Teave allkirjade kogumise töövoogude kohta

Teave allkirjade kogumise töövoogude kohta

Märkus.:  Soovime pakkuda teie keeles kõige ajakohasemat spikrisisu niipea kui võimalik. See leht on tõlgitud automaatselt ja sellel võib leiduda grammatikavigu või ebatäpsusi. Tahame, et sellest sisust oleks teile abi. Palun märkige selle lehe allservas, kas sellest teabest oli teile kasu või mitte. Soovi korral saab ingliskeelset artiklit lugeda siit .

SharePointi toodetega kaasas olevate töövoogude on funktsioonid, mille abil saate oma äriprotsesside automatiseerimine, muutes ühtsema- ja tõhusam. Saate kasutada SharePointi Allkirjade kogumise töövoo loodud Excel, Wordvõi InfoPath üks või mitu inimest saavad allkirjade dokumentide marsruutimiseks.

Lisateavet leiate artiklist SharePointi töövoogude ülevaade.

NB!: Vaikimisi allkirjade kogumise töövoog on aktiveeritud ja Valige töövoomall loendiboksi seosevormi pole loendis. Kasutamiseks kättesaadavaks teha, saidi administraator peate aktiveerima need saidi saidikogumi tasemel. Kui teil on saidikogumi taseme õigused, vaadake lubamine SharePointi töövoo Mallid.

Kui kõik, mida tuleb teha on allkirjade kogumise töövooülesande lõpetamine    Minge lõigu lõpuleviimine ja laiendada. Ei pruugi vaja mõnda muud lõigud nüüd.

Käsitsi teostatava protsessi võrdlus automaatse töövooga

SharePointi töövoogude lühiülevaade:

  • Tõhus ja terviklik    Allkirjade kogumise töövoog suunab automaatselt dokumendi, määrab allkirja kogumise ülesanded ja jälgib nende edenemist. Töövoo tegevust saab jälgida ja reguleerida keskselt olekulehelt ning töövoo töötamise ajal toimunud sündmuste ajalugu säilitatakse kuni 60 päeva pärast töövoo lõpetamist.

  • Vähem tööd    Allkirjade kogumise töövoog säästab nii teie kui teie kolleegide aega ja vaeva ning lihtsustab ja ühtlustab allkirjade kogumise protsessi.

Allpool on väga lihtsa allkirjade kogumise töövoo joonis.

Töövooprotsessi vooskeem

Näpunäiteid käesoleva artikli kasutamiseks

Selle artikli teave on esitatud laiendatavas lõigus.

Kui kõik, mida tuleb teha on allkirjade kogumise töövooülesande lõpetamine    Minge lõigu lõpuleviimine ja laiendada. Ei pruugi vaja mõnda muud lõigud nüüd.

Töövoogude lisamine, käivitamine, jälgimine ja haldamine    Kui kujundate ja lisate töövooge esimest korda ja pole veel eelnimetatud toimingutega tuttav, soovitame teil kõik selle artikli jaotised üle vaadata. Kui olete artikli ja selle ülesehitusega tuttav, saate edaspidi minna otse soovitud jaotise juurde.

Märkus jooniste kohta    Käesolevas töövoo kohta käivas artiklisarjas olevad ekraanipildid ja kontseptuaalsed diagrammid põhinevad üldjuhul kinnitamise töövootüübil. Vajadusel on need pildid ja diagrammid käsituse ja juhiste selguse huvides kohandatud allkirjade kogumise töövoogude jaoks.

Paar sõna käesoleva artikli printimise kohta    See on pikk artikkel. Kui soovite printida ainult valitud lõigud, veenduge, et enne printimist on laiendatud ainult need lõigud. (Kui soovite, et prinditud eksemplari joonised oleks täielikud, kasutage printimiseks horisontaalpaigutust mitte vertikaalpaigutust.)

Ja paar sõna artiklist otsimise kohta    Enne sellest artiklist mis tahes teksti või termini otsimist veenduge, et kõik otsitavad lõigud on laiendatud.

Lisateave allkirjade kogumise töövoogude kohta

Allkirjade kogumise töövoo on SharePointi toodete funktsioon, mis marsruudib dokumendi- või vormiteegi, mis on loodud Word, Excelvõi InfoPath üks või mitu inimest oma allkirja. Töövoo automatiseerib lihtsustab ja ühtlustab kogu protsessi.

Töövoo suunamist kujutav joonis

SharePointi toodetega kaasas olev elementaarne allkirjade kogumise töövoog töötab nagu mall. Selle malli abil saate oma saitidele lisada ühe või mitu allkirjade kogumise töövoogu. Iga lisatud töövoog on elementaarse allkirjade kogumise töövoo kordumatu versioon, millel on oma kindel tööviis sõltuvalt selle lisamisel määratud sätetest.

  • Allkirjade kogumise töövoo esmakordsel lisamisel loendis, teegis või saidikogumis, saate määrata lisatavate osalejate arvu ja kas neile määratakse ülesanded ükshaaval (järjest) või kõik korraga (paralleelselt). Saate isegi otsustada, kas soovite osalejate ülesanded jagada kahte või enamasse etappi. Kõiki neid sätted saate muuta iga kord, kui käivitate töövoo üksusel käsitsi.

  • Töövoog määrab ülesande igale valitud osalejale. Iga osaleja valib mitme variandi vahel – kas dokument allkirjastada (või mitte), kas määrata allkirja kogumise tööülesanne uuesti või kas ülesanne kustutada.

  • Kui töövoog töötab, saate selle edenemist jälgida ja seda vajadusel reguleerida keskse töövoo oleku lehe kaudu.

  • Kuni 60 päeva jooksul pärast töövoo lõpetamist on töövoo oleku lehe kaudu jätkuvalt saadaval töövoo käituse (ehk eksemplari) jooksul toimunud kõikide töövoosündmuste mitteametlik loend.

Allkirjade kogumise töövoo pole loodud kogumiseks kinnituste ja tagasilükkamiste dokumendi või veebilehe veebisaidi avaldamise kontrollida. Kui soovite töövoo, kus osalejate kinnitamine või tagasilükkamine dokument, mida ta vaadata, leiate artiklist, Kõik kinnitamise töövoogude kohta.

Lisaks allkirjade kogumise töövoogude pole mõeldud tagasiside kogumiseks. Kui soovite, et dokumendi kohta tagasiside kogumise töövoo kasutamine, leiate artiklist, Kõik tagasiside kogumise töövoogude kohta.

SharePointi toodetes sisalduva töövoo täpsemaks kohandamiseks saate kasutada ka rakendust Microsoft SharePoint Designer 2013.

Töövoo lisamine   Töövoo lisamiseks peab teil vaikimisi olema loendite haldamise õigus. (Rühmal Omanikud on loendite haldamise õigus vaikimisi, kuid rühmadel Liikmed ja Külastajad seda õigust pole.)

Töövoo käivitamine    Juba lisatud töövoo käivitamiseks peab teil vaikimisi olema üksuste redigeerimise õigus. (Rühmadel Liikmed ja Omanikud on üksuste redigeerimise õigus vaikimisi, kuid rühmal Külastajad seda õigust pole.)

Samuti võivad omanikud konfigureerida teatud töövood nii, et neid saavad käivitada ainult liikmed, kes kuuluvad rühma Omanikud. (Selleks märkige seosevormi esimesel lehel ruut Nõua selle töövoo käivitamiseks loendite haldamise õigusi.)

Aina rohkem äritehinguid toimub elektrooniliselt. Seetõttu kasutatakse osapoolte õiguslikuks sidumiseks nende tehingutega järjest rohkem digitaalallkirja. Digitaalallkirja kasutatakse dokumendi allkirjastanud isiku identiteedi kontrollimiseks ja see kinnitab, et dokumendi sisu pole pärast sellele digitaalallkirja andmist muudetud. Digitaalallkirjade turvalisuse aluseks on krüptotehnoloogiad ja need aitavad vähendada elektrooniliste äritehingutega seotud riski. Office'i täiustatud digitaalallkirjastamise eesmärgiks on rahuldada suurettevõtete ja avaliku sektori asutuste teabeturbe vajadusi kogu maailmas.

