Ajoittamisen tarkkuuden parantaminen tehtävätyyppiä muuttamalla

Olet lisännyt tehtävään muutamia henkilöitä, jolloin tehtävän kesto piteni eikä lyhentynyt, kuten olit odottanut, tai toisinpäin. Et tiedä, miten pitäisi edetä. Joillain tehtävillä on määrätty kesto, jota ei pidä muuttaa; tällainen tehtävä on esimerkiksi sementin kovettuminen. Muiden tehtävien kesto on riippuvaisempi sen parissa työskentelevien henkilöiden määrästä. Tällaisia tehtäviä ovat vaikkapa tien rakentaminen tai ohjelmiston kehittäminen.

  • Voit muuttaa tehtävätyyppiä vastaamaan paremmin sen todellisia vaatimuksia kaksoisnapsauttamalla tehtävää, valitsemalla Lisäasetukset ja muuttamalla tehtävätyyppiä.

Vihje:  Voit tehdä saman nopeammin lisäämällä Tehtävätyyppi-sarakkeen taulukkonäkymään. Napsauta sarakeotsikkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten Lisää sarake.

Nämä ohjeet koskevat Microsoft Project 2016:ta, Microsoft Project 2013:a ja Microsoft Project 2010:tä.

Mitä tehtävätyypit tarkemmin ottaen ovat

Miten tehtävätyypit vaikuttavat aikatauluun

Tosielämän esimerkki tehtävien ajoittamisen hallinnasta

Miten tehtävätyypit vaikuttavat aikatauluun

Project käyttää ajoittamiskaavaa, joka suhteuttaa toisiinsa työ:n kolme arvoa, kesto:n ja varausyksiköt:

Työmäärä = kesto x yksiköt

Määrittäessäsi tehtävätyypin ”lyöt lukkoon” yhden näistä arvoista eli teet sen muuttumattomaksi. Yhden arvon lukkoon lyöminen tekee siitä ensisijaisen niin, että Project ei muuta sitä kahden muun arvon muuttuessa. Tämä koskee sekä automaattisesti että manuaalisesti ajoitettuja tehtäviä.

Alla on kätevä taulukko, joka auttaa pitämään ajoittamiskaavan liikkuvat osat mielessä.

Ruudukosta

Yksikköjä muutetaan

Kestoa muutetaan

Työmäärää muutetaan

Kiinteiden yksiköiden tehtävä

Kesto lasketaan uudelleen.

Työmäärä lasketaan uudelleen.

Kesto lasketaan uudelleen.

Kiinteän työmäärän tehtävä   

Kesto lasketaan uudelleen.

Yksiköt lasketaan uudelleen.

Kesto lasketaan uudelleen.

Kiinteän keston tehtävä

Työmäärä lasketaan uudelleen.

Työmäärä lasketaan uudelleen.

Yksiköt lasketaan uudelleen.

Katsotaanpa näitä kolmea tehtävätyyppiä tarkemmin. Valitsemasi arvon lukkoon lyöminen on erinomainen tapa kontrolloida aikatauluasi. Ennen kun luet pidemmälle, varmista, että ymmärrät, mitä eroa näillä Project-ajoittamisen kolmella peruselementillä – työ, kesto ja yksiköt – on ja miten ne suhteutuvat toisiinsa. Muistinvirkistykseksi voit lukea artikkelin Miten Project ajoittaa tehtävät: Taustatietoja.

Tämä on yleinen kompastuskivi, joten älä huolestu, vaikket ymmärtäisikään kaikkea heti. Opittuasi hallitsemaan tehtävien kestoa tehtävätyyppien avulla huomaat olevasi projektipäällikkönä entistäkin ammattitaitoisempi.

Seuraavassa taulukossa on yhteenveto tehtävätyypeistä ja niiden vaikutuksesta aikatauluun.

