Access 2007:n käytön aloittaminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Microsoft Office Access 2007 -ohjelman käyttö voidaan aloittaa useilla tavoilla. Tässä artikkelissa käsitellään kysymyksiä, joita mieleesi saattaa tulla, jos käytät Accessia ensimmäistä kertaa, siirrät tietoja toisesta tietokannasta tai taulukkolaskentaohjelmasta Accessiin tai päivität Accessin aiemmasta versiosta.

Valitse haluamasi toimet

Accessin käyttäminen ensimmäisen kerran

Tietojen tuominen laskentataulukosta tai muuhun ohjelmaan

Aiemman version tietokannan käyttäminen Accessin eri versioissa

Accessin käytön aloittaminen ensimmäistä kertaa

Office Access 2007 -versiossa on useita parannuksia, joiden ansiosta tietokannan luominen on helpompaa kuin koskaan. Käyttäjät, jotka ovat luoneet tietokantoja Accessissa aiemmin, arvostavat sitä, kuinka nämä uudet ja parannetut ominaisuudet nopeuttavat luontiprosessia.

Kun käynnistät Office Access 2007 -ohjelman, näyttöön tulee ensimmäiseksi Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivu (paitsi jos käynnistit Accessin kaksoisnapsauttamalla Access-tietokantatiedostoa, jolloin tietokanta avautuu). Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivu on lähtökohta, josta voit aloittaa uuden tietokannan luomisen, avata aiemmin luodun tietokannan tai tarkastella ruudussa esitettyä Microsoft Office Onlinen sisältöä.

Tietokannan luominen mallin avulla

Microsoft Office Online-mallin lataaminen

Tietokannan luominen alusta alkaen

Luo tyhjä tietokanta

Taulukon lisääminen

Liitä tietoja toisesta lähteestä Access-taulukkoon

Tietojen tuominen toisesta lähteestä

Aiemmin luodun Access-tietokannan avaaminen

Access 2010: n on tehokkaita työkaluja, joilla on helpompi seurata, raportti- ja jakaa tietoja.

Tietokannan luominen mallin avulla

Accessissa on laaja valikoima malleja, jotka nopeuttavat tietokannan luontia. Malli on käyttövalmis tietokanta, joka sisältää kaikki tietyssä tehtävässä tarvittavat taulukot, kyselyt, lomakkeet ja raportit. Malleja voidaan käyttää esimerkiksi seurannassa, yhteystietojen hallinnassa ja kulujen seurannassa. Joissakin malleissa on muutama mallin käyttöä esittelevä näytetietue. Mallitietokantoja voidaan käyttää sellaisenaan tai ne voidaan mukauttaa omien tarpeiden mukaan.

  1. Käynnistä Access, jos se ei ole vielä käynnissä.

    Jos tietokanta on jo avoinna, tuo Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivu näyttöön tekemällä seuraavat toimet:

    • Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Sulje tietokanta Painikkeen kuva .

      Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivu

  2. Useita malleja näkyvät Online-mallit -kohdassa Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivulla ja lisää ole käytettävissä, jos napsautat jokin luokista Malliluokat vasemmassa reunassa Access-ikkunan. Yhä enemmän voi ladata Microsoft Office-sivustosta (katso seuraavan osan, Microsoft Office Online-mallin lataaminen, jotta tiedot).

  3. Napsauta mallia, jota haluat käyttää.

  4. Access-ikkunan oikeanpuoleisessa ruudussa näkyy tietokannan nimiehdotus Tiedostonimi-ruudussa. Voit muokata tiedostonimeä ja määrittää eri kansion. Voit myös luoda tietokannan ja linkittää sen Windows SharePoint Services 3.0 -sivustoon.

  5. Valitse Luo (tai Lataa, jos haluat ladata Office Online -mallin).

    Access luo tietokannan ja avaa sen. Näyttöön tulee lomake, johon voit alkaa syöttää tietoja.

    Jos malli sisältää esimerkkitietoja, voit poistaa tietueet seuraavasti:

    • Napsauta poistettavan tietueen riviotsikkoa. (Riviotsikko on tietueen vasemmalla puolella oleva ruutu tai palkki.)

    • Valitse Aloitus -välilehden tietueet -ryhmässä Poista. Painikkeen kuva

  6. Kun haluat aloittaa tietojen syöttämisen, napsauta lomakkeen ensimmäistä tyhjää solua ja aloita kirjoittaminen. Kun olet syöttänyt muutaman tietueen, voit katsoa siirtymisruudun avulla, onko olemassa muita lomakkeita tai raportteja, joita haluat käyttää.

Mallin lataaminen Microsoft Office Online -sivustosta

Jos tarpeitasi vastaavaa mallia ei ole Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivulla, voit tutkia Office Online -Web-sivuston suurempaa valikoimaa.

  1. Käynnistä Access, jos se ei ole vielä käynnissä.

    Jos tietokanta on jo avoinna, tuo Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivu näyttöön tekemällä seuraavat toimet:

    • Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Sulje tietokanta Painikkeen kuva .

  2. Valitse Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivun alaosassa olevassa Lisää Office Online -sivustossa -kohdassa Mallit.

    Uuteen selainikkunaan tulee Office Online -Web-sivusto.

  3. Etsi ja lataa haluamasi malli käyttämällä Office Online -sivuston etsintätyökaluja.

  4. Kun olet ladannut mallin, uusi tietokanta tallentuu johonkin seuraavista kansioista:

    • Windows Vista    c:\Users\user name\Documents

    • Microsoft Windows Server 2003 tai Microsoft Windows XP:    c:\Documents and Settings\user name\My asiakirjat

      Kun seuraavan kerran haluat käyttää tietokantaa, avaa se tästä kansiosta käyttämällä Accessia tai Resurssienhallintaa.