Digitaalallkirja loomiseks peab teil olema digitaalsert, mis tõendab teie isiku seotud osapooltele, ja mille annab välja mainekas sertimiskeskus (CA). Kui teil pole digitaalserti, siis neid ja muid täiustatud allkirju annavad välja ka Microsofti partnerid.

Kolm põhietappi on järgmised.

  • Toimingud ENNE töövoo käivitamist (kavandamine, lisamine, käivitamine)   
    Enne töövoo lisamist peate otsustama, kuhu soovite töövoo lisada (kas üksikusse loendisse või teeki, või tervesse saidikogumisse) ja kuidas see täpselt töötab. Pärast töövoo lisamist ja konfigureerimist saab igaüks, kellel on vajalikud õigused, töövoo konkreetsel dokumendil käivitada. Töövoo saab häälestada ka automaatselt käivituma. Automaatse käivituse saab aktiveerida ühe või mõlema järgmise päästiksündmuse põhjal: loendisse või teeki suvalise dokumendi lisamiselvõi selle loomisel, või loendi või teegi dokumendi muutmisel.

  • Toimingud töövoo KÄIGUS (lõpetamine, jälgimine, reguleerimine)   
    Töövoo käigus lõpetavad üksikud osalejad nendele määratud ülesanded. Samal ajal saab töövoo edenemist jälgida konkreetse töövooeksemplari keskselt olekulehelt. Sama lehe kaudu saab ka töövoogu selle käigus reguleerida ja soovi korral töövoost loobuda või selle peatada.

  • Toimingud PÄRAST töövoo lõppu (läbivaatus, aruandlus, muutmine)   
    Kui töövoog on lõpule viidud, saate kuni 60 päeva jooksul töövoo oleku lehe kaudu vaadata kogu selle tegevuse (või eksemplari) ajalugu. Samuti saate soovi korral igal ajal töövoo tööviisi muuta – selleks avage ja redigeerige seosevormi, mille täitsite töövoo esmakordsel lisamisel.

Järgmisel vooskeemil on need etapid kujutatud uut töövoogu lisava isiku seisukohast.

Töövooprotsess

Uue allkirjade kogumise töövoo kavandamine

Selles lõigus selgitame, mida peate enne allkirjade kogumise töövoo versiooni lisamist otsustama, ja millist teavet koguma.

Kui olete juba seda tüüpi töövoo lisamisega tuttav ja soovite ainult konkreetseid samme meelde tuletada, võite siirduda otse käesoleva artikli lõigu LISAMINE sobiva teema juurde (Loend/teek või Saidikogum).

SharePointi toodetega kaasas olevad töövood on juhtmallid, mis on aluseks loenditesse, teekidesse ja saidikogumitesse lisatud üksikutele töövoogudele.

Iga kord, kui lisate näiteks allkirjade kogumise töövoo, lisatakse tegelikult üldise allkirjade kogumise töövoomalli versioon. Konkreetse versiooni lisamisel saate selle seosevormil määrata igale versioonile eraldi nime ja sätted. Nii saate lisada mitu töövoo versiooni, mis kõik põhinevad samal allkirjade kogumise töövoo juhtmallil, kuid millest igaüks on nimetatud ja kohandatud vastavalt kasutusviisile.

Järgmisel joonisel on lisatud kolm töövoogu, mis kõik põhinevad samal kinnitamise töövoomallil – esimene on lisatud ühe teegi kõikide sisutüüpide jaoks, teine on lisatud ühe teegi ühe sisutüübi jaoks ja kolmas on lisatud terve saidikogumi ühe sisutüübi jaoks.

Kolm töövoogu, mis põhinevad kinnitamise töövoomallil

Iga kord, kui lisate uue töövoo versiooni, mis põhineb mõnel kaasas oleva töövoomallil, peate uue versiooni soovitud tööviisi määramiseks täitma seosevormi.

Järgmisest jaotisest leiate küsimuste loendi, mis aitab teil valmistuda seosevormi täitmiseks. Kuid esmalt võtke mõni hetk vormi ja selle väljadega tutvumiseks.

Seosevormi esimene leht

Seosevormi esimene leht

Seosevormi teine leht

Seosevormi teine leht

Teisel lehel olevad väljad kuvatakse ka algatusvormil, mida näidatakse iga kord töövoo käsitsi käivitamisel ning mida saab siis ainult selleks kasutuskorraks redigeerida.

Kaksteist küsimust, millele tuleb leida vastused

Kui olete kõigile selle jaotise küsimustele vastused leidnud, olete valmis oma töövoo lisama.

Selles artiklis käsitletakse kuvatakse menüüs nimega Allkirjade kogumine – SharePoint 2010töövoomalli. Kui te pole kindel, et seda tüüpi töövoogu on parim valik, vaadake tagasi Lugege käesoleva artikli lõigust. Lisateavet selle töövoo Mallid, mis on saadaval, leiate artiklist, SharePointi töövoogude kohta.

See on oluline teada, et me ei käsitleta siin tüüp allkirjaridu saab lisatud ainultWord, Excelvõi InfoPathloodud dokumentidele.

Mis on sisutüüp?

Iga SharePointi loendisse või teeki talletatud dokument või muu üksus kuulub mõnda sisutüüpi. Sisutüüp võib olla standardne ja üldine (nt Dokument või Exceli arvutustabel) kui ka eriotstarbeline (nt Juriidiline leping või Tootedisaini spetsifikatsioon). SharePointi toodetes on vaikimisi saadaval mõned sisutüübid, kuid võite neid nii kohandada kui ka lisaks omalt poolt uusi luua.

Allkirjade kogumise töövoo uue versiooni saate kättesaadavaks teha nii ainult üksikus loendis või teegis kui ka terves saidikogumis.

  • Kui lisate töövoo üksikusse loendisse või teeki, saate selle seadistada nii, et see käivitub kõikidel sisutüüpidel või ainult ühel sisutüübil.

  • Kui aga lisate töövoo tervesse saidikogumisse, saate selle seadistada ainult nii, et see käivitub ainult ühel sisutüübil.

  • Igal juhul tuleb iga dokument, millel on allkirjade kogumise töövoo käivitamine Word, Excelvõi InfoPathloodud faili.

Saidikogumi skeem, kus on selgitatud kolme lisamise viisi

Andke oma töövoo versioonile nimi, mis:

  • tähistab selgelt selle kasutusviisi;

  • eristab seda selgelt teistest töövoogudest.

Näide

Oletagem, et olete toimetajate rühma liige. Rühm soovib kasutada kahte erinevat tagasiside kogumise töövoogu.

  • Te käivitate esimese töövoo iga dokumendis, oma rühma liige. Töövoo kogub tagasiside ainult oma rühma juhataja.

  • Käivitate teise töövoo rühma mittekuuluvate inimeste poolt esitatud igal dokumendil. See töövoog kogub tagasisidet igaltteie rühma liikmelt.

Võite esimese töövoo nimeks panna Dokumendi tagasiside (sise) ja teise nimeks panna Dokumendi tagasiside (välis).

Näpunäide.: Soovitame teil luua järjepidevad nimereeglid ja veenduda, et kõik töövoogudega seotud inimesed on nendega reeglitega tuttavad.

Saate lasta töövool kasutada saidi tööülesannete ja ajaloo vaikeloendeid, muid olemasolevaid loendeid või taotleda uusi loendeid ainult konkreetse töövoo jaoks.

  • Kui teie saidil on mitu töövoogu või kui mõned töövood sisaldavad mitut tööülesannet, kaaluge iga töövoo jaoks eraldi loendi taotlemist. (Ülemäära pikkade loendite haldamine on üks neist asjadest, mis võib jõudlust vähendada. Süsteem haldab kiiremini ja hõlpsamalt mitut lühikest, kui ühte väga pikka loendit.)

  • Kui töövooülesanded ja ajalugu sisaldavad tundliku sisuga või konfidentsiaalseid andmeid, mida soovite hoida eraldi üldistest loenditest, peaksite kindlasti määrama, et soovite selle töövoo jaoks uusi eraldi loendeid. Pärast töövoo lisamist veenduge, et uute loendite jaoks on määratud sobivad õigused.

Allkirjaridu saab dokumenti lisada mõlemal järgmisel hetkel.

