Microsoft Access 2010:n tietosuojatietojen liite

Mallien Office.com käyttäminen

Microsoft Office Backstage -näkymän Uusi-välilehdessä (napsauta Tiedosto-välilehteä ja valitse sitten Uusi)saat ajan tasalla olevaa ohjeen, joka on ladattu Office.com malliin perustuvien asiakirjojen osalta. Voit myös lähettää palautetta malleista ja antaa numeroluokituksen jokaiselle lataamallesi mallille.

Kun avaat mallin tai malliin perustuvan tiedoston, Access 2010:ssä yhteystiedot ja yhteystiedot määräy online-ohjeen Office.com. Se lähettää käyttämäsi mallin, ohjelman ja version tunnuksen sekä tietokoneen perustiedot.

Mallitunnusta käytetään alkuperäisen mallin tunnistamiseen siitä, että se ladataan Office.com tai sisältyy Access 2010 -asennukseen. Se ei yksilöi Access-tietokantaa. Tunnus on sama kaikille saman mallin käyttäjille.

Linkitys tietolähteisiin

Linkitetyt taulukot ja muut tietolähteet tallennetaan metatietoihin osana Access 2010 -tietokantaa. Joissakin tapauksissa linkki voi sisältää käyttäjänimesi tai tietoja verkon palvelimista. Jos kyseessä on tietoyhteys, voit halutessasi tallentaa käyttäjätunnuksen ja salasanan tietoyhteyslinkkiin.

Lisäksi jos sinulla on liitettyjä tietokantoja, liitetyn tietokannan sijainti tallennetaan Access-tietokantaan.

Tulostaminen

Kun tulostat Access 2010 -tiedoston ja tallennat sitten tiedoston, Access 2010 tallentaa polun tulostimeen tiedoston kanssa. Joissakin tapauksissa polku voi sisältää käyttäjänimen tai tietokoneen nimen.

Tiedostotyötilasivustot

Access 2010:ssä voit käyttää tiedostotyötilasivustoa Microsoft SharePoint Foundation 2010 -sivustossa. Tiedostotyötilasivusto on jaettu tila, jossa voit tehdä yhteistyötä muiden työryhmän jäsenten kanssa vähintään yhdessä Access-tietokannassa.

Kun käytät tiedostotyötilasivustoa, Access 2010 lataa tietoja tiedostotyötilasivustosta ja antaa tietoja sivustosta. Näitä tietoja ovat esimerkiksi seuraavat:

• SharePoint Foundation -sivuston nimi

• Sivuston URL-osoite tai osoite

• Sivuston käyttäjien nimet, sähköpostiosoitteet ja käyttöoikeustasot

• Sivustossa käytettävissä olevien tiedostojen, tehtävien ja muiden tietojen luettelot

Access 2010 tallentaa myös luettelon SharePoint Foundation -sivustoista, joissa olet käynyt tietokoneellasi evästeiden muodossa. Tämän luettelon avulla pääset nopeasti sivustoihin, joissa olet käynyt aiemmin. Microsoft ei käytä luetteloa sivustoista, joissa olet käynyt, eikä se näy Internetissä, ellet määritä luetteloa laajemmin saataville.

SharePoint Foundation

Microsoft SharePoint Foundation 2010:ssä on jaettuja verkkopohjaisia työtilasivustoja, joissa voit työstää tiedostoja tai kokouksia yhdessä.

Kun käytät SharePoint-sivustoa käyttämällä joko selainta tai mitä tahansa Office-ohjelmaa, sivusto tallentaa tietokoneeseesi evästeen, jos sinulla on oikeus luoda uusi alisivusto sivustoon. Evästeet ilmaisevat, mitä sivustoja sinulla on oikeus käyttää. Useat Office-ohjelmat käyttävät tätä luetteloa, jotta pääset nopeasti sivustoihin, joissa olet käynyt aiemmin.

Microsoft ei käytä luetteloa sivustoista, joissa olet käynyt, eikä se näy Internetissä, ellet määritä luetteloa laajemmin saataville.

Kun luot uuden sivuston tai luettelon SharePoint Foundationissa tai lisäät tai kutsut henkilöitä aiemmin luotuun verkkosivustoon tai luetteloon, sivusto tallentaa seuraavat tiedot kullekin henkilölle, mukaan lukien:

• Koko nimi

• Sähköpostiosoite

Käyttäjätunnus lisätään jokaiseen elementtiin, jonka sinä tai muut sivuston käyttäjät lisäätte sivustoon tai muokkaatte sivustolla. Kuten kaikissa SharePoint-sivuston sisällöissä, vain järjestelmänvalvojilla ja itse sivuston jäsenillä pitäisi olla pääsy tietoihin.