Tehtävätyyppi

Vaikutus aikatauluun

Kiinteät yksiköt

Tällä asetuksella voit lyödä lukkoon tehtävään määrättyjen työntekijöiden määrän (yksiköt), joka on tiedossasi ja jonka et halua muuttuvan, vaikka kesto muuttuisikin. Kun tehtävän työmäärä muuttuu, myös kesto muuttuu, mutta työntekijöiden määrä pysyy samana. Tämä tehtävätyyppi vastaa todellista tilannetta useimmissa projekteissa.

Esimerkki: Yksi työntekijä on määrätty kirjoittamaan raportti, jonka kirjoittamiseen pitäisi kulua vain kaksi tuntia. Jos toteat, että todellisuudessa varatut kaksi tuntia on venytettävä kahteen kalenteripäivään, voit vaihtaa tehtävän kestoksi kaksi päivää muuttamatta raportin kirjoittamiseen määrättyjen työntekijöiden määrää. Et todennäköisesti halua, että samaa raporttia kirjoittaa enemmän kuin kaksi ihmistä. Toisin sanoen haluat resurssien määrän (yksi henkilö) pysyvän samana.

Huomautus:  Tämä on asetus, jonka Project yleensä asettaa tehtäville. Voit muuttaa tätä oletusasetusta valitsemalla Tiedosto > Asetukset > Aikataulu ja valitsemalla sitten toisen tehtävätyypin Oletustehtävätyyppi-luettelosta.

Kiinteä työmäärä

Tällä asetuksella voit estää työmäärää muuttumasta, vaikka kesto muuttuisi tai työntekijöiden määrä kasvaisi. Käytä tätä asetusta, jos haluat säädellä tehtävien kestoa lisäämällä tai vähentämällä työntekijöiden määrää.

Esimerkki: Suuren puutarhan suunnitteluun talonrakennushankkeen yhteydessä kuluu 300 tuntia. Haluat puutarhan valmistuvan mahdollisimman pian, joten lisäät tehtävään lisää puutarhureita. Puutarhatehtävän kesto lyhenee työntekijämäärän kasvaessa.

Huomautus: Työmäärään perustuva -asetusta ei voi muuttaa tehtävissä, joiden työmäärä on kiinteä. Project katsoo, että tehtävien, joiden työmäärä on kiinteä, työarvot eivät ole joustavia, joten ne ovat aina työmäärään perustuvia. Voit halutessasi muuttaa tehtävätyyppien työmäärään perustuvaa asetusta.

Kiinteä kesto

Tämä asetus määrää, että kesto ei muutu, vaikka tehtävään määrättäisiin enemmän työntekijöitä. Käytä tätä asetusta, jos tiedät tehtävän keston ennen muita arvoja.

Esimerkki   : Viikoittainen palaveri saattaa kestää tunnin. Aseta tämän tehtävän kesto kiinteäksi, muuten se lyhenee lisätessäsi palaveriin osallistujia. Onhan selvää, että osallistujien määrän lisääminen ei lyhennä kokouksen kestoa (se saattaa vaikuttaa jopa päinvastaisesti!).

Sivun alkuun

Tosielämän esimerkki tehtävien ajoittamisen hallinnasta

Seuraavat kolme esimerkkitapausta kuvaavat heijastusvaikutuksia (ja sitä kautta valvontaa), joita tehtävätyypeillä on tehtävien ajoittamiseen aikataulun alusta loppuun.

Tapaus 1: Tehtävätyypin muuttaminen kiinteiksi yksiköiksi

Oletetaan, että sinulla on kiinteäyksikköinen tehtävä, jossa on 1 täysipäiväinen työntekijä käytettävissä 8 tuntia joka päivä. Olet määrittänyt tehtävän kestoksi 10 päivää ja työ 80 tuntia.

Tekemäsi muutokset

Mitä Project tekee

Lisäät täysipäiväisen resurssin

Project laskee tehtävän keston uudelleen. Tehtävälle on nyt määritetty 2 yksikköä, sen kesto on 5 päivää ja työmäärä 80 tuntia.

