10 tärkeintä syytä käyttää Accessia Excelissä

Jos käytät Office-tuote perhettä, pitäisikö sinun käyttää Exceliä vai pitäisikö sinun käyttää Accessia taulukon tietojen hallintaan? Kumppanin artikkelissa, jossa käytetään Accessia tai Exceliä tietojen hallintaan, kerrotaan kunkin tuotteen eduista ja siitä, mitä ne tuovat taulukkoon. Miksi kannattaa valita jokin tai eri? Jos tallennat tiedot Accessissa ja muodostat siihen yhteyden Excelistä, saat molempien edut käyttöösi. Tässä on kymmenen syytä siihen, miksi Excelin ja Access-version käyttäminen yhdessä tekee paljon järkeä.

Vaikka Excel ei ole tieto kanta, sitä käytetään yleisesti tietojen tallentamiseen, ja sitä käytetään usein yksinkertaisten tieto kanta ongelmien ratkaisemiseen. Excel on kuitenkin tasainen tiedosto tieto kanta, ei relaatio tieto kanta. Kun yksinkertaiset taulut on kehityttävä useisiin toisiinsa liittyvien tietojen taulukoihin, käyttö oikeus on ensimmäinen valinta, jonka avulla tieto työntekijät voivat luoda tieto kanta sovelluksen nopeasti. Access on aina ollut hyvä tietojen lasku alusta, kun haluat kerätä ja konsolidoida erilaisia tietoja koko yrityksessä, joista suuri osa elää Excel-työkirjojen sisällä. Kun tiedot ovat Accessissa, voit lisätä uusia tauluja ja liittyä niihin, luoda kyselyitä (tai näkymiä tiedoista), jäsentää tietoja ja määrittää tieto tyyppejä, jotka auttavat varmistamaan tietojen eheyden, jakamaan ja päivittämään tietoja useiden käyttäjien keskuudessa sekä luomaan tehokkaita raportteja ja lomakkeita.

Toisin kuin Excelin yksinkertaisessa laskenta taulukon asettelussa, Access on järjestetty eri tavalla useiden toisiinsa liittyvien objektien kanssa, jotka saattavat tuntua aluksi pelottavalta. Sinun ei kuitenkaan tarvitse olla asiantuntija, jotta voit käyttää Accessia. Käyttö oikeus on suunniteltu kaikentyyppisille käyttäjille, ja voit tehdä sen vain niin pitkälle kuin haluat.

Kuori takaisin Käytä kerrosta kerrallaan.

Käytä tasoja

1. käytä Accessia kolmella tavalla: satunnaisena käyttäjänä, teho käyttäjänä tai kehittäjänä.

2. pöydät, kyselyt, lomakkeet ja raportit perustuvat toisiinsa ja muodostavat tieto kanta sovelluksen ytimen.

3. satunnaisilla käyttäjillä on ohjattuja toimintoja, ominaisuuksien rakentajia, Officen sujuva käyttö liittymä ja Excelin kaltaisia ominaisuuksia, joiden avulla saat työnsä nopeasti tehtyä.

4. Power käyttäjillä on makroja, ominaisuus ruutua, lausekkeita ja tieto kannan suunnittelu työkaluja, jotka voivat syventää ja tehdä enemmän.

5. kehittäjät voivat käyttää moduuleja ja kehittää VBA-koodia luodakseen mukautettuja tieto kanta ratkaisuja ja ottaessasi käyttöön suorituksenaikaisia sovelluksia.

excel-tietojen kopioiminen accessiin

Hyvä keino aloittaa tietojen kopioiminen Excelistä Accessiin. Voit luoda Access-taulukon ja näyttää sen taulukko näkymässä, joka muistuttaa läheisesti Excel-laskenta taulukkoa. Voit tehdä yleisiä taulukon luomis tehtäviä, kuten tieto tyypin, kentän nimen tai uuden kentän määrittämisen, suoraan taulukko näkymässä. Jos esimerkiksi syötät päivä määrän tyhjään kenttään, Accessissa määritetään kyseisen kentän päivä määrä-ja kellon aika-tieto tyyppi. Jos kirjoitat tekstiä, kuten nimen, käyttö oikeus käyttää teksti-tieto tyyppiä kentässä. Jos haluat siirtää kentän, napsauta ja vedä sitä.

