Access 2007 -mallien valitseminen ja käyttäminen

Tärkeää: Tämä on artikkeli on käännetty koneellisesti. Lue vastuuvapauslauseke. Tämän artikkelin englanninkielinen versio on täällä .

Sisältö

Yleiskatsaus

Vaihe 1: Valitse malli

Vaihe 2: Mallin mukauttaminen

Vaihe 3: Tietojen lisääminen uuteen tietokantaan

Vaihe 4: Tietueiden


Yleistä

Tietokantojen käytön aloittaminen on helppoa, kun käytät apuna Microsoft Office Accessin valmiita, ammattimaiseen käyttöön suunniteltuja tietokantamalleja. Kukin malli muodostaa täydellinen päästä-päähän-ratkaisun, jota voit käyttää sellaisenaan tai jonka voit mukauttaa omiin tarpeisiisi sopivaksi. Kukin malli sisältää valmiita taulukoita, lomakkeita, raportteja, kyselyitä ja makroja sekä suhteita, joista voit saada ideoita oman tietokannan mukauttamiseen.

Lisäksi voit ladata muita Access-tietokantamalleja Microsoft Office Online -sivustosta napsauttamalla Accessin sisältämiä linkkejä. Kun olet valinnut mallin ja mukauttanut sen omiin tarpeisiisi, voit lisätä tietokantaan tietoja ja aloittaa käytön selaamalla tietueita.

Vaihe 1: Valitse malli

Voit joko valita Accessissa valmiiksi asennettuna olevan mallin tai etsiä haluamasi online-mallin.

Asennetun mallin valitseminen

  1. Valitse Microsoft Accessin käytön aloittaminen -ikkunan Malliluokat-kohdasta Paikalliset mallit.

    Käytettävissä olevien mallien luettelo   

Malli:

Käyttö:

Kalusto

Voit seurata kalustoa, kuten kalustokohteiden tietoja ja omistajia. Voit sijoittaa kaluston luokkiin ja kirjata kalustokohteiden tilan, hankintapäivän, sijainnin ja omistajan.

Yhteystiedot

Voit hallita niiden henkilöiden tietoja, joiden kanssa ryhmäsi työskentelee. Tällaisia henkilöitä voivat olla esimerkiksi asiakkaat ja kumppanit. Voit seurata nimi- ja osoitetietoja, puhelinnumeroita ja sähköpostiosoitteita sekä liittää jopa kuvan.

Tapahtumat

Voit seurata tulevia tapaamisia, määräaikoja ja muita tärkeitä tapahtumia. Voit kirjata otsikon, sijainnin, alkamisajan, päättymisajan ja kuvauksen sekä liittää kuvan.

Henkilökunta

Voit hallita henkilökuntaan liittyviä tietoja, esimerkiksi puhelinnumeroita, osoitteita, yhteystietoja ja työsuhteeseen liittyviä tietoja.

Seurantakohteet

Voit seurata ja hallita seurantakohteiden tai ongelmien joukkoa. Voit määrittää vastuuhenkilön, priorisoida ja seurata seurantakohteiden tilaa alusta loppuun.

Markkinointiprojektit

Voit seurata markkinointiprojektin tietoja sekä määrittää aikataulun ja valvoa projektin toimitettavia tuotteita.

Projektit

Voit hallita tehtäviä ja seurata projektibudjetteja.

Myyntijakso

Voit seurata mahdollisen myynnin tilannetta myyntiammattilaisten pienryhmässä.

Oppilaat

Voit hallita oppilaita koskevia tietoja, kuten yhteystietoja, terveydentilaa koskevia tietoja ja huoltajia koskevia tietoja.

Tehtävät

Voit seurata sellaisten työtehtävien ryhmää, jotka sinun tai ryhmäsi on suoritettava.

Northwind 2007 -mallitietokanta

Voit luoda tilausten seurantajärjestelmän. Sinun on poistettava esimerkkitiedot.

  1. Napsauta mallia, johon haluat luoda oman tietokantasi.

  2. Kirjoita Tiedoston nimi -ruutuun tietokannan nimi.

  3. Valitse uudelle tietokannalle sijainti napsauttamalla Tiedoston nimi -ruudun vieressä olevaa tiedostokuvaketta.

    Vihje: Voit linkittää tietokannan Windows SharePoint Services -sivustoon valitsemalla Luo ja linkitä tietokanta Windows SharePoint Services -sivustoon -valintaruutu.

  4. Valitse Luo.

Uusi tietokantasi on nyt käyttövalmis, ja voit mukauttaa sen haluamallasi tavalla.

