Access-tietojen vieminen Word-tiedostoon

Access-tietojen vieminen Word-tiedostoon

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Voit viedä Access-tietokannan tietoja Microsoft Word -tiedostoon ohjatulla RTF-tiedoston vientitoiminnolla. Tässä artikkelissa annetaan ohjeet ohjatun RTF-vientitoiminnon käyttöön sekä siihen, miten voit tallentaa vientiasetuksesi, jotta voit käyttää niitä uudelleen myöhemmin.

Tämän artikkelin sisältö

Tietojen vieminen Wordiin: perusteet

Tietojen vieminen Wordiin

Kuvaus siitä, miten Access vie objektit Wordiin

Muita huomioon otettavia asioita

Tietojen vieminen Wordiin: perusteet

Voit viedä Microsoft Wordiin taulukon, kyselyn, lomakkeen tai raportin. Kun viet objektin ohjatulla RTF-vientitoiminnolla, Access luo kopion objektin tiedoista Microsoft Wordin RTF-tiedostoon (*.rtf). Taulukoiden, kyselyiden ja lomakkeiden näkyvät kentät ja tietueet näytetään Microsoft Word -tiedoston taulukossa. Kun viet raportin, ohjattu toiminto vie raportin tiedot ja asettelun: se yrittää tehdä Word-tiedostosta mahdollisimman samannäköisen kuin alkuperäinen raportti.

  • Toiminnon aloittaminen Accessissa    Kun haluat viedä tietoja Accessista Wordiin, sinun täytyy käyttää Accessia. Wordissa ei ole mitään toimintoa, jolla voi tuoda tietoja Access-tietokannasta. Et myöskään voi tallentaa Accessin tietokantaa tai taulukkoa Word-tiedostoksi Accessin Tallenna nimellä -komennolla.

  • Objektit, joita voit viedä    Voit viedä taulukon, kyselyn, lomakkeen tai raportin. Voit myös viedä vain näkymän valitut tietueet. Et voi viedä makroja ja moduuleja. Kun viet lomakkeen tai tietotaulukon, jossa on alilomakkeita tai alitietotaulukoita, vain päälomake tai päätietotaulukko viedään. Sinun täytyy toistaa vientiprosessi jokaiselle alilomakkeelle ja alitietotaulukolle, jotka haluat viedä Wordiin. Kun taas viet raportin, myös sen alilomakkeet ja aliraportit viedään yhdessä pääraportin kanssa.

  • Toiminnon tulos    Ohjattu RTF-vientitoiminto vie aina muotoillut tiedot. Tämä tarkoittaa sitä, että vain objektissa tai näkymässä näkyvissä olevat kentät ja tietueet sekä näyttömuotoasetukset viedään. Piilotettuja sarakkeita ja tietueita ei viedä suodatinasetuksista johtuen. Raporteissa säilytetään myös asettelu, kun viet niitä.

  • Yhdistäminen aiemmin luotuun asia kirjaan    Kun viet tietoja Accessista Word-asia kirjaan, tiedot viedään aina uuteen Word-tiedostoon. Jos haluat lisätä tiedot aiemmin luotuun Word-asia kirjaan, sinun on ensin vietävä se Accessista uuteen Word-asia kirjaan ja kopioitava sitten tiedot uudesta Word-asia kirjasta ja liitettävä ne aiemmin luotuun asia kirjaan. Voit myös kopioida rivejä suoraan Accessissa olevasta taulukosta, kyselystä, lomakkeesta tai raportista ja liittää ne sitten aiemmin luotuun asia kirjaan.

Tietojen vieminen Wordiin

Tiedot viedään Word-tiedostoon pääpiirteittäin seuraavasti:

  • Valmistele lähde tiedot vientiä varten. Tämän vaiheen osana varmistat, että tiedoissa ei ole virheitä, ja päätät, viedäänkö kaikki lähde taulukon tiedot vai kaikki ne.

  • Suorita ohjattu RTF-vientitoiminto.

  • Voit myös tallentaa vientiasetukset, jotta voit käyttää niitä myöhemmin uudelleen.

Alla olevista osioista saat ohjeet kaikkiin näihin tehtäviin.