  • Enne töövoo käivitamist dokumendil.

  • Pärast töövoo käivitamist, kuid enne, kui esimene osaleja on oma allkirja allkirjareale lisanud.

Dokumendile digitaalallkirja lisamine on kaheosaline toiming.

  1. Esmalt lisab keegidokumendi kehaossa allkirjarea.
    Allkirjarida lisatud, kuid allkirjastamata

  2. Seejärel lisab keegi sellele reale oma allkirja.
    Allkirjarida koos allkirjaga

Pidage meeles    Kui esimene osaleja on dokumendile oma allkirja lisanud, on dokument redigeerimiseks lukus. Alates sellest hetkest muudab mis tahes täiendavate muudatuste tegemine dokumendis (v.a allkirjade lisamine teiste allkirjastajate poolt) kõik juba lisatud allkirjad kehtetuks või kustutab need. Kuna allkirjarea lisamist loetakse dokumendi muutmiseks, peavad kõik allkirjaread olema dokumenti sisestatud enne, kui esimene osaleja mõnele neist ridadest oma tegeliku allkirja lisab.

Seega on käesoleva teema küsimusele kolm vastust.

  • Mõlemat tüüpi käivitamise korral    Kui dokument põhineb mallil või vormil, mis juba sisaldab allkirjaridu, ei pea iga üksiku töövoo jaoks neid täiendavalt lisama.

  • Käsitsi käivitamise korral    Kõik vajalikud allkirjaread lisab enne töövoo käivitamist isik, kes töövoo käivitab.

  • Automaatse käivitamise korral    Kõik vajalikud allkirjaread lisab enne enda allkirja lisamist esimene osaleja, kes dokumendi avab.

Üldpõhimõte on kujutatud järgmisel joonisel.

Dokument ilma esimese allkirjata, mida saab seega veel muuta

Dokument koos esimese allkirjaga, mis on seega muutmiseks lukus

Töövoo saab seadistada nii, et seda saab käivitada ainult käsitsi, ainult automaatselt või mõlemal viisil.

  • Kui käivitate allkirjade kogumise töövoo kindlal dokumendil käsitsi, kuvatase uus vorm – algatusvorm. Algatusvorm sisaldab ainult seosevormi teisel lehel olevaid sätteid. Nii saab töövoo käivitanud isik enne nupu Käivita klõpsamist soovi korral muuta mõnda neist sätetest (ainult praeguse eksemplari jaoks).

  • Automaatselt käivitades puudub võimalus algatusvormi kuvamiseks, seega kasutatakse seosevormil määratud vaikesätteid muutmata kujul.

Järgmisel joonisel on kujutatud käsitsi käivitamise ja automaatse käivitamise erinevus.

Käsitsi käivitamise ja automaatse käivitamise vormide võrdlus

Kõik algatusvormil tehtud muudatused rakendatakse ainult praegusele töövoo eksemplarile. Vaikesätete jäädavaks muutmiseks peate redigeerima algset seosevormi, nagu on selgitatud käesoleva artikli lõigus MUUTMINE.

Käsitsi käivitamine

Kui lubate käsitsi käivitamise, saab igaüks, kellel on vajalikud õigused töövoo igal ajal suvalisel sobival üksusel käivitada.

Käsitsi käivitamise eeliseks on see, et teie ja teie kolleegid saavad töövoo käivitada siis, kui soovite, ja iga kord on teil võimalus algatusvormil mõnda sätet muuta.

Käsitsi käivitamise korral peab aga olema kellelgi meeles töövoog sobival ajal käivitada.

Automaatne käivitamine

Saate töövoo seadistada nii, et see käivitatakse automaatselt mõne järgmise sündmuse korral.

  • Loendisse või teeki luuakse või laaditakse üles uus dokument.

  • Juba loendisse või teeki talletatud dokumenti muudetakse.

Automaatse käivitamise eelis on see, et keegi ei pea meeles pidama, et töövoog tuleb käivitada. See käivitub automaatselt iga kord, kui leiab aset päästiksündmus.

Mida automaatselt käivituva allkirjade kogumise töövoo korral silmas pidada

Erinevalt mõnest teisest lisatud töövoost, eisaa pärast allkirjade kogumise töövoo käivitamist lisada täiendavaid tööülesandeid. Kui töövoog käivitatakse automaatselt, määratakse ainult vaikesätetes juba määratud allkirjastamisülesanded. Neid tööülesandeid saab küll töövoo käigus ümber määrata, kuid täiendavaid tööülesandeid ei saa luua ega määrata. Teisisõnu, allkirjade kogumise töövoo peaks käivitama automaatselt ainult siis, kui osalejate identiteet või vähemalt arv on eelnevalt teada.

Pärast automaatset käivitamist on aga võimalik juba määratud tööülesandeid kustutada või neist loobuda.  Kuid arvestage, et tööülesandest loobumisel ei eemaldata dokumendist sellega seostatud allkirjarida.

Järgmises kolmes näidisolukorras kasutatakse automaatselt käivitamist. Arvestage iga olukorras osas järgmist.

  • Töövoog käivitatakse teegil, kuhu inimesed dokumendid allkirjastamiseks üles laadivad.

  • Inimesed, kellele allkirjastamisülesanded määratakse, on pidevalt ühed ja samad ning neid ei pea iga kord töövoo käivitamisel kontrollima ega redigeerima.

Iga näidisolukord on selline, et kui laaditakse üles dokument või vorm, mis juba sisaldab sobivaid allkirjaridu, pole töövoos osalejatel vaja töövoo käigus allkirjaridu lisada.

1. näidisolukord: üks tööülesanne ja üks allkirjastaja

Anne peab allkirjastama uue kulunõude, seega loob ta teegi nimega Uued kulunõuded. Nõudeid saavad üles laadida kõik ettevõtte töötajad.

Anne loob ka töövoo nimega Uued kulunõuded. Töövoog käivitatakse automaatselt igal uuel dokumendil ja see määrab ainult ühe allkirjastamisülesande – Anne enda jaoks.

Töövoo skeem

2. näidisolukord: mitu tööülesannet ja mitu allkirjastajat

Seekord vajavad allkirjastamist lepingud – seda nii Anne, Toomase kui ka Kalle poolt.

Toomas loob teegi nimega Lepingud allkirjastamiseks ja allkirjade kogumise töövoo nimega Allkirjad (anne-JA-toomas-JA-kalle). Töövoog käivitatakse automaatselt igal uue dokumendil ja see määrab kõigile kolmele inimesele ühe allkirjastamisülesande. 

Esimene allkirjastaja, kes dokumendi avab, lisab enne enda allkirja lisamist allkirjaread kõigi kolme jaoks.

Töövoo skeem

3. näidisolukord: mitu tööülesannet ja üks allkirjastaja

Seekord vajavad allkirjastamist lepingud – seda ainult kas Anne, Toomase või Kalle poolt.

Toomas loob teegi nimega Lepingud allkirjastamiseks ja töövoo nimega Allkiri (anne-VÕI-toomas-VÕI-kalle). Ta loob ka kõiki kolme inimest sisaldava postitusloendi või levirühma (samuti nimega anne-VÕI-toomas-VÕI-kalle). 

Töövoog käivitatakse jällegi automaatselt iga uuel teegi dokumendil, kuid seekord määratakse ainult üks allkirjastamisülesanne – rühmale anne-VÕI-toomas-VÕI-kalle.

Sellist tööülesannet nimetatakse rühma tööülesandeks ja selle põhimõte on järgmine. Töövoog saadab igale rühma liikmele meiliga tööülesande teatise, kuid loob ainult ühe tööülesande. Seejärel saab iga rühma liige selle tööülesande taotleda ja kogu rühma nimel lõpetada.

Töövoo skeem

Juhised rühma tööülesande taotlemiseks ja lõpetamiseks leiate käesoleva artikli lõigust LÕPETAMINE.

Juhul, kui lisate töövoo terve saidikogumi sisutüübile, saate valida, kas lisada see töövoog ka kõikidele teistele selle saidikogumi sisutüüpidele, mis pärivad sellelt sisutüübilt, millele töövoo lisate. (Kui lisate töövoo ainult üksikule loendile või teegile, siis seda valikut ei kuvata.)

