat tämän liittämislomakkeen toisen sivun vaihtoehtoja aina, kun aloitat työnkulun manuaalisesti, joten voit tehdä muutoksia asetuksiin tapauskohtaisesti.

Liittämislomakkeen toinen sivu eri vaihtoehdot korostettuina

Kuvaselite nro 1

Määritä henkilölle

Anna niiden henkilöiden nimet ja osoitteet, joille haluat työnkulun määrittävän tehtäviä.

  • Tehtävät määritetään yksi kerrallaan (sarjana)   
    Anna nimet ja osoitteet siinä järjestyksessä, jossa tehtävät määritetään.

  • Kaikki tehtävät määritetään samanaikaisesti (rinnakkain)   
    Nimien tai osoitteiden järjestyksellä ei ole väliä.

  • Jos lisäät ryhmä tai jakeluluettelo   
    varaaminen määritetään: kunkin ryhmän jäsen saavat asetuksissa, mutta vain yhden jäsenen on ryhmätehtävän ja tehtävän suorittaminen. Katso ohjeet varaamisesta ja suorittamisesta saa varaaminen on tämän artikkelin VALMIINA -osiossa.

Kuvaselite nro 2

Sarja

Voit määrittää, osoitetaanko tehtävät yksi kerrallaan (sarjana) vai kaikki kerralla (rinnakkain).

Saat lisätietoja sarja-ja rinnakkaisvaiheista on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.

Kuvaselite nro 3

Lisää uusi vaihe

Voit lisätä haluamiasi vaiheita määrittämäsi ensimmäisen vaiheen lisäksi.

  • Voit poistaa koko vaiheen napsauttamalla poistettavaa vaihetta Määritä henkilölle -kentässä ja painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+DELETE.

Lisätietoja useiden vaiheiden ohjeaiheessa on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.

Kuvaselite nro 4

KOPIO

Kirjoita kaikkien niiden henkilöiden nimet ja sähköpostiosoitteet, joille lähetetään ilmoitus aina, kun työnkulku alkaa tai loppuu.

  • Nimen lisääminen tähän tiedonsiirtopalveluiden käyttöä 't tuloksen tehtävän työnkulun tehtävän.

  • Jos työnkulku aloitetaan manuaalisesti, aloituksen suorittava henkilö saa ilmoituksen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

  • Jos työnkulku aloitetaan automaattisesti, työnkulun alun perin lisännyt henkilö saa ilmoituksen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

  1. Kun olet määrittänyt kaikki tämän sivun asetukset haluamallasi tavalla, luo työnkulku napsauttamalla Tallenna-painiketta.

SharePoint-tuotteet luovat uuden työnkulkuversion.

Seuraava vaihe

Jos olet valmis aloittamaan ja kokeilemaan uutta työnkulkuasi, siirry tämän artikkelin aloittaminen -osioon.

Löydät allekirjoitusrivien lisäämisestä on tämän artikkelin lisääminen -osiossa asiakirjan.

Lisää Allekirjoitusten kerääminen-työnkulku (koko sivustokokoelmalle)

Jos et ole tottunut työnkulkua, hyödyllisiä se tarkistettava tämän artikkelin KATSO ja SUUNNITELLA osia, ennen kuin jatkat tämän osion ohjeita.

Ennen kuin lisäät työnkulun, tarkista kaksi asiaa:

Sähköpostin    Sähköposti-ilmoitukset lähetetään työnkulun järjestyksessä sähköpostin on oltava käytössä sivustossasi. Jos et ole varma, että tämä on jo suoritettu, ota yhteyttä SharePoint-järjestelmänvalvojaan.

Käyttöoikeudet    SharePoint-tuotteiden oletusasetukset edellyttää luetteloiden, kirjastojen ja sivustokokoelmien työnkulkuja luetteloiden hallinta-käyttöoikeus. (Omistajat-ryhmään on luetteloiden hallinta-käyttöoikeus oletusarvoisesti; jäsenet-ryhmään ja sivuston vierailijat-ryhmän eivät. Lisätietoja käyttöoikeuksista on artikkelissa Lue tämän artikkelin osioon.)

Toimi seuraavasti:

  1. Siirry sivustokokoelman kotisivulle (ei sivuston kotisivulle eikä kokoelman alisivustoon).

  2. Valitse asetukset- Asetukset-kuvake ja valitse sitten Sivuston asetukset.

    Valitse SharePoint Onlineasetukset SharePoint 2016:n Asetukset-painike otsikkorivillä. ja valitse sivuston sisältö. Valitse sivuston sisältö- sivuston asetukset.

  3. Valitse sivuston asetukset-sivun Web rakenne valikoimat-kohdasta Sivuston sisältölajit.
    Sivuston sisältötyypin linkki valikoimasivulla

  4. Napsauta Sivuston sisältötyypit -sivulla työnkulkuun lisättävän sivuston sisältötyypin nimeä.

    Huomautus: Allekirjoitusten työnkulut voidaan suorittaa vain luotu Word, Exceltai InfoPathasiakirjoissa.

    Asiakirja-sisältötyypit (sisältötyyppi korostettuna)

    1. Valitse valitun sisältötyypin sivun Asetukset-kohdasta Työnkulun asetukset.
      Sivuston sisältötyypin linkki Asetukset-osassa

    2. Napsauta Työnkulun asetukset -sivulla Lisää työnkulku -linkkiä.
      Työnkulun linkin lisääminen

    3. Täydennä liittämislomakkeen ensimmäinen sivu.
      (Katso seuraavan kuvan jälkeen olevia ohjeita.)

Liittämislomakkeen ensimmäinen sivu eri vaihtoehdot korostettuina

Kuvaselite nro 1

Työnkulku

Valitse Allekirjoitusten kerääminen – SharePoint 2013: n tai Allekirjoitusten kerääminen – SharePoint 2010 -malli.

Huomautus: Jos Allekirjoitusten kerääminen – SharePoint 2013: n tai Allekirjoitusten kerääminen – SharePoint 2010 -mallia ei näy luettelossa, ota yhteys järjestelmänvalvojaan ja selvitä, se on aktivoitava sivustokokoelmaasi tai työtilaasi varten. Jos sinulla on sivustokokoelman käyttöoikeudet-kohdassa ottaminen käyttöön SharePoint-työnkulkumallit.

Kuvaselite nro 2

Nimi

Kirjoita kyseisen työnkulun nimi. Sivustokokoelman käyttäjät tunnistavat työnkulun nimen avulla.

Lisätietoja työnkulun nimeämisestä on tämän artikkelin suunnittelu -osioon.

Kuvaselite nro 3

Tehtäväluettelo

Valitse työnkulun kanssa käytettävä tehtäväluettelo. Voit valita olemassa olevan tehtäväluettelon tai luoda uuden luettelon valitsemalla Tehtävät (uusi).

Lisätietoja syistä (verrattuna valitsemalla aiemmin luodun) uuden tehtäväluettelon luomisesta on artikkelissa on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.

Kuvaselite nro 4

Historialuettelo

Valitse työnkulun kanssa käytettävä historialuettelo. Voit valita olemassa olevan historialuettelon tai luoda uuden luettelon valitsemalla Uusi historialuettelo.

Lisätietoja syistä (verrattuna valitsemalla aiemmin luodun) uuden historialuettelon luomisesta on artikkelissa on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.

Kuvaselite nro 5

Aloitusasetukset

Määritä työnkulun aloitustapa tai -tavat.

Lisätietoja eri vaihtoehdoista on tämän artikkelin suunnittelu -osioon.

Kuvaselite nro 6

Päivitä luettelon ja sivuston sisältötyypit?

Määritä, lisätäänkö (liitetäänkö) tämä työnkulku kaikkiin muihin sivustoihin ja luettelon sisältötyyppeihin, jotka periytyvät tästä sisältötyypistä.

  • Kaikkien ylimääräisten kohteiden lisääminen saattaa kestää kauan.

  • Jos periytyminen on rikkoutunut niissä sivustoissa tai alisivuissa, joihin haluat lisätä tämän työnkulun perimään sisältötyyppejä, tarkista, että kuulut Omistajat-ryhmään jokaisessa sivustossa ja alisivustossa, ennen kuin suoritat tämän toiminnon.

  1. Kun kaikki tämän lomakkeen asetukset on määritetty haluamallasi tavalla, valitse Seuraava.

  2. Täydennä liittämislomakkeen toinen sivu.
    (Katso seuraavan kuvan jälkeen olevia ohjeita.)

    SharePoint-tuotteet tarjoavat tämän liittämislomakkeen toisen sivun vaihtoehtoja aina, kun aloitat työnkulun manuaalisesti, joten voit tehdä muutoksia asetuksiin tapauskohtaisesti.

Liittämislomakkeen toinen sivu eri vaihtoehdot korostettuina

Kuvaselite nro 1

Määritä henkilölle

Anna niiden henkilöiden nimet ja osoitteet, joille haluat työnkulun määrittävän tehtäviä.

  • Tehtävät määritetään yksi kerrallaan (sarjana)   
    Anna nimet ja osoitteet siinä järjestyksessä, jossa tehtävät määritetään.

