Access-tietojen arkistointi

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Voit pitää tiedot järjestyksessä arkistoimalla vanhat ja passiiviset tietueet säännöllisesti. Ajatellaan, että hallitset lainauskirjastoa Accessin avulla. Tietokannassa on taulukko, jolla seurataan lainaustapahtumia. Taulukossa on kenttä, joka sisältää kohteen lainauspäivän, ja kenttä, joka sisältää kohteen palautuspäivän. Tietueiden säilytyskäytännön mukaan lainaustapahtumatietueet arkistoidaan vuoden kuluttua kohteen palauttamisesta ja tuhotaan kahden vuoden kuluttua.

Voit arkistoida kaikki tietokannan taulukot, tietyt taulukot tai vain tietyt tietueet, kuten ne, jotka ovat tiettyä päivämäärää vanhempia. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten voit arkistoida tietoja.

Sisältö

Yleiskatsaus

Tietueiden siirtäminen arkistotaulukkoon säännöllisesti

Taulukon korvaaminen säännöllisesti

Kaikkien taulukoiden korvaaminen säännöllisesti

Yleiskatsaus

Tiedot kannattaa arkistoida, jos et enää suunnittele käyttäväsi niitä, mutta haluat säilyttää ne kaiken varalta. Organisaatiolla voi esimerkiksi olla arkistointia koskevat toimintaohjeet, kuten tietojen säilytyskäytäntö.

Yleinen arkistointikäytäntö on tallentaa tiettyä päivämääräehtoa vastaavat tiedot, esimerkiksi kuukauden lopussa.

Tietojen arkistointitavat

Seuraavassa taulukossa on esitelty tietojen arkistointimenetelmiä, niiden käyttötarkoituksia ja huomioon otettavia asioita.

Menetelmä:

Kuvaus:

Käyttää silloin, kun...

Muita seikkoja

Tietueiden siirtäminen arkistotaulukkoon säännöllisesti

Suoritat säännöllisesti kyselyn, joka valitsee arkistoitavat tiedot ja lisää valitut tiedot arkistotaulukkoon. Tämän jälkeen suoritat kyselyn, joka valitsee samat tiedot (alkuperäisestä taulukosta) ja poistaa ne.

Jotkin taulukon tietueista vastaavat ehtoa, jonka perusteella arkistoiminen määräytyy.

ESIMERKKI: Haluat arkistoida kirjaston tapahtumat (lainaukset), jos palautuspäivästä on vähintään vuosi.

  • Taulukon viite-eheys on ehkä korjattava, jos arkistoitavat tietueet ovat yksi-moneen-yhteyden yksi-puolella (yksi-moneen-yhteys).

  • Jos kyselyssä on käytettävä parametreja, luo lomake niiden käsittelyä varten. Muuten tietoja voi kadota.

Taulukon korvaaminen säännöllisesti

Teet säännöllisin väliajoin tietystä taulukosta arkistokopion ja korvaat sitten alkuperäisen taulukon uudella tyhjällä taulukolla.

Kaikki taulukon tietueet vastaavat ehtoa, jonka perusteella arkistointi määräytyy.

ESIMERKKI: Taulukko, johon tallennetaan vuorokauden ylimmät ja alimmat lämpötilat. Tällaisen taulukon voi arkistoida esimerkiksi vuosittain ja korvata uudella tyhjällä taulukolla.

  • Taulukon viite-eheys on ehkä korjattava.

Kaikkien taulukoiden korvaaminen säännöllisesti

Aloitat jaetusta tietokannasta (tietokanta, joka koostuu kaikki taulukot sisältävästä taustatietokantatiedostosta ja kaikki muut tietokantaobjektit sisältävästä edustatietokannasta). Teet säännöllisin väliajoin arkistokopion taustatietokannasta ja korvaat sitten alkuperäisen taustatietokannan uudella tyhjällä tietokannalla.

Useimmissa tietokannan taulukoissa kaikki tietueet vastaavat ehtoa, jonka mukaan arkistointi määräytyy.