Osan alkuun

Tietokannan luominen alusta asti

Jos mikään malleista ei vastaa tarpeitasi tai haluat tuoda tietoja jostakin toisesta ohjelmasta Accessiin, päätät ehkä luoda tietokannan alusta asti. Yleensä on tehtävä jompikumpi tai molemmat seuraavista toimista:

  • uusien taulukoiden luominen ja tietojen syöttäminen, liittäminen tai tuominen näihin taulukoihin

  • tietojen tuominen muista lähteistä, jolloin uudet taulukot luodaan samassa prosessissa.

Jos haluat lisätietoja tietokannan suunnittelemisesta tai yhteyksien, lomakkeiden, raporttien tai kyselyjen luomisesta, tutustu tämän artikkelin Katso myös -kohdan linkkeihin.

Tyhjän tietokannan luominen

  1. Käynnistä Access .

  2. Valitse Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivulla Tyhjä tietokanta.

    Tyhjä tietokanta -painike

  3. Kirjoita Tyhjä tietokanta -ruudussa tiedoston nimi Tiedostonimi-ruutuun. Jos et anna tiedostotunnistetta, Access lisää sen puolestasi. Tiedoston oletussijainti on jokin seuraavista:

    • Windows Vista    c:\Users\user name\Documents

    • Microsoft Windows Server 2003 tai Microsoft Windows XP:    c:\Documents and Settings\user name\My asiakirjat

      Jos haluat muuttaa tiedoston sijainti, valitsemalla Selaa Painikkeen kuva Tiedostonimi -ruudun vieressä, Selaa ja valitse uusi sijainti ja valitse sitten OK.

  4. Valitse Luo.

    Access luo tietokannan ja avaa sitten tyhjän taulukon (nimeltään Taulukko1) tietotaulukkonäkymä.

  5. Access siirtää kohdistimen Lisää uusi kenttä -sarakkeen ensimmäiseen tyhjään soluun.

    Uusi, tyhjä taulukko uudessa tietokannassa

    Voit lisätä tietoja, aloita kirjoittaminen, tai voit liittää tietoja toisesta lähteestä tämän artikkelin Liitä tietoja toisesta lähteestä Access-taulukkoon, kohdassa kuvatulla tavalla.

    Huomautukset: 

    • Tietojen syöttäminen taulukkonäkymään on suunniteltu siten, että tiedot syötetään lähes samalla tavalla kuin Excel-laskentataulukkoon. Päärajoitus on, että tiedot on syötettävä yhtenäisiin riveihin ja sarakkeisiin alkaen taulukkonäkymän vasemmasta yläkulmasta. Älä yritä muotoilla tietoja lisäämällä tyhjiä rivejä tai sarakkeita samoin kuin voisit tehdä Excelissä, koska tällöin taulukon tilaa menisi hukkaan. Taulukko sisältää vain syöttämäsi tiedot. Tietojen ulkoasua muokataan myöhemmin suunniteltavissa lomakkeissa ja raporteissa.

    • Taulukon rakenne luodaan syöttäessäsi tietoja. Aina kun lisäät taulukkoon uuden sarakkeen, uusi kenttä määritetään. Access määrittää kentän tietotyyppi syöttämiesi tietojen tyypin perusteella. Jos taulukossa on esimerkiksi sarake, johon olet syöttänyt vain päivämääräarvoja, Access määrittää kentän tietotyypiksi Pvm./klo. Jos yrität myöhemmin syöttää kenttään arvon, joka ei ole päivämäärä (esimerkiksi nimen tai puhelinnumeron), näyttöön tulee sanoma, joka ilmoittaa, että arvo ei vastaa sarakkeen tietotyyppiä. Jos mahdollista, suunnittele taulukko siten, että jokainen sarake sisältää samantyyppisiä tietoja, kuten tekstiä, päivämääriä tai lukuja. Näin on helpompi muodostaa kyselyjä, lomakkeita ja raportteja, jotka valitsevat juuri haluamasi tiedot.

    • Lisätietoja taulukkonäkymien käyttämisestä on artikkelissa tyhjän taulukkonäkymän avaaminen.

Jos et ole kiinnostunut tietojen syöttämisen tällä hetkellä, valitse Sulje Painikkeen kuva .

Taulukon lisääminen

Voit lisätä uuden taulukon aiemmin luotuun tietokantaan käyttämällä Luo-välilehden Taulukot-ryhmän työkaluja.

Accessin valintanauhan kuva

Luo taulukkonäkymään tyhjä taulukko valitsemalla Taulukko. Voit aloittaa tietojen syöttämisen heti käyttämällä taulukkonäkymää, jolloin Access luo taulukon rakenteen samalla kun työskentelet, tai voit luoda taulukon rakenteen ensin käyttämällä Rakennenäkymä ja siirtyä sen jälkeen takaisin taulukkonäkymään syöttämään tietoja. Riippumatta siitä, kummalla tavalla aloitat, voit milloin tahansa siirtyä toiseen näkymään käyttämällä Access-ikkunan tilarivin näkymäpainikkeita.

Taulukon lisääminen käyttämällä ensin taulukkonäkymää    Taulukkonäkymässä voit syöttää tietoja heti ja antaa Accessin muodostaa taulukon rakenteen taustalla. Kentät saavat numeroidut nimet (Kenttä1, Kenttä2 ja niin edelleen), ja Access määrittää kenttien tietotyypin syöttämiesi tietojen perusteella.

  1. Valitse Luo -välilehden taulukot -ryhmässä taulukko. Painikkeen kuva

  2. Access luo taulukon ja siirtää sen jälkeen kohdistimen Lisää uusi kenttä -sarakkeen ensimmäiseen tyhjään soluun.

    Huomautus: Jos Lisää uusi kenttä -saraketta ei näy, saatat olla rakennenäkymässä taulukkonäkymän sijasta. Voit siirtyä taulukkonäkymään kaksoisnapsauttamalla taulukkoa siirtymisruudussa. Access pyytää antamaan uudelle taulukolle nimen ja siirtyy sen jälkeen taulukkonäkymään.

