Access-työpöytätietokannan jakamistapoja

Access-työpöytätietokannan jakamistapoja

Access-tietokannan voi jakaa monella eri tavalla. Käytettävä tapa vaihtelee tarpeiden ja resurssien mukaan. Tässä artikkelissa tutustutaan eri jakamisvaihtoehtoihin ja niiden etuihin. Artikkelissa on myös linkkejä resursseihin, joiden kautta voit tutustua eri tapoihin tarkemmin.

Tietokannan rakenteen muuttamista varten Accessin on oltava asennettuna tietokoneeseen.

Tämän artikkelin sisältö

Tietojen jakaminen verkkokansioiden avulla

Osiin jaetun tietokannan jakaminen

Tietokannan jakaminen SharePoint-sivustossa

Tietokannan jakaminen linkittämällä SharePoint-luetteloihin

Tietokannan jakaminen palvelimen avulla

Huomioitavia asioita menetelmän valitsemisessa

Tietojen jakaminen verkkokansioiden avulla

Tämä on yksinkertaisin tapa ja vaatii vähiten järjestelmältä. Toisaalta se tarjoaa myös vähiten toimintoja. Tässä menetelmässä tietokantatiedosto tallennetaan jaettuun verkkoasemaan ja kaikki käyttäjät jakavat tietokannan samanaikaisesti. Rajoituksiin kuuluvat luotettavuus ja käytettävyys, jos useat käyttäjät muuttavat tietoja samanaikaisesti, koska kaikki tietokantaobjektit ovat jaettuja. Tämän menetelmän käyttäminen saattaa myös heikentää suorituskykyä, koska kaikki tietokantaobjektit lähetetään verkon kautta.

Tämä vaihtoehto on toimiva, jos vain muutamat henkilöt käyttävät tietokantaa samanaikaisesti ja jos käyttäjien ei tarvitse mukauttaa tietokannan rakennetta.

Huomautus: Menetelmä ei ole yhtä turvallinen kuin muut tietokannan jakamismenetelmät, koska jokaisella käyttäjällä on kopio tietokantatiedostosta, mikä lisää luvattoman käytön mahdollisuutta.

Voit jakaa tietokannan verkkokansion avulla seuraavasti:

  1. Määritä jaettu verkkokansio, jos sellaista ei ole valmiina.

    Katso tarvittaessa lisäohjeita tämän vaiheen suorittamiseen sen tietokoneen käyttöjärjestelmän ohjeesta, jossa haluat jakaa tietokannan. Jos jaettu kansio on verkkopalvelimessa, kysy tarvittaessa lisätietoja verkonvalvojalta.

  2. Varmista, että Access on määritetty avautumaan jaetussa tilassa kaikkien käyttäjien tietokoneissa. Tämä on oletusasetus, mutta tarkista asia varmuuden vuoksi. Jos käyttäjä avaa tietokannan yksityiskäyttöön, se heikentää tietojen käytettävyyttä. Tee seuraavat toimet kussakin tietokoneessa:

    1. Käynnistä Access ja valitse Tiedosto > Asetukset. Jos käytät Access 2007:ää, napsauta Microsoft Office -painiketta ja valitse Accessin asetukset.

    2. Valitse Accessin asetukset -valintaikkunassa Asiakasasetukset. Jos käytät Access 2007:ää, valitse Lisäasetukset.

    3. Valitse ensin Lisäasetukset-osan Oletusavaustila-kohdassa Jaettu, sitten OK ja lopeta Access.

  3. Kopioi tietokantatiedosto jaettuun kansioon. Kun olet kopioinut tiedoston, varmista, että tietokantatiedoston määritteet sallivat lukemisen ja kirjoittamisen. Käyttäjillä on oltava tietokantaan luku- ja kirjoitusoikeudet.

  4. Luo kunkin käyttäjän tietokoneeseen tietokantatiedoston pikakuvake. Kirjoita pikakuvakkeen Kohde-ominaisuuteen tietokantatiedoston poluksi UNC-osoite yhdistetyn aseman tunnuskirjaimen sijaan. Kirjoita esimerkiksi \\tietokoneen_nimi\shared.accdb, älä F:\shared.accdb.

    Huomautus: Käyttäjät voivat tehdä tämän vaiheen myös itse.

