.Csv-tiedostojen luominen tai muokkaaminen Outlookiin tuontia varten

.Csv-tiedostojen luominen tai muokkaaminen Outlookiin tuontia varten

CSV-tiedosto on erityinen tiedostotyyppi, jollaisen voit luoda Excelissä muokattavaksi. CSV-tiedostot eivät tallenna tietoja sarakkeisiin jaettuina, vaan pilkuilla erotettuina. Kun teksti ja luvut tallennetaan CSV-tiedostoon, niitä on helppo siirtää ohjelmasta toiseen. Voit esimerkiksi viedä yhteystiedot Googlesta CSV-tiedostoon ja tuoda ne sitten Outlookiin.

Katso apua kalenterimerkintöjen tuomisesta Outlookiin kohdasta Outlookin sähköpostin, yhteystietojen ja kalenterin tuominen ja vieminen.

.csv-tiedoston luominen toisesta ohjelmasta tai sähköpostipalvelusta

Kun tuot yhteystietosi toisesta ohjelmasta, kuten Gmailista, voit yleensä valita yhden useista tiedostomuodoista. Gmail tarjoaa vaihtoehdoiksi Googlen CSV-tiedoston, Outlookin CSV-tiedoston tai vCardit. Kun teet viennin yhdestä Outlook-profiilista tuontikohteena toinen profiili, voit tuoda tiedot CSV-tiedostoon tai Outlook-datatiedostoon (.pst-tiedostoon).

Lataa ja avaa .csv-mallitiedosto yhteystietojen Outlookiin tuontia varten

Jos haluat luoda manuaalisesti CSV-tiedoston yhteystiedoillesi, voit tehdä sen kahdella tavalla.

Excel-tiedoston luominen ja tallentaminen CSV-tiedostona

Jos sinulla on yhteystietoja ohjelmassa, joka ei salli sinun viedä niitä, voit kirjoittaa ne manuaalisesti.

  1. Luo uusi tiedosto Excelissä.

  2. Lisää sarakeotsikko jokaiselle tiedolle, jonka haluat tallentaa (esimerkiksi etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja syntymäpäivä) ja kirjoita sitten tiedot asianmukaisiin sarakkeisiin.

  3. Kun olet valmis, Excel-tiedostosi pitäisi näyttää suunnilleen tältä.

    .Csv-mallitiedosto näyttää Excelissä seuraavalta.

  4. Valitse Tiedosto > Tallenna nimellä.

  5. Valitse avattavasta ruudusta CSV (pilkkuerotin) (*.csv), anna tiedostollesi nimi ja valitse sitten Tallenna.

    Tallenna Excel-tiedostosi CSV-tiedostona.

  6. Voit nyt tuoda yhteystietosi Outlookiin tämän uuden CSV-tiedoston avulla.

CSV-mallitiedoston lataaminen

Jos haluat aloittaa tyhjällä CSV-tiedostolla, voit ladata esimerkkitiedoston seuraavasta.

  1. Lataa tämä .csv-mallitiedosto tietokoneeseesi. Valitse pyydettäessä, että tiedosto tallennetaan tietokoneeseen CSV-tiedostona. Jos tallennat sen Excel-tiedostona (.xls- tai .xlsm-muodossa), kaikki tiedot laitetaan samaan sarakkeeseen.

    Kun lataat .csv-mallitiedoston, tallenna se tietokoneeseen .csv-tyyppisenä tiedostona.

  2. Avaa tietokoneessasi Excel.

  3. Siirry Excelissä kohtaan Tiedosto > Avaa. Siirry sitten .csv-tiedostoon, jonka juuri latasit tietokoneeseesi. Kun haet csv-tiedostoa, varmista, että haet kaikista tiedostoista. Avaa .csv-tiedosto napsauttamalla sitä.

    Kun haet csv-tiedostoa, varmista, että haet kaikista tiedostoista.

Tässä on joitakin muistettavia asioita, kun käsittelet tätä CSV-esimerkkitiedostoa:

  • Outlook edellyttää sarakeotsikoita ensimmäisellä rivillä, joten älä korvaa niitä millään muulla.

    .Csv-mallitiedosto näyttää Excelissä seuraavalta.

  • Voit poistaa tiedot riveiltä 2–6 (esimerkiksi mallina olevat nimet, puhelinnumeroita ja sähköpostiosoitteet).

  • Sinun ei tarvitse kirjoittaa arvoja jokaiseen sarakkeeseen. Kirjoita vain haluamasi tiedot.

