Ajankäytön ja tehtävän edistymisen hyväksynnän määrittäminen

Ajankäytön ja tehtävän edistymisen hyväksynnän määrittäminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Kun päätät aloittaa työaikaraporttien käytön organisaatiossasi, pohdi muutama minuutti sitä, miten haluat työaikaraporttien hyväksynnän toimivan.

Miten määritän hyväksynnät organisaatiossani?

Ennen kuin hankit Project Web App -sovelluksessa määritetyt hyväksynnät, kannattaa miettiä tarkasti, miten asiat toimivat parhaillaan organisaatiossasi ja miten haluat niiden toimivan jatkossa. Yritä vastata seuraaviin kysymyksiin ennen varsinaisen hyväksyntäprosessin aloittamista.

Tarvitsetko todella hyväksyntäprosessia?

Vaikka saattaakin tuntua luonnolliselta, että esimies hyväksyy ryhmän jäsenen tekemän työn, kannattaa käyttää aikaa keskusteluun siitä, onko muodollinen hyväksyntäprosessi todella tarpeellinen. Mitä hyväksyntöjen vaatimisilla halutaan saavuttaa? Jos organisaation palkkarakenne on sidoksissa työaikaraportteihin syötettyihin tunteihin, tällöin vastaus on todennäköisesti myönteinen. Jos projekteja hallitaan sen sijan kokonaan taloudellisesta järjestelmästä erillään, et ehkä tarvitse ylimääräistä vaihetta ryhmän jäsenten välille työn tekemistä varten tai työn lisäämiseksi projektisuunnitelmaan.

Huomautus: Sinun ei tarvitse määrittää hyväksyjää kaikille!    Jos et tarvitse ketään hyväksymään henkilöiden työskentelemiä tunteja ennen kyseisten tuntien lisäämistä projektisuunnitelman, sinun ei tarvitse käyttää hyväksyjää. Tee ryhmän jäsenestä hänen oma hyväksyjänsä. Itse asiassa Project Web App määrittää sen automaattisesti näin, kun lisäät uuden henkilön, joten sinun ei tarvitse tehdä mitään. Se on hyvin helppoa!

Kuka vastaa ajan hyväksymisestä?

Kun ryhmän jäsen työskentelee organisaatiossa, kuka hyväksyy kyseiseen työhön käytetyt tunnit? Onko se projektipäällikkö? Onko se joku palkanlaskennasta? Ehkä se on kumpikin. Jotta voit määrittää Project Web Appin organisaation todellisten toimintatapojen mukaisesti, sinun on tiedettävä ne henkilöt, jotka hyväksyvät organisaatiossa työhön käytetyn ajan.

Joskus työaikaraportteihin tarvitaan useamman kuin yhden henkilön hyväksyntä. Esimerkkinä voisi olla tilanne, jossa hyväksyntä tarvitaan sekä resurssipäälliköltä että palkanlaskennasta. Jos näin toimitaan myös sinun organisaatiossasi, voit määrittää hyväksyjien ketjun esimerkiksi seuraavalla tavalla:

Työryhmän jäsen

Teemu   

Teemu on ryhmän jäsen ja Liisi on hänen työaikaraporteista vastaava esimies.

Teemu täyttää työaikaraporttinsa ja lähettää sen Liisille.

Projektipäällikkö

Liisi   

Liisi on ryhmän esimies ja Viljo on hänen työaikaraporteista vastaava esimies.

Liisi hyväksyy Teemun työaikaraportin ja se lähetetään automaattisesti Viljolle hyväksyntää varten.

Palkanlaskennan asiantuntija

Viljo   

Viljo työskentelee palkanlaskennassa ja hän on itse työaikaraporteista vastaava esimies.

Kun Viljo hyväksyy Teemun työaikaraportin, Teemun kirjaamat työtunnit lisätään vastaavaan projektisuunnitelmaan.

Vain Työaikaraportin valvojat -sivulla luetellut henkilöt voivat hyväksyä työaikaraportit.