Kaikki SharePoint-sivuston elementit sisältävät kaksi kenttää: Tekijä jaMuokkaaja.Tekijä-kenttään täytetään elementin alun perin luoneen henkilön käyttäjänimi ja sen luontipäivämäärä. Muokannut-kenttään lisätään Sen henkilön käyttäjänimi, joka on viimeksi muokannut Access 2010 -tietokantaa, ja päivämäärä, jolloin sitä on viimeksi muokattu.

Niiden palvelimien järjestelmänvalvojat, joissa SharePoint-sivustoja isännöidään, voivat käyttää joitakin näistä sivustoista peräisin olevia tietoja, joita käytetään sivuston käyttömallien analysointiin ja sivuston käytettävissä olevan ajan prosenttiosuuden parantamiseen. Nämä tiedot ovat vain palvelimen järjestelmänvalvojien käytettävissä, eikä niitä jaeta Microsoftin kanssa, ellei Microsoft isännöi SharePoint-sivustoa. Siepatut tiedot sisältävät kaikkien niiden henkilöiden nimet, sähköpostiosoitteet ja käyttöoikeudet, joilla on sivuston käyttöoikeus.

Kaikki käyttäjät, joilla on tietyn SharePoint-sivuston käyttöoikeudet, voivat etsiä ja tarkastella sivuston kaikkea sisältöä.

Valvonta

Microsoft SharePoint Foundation 2010:ssä on valvontaominaisuuksia, joiden avulla järjestelmänvalvojat voivat pitää luotettavan kirjausketjun siitä, miten käyttäjät työstävät tiettyä sisältöä.

Kun SharePoint Foundation -järjestelmänvalvojat sallivat valvontatoiminnon, palvelin tallentaa automaattisesti SharePoint-sisältötietokantaan tietyt käyttäjän suorittamat toiminnot. Näitä toimintoja ovat esimerkiksi tarkasteleminen, muokkaaminen, sisään- ja ulos uloskirjautuminen. Palvelin tallentaa kunkin tallennetun toiminnon tiedot tiedostosta, imestä ja käyttäjän SharePoint-tunnuksesta. Mitään tietoja ei lähetetä Microsoftille tämän ominaisuuden osana.

Tämä toiminto on oletusarvoisesti poissa käytöstä, ja se on vain niiden SharePoint-sivustojen järjestelmänvalvojien käytettävissä, jonne sisältö on tallennettu.

Tietojen kerääminen Accessissa

Access 2010:n avulla voit kerätä tietoja sähköpostitse lähettämällä lomakkeita HTML:n tai Microsoft InfoPath 2010:n perusteella. Kun lähetät tietojen keräyssähköpostiviestin, kaikkien vastaanottajien sähköpostiosoitteet kerätään ja tallennetaan Access-tietokantaan. Tietojen avulla voit seurata vastaanottajilta saamiasi tietoja ja lähettää heille sähköpostiviestejä myöhemmin. Voit määrittää, että tiedot lähetetään sähköpostitse tietokantaan automaattisesti tai manuaalisesti.

Nimi voi olla tallennettuna

Joissakin tilanteissa Access 2010 tallentaa nimesi, jotta käyttökokemus on parempi, kun käytät joitakin ominaisuuksia. Nimesi tallennetaan esimerkiksi näihin sijainneihin:

• Tekijä-kentät

• TekijänNimi-tiedosto-ominaisuus

Voit poistaa nimesi näistä kentistä ja ominaisuuksista seuraavasti:

1. Valitse Tiedosto-välilehti.

2. Valitse Ohje-kohdassaAsetuksetja valitse sitten Nykyinen tietokanta.

3. Valitse Sovellusasetukset-kohdassaPoista henkilökohtaiset tiedot tiedoston ominaisuuksista tallennessa -valintaruutu.

Voit poistaa nimesi ja nimikirjaimesi Nimi- jaNimikirjaimet-kentistä.

Muiden yritysten luomat Microsoft Office -ratkaisut voivat myös sisällyttää nimesi tai muut henkilökohtaiset tietosi tiedostoon liitettyihin mukautettuihin ominaisuuksiin.

Jos käytät Microsoft Officen WWW-ohjausobjektia, Microsoft Excel Data Accessia, DataCalcia tai muita ominaisuuksia, joiden avulla voit muodostaa yhteyden suoraan toiseen tietolähteeseen, valtuutustietosi (käyttäjätunnus ja salasana) voidaan tallentaa Access-tietokantaan. Jos haluat muuttaa tai poistaa näitä valtuutustietoja, sinun on muutettava yhteyden ominaisuuksia asianmukaisesti.