  • Kaikki tehtävät määritetään samanaikaisesti (rinnakkain)   
    Nimien tai osoitteiden järjestyksellä ei ole väliä.

  • Jos lisäät ryhmä tai jakeluluettelo   
    varaaminen määritetään: kunkin ryhmän jäsen saavat asetuksissa, mutta vain yhden jäsenen on ryhmätehtävän ja tehtävän suorittaminen. Katso ohjeet varaamisesta ja suorittamisesta saa varaaminen on tämän artikkelin VALMIINA -osiossa.

Kuvaselite nro 2

Sarja

Voit määrittää, osoitetaanko tämän vaiheen tehtävät yksi kerrallaan (sarjana) vai kaikki kerralla (rinnakkain).

Saat lisätietoja sarja-ja rinnakkaisvaiheista on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.

Kuvaselite nro 3

Lisää uusi vaihe

Voit lisätä haluamiasi vaiheita määrittämäsi ensimmäisen vaiheen lisäksi.

  • Voit poistaa koko vaiheen napsauttamalla poistettavaa vaihetta Määritä henkilölle -kentässä ja painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+DELETE.

Lisätietoja useiden vaiheiden ohjeaiheessa on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.

Kuvaselite nro 4

KOPIO

Kirjoita kaikkien niiden henkilöiden nimet ja sähköpostiosoitteet, joille lähetetään ilmoitus aina, kun työnkulku alkaa tai loppuu.

  • Nimen lisääminen tähän tiedonsiirtopalveluiden käyttöä 't tuloksen tehtävän työnkulun tehtävän.

  • Jos työnkulku aloitetaan manuaalisesti, aloituksen suorittava henkilö saa ilmoituksen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

  • Jos työnkulku aloitetaan automaattisesti, työnkulun alun perin lisännyt henkilö saa ilmoituksen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

  1. Kun olet määrittänyt kaikki tämän sivun asetukset haluamallasi tavalla, luo työnkulku napsauttamalla Tallenna-painiketta.

SharePoint-tuotteet luovat uuden työnkulkuversion.

Seuraava vaihe

Jos olet valmis aloittamaan ja kokeilemaan uutta työnkulkuasi, siirry tämän artikkelin aloittaminen -osioon.

Löydät allekirjoitusrivien lisäämisestä on tämän artikkelin lisääminen -osiossa asiakirjan.

Allekirjoitusrivien lisääminen

Ennen työnkulun osallistuja, voit lisätä allekirjoituksensa, sinun täytyy lisätä allekirjoitusrivin asiakirjan. Rivin lisääminen ja lisääminen allekirjoituksen itse on kaksi eri toimintoja.

On tärkeää muistaa, että

  • kun allekirjoitus on lisätty mille tahansa allekirjoitusriville, asiakirjaa ei voi enää muokata paitsi lisäämällä allekirjoituksia jo olemassa oleville allekirjoitusriveille

  • jos asiakirjaa muutetaan ensimmäisen allekirjoituksen lisäämisen jälkeen, kaikki siihen mennessä lisätyt allekirjoitukset mitätöidään tai poistetaan asiakirjasta.

  • Allekirjoitusrivien lisäyksiä ja poistoja pidetään asiakirjan muutoksina.

  • Tämän vuoksi ennen kuin ensimmäinen osallistuja lisää allekirjoituksensa, allekirjoitusrivien lisäykset ja poistot tulee olla jo tehtynä.

Seuraavassa lyhyt kuvallinen yhteenveto edellä esitetystä.

Allekirjoittamaton asiakirja, jota voi muokata

Allekirjoitettu asiakirja, jota ei voi muokata

Voit lisätä allekirjoitusrivin Word tai Excelseuraavasti:

  1. Napsauta osoitin asiakirjan tai työkirjan kohtaan, johon haluat lisätä allekirjoitusrivin.

  2. Valitse Lisää -välilehden teksti -ryhmästä Valitse Allekirjoitusrivi.

  3. Valitse Allekirjoituksen määritykset -valintaikkuna-valintaikkunassa mikä tahansa, kaikki tai Älä yhtäkään seuraavista neljästä kentästä:

    • Ehdotettu allekirjoittaja   
      allekirjoittajan koko nimi.
      (Näkyy valmiissa allekirjoituksessa.)

    • Ehdotetun allekirjoittajan nimike   
      (näkyy valmiissa allekirjoituksessa.)

    • Ehdotetut allekirjoittajan sähköpostiosoite   
      (ei näy valmiissa allekirjoituksessa.)

    • Ohjeita allekirjoittajalle   
      kaikki tai tarpeellista tietoa allekirjoittajalle.
      (Ei näy valmiissa allekirjoituksessa.)
      Allekirjoituksen määritykset -valintaikkuna

  4. Valitse tai poista seuraavien valintaruutujen valinta samassa valintaikkunassa:

    • Salli allekirjoittajan lisätä kommentteja Allekirjoita-valintaruutuun   
      Salli allekirjoittajan kirjoittaa allekirjoittamiseen.
      (Allekirjoittajan tietuetyypeistä on ei näy valmiissa allekirjoituksessa.)

    • Näytä allekirjoituksen päivämäärä allekirjoitusrivillä   
      päivämäärä, jona allekirjoitus lisätään.
      (Näkyy valmiissa allekirjoituksessa.)

  5. Valitse OK.

Toista sama menettely, jos haluat lisätä useampia allekirjoitusrivejä.

Voit poistaaWord tai Excelallekirjoitusrivin seuraavasti:

  1. Valitse allekirjoitusrivi napsauttamalla sitä.

  2. Paina DELETE-näppäintä.

Tärkeää: Allekirjoitusrivit voidaan lisätä vain InfoPath Filler -lomakkeisiin.

Voit lisätä allekirjoitusrivin InfoPathseuraavasti:

  1. Valitse lomake ja Etsi kohdistin, johon haluat lisätä allekirjoitusrivin.

  2. Valitse valintanauhan Aloitus-välilehden Ohjausobjektit-ryhmässä Allekirjoitusrivi.

  3. Valitse allekirjoitusrivi napsauttamalla, napsauta sitä sitten hiiren kakkospainikkeella ja valitse pikavalikossa Allekirjoitusrivin ominaisuudet.

  4. Täytä Allekirjoitusrivin ominaisuudet -valintaikkunan Yleiset-välilehdessä mikä tahansa, kaikki tai älä yhtäkään seuraavista neljästä kentästä:

    • Viesti, jonka allekirjoittajat näkevät ennen allekirjoittamista   
      kaikki tai tarpeellista tietoa allekirjoittajalle.
      (Ei näy valmiissa allekirjoituksessa.)

    • Allekirjoittajan nimi   
      (näkyy valmiissa allekirjoituksessa.)

    • Allekirjoittajan tehtävänimike   
      (näkyy valmiissa allekirjoituksessa.)

    • Allekirjoittajan sähköpostiosoite   
      (ei näy valmiissa allekirjoituksessa.)
      Allekirjoituksen ominaisuudet -valintaikkuna

  5. Tee haluamasi säädöt Koko- ja Lisäasetukset-välilehdissä.

  6. Valitse OK.

Voit poistaaInfoPathallekirjoitusrivin seuraavasti:

  • Valitse ohjausobjekti napsauttamalla sitä ja paina sitten DELETE-näppäintä.

Seuraava vaihe

Jos olet valmis kokeilemaan uutta työnkulkuasi, siirry tämän artikkelin aloittaminen -osioon.

Jos olet suorittamassa työnkulun tehtävää, siirry (tai palauttaa) on tämän artikkelin VALMIINA -osiossa.

Allekirjoitusten pyyntö -työnkulun aloittaminen

Allekirjoitukset-prosessin muistutuksen: kaikki muutokset on suoritettava asiakirjan — myös kaikki lisäykset ja poistot allekirjoitusrivien , ennen kuin ensimmäinen osallistuja Lisää allekirjoitusrivin oma allekirjoitus . (Lisätietoja on artikkelissa tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.)

Varmista lisäksi, että henkilöt, joille työnkulun määritetään tehtävät ymmärtää niiden allekirjoitusten lisäämisestä ja niiden tehtävälomakkeet loppuun. Ne hyödyllisiä VALMIINA -osion sisältö.

Työnkulun aloittamisen kaksi tapaa    Työnkulku voidaan määrittää aloitettavaksi vain manuaalisesti, vain automaattisesti tai molemmilla tavoilla:

  • Manuaalinen aloitus voidaan suorittaa milloin tahansa, ja aloituksen voivat suorittaa kaikki henkilöt, joilla on tarvittavat käyttöoikeudet.

  • Automaattisesti aina, kun määritetyn käynnistävän tapahtuman ilmetessä – ei aina, kun asiakirja on lisätty luetteloon tai kirjastoon ja/tai aina, kun asiakirja jo luettelossa muutetaan jollakin tavalla.
    (Käynnistävä tapahtuma tai tapahtumat on määritetty, liittämislomakkeen ensimmäinen sivu alkuperäisen lisäämällä ja määrittämällä työnkulun aikana. Lisätietoja on artikkelissa on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.)

