10 tärkeintä syytä Accessin käyttäminen Excelissä

Huomautus: Microsoft haluaa tarjota sinulle ajantasaisinta ohjesisältöä mahdollisimman nopeasti omalla kielelläsi. Tämä sivu on käännetty automaation avulla, ja siinä saattaa olla kielioppivirheitä tai epätarkkuuksia. Tarkoitus on, että sisällöstä on sinulle hyötyä. Kertoisitko sivun alareunassa olevan toiminnon avulla, oliko tiedoista hyötyä? Tästä pääset helposti artikkelin englanninkieliseen versioon.

Kun käytät Office-tuoteperheen, kannattaa valita Excel tai pitäisi käyttää Access hallitsemiseen taulukkomuotoinen tiedot? Avustaja-artikkelissa käyttäminen Accessissa tai Excelissä ja tietojen hallinta-käsitellään jokaisen tuotteen edut ja niiden tuoda taulukkoon. Mutta välillä yhden tai toiseen milloin kannattaa käyttää? Jos tiedot tallennetaan Access ja muodostaa siihen Excelistä, yhden sekä etuja. Miksi käyttämällä Excelin ja Accessin yhdessä on järkevää paljon kymmenen syistä.

Vaikka Excelissä ei ole tietokannan, sitä käytetään laajasti tietojen tallentamiseen ja niitä käytetään usein yksinkertainen tietokanta ongelmien ratkaisemiseen. Excel ei kuitenkaan tasainen tietokanta ei ole relaatiotietokannasta. Yksinkertainen taulukot tarvittaessa muodostaen taulukoiksi useita toisiinsa liittyviä tietoja, Access on nopea luominen tietokantasovelluksen tietotyöntekijät ensimmäinen vaihtoehto. Accessin on aina hienoa ”tietojen purkamisen pad” keräämistä ja erillisiä tietoja koko yrityksen, suuri osa, joka sijaitsee Excel-työkirjojen sisällä. Kun tiedot ovat Accessissa, voit lisätä taulukkoja ja ne, luoda kyselyjä (tai näkymien tietojen), rakenteen tiedot ja määritä tietotyyppejä, jos haluat varmistaa tietojen eheys, Jaa ja päivitä tietoja kesken monta käyttäjää, ja luomaan tehokkaita raportteja ja lomakkeita.

Toisin kuin Excelin yksinkertainen laskentataulukon asettelu-käyttö on järjestetty eri tavalla on useita toisiinsa objekteja, jotka voivat näyttää kovin ensimmäinen. Mutta sinun ei tarvitse olla Accessin asiantuntijoita. Access sopii kaikenlaisten käyttäjät ja voi kestää vain niin siltä kuin haluat siirtyä.

Takaisin hedelmänkuoret käyttää kerroksen kerrallaan.

Access-tasot

1. käyttäminen kolmella tavalla: ajoittaiset käyttäjän, tehokäyttäjän tai kehittäjä.

2. taulukot, kyselyt, lomakkeet ja raportit-Luo uutta toisiinsa ja muodostavat tietokantasovelluksen sydän.

3. ajoittaiset käyttäjillä ohjattuja toimintoja, ominaisuuden Builder, Officen sujuva käyttöliittymä ja Excelin kaltaisten ominaisuuksien nopeasti tehty työ.

4 Tehokäyttäjät on makroja, ominaisuudet-ruudussa, lausekkeista ja tietokannan suunnittelutyökalut delve tarkempaa ja entistä monipuolisemmin.

5. kehittäjät voit käsitellä moduulit ja kehittää VBA-koodia, voit luoda mukautetun tietokannan ratkaisuja ja runtime sovellusten.

excel-tietojen kopioiminen accessiin

Jos haluat kopioida tiedot Excelistä Accessiin on hyvä tapa aloittaa. Voit luoda Access-taulukkoon ja tuo se näkyviin taulukkonäkymässä, joka muistuttaa Excel-laskentataulukon. Tee yleisiä taulukon luominen tehtäviä, kuten tietotyyppi, kentän nimen tai uuden kentän, oikealle määrittäminen taulukkonäkymässä. Jos kirjoitat päivämäärän kenttä on tyhjä, Access asettaa päivämäärä ja kellonaika-tietojen Kirjoita esimerkiksi kentälle. Jos kirjoitat tekstiä, kuten nimi, Access käyttää teksti-tietotyyppiä kenttään. Jos haluat siirtää kenttää, vain Napsauta ja vedä se.