  3. Valitse Taulukkonäkymä -välilehden kentät ja sarakkeet -ryhmästä Uusi kenttä. Painikkeen kuva

    Näyttöön tulee Kentän mallit -ruutu, joka sisältää usein käytettyjen kenttätyyppien luettelon. Jos vedät jonkin näistä kentistä taulukkonäkymään, Access lisää kyseisen nimisen kentän ja asettaa sen ominaisuuksille kentän tyypin mukaisen arvon. Voit muuttaa ominaisuuksia myöhemmin. Vedä kenttä sellaiseen taulukkonäkymän alueeseen, joka sisältää tietoja. Näyttöön tulee pystysuora lisäyspalkki, joka näyttää, mihin kenttä sijoitetaan.

  4. Aloita tietojen lisääminen kirjoittamalla ensimmäiseen tyhjään soluun. Voit myös liittää tietoja toisesta lähteestä tässä artikkelissa jäljempänä kuvatulla tavalla.

    • Jos haluat nimetä sarakkeen (kentän) uudelleen, kaksoisnapsauta sarakeotsikkoa ja kirjoita uusi nimi. Kentille kannattaa antaa niiden sisältöä kuvaavat nimet, sillä nimet näkyvät Kenttäluettelo-ruudussa.

    • Jos haluat siirtää saraketta, valitse se napsauttamalla sen sarakeotsikkoa ja vedä se haluamaasi paikkaan. Voit myös valita useita vierekkäisiä sarakkeita ja vetää ne kaikki uuteen paikkaan yhdessä.

Taulukon lisääminen käyttämällä ensin rakennenäkymää    Luo ensin uuden taulukon rakenne rakennenäkymässä. Siirry sen jälkeen taulukkonäkymään syöttämään tietoja tai syötä tiedot käyttämällä jotakin muuta tapaa, kuten liittämistä.

  1. Valitse Luo-välilehden Taulukot-ryhmästä Taulukon rakennenäkymä. Painikkeen kuva

  2. Kirjoita taulukon jokaisen kentän nimi vuorollaan Kentän nimi -sarakkeeseen ja valitse sitten tietotyyppi Tietotyyppi-luettelosta.

    Huomautus: Jos Kentän nimi- ja Tietotyyppi-sarakkeita ei näy, saatat olla taulukkonäkymässä rakennenäkymän sijasta. Siirry rakennenäkymään napsauttamalla Access-ikkunan tilarivin Rakennenäkymä-painiketta. Access pyytää antamaan uudelle taulukolle nimen ja siirtyy sen jälkeen rakennenäkymään.

  3. Halutessasi voit kirjoittaa jokaisesta kentästä kuvauksen Kuvaus-sarakkeeseen. Kirjoittamasi kuvaus näkyy tilarivillä, kun kohdistin on kentässä, ja sitä käytetään tilarivin tekstinä niitä ohjausobjekteja varten, jotka luodaan vetämällä kenttä Kenttäluettelo-ruudusta lomakkeeseen tai raporttiin, ja niitä ohjausobjekteja varten, jotka luodaan kenttää varten käyttämällä ohjattua lomakkeen luomista tai ohjattua raportin luomista.

  4. Kun olet lisännyt kaikki kentät, tallenna taulukko:

    • Napsauta Microsoft Office ‑painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Tallenna tai paina CTRL+S-näppäinyhdistelmää.

  5. Voit aloittaa tietojen syöttämisen taulukkoon milloin tahansa siirtymällä taulukkonäkymään, napsauttamalla ensimmäistä tyhjää solua ja kirjoittamalla tietoja. Voit myös liittää tietoja toisesta lähteestä seuraavassa jaksossa kuvatulla tavalla.

Jos haluat lisätä taulukkoon kenttiä sen jälkeen, kun olet syöttänyt tietoja, voit joko aloittaa tietojen kirjoittamisen taulukkonäkymän Lisää uusi kenttä -sarakkeeseen tai voit lisätä uusia kenttiä käyttämällä Taulukkonäkymä-välilehden Kentät ja sarakkeet -ryhmän komentoja.

Lisätietoja taulukoiden, mukaan lukien Taulukkomallit, luomisesta on artikkelissa tietokannan taulukoiden luominen.

Osan alkuun

Tietojen liittäminen toisesta lähteestä Access-taulukkoon

Jos tietosi on tallennettu tällä hetkellä toiseen ohjelmaan, kuten Office Excel 2007 -ohjelmaan, voit kopioida ja liittää tiedot Accessin taulukkoon. Tämä toimii yleensä parhaiten, jos tiedot on jo eroteltu valmiiksi sarakkeisiin, kuten Excel-taulukossa yleensä tehdään. Jos tiedot ovat tekstinkäsittelyohjelmassa, tietosarakkeet on parasta erottaa toisistaan käyttämällä sarkaimia tai muuntaa tiedot taulukkoon tekstinkäsittelyohjelmassa ennen niiden kopioimista. Jos tietoja on muokattava tai käsiteltävä (esimerkiksi muutettava kokonimet etu- ja sukunimiksi), haluat ehkä tehdä tämän ennen tietojen kopioimista, etenkin jos et ole vielä tutustunut Accessiin.

Kun liität tietoja tyhjään taulukkoon, Access määrittää jokaisen kentän tietotyypin sen sisältämän tiedon mukaan. Jos esimerkiksi liitetty kenttä sisältää vain päivämääräarvoja, Access ottaa käyttöön Pvm./kello-tietotyypin kentässä. Jos liitetty kenttä sisältää vain sanoja "kyllä" ja "ei", Access ottaa käyttöön Kyllä/Ei-tietotyypin kentässä.