Pidennät kestoa

Jos huomaat, että tehtävä on suoritettava 8 päivässä 10 päivän sijaan, Project laskee tehtävän työmäärän uudelleen. Tehtävä kestää nyt 8 päivää, työmäärä on 64 tuntia ja resurssiyksiköitä on 1.

Muutat työmäärää

Jos huomaat, että tehtävään on käytettävä 20 lisätuntia, Project laskee tehtävän keston uudelleen. Tehtävän työmäärä on nyt 100 tuntia, kesto 12,5 päivää ja resurssiyksiköitä on 1.

Tapaus 2: Tehtävätyypin muuttaminen kiinteätöisiksi tehtäviksi

Oletetaan, että teet samasta tehtävästä kiinteätöisen tehtävän. Tämä tarkoittaa, että tehtävän työmäärä voi olla vain määrittämäsi määrä, ei yhtään enempää eikä vähempää. Tässä esimerkissä tehtävään on varattu 1 kokopäiväinen resurssi, joka on käytettävissä 8 tuntia joka päivä, ja tehtävän kesto on 10 päivää ja työmäärä 80 tuntia.

Tekemäsi muutokset

Mitä Project tekee

Lisäät täysipäiväisen resurssin

Project laskee tehtävän keston uudelleen. Tehtävälle on nyt määritetty 2 yksikköä, sen kesto on 5 päivää ja työmäärä 80 tuntia.

Pidennät kestoa

Jos huomaat, että tehtävä on suoritettava 8 päivässä 10 päivän sijaan, Project laskee tehtävän työmäärän uudelleen. Tehtävän suorittaminen 80 tunnissa ja 8 päivässä edellyttää 1,25 resurssin varaamista tehtävään. Tehtävään varatun resurssin varausasteeksi määritetään 125 %. Tehtävään on varattava toinen resurssi, jotta 25 %:n lisävaraus täyttyy.

Muutat työmäärää

Jos huomaat, että tehtävään on käytettävä 20 lisätuntia, Project laskee tehtävän keston uudelleen. Tehtävän työmäärä on nyt 100 tuntia, kesto 12,5 päivää ja resurssiyksiköitä on 1.

Tapaus 3: Tehtävätyypin muuttaminen kiinteäkestoiseksi tehtäväksi

Oletetaan vielä, että teet samasta tehtävästä kiinteäkestoisen tehtävän. Tämä tarkoittaa, että tehtävä on suoritettava määrittämäsi keston puitteissa. Myös tässä esimerkissä tehtävässä on 1 kokopäiväinen resurssi, joka on käytettävissä 8 tuntia joka päivä, ja sen kesto on 10 päivää ja työmäärä 80 tuntia.

Tekemäsi muutokset

Mitä Project tekee

Lisäät täysipäiväisen resurssin

Project laskee uudelleen kullekin resurssille annettavan työmäärän. Kun tehtävään on varattu vain 1 resurssi, kyseisellä resurssilla on 80 tuntia töitä. Kun varaat jonkun toisen resurssin tehtävään, kunkin resurssin on tehtävä 40 tuntia työtä saman 10 päivän aikana, ja työmäärä on yhteensä 80 tuntia. Kun lisäät jonkun toisen resurssiyksikön, molempien resurssien varaus laskee 50 %:iin, jolloin ne voivat käyttää puolet ajasta muihin tehtäviin.

Pidennät kestoa

Jos huomaat, että tehtävä on suoritettava 8 päivässä 10 päivän sijaan, Project laskee tehtävän työmäärän uudelleen. Tehtävä kestää nyt 8 päivää, työmäärä on 64 tuntia ja resurssiyksiköitä on 1.

Muutat työmäärää

Jos huomaat, että tehtävän suorittamiseen tarvitaan 20 tuntia lisätyötä, Project laskee tehtävän resurssiyksiköt uudelleen, jotta lisätyön voi viimeistellä 10 päivässä. Tehtävän työmäärä on nyt 100 tuntia, se kestää 10 päivää ja resurssiyksiköitä on 1,25. Tehtävään varatun resurssiyksikön varausasteeksi määritetään 125 %. Tehtävään on varattava toinen resurssi, jotta 25 %:n lisävaraus täyttyy.