Työnkulun Voit 't aloitus, asiakirja, jossa on kuitattu ulos. (Tiedosto on kuitattu ulos sen jälkeen, kun työnkulku on aloitettu, mutta sen jälkeen, kun se on kuitattu ulos, ei ole vielä työnkulkuja voi käynnistää asiakirjan, kunnes se kuitataan sisään uudelleen.)

Jos työnkulku on määritetty alkamaan automaattisesti, työnkulku suoritetaan aina käynnistävän tapahtuman ilmetessä asiakirjassa, joka on käynnistänyt työnkulun.

Kun työnkulku alkaa, se määrittää ensimmäisen tehtävän tai tehtävät ja lähettää ilmoituksen tehtävästä kaikille määritetyille henkilöille. Lisäksi työnkulku lähettää aloitusilmoitukset (eri kuin tehtäväilmoitukset) työnkulun alun perin lisänneelle henkilölle ja kaikille niille henkilöille, joiden nimi on liittämislomakkeen toisella sivulla olevassa Kopio-kentässä.

Jos asiakirjassa ei ole tarvittavia allekirjoitusrivejä, ennen kuin määritetty toiminto aloittaa työnkulun, ne pitää lisätä ennen ensimmäisen allekirjoituksen lisäämistä asiakirjaan.

Käyttöoikeuksia koskeva huomautus    Tavallisesti on oltava työnkulun aloittaminen Muokkaa kohteita-käyttöoikeudet. (Oletusarvon mukaan ryhmän jäsenet ja omistajat-ryhmään molemmat on oltava nämä oikeudet, mutta sivuston vierailijat-ryhmän ei tue. Kuitenkin omistaja halutessasi myös, työnkulun työnkulun perusteella vaadi luetteloiden hallintaoikeudet henkilöt, jotka työnkulun aloittamista. Valitsemalla tämän vaihtoehdon omistajat olennaisesti määrittää, että vain ne ja muut omistajat voivat aloittaa tietyn työnkulun. Lisätietoja on artikkelissa Lue tämän artikkelin osioon.)

Kaksi aloituskohtaa

Työnkulku voidaan käynnistää manuaalisesti kahdesta eri paikasta:

  • Luettelosta tai kirjastosta , johon asiakirja on tallennettu.

  • -Itse asiakirjan sisälläavattu Microsoft Office-ohjelmassa, jossa se on luotu. (Huomaa, että tämä on oltava koko, asennettu ohjelma ja ei-verkkosovelluksen versio).

Lisätietoja molemmista menetelmistä on tämän osan seuraavissa kahdessa osiossa.

  1. Voit joko lisätä tarvittavat allekirjoitusrivit asiakirjaan tai sopia työnkulkuun osallistuvien kanssa tarvittavien allekirjoitusrivien lisäämisestä, ennen kuin kukaan osallistuja lisää allekirjoituksensa yhdellekään riville.

  2. Siirry luetteloon tai kirjastoon, johon asiakirja, jolle haluat suorittaa työnkulun, on tallennettu.

  3. Napsauta-kuvaketta, valitse kohde napsauttamalla kohteen nimen, ja valitse sitten valintanauhan tiedostot -välilehti, joka Työnkulut -ryhmässä napsauttamalla Työnkulut.

  4. Työnkuluissa: tiedoston nimi -sivun Aloita uusi työnkulku-kohdasta työnkulun, jonka haluat suorittaa.
    Linkki työnkulun käynnistämiseen

  5. Voit tehdä aloituslomakkeessa kaikki muutokset, jotka haluat lisätä tähän työnkulun esiintymään.

    Huomautus: Aloituslomakkeen tässä kohdassa tehdyt muutokset on käytetty ainoastaan työnkulun nykyistä esiintymää. Jos haluat tehdä muutoksia, joita käytetään aina, kun työnkulku suoritetaan tai jos haluat muuttaa työnkulkuasetukset, jotka eivät näy tässä muodossa, lue tämän artikkelin muuttaminen -osiosta.

Liittämislomakkeen toinen sivu eri vaihtoehdot korostettuina

Kuvaselite nro 1

Määritä henkilölle

Tee haluamasi muutokset henkilöluetteloon, jolle haluat työnkulun määrittävän tehtäviä.

  • Tehtävät määritetään yksi kerrallaan   
    Anna nimet ja osoitteet siinä järjestyksessä, jossa tehtävät määritetään.

  • Kaikki tehtävät määritetään samanaikaisesti   
    Nimien tai osoitteiden järjestyksellä ei ole väliä.

  • Jos lisäät ryhmä tai jakeluluettelo   
    varaaminen määritetään: kunkin ryhmän jäsen saavat asetuksissa, mutta vain yhden jäsenen on ryhmätehtävän ja tehtävän suorittaminen. Katso ohjeet varaamisesta ja suorittamisesta saa varaaminen on tämän artikkelin VALMIINA -osiossa.

Kuvaselite nro 2

Sarja

Varmista, että olet määrittänyt oikein asetukset, joiden mukaisesti tehtävät määritetään yksi kerrallaan (sarjana) tai kaikki samalla kertaa (rinnakkain).

Saat lisätietoja sarja-ja rinnakkaisvaiheista on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.

Kuvaselite nro 3

Lisää uusi vaihe

Lisää vaiheita, jotka haluat määrittää nykyisen vaiheen tai nykyisten vaiheiden lisäksi.

  • Voit poistaa koko vaiheen napsauttamalla poistettavaa vaihetta Määritä henkilölle -kentässä ja painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+DELETE.

Lisätietoja useiden vaiheiden ohjeaiheessa on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.

Kuvaselite nro 4

KOPIO

Tee haluamasi lisäykset tai poista haluamasi tiedot. Muista myös:

  • Nimen lisääminen tähän tiedonsiirtopalveluiden käyttöä 't tuloksen tehtävän työnkulun tehtävän.

  • Jos työnkulku aloitetaan manuaalisesti, aloituksen suorittava henkilö saa ilmoituksen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

  • Jos työnkulku aloitetaan automaattisesti, työnkulun alun perin lisännyt henkilö saa ilmoituksen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

  1. Kun olet määrittänyt kaikki aloituslomakkeen asetukset haluamallasi tavalla, aloita työnkulku valitsemalla Aloitus.

Työnkulku määrittää ensimmäisen tehtävän tai tehtävät ja lähettää aloitusilmoitukset sinulle ja kaikille aloituslomakkeen Kopio-kenttään merkityille henkilöille.

  1. Voit joko lisätä tarvittavat allekirjoitusrivit asiakirjaan tai sopia työnkulkuun osallistuvien kanssa tarvittavien allekirjoitusrivien lisäämisestä, ennen kuin kukaan osallistuja lisää allekirjoituksensa yhdellekään riville.

  2. Avaa asiakirja tietokoneeseen asennetulla Office-ohjelmalla.

    Huomautus: Tämä menetelmä ei voi käyttää asiakirjan ollessa avoinna web application version Microsoft Office-ohjelman. Sen on oltava auki tietokoneessa ohjelman täysi, asennettu versio.

  3. Napsauta avoimen asiakirjan Tiedosto-välilehteä, valitse Tallenna ja lähetä ja napsauta sitten työnkulkua, jonka haluat suorittaa asiakirjassa.

  4. Jos näet seuraavan viestin, joka ilmoittaa, että työnkulku edellyttää tiedoston sisäänkirjaamista, napsauta Kirjaa sisään -painiketta.
    (Jos et näe tätä viestiä, siirry vaiheeseen 5.)

  5. Napsauta isoa Aloita työnkulku -painiketta.

  6. Voit tehdä aloituslomakkeen Muuta työnkulkua -sivulla kaikki muutokset, jotka haluat lisätä tähän työnkulun esiintymään.

    Huomautus: Aloituslomakkeen tässä kohdassa tehdyt muutokset on käytetty ainoastaan työnkulun nykyistä esiintymää. Jos haluat tehdä muutoksia, joita käytetään aina, kun työnkulku suoritetaan tai jos haluat muuttaa työnkulkuasetukset, jotka eivät näy tässä muodossa, lue tämän artikkelin muuttaminen -osiosta.

Liittämislomakkeen toinen sivu eri vaihtoehdot korostettuina

Kuvaselite nro 1

Määritä henkilölle

Tee haluamasi muutokset henkilöluetteloon, jolle haluat työnkulun määrittävän tehtäviä.

  • Tehtävät määritetään yksi kerrallaan   
    Anna nimet ja osoitteet siinä järjestyksessä, jossa tehtävät määritetään.

  • Kaikki tehtävät määritetään samanaikaisesti   
    Nimien tai osoitteiden järjestyksellä ei ole väliä.

  • Jos lisäät ryhmä tai jakeluluettelo   
    varaaminen määritetään: kunkin ryhmän jäsen saavat asetuksissa, mutta vain yhden jäsenen on ryhmätehtävän ja tehtävän suorittaminen. Katso ohjeet varaamisesta ja suorittamisesta saa varaaminen on tämän artikkelin VALMIINA -osiossa.

