Aikatauluavustajan käyttäminen

Selaimesi ei tue video. Asenna Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player tai Internet Explorer 9.

Tämän videon avulla opit käyttämään aikatauluavustajaa hoitaaksesi monimutkaisia kokouksia, joissa on paljon osallistujia.

Haluatko vielä enemmän?

Juhlapäivien lisääminen kalenteriin

Tapaamiset ja kokoukset sisältävän kalenterin tulostaminen

Outlook-kalenterin jakaminen muiden kanssa

Kokoukseen tulee lisää osallistujia, joten aikataulujen sovittelu monimutkaistuu. Nyt kannattaa käyttää Aikatauluavustajaa.

Osallistujat ja resurssit näkyvät täällä.

Kunkin aikataulu näkyy aikajanalla olevina väripalkkeina.

Kokousaika näkyy varjostettuna.

Palkeista näemme, että osallistujat on jo kutsuttu kokoukseen

ja että kokous näkyy heidän kalentereissaan.

Selitteestä näkyy, mitä eri värit tarkoittavat.

Tämä osallistuja on hyväksynyt kutsun, koska palkin mukaan hän on kyseisenä aikana varattu.

Nämä ovat hyväksyneet kokouksen alustavasti.

Palkeista voi oletusarvoisesti nähdä vain sen, onko henkilö vapaana vai varattu –

ei tarkempia tietoja, ellei osallistuja ole jakanut kalenteriaan muiden kanssa.

Tämä on kuitenkin riittävä tieto

kaikille sopivan kokousajan järjestämistä varten.

Napsautetaan vielä Lisää osallistujia -painiketta ja lisätään mukaan muutama henkilö.

Lisätään myös suurempi kokoushuone ja poistetaan ensimmäinen.

Jo kutsumaIlamme henkilöllä näyttää olevan aikatauluristiriita,

joten kokeillaan kokouksen siirtämistä puolella tunnilla.

Sen voi tehdä täällä, mutta se käy vielä helpommin vetämällä viivoja niin, että alkamisaika ja päättymisaika muuttuvat.

Kun olet löytänyt ajankohdan, joka näyttää sopivan kaikille, voit lähettää päivitetyt tiedot.

Kaikki osallistujat saavat päivitetyn kokouspyynnön.

He voivat jälleen tarkistaa kutsun ja valita Hyväksy, Alustava tai Hylkää.

Jos vastaanottajalla on Outlook käytössä, hän voi myös ehdottaa uutta ajankohtaa.

Jos vastaanottaja valitsee Alustava ja ehdota uutta aikaa, näyttöön tulee Aikatauluavustajaa muistuttava valintaikkuna.

Hän voi muuttaa alkamis- tai päättymisaikaa ja napsauttaa Ehdota aikaa -painiketta. Sitten hän voi kirjoittaa viestin ja lähettää sen.

Voit avata ehdotuksen ja harkintasi mukaan hyväksyä sen, poistaa sen tai vastata siihen.

Kaikille sopivan kokousajan löytäminen voi välillä olla todella hankalaa,

mutta Aikatauluavustaja helpottaa työtä huomattavasti.

Seuraavassa videossa kerrotaan, mitä tapahtuu, kun jaat kalenterin muiden kanssa.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×