Huomautus: Koska kustannusresurssi varauksissa ei ole työmäärä- tai yksikköarvoja, näitä arvoja ei lasketa uudelleen, kun tehtävän alkamis- tai päättymispäivää muokataan. Päivämääriä ei myöskään koskaan lasketa uudelleen kustannusresurssin varauksen vuoksi, koska et voi muokata työmäärää tai yksiköitä.

Sivun alkuun

Nämä ohjeet koskevat Microsoft Project 2007:ää.

Mitä tehtävätyypit tarkemmin ottaen ovat

Tehtävätyyppien yleiskatsaus

Työmäärään perustuvan ajoituksen poistaminen tehtävistä

Tehtävätyypin muuttaminen

Tehtävätyyppien yleiskatsaus

Projectissa käytetään kolmea tehtävätyyppiä: kiinteät yksiköt, kiinteä työmäärä ja kiinteä kesto. Project käyttää oletusarvoisesti kiinteitä yksiköitä.

Tehtävätyypit vaikuttavat ajoitukseen seuraavasti, kun jotakin kolmesta elementistä muutetaan.

Ruudukosta

Yksikköjä muutetaan

Kestoa muutetaan

Työmäärää muutetaan

Kiinteiden yksiköiden tehtävä

Kesto lasketaan uudelleen.

Työmäärä lasketaan uudelleen.

Kesto lasketaan uudelleen.

Kiinteätöinen tehtävä

Kesto lasketaan uudelleen.

Yksiköt lasketaan uudelleen.

Kesto lasketaan uudelleen.

Kiinteäkestoinen tehtävä

Työmäärä lasketaan uudelleen.

Työmäärä lasketaan uudelleen.

Yksiköt lasketaan uudelleen.

Miten tehtävätyypit muuttavat lukuarvoja

Oletetaan, että sinulla on kiinteäyksikköinen tehtävä, jossa on yksi täysipäiväinen resurssi käytettävissä kahdeksan tuntia joka päivä. Voit määrittää tehtävän kestoksi 10 päivää ja työ 80 tuntia.

  • Jos huomaat, että joku toinen täysipäiväinen resurssi voi avustaa tehtävässä, Project laskee tehtävän keston uudelleen. Tehtävälle on nyt määritetty kaksi yksikköä, sen kesto on viisi päivää ja työmäärä 80 tuntia.

  • Jos huomaat, että tehtävä on suoritettava kahdeksassa päivässä 10 sijaan, Project laskee tehtävän työmäärän uudelleen. Tehtävä kestää nyt kahdeksan päivää, työmäärä on 64 tuntia, ja resurssiyksiköitä on yksi.

  • Jos huomaat, että tehtävään on käytettävä 20 lisätuntia, Project laskee tehtävän keston uudelleen. Tehtävän työmäärä on nyt 100 tuntia, kesto 12,5 päivää, ja resurssiyksiköitä on yksi.

Oletetaan, että teet samasta tehtävästä kiinteätöisen tehtävän. Tämä tarkoittaa, että tehtävän työmäärä voi olla vain määrittämäsi määrä, eikä yhtään vähempää eikä enempää. Tässä esimerkissä tehtävässä on yksi kokoaikainen resurssi, joka on käytettävissä kahdeksan tuntia joka päivä, ja sen kesto on 10 päivää ja työmäärä 80 tuntia.

  • Jos huomaat, että joku toinen täysipäiväinen resurssi voi avustaa tehtävässä, Project laskee tehtävän keston uudelleen. Tehtävälle on nyt määritetty kaksi yksikköä, sen kesto on viisi päivää ja työmäärä 80 tuntia.