Märkused: 

  • Kõikide täiendavate lisamistoimingute teostamine võib võtta kaua aega.

  • Kui pärilus on katkenud nendel saitidel ja alamsaitidel, millelt pärivatele sisutüüpidele soovite töövoo lisada, veenduge enne selle toimingu käivitamist, et kuulute igal saidil ja alamsaidil rühma Omanikud.

Peate esitama iga inimese nime ja meiliaadressi, kellele läbivaatustööülesanded määratakse.

Rühma või üksikisiku tööülesanded?    Kui määrate tööülesande rühmale või leviloendile, määratakse rühma tööülesanneigale rühma liikmele saadetakse tööülesande teatis, kuid ainult üks liige peab tööülesande taotlema ja lõpetama. Juhised rühma tööülesande taotlemiseks ja lõpetamiseks leiate käesoleva artikli lõigust LÕPETAMINE.)

Üks või mitu etappi?    Saate valida, kas allkirjade tööülesanded teostatakse ühes või mitmes etapis. Kui otsustate mitme etapi kasuks, teostatakse etapid ükshaaval.

Paralleelne või järjestikune läbivaatus?   Saate valida, kas mis tahes etapis määratakse osalejatele allkirjastamisülesanded korraga (paralleelselt) või ükshaaval (järjest). Ükshaaval määramine võib olla kasulik näiteks siis, kui üks allkirjastaja on dokumendi puhul peamine otsustaja ja seega ei ole mõttekas teistel osalejatel allkirjastamisülesandeid enne lõpetada, kui peamine otsustaja veel allkirja pole andnud.

Näide

Järgmine lihtne näidisolukord annab ülevaate nii mitmes etapis kui järjestikuselt tööülesannete määramise eelistest.

Oletagem, et Kalle lisab lepingute teeki uue allkirjade kogumise töövoo. Kuna Kalle on peamine otsustaja, soovib ta olla esimene isik, kes igale lepingule alla kirjutab. Kui ta otsustab allkirja mitte anda, ei määrata allkirjastamisülesannet ei Annele ega Toomasele. Kalle saab nii teha ühel järgmistest viisidest.

  • Järjestikuse läbivaatuse abil    Kalle seadistab üksiku järjestikuse etapi, milles tema on esimene osaleja ning Anne ja Toomas vastavalt teine ja kolmas osaleja.
    Kalle saab oma ühe etapiga järjestikuse läbivaatuse seadistada järgmiselt.
    Vormil kuvatud kirjed

  • Kahe etapi abil   Kui Kalle soovib, et Annele ja Toomasele määratakse tööülesanded korraga, nii et Toomas ei pea enne oma allkirja lisamist ootama, kuni Anne oma allkirja lisab, saab ta töövoos seadistada kaks etappi. Esimene etapp sisaldab ainult tema enda allkirjastamisülesandeid ja teine, paralleelne etapp sisaldab Anne ja Toomase tööülesandeid. Kui esimest etappi ei lõpetata, siis teist etappi ei käivitata.
    Kalle saab oma kahe etapiga paralleelse läbivaatuse seadistada järgmiselt.
    Vormil kuvatud sätted

Allpool on mõlema lahenduse skeemid. Mõlema versiooni korral ei määrata tööülesandeid Annele ega Toomasele enne, kui Kalle oma allkirjastamisülesannet lõpetanud pole.

Mõlema versiooni vooskeem

Seosevormi teisel lehel saate väljale Koopia sisestada nende isikute nimed või aadressid, keda peaks iga kord töövoo käivitamisel või lõppemisel teavitama.

  • Siia nime sisestamine ei tähenda, et sellele inimesele määratakse töövooülesanne.

  • Kui töövoog käivitatakse käsitsi, saadetakse selle käivitanud inimesele käivitamise ja lõpetamise teatised automaatselt ilma, et peaksite need sellel väljal määrama.

  • Kui töövoog käivitatakse automaatselt, saadetakse selle algselt lisanud inimesele käivitamise ja lõpetamise teatised automaatselt ilma, et peaksite need sellel väljal määrama.

Allkirjade kogumise töövoo lisamine (ainult ühele loendile või teegile)

Kui te pole veel töövoogude lisamisega tuttav, soovitame teil enne käesoleva lõigu sammudega jätkamist üle vaadata käesoleva artikli lõigud LISATEAVE ja KAVANDAMINE.

Enne töövoo lisamist peavad olema korras kaks asja.

E-post    Et töövoog saaks saata meiliteatisi, peab SharePointi saidil olema lubatud e-post. Kui te pole kindel, kas seda on tehtud, võtke ühendust oma SharePointi administraatoriga.

Õigused    SharePointi toodete vaikesätted nõuavad, et töövoogude lisamiseks loenditesse, teekidesse või saidikogumitesse peab teil olema loendite haldamise õigus. (Rühmal Omanikud on loendite haldamise õigus vaikimisi, kuid rühmadel Liikmed ja Külastajad seda õigust pole. Lisateavet õiguste kohta leiate käesoleva artikli lõigust LISATEAVE.)

Tehke järgmist.

  1. Avage loend või teek, kuhu soovite töövoo lisada.

  2. Klõpsake lindil menüüd Loend või Teek.

    Menüü nimi võib sõltuvalt loendi või teegi tüübist erineda. Näiteks kalendriloendis on menüü nimeks Kalender.

  3. Klõpsake jaotises Sätted linki Töövoo sätted.

  4. Määrake töövoo sätete lehel üks sisutüüp, millel töövoog käivitatakse, või suvand Kõik (kõikide sisutüüpide jaoks) ja klõpsake siis nuppu Lisa töövoog.

    Märkus.: Allkirjade kogumise töövoogude saab käivitada ainult rakenduses loodud Word, Excelvõi InfoPathloodud dokumentidel.

    Töövoo lisamise käsk koos valitud dokumendi sisutüübiga

    1. Täitke seosevormi esimene leht.
      (Juhised on toodud joonise järel.)

Üksiku loendi või teegi seosevormi esimene leht

Esimene viiktekst

Sisutüüp

Säilitage vaikevalik Kõik või valige konkreetne sisutüüp.

Teine viiktekst

Töövoog

Valige mall Allkirjade kogumine – SharePoint 2010 .

Märkus.: Kui malli Allkirjade kogumine – SharePoint 2010 ei kuvata loendis, võtke ühendust oma SharePointi administraatoriga ja paluge see saidikogumis või tööruumis aktiveerida. Kui teil on saidikogumi õigused, vaadake lubamine SharePointi töövoo Mallid.

Kolmas viiktekst

Nimi

Tippige töövoo nimi. Selle nime abil saavad töövoo tuvastada loendi või teegi kasutajad

Soovitusi töövoo nime valimiseks vt käesoleva artikli lõigust KAVANDAMINE.

Neljas viiktekst

Ülesandeloend

Valige töövooga kasutatav ülesandeloend. Saate valida olemasoleva tööülesandeloendi või klõpsata uue loendi loomiseks käsku Tööülesanded (uued).

Lisateavet selle kohta, miks luua uus ülesandeloend olemasoleva loendi valimise asemel, vt käesoleva artikli lõigust KAVANDAMINE.

5. viiktekst

Ajalooloend

Valige töövooga kasutatav ajalooloend. Saate valida olemasoleva ajalooloendi või klõpsata uue loendi loomiseks käsku Uus ajalooloend.

Lisateavet selle kohta, miks luua uus ajalooloend olemasoleva loendi valimise asemel, vt käesoleva artikli lõigust KAVANDAMINE.

Kuues viiktekst

Käivitamisviisid

Määrake töövoo käivitamise viis või viisid.

Lisateavet erinevate suvandite kohta vt käesoleva artikli lõigust KAVANDAMINE.

  1. Kui kõik selle vormi sätted on seatud soovitud viisil, klõpsake nuppu OK.

  2. Täitke seosevormi teine leht.
    (Juhised on toodud joonise järel.)

    SharePointi toodetes esitatakse teile seosevormi teisel lehel kõik suvandid. Nii saate need suvandid töövoo käsitsi käivitamisel just selle konkreetse eksemplari jaoks kohandada.

Seosevormi teine leht, kus on kuvatud suvandid

Esimene viiktekst

Määramine

Sisestage nende inimeste nimed või aadressid, kellele soovite töövooülesanded määrata.