Access nimeää kentät sen mukaan, mitä se löytää liitettyjen tietojen ensimmäiseltä riviltä. Jos liitettyjen tietojen ensimmäinen rivi vastaa muiden rivien tyyppiä, Access päättää, että ensimmäinen rivi on osa tietoja ja antaa kentille yleiset nimet (F1, F2 ja niin edelleen). Jos liitettyjen tietojen ensimmäinen rivi ei ole samanlainen kuin seuraavat rivit, Access päättää, että ensimmäinen rivi koostuu kenttien nimistä. Access nimeää kentät sen mukaisesti eikä sisällytä ensimmäistä riviä tietoihin.

Jos Access määrittää yleiset kenttien nimet, nimeä kentät uudelleen niin pian kuin mahdollista sekaannuksen välttämiseksi. Tee seuraavat toimet:

  1. Tallenna taulukko.

    • Napsauta Microsoft Office ‑painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Tallenna tai paina CTRL+S-näppäinyhdistelmää.

  2. Kaksoisnapsauta taulukkonäkymässä jokaisen sarakkeen otsikkoa ja kirjoita sitten kelvollinen kentän nimi jokaista saraketta varten. Se voi näyttää siltä kuin kirjoittaisit tietojen päälle, mutta sarakkeen otsikkorivi sisältää kentän nimiä eikä tietoja.

  3. Tallenna taulukko uudelleen.

Huomautus: Voit myös nimetä kentät uudelleen vaihtamalla rakennenäkymään ja muokkaamalla kentän nimiä siellä. Voit vaihtaa rakennenäkymään napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella taulukkoa siirtymisruudussa ja valitsemalla Rakennenäkymä. Voit vaihtaa takaisin taulukkonäkymään kaksoisnapsauttamalla taulukkoa siirtymisruudussa.

Osan alkuun

Tietojen tuominen toisesta lähteestä

Olet ehkä kerännyt tietoja toiseen ohjelmaan ja haluaisit tuoda ne Accessiin. Tai ehkä työskentelet sellaisten henkilöiden kanssa, jotka tallentavat tietoja toisiin ohjelmiin, ja haluaisit käsitellä näitä tietoja Accessissa. Kummassakin tapauksessa Accessin avulla tietojen siirto muista ohjelmista on helppoa. Voit tuoda tietoja Excel-laskentataulukosta, toisen Access-tietokannan taulukosta, SharePoint-luettelosta tai useista muista lähteistä. Prosessi on hieman erilainen sen mukaan, mistä lähteestä tiedot tuodaan, mutta seuraavien ohjeiden avulla pääset alkuun:

  1. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo-ryhmästä sen tiedoston tyypin komento, josta aiot tuoda tietoja.

    Accessin valintanauhan kuva

    Jos olet esimerkiksi tuomassa tietoja Excel-laskentataulukosta, valitse Excel. Jos oikeaa ohjelmatyyppiä ei näy, valitse Lisää.

    Huomautus: Jos Tuo-ryhmässä ei ole oikeaa muototyyppiä, sinun täytyy ehkä käynnistää ohjelma, jossa tiedot on alun perin luotu, ja tallentaa tiedot yleiseen tiedostomuotoon (kuten erotinmerkkejä sisältävä tiedosto) kyseisellä ohjelmalla, ennen kuin voit tuoda tiedot Accessiin.

  2. Valitse Nouda ulkoiset tiedot -valintaikkunassa joko Selaa ja etsi lähdedatatiedosto tai kirjoita lähdedatatiedoston koko polku Tiedostonimi-ruutuun.

  3. Valitse haluamasi vaihtoehdot Määritä, miten ja mihin tiedot tallennetaan tietokantaan -kohdasta. Voit luoda uuden taulukon käyttämällä tuotuja tietoja, liittää tiedot aiemmin luotuun taulukkoon tai luoda linkitetyn taulukon, joka ylläpitää linkkiä tietolähteeseen.

  4. Valitse OK.

    Access käynnistää ohjatun tuontitoiminnon.

  5. Noudata ohjatun tuontitoiminnon ohjeita. Toimintatapa määräytyy sen mukaan, minkä tuonti- tai linkitysvaihtoehdon olet valinnut.

  6. Valitse ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla Valmis.

    Access kysyy, haluatko tallentaa juuri päättyneen tuontitoiminnon tiedot.

    • Jos aiot suorittaa saman tuontitoiminnon uudelleen, valitse Tallenna tuontivaiheet ja kirjoita tiedot.

      Sen jälkeen voit toistaa tuontitoiminnon helposti valitsemalla Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo-ryhmässä Tallennetut tuonnit, napsauttamalla tuontimääritystä ja valitsemalla sitten Suorita.

    • Jos et halua tallentaa toiminnon tietoja, valitse Sulje.

Access tuo tiedot uuteen taulukkoon ja näyttää sen jälkeen taulukon siirtymisruudun Taulukot-kohdassa.

Saat lisätietoja tietojen tuomisesta Accessiin tutustumalla tämän artikkelin Katso myös -osan linkkeihin.

Osan alkuun

Aiemmin luodun Access-tietokannan avaaminen

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Napsauta Avaa-valintaikkunassa olevaa pikakuvaketta tai napsauta Kohde-ruudussa asemaa tai kansiota, joka sisältää haluamasi tietokannan.

  3. Kaksoisnapsauta kansioluettelon kansioita, kunnes tietokannan sisältävä kansio avautuu.

  4. Kun tietokanta on löytynyt, tee jokin seuraavista toimista:

    • Jos haluat avata tietokannan oletusavaustilassa, kaksoisnapsauta sitä.

    • Jos haluat avata tietokannan yhteiskäyttöympäristössä tapahtuvaa jaettua käyttöä varten, jolloin sinä ja muut käyttäjät voitte samaan aikaan sekä lukea tietokantaa että kirjoittaa siihen, valitse Avaa.

    • Jos haluat avata tietokannan vain luku -tilassa, jolloin voit tarkastella tietokantaa, muttet muokata sitä, napsauta Avaa-painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitse Avaa vain luku -muodossa.