Kun kopioi tiedot Exceliin ja liitä se Access, ei jopa ei tarvitse luoda taulukon ensin tai avaa taulukko taulukkonäkymässä. Access pyytää automaattisesti, voit tiedoissa on otsikoita, on hyvä ehdotus osoitteessa oikean tietotyypin käyttäminen ja luo määrittäminen Accessin taulukossa. Ei voitu on helpompaa.

Lisätietoja on artikkelissa tyhjän taulukkonäkymän avaaminen.

linkin luominen excelin tietoihin accessista

Helpoin tapa saada Excelin ja Accessin eduista on Excel-laskentataulukon linkittäminen määrittäminen Accessin taulukossa. Käytä Access-linkkiä, kun aiot säilyttää tietoja Excelissä, mutta hyödyntää myös säännöllisesti joitakin monta Access-ominaisuudet, kuten raportointia ja kyselyt. Voit linkittää Accessista ja ei Excel-tiedot.

Access tukee tietokantataulukoiden luominen olennaisesti erilaisia kahdella. Käyttäjät voivat luoda uusia alkuperäisen taulukoita Access-tietokannan tietojen tallennusta varten, tai he voivat luoda linkkejä tietoihin Access-tietokannan ulkopuolella. Linkitettyjen taulukoiden tiedot näkyvät ja toimivat monin tavoin alkuperäisen taulukot. Linkitettyjen taulukoiden hallinta ohjatun toiminnon avulla voit seurata, Etsi ja päivittää Excel-työkirjasta tai muusta tietolähteestä, jos se siirtyy ja linkki vaihdot.

Kun linkität Excel-laskentataulukko tai alue, Access luo uuden taulukon, joka on linkitetty Excel-tiedot. Jos haluat lisätä, muokata tai poistaa tietoja, voit tehdä muutoksia Excelissä ja Päivitä (tai uusi kysely) Access-taulukon tiedot. Access-taulukon sisältöä ei kuitenkaan voi muokata. Tietoluettelon linkitetyn Excel-voit luoda raportteja, kyselyt ja vain luku-lomakkeita Access.

Lisätietoja on artikkelissa Excel-työkirjassa olevien tietojen tuonti tai linkittäminen.

tietojen tuominen excelistä accessiin

Jos päätät leikatut tiedot johto, voit siirtää tiedot Exceliin tuomalla tietoja Accessiin. Huomaa, että word Tuo on kaksi eri merkitykset Excelin ja Accessin välillä. Kun tuot (tai Yhdistä), Excelissä, varmista pysyvän yhteyden tietoihin, jotka voidaan päivittää. Accessissa, kun tuot, voit tuoda tietoja Accessiin kerran, mutta pysyvä tietoyhteyden. Kun tuot tietoja, Access tallentaa tiedot uuteen tai aiemmin luotuun taulukkoon muuttamatta tietoja Excelissä. Access-ohjelmassa voit tuoda jonkin tai kaikki kerralla Excel-työkirjan laskentataulukot.

Ohjatun tuomisen esitellään tuontivaiheet ja auttaa tärkeiden päätösten siitä, onko tietotyyppien muuttaminen ja lisätä otsikoita. Jos virheitä ilmenee, kun tuot tietoja, Access ilmoittaa ja tallentaa taulukon virheet, jotta voit nopeasti etsiä ja korjata ne. Esimerkiksi ehkä aakkosnumeerinen postinumero, kadota muiden kattavaa alaspäin voit määritetty sarake on numeerinen tai kaksoiskappaleiden tunnus havaittiin perusavainkenttä varten. Voit joko muutokset Excel-työkirjan ja tuoda tiedot uudelleen tai tee haluamasi muutokset uuden Access-taulukkoon. Kun toiminto on valmis, voit tallentaa ohjeet, joita olet käyttänyt ja jopa luoda Outlook-tehtäväksi muistuttamaan sinua, milloin kannattaa tehdä tuontitoiminnon säännöllisesti.