ESIMERKKI: Tietokanta muodostuu useista erityyppisistä säätiedoista. Voit arkistoida kaikki taulukot vuosittain.

  • Jos tietokannassa on hakutaulukoita (taulukoita, joihin tallennetaan hakuarvot, esimerkiksi postinumerot tai osastot), niiden tiedot on ehkä tuotava uuteen taustatietokantaan.

  • Tässä menetelmässä ei voi käyttää makroa, vaan tietokanta on arkistoitava manuaalisesti.

Viite-eheyden aiheuttamat toimet

Jos arkistoitavat tietueet ovat yhteydessä muissa taulukoissa oleviin tietueisiin, tämä yhteys on ehkä kierrettävä. Jos arkistoitavat tietueet ovat alitietueita (yksi-moneen-yhteys, moni-puoli), voit todennäköisesti arkistoida ne ongelmitta. Jos tietueet ovat päätietueita (yksi-moneen-yhteys, yksi-puoli), alitietueet voivat päätietueita arkistoitaessa aiheuttaa seuraavia ongelmia:

  • Alitietueet estävät päätietueiden poistamisen. Tämä saattaa aiheuttaa ongelmia, jos olet jo lisännyt päätietueen arkistotaulukkoon.

    TAI

  • Alitietueista tulee orpotietueita (tietueita, joiden päätietuetta ei enää ole). Tämä saattaa aiheuttaa tietojen eheyteen liittyviä ongelmia ja estää näitä orpotietueita käyttävien erilaisten toimintojen toiminnan.

Voit ottaa viite-eheyden huomioon seuraavasti:

  1. Määritä, mitä alitietueita arkistoitaviin tietueisiin liittyy. Jos esimerkiksi haluat arkistoida kirjastosta lainattuun materiaalin liittyvät tietueet, määritä ensin, liittyykö materiaaliin avoimia tapahtumia 8eli onko materiaali lainattu, mutta palauttamatta).

  2. Tee jokin seuraavista toimista:

Sivun alkuun

Tietueiden siirtäminen arkistotaulukkoon säännöllisesti

Tee ensin tyhjä kopio taulukosta, joka sisältää arkistoitavat tietueet. Tämä uusi tyhjä taulukko on arkistointitaulukko. Luo seuraavaksi liittämiskysely, joka kopioi tietueet alkuperäisestä taulukosta arkistotaulukkoon. Luo sitten poistokysely, joka poistaa arkistoidut tietueet alkuperäisestä taulukosta. Luo lopuksi makro, joka suorittaa molemmat kyselyt. Kun haluat arkistoida tietueet, suorita makro.

Vihje: Voit liittää makron lomakkeen painikkeeseen, jotta makro voidaan suorittaa painiketta napsauttamalla.

Vaihe 1: Luo arkistotaulukko.

Vaihe 2: Luo kysely, joka kopioi tiedot arkistotaulukkoon

Vaihe 3: Luo poistokysely, joka poistaa samat tiedot alkuperäisestä taulukosta

Vaihe 4: Luo makro, joka suorittaa molemmat kyselyt

Vaihe 1: Luo arkistotaulukko.

Jos haluat säilyttää kaikki arkistoidut tietueet samassa taulukossa, tee tämä vaihe vain kerran. Tässä vaiheessa luomaasi arkistotaulukkoon tallennetaan kaikki arkistoimasi tietueet.

Jos haluat tuhota vanhan arkistotaulukon aina, kun luot uuden arkistotaulukon, tätä vaihetta ei tarvitse suorittaa. Liittämiskyselyn sijaan voit käyttää taulukon luova kyselyä tietojen kopioimiseen arkistointitaulukkoon. Tässä tapauksessa siirry vaiheeseen 2.

Jos haluat arkistoida tietueita aina uuteen arkistotaulukkoon ja säilyttää vanhat arkistotaulukot, nimeä vanha arkistotauluko uudelleen ennen uuden arkistotaulukon luomista. Jos arkistointi tapahtuu päivämäärän mukaan, vanhat arkistotaulukot kannattaa ehkä nimetä niitä vastaavien päivämääräalueiden mukaan.