  • Kui ülesanded määratakse ükshaaval (järjest)   
    , sisestage nimed või aadressid samas järjestuses, nagu soovite ülesanded määrata.

  • Kui kõik tööülesanded määratakse korraga (paralleelselt)   
    , pole nimede või aadresside järjekord oluline.

  • Kui lisate rühma või leviloendi,   
    määratakse rühma tööülesanne – igale rühma liikmele saadetakse tööülesande teatis, kuid ainult üks liige peab tööülesande taotlema ja lõpetama. Juhised rühma tööülesande taotlemiseks ja lõpetamiseks leiate käesoleva artikli lõigust LÕPETAMINE.)

Teine viiktekst

Järjestus

Määrake, kas tööülesanded määratakse ükshaaval (järjest) või kõik korraga (paralleelselt).

Lisateavet järjestikuste ja paralleelsete etappide kohta vt käesoleva artikli lõigust KAVANDAMINE.

Kolmas viiktekst

Uue etapi lisamine

Kui soovite, lisage äsja konfigureeritud ühele etapile lisaks veel etappe.

  • Terve etapi kustutamiseks klõpsake selle etapi välja Määramine ja vajutage siis klahvikombinatsiooni CTRL+DELETE.

Lisateavet mitme etapi kasutamise kohta vt käesoleva artikli lõigust KAVANDAMINE.

Neljas viiktekst

Koopia

Sisestage nende isikute nimed või aadressid, keda teavitatakse iga kord, kui töövoog käivitatakse või lõpetatakse.

  • Siia nime sisestamine ei tähenda, et sellele inimesele määratakse töövooülesanne.

  • Kui töövoog käivitatakse käsitsi, saadetakse selle käivitanud inimesele käivitamise ja lõpetamise teatised automaatselt ilma, et peaksite need sellel väljal määrama.

  • Kui töövoog käivitatakse automaatselt, saadetakse selle algselt lisanud inimesele käivitamise ja lõpetamise teatised automaatselt ilma, et peaksite need sellel väljal määrama.

  1. Kui kõik selle lehe sätted on seatud soovitud viisil, klõpsake töövoo loomiseks nuppu Salvesta.

SharePointi toodetes luuakse töövoo uus versioon.

Mis saab edasi?

Kui olete valmis uue töövoo käivitamiseks ja testimiseks, lugege käesoleva artikli lõiku KÄIVITAMINE.

Juhised allkirjaridade dokumenti lisamiseks leiate käesoleva artikli lõigust SISESTAMINE.

Allkirjade kogumise töövoo lisamine (tervele saidikogumile)

Kui te pole veel töövoogude lisamisega tuttav, soovitame teil enne käesoleva lõigu sammudega jätkamist läbi lugeda selle artikli lõigud LISATEAVEja KAVANDAMINE.

Enne töövoo lisamist peavad olema korras kaks asja.

E-post   Et töövoog saaks saata meiliteatisi, peab saidil olema lubatud e-post. Kui te pole kindel, kas seda on tehtud, võtke ühendust oma SharePointi administraatoriga.

Õigused    SharePointi toodete vaikesätted nõuavad, et töövoogude lisamiseks loenditesse, teekidesse või saidikogumitesse peab teil olema loendite haldamise õigus. (Rühmal Omanikud on loendite haldamise õigus vaikimisi, kuid rühmadel Liikmed ja Külastajad seda õigust pole. Lisateavet õiguste kohta leiate käesoleva artikli lõigust LISATEAVE.)

Tehke järgmist.

  1. Avage saidikogumi avalehelt (mitte kogumis asuva saidi või alamsaidi avaleht).

  2. Klõpsake sätete Settings icon ja seejärel käsku Saidi sätted.

    SharePoint Online, klõpsake nuppu sätted SharePoint 2016 nupp Sätted tiitliribal. ja seejärel klõpsake nuppu saidi sisu. Saidi sisu, klõpsake nuppu saidi sätted.

  3. Klõpsake lehe Saidi sätted jaotises Web kujundus galeriidlinki Saidi sisutüübid.
    Saidi sisutüüpide link jaotises „Galeriid“

  4. Klõpsake lehel Saidi sisutüübid selle sisutüübi nime, millele soovite töövoo lisada.

    Märkus.: Allkirjade kogumise töövoogude saab käivitada ainult rakenduses loodud Word, Excelvõi InfoPathloodud dokumentidel.

    Dokumendi sisutüübid, kus tüüp on esile tõstetud

    1. Klõpsake valitud sisutüübi lehel jaotises Sätted linki Töövoo sätted.
      Töövoo sätete link jaotises „Sätted“

    2. Klõpsake lehel Töövoo sätted linki Lisa töövoog.
      Töövoo lisamise link

    3. Täitke seosevormi esimene leht.
      (Juhised on toodud joonise järel.)

Seosevormi esimene leht, kus on kuvatud suvandid

Esimene viiktekst

Töövoog

Valige mall Allkirjade kogumine – SharePoint 2010 .

Märkus.: Kui malli Allkirjade kogumine – SharePoint 2010 ei kuvata loendis, võtke ühendust oma SharePointi administraatoriga ja paluge see saidikogumis või tööruumis aktiveerida. Kui teil on saidikogumi õigused, vaadake lubamine SharePointi töövoo Mallid.

Teine viiktekst

Nimi

Tippige töövoo nimi. Selle nime abil saavad töövoo tuvastada loendi või teegi kasutajad

Soovitusi töövoo nime valimiseks vt käesoleva artikli lõigust KAVANDAMINE.

Kolmas viiktekst

Ülesandeloend

Valige töövooga kasutatav ülesandeloend. Saate valida olemasoleva tööülesandeloendi või klõpsata uue loendi loomiseks käsku Tööülesanded (uued).

Lisateavet selle kohta, miks luua uus ülesandeloend olemasoleva loendi valimise asemel, vt käesoleva artikli lõigust KAVANDAMINE.

Neljas viiktekst

Ajalooloend

Valige töövooga kasutatav ajalooloend. Saate valida olemasoleva ajalooloendi või klõpsata uue loendi loomiseks käsku Uus ajalooloend.

Lisateavet selle kohta, miks luua uus ajalooloend olemasoleva loendi valimise asemel, vt käesoleva artikli lõigust KAVANDAMINE.

5. viiktekst

Käivitamisviisid

Määrake töövoo käivitamise viis või viisid.

Lisateavet erinevate suvandite kohta vt käesoleva artikli lõigust KAVANDAMINE.

Kuues viiktekst

Kas soovite loendi- ja saidisisutüübid värskendada?

Määrake, kas see töövoog lisatakse kõigile saidi ja loendi sisutüüpidele, mis sellelt sisutüübilt pärivad.

  • Kõikide täiendavate lisamistoimingute teostamine võib võtta kaua aega.

  • Kui pärilus on katkenud nendel saitidel ja alamsaitidel, millelt pärivatele sisutüüpidele soovite töövoo lisada, veenduge enne selle toimingu käivitamist, et kuulute igal saidil ja alamsaidil rühma Omanikud.

  1. Kui kõik selle lehe sätted on seatud soovitud viisil, klõpsake nuppu Edasi.

  2. Täitke seosevormi teine leht.
    (Juhised on toodud joonise järel.)

    SharePointi toodetes esitatakse teile seosevormi teisel lehel kõik suvandid. Nii saate need suvandid töövoo käsitsi käivitamisel just selle konkreetse eksemplari jaoks kohandada.

Seosevormi teine leht, kus on kuvatud suvandid

Esimene viiktekst

Määramine

Sisestage nende inimeste nimed või aadressid, kellele soovite töövooülesanded määrata.

  • Kui ülesanded määratakse ükshaaval (järjest)   
    , sisestage nimed või aadressid samas järjestuses, nagu soovite ülesanded määrata.

  • Kui kõik tööülesanded määratakse korraga (paralleelselt)   
    , pole nimede või aadresside järjekord oluline.

  • Kui lisate rühma või leviloendi,   
    määratakse rühma tööülesanne – igale rühma liikmele saadetakse tööülesande teatis, kuid ainult üks liige peab tööülesande taotlema ja lõpetama. Juhised rühma tööülesande taotlemiseks ja lõpetamiseks leiate käesoleva artikli lõigust LÕPETAMINE.)

