Tietokantojen käytön aloittaminen

Voit pitää rakenteen oikein kohdennettuna luomalla yhteenvedon tietokannan tarkoituksesta ja lukemalla yhteenvedon usein. Jos haluat esimerkiksi luoda pienen tietokannan kotonasi toimivaa yritystä varten, voit kirjoittaa jotakin yksinkertaista, kuten "Asiakastietokannassa säilytetään asiakastietojen luetteloa postituksia ja raportteja varten." Suuryrityksen tietokantaan voidaan tarvita useita kappaleita sen kuvailemiseen, milloin ja miten eri rooleissa toimivat henkilöt käyttävät tietokantaa ja sen tietoja. Luo seikkaperäinen tehtäväkuvaus, jonka voit lukea suunnitteluprosessin jokaisen vaiheen aikana.

Aloita aiemmin luoduista tiedoista ja seurantamenetelmistä. Voi esimerkiksi olla, että tallennat tällä hetkellä ostotilaukset tilikirjaan tai säilytät asiakastietoja paperilomakkeissa. Tee näiden lähteiden avulla luettelo tiedoista, joita tällä hetkellä kirjaat muistiin (esimerkiksi kaikki lomakkeiden ruudut). Jos et tällä hetkellä kirjaa muistiin tärkeitä tietoja jostakin asiasta, mieti, mitä erillisiä tietoja tarvitset. Jokaisesta yksittäisestä tietotyypistä tulee tietokannan kenttä.

Ensimmäisen luettelon ei tarvitse olla täydellinen, vaan voit täsmentää sitä ajan myötä. Ajattele kuitenkin kaikkia henkilöitä, jotka käyttävät näitä tietoja, ja kysy heidän mielipidettään.

Mieti seuraavaksi, mitä haluat tietokannalta ja minkä tyyppisiä raportteja tai postituksia haluat tuottaa. Varmista sitten, että olet tallennat juuri ne tiedot, joita kyseisten tavoitteiden saavuttaminen edellyttää. Jos esimerkiksi haluat luoda raportin, jossa näkyy myynti alueittain, sinun on tallennettava myyntitiedot aluekohtaisesti. Yritä luonnostella raportti todellisilla tiedoilla, jotka haluat nähdä. Tee sitten luettelo tiedostoista, jotka tarvitset raportin luomiseen. Tee samoin postitusten tai muiden tulosteiden kohdalla, jotka haluat saada tietokannasta.

Esimerkki

Oletetaan, että annat asiakkaille mahdollisuuden vastaanottaa (tai olla vastaanottamatta) säännöllisiä sähköpostipäivityksiä ja haluat tulostaa luettelon asiakkaista, jotka ovat ilmoittaneet haluavansa vastaanottaa päivitykset. Tarvitset asiakastaulukkoon Lähetä sähköpostia -sarakkeen, jonka sallitut arvot ovat Kyllä ja Ei.

Niitä asiakkaita varten, jotka haluavat vastaanottaa sähköpostia, tarvitset sähköpostiosoitteen, joka myös vaatii oman kenttänsä. Jos haluat lisätä soveltuvan tervehdyksen (kuten vaikkapa Hei tai Parahin), sisällytä mukaan Tervehdys-kenttä. Jos haluat puhutella asiakkaita sähköpostiviesteissä heidän etunimellään, lisää Etunimi-kenttä.

Kun olet luonut luettelon tarvittavista tiedoista, määritä pääkohteet (eli aiheet), joita tarvitset tietojen järjestämisessä. Vältä tietojen kaksoiskappaleiden käyttöä eri kohteissa. Esimerkiksi tuotemyyntitietokannan alustava luettelo voisi näyttää tältä:

Pääkohteet ovat asiakkaat, toimittajat, tuotteet ja tilaukset. Aloita siksi neljästä vastaavasta taulukosta: yksi asiakkaiden tiedoille, toinen toimittajien tiedoille jne. Tämä ei välttämättä ole lopullinen rakenne, mutta hyvä lähtökohta.

Seuraava taulukko auttaa ymmärtämään, miksi on hyvä käyttää useita taulukoita:

Jokaisella rivillä on tietoja sekä tuotteesta että toimittajasta. Koska samalta toimittajalta voi olla useita tuotteita, toimittajan nimi- ja osoitetiedot on toistettava monta kertaa. Tämä vie turhaan levytilaa. Tallenna sen sijaan toimittajan tiedot vain kerran erilliseen toimittajataulukkoon ja linkitä kyseinen taulukko sitten tuotetaulukkoon.