Digitaaliset allekirjoitukset

Digitaalinen allekirjoitus on valinnainen ominaisuus, jonka avulla voit todentaa Access-tietokannan lähettäneen henkilön henkilöllisyyden. Digitaalinen allekirjoitus on allekirjoitettavan Access-tietokannan tietojen yksilöllinen salattu arvo. Kun lähetät Access-tietokannan, jossa on digitaalinen allekirjoitus, allekirjoitus lähetetään vastaanottajalle access-tietokannan tietojen ja luotetun digitaalisen varmenteen (lähettäjän) kanssa. Digitaalinen varmenne on varmenteen myöntäjä, kuten VeriSign, ja se sisältää tietoja lähettäjän todentamista ja sen tarkistamista varten, että Access-tietokannan alkuperäistä sisältöä ei ole muutettu. Access voi automaattisesti tarkistaa digitaalisen allekirjoituksen ottamalla yhteyttä varmenteen myöntäjään verkossa.

Kun allekirjoitat Access-tietokannan, näkyviin tulee valintaikkuna, jossa näkyvät digitaaliseen allekirjoitukseen sisältyvät tiedot, kuten järjestelmän päivämäärä ja aika, käyttöjärjestelmän versionumero, Microsoft Office -versionumero ja Access 2010 :n versionumero.

Tietokannan suojaus

Tietokannan suojauksen avulla voit suojata Access 2010 -tietokannan salaamalla sen salasanalla.

Voit salata tietokannan salasanalla seuraavasti:

1. Valitse Tiedosto-välilehti.

2. Valitse Tiedotja valitse sitten Salaa salasanalla.

3. Kirjoita salasana Salasana- ja Vahvista-ruutuihin.

Salasanaa ei tallenneta tiedoston mukana, ja sen avulla luodaan avaimet tiedoston salaamiseen. Voit poistaa tietokannan salasanan ja salauksen. Voit poistaa salauksen seuraavasti:

1. Valitse Tiedosto-välilehti.

2. Valitse Tiedotja valitse sitten Tietokannan salauksen purkaminen.

3. Kirjoita salasana Salasana-ruutuun.

Tietojen tallentaminen välimuistiin ja synkronointi

Access 2010 -tietokantojen tai Access-tietokantoihin linkitettyjen ulkoisten taulukoiden tiedot voidaan tallentaa paikallisesti tietokoneeseen Tietokannan Access-taulukkona. Tämä parantaa Access 2010:n suorituskykyä. Voit poistaa tämän ominaisuuden käytöstä seuraavasti:

1. Valitse Tiedosto-välilehti.

2. Valitse Ohje-valikossa Asetukset.

3. Valitse Nykyinen tietokanta -välilehti.

4. Valitse Älä tallenna välimuistiin.

Microsoft Office Web Application -tiedostot

Tietyt Access 2010 -tiedostot lataavat tietoja Internetistä tai intranetistä. Tämä lähettää tietokoneen perustiedot tietojen lähteelle. Valintaikkunassa kysytään, haluatko lähettää nämä tiedot, kun avaat julkaistun sovelluksen ensimmäisen kerran. Voit ohittaa tämän valintaikkunan tulevissa pyynnöissä valitsemalla Älä näytä tätä viestiä uudelleen -valintaruudun.

Verkkoselaimen ohjausobjekti

Kun avaat Access 2010 -tiedostossa lomakkeen, jossa on selainohjausobjekti, sovelluksen tiedot voidaan lähettää selaimessa tunnistettuun Internet-sivustoon.

Access-funktiot

Kun avaat Access 2010 -tiedoston, tiedostossa voi olla funktioita käyttävä lauseke, kuten CurrentWebUser, CurrentWebUserGroups tai IsCurrentWebUserInGroup. Tiedosto voi sisältää funktioita, jotka hakevat käyttäjänimen, kirjautumisnimen, sähköpostiosoitteen tai tietoja siitä, mitä käyttäjäryhmiä SharePoint-sivustosta haetaan. Nämä tiedot tallennetaan oletusarvoisesti Access 2010 -tiedostoon offline-tilassa. Voit valita, että et tallenna näitä tietoja tiedostoon, toimimalla seuraavasti:

1. Valitse Tiedosto-välilehti.

2. Valitse Ohje-valikossa Asetukset.

3. Valitse Nykyinen tietokanta.

4. Valitse Välimuistiin tallentaminen verkkopalvelussa ja SharePoint-taulukoissaKäytä Microsoft Access 2010:n tai uudemman kanssa yhteensopivaa välimuistimuotoa ja valitse sitten Joko Tyhjennä välimuisti suljessa -valintaruutu tai Älä tallenna välimuistia -valintaruutu.

Sivun alkuun