Online-mallin valitseminen

  1. Tee jokin seuraavista toimista Microsoft Accessin käytön aloittaminen -ikkunassa:

    • Jos haluat etsiä mallin selaamalla online-malleja, valitse Malliluokat-kohdasta Ajankohtaista ja valitse sitten haluamasi malli.

    • Jos haluat valita teemaan perustuvan online-mallin, valitse Microsoft Online -sivustosta, valitse teema ja valitse sitten haluamasi malli.

  2. Kirjoita mallin uusi nimi Tiedoston nimi -ruutuun, napsauta ruudun vieressä olevaa tiedostokuvaketta ja valitse uudelle tietokannalle sijainti.

  3. Valitse Lataa.

Vihje: Voit linkittää tietokannan Microsoft Windows SharePoint Services -sivustoon valitsemalla Luo ja linkitä tietokanta Windows SharePoint Services -sivustoon -valintaruudun.

Uusi tietokantasi on nyt käyttövalmis, ja voit mukauttaa sen haluamallasi tavalla.

Sivun alkuun

Vaihe 2: Mukauta malli

Valittuasi haluamasi tietokantamallin voit mukauttaa sen omien tarpeidesi mukaisesti. Mallista luotu tietokanta sisältää useita valmiita taulukoita, lomakkeita ja raportteja, joita voit alkaa käyttää heti. Kun tietokanta luodaan mallista, Access luo taulukot ja muut objektit, joita mallin käyttötarkoitus edellyttää. Joissakin tapauksissa tietokantarakenne on monimutkainen ja haluat ehkä mukauttaa joitakin rakenteen osia. Jos teet muutoksia valmiiden taulukoiden rakenteeseen, varmista, ettet vahingoita tietokannan osien välisiä suhteita. Jos huomaat, että mallin rakenteeseen on tehtävä huomattavia muutoksia, on ehkä helpompaa luoda tietokanta alusta alkaen itse ilman mallia.

Kun mukautat mallia, pyri välttämään kenttien tai taulukoiden nimeämistä uudelleen. Kenttiä ja taulukoita saattavat käyttää muut tietokantaobjektit, kuten lomakkeet ja raportit, ja uudelleennimeämisestä saattaa seurata, että kentistä tai taulukoista riippuvaiset tai niihin viittaavat objektit lakkaavat toimimasta odotetusti. Ennen kuin nimeät taulukon uudelleen siirtymisruudussa tai kentän taulukkonäkymässä tai rakennenäkymässä, varmista, että nimen automaattinen korjaus on käytössä. Tämä ominaisuus siirtää kenttien, taulukoiden, lomakkeiden tai raporttien nimiin tehdyt muutokset automaattisesti tietokannan muihin objekteihin. Nimen automaattinen korjaus -asetus on yleensä käytössä oletusarvoisesti kaikissa uusissa tietokannoissa.

Lomakkeen tai raportin mukauttaminen

Voit mukauttaa mallin lomakkeen tai raportin usealla eri tavalla. Voit esimerkiksi muuttaa mallin muodon avaamalla mallin asettelunäkymässä ja valitsemalla sitten uuden muodon Automaattinen muotoilu -ryhmästä (Muoto-välilehti). Voit mukauttaa lomakkeen tai raportin myös lisäämällä uusia kenttiä. Kun lisäät kentän lomakkeeseen tai raporttiin, luot kyseiseen lomakkeeseen tai raporttiin ohjain. Jos haluat mukauttaa mallissa jo olevia ohjausobjekteja, voit tehdä sen muuttamalla ohjausobjektien ominaisuuksia.

Uuden ohjausobjektin lisääminen lomakkeeseen tai raporttiin

  1. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella lomaketta tai raporttia, johon haluat lisätä ohjausobjektin, ja valitse sitten Rakennenäkymä.

  2. Valitse Rakenne-välilehti.

  3. Valitse Ohjausobjektit-ryhmästä ohjausobjekti, jonka haluat lisätä, ja valitse sitten Käytä ohjattua ohjausobjektien luomista.

    Ohjausobjektit-ryhmän Käytä ohjattua ohjausobjektien luomista -komento

  4. Luo ja mukauta uusi ohjausobjekti noudattamalla ohjatun toiminnon ohjeita.

Lisätietoja lomakkeiden ja raporttien luomisesta saat napsauttamalla Katso myös -osan linkkejä.

Ohjausobjektin muuttaminen

Voit mukauttaa lomakkeen tai raportin sisältämän ohjausobjektin ulkoasua. Voit muuttaa näyttömuodon muuttamalla kentän Muoto-ominaisuutta. Kentän Muoto-ominaisuus periytyy automaattisesti kaikkien uusien lomakkeiden ja raporttien ohjausobjekteille, jotka pohjautuvat kyseiseen kenttään.

