Accessin projektit-tietokantamallin käyttäminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Tekijä: Michael Groh, Access MVP

Access 2007:n projektinhallinnan tietokannan avulla hallinnoit projekteja sekä niihin liittyviä tehtäviä ja työntekijöitä. Voit myös hakea ja suodattaa projektitietoja, lisätä yleisiä tehtäviä ja lähettää tai vastaanottaa tietoja sähköpostin kautta.

Projektit-tietokantamalli

Tietokannan käyttäminen

Tässä artikkelissa kerrotaan projektit-työpöytätietokantamallin perustoiminnoista.

Tietokannan valmisteleminen

Jos haluat varmistaa, että kaikki tietokannan sisältö on käytössä, toimi seuraavasti:

  1. Valitse sanomapalkissa Asetukset.

  2. Valitse Microsoft Officen suojausasetukset -valintaikkunassa Ota tämä sisältö käyttöön ja valitse sitten OK.

Katso lisätietoja tietokannan sisällön käyttöönotosta artikkelista Tietokantaan luottaminen.

Työntekijöiden lisääminen

Aloita projektit-tietokantamallin käyttäminen lisäämällä siihen työntekijöitä, joille voit sitten määrittää projekteja ja tehtäviä. Voit tätä ohjetta noudattamalla lisätä työntekijöitä manuaalisesti. Jos haluat lisätä työntekijöitä Outlook 2007:n yhteystiedoista, siirry seuraavaan osioon.

  1. Valitse projektiluettelolomakkeessa Työntekijäluettelo.

  2. Täytä kunkin työntekijän tiedot työntekijäluettelolomakkeeseen.

  3. Jos haluat syöttää tarkempia tietoja tietystä työntekijästä, kaksoisnapsauta työntekijän nimeä työntekijäluettelolomakkeessa ja syötä tiedot työntekijän tiedot -lomakkeeseen.

  4. Jos haluat palata takaisin projektiluettelolomakkeeseen, valitse Sulje.

Yhteystietojen lisääminen Microsoft Office Outlook 2007 -ohjelmasta

Jos käytät Office Outlook 2007 -ohjelmaa, voit lisätä työntekijöitä kyseisestä ohjelmasta ilman, että sinun tarvitsee kirjoittaa samoja tietoja uudelleen.

  1. Valitse projektiluettelolomakkeessa Työntekijäluettelo.

  2. Valitse työntekijäluettelolomakkeessa Lisää Outlookista.

  3. Valitse Lisättävien nimien valitseminen -valintaikkunassa ne nimet, jotka haluat lisätä tietokantaan.

  4. Valitse Lisää ja valitse sitten OK.

Uuden projektin lisääminen

  1. Valitse projektiluettelolomakkeessa Uusi projekti.

  2. Täytä projektin tiedot projektitiedot-lomakkeeseen ja valitse sitten Sulje.

Olemassa olevan projektin muokkaaminen

  1. Kaksoisnapsauta projektiluettelolomakkeessa muokattavaa projektia.

  2. Lisää tai muokkaa projektin tietoja projektitiedot-lomakkeessa.

    Tehtävän lisääminen

    • Valitse projektitiedot-lomakkeessa Uusi tehtävä.

    • Täytä tehtävän tiedot tehtävän tiedot -lomakkeeseen ja valitse sitten Sulje.

      Access näyttää uuden projektin projektitiedot-lomakkeen projektitehtävät-luettelossa.

      Tehtävän muokkaaminen

    • Valitse projektitiedot-lomakkeessa Projektitehtävät-välilehti.

    • Kaksoisnapsauta tehtävää, jota haluat muokata.

    • Muokkaa tehtävän tietoja tehtävän tiedot -lomakkeessa ja valitse sitten Sulje.