Teine viiktekst

Järjestus

Määrake, kas selle etapi tööülesanded määratakse ükshaaval (järjest) või kõik korraga (paralleelselt).

Lisateavet järjestikuste ja paralleelsete etappide kohta vt käesoleva artikli lõigust KAVANDAMINE.

Kolmas viiktekst

Uue etapi lisamine

Kui soovite, lisage äsja konfigureeritud ühele etapile lisaks veel etappe.

  • Terve etapi kustutamiseks klõpsake selle etapi välja Määramine ja vajutage siis klahvikombinatsiooni CTRL+DELETE.

Lisateavet mitme etapi kasutamise kohta vt käesoleva artikli lõigust KAVANDAMINE.

Neljas viiktekst

Koopia

Sisestage nende isikute nimed või aadressid, keda teavitatakse iga kord, kui töövoog käivitatakse või lõpetatakse.

  • Siia nime sisestamine ei tähenda, et sellele inimesele määratakse töövooülesanne.

  • Kui töövoog käivitatakse käsitsi, saadetakse selle käivitanud inimesele käivitamise ja lõpetamise teatised automaatselt ilma, et peaksite need sellel väljal määrama.

  • Kui töövoog käivitatakse automaatselt, saadetakse selle algselt lisanud inimesele käivitamise ja lõpetamise teatised automaatselt ilma, et peaksite need sellel väljal määrama.

  1. Kui kõik selle lehe sätted on seatud soovitud viisil, klõpsake töövoo loomiseks nuppu Salvesta.

SharePointi toodetes luuakse töövoo uus versioon.

Mis saab edasi?

Kui olete valmis uue töövoo käivitamiseks ja testimiseks, lugege käesoleva artikli lõiku KÄIVITAMINE.

Juhised allkirjaridade dokumenti lisamiseks leiate käesoleva artikli lõigust SISESTAMINE.

Allkirjaridade sisestamine

Enne, kui töövoos osaleja saab oma allkirja lisada, peab dokumenti olema lisatud allkirjarida. Rea lisamine ja allkirja enda lisamine on kaks erinevat toimingut.

Pidage meeles järgmist.

  • Kui mõnele allkirjareale on juba allkiri lisatud, on dokument edasisteks muutusteks lukustatud (v.a täiendavate allkirjade lisamiseks olemasolevatele allkirjaridadele).

  • Kui dokumenti muudetakse pärast esimese allkirja lisamist, muutuvad juba lisatud allkirjad kehtetuks või need eemaldatakse.

  • Allkirjaridade lisamist ja eemaldamist käsitletakse kui dokumendi muutmist.

  • Seega peavad kõik allkirjaread olema lisatud ja kustutatud enne, kui esimene osaleja oma allkirja lisab.

Üldpõhimõte on kujutatud järgmisel joonisel.

Dokument ilma esimese allkirjata, mida saab seega veel muuta

Dokument koos esimese allkirjaga, mis on seega muutmiseks lukus

Lisada allkirjarea Word või Excel:

  1. Klõpsake dokumendi või töölehe asukohta, kuhu soovite allkirjarea lisada.

  2. Klõpsake menüü Lisa jaotises Tekst nuppu Allkirjarida.

  3. Täitke dialoogiboksi Allkirja häälestamine kõik, mõned või mitte ühtegi järgmisest neljast väljast.

    • Soovitatav allkirjastaja   
      – Allkirjastaja täielik nimi.
      (Kuvatakse lõplikus allkirjas.)

    • Soovitatava allkirjastaja ametinimetus   
      (kuvatakse lõplikus allkirjas.)

    • Soovitatava allkirjastaja meiliaadress   
      (ei kuvata lõplikus allkirjas.)

    • Juhised allkirjastajale   
      mis tahes kasulik või vajalik teave allkirjastajale.
      (Ei kuvata lõplikus allkirjas.)
      Dialoogiboks „Allkirja seadistamine“

  4. Märkige või tühjendage samas dialoogiboksis järgmised ruudud.

    • Luba allkirjastajal dialoogi allkirjastamine kommentaare lisada   
      luba allkirjastajal tippida allkirjastamise eesmärk.
      (Mis allkirjastajal ei ole kuvatakse lõplikus allkirjas.)

    • Kuva allkirjareal allkirjastamiskuupäev   
      kuupäev, kus on lisada allkirja.
      (Kuvatakse lõplikus allkirjas.)

  5. Klõpsake nuppu OK.

Täiendavate allkirjaridade lisamiseks korrake seda toimingut.

Kustutage allkirjarea Word või Excel:

  1. Allkirjarea valimiseks klõpsake seda.

  2. Vajutage nuppu Kustuta.

NB!: Allkirjaridu saab lisada ainult InfoPath Filleri vormidele.

Lisada allkirja joonega InfoPathjärgmist.

  1. Klõpsake vormi asukohta, kuhu soovite allkirjarea lisada.

  2. Klõpsake lindi menüü Avaleht jaotise Juhtelemendid nuppu Allkirjarida.

  3. Allkirjarea valimiseks klõpsake seda, siis paremklõpsake seda ja lõpuks klõpsake kiirmenüü käsku Allkirjarea atribuudid.

  4. Täitke dialoogiboksi Allkirja häälestamine vahekaardi Üldist kõik, mõned või mitte ühtegi järgmisest neljast väljast.

    • Sõnum, mida allkirjastajad enne allkirjastamist   
      mis tahes kasulik või vajalik teave allkirjastajale.
      (Ei kuvata lõplikus allkirjas.)

    • Allkirjastaja nimi   
      (kuvatakse lõplikus allkirjas.)

    • Allkirjastaja ametinimetus   
      (kuvatakse lõplikus allkirjas.)

    • Allkirjastaja meiliaadress   
      (ei kuvata lõplikus allkirjas.)
      Dialoogiboks Allkirja atribuudid

  5. Tehke soovitud muudatused vahekaardil Suurus ja vahekaardil Täpsemalt.

  6. Klõpsake nuppu OK.

Kustutamine rakenduses InfoPathallkirjarea järgmist.

  • Juhtelemendi valimiseks klõpsake seda ja vajutage kustutusklahvi (DELETE).

Mis saab edasi?

Kui olete valmis uue töövoo testimiseks, lugege käesoleva artikli lõiku KÄIVITAMINE.

Kui soovite lisateavet töövooülesande lõpetamise kohta, lugege käesoleva artikli lõiku LÕPETAMINE.

Allkirjade kogumise töövoo käivitamine

Allkirjastamisega seoses pidage meeles järgmist. Kõik muudatused (sh kõik allkirjaridade lisamised ja eemaldamised ) tuleb dokumendis teha enne, kui esimene osaleja allkirjareale oma allkirja lisab. (Lisateavet vt käesoleva artikli lõigust KAVANDAMINE.)

Veenduge, et inimesed, kellele töövoog ülesanded määrab, teavad kuidas allkirju lisada ja tööülesandevorme lõpetada. Soovi korral võivad nad lisateavet lugeda käesoleva artikli lõigust LÕPETAMINE.

Töövoo käivitamiseks on kaks võimalust.    Töövoo saab seadistada nii, et seda saab käivitada ainult käsitsi, ainult automaatselt või mõlemal viisil.

  • Käsitsi saab käivitada igal ajal igaüks, kellel on vajalikud õigused.

  • Automaatselt käivitatakse töövoog siis, kui ilmneb määratud päästiksündmus (st iga kord, kui loendisse või teeki lisatakse dokument ja/või kui loendis olevat dokumenti mis tahes viisil muudetakse).
    (Päästiksündmus või -sündmused määratakse töövoo algsel lisamisel ja konfigureerimisel seosevormi esimesel lehel. Lisateavet vt käesoleva artikli teemast KAVANDAMINE.)

Töövoogu ei saa käivitada dokumendil, mis on hetkel välja möllitud. (Dokumendi saab välja möllida pärast seda, kui sellel on käivitatud töövoog, kuid pärast väljamöllimist ei saa sellel dokumendil käivitada rohkem töövooge kuni dokument uuesti sisse möllitakse.)

