Access-tietojen vieminen Word-tiedostoon

Access-tietojen vieminen Word-tiedostoon

Voit viedä Access-tietokannan tietoja Microsoft Word -tiedostoon ohjatulla RTF-tiedoston vientitoiminnolla. Tässä artikkelissa annetaan ohjeet ohjatun RTF-vientitoiminnon käyttöön sekä siihen, miten voit tallentaa vientiasetuksesi, jotta voit käyttää niitä uudelleen myöhemmin.

Tämän artikkelin sisältö

Tietojen vieminen Wordiin: perusteet

Tietojen vieminen Wordiin

Kuvaus siitä, miten Access vie objektit Wordiin

Muita huomioon otettavia asioita

Tietojen vieminen Wordiin: perusteet

Voit viedä Microsoft Wordiin taulukon, kyselyn, lomakkeen tai raportin. Kun viet objektin ohjatulla RTF-vientitoiminnolla, Access luo kopion objektin tiedoista Microsoft Wordin RTF-tiedostoon (*.rtf). Taulukoiden, kyselyiden ja lomakkeiden näkyvät kentät ja tietueet näytetään Microsoft Word -tiedoston taulukossa. Kun viet raportin, ohjattu toiminto vie raportin tiedot ja asettelun: se yrittää tehdä Word-tiedostosta mahdollisimman samannäköisen kuin alkuperäinen raportti.

  • Toiminnon aloittaminen Accessissa    Kun haluat viedä tietoja Accessista Wordiin, sinun täytyy käyttää Accessia. Wordissa ei ole mitään toimintoa, jolla voi tuoda tietoja Access-tietokannasta. Et myöskään voi tallentaa Accessin tietokantaa tai taulukkoa Word-tiedostoksi Accessin Tallenna nimellä -komennolla.

  • Objektit, joita voit viedä    Voit viedä taulukon, kyselyn, lomakkeen tai raportin. Voit myös viedä vain näkymän valitut tietueet. Et voi viedä makroja ja moduuleja. Kun viet lomakkeen tai tietotaulukon, jossa on alilomakkeita tai alitietotaulukoita, vain päälomake tai päätietotaulukko viedään. Sinun täytyy toistaa vientiprosessi jokaiselle alilomakkeelle ja alitietotaulukolle, jotka haluat viedä Wordiin. Kun taas viet raportin, myös sen alilomakkeet ja aliraportit viedään yhdessä pääraportin kanssa.

  • Toiminnon tulos    Ohjattu RTF-vientitoiminto vie aina muotoillut tiedot. Tämä tarkoittaa sitä, että vain objektissa tai näkymässä näkyvissä olevat kentät ja tietueet sekä näyttömuotoasetukset viedään. Piilotettuja sarakkeita ja tietueita ei viedä suodatinasetuksista johtuen. Raporteissa säilytetään myös asettelu, kun viet niitä.

  • Olemassa olevaan tiedostoon yhdistäminen    Kun viet tietoja Accessista Word-tiedostoon, tiedot viedään aina uuteen Word-tiedostoon. Jos haluat lisätä tiedot aiemmin luotuun Word-tiedostoon, sinun täytyy ensin viedä tiedot Accessista uuteen Word-tiedostoon. Tämän jälkeen voit kopioida tiedot tästä uudesta Word-tiedostosta haluamaasi aiemmin luotuun tiedostoon. Voit myös kopioida rivit suoraan Accessin taulukosta, kyselystä, lomakkeesta tai raportista ja liittää ne suoraan aiemmin luotuun Word-tiedostoon.

Tietojen vieminen Wordiin

Tiedot viedään Word-tiedostoon pääpiirteittäin seuraavasti:

  • Valmistele lähdetiedot viemistä varten. Tässä vaiheessa sinun täytyy varmistaa, että tiedoissa ei ole virheitä. Lisäksi sinun täytyy päättää, vietkö kaikki lähdetaulukon tiedot vai vain osan niistä.

  • Suorita ohjattu RTF-vientitoiminto.

  • Voit myös tallentaa vientiasetukset, jotta voit käyttää niitä myöhemmin uudelleen.

Alla olevista osioista saat ohjeet kaikkiin näihin tehtäviin.

Viennin valmistelu

  1. Avaa Access-lähdetietokanta.

  2. Valitse sen siirtymisruudusta objekti, joka sisältää tiedot, jotka haluat viedä.

    Voit viedä taulukon, kyselyn, lomakkeen tai raportin.