    • Jos haluat avata tietokannan yksityistä käyttöä varten, jotta kukaan muu ei voi avata sitä silloin, kun se on avattuna itsellesi, napsauta Avaa-painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitse Avaa yksityisesti.

    • Jos haluat avata tietokannan vain luku -käyttöä varten, napsauta Avaa-painikkeen vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten Avaa yksityisesti vain luku -muodossa. Muut käyttäjät voivat edelleen avata tietokannan, mutta heillä on vain luku -oikeudet.

Avattavaa tietokantaa ei löydy   

  1. Napsauta Avaa-valintaikkunassa olevaa Oma tietokone -pikakuvaketta tai valitse Kohde-ruudussa Oma tietokone.

  2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sitä asemaluettelossa olevaa asemaa, jonka arvelet sisältävän tietokannan, ja valitse sitten Etsi.

  3. Kirjoita hakuehdot ja etsi tietokanta painamalla ENTER-näppäintä.

  4. Jos tietokanta löytyi, avaa se kaksoisnapsauttamalla sitä Etsinnän tulokset -valintaikkunassa.

  5. Koska etsintä käynnistettiin Avaa-valintaikkunassa, tietokanta avautuu vasta, kun kyseisessä valintaikkunassa valitaan Peruuta.

Huomautus: Voit avata datatiedoston suoraan ulkoisessa tiedostomuodossa (esimerkiksi dBASE-, Paradox-, Microsoft Exchange- tai Excel-muodossa). Voit avata suoraan myös minkä tahansa ODBC-tietolähde, kuten Microsoft SQL Server- tai Microsoft FoxPro -tietolähteen. Access luo automaattisesti uuden Access-tietokannan samaan kansioon, jossa datatiedosto on, ja lisää linkit jokaiseen ulkoisen tietokannan taulukkoon.

Vinkkejä

  • Jos haluat avata jonkin viimeksi useita tietokannoista, joka on avoinna, Avaa viimeksi käytetty tietokanta -luettelossa Microsoft Office Accessin käytön aloittaminen -sivun nimi. Access avaa tietokannan käyttämisen asetuksia, jotka tietokannan oli viimeksi, josta avasit sen. Jos viimeksi käytettyjen tiedostojen luettelo ei ole näkyvissä, valitse Microsoft Office-painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse sitten Accessin asetukset. Accessin asetukset -valintaikkuna. Valitse Lisäasetukset -luokka ja valitse Näytä -kohdassa viimeksi käytettyjen tiedostojen luettelo -valintaruutu. (Voit myös määrittää määrän viimeksi käytetyt tiedostot, jotka haluat näyttää yhdeksän enintään-luettelosta.)

  • Jos avaat tietokannan napsauttamalla Microsoft Office-painiketta Office-painikkeen kuva ja käyttämällä Avaa -komentoa, voit tarkastella pikakuvakkeita tietokannoissa, jotka olet avannut aiemmin valitsemalla Viimeisimmät tiedostotluettelo Avaa valintaikkuna.

Osan alkuun

Sivun alkuun

Tietojen tuominen laskentataulukosta tai toisesta ohjelmasta

Jos olet tutustunut tietokannan tai laskentataulukon muissa ohjelmissa, tiedät luultavasti näiden sovellusten ja mitä tietokantojen perusteet. Access eroaa monet muut tietokannan sovellukset avulla voit luoda relaatiotietokantoja. Accessissa on myös useita vaihtoehtoja käsittelyyn tietokannan muiden ohjelmien, kuten SQL Server.

Sisältö

Excel-laskentataulukon tuominen Accessiin

Excel-laskentataulukon tuominen taulukkona Office Access 2007-tietokannassa

Tietojen järjestäminen ohjatun taulukon analysoimisen avulla

Muiden ohjelmien tietojen käsitteleminen

Excel-laskentataulukon tuominen Accessiin

Moni alkaa perehtyä Accessin käyttämiseen muodostettuaan ensin luettelon Excelissä. Excel on hyvä ohjelma aloittaa luettelon muodostaminen, mutta luettelon kasvaessa sen järjestäminen ja päivittäminen on yhä vaikeampaa. Siirtyminen Accessiin on yleensä seuraava looginen vaihe.

Tietokantataulukko on rakenteeltaan samanlainen kuin laskentataulukko, sillä tiedot tallennetaan riveille ja sarakkeisiin. Tämän takia laskentataulukko on yleensä helppo tuoda tietokantataulukkoon. Pääero tietojen laskentataulukkoon ja tietokantaan tallentamisen välillä on se, kuinka tiedot on järjestetty. Tietojen järjestämiseen ja päivittämiseen liittyviä ongelmia ei ratkaista yksinkertaisesti tuomalla koko laskentataulukko uutena taulukkona tietokantaan etenkään silloin, kun laskentataulukko sisältää tarpeettomia tietoja. Voit ratkaista nämä ongelmat jakamalla laskentataulukon tiedot erillisiin taulukoihin, joista jokainen sisältää toisiinsa liittyviä tietoja. Lisätietoja siitä, kuinka taulukoiden tiedot järjestetään, on artikkelissa Tietokannan suunnittelun perusteet.

Accessissa on ohjattu taulukon analysoiminen, josta voi olla apua tämän prosessin päättämisessä. Kun tiedot on tuotu taulukkoon, voit jakaa ohjatun toiminnon avulla taulukon erillisiksi taulukoiksi, joista jokainen sisältää tietoja, joiden kaksoiskappaleita ei ole muissa taulukoissa. Ohjattu toiminto luo myös tarvittavat yhteydet taulukoiden välille.

Excel-laskentataulukon tuominen taulukkona uuteen Office Access 2007 -tietokantaan

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Uusi.