Huomautus: Jos luot uuden arkistotaulukon joka kerta ja säilytät vanhan, vanha arkistotaulukko on nimettävä uudelleen ennen kyselyjen suorittamista.

  1. Valitse siirtymisruudusta taulukko, jonka tietueet haluat arkistoida,ja paina näppäinyhdistelmää CTRL+C ja paina CTRL+V.

  2. Valitse Liitä taulukko nimellä -valintaikkunan Liittämisasetukset -kohdasta Vain rakenne.

  3. Poista Taulukon nimi -ruudusta sana Kopio, lisää taulukon nimen loppuun alaviiva ja sana "arkisto" ja valitse OK. Jos esimerkiksi alkuperäisen taulukon nimi on Tapahtumat, arkistotaulukon nimeksi tulee Tapahtumat_arkisto.

    Liitä taulukko nimellä

Vaihe 2: Luo kysely, joka kopioi tiedot arkistotaulukkoon

  1. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

  2. Lisää arkistoitavat tietueet sisältävä taulukko Näytä taulukko -valintaikkunassa. Sulje Näytä taulukko -valintaikkuna.

  3. Kaksoisnapsauta juuri lisäämäsi taulukon tähtikuvaketta (*) kyselyn rakenneikkunassa. Taulukon nimi ja tähti tulevat näkyviin kyselyn rakenneruudukon ensimmäiseen sarakkeeseen.

    Huomautus: Tähti osoittaa, että kyselyn tuloksessa pitää olla taulukon kaikki kentät. Kun napsautat tähteä, kenttien poistaminen taulukosta tai lisääminen siihen muuttaa kyselyn tulosta vastaavasti.

  4. Kaksoisnapsauta kyselyn rakenneikkunassa kenttää, jonka perusteella haluat määrittää ehdon, joka tietueiden on täytettävä, jotta ne arkistoitaisiin. Jos esimerkiksi Tapahtumat-taulukossa on kenttä nimeltä Palautuspäivä ja haluat arkistoida kaikki tietueet, joiden päivämäärästä on kulunut yli vuosi, kaksoisnapsauta palautuspäivän kenttää. Se tulee näkyviin seuraavaan tyhjään sarakkeeseen kyselyn rakenneruudukkoon.

    Kyselyn rakenneruudukko

    Toista tämä vaihe, jos haluat käyttää ehtona useaa kenttää.

  5. Määritä lisäämiisi kenttiin perustuvat ehdot Ehdot-riville. Voit esimerkiksi määrittää, että palautuspäivän on oltava aiempi kuin 1.1.2008, määrittämällä Ehdot-riville lausekkeen <#1/1/2008#.

    Jos joka arkistointikertaa varten pitää määrittää erilaiset ehdot, määritä kysely pyytämään tarvittavia tietoja. Tätä varten on määritettävä Ehdot-riville parametri, joka saa kyselyn pyytämään käyttäjältä tietoja. Kirjoita sama lauseke, jota muutenkin käyttäisit, mutta kirjoita tietyn arvon sijaan hakasulkeiden sisään lyhyt kysymys tai kehote. Voit kirjoittaa lausekkeeksi esimerkiksi <[Päivämäärä, jota aiemmin palautetut lainaukset arkistoidaan:] seuraavan esimerkin mukaisesti:

    Parametrilauseke

    Lisätietoja parametrien käyttämisestä on artikkelissa Kyselyn määrittäminen pyytämään tietoja.

    Voit myös määrittää vaihtoehtoisia ehtoja kirjoittamalla ne tai-riville. Lisätietoja ehtojen käyttämisestä on artikkelissa Esimerkkejä kyselyjen ehdoista.

    Vihje: Jos määrität ehtoja päivämääräkenttien perusteella ja haluat arkistoida kaikki kuluvaa päivää ennen luodut tietueet, kirjoita päivämääräkentän Ehdot-riville <Date().