Kuvaselite nro 2

Sarja

Varmista, että olet määrittänyt oikein asetukset, joiden mukaisesti tehtävät määritetään yksi kerrallaan (sarjana) tai kaikki samalla kertaa (rinnakkain).

Saat lisätietoja sarja-ja rinnakkaisvaiheista on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.

Kuvaselite nro 3

Lisää uusi vaihe

Lisää vaiheita, jotka haluat määrittää nykyisen vaiheen tai nykyisten vaiheiden lisäksi.

  • Voit poistaa koko vaiheen napsauttamalla poistettavaa vaihetta Määritä henkilölle -kentässä ja painamalla näppäinyhdistelmää CTRL+DELETE.

Lisätietoja useiden vaiheiden ohjeaiheessa on tämän artikkelin suunnittelu -osiossa.

Kuvaselite nro 4

KOPIO

Tee haluamasi lisäykset tai poista haluamasi tiedot. Muista myös:

  • Nimen lisääminen tähän tiedonsiirtopalveluiden käyttöä 't tuloksen tehtävän työnkulun tehtävän.

  • Jos työnkulku aloitetaan manuaalisesti, aloituksen suorittava henkilö saa ilmoituksen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

  • Jos työnkulku aloitetaan automaattisesti, työnkulun alun perin lisännyt henkilö saa ilmoituksen aloittamisesta ja lopettamisesta, eikä hänen nimeään tarvitse lisätä erikseen tähän kenttään.

  1. Kun olet määrittänyt aloituslomakkeen asetukset haluamallasi tavalla, aloita työnkulku valitsemalla Aloitus.

Työnkulku määrittää ensimmäisen tehtävän tai tehtävät ja lähettää aloitusilmoitukset sinulle ja kaikille aloituslomakkeen Kopio-kenttään merkityille henkilöille.

Seuraava vaihe

  • Jos tämä on ensimmäinen kerta, tämä työnkulku on suoritettu, muiden osallistujien on tietoa ja apua suorittaminen varatut tehtävät? (Ne hyödyllisiä on tämän artikkelin VALMIINA -osiossa.)

  • On myös suositeltavaa tarkistaa, että osallistujat saavat sähköposti-ilmoitukset ja etteivät heidän sähköpostisuodattimensa tulkitse ilmoituksia roskapostiksi.

  • Ja, voi olla vähintään yksi työnkulun tehtävien suorittamiseen itse. Siirry tämän artikkelin tiedot VALMIINA -osioon.

  • Tänä aikana saat selville, miten voit seurantaan, joka työnkulun nykyisen esiintymän edistymisen, siirry tämän artikkelin valvonta -osiossa.

Allekirjoitusten pyyntö -työnkulun tehtävän suorittaminen

Jos sinulle on määritetty Allekirjoitusten kerääminen -työnkulun tehtävä ensimmäistä kertaa, sinun kannattaa lukea tämä artikkelin osio kokonaan ennen tehtävän suorittamista. Näin voit tutustua kaikkiin käytettävissäsi oleviin vaihtoehtoihin.

Huomautus: Jos tiedät, että sinulle on määrätty työnkulun tehtävä, mutta et ole saanut siitä sähköposti-ilmoitusta, tarkista, että sähköpostiohjelmasi roskapostisuodatin ei ole ohjannut ilmoitusta väärin. Tee siinä tapauksessa tarvittavat muutokset sähköpostin suodatinasetuksiin.

Tarkista ensin, että luet oikeaa artikkelia.

Erityyppiset työnkulut edellyttävät erilaisia toimenpiteitä.

Ennen kuin aloitat, varmista, että sinulle määritetty tehtävä on Allekirjoitusten kerääminen -työnkulun tehtävä eikä muuntyyppisen työnkulun tehtävä.

Etsi tekstiä, Tämä asiakirja edellyttää allekirjoituksesi jossakin seuraavista sijainneista:

  • Tehtäväilmoituksen Aihe -rivillä
    Tekstin paikallistaminen tehtäväilmoituksesta

  • Tarkistettavan asiakirjan sanomapalkki
    Tekstin paikallistaminen tarkistettavasta kohteesta

  • Työnkulun tilasivun tehtävän otsikko
    Tekstin paikallistaminen Työnkulun tilasivun tehtävän otsikosta

Jos et näe paikoista Tämä asiakirja edellyttää allekirjoitukseen tekstiä, kysy henkilö, joka alkaa tai alun perin lisännyt työnkulun nähdäksesi, mitkä työnkulkumalli se perustuu, tai onko mukautetun työnkulun.

Jos tehtävä on Allekirjoitusten kerääminen -tehtävä, jatka tämän ohjeen lukemista.

Jos sinulle on määritetty tehtävä työnkulussa, saat tiedon tehtävästä tavallisesti jollakin seuraavista kolmesta tavasta:

  • Saat tehtäväilmoituksen sähköpostitse.

  • Avatessasi Microsoft Office ‑asiakirjan näet sanomapalkissa ilmoituksen sinulle määritetystä tehtävästä.

  • Tarkistaessasi SharePoint-sivustoa huomaat, että sinulle on määritetty vähintään yksi tehtävä.

Kun huomaat, että sinulle on määritetty Allekirjoitusten kerääminen -työnkulun tehtävä, sinun on yleensä tehtävä kaksi asiaa:

  • Tarkastele tiedostoa    Avaat ja tarkistat asiakirjan ja allekirjoitat sen sitten (tai jätät allekirjoittamatta).

  • Suorita tehtävä    Täydennät ja lähetät tehtävälomakkeen.

Tehtävä suorittamiseen sisältyy tästä syystä usein seuraavat kolme kohdetta:

  • Ilmoitusviesti (lähetetään sähköpostitse)

  • Allekirjoitettavaksi lähetetty asiakirja (jonka avaat ja mahdollisesti allekirjoitat)

  • Tehtävälomake (jonka avaat, täydennät ja lähetät)

Seuraavassa on kuvattu nämä kolme kohdetta.

Huomautus:  Tehtävän ilmoitusviestin valintanauhan Avaa tämä tehtävä -painike näkyy vain, kun viesti avataan täydellisessä ja asennetussa Outlook-versiossa. Painike ei näy, jos ilmoitusviesti avataan Outlook Web Access -verkkosovelluksessa.

Tehtävän ilmoitusviesti, tarkistettava kohde ja tehtävälomake

Huomautus: Tehtävän ilmoitusviestin valintanauhan Avaa tämä tehtävä -painike tulee näkyviin vain, kun viesti avataan täydellisessä ja asennetussa Outlook-versiossa. Painike ei näy, jos ilmoitusviesti avataan Outlook Web Access -verkkosovelluksessa.

(Huomaa, että jos tehtävää ei ole määritetty sinulle henkilökohtaisesti, mutta koko ryhmä tai jakeluluettelo luettelon, jonka jäsen olet ja valitse kannattaa ottaa tehtävän ennen sen suorittamista. Lisätietoja on kohdassa Varaa varaaminen ennen sen suorittamista tämän osion.)

Toimi seuraavasti:

  1. Napsauta asiakirjan linkkiä ilmoitusviestin Tehtävän suorittaminen -ohjeista.

  2. Napsauta avatun asiakirjan sanomapalkissa olevaa Avaa tämä tehtävä -painiketta.

Kohteen ja tehtävälomakkeen avaaminen sähköpostitse lähettävästä ilmoitusviestistä

Huomautus: Tehtävän ilmoitusviestin valintanauhan Avaa tämä tehtävä -painike (kuvassa se on mustan nuolen yläpuolella) näkyy vain, kun viesti avataan täydellisessä ja asennetussa Outlook-versiossa. Painike ei näy, jos ilmoitusviesti avataan Outlook Web Access -verkkosovelluksessa.

(Huomaa, että jos tehtävää ei ole määritetty sinulle henkilökohtaisesti, mutta koko ryhmä tai jakeluluettelo luettelon, jonka jäsen olet ja valitse kannattaa ottaa tehtävän ennen sen suorittamista. Lisätietoja on kohdassa Varaa varaaminen ennen sen suorittamista tämän osion.)

Toimi seuraavasti:

  1. Napsauta asiakirjaan tai työnkulkuun liittyvää Meneillään -linkkiä siinä luettelossa tai kirjastossa, jossa asiakirja tarkistetaan tai johon se tallennetaan.

  2. Napsauta Työnkulun tila -sivulla tehtävän otsikkoa.

  3. Napsauta asiakirjan linkkiä Tämän työnkulun tehtävän kohde on -sanomapalkissa.

Kohteen ja tehtävälomakkeen avaaminen luettelosta tai kirjastosta

Huomaa, että jos tehtävää ei ole määritetty sinulle henkilökohtaisesti, mutta koko ryhmä tai jakeluluettelo luettelon, jonka jäsen olet ja valitse kannattaa ottaa tehtävän ennen sen suorittamista. Lisätietoja on tämän osion kohdassa Varaa varaaminen ennen sen suorittamista .