Sivun alkuun

Osiin jaetun tietokannan jakaminen

Tämä on hyvä vaihtoehto, jos käytössä ei ole SharePoint-sivustoa tai tietokantapalvelinta. Voit jakaa osiin jaetun tietokannan verkon kautta tai SharePoint-sivustossa. Tietokannan jakaminen osiin tarkoittaa sen järjestämistä kahteen tiedostoon: taustatietokantaan, joka sisältää arvotaulukot, ja edustatietokantaan, joka sisältää kaikki muut tietokantaobjektit, kuten kyselyt, lomakkeet ja raportit. Kukin käyttäjä käsittelee tietoja käyttämällä edustatietokannan paikallista kopiota.

Osiin jaetun tietokannan edut

  • Parannettu suorituskyky   Vain tiedot jaetaan verkossa (taulukoita, kyselyitä, lomakkeita, raportteja, makroja tai moduuleja ei jaeta).

  • Parannettu käytettävyys    Tietokantatapahtumiin, kuten tietueiden muokkaukseen, kuluu tavallista vähemmän aikaa.

  • Parannettu suojaus    Koska käyttäjät käyttävät taustatietokantaa linkitetyistä taulukoista, on epätodennäköistä, että tunkeilijat pystyisivät luvattomasti käyttämään tietoja edustatietokannan kautta.

  • Parempi luotettavuus    Jos käyttäjä kohtaa ongelman ja tietokanta sulkeutuu odottamatta, yleensä vain auki oleva edustatietokannan kopio vahingoittuu.

  • Joustava kehitysympäristö    Kukin käyttäjä kehittää omia kyselyitä, lomakkeita, raportteja ja muita tietokantaobjekteja muista käyttäjistä erillään. Edustatietokannasta voidaan myös kehittää ja toimittaa uusi versio haittaamatta käyttäjien pääsyä taustatietokantaan tallennettuihin tietoihin.

Jos tämä menetelmä vaikuttaa sopivalta, katso lisätietoja artikkelista Access-tietokannan jakaminen osiin.

Sivun alkuun

Tietokannan jakaminen SharePoint-sivustossa

Tärkeää    Microsoft ei enää suosittele Access-WWW-sovellusten luomista ja käyttöä SharePointissa. Voit sen sijaan luoda koodittomia yritysratkaisuja verkkoon ja mobiililaitteisiin Microsoft PowerAppsin avulla.

Jos SharePoint on käytössä palvelimessa, valittavissa on useita hyviä menetelmiä, erityisesti jos palvelimessa toimii Access Services. Useat integrointikohdat SharePointin kanssa helpottavat tietokannan käyttöä. Kun julkaiset verkkotietokannan, Access Services luo tietokannan sisältävän SharePoint-sivuston. Kaikki tietokannan objektit ja tiedot siirretään kyseisen sivuston SharePoint-luetteloihin.

Kun julkaiset tietokannan, se siirretään Internetiin. Voit luoda selainikkunassa toimivia verkkolomakkeita ja -raportteja sekä tavallisia Access-objekteja (joita kutsutaan myös asiakasobjekteiksi erotuksena verkko-objekteista). Access on asennettava tietokoneeseen, jotta voit käyttää asiakasobjekteja, mutta kaikki tietokannan objektit on jaettu SharePointissa.

Huomautus: Kun Access on asennettu tietokoneeseen, voit käyttää asiakasobjekteja verkkotietokannasta. Muussa tapauksessa voit käyttää vain verkkotietokantaobjekteja.

Access Services -ympäristöön voi luoda Internetin kautta käytettäviä tietokantoja. Nämä verkkotietokannat luodaan Access 2010:llä ja SharePointilla, ja niitä voi käyttää selaimella.

Huomautus: Tarvitset suunnittelijan oikeudet SharePoint-sivustoon, johon haluat julkaista tietokannan.

Lomakkeet, raportit ja käyttöliittymän makrot suoritetaan selaimessa.

Tiedot tallennetaan SharePoint-luetteloihin, jos käytät verkkotietokantaa: Kaikista taulukoista tulee SharePoint-luetteloita ja tietueista luettelokohteita. Näin verkkotietokannan käyttöä voi hallita SharePoint-käyttöoikeuksilla.

Kyselyt ja tietomakrot suoritetaan palvelimessa: Kaikki SQL-käsittely suoritetaan palvelimessa. Tämä parantaa verkon tehokkuutta, sillä liikennettä tulosjoukkoihin rajoitetaan.