Viennin valmistelu

  1. Avaa Access-lähdetietokanta.

  2. Valitse sen siirtymisruudusta objekti, joka sisältää tiedot, jotka haluat viedä.

    Voit viedä taulukon, kyselyn, lomakkeen tai raportin.

  3. Tarkista, että lähdetiedoissa ei ole virhemerkintöjä (vihreitä kolmioita) tai virhearvoja (esimerkiksi #Luku)

    Varmista, että olet korjannut kaikki virheet, ennen kuin viet tiedot Wordiin. Jos et korjaa virheitä, virheelliset arvot korvataan null-arvoilla.

  4. Jos haluamasi Word-kohdetiedosto on olemassa ja auki, sulje se ennen jatkamista. Ohjattu toiminto pyytää sinulta lupaa tiedoston korvaamiseen.

    Huomautus: Et voi lisätä tietoja olemassa olevaan Word-tiedostoon.

  5. Jos haluat viedä Access-tietokannan taulukosta, kyselystä tai lomakkeesta vain osan, avaa haluamasi objekti ja valitse siitä haluamasi tietueet.

Tietojen vieminen

  1. Valitse ulkoiset tiedot -väli lehden Vie -ryhmässä Word.

  2. Ohjattu RTF-toiminto käynnistyy.

    Valitse kohde ja vientiasetukset Vie – RTF-tiedosto -valintaikkunassa.

    Huomautus: Vie-komennot ovat käytettävissä vain silloin, kun tietokanta on auki.

  3. Määritä ohjatussa RTF-vientitoiminnossa kohdetiedoston nimi.

  4. Ohjattu toiminto vie aina muotoillut tiedot. Jos haluat tarkastella Word-tiedostoa, kun vienti on suoritettu, valitse Avaa kohdetiedosto, kun vieminen on päättynyt -valintaruutu.

  5. Jos valitsit vietävät tietueet ennen vientitoiminnon aloittamista, valitse Vie vain valitut tietueet -valintaruutu. Jos taas haluat viedä kaikki näkymän tietueet, älä valitse tätä valintaruutua.

    Huomautus: Jos mitään tietueita ei ole valittuna, tämä valintaruutu ei ole käytettävissä (se on himmennettynä).

  6. Valitse OK.

  7. Jos kohde tiedosto on olemassa, sinua pyydetään valitsemaan Kyllä , jos haluat korvata tiedoston. Valitse ei , jos haluat muuttaa kohde tiedoston nimeä, ja valitse sitten OK uudelleen.

Access vie tiedot ja avaa kohdetiedoston Wordissa (tämä riippuu ohjatussa toiminnossa määrittämistäsi vientiasetuksista). Access näyttää myös toiminnon tilan ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla.

Kuvaus siitä, miten Access vie objektit Wordiin

Seuraavassa taulukossa kuvataan, miten Access vie erilaiset objektit ja arvot Wordiin. Taulukon avulla voit määrittää, mistä vientitoiminnon mahdolliset ongelmat johtuvat.

Kohde

Viennissä huomioitavat seikat

Kentän nimet

Kun viet taulukon, lomakkeen tai kyselyn, kenttien nimet sijoitetaan Word-tiedoston taulukon ensimmäiselle riville. Kun viet raportin, kenttien nimien sijainti Word-tiedostossa vaihtelee raportin asettelun mukaan.

Moniarvoiset kentät

Accessin kenttä, joka tukee monia arvoja, viedään yhteen sarakkeeseen Wordissa. Arvot on erotettu toisistaan pilkuilla (,).

Kuvat, objektit ja liitteet

Mitään lähdetietoihin sisältyviä graafisia elementtejä (logoja, OLE-objektikenttien tietoja tai liitteitä) ei viedä.

Kaaviot

Microsoft Graph-objekteja ei viedä.

Lausekkeet

Lausekkeita ei viedä Word-tiedostoon. Vain lausekkeiden tulokset viedään.

Alilomakkeet ja alitietotaulukot

Kun viet lomakkeen tai tietotaulukon, vain päälomake tai päätietotaulukko viedään. Sinun täytyy toistaa vientiprosessi erikseen kaikille haluamillesi alilomakkeille ja alitietotaulukoille.

Muita huomioon otettavia asioita

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×