      Yleisen tehtävän lisääminen

      Yleiset tehtävät ovat tehtäviä, joita käytetään usein useassa eri projektissa, kuten budjetoinnissa tai koulutuksissa. Kun olet määrittänyt yleisen tehtävän, se voidaan lisätä mihin tahansa projektit-tietokannassa olevaan projektiin ilman, että sinun tarvitsee määrittää tehtävän tietoja uudelleen.

    • Valitse projektitiedot-lomakkeessa Yleisiä tehtäviä.

    • Valitse kunkin projektiin lisättävän yleisen tehtävän vieressä oleva valintaruutu. Lisää uudet yleiset tehtävät luettelon loppuun.

    • Jos haluat palata takaisin projektitiedot-lomakkeeseen, valitse Sulje.

Tietojen kerääminen sähköpostin avulla

Voit kerätä tietoja projekteista tai työntekijöistä sähköpostia käyttäviltä käyttäjiltä lähettämällä tietojen syöttölomakkeen sähköpostiviestissä. Kun käyttäjä palauttaa täytetyn lomakkeen, sen tiedot voidaan käsitellä ja tallentaa tehtäväluetteloosi.

  1. Valitse projektiluettelolomakkeessa tai työntekijäluettelolomakkeessa Kerää tietoja.

  2. Noudata ohjatun Tietojen kerääminen sähköpostin avulla -toiminnon ohjeita, jotta voit kerätä määritettyjen vastaanottajien tietoja.

Projektiluettelon suodattaminen

Voit käyttää suodattimia projektiluettelolomakkeessa ja tallentaa suosikkisuodattimesi myöhempää käyttöä varten.

  1. Sinun tarvitsee vain napsauttaa lomaketta hiiren kakkospainikkeella ja valita haluamasi suodattimet.

  2. Valitse Tallenna suodatin.

  3. Kirjoita suodattimen nimi ja kuvaus Suodattimen tiedot -lomakkeeseen ja valitse sitten Sulje.

  4. Ota tallennettu suodatin käyttöön Suosikkisuodattimet-ruudun avulla tai napsauta (Tyhjennä suodatin)-painiketta poistaaksesi suodattimen.

Projektin tai työntekijän tietojen näyttäminen

Projektitiedot-lomakkeen ja työntekijän tiedot -lomakkeen avulla voit tarkastella ja lisätä tietoja projekteista tai työntekijöistä. Jos haluat nähdä projektitiedot-lomakkeen tai työntekijän tiedot -lomakkeen, toimi seuraavasti:

  • Kaksoisnapsauta projektiluettelolomakkeessa tai työntekijäluettelolomakkeessa tarkasteltavaa kohdetta

Liitteiden lisääminen

Voit lisätä kuvia ja muita liitteitä projektitiedot-lomakkeessa, tehtävän tiedot -lomakkeessa ja työntekijän tiedot -lomakkeessa.

  • Kaksoisnapsauta missä tahansa tiedot-lomakkeessa Liitteet-kenttää (kaksoisnapsauta kuvaketta työntekijän tiedot -lomakkeessa).

  • Valitse Liitetiedostot-valintaikkunassa Lisää.

  • Valitse Valitse tiedosto -valintaikkunassa kansio, joka sisältää tiedoston.

  • Valitse lisättävä tiedosto ja valitse sitten Avaa.

  • Valitse Liitetiedostot-valintaikkunassa OK.

Huomautus: Jokaiselle kohteelle voi liittää useita tiedostoja sekä myös useita eri tiedostotyyppejä kuten asiakirjoja tai laskentataulukoita.

Raporttien näyttäminen

Projektit-tietokanta sisältää useita raportteja, kuten avoimet projektit, tehtävätietoja, työntekijöiden yhteystiedot ja paljon muuta. Jos haluat nähdä raportin, toimi seuraavasti:

  • Valitse haluamasi raportti Projektiluettelolomakkeen Raportit-luettelosta.

Raportin tulostaminen:

  • Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Tulosta.

Voit luoda omia mukautettuja raportteja. Lisätietoja saat artikkelista Yksinkertaisen raportin luominen.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×