Kun tiedot on tuotu, se on nyt alkuperäisen Accessiin ja voit käyttää taulukoita ja lomakkeita voit lisätä, muokata ja poistaa tietoja. Kun tuot tietoja, voit päättää, voit poistaa tiedot Excelistä. Se on yleensä hyvä olla vain yksi sijainti, jolla tiedot päivitetään.

Huomautus: Tietojen tuominen Excelistä Accessiin ei tuo kaavoja, vain niiden kaavojen tulokset.

Lisätietoja on seuraavissa artikkeleissa:

yhdistämisen avulla voit käyttää excelin tietoja

Voit myös muodostaa Accessin tietoja Exceliin. Voit tehdä tämän Excelissä usein tallennetaan Office Data Connection-tiedostoon (.odc)-yhteyden luominen Access-tietokantaan ja kaikkien tietojen noutaminen taulukosta tai kyselystä. Kun olet muodostanut yhteyden tietoihin, voit myös automaattisesti päivität (tai) Excel-työkirjojen alkuperäisen Access-tietokannasta aina, kun tietokanta on päivitetty uusilla tiedoilla.

Lisätietoja on seuraavissa artikkeleissa:

Työntekijäraportti taulukossa

Kun tiedot ovat Accessissa, voit hyödyntää raportin hienolta matriisin luominen ja mukauttaminen. Jos haluat vain muutamalla hiiren napsautuksella-raportin luominen Ohjatun raportin luomisen avulla Voit suunnitella ja raporttiasettelu reaaliaikainen yhteistyö ajantasaisten tietojen muokkaaminen, siirtäminen ja koon tietolohkot, kenttien lisääminen tai poistaminen ja nähdä välittömästi muutokset, kun muodostat sen? Käytä asettelu-näkymässä. Jos haluat raportin haku, suodatus ja lajittelu ajantasaisten tietojen käsitteleminen Käytä raporttinäkymä. Haluatko lisätä oman komentopainikkeita, sivunumeroiden, kuvia, hyperlinkit ja ammattimaisen näköisiä tyylit? Käytä useita ohjausobjektien ja valikoimien ohjausobjektien ja asettelun ryhmien valintanauhan rakenne -välilehden. Accessin avulla voit helposti luoda yksinkertaisen raportit, ryhmään ja Yhteenvetoraporttien, osoitetarrojen, graafiset raportit ja aliraportit.

Kun raportti on luotu, voit jakaa sähköisesti raportin Accessin avulla. Voit esimerkiksi lähettää raportin käyttämällä sähköpostiviestiin tai tallentaa raportin eri muodoissa, kuten Access-tilannevedoksen tai PDF-tiedoston, voit lisätä sen verkkosivulle tai SharePoint-sivustoon.

Lisätietoja on seuraavissa artikkeleissa:

esimerkkilomake

Kun tiedot ovat Accessissa, voit hyödyntää monta lomakkeen luomisen ja mukauttamisen työkalut. Haluatko luoda lomakkeen vain muutamalla napsautuksella? Ohjatun lomakkeen luomisen avulla Suunnitella ja lomakkeen asettelun ajantasaisten tietojen kanssa reaaliajassa, siirtäminen ja koon tietolohkot, lisätä ja poistaa kenttiä ja nähdä välittömästi muutokset, kun se luodaan? Käytä asettelu-näkymässä. Haluatko lisätä oman komentopainikkeita, luetteloruutuja, yhdistelmäruuduista, vaihtoehtoryhmät, kuvia, syöttörajoitteita, kaaviot, hyperlinkit ja ammattimaisia tyylit? Käytä useita ohjausobjektien ja valikoimien ohjausobjektien ja asettelun ryhmien valintanauhan rakenne -välilehden. Accessin avulla voit helposti luoda yksinkertaisten lomakkeiden, välilehtiin jaetut lomakkeet, Jatkolomake, ponnahdusikkuna-lomakkeita, modaaliset valintaikkunat ja alilomakkeita.