Kun kopioit tietoja Excelistä ja liität ne Accessiin, sinun ei tarvitse edes luoda taulukkoa ensin tai avata taulukkoa taulukko näkymässä. Accessissa kysytään automaattisesti, onko tiedoilla otsikoita, onko käytössä oikeat tieto tyypit ja luo käyttö oikeus taulukko. Se ei voisi olla helpompaa.

Lisä tietoja on Ohje aiheessa tyhjän taulukko näkymän avaaminen.

linkin luominen excelin tietoihin accessista

Yksi helpoimmista tavoista hyödyntää sekä Excelin että Access-sovelluksen etuja on linkittää Excel-laskenta taulukko Access-taulukkoon. Käytä Access-linkkiä, kun aiot pitää tiedot Excelissä, mutta voit myös käyttää usein monia Access-ominaisuuksia, kuten raportointia ja kyselyä. Voit linkittää tietoja Accessista eikä Excelistä.

Accessissa tuetaan kahta eri tapaa luoda tieto kanta taulukoita. Käyttäjät voivat luoda uusia alku perä isiä tauluja tieto kannan tietojen tallentamista varten, tai he voivat luoda linkkejä aiemmin luotuihin tietoihin, jotka ovat käytettävissä tieto kannan ulkopuolella. Linkitettyjen taulukkojen tiedot näkyvät ja toimivat monin tavoin, kuten alkuperäiset taulut. Linkitettyjen taulu koiden hallintaan liittyvän ohjatun toiminnon avulla voit etsiä ja päivittää Excel-laskenta taulukkoa tai muuta tieto lähdettä, jos se liikkuu ja linkin vaihdot.

Kun linkität Excel-laskenta taulukkoon tai nimettyyn alueelle, Access luo uuden taulukon, joka on linkitetty Excel-tietoihin. Jos haluat lisätä, muokata tai poistaa tietoja, tee muutokset Excelissä ja Päivitä (tai tee kysely uudelleen) Access-taulukon tiedot. Et voi kuitenkaan muokata taulukon sisältöä Accessissa. Kun tiedot on linkitetty Exceliin, voit luoda Accessissa raportteja, kyselyitä ja vain luku-muotoisia lomakkeita.

Lisä tietoja on kohdassa Excel-työkirjan tietojen tuominen tai linkittäminen.

tietojen tuominen excelistä accessiin

Jos päätät leikata tieto johdon, voit siirtää tiedot Exceliin tuomalla tiedot Accessiin. Huomaa, että Wordin tuonnissa on kaksi eri merkitystä Excelin ja Access-tietojen välillä. Kun tuot (tai muodostat yhteyden) Excelissä, voit muodostaa pysyvän yhteyden tietoihin, jotka voidaan päivittää. Kun tuot tietoja Accessissa, voit tuoda tiedot Accessiin kerran ilman pysyvää tieto yhteyttä. Kun tuot tietoja, Access tallentaa tiedot uuteen tai aiemmin luotuun taulukkoon muuttamatta tietoja Excelissä. Accessissa voit tuoda jonkin tai kaikki laskenta taulukon Excel-työkirjasta yhdellä toiminnolla.

Ohjattu tuominen käy läpi tuonti vaiheet ja auttaa tekemään tärkeitä päätöksiä siitä, haluatko muuttaa tieto tyyppejä ja lisätä otsikoita. Jos tietojen tuonnissa ilmenee virheitä, Accessissa ilmoitukset ja virheet tallennetaan taulukkoon, jotta voit etsiä ja korjata ne nopeasti. Kyseessä voi esimerkiksi olla aakkosnumeerinen posti numero, joka on haudattu syvälle sarakkeeseen, jonka arvelit olevan kaikki numeerisia, tai perusavainkentälle havaittiin kaksinkertainen tunnus. Voit joko tehdä muutokset Excel-työkirjassa ja tuoda tiedot uudelleen tai tehdä muutokset uudessa Access-taulukossa. Kun suoritat toiminnon, voit tallentaa käyttämäsi vaiheet ja jopa luoda Outlook-tehtävän, joka muistuttaa sinua siitä, milloin tuonti toiminto on suoritettava säännöllisin väli ajoin.