Tietokannan tallentaminen tiedostokirjastoon 

Voit tallentaa tietokannan mihin tahansa SharePoint-tiedostokirjastoon. Tämä menetelmä muistuttaa tietokannan tallentamista verkkokansioon, ja tarjoaa kätevän tavan hallita tietokantaa. Kun luot linkkejä SharePoint-luetteloihin, tiedot jaetaan, mutta tietokantaobjekteja ei jaeta. Kukin käyttäjä käyttää omaa kopiotaan tietokannasta.

Jos SharePoint-sivustossa on esimerkiksi luetteloita, joissa seurataan asiakaspalvelussa ilmenneitä ongelmia ja joihin tallennetaan työntekijöiden tietoja, voit luoda Accessissa tietokannan, joka toimii kyseisten luetteloiden edustana. Voit luoda Access-kyselyitä asiakastapausten analysoimista varten ja Access-raportteja työryhmän edistymispalaveriin tarkoitettujen kirjallisten raporttien muokkaamista ja julkaisemista varten. Voit määrittää, että Access-kyselyt ja -raportit ovat käytettävissä SharePoint-luettelon Näytä-valikossa sellaisilla käyttäjillä, joiden tietokoneisiin on asennettu Access. Kun käyttäjät tarkastelevat luetteloa SharePoint-sivustossa, he voivat paikantaa ja avata kyselyitä, raportteja ja muita Access-objekteja napsauttamalla Näytä-valikkoa. Jos käyttäjällä ei ole Accessia, hän voi silti käyttää luetteloissa olevia tietoja SharePointin näkymien kautta.

  1. Avaa tietokanta, jonka haluat jakaa.

  2. Valitse Tiedosto-välilehdessä Tallenna nimellä.

  3. Valitse Tallenna tietokanta nimellä ja valitse Lisäasetukset-osasta SharePoint ja sitten Tallenna nimellä.

    Huomautukset: 

    • Jos käytät Access 2007:ää, napsauta Microsoft Office -painiketta ja valitse Julkaise > Asiakirjanhallinnan palvelin

    • Jos käytät Access 2010:tä, valitse Tiedosto > Tallenna ja julkaise > Tallenna tietokanta nimellä > SharePoint.

  4. Etsi haluamasi tiedostokirjasto Tallenna SharePointiin -valintaikkunasta.

  5. Tarkista tietokantatiedoston nimi ja tietokantatiedoston tyyppi, tee tarvittavat muutokset ja valitse sitten Tallenna.

Lisätietoja on artikkeleissa Julkaiseminen Access Servicesiin ja Tuominen SharePoint-luettelosta tai linkittäminen SharePoint-luetteloon.

Sivun alkuun

Tietokannan jakaminen linkittämällä SharePoint-luetteloihin

Tämä tapa tarjoaa samat edut kuin tietokannan jakaminen osiin, ja käyttäjät voivat muokata omaa tietokannan kopiotaan, sillä tiedot on jaettu SharePoint-sivuston kautta. Tapa ei tarjoa aivan samoja etuja kuin tietokannan julkaiseminen SharePoint-sivustoon, mutta tiedot ovat kuitenkin tallessa yhdessä paikassa. Koska tiedot on sijoitettu SharePoint-luetteloihin, voit myös hallita niiden käyttöä verkon kautta SharePointin omilla toiminnoilla.

Tässä menetelmässä on kolme päävaihetta:

  1. Tietojen siirtäminen SharePoint-luetteloihin

  2. Linkkien luominen näihin luetteloihin

  3. Tietokantatiedoston jakeleminen

Voit suorittaa kaksi ensimmäistä vaihetta ohjatulla SharePoint-sivustoon siirtämisellä ja viimeisen vaiheen millä tahansa käytettävissä olevalla tavalla.

Ohjattu taulukoiden vieminen SharePoint-sivustoon

  1. Valitse Tietokantatyökalut-välilehden Siirrä tiedot -ryhmästä SharePoint.

    Huomautukset: 

    • Tämä asetus on käytettävissä vain, jos tietokanta on tallennettu .accdb-tiedostomuodossa.

    • Jos käytät Access 2007:ää, valitse Ulkoiset tiedot -välilehden SharePoint-luettelot-ryhmässä Siirrä SharePointiin.

  2. Noudata ohjatun taulukoiden SharePointiin viemisen ohjeita, jotka käsittävät myös oman SharePoint-sivuston sijainnin määrittämisen. Voit peruuttaa prosessin valitsemalla Peruuta.