Huomaa myös, että jos allekirjoitusrivi on määritetty tietylle käyttäjälle ja lisäät sille allekirjoituksen, kun olet kirjautuneena toisena käyttäjänä, tämä epäjohdonmukaisuus saattaa näkyä allekirjoitusrivillä. Tässä esimerkissä allekirjoitusrivi on määritetty Ari Suomiselle, mutta allekirjoituksen on lisännyt joku, joka on ollut kirjautuneena nimellä Heidi Steen.

Allekirjoitusrivi, jossa näkyy muu allekirjoittaja

Seuraavassa esimerkissä asiakirja on luotu Word.

Tarkistettava kohde, jossa on kolme sanomapalkkia

Huomaa asiakirjan yläosassa olevat kolme keltaista sanomapalkkia:

Merkitty lopulliseksi    Tämä sanomapalkki kertoo, että vähintään yksi henkilö on jo lisännyt allekirjoituksensa allekirjoitusriville.

Tärkeää:  Jos asiakirjaan tehdään tämän jälkeen muutoksia (allekirjoitusten lisäämistä valmiille allekirjoitusriveille lukuun ottamatta), lisätyt allekirjoitukset poistetaan tai mitätöidään. (Tämä tarkoittaa, että allekirjoitusrivien lisääminen tai poistaminen ei ole enää sallittua, vaan asiakirjaan voi lisätä ainoastaan itse allekirjoituksia.)

Allekirjoitukset    Voit avata Allekirjoitukset-ruudun napsauttamalla Näytä allekirjoitukset -painiketta. Napsauta Pyydetyt allekirjoitukset -kohdassa nimesi vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten avattavasta valikosta Allekirjoita.

Huomautukset: 

  • Jos nimesi esiintyy useammin kuin kerran Pyydetyt allekirjoitukset -luettelossa, allekirjoitustasi odottavia allekirjoitusrivejä on enemmän kuin yksi. Toista menettely jokaisen lisättävän allekirjoituksen kohdalla.

  • Jos nimeäsi ei ole Pyydetyt allekirjoitukset -luettelossa, tarkista asia työnkulun aloittajalta   tai, jos työnkulku aloitettiin automaattisesti, työnkulun alun perin lisänneeltä henkilöltä.

  • InfoPath-lomakkeissa ei ole Allekirjoitukset-ruutua tai Pyydetyt allekirjoitukset -luetteloa. Varmista, että olet allekirjoittanut kaikki allekirjoitusrivit, ennen kuin tallennat asiakirjan suoritat tehtävän loppuun.

Kohde, jonka Allekirjoitukset-ruutu on auki

Jos näet viestin, joka koskee muita digitaalisten allekirjoitusten tarjoajia, valitse OK jatkaaksesi. (Jos et halua nähdä tätä viestiä jatkossa, valitse valintaruutu.)

Allekirjoita-valintaikkuna avautuu.

Allekirjoita-valintaikkuna

Jos haluat allekirjoittaa asiakirjan, kirjoita nimesi ison X-kirjaimen vieressä olevaan ruutuun, valitse Allekirjoita ja valitse sitten Allekirjoituksen vahvistaminen -valintaikkunassa OK.

Muista: jos nimesi esiintyy useammin kuin kerran Pyydetyt allekirjoitukset -luettelossa, allekirjoitustasi odottavia allekirjoitusrivejä on enemmän kuin yksi. Toista menettely jokaisen lisättävän allekirjoituksen kohdalla.

Työnkulun tehtävän suorittaminen    Kun olet valmis ja lähettämään tehtävälomakkeen, napsauta Työnkulkutehtävä -sanomapalkin Avaa tämä tehtävä -painiketta.

Allekirjoitusten kerääminen -työnkulun tehtävälomake näyttää kutakuinkin seuraavanlaiselta.

Tehtävälomake eri vaihtoehdot korostettuina

Huomaa, että kaksi ensimmäistä ohjaa (Poista kohde ja Tämä työnkulku koskee asiakirjan otsikkoa) eivät näy tehtävälomakkeessa, kun se avataan allekirjoittaa asiakirjan sisällä. Ne näkyvät ainoastaan tehtävälomakkeessa avattaessa suoraan ilmoitusviestin tai tehtäväluettelon työnkulun tila-sivulla .

Kuvaselite nro 1

Kohteen poistaminen

Voit poistaa kyseisen tehtävän työnkulun nykyisestä esiintymästä napsauttamalla linkkiä.

  • Tehtävän poistaminen ei poista allekirjoitettavaa asiakirjaa.

  • Poistettu tehtävä ei näky enää Työnkulun tila -sivun Tehtävät-alueella. (Poisto kirjataan kuitenkin sivun Historia-alueeseen.)

Huomautus:  Jos et aloittanut tätä työnkulkua itse, tehtävän poistamisesta on hyvä kysyä työnkulun aloittaneelta henkilöltä tai, jos työnkulku aloitettiin automaattisesti, työnkulun alun perin lisänneeltä henkilöltä.

Kuvaselite nro 2

Tämä työnkulku koskee asiakirjan otsikkoa

Jos haluat avata allekirjoitettavan asiakirjan, napsauta tätä linkkiä.

Kuvaselite nro 3

Tila, Pyytäjä, Kootut kommentit, Määräpäivä

Et voi muokata tai muuttaa näihin neljään kenttään tehtyjä merkintöjä, mutta niiden tiedot ovat silti hyödyllisiä.

Huomaa, että Kootut kommentit -ruutu sisältää kaikki kommentit, jotka tehtävänsä tässä työnkulussa jo suorittaneet osallistujat ovat lisänneet lomakkeeseen.

Kun olet lähettänyt oman lomakkeesi, kaikki Kommentit-ruutuun (4) lisäämäsi tekstit näkyvät vastaavasti Kootut kommentit -kentässä muille osallistujille.

Kuvaselite nro 4

Kommentit

Tähän kohtaan lisäämäsi tekstit tallennetaan työnkulun historiatietoihin, ja muut osallistujat voivat tarkastella niitä myös Kootut kommentit -kentässä (3).

Kuvaselite nro 5

Kirjaudu

Kun olet allekirjoittanut asiakirjan ja kirjoittanut haluamasi palautteen Kommentit-kenttään, napsauta tätä painiketta lähettääksesi lomakkeen ja suorittaaksesi tehtävän loppuun.

Kuvaselite nro 6

Peruuta

Voit sulkea tehtävän tallentamatta muutoksia tai vastauksia napsauttamalla tätä painiketta. Tehtävä jää keskeneräiseksi ja sinulle määritetyksi.

Kuvaselite nro 7

Määritä tehtävä uudelleen

Voit määrittää tehtävän toiselle henkilölle napsauttamalla tätä painiketta.

On kuva sivusta, jolle voit lisätä tehtävän uudelleenvaraustiedot tietoja ja muita ohjeita Siirry kohtaan 7 tässä osiossa tehtävän toiselle henkilölle.

Huomautus:  Tämä toiminto saattaa olla poissa käytöstä joidenkin työnkulun tehtävien yhteydessä.

Jos yksittäinen tehtävä on määritetty koko ryhmälle, johon kuulut, kuka tahansa ryhmän jäsenistä voi varata ja suorittaa yksittäisen tehtävän koko ryhmän puolesta.

Varaa tehtävä ennen kuin avaat tai allekirjoitat asiakirjan. Heti kun varaat tehtävän, se määritetään sinulle, eivätkä muut ryhmän jäsenet voi suorittaa sitä. (Näin varmistetaan, että vain yksi ihminen tekee tarvittavan työn.)

  1. Osoita Työkulun tila -sivulla ryhmällesi määritettyä tehtävää, kunnes näkyviin tulee nuoli.

  2. Napsauta nuolta, valitse Muokkaa kohdetta ja napsauta tehtävälomakkeen Varaa tehtävä -painiketta.
    Ryhmätehtävän varaaminen

Kun Työnkulun tila -sivu päivitetään, näet, ettei tehtävää ole enää määritetty ryhmälle vaan erityisesti sinulle.

Jos haluat vapauttaa tehtävän myöhemmin uudelleen ryhmälle suorittamatta sitä, palaa tehtävälomakkeeseen noudattamalla samoja vaiheita mutta valitse tällä kertaa Vapauta tehtävä -painike.

Tehtävälomakkeen Vapauta tehtävä -painike

Jos haluat, että joku toinen suorittaa sinulle määritetyn työnkulun tehtävän, valitse työnkulun tehtävälomakkeessa Määritä tehtävä uudelleen.

Lomake tulee näkyviin.

Tehtävän uudelleenmäärityslomake

Kuvaselite nro 1

Määritä tehtävä uudelleen käyttäjälle

Anna sen henkilön nimi tai osoite, jolle haluat määrittää tämän tehtävän.

Voit määrittää tämän tehtävän työnkulun aloittaneelle henkilölle  tai, jos käytetään automaattisesti aloitettua työnkulkua, henkilölle, joka on alun perin lisännyt tämän työnkulun.  Voit myös jättää tämän kentän tyhjäksi.