Kun tiedot on tuotu, niiden käyttö on nyt alkuperäistä ja voit käyttää taulu koita ja lomakkeita tietojen lisäämiseen, muokkaamiseen ja poistamiseen. Kun olet tuonut tiedot, voit päättää, poistetaanko tiedot Excelistä. On yleensä hyvä ajatus, että tietojen päivittämiseen on vain yksi sijainti.

Huomautus: Tietojen tuominen Excelistä Accessiin ei tuo kaavoja, vaan ainoastaan kyseisten kaavojen tulokset.

Lisätietoja on seuraavissa artikkeleissa:

yhdistämisen avulla voit käyttää excelin tietoja

Voit myös yhdistää Access-tiedot uudelleen Exceliin. Voit tehdä tämän luomalla yhteyden Excelissä, joka tallennetaan usein Officen tieto yhteys tiedostoon (. odc), Access-tieto kantaan ja hakee kaikki tiedot taulukosta tai kyselystä. Kun olet saanut yhteyden tietoihin, voit päivittää Excel-työkirjoja (tai päivittää ne) automaattisesti alkuperäisestä Access-tieto kannasta aina, kun tieto kanta päivitetään uusilla tiedoilla.

Lisätietoja on seuraavissa artikkeleissa:

Työntekijäraportti taulukossa

Kun tiedot ovat Accessissa, voit hyödyntää raporttien luomisen ja mukauttamis työkalujen hienoa matriisia. Haluatko luoda raportin vain muutamalla napsautuksella? Käytä ohjattua raportin luomista. Haluatko suunnitella ja muokata raportin asettelua reaaliajassa reaaliaikaisilla tiedoilla, siirtää ja muuttaa tieto lohkoja, lisätä ja poistaa kenttiä ja nähdä muutokset heti, kun luot sen? Käytä asettelu näkymää. Haluatko käyttää raporttia, jos haluat etsiä, suodattaa ja lajitella reaaliaikaisia tietoja? Käytä raportti näkymää. Haluatko lisätä komento painikkeet, sivu numerot, kuvat, hyperlinkit ja ammattimaisen näköiset tyylit itse? Käytä monia ohjaus objektien ohjattuja toimintoja ja gallerioita valinta nauhan rakenne -väli lehden ohjaus objekteissa ja asettelu -ryhmissä. Accessia käyttämällä voit helposti luoda yksinkertaisia raportteja, ryhmä-ja yhteenveto raportteja, osoite tarroja, graafisia raportteja ja aliraportteja.

Kun raportti on laadittu, käytä Accessia, jos haluat jaella raporttia sähköisesti. Voit esimerkiksi lähettää raportin käyttämällä Sähkö posti viestiä tai tallentaa raportin eri muodoissa, kuten käyttö oikeus vedoksena tai PDF-tiedostona, jotta voit lisätä sen verkko sivulle tai SharePoint-sivustoon.

Lisätietoja on seuraavissa artikkeleissa:

esimerkkilomake

Kun tiedot ovat Accessissa, voit hyödyntää monia lomakkeiden luomisen ja mukauttamisen työkaluja. Haluatko luoda lomakkeen, jossa on vain muutama napsautus? Käytä ohjattua lomakkeen luomista. Haluatko suunnitella ja muokata lomakkeen asettelua reaaliajassa reaaliaikaisilla tiedoilla, siirtää ja muuttaa tieto lohkoja, lisätä ja poistaa kenttiä ja nähdä muutokset heti sen luomisen jälkeen? Käytä asettelu näkymää. Haluatko lisätä komento painikkeita, luetteloita, yhdistelmä kehyksiä, vaihtoehto ryhmiä, kuvia, syöttö rajoitteita, kaavioita, hyperlinkkejä ja ammattimaisen näkö isiä tyylejä? Käytä monia ohjaus objektien ohjattuja toimintoja ja gallerioita valinta nauhan rakenne -väli lehden ohjaus objekteissa ja asettelu -ryhmissä. Accessissa voit helposti luoda yksinkertaisia lomakkeita, SARKAIN lomakkeita, jatko lomakkeita, ponnahdus lomakkeita, Modaalista valinta ikkunoita ja alilomakkeita.