  6. Tee jokin seuraavista toimista:

    • Jos olet jo luonut arkistotaulukon, tarvitset liittämiskyselyn, joka lisää määritetyt tietueet taulukkoon.

      1. Valitse Rakennenäkymä-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Liitä.

      2. Valitse Liittämiskysely-valintaikkunan Taulukon nimi -ruudusta arkistotaulukon nimi ja valitse sitten OK.

        Liitä taulukkoon

        Lisää taulukkoon -rivi tulee näkyviin kyselyn rakenneruudukkoon.

      3. Tyhjennä kaikkien ehtojen määrittämisessä käytettävien kenttien Liitä taulukkoon -rivi. (Vain tähtirivillä tulee olla Liitä taulukkoon -arvo.)

        Kyselyn rakenneruudukon Lisää taulukkoon -rivi

    • Jos et ole luonut arkistotaulukkoa, tee taulukon luova kysely, joka luo arkistotaulukon määritettyjen tietueiden pohjalta.

      1. Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Taulukon luova kysely.

      2. Kirjoita Taulukon luova kysely -valintaikkunan Taulukon nimi -ruutuun arkistotaulukon nimi ja valitse OK.

  7. Tallenna kysely painamalla CTRL+S-näppäinyhdistelmää.

Vaihe 3: Luo poistokysely, joka poistaa samat tiedot alkuperäisestä taulukosta

  1. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Kyselyn rakennenäkymä.

  2. Lisää arkistoitavat tietueet sisältävä taulukko Näytä taulukko -valintaikkunassa. Sulje Näytä taulukko -valintaikkuna.

  3. Kaksoisnapsauta juuri lisäämäsi taulukon tähtikuvaketta (*) kyselyn rakenneikkunassa. Taulukon nimi ja tähti tulevat näkyviin kyselyn rakenneruudukon ensimmäiseen sarakkeeseen.

  4. Kaksoisnapsauta kyselyn rakenneikkunassa kenttiä, joihin liittämiskyselyn ehto perustui.

  5. Määritä lisäämiisi kenttiin perustuvat ehdot Ehdot-riville. Lisätietoja ehtojen käyttämisestä on artikkelissa Esimerkkejä kyselyjen ehdoista.

    Tärkeää: Jos liittämiskyselyssä tai taulukon luovassa kyselyssä on käytetty parametria, sitä pitää käyttää myös poistokyselyssä. Muista myös antaa sama arvo kumpaankin kyselyyn. Eri parametriarvojen antaminen voi hävittää tietoja. Tietojen häviämisen vaaraa voi vähentää keräämällä arvot lomakkeeseen ja määrittämällä kyselyt hakemaan arvot lomakkeesta. Lisätietoja on artikkelissa Kyselyn määrittäminen pyytämään tietoja.

  6. Valitse Rakenne-välilehden Kyselylaji-ryhmästä Poista.

    Poista-rivi tulee näkyviin kyselyn rakenneruudukkoon.

    Kyselyn rakenneruudukon Poista-rivi

  7. Tallenna kysely painamalla CTRL+S-näppäinyhdistelmää.

Vaihe 4: Luo makro, joka suorittaa molemmat kyselyt

  1. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Makro. Jos tämä komento ei ole käytettävissä, napsauta joko Moduuli- tai Luokkamoduuli-painikkeen alapuolella olevaa nuolta ja valitse sitten Makro.

  2. Valitse makron rakenneruudukon ensimmäisen rivin Toiminto-sarakkeessa AvaaKysely.

    Kyselyn makrotoiminnon avaaminen

  3. Valitse ruudukon alaosan Toiminnon argumentti -kohdan Kyselyn nimi -ruudun avattavasta luettelosta (liittämis- tai taulukon luova) kysely, jonka loit vaiheessa 2.

    Avaa kysely -makron toimintoargumentti

  4. Valitse makron rakenneruudukon toisen rivin Toiminto-sarakkeessa AvaaKysely.

  5. Valitse ruudukon alaosan Toiminnon argumentti -kohdan Kyselyn nimi -ruudun avattavasta luettelosta poistokysely.

    Makron pitäis näyttää suunnilleen tällaiselta:

    makron voi tallentaa

  6. Tallenna makro painamalla CTRL+S.

    Kun haluat arkistoida tietueita, suorita makro.

