Accessin opiskelijat-tietokantamallin käyttäminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Access 2007:n opiskelijat-tietokantamallin avulla pysyt ajan tasalla opiskelijoidesi tiedoista, kuten hätäyhteyshenkilöistä, terveystiedoista ja huoltajien tiedoista. Voit myös etsiä ja suodattaa opiskelijoita, seurata opiskelijoiden osallistumista, näyttää tai piilottaa sarakkeita ja nähdä opiskelijoidesi osoitteet kartalla.

Oppilaat-tietokantamalli

Tietokannan käyttäminen

Tässä artikkelissa kerrotaan opiskelijat-tietokantamallin perustoiminnoista.

Tietokannan valmisteleminen

  • Kun avaat tietokannan ensimmäisen kerran, Access näyttää aloitussivun. Jos et halua nähdä tätä sivua, kun avaat tietokannan uudelleen, poista valinta Näytä aloitussivu, kun tämä tietokanta avataan -valintaruudusta.

    Sulje aloitussivu, jotta voit aloittaa tietokannan käyttämisen.

  • Jos haluat varmistaa, että kaikki tietokannan sisältö on käytössä, toimi seuraavasti:

    1. Valitse sanomapalkissa Asetukset.

    2. Valitse Microsoft Officen suojausasetukset -valintaikkunassa Ota tämä sisältö käyttöön ja valitse sitten OK.

      Katso lisätietoja tietokannan sisällön käyttöönotosta artikkelista Tietokantaan luottaminen.

Tietojen kerääminen sähköpostin avulla

Voit kerätä opiskelijatietoja sähköpostia käyttäviltä käyttäjiltä lähettämällä tietojen syöttölomakkeen sähköpostiviestissä. Kun käyttäjä palauttaa täytetyn lomakkeen, sen tiedot voidaan käsitellä ja tallentaa opiskelijaluetteloosi.

  1. Valitse kalustoluettelolomakkeessa Kerää tietoja.

  2. Noudata ohjatun Tietojen kerääminen sähköpostin avulla -toiminnon ohjeita, jotta voit kerätä määritettyjen vastaanottajien tietoja.

Opiskelijan etsiminen

Pikahakukentän avulla löydät opiskelijan opiskelijaluettelolomakkeesta nopeasti.

  • Kirjoita etsittävä teksti pikahakukenttään ja paina ENTER-näppäintä tai valitse Siirry.

    Access suodattaa luettelon niin, että näet vain ne tietueet, jotka sisältävät haussa määritellyn tekstin. Voit palata täyteen luetteloon valitsemalla Näytä kaikki tietueet.

Opiskelijaluettelon suodattaminen

Voit käyttää suodattimia opiskelijaluettelolomakkeessa ja tallentaa suosikkisuodattimesi myöhempää käyttöä varten.

  1. Sinun tarvitsee vain napsauttaa lomaketta hiiren kakkospainikkeella ja valita haluamasi suodattimet.

  2. Valitse Tallenna suodatin.

  3. Kirjoita suodattimen nimi ja kuvaus Suodattimen tiedot -lomakkeeseen ja valitse sitten Sulje.

  4. Ota tallennettu suodatin käyttöön Suosikkisuodattimet-ruudun avulla tai napsauta (Tyhjennä suodatin)-painiketta poistaaksesi suodattimen.

Sarakkeiden näyttäminen ja piilottaminen

Osa opiskelijaluettelolomakkeen kentistä (sarakkeista) on piilotettu oletusarvoisesti. Jos haluat muuttaa kenttien näkyvyyttä, toimi seuraavasti:

  1. Valitse Näytä tai piilota kentät.

  2. Valitse Näytä sarakkeet -valintaikkunassa näytettävien sarakkeiden vieressä olevat valintaruudut. Poista valintaruudun valinta, jos haluat piilottaa sarakkeen.

Opiskelijatietojen näyttäminen

Opiskelijan tiedot -lomakkeen avulla voit tarkastella ja lisätä tietoja opiskelijoista, kuten kuvia, huoltajatietoja, hätäyhteyshenkilötietoja ja osallistumistietoja. Jos haluat nähdä opiskelijan tiedot -lomakkeen, toimi seuraavasti:

  • Valitse opiskelijaluettelolomakkeessa Avaa haluamasi kohteen vieressä.

Kuvan lisääminen

Voit lisätä kuvia ja muita liitteitä opiskelijan tiedot -lomakkeessa.

  • Valitse kuvakehyksen alta + / – kuvia.

  • Valitse Liitetiedostot-valintaikkunassa Lisää.

  • Valitse Valitse tiedosto -valintaikkunassa kansio, joka sisältää tiedoston.

  • Valitse lisättävä tiedosto ja valitse sitten Avaa.

  • Valitse Liitetiedostot-valintaikkunassa OK.

Huomautus: Jokaiselle kohteelle voi liittää useita tiedostoja sekä myös useita eri tiedostotyyppejä kuten asiakirjoja tai laskentataulukoita.

Opiskelijoiden lisääminen Microsoft Office Outlook 2007 -ohjelmasta

Jos käytät Office Outlook 2007 -ohjelmaa, voit lisätä opiskelijoita kyseisestä ohjelmasta ilman, että sinun tarvitsee kirjoittaa samoja tietoja uudelleen.

  1. Valitse opiskelijaluettelolomakkeessa Lisää Outlookista.

  2. Valitse Lisättävien nimien valitseminen -valintaikkunassa ne nimet, jotka haluat lisätä tietokantaan.

  3. Valitse Lisää ja valitse sitten OK.

Opiskelijan osoitteen näyttäminen kartalla

Jos olet syöttänyt opiskelijan katuosoitteen opiskelijan tiedot -lomakkeeseen, voit nähdä kyseisen osoitteen kartalla:

  • Valitse Näytä kartalla.

Raporttien näyttäminen

Opiskelijatietokanta sisältää useita raportteja, kuten kaikki opiskelijat, allergiat ja lääkitykset, hätäyhteyshenkilöiden yhteystiedot, huoltajien tiedot ja paljon muuta. Jos haluat nähdä raportin, toimi seuraavasti:

  • Kaksoisnapsauta siirtymisruudun Raportit-kohdassa haluamasi raporttia.

Voit luoda omia mukautettuja raportteja. Lisätietoja saat artikkelista Yksinkertaisen raportin luominen.

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×