Kui töövoog on konfigureeritud automaatselt käivituma, siis iga kord, kui leiab aset päästiksündmus, käivitatakse töövoog päästiksündmuse vallandanud dokumendil.

Töövoo käivitamisel määratakse esimene tööülesanne või -ülesanded ja igale kasutajale saadetakse tööülesande teatis. Samal ajal saadetakse ka käivitamise teatised (mitte tööülesande teatised) algselt töövoo lisanud inimesele ja kõigile, kes on ära toodud seosevormi teise lehe väljal Koopia.

Kui dokumendis pole veel (enne töövoo päästiksündmuse poolt käivitamist) vajalikke allkirjaridu, peate need enne esimese allkirja lisamist dokumenti lisama.

Õiguste osas võtke arvesse järgmist.    Tavaliselt peab teil töövoo käivitamiseks olema üksuste redigeerimise õigus. (Vaikimisi on see õigus nii rühmal Liikmed kui rühmal Omanikud, kuid rühmal Külastajad seda õigust pole. Siiski saab omanik iga töövoo jaoks eraldi valida, kas nõuda töövoogu käivitavatelt inimestelt loendi haldamise õigust. Nii saavad omanikud põhimõtteliselt määrata, et ainult nemad ja teised omanikud saavad selle töövoo käivitada. Lisateavet leiate käesoleva artikli lõigust Lisateave.)

Alustamiseks on kaks viisi.

Töövoo saate käsitsi käivitada kahest kohast:

  • Loendi või teegi kaudu, kuhu üksus on talletatud.

  • Dokumendi enda kaudu, mis on avatud Microsoft Office'i programmis, milles see loodi. (Võtke arvesse, et see peab olema täielik, arvutisse installitud programm, mitte veebirakendus.)

Ülejäänud kahest selle lõigu jaotisest leiate juhised mõlema eeltoodud meetodi kohta.

  1. Lisage kõik vajalikud allkirjaread dokumenti ise või paluge töövoos osalejatel kontrollida, et kõik allkirjaread on dokumendis olemas enne, kui keegi osalejatest reale oma allkirja lisab.

  2. Avage loend või teek, kuhu on talletatud dokument, millel soovite töövoo käivitada.

  3. Üksuse valimiseks klõpsake üksuse nime ees vastavat ikooni ja seejärel menüü Failid jaotises Töövood nuppu Töövood.

  4. Klõpsake lehe Töövood: Dokumendinimi jaotises Uue töövoo käivitamine töövoogu, mille soovite käivitada.
    Link töövoo käivitamiseks

  5. Tehke algatusvormil muudatused, mida soovite sellele konkreetsele töövoo eksemplarile rakendada.

    Märkus.:  Algatusvormil tehtud muudatusi kasutatakse ainult töövoo praeguses eksemplari jaoks. Kui soovite teha muudatusi, mis rakenduvad töövoo igal käivituskorral, või kui soovite muuta töövoo sätteid, mida sellel vormi pole, lugege käesoleva artikli lõiku MUUTMINE.

Seosevormi teine leht, kus on kuvatud suvandid

Esimene viiktekst

Määramine

Soovi korral muutke inimesi, kellele soovite töövooülesanded määrata.

  • Kui ülesanded määratakse ükshaaval   
    , sisestage nimed või aadressid samas järjestuses, nagu soovite ülesanded määrata.

  • Kui kõik tööülesanded määratakse korraga   
    , pole nimede või aadresside järjekord oluline.

  • Kui lisate rühma või leviloendi,   
    määratakse rühma tööülesanne – igale rühma liikmele saadetakse tööülesande teatis, kuid ainult üks liige peab tööülesande taotlema ja lõpetama. Juhised rühma tööülesande taotlemiseks ja lõpetamiseks leiate käesoleva artikli lõigust LÕPETAMINE.)

Teine viiktekst

Järjestus

Veenduge, et iga etapi tööülesannete määramisviis – kas ükshaaval (järjest) või kõik korraga (paralleelselt) – on seatud teie soovi järgi.

Lisateavet järjestikuste ja paralleelsete etappide kohta vt käesoleva artikli lõigust KAVANDAMINE.

Kolmas viiktekst

Uue etapi lisamine

Saate lisada praegu konfigureeritud ühele või mitmele etapile lisaks veel etappe.

  • Terve etapi kustutamiseks klõpsake selle etapi välja Määramine ja vajutage siis klahvikombinatsiooni CTRL+DELETE.

Lisateavet mitme etapi kasutamise kohta vt käesoleva artikli lõigust KAVANDAMINE.

Neljas viiktekst

Koopia

Lisage või eemaldage soovitud inimesed. Pidage meeles järgmist.

  • Siia nime sisestamine ei tähenda, et sellele inimesele määratakse töövooülesanne.

  • Kui töövoog käivitatakse käsitsi, saadetakse selle käivitanud inimesele käivitamise ja lõpetamise teatised automaatselt ilma, et peaksite need sellel väljal määrama.

  • Kui töövoog käivitatakse automaatselt, saadetakse selle algselt lisanud inimesele käivitamise ja lõpetamise teatised automaatselt ilma, et peaksite need sellel väljal määrama.

  1. Kui kõik algatusvormi sätted on seatud soovitud viisil, klõpsake töövoo käivitamiseks nuppu Käivita.

Töövoog määrab esimese tööülesande või -ülesanded ja saadab samal ajal teile ning kõigile teistele algatusvormi väljal Koopia loetletud inimestele käivitamisteatise.

  1. Lisage kõik vajalikud allkirjaread dokumenti ise või paluge töövoos osalejatel kontrollida, et kõik allkirjaread on dokumendis olemas enne, kui keegi osalejatest reale oma allkirja lisab.

  2. Avage dokument arvutisse installitud Office'i programmi abil.

    Märkus.: Seda meetodit ei saa kasutada, kui dokument on avatud Microsoft Office'i programmi veebirakenduses. Üksuse peab avama programmi täisversioonis, mis on installitud arvutisse.

  3. Klõpsake avatud dokumendis menüü Fail käsku Salvesta ja saada ning seejärel klõpsake töövoogu, mille soovite dokumendi osas käivitada.

  4. Kui kuvatakse sõnum, et töövoo käivitamiseks peate faili sisse möllima, klõpsake nuppu Mölli sisse.
    (Kui seda sõnumit ei kuvata, jätkake 5. juhisega.)

  5. Klõpsake suurt nuppu Käivita töövoog.

  6. Tehke algatusvormi lehel Muuda töövoog muudatused, mille soovite sellele konkreetsele töövoo eksemplarile rakendada.

    Märkus.:  Algatusvormil tehtud muudatusi kasutatakse ainult töövoo praeguses eksemplari jaoks. Kui soovite teha muudatusi, mis rakenduvad töövoo igal käivituskorral, või kui soovite muuta töövoo sätteid, mida sellel vormi pole, lugege käesoleva artikli lõiku MUUTMINE.

Seosevormi teine leht, kus on kuvatud suvandid

Esimene viiktekst

Määramine

Soovi korral muutke inimesi, kellele soovite töövooülesanded määrata.

  • Kui ülesanded määratakse ükshaaval   
    , sisestage nimed või aadressid samas järjestuses, nagu soovite ülesanded määrata.

  • Kui kõik tööülesanded määratakse korraga   
    , pole nimede või aadresside järjekord oluline.

  • Kui lisate rühma või leviloendi,   
    määratakse rühma tööülesanne – igale rühma liikmele saadetakse tööülesande teatis, kuid ainult üks liige peab tööülesande taotlema ja lõpetama. Juhised rühma tööülesande taotlemiseks ja lõpetamiseks leiate käesoleva artikli lõigust LÕPETAMINE.)

Teine viiktekst

Järjestus

Veenduge, et iga etapi tööülesannete määramisviis – kas ükshaaval (järjest) või kõik korraga (paralleelselt) – on seatud teie soovi järgi.

Lisateavet järjestikuste ja paralleelsete etappide kohta vt käesoleva artikli lõigust KAVANDAMINE.

Kolmas viiktekst

Uue etapi lisamine

Saate lisada praegu konfigureeritud ühele või mitmele etapile lisaks veel etappe.