  3. Tarkista, että lähdetiedoissa ei ole virhemerkintöjä (vihreitä kolmioita) tai virhearvoja (esimerkiksi #Luku)

    Varmista, että olet korjannut kaikki virheet, ennen kuin viet tiedot Wordiin. Jos et korjaa virheitä, virheelliset arvot korvataan null-arvoilla.

  4. Jos haluamasi Word-kohdetiedosto on olemassa ja auki, sulje se ennen jatkamista. Ohjattu toiminto pyytää sinulta lupaa tiedoston korvaamiseen.

    Huomautus: Et voi lisätä tietoja olemassa olevaan Word-tiedostoon.

  5. Jos haluat viedä Access-tietokannan taulukosta, kyselystä tai lomakkeesta vain osan, avaa haluamasi objekti ja valitse siitä haluamasi tietueet.

Tietojen vieminen

  1. Ohjatun RTF-vientitoiminnon sijainti vaihtelee hieman käytössä olevan Access-version mukaan. Toimi oman Access-versiosi ohjeiden mukaisesti:

    • Jos sinulla on Access 2016, Access 2013 tai Access 2010, napsauta Ulkoiset tiedot -välilehden Vie-ryhmän Lisää-painiketta ja valitse avautuvasta asetusluettelosta Word.

    • Jos sinulla on Access 2007, napsauta Ulkoiset tiedot -välilehden Vieminen-ryhmän Word-painiketta.

  2. Ohjattu RTF-toiminto käynnistyy.

    Valitse kohde ja vientiasetukset Vie – RTF-tiedosto -valintaikkunassa.

    Huomautus: Vie-komennot ovat käytettävissä vain silloin, kun tietokanta on auki.

  3. Määritä ohjatussa RTF-vientitoiminnossa kohdetiedoston nimi.

  4. Ohjattu toiminto vie aina muotoillut tiedot. Jos haluat tarkastella Word-tiedostoa, kun vienti on suoritettu, valitse Avaa kohdetiedosto, kun vieminen on päättynyt -valintaruutu.

  5. Jos valitsit vietävät tietueet ennen vientitoiminnon aloittamista, valitse Vie vain valitut tietueet -valintaruutu. Jos taas haluat viedä kaikki näkymän tietueet, älä valitse tätä valintaruutua.

    Huomautus: Jos mitään tietueita ei ole valittuna, tämä valintaruutu ei ole käytettävissä (se on himmennettynä).

  6. Valitse OK.

  7. Jos kohdetiedosto on olemassa, sinua pyydetään korvaamaan tiedosto. Jos haluat korvata kohdetiedoston, valitse tätä kysyttäessä Kyllä. Jos haluat vaihtaa kohdetiedoston nimeä, valitse Ei ja sitten uudelleen OK.

Access vie tiedot ja avaa kohdetiedoston Wordissa (tämä riippuu ohjatussa toiminnossa määrittämistäsi vientiasetuksista). Access näyttää myös toiminnon tilan ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla.

Kuvaus siitä, miten Access vie objektit Wordiin

Seuraavassa taulukossa kuvataan, miten Access vie erilaiset objektit ja arvot Wordiin. Taulukon avulla voit määrittää, mistä vientitoiminnon mahdolliset ongelmat johtuvat.

Kohde

Viennissä huomioitavat seikat

Kentän nimet

Kun viet taulukon, lomakkeen tai kyselyn, kenttien nimet sijoitetaan Word-tiedoston taulukon ensimmäiselle riville. Kun viet raportin, kenttien nimien sijainti Word-tiedostossa vaihtelee raportin asettelun mukaan.

Moniarvoiset kentät

Accessin kenttä, joka tukee monia arvoja, viedään yhteen sarakkeeseen Wordissa. Arvot on erotettu toisistaan pilkuilla (,).

Kuvat, objektit ja liitteet

Mitään lähdetietoihin sisältyviä graafisia elementtejä (logoja, OLE-objektikenttien tietoja tai liitteitä) ei viedä.

Kaaviot

Microsoft Graph-objekteja ei viedä.

Lausekkeet

Lausekkeita ei viedä Word-tiedostoon. Vain lausekkeiden tulokset viedään.

Alilomakkeet ja alitietotaulukot

Kun viet lomakkeen tai tietotaulukon, vain päälomake tai päätietotaulukko viedään. Sinun täytyy toistaa vientiprosessi erikseen kaikille haluamillesi alilomakkeille ja alitietotaulukoille.

Muita huomioon otettavia asioita

Sivun alkuun

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×