Kuvaselite nro 2

Uusi pyyntö

Lähetä kaikki tiedot, joita henkilö, jolle määrität tehtävän, tarvitsee tehtävän suorittamiseen. (Tähän kohtaan lisäämäsi teksti lisätään myös Kootut kommentit -alueelle.)

Kuvaselite nro 3

Uusi kesto

Valitse jokin seuraavista kolmesta vaihtoehdosta:

  • Nykyisen määräpäivän    Jätä tämä kenttä tyhjäksi.

  • Määräpäivän poistaminen    Kirjoita numero 0.

  • Uuden eräpäivän päivämäärän    Kirjoita numero tähän ja määritä sitten keston yksikkö seuraavan kentän. Määritä ennen muuta tehtävän erääntyy kauden yhdessä kaksi merkintää.

Huomaa, että Allekirjoitusten kerääminen -tehtäville ei oletusarvoisesti määritetä määräpäiviä tai tehtävien kestoja.

Kuvaselite nro 4

Uusi keston yksikkö

Jos määrität uuden tehtävän keston, voit määrittää tehtävän määräajan käyttämällä tätä kenttää ja Uusi kesto -kenttää. (Esimerkiksi 3 päivää tai 1 kuukausi tai 2 viikkoa.)

Kun lomake on valmis, valitse Lähetä. Tehtävä merkitään valmiiksi, ja henkilölle, joka on nyt vastuussa tehtävästä, määritetään uusi tehtävä, ja tehtäväilmoitus lähetetään.

Kaikki lähettämäsi uudet tiedot lisätään uuden tehtäväilmoituksen on delegoinut -tekstiin (nro 1 seuraavassa kuvassa).

Uudelleenmääritetyn tehtävän ilmoitus

Tänä aikana kaikkia muutoksia seurataan, ja ne näkyvät Työnkulun tila -sivun Tehtävät- ja Historia-osioissa seuraavan kuvan mukaisesti.

Uudelleenmääritetyn tehtävän Työnkulun tila -sivun Tehtävät- ja Historia-alueet

Allekirjoitusten kerääminen -työnkulun valvonta, säätäminen tai pysäyttäminen

Voit valvoa, säätää tai pysäyttää käynnissä olevan työnkulun kyseisen esiintymän Työnkulun tila -sivulta.

Näytämme ensin, miten pääset kyseiselle sivulle, minkä jälkeen opastamme käyttämään sivun asetuksia ja sivulla olevia tietoja. Lopuksi esittelemme kaksi muuta sivua, joilta saat lisää valvontatietoja.

Napsauta kohteen sisältämässä luettelossa tai kirjastossa kohteen Meneillään-linkkiä ja haluamaasi työnkulkua.

Tässä esimerkissä kohde on Esitysluonnos-niminen asiakirja ja työnkulkuna on Hyväksyntä 3.

Napsauta työnkulun tilan linkkiä

Työnkulun tila -sivu avautuu

  • Jos luettelo tai kirjasto sisältää useita kohteita, voit nopeuttaa kohteen etsimistä käyttämällä lajittelua ja/tai suodatusta. Jos käytät lajittelua ja/tai suodatusta usein samalla tavalla, sinun kannattaa harkita mukautetun näkymän luomista automaattista hakua varten.

  • Voit siirtyä Työnkulun tila -sivulle myös napsauttamalla joko esiintymän Tarkastele työnkulun tilaa -linkkiä käynnissä olevan työnkulun sähköpostiviesti-ilmoituksessa tai Työnkulkuhistoria-linkkiä suoritetun työnkulun sähköposti-ilmoituksessa.

Työnkulun tila -sivun kunkin osion kuvan kohdalta voit hakea valvontakysymyksiä, joihin vastataan kyseisessä osiossa.

Työnkulun tiedot -osio

Työnkulun tiedot -osio Työnkulun tila -sivulla

Vastattavat kysymykset:

  • Kuka aloitti tämän työnkulun esiintymän?

  • Milloin tämä esiintymä aloitettiin?

  • Milloin esiintymän viimeinen toiminto suoritettiin?

  • Missä kohteessa tämä esiintymä toimii?

  • Mikä on tämän esiintymän nykyinen tila?

Tehtävät-osa

Työnkulun tila -sivun Tehtävät-alue

Vastattavat kysymykset:

  • Mitkä tehtävät on jo luotu ja määritetty, ja mikä on niiden nykyinen tila?

  • Mitkä tehtävät on jo suoritettu, ja mikä oli näiden tehtävien tulos?

  • Mikä on kunkin jo luodun ja määritetyn tehtävän määräaika? Huomaa, että Allekirjoitusten kerääminen -tehtäville ei oletusarvoisesti määritetä määräpäiviä tai tehtävien kestoja.

Poistetut tehtävät ja tehtävät, joita ei ole vielä määritetty, eivät näy tässä osiossa.

Työnkulkuhistoria-osa

Työnkulkuhistoria-osa Työnkulun tila -sivulla

Vastattavat kysymykset:

  • Mitkä tapahtumat ovat jo tapahtuneet tässä työnkulun esiintymässä?

  • Huomaa, että erääntyneet tehtävät ja erääntyneiden tehtävien ilmoitukset eivät näy tällä alueella.

Voit pysäyttää suoritettavan työnkulun kahdella eri tavalla ennen sen valmistumista:

  • Työnkulun peruuttaminen    Kaikki tehtävät peruutetaan, mutta ne säilyvät Työnkulun tila -sivun Tehtävät-alueella.

  • Työnkulun lopettaminen    Kaikki tehtävät peruutetaan ja poistetaan Työnkulun tila -sivun Tehtävät-alueelta. (Tehtävät näkyvät tästä huolimatta Työnkulkuhistoria-alueella.)

Seuraavassa on kuvattu ohjeet peruuttamista ja lopettamista varten.

Peruuttaminen (kaikki tehtävät peruutetaan, mutta ne jäävät näkyviin Tehtävät- ja Historia-luetteloihin)

Jos työnkulun nykyistä esiintymää ei enää tarvita, se voidaan peruuttaa.

Tämän menettelyn voi oletusarvoisesti suorittaa työnkulun aloittanut henkilö tai kuka tahansa, jolla on Luetteloiden hallinta -oikeudet. (Omistajat-ryhmään kuuluvilla on oletusarvoisesti Luetteloiden hallinta -oikeudet, mutta Jäsenet- ja Vierailijat-ryhmän jäsenillä ei ole näitä oikeuksia.)

  • Napsauta Työnkulun tila -sivulla työnkulun visualisoinnin alapuolella olevaa linkkiä Peruuta kaikki Pyydä allekirjoitukset -tehtävät.

Kaikki nykyiset tehtävät peruutetaan, ja työnkulku loppuu, jolloin sen tilana näkyy Peruutettu. Peruutetut tehtävät näkyvät yhä Tehtävät-alueella ja Työnkulkuhistoria-alueella.

Lopeta (kaikki tehtävät poistetaan Tehtävät-luettelosta, mutta ne jäävät silti historiatietoihin)

Työnkulku voidaan lopettaa virheen ilmetessä tai jos työnkulku pysähtyy ja lakkaa vastaamasta.

Tämä menettelyn voi oletusarvoisesti suorittaa vain joku, jolla on Luetteloiden hallinta -oikeudet. (Omistajat-ryhmään kuuluvilla on oletusarvoisesti Luetteloiden hallinta -oikeudet, mutta Jäsenet- ja Vierailijat-ryhmän jäsenillä ei ole näitä oikeuksia.)

  • Napsauta Työnkulun tila -sivulla työnkulun visualisoinnin alapuolella olevaa Lopeta tämä työnkulku -linkkiä.

Työnkulun kaikki tehtävät peruutetaan ja poistetaan työnkulun tila-sivun tehtävät -alueelta, mutta niitä silti näkyvät Työnkulkuhistoria -alueella. Työnkulun päättyy tila on Peruutettu.

Työnkulun tila -sivulla näkyvät kaikki työnkulun kohteet, jotka ovat parhaillaan käynnissä.

  1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, johon kohde on tallennettu.

  2. Osoita kohteen nimeä, napsauta näkyviin tulevaa nuolta ja valitse avattavasta valikosta Työnkulut.

  3. Työnkuluissa: Kohteen nimi -sivun Käynnissä olevat työnkulut -kohdassa näkyvät kaikki kohteen käynnissä olevat työnkulun esiintymät.

Huomautus:  Huomaa, että yksittäisen työnkulun useita esiintymiä ei voi olla käynnissä samaan aikaan samassa kohteessa. Esimerkki: Kaksi Allekirjoitusten kerääminen -malliin perustuvaa työnkulkua on lisätty. Toisen nimi on Suunnitelman palaute ja toisen Budjetin palaute. Yhdessä kohteessa voi olla samanaikaisesti käynnissä yksi Suunnitelman palaute- ja Budjetin palaute -esiintymä, mutta ei kahta esiintymää kummastakaan työnkulusta.