  3. Valitse ohjatun toiminnon viimeisestä sivusta Näytä tiedot -valintaruutu, niin saat näkyviin tarkempia siirtämistä koskevia tietoja.

    Tässä ohjatun toiminnon sivussa on kuvaus taulukoista, jotka on linkitetty luetteloihin, ja tietoja varmuuskopion sijainnista ja tietokannan URL-osoitteesta. Sivussa on myös varoitus, jos siirtämisen aikana on ilmennyt ongelmia, sekä sijainti, johon tallennetussa lokitaulukossa on tarkempia tietoja ongelmista.

  4. Kun ohjattu toiminto on tehnyt kaikki toimet, valitse Valmis.

    Jos ohjattu toiminto näyttää varoituksen, tarkista lokitaulukko ja tee tarvittavat toimet. Osa kentistä voi esimerkiksi jäädä tuomatta, tai ohjelma voi muuntaa ne joksikin muuksi, SharePoint-luettelon kanssa yhteensopivaksi tietotyypiksi.

Huomautus: Voit tarkastella SharePoint-sivuston luetteloita valitsemalla pikakäynnistyksessä Luettelot tai valitsemalla Näytä sivuston kaikki sisältö. Päivitä selaimen sivu tarvittaessa. Jos haluat, että luettelot näkyvät SharePoint-sivuston pikakäynnistyksessä, tai jos haluat muuttaa muita asetuksia, kuten ottaa versioiden seurannan käyttöön, voit muuttaa luetteloiden asetuksia SharePoint-sivustossa. Lisätietoja on SharePoint-sivuston ohjeessa.

Sivun alkuun

Tietokannan jakaminen palvelimen avulla

Voit jakaa tietokannan myös käyttämällä Accessia ja tietokantapalvelinta, esimerkiksi SQL Serveriä. Tämä tapa tarjoaa monia etuja, mutta edellyttää tietokantapalvelinohjelmistoa.

Tämä menetelmä muistuttaa tietokannan jakamista osiin, koska taulukot tallennetaan verkkoon ja jokaisella käyttäjällä on paikallinen kopio Access-tietokantatiedostosta, jossa on linkkejä taulukoihin sekä kyselyihin, lomakkeisiin, raportteihin ja muihin tietokantaobjekteihin. Käytä tätä menetelmää, jos käytössä on tietokantapalvelin ja kaikkien käyttäjien tietokoneisiin on asennettu Access. Tämän jakamismenetelmän edut vaihtelevat käytettävän tietokantapalvelinohjelmiston mukaan, mutta yleensä etuja ovat käyttäjätilit, valikoiva käyttöoikeus tietoihin, erinomainen tietojen käytettävyys ja hyvät integroidut tietojen hallintatyökalut. Lisäksi useimmat tietokantapalvelinohjelmistot toimivat hyvin Accessin aiempien versioiden kanssa, joten käyttäjät eivät tarvitse samaa Accessin versiota. Vain taulukot jaetaan.

Etuja, jotka tietokannan jakaminen tietokantapalvelimen kautta tarjoaa

  • Erinomainen suorituskyky ja skaalattavuus    Monissa tilanteissa tietokantapalvelimen suorituskyky on parempi kuin pelkän Access-tietokantatiedoston. Monet tietokantapalvelimet tukevat myös hyvin suuria, teratavuluokan tietokantoja. Teratavu on noin 500 kertaa niin suuri kuin Access-tietokantatiedoston suurin sallittu koko (kaksi gigatavua). Tietokantapalvelimet pystyvät tavallisesti käsittelemään kyselyitä rinnakkain (käsitellen käyttäjäpyyntöjä useissa säikeissä saman prosessin sisällä) ja minimoimaan lisämuistitarpeen, kun järjestelmään lisätään käyttäjiä.

  • Parannettu käytettävyys    Useimmat tietokantapalvelimet mahdollistavat tietokannan varmuuskopioimisen sen käytön aikana. Käyttäjien ei siis tarvitse keskeyttää tietokantojen käsittelemistä varmuuskopioimisen ajaksi. Lisäksi tietokantapalvelimet pystyvät tavallisesti käsittelemään samanaikaisia muokkaamisia ja tietueiden lukitsemisia hyvin tehokkaasti.