Accessissa voit helposti luoda jaetun lomakkeen, joka näyttää synkronoidun taulukko-ja lomake näkymän, jotta saat molempien parhaat. Kun olet luonut viimeistellyn lomakkeen, voit helposti vierittää, suodattaa ja jopa hakea tietoja lomakkeen takana käyttämällä lomakkeen alaosassa olevia vakio siirtymis painikkeita ja haku-ruutua.

Jaettu lomake

Lisätietoja on seuraavissa artikkeleissa:

Pikasuodatus

Mitä tahansa tuotetta käytät, suodatat tietoja, jotta voit käsitellä tietojen alijoukkoa ja lajitella tiedot juuri haluamallasi tavalla. Accessissa Excel-käyttäjät voivat suodattaa ja lajitella taulukko näkymän tietoja tarvitsematta opetella uudelleen täysin uutta käyttö liittymää. Kuvakkeet, komento valikot, komennot, ehdot ja valinta ikkuna ovat hyvin samankaltaisia riippumatta siitä, käsitelläänkö tekstiä, lukuja, päivä määriä vai tyhjiä kohtia. Voit myös tallentaa suodatukset ja lajittelee ne taulukko näkymän mukaan.

Voit luoda kyselyn Accessissa eikä edes tietää, mitä SQL tarkoittaa. Neljä kyselyjen ohjattua toimintoa auttavat luomaan yksinkertaisia kyselyitä, etsimään kaksoiskappaleita, etsimään vastineettomia tietueita ja luomaan ristiintaulukointikyselyitä. Sinun ei tarvitse edes luoda kyselyä. Voit suodattaa ja lajitella tiedot haluamallasi tavalla ja tallentaa ne taulukko näkymään.

MaaAlue-kentän ehdot

Lisätietoja on seuraavissa artikkeleissa:

Ohjatun osoitetarrojen luomisen ensimmäinen sivu

Nyt kun perhe on kasvanut, loma korttisi luettelo on yhtäkkiä isompi ja sinun on seurattava paljon syntymä päiviä ja vuosi päiviä. Ei ongelma. Voit käyttää yhdistämis taulukkoa tai-kyselyä yhdistämisen tieto lähteenä ja luoda yhdistämis toiminnon käyttämällä Wordin ohjattua yhdistämis toimintoa kirjeiden, korttien, sähkö posti viestien ja kirje kuorien luomiseen. Jos sinun tarvitsee vain luoda osoite tarroja, käytä Accessissa ohjattua osoite tarrojen luomista, jotta voit luoda ja tulostaa tarroja luomasi raportin avulla. Voit myös lisätä automaattisesti viiva koodin, joka vastaa kutakin asiakkaan osoitetta.

Lisätietoja on seuraavissa artikkeleissa:

Sekä Access että Excel sisältävät komentoja, joilla voit muodostaa yhteyden SharePoint-luetteloiden tietoihin. Excel tarjoaa vain luku-(yksisuuntaisen) yhteyden linkitettyihin SharePoint-luetteloihin. Accessissa voit lukea ja kirjoittaa (kaksisuuntaisia) tietoja linkitetyissä SharePoint-luetteloissa. Accessissa ja SharePoint-luettelot toimivat erittäin hyvin yhdessä. Accessissa ja SharePoint-tieto tyypeissä, kuten RTF-muodossa (vain liittäminen), liitteet, laskuri, haut ja Moniarvoiset kentät helpottavat integrointia ja vain vähän tietoja, jos ne ovat epäyhtenäisyyksiä.

Kun linkität SharePoint-luettelon tiedot tieto kantaan, voit ottaa SharePoint-luettelon tiedot käyttöön myös offline-tilassa paikallisessa tieto kannassa, käsitellä tietoja paikallisesti ja muodostaa sitten yhteyden uudelleen SharePoint-sivustoon ja ladata muutokset. Muiden käyttäjien tekemät ristiriitaiset tieto muutokset käsitellään risti riitojen ratkaisu toiminnolla. Accessissa luomasi lomakkeet ja raportit perustuvat samoihin tietoihin, mutta ne on linkitetty SharePoint-luetteloihin.