Näyttömuodon määrittäminen taulukkonäkymässä

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Avaa Avaa-valintaikkunassa tietokanta, joka sisältää muutettavan ohjausobjektin.

  3. Kaksoisnapsauta siirtymisruudussa taulukkoa, joka sisältää kentän, jonka muodon haluat määrittää.

    Taulukko avautuu taulukkonäkymään.

  4. Napsauta kenttää, jonka näyttömuodon haluat määrittää.

  5. Taulukkonäkymä -välilehden Tietotyyppi ja muotoilu -ryhmässä avattavasta muoto-kohdan vieressä olevaa nuolta ja valitse sitten muoto. Accessin valintanauhan kuva Tietotyyppi- ja Muotoilu-ryhmistä

    Kenttä näytetään käyttämällä uutta näyttömuotoa.

Näyttömuodon määrittäminen rakennenäkymässä

  1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

  2. Avaa Avaa-valintaikkunassa tietokanta, joka sisältää muutettavan ohjausobjektin.

  3. Napsauta siirtymisruudussa hiiren kakkospainikkeella taulukkoa, joka sisältää kentän, jonka näyttömuotoa haluat muuttaa, ja valitse Rakennenäkymä.

    Taulukko avautuu rakennenäkymään.

  4. Napsauta kenttää, jonka näyttömuodon haluat määrittää.

  5. Valitse Yleiset-välilehden Kentän ominaisuudet -kohdan Muoto-luettelosta haluamasi näyttömuoto.

  6. Tallenna muutokset napsauttamalla pikatyökalurivin Tallenna-komentoa.

Sivun alkuun

Vaihe 3: Lisää uuteen tietokantaan tietoja

Valittuasi mallin ja tehtyäsi haluamasi mukautukset voit lisätä tietokantaan tietoja joko tuomalla tai luomalla linkityksen ulkoisiin tietoihin.

Tietojen tuominen

Voit tuoda useanmuotoisia tietoja, esimerkiksi Excelin työkirjoja, Windows SharePoint Services 3.0 -luetteloita, Outlook-osoitteistoja ja muita Access-tietokantoja.

  • Tuo tiedot valitsemalla Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo-ryhmästä tuotavan tiedoston tyyppiä vastaava komento.

    Tuo-ryhmän komentopainikkeet

    Huomautukset: 

    • Jos et näe tuotavien tietojen tyyppiä vastaavaa kuvaketta, valitse Lisää ja noudata sitten ohjeita, jotka tulevat näkyviin Nouda ulkoiset tiedot -valintaikkunaan.

    • Jos edelleenkään et löydä komentoa, jolla voit tuoda ulkoiset tiedot, sinun on ehkä käynnistettävä ohjelma, jossa tiedot on alunperin luotu (Accessin ulkopuolella), ja tallennettava tiedot jossakin yleisistä tiedostomuodoista (esimerkiksi erotinmerkkejä sisältävä tiedosto). Palaa sitten Accessiin ja tuo tiedot käyttämällä jotakin ulkoisten tietojen komennoista.

  • Ohjatun toiminnon viimeisellä sivulla toiminto saattaa pyytää tallentamaan näiden tuontivaiheiden tiedot. Tietojen tallentamisesta saattaa olla hyötyä, jos aiot tuoda tietoja samasta tietolähteestä myös myöhemmin. alitse Tallenna tuontivaiheet -valintaruutu, kirjoita tiedot ja valitse Tallenna tuonti. Voit nyt toistaa saman tuonnin milloin tahansa valitsemalla Ulkoiset tiedot välilehden Tuo-ryhmästä Tallennetut tuonnit. Jos et halua tallentaa tuontitoiminnon tietoja, valitse Sulje.

Tietojen linkittäminen

Kun linkität tietoja, tiedot säilyvät alkuperäisessä sijainnissaan ja näkyvät linkitettynä taulukkona uudessa tietokannassa. Useimpien tiedostomuotojen kohdalla tämä tarkoittaa sitä, että voit tarkastella ja muokata tietoja käyttämällä joko Accessia tai sitä ohjelmaa, jolla tiedot on alun perin luotu, koska kumpikin ohjelma käsittelee samoja fyysisiä tietoja. Jos tiedot ovat Excel-työkirjassa, voit kuitenkin vain tarkastella linkitettyjä tietoja Accessissa; tietoja ei voi muokata. Jos haluat muokata linkitetyn työkirjan tietoja, se on tehtävä Excelissä.

