.Csv-tiedostojen luominen tai muokkaaminen Outlookiin tuontia varten

.Csv-tiedostojen luominen tai muokkaaminen Outlookiin tuontia varten

.Csv-tiedosto on Comma Separated Values (pilkuilla erotellut arvot) -tiedosto. Kun teksti ja luvut tallennetaan CSV-tiedostoon, niitä on helppo siirtää ohjelmasta toiseen. Voit esimerkiksi viedä yhteystiedot CSV-muodossa Googlesta ja tuoda ne sitten Outlookiin.

CSV-tiedostoja voidaan käyttää Excelissä tai missä tahansa muussa laskentataulukko-ohjelmassa. CSV-tiedostot eroavat muista laskentataulukkotiedostotyypeistä siinä, että niihin ei voi tallentaa muotoiluja eikä kaavoja.

Lataa ja avaa .csv-mallitiedosto yhteystietojen Outlookiin tuontia varten

  1. Lataa tämä .csv-mallitiedosto tietokoneeseesi. Valitse pyydettäessä, että tiedosto tallennetaan tietokoneeseen CSV-tiedostona. Jos tallennat sen Excel-tiedostona (.xls- tai .xlsm-muodossa), kaikki tiedot laitetaan samaan sarakkeeseen.

    Kun lataat .csv-mallitiedoston, tallenna se tietokoneeseen .csv-tyyppisenä tiedostona.

  2. Avaa tietokoneessasi Excel.

  3. Siirry Excelissä kohtaan Tiedosto > Avaa. Siirry sitten .csv-tiedostoon, jonka juuri latasit tietokoneeseesi. Kun haet csv-tiedostoa, varmista, että haet kaikista tiedostoista. Avaa .csv-tiedosto napsauttamalla sitä.

    Kun haet csv-tiedostoa, varmista, että haet kaikista tiedostoista.

Tässä on joitakin muistettavia asioita, kun käsittelet tätä CSV-esimerkkitiedostoa:

  • Outlook edellyttää sarakeotsikoita ensimmäisellä rivillä, joten älä korvaa niitä millään muulla.

    .Csv-mallitiedosto näyttää Excelissä seuraavalta.

  • Voit poistaa tiedot riveiltä 2–6 (esimerkiksi mallina olevat nimet, puhelinnumeroita ja sähköpostiosoitteet).

  • Sinun ei tarvitse kirjoittaa arvoja jokaiseen sarakkeeseen. Kirjoita vain haluamasi tiedot.

  • Tallenna tiedosto uudella nimellä CSV-tiedostona (.csv). Jos käytät Exceliä tiedoston käsittelemiseen ja tallennat tiedostoa, Excel kysyy sinulta muutaman kerran ”haluatko varmasti tallentaa sen CSV-muodossa?” Valitse aina Kyllä. Jos valitset Ei, tiedosto menee sekaisin ja sinun on aloitettava alusta uudella esimerkkimallilla.

  • Harjoittele CSV-tiedoston tuomista muutamalla yhteystiedolla ja varmista, että olet tyytyväinen tulokseen. Tämän jälkeen voit poistaa tuodut yhteystiedot, lisätä niitä CSV-tiedostoon ja tuoda ne uudelleen.

    Jos toisit CSV-mallitiedostossa olevat tiedot, ne näyttäisivät tältä Office 365 Outlookin verkkoversiossa:

    Kun olet tuonut yhteystiedot, ne näyttävät tältä Outlookin verkkoversiossa.

Outlookiin tuotavat yhteystiedot sisältävän .csv-tiedoston muokkaaminen

Oletetaan, että haluat muokata Outlookista vietyä .csv-tiedostoa ja tuoda sen sitten takaisin Outlookiin tai toiseen sähköpostiohjelmaan. Excelin käyttö helpottaa .csv-tiedoston muokkaamista.

Seuraavat asiat kannattaa muistaa muokattaessa .csv-tiedostoa:

  • Pidä sarakeotsikot ensimmäisellä rivillä.

  • Kun tallennat sen, Excel kysyy sinulta muutaman kerran "haluatko varmasti tallentaa sen CSV-muodossa?" Valitse aina Kyllä. Jos valitset Ei, tiedosto menee sekaisin ja sinun on aloitettava uudelleen alusta.

Ongelma: Kaikki tiedot näkyvät ensimmäisessä sarakkeessa

Esimerkki .xls-muodossa tallennetusta .csv-tiedostosta.

Tässä muutamia ilmiön syitä sekä ehdotuksia ongelman ratkaisemiseksi:

  • Jos tallennat CSV-tiedoston toisessa muodossa, esimerkiksi .xls- tai .xlm-muodossa, kaikki tiedot näkyvät ensimmäisessä sarakkeessa. Siirry takaisin alkuperäiseen CSV-tiedostoon ja varmista, että tallennat sen .csv-muodossa.

  • On mahdollista, että CSV-tiedoston luova ohjelma lisää tietoihin ylimääräisiä lainausmerkkejä. Tällöin Excel käsittelee tietoja yhtenä yksikkönä. Jos tietosi näyttävät esimerkiksi tältä:

    a, b, c, d – Excel sijoittaa jokaisen kirjaimen omaan sarakkeeseensa.

    "a, b, c, d", e – Excel lisää yhteen sarakkeeseen arvon a,b,c,d ja toiseen arvon e.

    Voit tarkistaa, onko kyseessä tämä ongelma avaamalla tiedoston Muistiossa: Napsauta Windowsissa CSV-tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Avaa sovelluksessa > Muistio. Etsi ylimääräiset lainausmerkit.

    Jos löydät ylimääräisiä lainausmerkkejä, voit korjata tiedoston seuraavalla tavalla:

    1. Avaa CSV-tiedosto Excelissä. Kaikki tiedot ovat sarakkeessa A ja lainausmerkit ovat hävinneet.

    2. Jaa seuraavaksi sarakkeen A tiedot yksittäisiksi sarakkeiksi ohjatun Teksti sarakkeisiin -toiminnon avulla: valitse valikkorivillä Tiedot > Teksti sarakkeisiin.

      Valitse Tiedot > Teksti sarakkeisiin

    3. Valitse Erotettu > Seuraava. Valitse sitten Pilkut > Valmis.

    4. Tallenna tiedosto .csv-tyyppisenä, jotta voit vielä tuoda sen Outlookiin.

Katso myös

Yhteystietojen tuominen Outlookiin

Yhteystietojen vieminen Outlookista

Kehitä taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×