  2. Kirjoita uuden tietokannan nimi Tiedostonimi-ruutuun ja valitse sitten Luo.

  3. Sulje Taulukko1.

    Kun ohjelma kysyy, haluatko tallentaa Taulukon1 rakenteeseen tehdyt muutokset, valitse Ei.

  4. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo -ryhmän Excel. Painikkeen kuva

  5. Valitse Nouda ulkoiset tiedot -valintaikkunassa Selaa.

  6. Etsi tiedosto käyttämällä Avaa tiedosto -valintaikkunaa.

  7. Valitse tiedosto ja valitse sitten Avaa.

  8. Varmista, että Tuo lähdetiedot nykyisen tietokannan uuteen taulukkoon -vaihtoehto on valittuna Nouda ulkoiset tiedot -valintaikkunassa.

  9. Valitse OK.

    Ohjattu laskentataulukon tuominen käynnistyy, ja siinä kysytään tiedoista muutama kysymys.

  10. Noudata ohjeita ja siirry sivulta toiselle valitsemalla Seuraava tai Edellinen. Valitse ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla Valmis.

    Huomautus: Access kysyy, haluatko tallentaa juuri päättyneen tuontitoiminnon tiedot. Jos aiot suorittaa saman tuontitoiminnon uudelleen, valitse Kyllä ja kirjoita tiedot. Se jälkeen voit toistaa toiminnon helposti myöhemmin valitsemalla Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo-ryhmässä Tallennetut tuonnit. Jos et halua tallentaa toiminnon tietoja, valitse Sulje.

Access tuo tiedot uuteen taulukkoon ja näyttää sen sitten siirtymisruudun Kaikki taulukot -kohdassa.

Tietojen järjestäminen käyttämällä ohjattua taulukon analysoimista

Kun tiedot on tuotu Access-taulukkoon, voit nopeasti tunnistaa toistuvat tiedot käyttämällä ohjattua taulukon analysoimista. Sen jälkeen toistuvat tiedot on helppo järjestää ohjatun toiminnon avulla erillisiksi taulukoiksi, jotta niiden tallennus tapahtuu tehokkaimmalla tavalla. Access säilyttää alkuperäisestä taulukosta varmuuskopion ja luo sen jälkeen uudet taulukot, joita voit käyttää tietokantasovelluksen perustana.

  1. Avaa analysoitavan taulukon sisältävä Access-tietokanta.

  2. Valitse Tietokantatyökalut-välilehden Analysoi-ryhmästä Analysoi taulukko.

    Ohjattu taulukon analysoiminen käynnistyy.

    Jos normalisointi ei ole sinulle tuttua, lue ohjatun toiminnon kahdella esittelysivulla oleva lyhyt opas. Oppaassa on painikkeita, joita napsauttamalla voit katsella esimerkkejä. Jos esittelysivuja ei näy, mutta näkyvissä on Näytä esittelysivut -valintaruutu, valitse valintaruutu ja valitse sitten Edellinen kahdesti, jotta voit lukea esittelyn. Jos et halua, että esittelysivut tulevat uudelleen näyttöön sen jälkeen, kun olet lukenut esittelyn, poista valintaruudun valinta.

  3. Valitse analysoitava taulukko sivulla, jonka alussa lukee Mikä taulukko sisältää kenttiä, joiden arvot toistuvat useissa tietueissa?, ja valitse sitten Seuraava.

  4. Voit antaa ohjatun toiminnon päättää, mitkä kentät mihinkin taulukkoon sijoitetaan, tai voit tehdä päätöksen itse. Vaikka noudattaisit ohjatun toiminnon ehdotuksia, voit kuitenkin tehdä muutoksia taulukon asetteluun ohjatun toiminnon seuraavalla sivulla.

    Huomautus: Jos annat ohjatun toiminnon päättää, mitkä kentät mihinkin taulukkoon sijoitetaan, ohjatun toiminnon valinnat eivät ehkä aina sovi tietoihin etenkin, jos käsiteltäviä tietoja ei ole paljon. Tarkista ohjatun toiminnon tulokset huolella. Toisaalta ohjattu toiminto saattaa ehdottaa tehokkaampaa tapaa järjestää tiedot kuin tapa, jota muuten käyttäisit, joten ohjatun toiminnon päätöksiä kannattaa kokeilla ainakin kerran. Jos et pidä sen ehdotuksista, voit järjestää kentät uudelleen manuaalisesti. Voit milloin tahansa valita Edellinen ja järjestää kaikki kentät itse.

  5. Valitse Seuraava. Määritä tällä sivulla, mitkä taulukot sisältävät mitä kenttiä. Jos annat ohjatun toiminnon päättää, näyttöön pitäisi tulla useita taulukoita, jotka on yhdistetty toisiinsa yhteysviivoilla. Muussa tapauksessa Access luo vain yhden taulukon, joka sisältää kaikki kentät. Kummassakin tapauksessa voit tehdä muutokset tällä sivulla.

    • Voit luoda uuden kenttiä sisältävän taulukon vetämällä kyseiset kentät taulukosta sivun tyhjään alueeseen. Access pyytää antamaan taulukon nimen.

    • Voit vetää kenttiä taulukosta toiseen, jos arvelet, että niiden tallennus siihen on tehokkaampaa.

    • Useimmat taulukot saavat Tunnus- tai Luotu yksilöllinen tunnus -kentän. Saat lisätietoja tunnuskentistä valitsemalla ohjatun toiminnon oikeassa yläkulmassa Vihjeitä.

    • Jos haluat kumota muutoksen, valitse Kumoa-painike.

    • Jos haluat nimetä taulukon uudelleen, kaksoisnapsauta sen otsikkoriviä, kirjoita uusi nimi ja valitse sitten OK.