    1. Napsauta Microsoft Office -painiketta Office-painikkeen kuva ja valitse Avaa.

    2. Valitse ja avaa tietokanta Avaa-valintaikkunassa.

    3. Valitse Ulkoiset tiedot -välilehden Tuo-ryhmästä sen tiedostotyypin komento, johon haluat linkittää. Jos esimerkiksi haluat linkittää Excel-työkirjan tietoihin, valitse Excel. Jos et näe haluamaasi tiedostotyyppiä vastaavaa kuvaketta, valitse Lisää.

      Näyttöön tulee Nouda ulkoiset tiedot -valintaikkuna.

      Huomautus: Jos edelleenkään et löydä komentoa, jolla voit linkittää ulkoiset tiedot, sinun on ehkä käynnistettävä ohjelma, jossa tiedot on alunperin luotu (Accessin ulkopuolella), ja tallennettava tiedot jossakin yleisistä tiedostomuodoista (esimerkiksi erotinmerkkejä sisältävä tiedosto). Palaa sitten Accessiin ja linkitä tiedot käyttämällä jotakin ulkoisten tietojen komennoista.

    4. Etsi lähdetietotiedosto napsauttamalla Nouda ulkoiset tiedot -valintaikkunassa Selaa tai kirjoittamalla koko lähdetietotiedoston polku Tiedostonimi-ruutuun.

    5. Valitse haluamasi asetus Määritä, miten ja mihin tiedot tallennetaan tietokantaan -kohdasta.

      Useimpia tiedostomuotoja varten käynnistyy ohjattu toiminto. Jos linkität Access-tietokannan sisältämiin tietoihin, näkyviin tulee kuitenkin Objektin tuominen -valintaikkuna. Tee haluamasi valinnat Linkitä taulukoita -valintaikkunassa ja jatka sitten vaiheeseen 7. Muussa tapauksessa siirry vaiheeseen 6.

    6. Suorita ohjatun toiminnon vaiheet loppuun. Tarkat toimet määräytyvät valitsemiesi vaihtoehtojen mukaan.

Sivun alkuun

Vaihe 4: Etsi tietueet

Tuotuasi tiedot tietokantaan tarvitset tehokkaan tavan löytää haluamasi tietueet. Voit etsiä tietueita käyttämällä tietokannan alaosassa olevaa työkaluriviä.

Siirtymispainikkeet

Tietueiden hakeminen taulukon tai näkymän käyttämällä siirtymispainikkeita.:

Siirtymispainike:

Kohde:

1.

Ensimmäinen tietue

2.

Edellinen tietue

3.

Tietty tietue − Napsauta muokkausruudussa, kirjoita tietueen numero ja tuo tietue näyttöön painamalla ENTER-näppäintä. Ohjelma laskee tietueiden numerot järjestyksessä lomakkeen tai taulukon alusta.

4.

Seuraava tietue

5.

Viimeinen tietue

6.

Uusi (tyhjä) tietue

7.

Suodatin − Tämä ilmaisin ilmaisee, että on käytetty suodatinta. Jos suodatinta ei ole käytetty tai suodattimet on tyhjennetty, näytössä näkyy Ei suodatusta -ilmaisin.

8.

Etsi-ruutu − Kirjoita teksti Etsi-ruutuun, ja ensimmäinen hakuehtoa vastaava arvo korostetaan reaaliajassa sitä mukaa kuin kirjoitat merkkejä. Tämän menetelmän avulla voit etsiä tietueita nopeasti.

Muita tapoja etsiä tietueita

Voit etsiä tietueita myös käyttämällä seuraavia menetelmiä.

Siirry tiettyyn tietueeseen

Tietueen etsiminen

Suodattaminen näyttämään vain tietyt tietueet

Tee mukautettu haku käyttämällä kyselyä

Tiettyyn tietueeseen siirtyminen

Jotkin mallit sisältävät lomakkeita, joissa voit siirtyä haluamaasi tietueeseen valitsemalla sen avattavasta Siirry-luettelosta. Esimerkiksi Yhteystiedot-mallin Yhteystiedot-lomake ja Markkinointiprojektit-mallin Projektit ja tehtävät -lomake sisältävät tämän ominaisuuden. Jos tämä ominaisuus on käytettävissä lomakkeessa, lomakkeen vasemmassa yläkulmassa on Siirry-ruutu.