Access-ohjelmassa voit luoda helposti jaetuksi lomakkeeksi, joka näyttää synkronoidun taulukko- ja lomakenäkymässä, jotta saat parhaan molemmat. Kun luot viimeistellyn lomakkeen, on helppo vierittäminen, suodattaa ja lisäksi etsiä lomakkeen pohjana olevia tietoja käyttämällä vakio siirtymispainikkeet ja Etsi-ruutuun lomakkeen alareunassa.

Jaettu lomake

Lisätietoja on seuraavissa artikkeleissa:

Pikasuodatus

Kumpi tuotteen käytät, voit suodattaa tietoja osan tiedoista ja lajittelet tietoja, voit tilata haluamallasi tavalla. Access, Excel-käyttäjien voit tarkastella taulukon tietojen suodattaminen ja lajitteleminen ilman, että saat täysin uuden käyttöliittymän uudelleen. Kuvakkeet, komento valikot, komennot, ehdot ja valintaikkunat ovat hyvin samankaltaisia, onko käsittelet tekstiä, lukuja, päivämääriä tai tyhjät. Voit myös tallentaa suodattimet ja lajittelut sekä taulukkonäkymässä.

Voit luoda kyselyn Accessissa ja edes tietää, mitä SQL lyhenne. Neljä kyselyn ohjattujen toimintojen avulla voit luoda yksinkertaisen kyselyjä, Etsi kaksoisarvot taulukosta, Vastineettomien tietueiden ja luoda Ristiintaulukointikyselyt. Ei ole jopa; kyselyn luominen vain suodattaa ja lajitella niin kuin haluat sen näyttävän ja se tallennetaan taulukon tiedot.

MaaAlue-kentän ehdot

Lisätietoja on seuraavissa artikkeleissa:

Ohjatun osoitetarrojen luomisen ensimmäinen sivu

Nyt, perheesi on kasvanut, loma-kortin luettelosta käytössä yhtäkkiä isommaksi ja tarvitset seurantaan useampia ja vuosipäivistä. Ei ole ongelma. Voit käyttää Access-taulukon tai kyselyn yhdistämistietolähde ja luoda yhdistämistoiminnon avulla Word ohjatun yhdistämisen kirjaimia, kortteja, sähköpostiviestien ja kirjekuoria. Jos haluat luoda osoitetarroja, käytä ohjatun osoitetarrojen luomisen Accessissa voit luoda ja tarrojen tulostaminen voit luoda raportin. Voit lisätä myös automaattisesti vastaavan kunkin asiakkaan osoitteen viivakoodi.

Lisätietoja on seuraavissa artikkeleissa:

Accessin ja Excelin sisältävät tehtäväkohtaisia komentoja, muodosta yhteys SharePoint-luetteloiden tietoihin. Excelissä on vain luku-(yksisuuntainen) yhteys SharePoint-luetteloihin linkitettyjen; Tämän vuoksi Access voit lukemiseen ja kirjoittamiseen SharePoint-luetteloihin linkitettyjen tietojen (kaksisuuntaisen). Accessin ja SharePoint on lueteltu työn hyvin yhdessä. Accessin ja SharePoint-tietotyypit, kuten RTF-liittää vain (tukemaan seurataan muutoshistorian memo-kentän), liitteet, laskuri, haut ja Moniarvoiset kentät – tehdä tasainen integrointi ja vähän, jos mitään tietoja epäyhtenäisyydet.

Kun linkität SharePoint-luettelotietojen tuominen Access-tietokantaan, SharePoint-luettelon tiedot offline-tilassa paikallisen Access-tietokannan käyttäminen tietoja paikallisesti ja liittämällä voi kestää jopa Lataa muutokset SharePoint-sivustoon. Ristiriitaisten tietojen muutokset muiden käyttäjien tekemät käsittelemien Ristiriidan ratkaisu ohjatun toiminnon. Lomakkeiden ja raporttien Accessissa luomasi ovat samat tiedot perusteella, mutta SharePoint-luetteloihin linkitettyjen.