  • Jos huomaat, että tehtävä on suoritettava kahdeksassa päivässä kymmenen sijaan, Project laskee tehtävän resurssiyksiköt uudelleen. Tehtävän suorittaminen 80 tunnissa kahdeksassa päivässä edellyttää 1,25 resurssiyksikön varaamista tehtävään. Tehtävään varatun resurssin varausasteeksi määritetään 125 %. Tehtävään on varattava joku toinen resurssi, jotta 25 %:n lisävaraus täyttyy.

  • Jos huomaat, että tehtävään on käytettävä 20 lisätuntia, Project laskee tehtävän keston uudelleen. Tehtävän työmäärä on nyt 100 tuntia, kesto 12,5 päivää, ja resurssiyksiköitä on yksi.

Oletetaan vielä, että teet samasta tehtävästä kiinteäkestoisen tehtävän. Tämä tarkoittaa, että tehtävä on suoritettava määrittämäsi keston puitteissa. Tässä esimerkissä on jälleen yksi täysipäiväinen resurssi, joka on käytettävissä kahdeksan tuntia joka päivä, tehtävän kesto on 10 päivää ja työmäärä 80 tuntia.

  • Jos huomaat, että joku toinen resurssi voi avustaa tehtävässä, Project laskee kullekin resurssille varatun työmäärän uudelleen. Kun tehtävään on varattu vain yksi resurssi, kyseisellä resurssilla on 80 tuntia töitä. Kun varaat jonkun toisen resurssin tehtävään, kunkin resurssin on tehtävä 40 tuntia työtä saman 10 päivän aikana, ja työmäärä on yhteensä 80 tuntia. Kun lisäät jonkun toisen resurssiyksikön, molempien yksiköiden varaus laskee 50 %:iin, jolloin ne voivat käyttää puolet ajasta muihin tehtäviin.

  • Jos huomaat, että tehtävä on suoritettava kahdeksassa päivässä 10 sijaan, Project laskee tehtävän työmäärän uudelleen. Tehtävä kestää nyt kahdeksan päivää, työmäärä on 64 tuntia, ja resurssiyksiköitä on yksi.

  • Jos huomaat, että tehtävän suorittamiseen tarvitaan 20 tuntia lisätyötä, Project laskee tehtävän resurssiyksiköt uudelleen, jotta lisätyön voi viimeistellä 10 päivässä. Tehtävän työmäärä on nyt 100 tuntia, se kestää 10 päivää, ja resurssiyksiköitä on 1,25. Tehtävään varatun resurssiyksikön varausasteeksi määritetään 125 %. Tehtävään on varattava joku toinen resurssi, jotta 25 %:n lisävaraus täyttyy.

Huomautus: Koska kustannusresurssi varauksissa ei ole työmäärä- tai yksikköarvoja, näitä arvoja ei lasketa uudelleen, kun tehtävän alkamis- tai päättymispäivää muokataan. Päivämääriä ei myöskään koskaan lasketa uudelleen kustannusresurssin varauksen vuoksi, koska et voi muokata työmäärää tai yksiköitä.

Sivun alkuun

Työmäärään perustuvan ajoituksen poistaminen tehtävistä

Kun olet varannut resurssin, tehtävä ajoitetaan käyttämällä kaavaa Kesto = työmäärä/yksiköt. Voit valita minkä tahansa tehtävän kohdalla, minkä kaavan osan Project laskee määrittämällä tehtävätyypin. Kun varaat henkilöitä tai poistat heitä tehtävästä, Project pidentää tai lyhentää tehtävän kestoa siihen varattujen resurssien määrän perusteella. Project ei kuitenkaan muuta tehtävän kokonaistyömäärää. Tätä kutsutaan työmäärään perustuva aikatauluksi. Se on Projectin käyttämä oletusarvo, kun varaat resursseja tehtäviin.