Jos haluat lisätä jonkun hyväksyjäksi

  1. Valitse Asetukset Asetukset-kuvake > PWA-asetukset.

  2. Valitse Ajan ja tehtävien hallinta -kohdassa Työaikaraportin valvojat.

    Työaikaraportin vastuuhenkilöt
  3. Valitse Valvojat > Lisää valvoja.

    Vastuuhenkilön lisääminen
  4. Valitse henkilö, jonka haluat lisätä hyväksyjäksi, ja valitse sitten OK.

Miten määritän henkilön työaikaraportin hyväksyjän Project Web App -sovelluksessa?    Määritä henkilön Työaikaraportin valvojaresurssikeskuksessa.

Kuka vastaa tehtävän edistymisen hyväksymisestä?

Muista, että tehtävän edistyminen on eri asia kuin ajan eteneminen, vaikka molempia seurataan ryhmän jäsenten työaikaraporteissa. Joskus tehtävän edistymisen hyväksynnästä vastaavat eri henkilöt kuin ajankäytön hyväksynnästä vastaavat henkilöt. Voit esimerkiksi tarvita jonkun palkanlaskennasta hyväksymään käytettyjen työtuntien määrän (aika), mutta et tarvitse kyseistä henkilöä hyväksymään suoritetun työn prosenttimäärää (tehtävän edistyminen). Toisaalta voit tarvita ryhmän johtajan hyväksymään päivitykset siitä, kuinka paljon tehtävään liittyvää työtä on jäljellä ennen sen valmistumista (tehtävän edistyminen), mutta et tarvitse kyseistä johtajaa hyväksymään todellisuudessa tehtyjä työtunteja (aika). Project Web App -sovelluksessa projektipäällikön on aina hyväksyttävä tehtävän edistyminen ennen sen lisäämistä projektisuunnitelmaan.

Miten määritän henkilön tehtävän edistymisen hyväksyjän Project Web App -sovelluksessa?    Lähes kuten aikaa hyväksyttäessä, voit määrittää ketjun hyväksyjiä myös tehtävän edistymiselle. Sinun on vain määritettävä kullekin henkilölle Tehtävän oletusomistajaresurssikeskuksessa.

Mitä muita vaihtoehtoja on olemassa?

Käytettävissä on myös muutama muu vaihtoehto, joka voi olla käytännöllinen hyväksyntään sinun organisaatiossasi. Molemmat vaihtoehdot voi valita kohdassa Asetukset Asetukset-kuvake > PWA-asetukset. Siellä osa asetuksista on kohdassa Tuntilomakkeen asetukset ja oletusarvot.

Työaikaraportin asetukset ja oletusarvot

Voivatko esimiehet hyväksyä työaikaraportit rivi kerrallaan?

Jos haluat, että esimiehet voivat hyväksyä yksittäiset aikaraportin rivit, valitse Työaikaraporttikäytännöt-kohdan Esimiehen hyväksyntä tehtävän tilalle -osassa Käytössä-vaihtoehto. Voit myös valita Vaadi rivien hyväksymistä ennen työaikaraportin hyväksymistä -vaihtoehdon. Kun olet tehnyt muutokset, napsauta Tallenna-painiketta.

Jos haluat vain esimiesten hyväksyvän koko työaikaraportin, valitse Ei käytössä.

Voiko ryhmän jäsen muuttaa oman työaikaraporttinsa ensimmäistä hyväksyjää?

Jos et halua, että tiimin jäsenet voivat vaihtaa työaikaraportin ensimmäisen hyväksyjän, valitse Hyväksynnän reititys -kohdassa Kiinteä hyväksynnän reititys -valintaruutu. Kun olet tehnyt muutokset, napsauta Tallenna-painiketta.

Jos ryhmän jäsenten on sallittua muuttaa ensimmäistä hyväksyjää, jätä valintaruutu tyhjäksi. Kun ryhmän jäsenen määrittämä ensimmäinen hyväksyjä hyväksyy työaikaraportin, työaikaraportin tavanomainen hyväksynnän reititys käynnistyy.

Voivatko ryhmän jäsenet valita kenet tahansa ensimmäiseksi hyväksyjäksi?    Ei, he voivat valita vain Työaikaraportin valvojat -sivun luettelossa olevan henkilön.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×