  • Tallenna tiedosto uudella nimellä CSV-tiedostona (.csv). Jos käytät Exceliä tiedoston käsittelemiseen ja tallennat tiedostoa, Excel kysyy sinulta muutaman kerran ”haluatko varmasti tallentaa sen CSV-muodossa?” Valitse aina Kyllä. Jos valitset Ei, tiedosto tallennetaan Excelin alkuperäisessä tiedostomuodossa (.xlsx), eikä Outlook pääse käyttämään sitä tietojen tuontiin.

  • Harjoittele CSV-tiedoston tuomista muutamalla yhteystiedolla ja varmista, että olet tyytyväinen tulokseen. Tämän jälkeen voit poistaa tuodut yhteystiedot, lisätä niitä CSV-tiedostoon ja tuoda ne uudelleen.

    Jos toisit CSV-mallitiedostossa olevat tiedot, ne näyttäisivät tältä Outlookin verkkoversiossa Office 365:lle:

    Kun olet tuonut yhteystiedot, ne näyttävät tältä Outlookin verkkoversiossa.

Outlookiin tuotavat yhteystiedot sisältävän .csv-tiedoston muokkaaminen

Oletetaan, että haluat muokata Outlookista vietyä .csv-tiedostoa ja tuoda sen sitten takaisin Outlookiin tai toiseen sähköpostiohjelmaan. Excelin käyttö helpottaa .csv-tiedoston muokkaamista.

Seuraavat asiat kannattaa muistaa muokattaessa .csv-tiedostoa:

  • Pidä sarakeotsikot ensimmäisellä rivillä.

  • Kun tallennat sen, Excel kysyy sinulta muutaman kerran ”haluatko varmasti tallentaa sen CSV-muodossa?” Valitse aina Kyllä. Jos valitset Ei, tiedosto tallennetaan Excelin alkuperäisessä muodossa (.xlsx), eikä sitä voi käyttää Outlookiin tuontia varten.

Ongelma: Kaikki tiedot näkyvät ensimmäisessä sarakkeessa

Esimerkki .xls-muodossa tallennetusta .csv-tiedostosta.

Tässä muutamia ilmiön syitä sekä mahdollisesti toimivia ratkaisutapoja:

  • Jos tallennat CSV-tiedoston toisessa muodossa, esimerkiksi .xls-, .xlsx- tai .xlm-muodossa, kaikki tiedot näkyvät ensimmäisessä sarakkeessa. Siirry takaisin alkuperäiseen CSV-tiedostoon ja varmista, että tallennat sen .csv-muodossa.

  • On mahdollista, että CSV-tiedoston luova ohjelma lisää tietoihin ylimääräisiä lainausmerkkejä. Tällöin Excel käsittelee tietoja yhtenä yksikkönä. Jos tietosi näyttävät esimerkiksi tältä:

    a, b, c, d – Excel sijoittaa jokaisen kirjaimen omaan sarakkeeseensa.

    ”a, b, c, d”, e – Excel lisää yhteen sarakkeeseen arvon a,b,c,d ja toiseen arvon e.

    Voit tarkistaa, onko kyseessä tämä ongelma avaamalla tiedoston Muistiossa: Napsauta Windowsissa CSV-tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Avaa sovelluksessa > Muistio. Etsi ylimääräiset lainausmerkit.

    Jos löydät ylimääräisiä lainausmerkkejä, voit korjata tiedoston seuraavalla tavalla:

    1. Avaa CSV-tiedosto Excelissä. Kaikki tiedot ovat sarakkeessa A ja lainausmerkit ovat hävinneet.

    2. Jaa seuraavaksi sarakkeen A tiedot yksittäisiksi sarakkeiksi ohjatun Teksti sarakkeisiin -toiminnon avulla: valitse valikkorivillä Tiedot > Teksti sarakkeisiin.

      Valitse Tiedot > Teksti sarakkeisiin

    3. Valitse Erotettu > Seuraava. Valitse sitten Pilkut > Valmis.

    4. Tallenna tiedosto .csv-tyyppisenä, jotta voit vielä tuoda sen Outlookiin.

Katso myös

Yhteystietojen tuominen Outlookiin

Yhteystietojen vieminen Outlookista

Kehitä Office-taitojasi
Tutustu koulutusmateriaaliin
Saat uudet ominaisuudet ensimmäisten joukossa
Liity Office Insider -käyttäjiin

Oliko näistä tiedoista hyötyä?

Kiitos palautteesta!

Kiitos palautteestasi! Näyttää siltä, että Office-tukiedustajamme avusta voi olla sinulle hyötyä.

×