Vaikka työmäärään perustuva ajoitus toimii useimmissa tapauksissa, voit halutessasi muuttaa tätä toimintaa niin, että se ilmaisee entistä täsmällisemmin, mitä tietyssä tehtävässä tapahtuu, kun resursseja lisätään tai poistetaan. Voi esimerkiksi olla, että haluat nähdä kokonaistyömäärän kasvun, kun lisäät tehtävään resursseja.

Huomautus: Et voi poistaa työmäärään perustuvaa ajoitusta kiinteätöisistä tehtävistä. Kiinteätöisillä tehtävillä ei ole joustavia työ arvoja, ja siksi ne määräytyvät aina työmäärän perusteella.

  1. Napsauta Näytä-valikosta Gantt-kaavio.

  2. Napsauta sen tehtävän riviä, jota et halua käyttää työmäärään perustuvaan ajoitukseen.

    Jos haluat muuttaa jopa kymmenen tehtävää kerralla, pidä Ctrl-näppäintä alhaalla ja napsauta kunkin tehtävän riviä. Jos tehtävät näkyvät vierekkäin ruudukossa, napsauta ensimmäistä tehtävää ja pidä vaihtonäppäintä alhaalla ja napsauta viimeistä tehtävää, jotta voit valita koko tehtävälohkon.

  3. Napsauta Tehtävän tiedot Painikkeen kuva ja napsauta sitten Lisäasetukset-välilehteä.

  4. Tyhjennä Työmäärään perustuva -valintaruutu.

Kun käyttäjä käsittelee työmäärään perustuvaa ajoitusta, hänen kannattaa muistaa seuraavat asiat:

  • Työmäärään perustuvat laskelmat ovat voimassa vain ensimmäisten resurssien varaamisen jälkeen. Kun ensimmäiset resurssit on varattu, työmäärän arvo ei muutu, kun uusia resursseja varataan tehtävään tai poistetaan samasta tehtävästä.

  • Jos määritetty tehtävätyyppi on Kiinteät yksiköt, lisäresurssien varaaminen lyhentää tehtävän kestoa.

  • Jos määritetty tehtävätyyppi on Kiinteä kesto, lisäresurssien varaaminen vähentää resurssien yksittäisiä yksikköarvoja.

  • Jos määritetty tehtävätyyppi on Kiinteä työmäärä, lisäresurssien varaaminen lyhentää tehtävän kestoa.

  • Yhteenvetotehtäviin ja lisättyihin projekteihin ei voi määrittää Työmäärään perustuva -asetusta.

Tehtävätyypin muuttaminen

  1. Napsauta Näytä-valikosta Gantt-kaavio.

  2. Napsauta muutettavaa tehtävää.

  3. Napsauta Tehtävän tiedot Painikkeen kuva ja napsauta sitten Lisäasetukset-välilehteä.

  4. Napsauta Tyyliasetukset-luettelosta muutettavaa tehtävätyyppiä.

Huomautus: 

  • Jos napsautat Kiinteä työ -vaihtoehtoa Tehtävätyyppi-luettelosta, et voi muuttaa tehtävän Työmäärään perustuva -asetusta. Kiinteätöisillä tehtävillä ei ole joustavia työn arvoja, ja siksi ne määräytyvät aina työmäärän perusteella.

  • Voit tarkastella ja muuttaa jokaisen tehtävän tyyppiä suoraan näkymässä lisäämällä näkymään Tyyppi-kentän. Napsauta uuden sarakkeen lisäyskohdan oikealla puolella olevaa saraketta, avaa Lisää-valikko ja valitse sitten Sarake. Valitse Kentän nimi -luettelosta Tyyppi.

  • Jos haluat muuttaa tehtävän tai alitehtävän hierarkkista rakennetta osana projektin jäsennysrakennetta, sinun on sisennettävä ja ulonnettava tehtävää tehtävätyypin muuttamisen sijaan.

  • Jos haluat ottaa käyttöön rajoituksia, jotka vaikuttavat siihen, kuinka Project laskee tehtävien alkamis- ja päättymispäivämäärät, määritä tehtävätyypin asemesta tehtävän rajoitus.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×