Accessin tehtävien hallinnan tietokantamallin käyttäminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Access 2007:n tehtävien hallinnan tietokantamallin avulla pysyt ajan tasalla niistä työkohderyhmistä, jotka sinun tai ryhmäsi on suoritettava. Voit myös etsiä ja suodattaa tehtävätietoja, näyttää tai piilottaa sarakkeita, lähettää sähköpostiviestejä ja nähdä tehtäväomistajien osoitteet kartalla.

Access 2007:n tehtävätietokantamalli

Tietokannan käyttäminen

Tässä artikkelissa kerrotaan tehtävien hallinnan tietokantamallin perustoiminnoista.

Tietokannan valmisteleminen

  • Kun avaat tietokannan ensimmäisen kerran, Access näyttää aloitussivun. Jos et halua nähdä tätä sivua, kun avaat tietokannan uudelleen, poista valinta Näytä aloitussivu, kun tämä tietokanta avataan -valintaruudusta.

    Sulje aloitussivu, jotta voit aloittaa tietokannan käyttämisen.

  • Jos haluat varmistaa, että kaikki tietokannan sisältö on käytössä, toimi seuraavasti:

    1. Valitse sanomapalkissa Asetukset.

    2. Valitse Microsoft Officen suojausasetukset -valintaikkunassa Ota tämä sisältö käyttöön ja valitse sitten OK.

      Katso lisätietoja tietokannan sisällön käyttöönotosta artikkelista Tietokantaan luottaminen.

Tietojen kerääminen sähköpostin avulla

Voit kerätä tehtävätietoja sähköpostia käyttäviltä käyttäjiltä lähettämällä tietojen syöttölomakkeen sähköpostiviestissä. Kun käyttäjä palauttaa täytetyn lomakkeen, sen tiedot voidaan käsitellä ja tallentaa tehtäväluetteloosi.

  1. Valitse tehtäväluettelolomakkeessa Kerää tietoja.

  2. Noudata ohjatun Tietojen kerääminen sähköpostin avulla -toiminnon ohjeita, jotta voit kerätä määritettyjen vastaanottajien tietoja.

Tehtävän tai yhteystiedon etsiminen

Pikahakukentän avulla löydät tehtävän tehtäväluettelolomakkeesta tai yhteystiedon yhteystietoluettelolomakkeesta nopeasti.

  • Kirjoita etsittävä teksti pikahakukenttään ja paina ENTER-näppäintä tai valitse Siirry.

    Access suodattaa luettelon niin, että näet vain ne tietueet, jotka sisältävät haussa määritellyn tekstin. Voit palata täyteen luetteloon valitsemalla Näytä kaikki tietueet.

Tehtäväluettelon suodattaminen

Voit käyttää suodattimia tehtäväluettelolomakkeessa ja tallentaa suosikkisuodattimesi myöhempää käyttöä varten.

  1. Sinun tarvitsee vain napsauttaa lomaketta hiiren kakkospainikkeella ja valita haluamasi suodattimet.

  2. Valitse Tallenna suodatin.

  3. Kirjoita suodattimen nimi ja kuvaus Suodattimen tiedot -lomakkeeseen ja valitse sitten Sulje.

  4. Ota tallennettu suodatin käyttöön Suosikkisuodattimet-ruudun avulla tai napsauta (Tyhjennä suodatin)-painiketta poistaaksesi suodattimen.

Sarakkeiden näyttäminen ja piilottaminen

Osa tehtäväluettelolomakkeen ja yhteystietoluettelolomakkeen kentistä (sarakkeista) on piilotettu oletusarvoisesti. Jos haluat muuttaa kenttien näkyvyyttä, toimi seuraavasti:

  1. Valitse Näytä tai piilota kentät.

  2. Valitse Näytä sarakkeet -valintaikkunassa näytettävien sarakkeiden vieressä olevat valintaruudut. Poista valintaruudun valinta, jos haluat piilottaa sarakkeen.

Tehtävän tai yhteystiedon tietojen näyttäminen

Tehtävän tiedot -lomakkeen ja yhteystiedot -lomakkeen avulla voit tarkastella ja lisätä tietoja eri kohteista. Jos haluat nähdä tehtävän tiedot -lomakkeen tai yhteystiedot-lomakkeen, toimi seuraavasti:

  • Valitse tehtävän tiedot -lomakkeessa tai yhteystietolomakkeessa Avaa haluamasi kohteen vieressä.

Liitteiden lisääminen

Voit lisätä kuvia ja muita liitteitä tehtävän tiedot -lomakkeessa ja yhteystiedot-lomakkeessa.

  • Valitse tiedot-lomakkeessa + / – kuvia.

  • Valitse Liitetiedostot-valintaikkunassa Lisää.

  • Valitse Valitse tiedosto -valintaikkunassa kansio, joka sisältää tiedoston.

  • Valitse lisättävä tiedosto ja valitse sitten Avaa.

  • Valitse Liitetiedostot-valintaikkunassa OK.

Huomautus: Jokaiselle kohteelle voi liittää useita tiedostoja sekä myös useita eri tiedostotyyppejä kuten asiakirjoja tai laskentataulukoita.

Yhteystietojen lisääminen Microsoft Office Outlook 2007 -ohjelmasta

Jos käytät Office Outlook 2007 -ohjelmaa, voit lisätä yhteystietoja tai tehtävien omistajia kyseisestä ohjelmasta ilman, että sinun tarvitsee kirjoittaa samoja tietoja uudelleen.

  1. Valitse yhteystietoluettelolomakkeessa Lisää Outlookista.

  2. Valitse Lisättävien nimien valitseminen -valintaikkunassa ne nimet, jotka haluat lisätä tietokantaan.

  3. Valitse Lisää ja valitse sitten OK.

Yhteystiedon osoitteen näyttäminen kartalla

Jos olet syöttänyt yhteyshenkilön katuosoitteen yhteystiedot-lomakkeeseen, voit nähdä kyseisen osoitteen kartalla:

  • Valitse Näytä kartalla.

Raporttien näyttäminen

Tehtävätietokanta sisältää useita raportteja, kuten aktiiviset tehtävät, tehtävän tiedot, yhteyshenkilöiden yhteystiedot ja paljon muuta. Jos haluat nähdä raportin, toimi seuraavasti:

  • Kaksoisnapsauta siirtymisruudun Raportit-kohdassa haluamasi raporttia.

Voit luoda omia mukautettuja raportteja. Lisätietoja saat artikkelista Yksinkertaisen raportin luominen.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×