Excel sisältää seuraavat integrointipisteet SharePoint Serverin kanssa.

Excelin tietokeskeiset integrointikohdat

1. Suorita yhden kerran Excel-laskentataulukon tietojen tuonti SharePoint-luetteloon tai vie Excel-laskentataulukon tiedot SharePoint-luetteloon, jotta voit luoda pysyvän, yksisuuntaisen tietoyhteyden.

2. Käytä jatkuvaa, yksisuuntaista tietoyhteyttä Excel-muistikirjan tietojen päivittämiseen SharePoint-luettelosta.

3. julkaisee Excel Services, Excel-työkirjojen ja näyttää ja käsitellä tietoja käyttämällä Excel Web Access ‑WWW-osan verkko-osa-sivulla.

4. Tuo (Yhdistä) tietojen tuominen Excel-työkirjan OLAP-palvelimet, SQL Server- ja Access-tietokannat ja tasainen tiedostot.

Accessissa on seuraavat integrointipisteet SharePoint Serverin kanssa.

1. Tuo tai vie tiedot yhden kerran Access-näkymän ja SharePoint-luettelon välillä.

2. Linkitä tiedot Access-taulukot ja luomalla pysyvä kaksisuuntaisen yhteyden SharePoint-luettelon välillä. (Päivitetty luettelotietojen-näkevät määrittäminen Accessin taulukossa; päivitetyn Access-taulukkotiedot voidaan näyttää luettelon.)

3. Siirrä luettelon tiedot offline-tilaan, päivitä tiedot Accessissa, siirrä tiedot takaisin online-tilaan, synkronoi päivitykset ja ratkaise ristiriidat.

4. Näytä ja muokkaa luettelon tietoja Access-taulukossa, lomakkeessa ja raporttinäkymässä.

Lisätietoja on seuraavissa artikkeleissa:

Voit luoda aivan monimutkaisia työpöydän tietokantasovelluksia kirjoittamatta koskaan yhden rivin VBA-koodin. Jokaisen Access-objekti on monipuolinen ominaisuuksia ja tapahtumia, jotka ovat helposti käytettävissä ominaisuusikkunasta, joiden avulla voit mukauttaa ratkaisu. Kullekin objektille on tarkat suunnittelijat, joka näyttää kaikki käytettävissä olevat ominaisuudet sinulle. Lisää tietokantamallit ovat käytettävissä Office Onlinessa. Mallit ja taulukon avulla voit luoda ja mukauttaa uusien taulukoiden nopea. Voit suunnitella uuden tietokannan alusta alkaen valmiin tietokannan rakenteen työkaluilla.

Access-makrojen käyttäminen määritettäviä ympäristössä, joka ei edellytä kirjoittaminen VBA-koodia, joten sinun ei tarvitse olla kehittäjä. Kunkin makrotoiminnon suorittaa tehtävän, kuten lomakkeen avaaminen, kyselyn suorituksen aikana, tietueiden etsiminen tai viestin näyttäminen. Voit upottaa makroja joka tapauksessa raportin, lomakkeen tai ohjausobjektin. Useimmat olla argumentit ja voit lisätä ne ne mitä haluat tehdä saa ehdollinen logiikka. Voit myös määrittää muuttujat ja tehdä Virheentarkistus uudelleen kirjoittamatta VBA-koodin.

Suunnittele prototyypin ja suorita IT-osaston mukaan. Luo ratkaisun ryhmälle, kun on MP ja tehdä siihen shoestring täydellisiä valmisteluja luut henkilökunnan kanssa. Myyty yrityksen juhlatunnelman liput seurantaan, seurata kestoajan tuotannon materiaalien tai tulostaa hyväksymisen tunnisteet-osia. Voit seurata tehtäviä, ongelmista ja ryhmän projekteja toimitukset. Luo myyntijakso tietokanta seurannassa myyntiammattilaisten vain tiettyjen myynnin asiantuntijoille.

Lisätietoja

Sivun alkuun

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×