Excel tarjoaa seuraavat integrointi Pisteet SharePoint Serverin kanssa.

Excelin tietokeskeiset integrointikohdat

1. Suorita yhden kerran Excel-laskentataulukon tietojen tuonti SharePoint-luetteloon tai vie Excel-laskentataulukon tiedot SharePoint-luetteloon, jotta voit luoda pysyvän, yksisuuntaisen tietoyhteyden.

2. Käytä jatkuvaa, yksisuuntaista tietoyhteyttä Excel-muistikirjan tietojen päivittämiseen SharePoint-luettelosta.

3. Julkaise Excel-työkirjat Excel Services, ja voit näyttää ja käsitellä tietoja käyttämällä Excel Web Access-verkko-osaa verkko-osa-sivulla.

4. tuo (Yhdistä) tiedot Excel-työkirjaan OLAP-palvelimista, SQL Serveristä ja Access-tieto kannoista sekä litteistä tiedostoista.

Accessissa on seuraavat integrointi Pisteet SharePoint Serverin kanssa.

1. Tuo tai vie tiedot yhden kerran Access-näkymän ja SharePoint-luettelon välillä.

2. linkitä tietoja yhteys taulukoiden ja SharePoint-luetteloiden välillä luomalla pysyvä kaksisuuntainen yhteys. (Päivitetyt luettelon tiedot voivat näkyä Accessissa-taulukossa, mutta luettelon tietoja on päivitetty Accessissa.)

3. Siirrä luettelon tiedot offline-tilaan, päivitä tiedot Accessissa, siirrä tiedot takaisin online-tilaan, synkronoi päivitykset ja ratkaise ristiriidat.

4. Näytä ja muokkaa luettelon tietoja Access-taulukossa, lomakkeessa ja raporttinäkymässä.

Lisätietoja on seuraavissa artikkeleissa:

Voit luoda melko kehittyneitä Työpöytä tieto kanta sovelluksia kirjoittamatta yhtään VBA-koodia. Jokaisella pääsy objektilla on laajat ominaisuudet ja tapahtumat, jotka ovat helposti käytettävissä ominaisuus ikkunassa, jotta voit mukauttaa ratkaisua. Kussakin objektissa on yksityiskohtaisia suunnittelijoita, jotka paljastavat kaikki käytettävissäsi olevat ominaisuudet. Muita tieto kanta malleja on saatavilla Office Onlinessa. Kenttä-ja taulukko mallien avulla voit luoda ja mukauttaa uusia taulu koita nopeasti. Voit suunnitella uuden tieto kannan alusta alkaen käyttämällä valmiita tieto kannan rakenne työkaluja.

Accessissa makrot käyttävät määrittävää ympäristöä, joka ei edellytä VBA-koodin kirjoittamista, joten sinun ei tarvitse olla kehittäjänä. Kukin makro toiminto suorittaa tehtävän, kuten lomakkeen avaamisen, kyselyn suorittamisen, tietueiden etsimisen tai viestin näyttämisen. Voit upottaa makroja mihin tahansa raporttiin, lomakkeeseen tai ohjaus objektiin. Useimmilla makroilla on argumentteja, ja voit lisätä niihin ehdollista logiikkaa, jotta he voivat tehdä mitä haluat. Voit myös määrittää muuttujia ja tehdä virheen tarkistuksen uudelleen ilman VBA-koodin kirjoittamista.

Suunnittele proto tyyppi ja suorita se IT-osastolta. Luo ratkaisu tiimillesi, kun he tarvitsevat sitä mahdollisimman pian, ja tee se kädestä suuhun ja paljasta henkilö kuntaa. Seuraa yrityksen osapuolelle myytyjä lippuja, seuraa valmistus materiaalien säilyvyysaika tai tulosta osien hyväksymis Tunnisteet. Jäljitä tehtäviä, seuranta kohteita ja toimituksia tiimi projekteissa. Luo myynnin putki-tieto kanta, jonka avulla voit seurata myynti ammattilaisten pientä ryhmää.

Lisätietoja

Sivun alkuun

Huomautus:  Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kerrotko meille, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset artikkelin englanninkieliseen versioon.

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×