  1. Napsauta Siirry-luettelon vieressä olevaa nuolta.

    Siirry-ruutu

  2. Napsauta tietuetta, jota haluat tarkastella.

Tietyn tietueen etsiminen

Voit etsiä tiettyjä tietueita käyttämällä Etsi ja korvaa -valintaikkunan Etsi-välilehteä. Voit etsiä tietystä kentästä tai koko taulukosta tai näkymästä.

Huomautus: Etsi ja korvaa -valintaikkunaa voi käyttää vain, jos taulukossa tai näkymässä näkyy tietoja.

  1. Avaa taulukko, josta haluat etsiä, ja napsauta sitten kenttää, joka sisältää etsittävän tietueen.

  2. Valitse Aloitus-välilehden Etsi-ryhmästä Etsi.

    Etsi-komentopainike

  3. Kirjoita hakuehto Etsi ja korvaa -valintaikkunan Etsittävä-ruutuun.

  4. Valitse Suunta-luettelosta Kaikki ja valitse sitten Etsi seuraava.

Lisätietoja Etsi ja korvaa -valintaikkunan käyttämisestä saat napsauttamalla Katso myös -osan linkkejä.

Tietyn tietuejoukon etsiminen suodattamalla

Voit helposti ottaa suodatin käyttöön tai poistaa sen käytöstä, kun haluat siirtyä samojen tietojen suodatetun ja suodattamattoman näkymän välillä.

Käyttämällä suodatinta voit rajoittaa näyttöön tulevat tietueet vain niihin, jotka vastaavat ehtoja. Suodatinta käyttämällä tietueet on helpompi löytää. Voit esimerkiksi rajata nopeasti näyttöön tulevat tietueet napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella kenttää, jonka arvon haluat vastaavan ehtoa, ja valitsemalla sitten Yhtä kuin, Eri kuin, Sisältää tai Ei sisällä.

  • Avaa taulukko tai lomake, johon haluat lisätä suodattimen.

  • Varmista, että taulukkoa tai lomaketta ei ole jo suodatettu, valitsemalla Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmästä Lisäasetukset ja valitsemalla sitten Poista kaikki suodattimet. Jos tämä komento ei ole käytettävissä (näkyy himmeänä), suodatinta ei ole käytetty.

    Lajittele ja suodata -ryhmä

  • Lisää suodatin napsauttamalla kenttää, jonka haluat suodattaa, ja valitse sitten Aloitus-välilehden Lajittele ja suodata -ryhmästä Suodata ja valitse haluamasi suodatusasetus.

  • Suodattimen, joka perustuu valinnan, avaa taulukon tai lomakkeen ja siirry tietueeseen, joka sisältää arvon, jota haluat käyttää suodatinta osana. Valitse sitten kenttä. Valitse Aloitus -välilehden Lajittele ja Suodata -ryhmässä valintaja valitse sitten suodatin, jota haluat käyttää.

  • Käytä suodatinta, joka on osittaisen valinnan perusteella, valitse vain haluamasi merkit. Valitse Aloitus -välilehden Lajittele ja Suodata -ryhmässä valintaja valitse sitten suodatin, jota haluat käyttää.

Lisätietoja suodattimen käyttämisestä saat napsauttamalla Katso myös -osan linkkejä.

Mukautetun haun tekeminen kyselyn avulla

Kyselyjen avulla voit tehdä mukautettuja etsintöjä, käyttää mukautettuja suodattimia ja lajitella tietueita. Kyselyt voidaan tallentaa ja käyttää uudelleen, ja ne voidaan luoda lomakkeita ja raportteja. Voit myös etsiä taulukon tietueet, jotka ovat kiinnostuneita kyselyn. Kysely, jossa voit luoda tyyppi vaihtelee tietueet, että palautettavan ja jos haluat tehdä jotain tuloksilla Access.

  1. Valitse Luo-välilehden Muut-ryhmässä Ohjattu kyselyn luominen.

    Muut-ryhmän Ohjattu kyselyn luominen -komento

  2. Noudata ohjatun kyselyn luomisen ohjeita.

Lisätietoja kyselyjen luomisesta saat napsauttamalla Katso myös -osan linkkejä.

Sivun alkuun

Huomautus: Konekäännöksestä ilmoittava vastuusvapauslauseke: Tämä artikkeli on käännetty tietokonejärjestelmällä, eikä kieliasiantuntija ole muokannut sitä. Microsoft tarjoaa nämä konekäännökset avuksi muille kuin englantia puhuville käyttäjille, jotta he saavat lisätietoja Microsoftin tuotteista, palveluista ja tekniikoista. Koska artikkeli on koneellisesti käännetty, se saattaa sisältää sanasto-, lauseoppi- ja kielioppivirheitä.

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×