Sivustokokoelmien järjestelmänvalvojat voivat tarkastella nopeasti seuraavia tietoja:

  • miten montaa kuhunkin työnkulkumalliin perustuvaa työnkulkua käytetään sivustokokoelmassa

  • onko kukin sivustokokoelman työnkulkumalli parhaillaan käytössä vai poissa käytöstä

  • miten monta kuhunkin työnkulkumalliin perustuvan työnkulkuversion esiintymää on parhaillaan käynnissä sivustokokoelmassa.

Toimi seuraavasti:

  1. Siirry sivustokokoelman kotisivulle (ei sivuston kotisivulle eikä kokoelman alisivustoon).

  2. Valitse asetukset -kuvaketta SharePoint Onlinen julkisen verkkosivuston Asetukset-painike ja valitse sitten Sivuston asetukset.
    Valitse sivuston asetukset-sivun Sivustonhallinta-kohdassa työnkulkuja.
    Työnkulut-linkki Sivuston hallinta -otsikon alla

Näyttöön avautuu Työnkulut-sivu, jolla tiedot näkyvät.

Seuraava vaihe

Jos tämän työnkulkuversio on suorittanut ensimmäisen kerran, haluat ehkä ohjeita käyttämisestä on tämän artikkelin tarkastelu -osiossa voit tarkastella tapahtumat esiintymän ja tietää, onko työnkulun toiminnot tavalliseen tapaan haluat sen.

Allekirjoitusten kerääminen -työnkulun tulosten tarkistus ja raporttien luominen

Kun työnkulun esiintymä on suoritettu, voit tarkastella sen historiatietoihin tallennettuja tapahtumia. (Kaikkien esiintymien tiedot ovat käytettävissä jopa 60 päivää esiintymän suorittamisen jälkeen.)

Tärkeää:  Huomaa, että työnkulun historiatiedot on tarkoitettu vain epävirallista tiedonhakua varten. Niitä eivoi käyttää virallisia tarkastuksia varten eikä lakisääteisinä todisteina.

Voit laatia yleisiä suorituskykyraportteja myös työnkulun eri esiintymien välillä.

Niin kauan kuin kohde on samassa luettelossa tai kirjastossa ja sama työnkulku suoritetaan uudelleen samassa kohteessa, uusimman esiintymän historiatietoja voidaan tarkastella luettelossa tai kirjastossa.

Missä tahansa kohteessa käytetyn työnkulun uusimman esiintymän Työnkulun tila -sivun tarkasteleminen

  • Napsauta kohteen sisältämässä luettelossa tai kirjastossa kohteen tilan linkkiä ja haluamaasi työnkulkua.

Tässä esimerkissä kohde on Esitysluonnos -niminen asiakirja ja työnkulkuna on Uuden asiakirjan hyväksyntä.

Napsauta työnkulun tilan linkkiä

Työnkulun tila -sivun Työnkulkuhistoria-osio on sivun alaosassa.

Työnkulkuhistoria-osa Työnkulun tila -sivulla

Haluatko tarkastella esiintymän historiatietoja sen jälkeen, kun olet suorittanut saman työnkulun uudelleen samassa kohteessa?

Tämä on mahdollista jopa 60 päivän ajan luettelon tai kirjaston tai työnkulun valmistusilmoituksesta käsin. (SharePoint-tuotteet säilyttävät työnkulkujen tehtävähistorian 60 päivää.)

Luettelosta tai kirjastosta

  1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, johon kohde on tallennettu.

  2. Valitse kohde napsauttamalla kohteen nimen edessä olevaa kuvaketta ja valitse sitten valintanauhan Tiedostot-välilehden Työnkulut-ryhmässä Työnkulut.

  3. Työnkuluissa: napsauta Kohteen nimi -sivun Valmiit työnkulut -kohdassa sen työnkulun esiintymän nimeä tai tilaa, jota haluat tarkastella.
    Valmiit työnkulut kohteen Työnkulut-sivulla
    Kyseisen esiintymän Työnkulun tila -sivu avautuu.

Työnkulun valmistumisilmoituksesta

  • Avaa sen työnkulun esiintymän valmistumisilmoitus, jota haluat tarkastella, ja napsauta sitten Tarkastele työnkulun historiaa -linkkiä.

Työnkulun valmistumisilmoitus (Historia-linkki korostettuna)
Kyseisen esiintymän Työnkulun tila -sivu avautuu.

Jos haluat säilyttää kaikki valmistumisen-ilmoitusten, haluat ehkä poistaa Outlookin säännön luominen. Määrittää säännön Kopioi kaikki saapuvat viestit, joiden aiherivillä oman eri kansioon teksti on valmis . (Varmista, että oman Outlook säännön kopiot saapuvat viestit ja ei Siirrä niitä, tai ne eivät myös näkyvät Saapuneet.)

Voit tarkistaa, miten työnkulun yksittäinen versio toimii yleisesti  eri ajankohtina ja eri esiintymissä,  luomalla jommankumman tai molemmat seuraavista valmiista raporteista:

  • Toimintojen kesto -raportti    Tämän raportin avulla voit tarkastella, miten pitkään yhden työnkulun eri toimintojen suorittaminen kestää sekä miten kauan kyseisen työnkulun eri suorituskertojen tai esiintymien valmistuminen kestää.

  • Peruutus- ja virheraportti    Tämän raportin avulla voit tarkistaa, peruutetaanko työnkulku usein tai ilmeneekö siinä virheitä ennen valmistumista.

Työnkulun raporttien luominen

  1. Napsauta luettelossa tai kirjastossa työnkulun Tila-sarakkeen minkä tahansa tilatiedon linkkiä.
    Napsauta työnkulun tilaa

  2. Valitse Työnkulun tila -sivun Työnkulkuhistoria-kohdassa Näytä työnkulkuraportit.
    Näytä työnkulkuraportit -linkin valitseminen Työnkulkuhistoria-osassa

  3. Etsi työnkulku, jonka raporttia haluat tarkastella, ja napsauta haluamasi raportin nimeä.
    Toimintojen kesto -raportin valitseminen

  4. Valitse Mukauta-sivulla raporttitiedoston nykyinen tallennuspaikka tai muuta sitä ja napsauta sitten OK-painiketta.
    Napsauta OK-painiketta tiedoston tallennuspaikassa
    Raportti luodaan ja tallennetaan määritettyyn sijaintiin.

  5. Kun raportti on valmis, voit tarkastella sitä napsauttamalla seuraavassa kuvassa näkyvää linkkiä. Muussa tapauksessa sulje valintaikkuna valitsemalla OK. (Jos haluat tarkastella raporttia myöhemmin, voit avata sen edellisessä vaiheessa määritetystä sijainnista.)
    Raportin tarkasteleminen linkkiä napsauttamalla

Seuraava vaihe

Jos työnkulku toimii haluamallasi tavalla, voit aloittaa sen käyttämisen.

Jos roskakorissa on säilytettäviä haluat muuttaa siitä, miten se toimii, lue tämän artikkelin muuttaminen -osiosta.

Työnkulun suorituskykyraporttien luominen

Voit tarkistaa, miten työnkulun yksittäinen versio toimii yleisesti  eri ajankohtina ja eri esiintymissä,  luomalla jommankumman tai molemmat seuraavista valmiista raporteista:

  • Toimintojen kesto -raportti    Tämän raportin avulla voit tarkastella, miten pitkään yhden työnkulun eri toimintojen suorittaminen kestää sekä miten kauan kyseisen työnkulun eri suorituskertojen tai esiintymien valmistuminen kestää.

  • Peruutus- ja virheraportti    Tämän raportin avulla voit tarkistaa, peruutetaanko työnkulku usein tai ilmeneekö siinä virheitä ennen valmistumista.

Työnkulun raporttien luominen

  1. Napsauta luettelossa tai kirjastossa työnkulun Tila-sarakkeen minkä tahansa tilatiedon linkkiä.
    Napsauta työnkulun tilaa

  2. Valitse Työnkulun tila -sivun Työnkulkuhistoria-kohdassa Näytä työnkulkuraportit.
    Näytä työnkulkuraportit -linkin valitseminen Työnkulkuhistoria-osassa

  3. Etsi työnkulku, jonka raporttia haluat tarkastella, ja napsauta haluamasi raportin nimeä.
    Toimintojen kesto -raportin valitseminen

  4. Valitse Mukauta-sivulla raporttitiedoston nykyinen tallennuspaikka tai muuta sitä ja napsauta sitten OK-painiketta.
    Napsauta OK-painiketta tiedoston tallennuspaikassa
    Raportti luodaan ja tallennetaan määritettyyn sijaintiin.

  5. Kun raportti on valmis, voit tarkastella sitä napsauttamalla seuraavassa kuvassa näkyvää linkkiä. Muussa tapauksessa sulje valintaikkuna valitsemalla OK. (Jos haluat tarkastella raporttia myöhemmin, voit avata sen edellisessä vaiheessa määritetystä sijainnista.)
    Raportin tarkasteleminen linkkiä napsauttamalla

Seuraava vaihe

Jos työnkulku toimii haluamallasi tavalla, voit aloittaa sen käyttämisen.