  6. Kun kentät on järjestetty haluamallasi tavalla, valitse Seuraava.

  7. Kun ohjattu toiminto löytää tietueita, joissa on hyvin samanlaisia arvoja, se tunnistaa arvot mahdollisiksi kirjoitusvirheiksi, ja näyttöön tulee näyttö, jossa voit vahvistaa, mitä haluat tehdä niille. Vieritä luetteloa ja etsi kohdat, joissa Korjattu-sarakkeessa on arvoja, ja valitse sitten asianomainen kohta avattavasta luetteloruudusta. Valitse (Älä muuta), jos et halua ohjatun toiminnon tekevän muutoksia arvoon. Kun olet valmis, valitse Seuraava.

  8. Ohjattu toiminto kysyy, haluatko luoda alkuperäistä taulukkoa muistuttavan kyselyn. Jos olet jo muodostanut alkuperäiseen taulukkoon perustuvia lomakkeita ja raportteja, tällaisen kyselyn luominen on hyvä ajatus. Jos valitset Luo kysely, ohjattu toiminto nimeää alkuperäisen taulukon uudelleen lisäämällä taulukon nimeen tekstin "_vanha", ja sen jälkeen se nimeää uuden kyselyn käyttämällä alkuperäisen taulukon nimeä. Taulukkoon perustuvat lomakkeet ja raportit käyttävät nyt kyselyä tietojen osalta ja toimivat kuten aiemminkin.

  9. Valitse Valmis.

    Ohjattu toiminto luo uusia taulukoita määritysten mukaan ja avaa ne sitten. Sulje ne, kun olet tutkinut tulokset.

Osan alkuun

Muiden ohjelmien tietojen käsitteleminen

Office Access 2007 -sovelluksessa on ominaisuuksia, joilla voidaan käsitellä muissa ohjelmissa tallennettuja tietoja.

  • Uuden toisessa tiedostomuodossa oleviin tietoihin linkitetyn Access-tietokannan luominen    Voit avata Accessin avulla toisessa tiedostomuodossa olevan tiedoston, esimerkiksi tekstitiedoston, dBASE-tiedoston tai laskentataulukon. Access luo automaattisesti Access-tietokannan ja linkittää tiedoston puolestasi.

    1. Käynnistä Access.

    2. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

    3. Valitse avattavan tiedoston tyyppi Avaa-valintaikkunasta. Jos et ole varma tiedostotyypistä, valitse Kaikki tiedostot (*.*).

    4. Selaa tarvittaessa kansiota, joka sisältää avattavan tiedoston. Kun olet löytänyt tiedoston, avaa se kaksoisnapsauttamalla.

    5. Noudata ohjatun toiminnon ohjeita. Valitse ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla Valmis.

  • Tietojen tuominen tai linkittäminen aiemmin luotuun Access-tietokantaan    Voit joko tuoda tiedot muista lähteistä ja ohjelmista Access-taulukoihin, jolloin tiedot tulevat Access-tiedostoon, tai voit linkittää tietoihin Accessista, jolloin tiedot pysyvät alkuperäisessä tiedostossa (Access-tiedoston ulkopuolella).

    Tietojen tuominen tai linkittäminen

    1. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo-ryhmästä muoto, jossa tiedot on tallennettu.

      Voit tuoda tai linkittää seuraavissa muodoissa olevia tietoja:

      • Microsoft Office Access

      • Microsoft Office Excel

      • Microsoft Windows SharePoint Services

      • tekstitiedostot

      • XML-tiedostot

      • ODBC-tietokannat

      • HTML-tiedostot

      • Microsoft Office Outlook

      • dBase

      • Paradox

      • Lotus 1-2-3.

        Näyttöön tulee Nouda ulkoiset tiedot -valintaikkuna.

    2. Noudata valintaikkunan ohjeita.

      Access tuo tai linkittää tiedot tietokantaan. Useimpia muotoja varten on määritettävä tietojen sijainti, jonka jälkeen on valittava, kuinka tiedot tallennetaan tietokantaan.

Osan alkuun

Sivun alkuun

Aiemman version tietokannan käyttäminen Accessin useissa versioissa

Jos Access-tietokanta tai Access-projekti on luotu Access 2000:ssa tai uudemmassa versiossa, voit käyttää tietokantaa tai projektia siinä Accessin versiossa, jossa se on luotu, tai missä tahansa uudemmassa versiossa, vaikka tiedostolle olisi otettu käyttöön suojaus. Esimerkiksi Access 2000 -tiedostoja voidaan käyttää versiosta Access 2000 versioon Office Access 2007 ja Access 2002 - 2003 -tiedostoja voidaan käyttää versiosta Access 2002 - 2003 versioon Office Access 2007.

Jos haluat säilyttää tiedot Accessin aiemmassa versiossa, mutta Accessin uudemman version käyttäjät haluavat linkittää kyseisiin tietoihin ja käyttää kuitenkin hyväksi uudemman version ominaisuuksia, ratkaisuna on luoda uudemmassa versiossa uusi edustatietokanta (joka sisältää lomakkeita, raportteja, kyselyjä ja makroja mutta ei taulukoita) ja linkittää se aiemman version tiedoston taulukoihin. Tee jokin seuraavista toimista sen mukaan, sisältyykö tietokanta yhteen tiedostoon vai onko se jaettu edusta-taustasovellus.

Yhden tiedoston Access-tietokannan käyttäminen Accessin eri versioissa

Edusta-/ taustasovellukseksi käyttäminen Accessin eri versioissa

Yksitiedostoisen Access-tietokannan käyttäminen useissa Access-versioissa

Jos Access-tietokannan kaikki taulukot, lomakkeet ja muut objektit sisältyvät yhteen .mdb-tiedostoon ja haluat käyttää tietokantaa Accessin useissa versioissa, voit luoda uuden edustatietokannan uudemmassa versiossa ja linkittää sen alkuperäiseen tiedostoon. Accessin aiemman version käyttäjät voivat edelleen käyttää alkuperäistä tietokantaa. Uudemman version käyttäjät voivat linkittää samoihin tietoihin käyttämällä uutta edustatietokantaa.