  • Parannettu suojaus    Mitään tietokantaa ei voi suojata täysin. Tietokantapalvelimissa on kuitenkin tehokkaat tietosuojaominaisuudet, jotka auttavat estämään tietojen luvatonta käyttöä. Useimmissa tietokantapalvelimissa käytetään käyttäjätileihin perustuvaa suojausta, jonka avulla voit määrittää, mitä taulukoita kukin käyttäjä voi nähdä. Vaikka joku pystyisikin saamaan luvattomasti haltuunsa Accessin edustaosan, käyttäjätileihin perustuva suojaus estää tietojen luvattoman käyttämisen.

  • Automaattinen palauttaminen    Joissakin tietokantapalvelimissa on automaattinen tietojen palautusmekanismi, joka järjestelmässä ilmenneen vakavan häiriön (esimerkiksi käyttöjärjestelmän kaatumisen tai virtakatkoksen) jälkeen palauttaa tietokannan häiriötä edeltäneeseen vakaaseen tilaan muutamassa minuutissa ilman tietokannan järjestelmänvalvojan toimia.

  • Palvelinpohjainen tietojen käsittely    Accessin käyttö asiakas-palvelinympäristössä auttaa vähentämään verkon tietoliikennettä, sillä tietokantakyselyt käsitellään palvelimessa ja vain tulokset lähetetään asiakkaaseen. Kyselyiden käsitteleminen palvelimessa on tavallisesti tehokkaampaa kuin asiakkaassa, erityisesti käsiteltäessä suuria tietojoukkoja.

Perusvaiheet: Accessin käyttäminen tietokantapalvelimen kanssa

  1. Toimet, joita tarvitaan Accessin käyttämiseen tietokantapalvelimen kanssa, vaihtelevat käytettävän tietokantapalvelimen mukaan, mutta perusvaiheet ovat aina samat:

  2. Siirrä tiedot Access-tietokannan taulukoista tietokantapalvelimen taulukoihin.

  3. Linkitä Access-tietokantatiedoston sisältö tietokantapalvelimen taulukoihin.

  4. Luo tarvittavat käyttäjätilit tietokantapalvelimeen.

  5. Jakele Access-tietokantatiedosto.

  6. Asenna tarvittavat tietokantaohjaimet käyttäjien tietokoneisiin.

  7. Lisätietoja Accessin käyttämisestä SQL Serverin kanssa on artikkelissa Access-tietojen siirtäminen SQL Server -tietokantaan ohjatun muuntotoiminnon avulla.

Katso myös Linkittäminen SQL Server -tietokantaan tai tietojen tuominen SQL Server -tietokannasta.

Sivun alkuun

Huomioitavia asioita menetelmän valitsemisessa

Menetelmän vaatimukset

Osiin jaettu tietokanta

Verkkokansio

SharePoint-sivusto

Tietokantapalvelin

Tarvitaanko tietokantapalvelinohjelmistoa?

Ei

Ei

Ei

Kyllä

Tarvitaanko SharePointia?

Ei

Ei

Kyllä

Ei

Tarvitaanko SharePoint Serverissä suoritettavat Access Services -palvelut?

Ei

Ei

Vaihtelee tilanteen mukaan:

Luetteloihin linkittämiseen ja tiedostokirjastoon tallentamiseen ei tarvita Access Services -ohjelmaa.

Verkkotietokantana tai verkkosovelluksena julkaisemiseen tarvitaan Access Services.

Ei

Tietojen saatavuus

Hyvä

Riittävä pienille ryhmille ja tietojen kevyeen muokkaamiseen

Paras. Mahdollistaa offline-skenaariot.

Paras

Tietoturva

Vaihtelee muiden toimien mukaan.

Vähiten turvallinen menetelmä

Paras

Paras

Joustavuus

Joustava. Uusia tietokantaominaisuuksia voi luoda helposti työtä keskeyttämättä. Kukin käyttäjä voi muuttaa oman kopionsa rakennetta.

Ei kovin joustava. Kehitystyötä voi tehdä tietokannan offline-kopiossa, jolla voi korvata toisen. Käyttäjät eivät voi tehdä omia muutoksia tietokannan rakenteeseen.

Joustava. Hyödyntää SharePoint-käyttöoikeuksia käytönvalvonnassa ja rakennemuutoksissa. Sallii joidenkin tietokantaobjektien, esimerkiksi lomakkeiden, käytön selaimella.

Joustava. Uusia tietokantaominaisuuksia voi luoda helposti työtä keskeyttämättä. Kukin käyttäjä voi muuttaa oman kopionsa objektien rakennetta.

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×