Jos roskakorissa on säilytettäviä haluat muuttaa siitä, miten se toimii, lue tämän artikkelin muuttaminen -osiosta.

Allekirjoitusten kerääminen -työnkulun muuttaminen, poistaminen käytöstä väliaikaisesti tai lopullisesti

Kun olet suorittanut uuden Allekirjoitusten kerääminen -työnkulun ensimmäisen esiintymän ja tarkastellut sen tuloksia, haluat ehkä muuttaa työnkulun asetuksia.

Haluat mahdollisesti tehdä muutoksia työnkulkuun myös joskus tulevaisuudessa.

Voit myös haluta poistaa työnkulun käytöstä lyhyeksi tai pidemmäksi aikaa tai  jopa pysyvästi.

Voit muuttaa työnkulun pysyviä asetuksia avaamalla työnkulun lisäämiseen alun perin käytetyn liittämislomakkeen ja muokkaamalla sitä.

Työnkulkua käytetään vain yhdessä luettelossa tai kirjastossa

  1. Avaa luettelo tai kirjasto, jossa työnkulkua käytetään.

  2. Valitse valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehti.

    Huomautus: Välilehden nimi voi vaihdella kirjaston tai luettelon tyypin mukaan. Esimerkiksi kalenteriluettelossa välilehden nimi on Kalenteri.

  3. Valitse Asetukset-ryhmästä Työnkulun asetukset.

  4. Napsauta Työnkulun asetukset -sivun Työnkulun nimi (napsauta, jos haluat muuttaa asetuksia) -kohdassa sen työnkulun nimeä, jonka asetuksia haluat muuttaa.

    Huomautus:  Jos haluamaasi Allekirjoitusten kerääminen -työnkulkua ei näy luettelossa, se on ehkä yhdistetty vain yhteen sisältötyyppiin. Luettelossa näkyvät työnkulut määräytyvät luettelon alapuolella olevan Näytä tämäntyyppiset työnkulun kytkennät -asetuksen mukaan. (Katso kuvaa.) Napsauttamalla avattavan valikon sisältötyyppiasetuksia näet, mikä asetus sisältää haluamasi työnkulun. Kun haluamasi työnkulku näkyy luettelossa, napsauta työnkulun nimeä.

  5. Tee haluamasi muutokset samaan kaksisivuiseen liittämislomakkeeseen, jonka avulla työnkulku on lisätty alun perin. Tallenna muutokset.

    Saat lisätietoja kentistä ja asetuksista liittämislomakkeen suunnittelu -osiossa ja vastaavassa Lisää-osiossa (luettelo/kirjasto tai sivustokokoelma) on tämän artikkelin.

Työnkulkua käytetään kaikissa sivustokokoelman luetteloissa ja kirjastoissa

  1. Siirry sivustokokoelman kotisivulle (ei sivuston kotisivulle eikä kokoelman alisivustoon).

  2. Valitse asetukset -kuvaketta SharePoint Onlinen julkisen verkkosivuston Asetukset-painike ja valitse sitten Sivuston asetukset.

Valitse sivuston asetukset-sivun Valikoimat-kohdasta Sivuston sisältölajit.
Sivuston sisältötyypin linkki valikoimasivulla

  1. Napsauta Sivuston sisältötyypit -sivulla sen sivuston sisältötyypin nimeä, jossa työnkulkua käytetään.
    Asiakirja-sisältötyypit (sisältötyyppi korostettuna)

  2. Valitse valitun sisältötyypin sivun Asetukset-kohdastaTyönkulun asetukset.
    Sivuston sisältötyypin linkki Asetukset-osassa

  3. Napsauta Työnkulun asetukset -sivun Työnkulun nimi (napsauta, jos haluat muuttaa asetuksia) -kohdassa sen työnkulun nimeä, jonka asetuksia haluat muuttaa.

  4. Tee haluamasi muutokset sen liittämislomakkeen kahdelle ensimmäiselle sivulle, jonka avulla työnkulku on lisätty alun perin. Tallenna muutokset.

    Saat lisätietoja kentistä ja asetuksista liittämislomakkeen suunnittelu -osiossa ja vastaavassa Lisää-osiossa (luettelo/kirjasto tai sivustokokoelma) on tämän artikkelin.

Työnkulkua käytetään vain yhdessä luettelossa tai kirjastossa

  1. Avaa luettelo tai kirjasto, jossa työnkulkua käytetään.

  2. Valitse valintanauhan Luettelo- tai Kirjasto-välilehti.

    Välilehden nimi voi vaihdella kirjaston tai luettelon tyypin mukaan. Esimerkiksi kalenteriluettelossa välilehden nimi on Kalenteri.

  3. Valitse Asetukset-ryhmässä Työnkulun asetukset.

  4. Valitse Työnkulun asetukset -sivulla Poista työnkulku -linkki.

  5. Poista työnkulku -sivulla olevan lomakkeen avulla voit poistaa työnkulkuja käytöstä tilapäisesti, valita niitä uudelleen käyttöön tai poistaa työnkulkuja lopullisesti.
    Poista työnkulku -sivu

Lomakkeessa on viisi saraketta:

  • Työnkulku    Työnkulun nimi.

  • Esiintymät    Parhaillaan kohteissa käynnissä olevien työnkulun esiintymien määrä.

  • Salli    Mahdollistaa työnkulun toiminnan jatkamisen normaalisti.

  • Ei uusia esiintymiä    Tämä mahdollistaa työnkulun käynnissä olevien esiintymien suorittamisen, mutta poistaa työnkulun käytöstä niin, ettei sitä voi suorittaa uusissa esiintymissä. (Tämä toiminto voidaan peruuttaa myöhemmin. Voit ottaa työnkulun uudelleen käyttöön myöhemmin palaamalla tälle sivulle ja valitsemalla Salli.)

  • Poista    Tämä asetus poistaa työnkulun luettelosta tai kirjastosta kokonaan. Kaikki käynnissä olevat esiintymät lopetetaan välittömästi ja työnkulun sarakkeen ei enää näy luettelon tai kirjaston sivulla. (Tämä toiminto ei ole 't kaksisuuntaista.)

  1. Siirry sivustokokoelman kotisivulle (ei sivuston kotisivulle eikä kokoelman alisivustoon).

  2. Valitse Asetukset SharePoint Onlinen julkisen verkkosivuston Asetukset-painike ja valitse sitten Sivuston asetukset.

    SharePoint Online- asetusten SharePoint Onlinen julkisen verkkosivuston Asetukset-painike , valitsemalla sivuston sisältöja valitse sitten sivuston asetukset.

  3. Valitse sivuston asetukset-sivun Web Designer Galleries-kohdasta Sivuston sisältölajit.
    Sivuston sisältötyypin linkki valikoimasivulla

  4. Valitse sivuston sisältötyypit-sivulla sen sivuston sisältötyypin, jossa työnkulkua käytetään nimi.
    Asiakirja-sisältötyypit (sisältötyyppi korostettuna)

  5. Valitse valitun sisältötyypin sivun kohdassaasetukset-kohdasta Työnkulkuasetukset.

  6. Valitse Työnkulun asetukset -sivulla Poista työnkulku -linkki.

  7. Poista työnkulku -sivulla olevan lomakkeen avulla voit poistaa työnkulkuja käytöstä tilapäisesti, valita niitä uudelleen käyttöön tai poistaa työnkulkuja lopullisesti.
    Poista työnkulku -sivu

Seuraava vaihe

Jos olet tehnyt muutoksia, tarkista muutosten vaikutukset testaamalla työnkulkua.

  • Työnkulku    Työnkulun nimi.

  • Esiintymät    Parhaillaan kohteissa käynnissä olevien työnkulun esiintymien määrä.

  • Salli    Mahdollistaa työnkulun toiminnan jatkamisen normaalisti.

  • Ei uusia esiintymiä    Tämä mahdollistaa työnkulun käynnissä olevien esiintymien suorittamisen, mutta poistaa työnkulun käytöstä niin, ettei sitä voi suorittaa uusissa esiintymissä. (Tämä toiminto voidaan peruuttaa myöhemmin. Voit ottaa työnkulun uudelleen käyttöön myöhemmin palaamalla tälle sivulle ja valitsemalla Salli.)

  • Poista    Tämä asetus poistaa työnkulun sivustokokoelman kokonaan. Kaikki käynnissä olevat esiintymät lopetetaan välittömästi ja työnkulun sarakkeen ei enää näy luettelon tai kirjaston sivulla. (Tämä toiminto onn't kaksisuuntaista.)

SharePoint-tuotteet tarjoavat monipuoliset mahdollisuudet työnkulkujen mukauttamiseen.

Voit myös luoda mukautettuja työnkulkuja alusta alkaen.

Voit käyttää seuraavia ohjelmia:

  • SharePoint Designer 2013    Työnkulun lomakkeiden, toimenpiteiden ja toiminnan mukauttaminen.

  • Microsoft Visual Studio    Omien mukautettujen työnkulun toimintojen kehittäminen.

Lisätietoja on Microsoft Software Developer Network (MSDN) -sivuston ohjejärjestelmässä.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×