Accessin yhteystietojen hallinnan tietokantamallin käyttäminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Access 2007:n yhteystietojen hallinnan tietokantamallin avulla pysyt ajan tasalla nimistä, osoitteista, puhelinnumeroista ja muista tiedoista. Tämän suositun Access-mallin uuden version avulla voit myös luokitella yhteystietoja, lähettää sähköpostiviestejä ja luoda osoitekarttoja.

Yhteystietojen hallinnan tietokanta

Tietokannan käyttäminen

Tässä artikkelissa kerrotaan yhteystietojen hallinnan tietokantamallin perustoiminnoista.

Tietokannan valmisteleminen

  • Kun avaat tietokannan ensimmäisen kerran, Access näyttää aloitussivun. Jos et halua nähdä tätä sivua, kun avaat tietokannan uudelleen, poista valinta Näytä aloitussivu, kun tämä tietokanta avataan -valintaruudusta.

    Sulje aloitussivu, jotta voit aloittaa tietokannan käyttämisen.

  • Jos haluat varmistaa, että kaikki tietokannan sisältö on käytössä, toimi seuraavasti:

    1. Valitse sanomapalkissa Asetukset.

    2. Valitse Microsoft Officen suojausasetukset -valintaikkunassa Ota tämä sisältö käyttöön ja valitse sitten OK.

      Katso lisätietoja tietokannan sisällön käyttöönotosta artikkelista Tietokantaan luottaminen.

Yhteystietojen lisääminen Microsoft Office Outlook 2007 -ohjelmasta

Jos käytät Office Outlook 2007 -ohjelmaa, voit lisätä yhteystietoja kyseisestä ohjelmasta ilman, että sinun tarvitsee kirjoittaa samoja tietoja uudelleen.

  1. Valitse yhteystietoluettelolomakkeessa Lisää Outlookista.

  2. Valitse Lisättävien nimien valitseminen -valintaikkunassa ne nimet, jotka haluat lisätä tietokantaan.

  3. Valitse Lisää ja valitse sitten OK.

Yhteystiedon etsiminen

Pikahakukentän avulla löydät yhteystiedon yhteystietoluettelolomakkeesta nopeasti.

  • Kirjoita etsittävä teksti yhteystietoluettelolomakkeen pikahakukenttään ja paina ENTER-näppäintä tai valitse Siirry.

    Access suodattaa luettelon niin, että näet vain ne tietueet, jotka sisältävät haussa määritellyn tekstin. Voit palata täyteen luetteloon valitsemalla Näytä kaikki tietueet.

Sarakkeiden näyttäminen ja piilottaminen

Osa yhteystietoluettelolomakkeen kentistä (sarakkeista) on piilotettu oletusarvoisesti. Jos haluat muuttaa kenttien näkyvyyttä, toimi seuraavasti:

  1. Valitse Näytä tai piilota kentät.

  2. Valitse Näytä sarakkeet -valintaikkunassa näytettävien sarakkeiden vieressä olevat valintaruudut. Poista valintaruudun valinta, jos haluat piilottaa sarakkeen.

Raporttien näyttäminen

Yhteystietojen hallinnan tietokanta sisältää kaksi raporttia: Hakemiston ja Puhelinluettelon. Jos haluat nähdä raportin, toimi seuraavasti:

  • Kaksoisnapsauta siirtymisruudun Raportit-kohdassa haluamasi raporttia.

Voit luoda omia mukautettuja raportteja. Lisätietoja saat artikkelista Yksinkertaisen raportin luominen.

Yhteystietojen näyttäminen

Yhteystiedot-lomakkeen avulla voit tarkastella ja lisätä yhteyshenkilötietoja. Jos haluat nähdä yhteystiedot-lomakkeen, toimi seuraavasti:

  • Valitse yhteystietoluettelolomakkeessa Avaa haluamasi yhteyshenkilön vieressä.

Kuvan lisääminen

Voit lisätä yhteyshenkilölle kuvan yhteystiedot-lomakkeessa.

  1. Valitse kuvakehyksen alta + / – kuvia.

  2. Valitse Liitetiedostot-valintaikkunassa Lisää.

  3. Valitse Valitse tiedosto -valintaikkunassa kansio, joka sisältää tiedoston.

  4. Valitse lisättävä tiedosto ja valitse sitten Avaa.

  5. Valitse Liitetiedostot-valintaikkunassa OK.

Huomautus: Jokaiselle yhteyshenkilölle voi liittää useita tiedostoja sekä myös useita eri tiedostotyyppejä kuten asiakirjoja tai laskentataulukoita.

Yhteystiedon osoitteen näyttäminen kartalla

Jos olet syöttänyt yhteyshenkilön katuosoitteen yhteystiedot-lomakkeeseen, voit nähdä kyseisen osoitteen kartalla:

  • Valitse Näytä kartalla.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×