Sivun alkuun

Taulukon korvaaminen säännöllisesti

Jos haluat aina arkistoida kaikki taulukon tiedot, sinun ei tarvitse käyttää kyselyjä tai makroja. Vaihtoehtoisesti voit ajoittain korvata taulukon tyhjällä kopiolla.

Tärkeää: Jos arkistoitava taulukko on yhdistetty toisiin taulukoihin, viite-eheys voi aiheuttaa toimia.

  1. Valitse siirtymisruudusta taulukko, jonka haluat arkistoida, ja paina sitten CTRL+C ja CTRL+V.

  2. Valitse Liitä taulukko nimellä -valintaikkunan Liittämisasetukset-kohdasta Vain rakenne ja valitse OK.

    Access antaa kopiolle nimen Kopio - alkuperäisen taulukon nimi.

  3. Napsauta alkuperäistä taulukkoa siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten näkyviin tulevasta pikavalikosta Nimeä uudelleen.

    Anna taulukolle sen sisältöä kuvaava nimi, kuten Päivittäiset_äärilämpötilat_arkistot_2007.

  4. Napsauta siirtymisruudussa tyhjää kopiota hiiren kakkospainikkeella ja valitse sitten näkyviin tulevasta pikavalikosta Nimeä uudelleen.

    Anna tyhjälle kopiolle alkuperäisen taulukon nimi.

Sivun alkuun

Kaikkien taulukoiden korvaaminen säännöllisesti

Jos käytössä on osiin ajettu tietokanta, voit korvata kaikki taulukot säännöllisin väliajoin korvaamalla taustatietokannan uudella tyhjällä tietokannalla.

Valmistele ensin tyhjä tietokanta. Jos tietokannan rakenne ei muutu, voit käyttää tätä samaa tyhjää tietokantaa uudelleen jokaisella arkistointikerralla. Kun arkistoit tietueet, anna nykyiselle taustatietokannalle uusi nimi, joka ilmaisee, että kyseessä on arkisto. Tallenna sitten tyhjä kopio uudeksi taustatietokannaksi.

Taustatietokannan tyhjän kopion valmisteleminen

Tuo taustatietokannan kaikkien taulukoiden määritykset.

  1. Luo uusi tyhjä tietokanta. Poista Taul1.

  2. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo-ryhmästä Access.

  3. Valitse Nouda ulkoiset tiedot -valintaikkunassa Tuo taulukot, kyselyt, lomakkeet, raportit, makrot ja moduulit nykyiseen tietokantaan ja valitse Selaa.

  4. Valitse taustatietokanta Avaa tiedosto -valintaikkunassa. Sulje Avaa tiedosto -valintaikkuna valitsemalla Avaa ja valitse OK.

  5. Valitse Tuo objektit -valintaikkunassa Asetukset.

  6. Valitse Tuo taulukot -kohdasta Vain määritykset.

  7. Valitse Taulukot-välilehdestä Valitse kaikki, valitse OK ja valitse Sulje.

Lisää seuraavaksi tiedot tyhjän kopion hakutaulukoihin. Tee seuraavat toimet kussakin hakutaulukossa:

  1. Tee linkitys nykyisen taustatietokannan hakutaulukkoon.

  2. Luo liittämiskysely, joka lisää kaikki alkuperäisen tietokannan tietueet kopioon.

Taustatietokannan korvaaminen tyhjällä kopiolla

Anna ensin nykyiselle taustatietokannalle uusi nimi, joka ilmaisee, että kyseessä on arkisto.

Avaa sitten tyhjä tietokanta ja tallenna se alkuperäisen taustatietokannan nimellä.

  1. Napsauta Microsoft Office ‑painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Tallenna nimellä. Tallenna nimellä -valikko avautuu.

  2. Valitse Tallenna tietokanta muussa muodossa -kohdassa Access 2007 -tietokanta.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×