  1. Tekemällä seuraavat toimet voit muuntaa tietokannan johonkin kolmesta uusimmasta muodosta: Access 2000, Access 2002 - 2003 tai Access 2007. Tämä komento säilyttää alkuperäisen tietokannan alkuperäisessä muodossaan ja luo kopion määrittämässäsi muodossa.

    • Sulje Access-tiedosto. Jos tiedosto on palvelimessa tai jaetussa kansiossa oleva usean käyttäjän Access-tietokanta, varmista, ettei se ole avoinna kenelläkään muulla.

    • Käynnistä Access 2007.

    • Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

    • Etsi muunnettava tiedosto ja avaa se kaksoisnapsauttamalla sitä.

      Jos näyttöön tulee Tietokannan parannus -valintaikkuna, jossa kysytään, haluatko parantaa tietokantaa, valitse Ei.

    • Jos lomake avautuu, kun avaat tietokannan, sulje lomake.

    • Valitse Microsoft Office-painiketta Office-painikkeen kuva , valitse Tallenna nimelläja valitse Tallenna tietokanta toiseen muotoon, valitse tiedostomuoto, johon haluat muuntaa.

    • Kirjoita tietokannan nimi Tallenna nimellä -valintaikkunaan.

      Huomautus: Tietokannan nimi ei saa olla sama kuin alkuperäisellä tietokannalla, ellet tallenna tietokantaa eri paikkaan. Joka tapauksessa yleensä kannattaa käyttää eri nimeä, jotta edustatietokanta ja taustatietokanta on helppo erottaa toisistaan. Kuitenkin jos muunnat Access 2007 -muotoon, tiedostotunniste muuttuu tunnisteesta .mdb tunnisteeksi .accdb, joten voit käyttää samaa tiedostonimeä.

    • Valitse Tallenna.

  2. Jaa muunnettu tietokanta edusta-/taustasovellukseksi tekemällä seuraavat toimet:

    • Valitse Tietokantatyökalut-välilehden Siirrä tiedot -ryhmästä Access-tietokanta. Painikkeen kuva

    • Valitse Tietokannan jakaminen osiin -valintaikkunassa Jaa tietokanta osiin.

    • Kirjoita taustatietokannan nimi ja valitse sitten Jaa osiin.

  3. Poista Tietokannan jakaminen osiin -työkalun luoma taustatietokanta – älä poista vahingossa alkuperäistä tietokantaa.

  4. Linkitä uusi edustatietokanta alkuperäisen tietokannan taulukoihin: Valitse Tietokantatyökalut -välilehden Tietokantatyökalut -ryhmässä Linkitettyjen taulukoiden hallinta. Painikkeen kuva

  5. Valitse Valitse kaikki ja valitse sitten Pyydä aina uutta sijaintia -valintaruutu.

  6. Valitse OK, etsi aiemman version tietokanta ja kaksoisnapsauta sitä.

    Jos kaikki sujuu hyvin, näyttöön tulee sanoma, jossa ilmoitetaan, että kaikkien valittujen linkitettyjen taulukoiden päivitys onnistu.

    Nyt voit parantaa uuden edustatietokannan toimintoja niin, että se tukee uusia ominaisuuksia käyttäjillä, jotka ovat päivittäneet Access 2000-, Access 2002 - 2003- tai Access 2007 -versioon. Käyttäjät, joilla on aiempi versio, voivat käyttää edelleen aiemman version tietokantaa.

    Jos haluat, voit muuntaa myös uuden edustatietokannan vielä muuksi versioksi. Jos alkuperäinen tietokanta oli esimerkiksi Access 2000 -muotoinen, voisit luoda Access 2002 - 2003 -edustatietokannan käyttäjille, jotka käyttävät kyseistä versiota, ja Access 2007 -edustatietokannan käyttäjille, jotka käyttävät kyseistä versiota. Kumpikin edustatietokantaversioista linkittyisi Access 2000 -tiedoston tietoihin.

Osan alkuun

Edusta-/taustasovelluksen käyttäminen useiden Access-versioiden kanssa

Jos Access-tietokanta on jo edusta-taustasovellus, vain edustatietokanta täytyy muuntaa Access 2000-, Access 2002 - 2003- tai Access 2007 -tiedostomuotoon. Taustatietokantaa ei tarvitse muuttaa.

Seuraavassa näytetään, kuinka edustatietokanta muunnetaan Tallenna tietokanta nimellä -komennolla joksikin kolmesta uusimmasta muodosta: Access 2000, Access 2002 - 2003 tai Access 2007. Tämä komento säilyttää alkuperäisen tietokannan alkuperäisessä muodossaan ja luo kopion määrittämässäsi muodossa.

  1. Sulje edustatietokanta. Jos tiedosto on palvelimessa tai jaetussa kansiossa oleva usean käyttäjän Access-tietokanta, varmista, ettei se ole avoinna kenelläkään muulla.

  2. Käynnistä Access 2007.

  3. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  4. Etsi edustatietokanta ja avaa se kaksoisnapsauttamalla sitä.

    Jos näyttöön tulee Tietokannan parannus -valintaikkuna, jossa kysytään, haluatko parantaa tietokantaa, valitse Ei.

  5. Jos näyttöön tulee lomake, kun avaat tietokannan, sulje lomake.

  6. Valitse Microsoft Office-painiketta Office-painikkeen kuva , valitse Tallenna nimelläja valitse Tallenna tietokanta toiseen muotoon, valitse tiedostomuoto, johon haluat muuntaa.

  7. Kirjoita tietokannan nimi Tallenna nimellä -valintaikkunaan.

  8. Valitse Tallenna.

Nyt voit parantaa uuden edustatietokannan toimintoja niin, että se tukee uusia ominaisuuksia käyttäjillä, jotka ovat päivittäneet Access 2000-, Access 2002 - 2003- tai Access 2007 -versioon.

Osan alkuun

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×