Toinen tämän rakenteen ongelma käy ilmeiseksi, kun sinun pitää muokata toimittajan tietoja. Oletetaan, että sinun pitää muuttaa toimittajan osoitetta. Koska se on useissa paikoissa, saatat vahingossa muuttaa osoitteen yhdessä paikassa, mutta saatat unohtaa muuttaa sen muissa paikoissa. Toimittajan osoitteen tallentaminen vain yhteen paikkaan ratkaisee tämän ongelman.

Oletetaan lopuksi, että olemassa on vain yksi Coho Wineryn toimittama tuote ja haluat poistaa tuotteen, mutta säilyttää toimittajan nimi- ja osoitetiedot. Miten tässä rakenteessa voitaisiin poistaa tuotetietue poistamatta samalla toimittajan tietoja? Ei mitenkään. Koska jokainen tietue sisältää tiedon tuotteesta ja myös toimittajasta, toista ei voi poistaa ilman toista. Voit pitää nämä tiedot erillisinä jakamalla tämän taulukon kahdeksi taulukoksi: toinen tuotteen tietoja ja toinen toimittajan tietoja varten. Kun sen jälkeen poistat tuotetietueen, vain tuotteen tiedot poistetaan, ei toimittajan tietoja.

Kun olet valinnut tietokantataulukon aiheen, kyseisen taulukon sarakkeisiin tulisi tallentaa vain kyseistä aihetta koskevia tietoja. Esimerkiksi tuotetaulukkoon tulisi tallentaa vain tuotteita koskevia tietoja, ei niiden toimittajiin liittyviä tietoja.

Voit päättää aiemmin luomasi luettelon pohjalta, mitä tietoja taulukon avulla seurataan. Asiakastaulukossa voi olla esimerkiksi seuraavat tiedot: Etunimi, Sukunimi, Osoite, Lähetä sähköpostia, Tervehdys ja Sähköpostiosoite. Jokainen taulukon tietue (asiakas) sisältää samat sarakkeet, joten tallennat täsmälleen samat tiedot jokaista asiakasta varten.

Luo ensimmäinen luettelo ja tarkastele ja muokkaa sitä. Muista erottaa tiedot pienimpiin mahdollisiin kenttiin. Jos alkuperäisessä luettelossa on esimerkiksi Osoite kenttänä, jaa se Katuosoite-, Postinumero-, Postinumero- tai, jos asiakkaasi ovat yleisiä, vieläkin useampia kenttiä. Näin voit esimerkiksi tehdä postia oikeassa muodossa tai raportoida tilauksista osavaltion mukaan.

Kun olet määrittänyt kunkin taulukon tietosarakkeet, voit valita jokaisen taulukon perusavaimen.

Taulukon jokainen rivi on voitava yksilöidä jollakin tavalla. Muistatko aiemman esimerkin, jossa kahdella asiakkaalla oli sama nimi? Koska heillä on sama nimi, sinun on yksilöitävä heidät jollakin muulla tavalla.

Siksi jokaisessa taulukossa tulisi olla sarake (tai sarakeryhmä), joka yksilöi jokaisen rivin. Tätä kutsutaan perusavaimeksi, ja se on usein yksilöllinen numero, esimerkiksi työntekijän tunnusnumero tai sarjanumero. Access yhdistää usean taulukon tiedot ja tuo yhdistetyt tiedot nopeasti saatavillesi perusavainten avulla.

Joskus perusavain koostuu vähintään kahdesta kentästä. Esimerkiksi tilaustietotaulukossa, johon tallennetaan tilausten rivinimikkeet, perusavain voi käyttää kahta saraketta: Tilaustunnus ja Tuotetunnus. Kun perusavain käyttää vähintään kahta saraketta, sitä kutsutaan myös yhdistelmäavaimeksi.

Jos sinulla on jo ennestään yksilölliset tunnukset taulukon tietoja varten, kuten luettelon jokaisen tuotteen yksilöivät tuotenumerot, käytä niitä, mutta vain, jos arvot vastaavat näitä perusavainten sääntöjä:

• Tunnus on aina yksilöllinen eri tietueissa. Arvojen kaksoiskappaleita ei sallita perusavaimessa.

• Kohteelle on aina olemassa arvo. Taulukon jokaisessa tietueessa on oltava perusavain. Jos käytä avaimen luontiin useita sarakkeita (esimerkiksi Osaperhe ja Osanumero), kummankin arvon on oltava aina olemassa.

• Perusavain on arvo, joka ei muutu. Koska muut taulukot viittaavat avaimiin, taulukon perusavaimeen tehty muutos muuttaa sitä myös jokaisessa viittauksessa. Usein tehdyt muutokset lisäävät virheiden riskiä.

Jos sinulla ei ole yksilöivää tunnusta, käytä sattumanvaraista yksilöivää numeroa perusavaimena. Voit esimerkiksi määrittää jokaiselle tilaukselle yksilöllisen tilausnumeron pelkästään tilauksen tunnistamista varten.