  • Terve etapi kustutamiseks klõpsake selle etapi välja Määramine ja vajutage siis klahvikombinatsiooni CTRL+DELETE.

Lisateavet mitme etapi kasutamise kohta vt käesoleva artikli lõigust KAVANDAMINE.

Neljas viiktekst

Koopia

Lisage või eemaldage soovitud inimesed. Pidage meeles järgmist.

  • Siia nime sisestamine ei tähenda, et sellele inimesele määratakse töövooülesanne.

  • Kui töövoog käivitatakse käsitsi, saadetakse selle käivitanud inimesele käivitamise ja lõpetamise teatised automaatselt ilma, et peaksite need sellel väljal määrama.

  • Kui töövoog käivitatakse automaatselt, saadetakse selle algselt lisanud inimesele käivitamise ja lõpetamise teatised automaatselt ilma, et peaksite need sellel väljal määrama.

  1. Kui kõik algatusvormi sätted on seatud soovitud viisil, klõpsake töövoo käivitamiseks nuppu Käivita.

Töövoog määrab esimese tööülesande või -ülesanded ja saadab samal ajal teile ning kõigile teistele algatusvormi väljal Koopia loetletud inimestele käivitamisteatise.

Mis saab edasi?

  • Kui käivitate selle töövoo esimest korda, siis kas teised osalejad vajavad teavet ja abi neile määratud tööülesannete lõpetamise kohta? (Neile võib kasu olla käesoleva artikli lõigust LÕPETAMINE.)

  • Samuti on soovitav kontrollida, kas osalejad ikka saavad meiliteatisi, ja eriti seda, kas teatisi ei käsitle valesti rämpspostifilter.

  • Võimalik, et peate ka ise ühe või mitu töövooülesannet lõpetama. Lisateavet vt käesoleva artikli lõigust LÕPETAMINE.

  • Lisateavet selle kohta, kuidas töövoo praeguse eksemplari edenemist jälgida, leiate käesoleva artikli lõigust JÄLGIMINE.

Allkirjade kogumise töövooülesande lõpetamine

Kui teile on allkirjade kogumise töövooülesanne määratud esmakordselt, soovitame teil enne oma tööülesande lõpetamist täielikult läbi lugeda selle artikli käesolev lõik. Nii on teil ülevaade kõikidest saadaolevatest valikutest.

Märkus.:  Kui teate, et teile määrati töövooülesanne, kuid teavitussõnum pole teie postkasti veel jõudnud, kontrollige, et teatist ei suunanud mujale teie rämpspostifilter. Sel juhul reguleerige filtri sätteid.

Esmalt veenduge, et loete õiget artiklit

Erinevat tüüpi töövood nõuavad erinevaid ülesandetoiminguid.

Seega veenduge enne alustamist, et teile määratud tööülesanne on tõepoolest allkirjade kogumise töövoog ja mitte mõnda muud tüüpi töövooülesanne.

Vaadake, kas leiate teksti See dokument nõuab teie allkirja mõnest järgmisest kohast.

  • Tööülesande teatise realt Teema
    Teksti tuvastamine tööülesande teatises

  • Läbivaadatava dokumendi teateribal
    Läbivaadatav üksus koos tähistava tekstiga

  • Töövoo oleku lehel tööülesande tiitlist
    Töövoo oleku lehel tööülesande tiitlis teksti tuvastamine

Kui te ei näe järgmistesse kohtadesse teksti see dokument nõuab teie allkirja , pöörduge isik, kes on võtnud või teada saada, milline see põhineb töövoomalli töövoo algselt lisanud – või kas see on kohandatud töövoo.

Kui teile on tõesti määratud allkirjade kogumise tööülesanne, jätkake aga lugemist!

Kui teile määratakse töövooülesanne, saate sellest teada tavaliselt ühel kolmest järgmisest viisist.

  • Saate tööülesande teatise meiliga.

  • Microsoft Office'i dokumendi avamisel kuvatakse teateriba, mis teavitab teid sellega seotud tööülesande määramisest.

  • SharePointi saidi kontrollimisel avastate, et teile on hetkel määratud üks või mitu tööülesannet.

Kui teile on määratud allkirjade kogumise töövooülesanne, peate tavaliselt tegema mõlemat järgmistest.

  • Vaatama dokumendi läbi    Avama dokumendi, vaatama dokumendi läbi ning seejärel allkirjastama selle (või mitte).

  • Tööülesande lõpetama    Täitma ja edastama tööülesandevormi.

Sageli on tööülesande lõpetamisega seotud järgmised kolm üksust:

  • teavitussõnum (mille saate meiliga);

  • allkirjastamiseks edastatud dokument (mille avate ja seejärel, kas allkirjastate või mitte);

  • tööülesandevorm (mille avate, lõpetate ja edastate).

Need kolm üksust näevad välja järgmised.

Märkus.:  Tööülesande teavitussõnumi nupp Ava tööülesanne kuvatakse ribal ainult siis, kui sõnum avatakse Outlooki täielikus, installitud versioonis ja mitte veebirakenduses Outlook Web Access.

Tööülesande teavitussõnum, läbivaadatav üksus ja tööülesandevorm

Märkus.:  Tööülesande teavitussõnumi nupp Ava tööülesanne kuvatakse ribal ainult siis, kui sõnum avatakse Outlooki täielikus, arvutisse installitud versioonis, mitte veebirakenduses Outlook Web Access.

(Arvestage, et kui tööülesanne pole määratud teile isiklikult, vaid tervele rühmale või leviloendile (mille liige olete), peaksite tööülesande enne lõpetamist taotlema. Lisateavet vt selle lõigu jaotisest Rühma tööülesande taotlemine ja lõpetamine.)

Tehke järgmist.

  1. Klõpsake tööülesande teavitussõnumi juhises Selle tööülesande lõpetamiseks asuvat üksuse linki.

  2. Klõpsake avatud dokumendi teateriba nuppu Ava tööülesanne.

Juurdepääs üksusele ja tööülesandevormile meilile saadetud teavitussõnumi kaudu

Märkus.:  Tööülesande teavitussõnumi (mis on joonisel musta noole ülaosas) nupp Ava tööülesanne kuvatakse ribal ainult siis, kui sõnum avatakse Outlooki täielikus, installitud versioonis ja mitte veebirakenduses Outlook Web Access.

(Arvestage, et kui tööülesanne pole määratud teile isiklikult, vaid tervele rühmale või leviloendile (mille liige olete), peaksite tööülesande enne lõpetamist taotlema. Lisateavet vt selle lõigu jaotisest Rühma tööülesande taotlemine ja lõpetamine.)

Tehke järgmist.

  1. Klõpsake loendis või teegis, kuhu läbi vaadatav dokument on talletatud, üksuse ja töövooga seotud linki Pooleli.

  2. Klõpsake töövoo oleku lehel tööülesande tiitlit.

  3. Klõpsake tööülesandevormi teateribal See töövooülesanne on seotud dokumendiga asuvat dokumendi linki.

Juurdepääs üksusele ja tööülesandele loendi või teegi kaudu

Arvestage, et kui tööülesanne pole määratud teile isiklikult, vaid tervele rühmale või leviloendile (mille liige olete), peaksite tööülesande enne lõpetamist taotlema. Lisateavet vt selle lõigu jaotisest Rühma tööülesande taotlemine ja lõpetamine.

Lisaks arvestage, et kui allkirjarida on seadistatud konkreetse kasutaja jaoks, kuid allkirjastate selle hetkel, kui olete sisse logitud mõne muu kasutajaga, võib see lahknevus olla allkirjareal nähtav. Järgmises näites loodi allkirjarida Kalle Kana jaoks, kuid allkirja lisas keegi, kes oli sisse logitud kasutajana Anne Viksi.

Allkirjareal on allkirjastajaks keegi teine

Järgmises näites loodi dokumendi Word.

Läbivaadatav üksus koos kolme kollase teateribaga

Pange tähele kolme kollast riba dokumendi ülaosas.

Lõplikuks märgitud   See sõnumiriba teavitab, et allkirjareale on allkirja lisanud juba vähemalt üks isik.

NB!: Kui muudate alates nüüdsest dokumenti mis tahes viisil (v.a kui lisate allkirju olemasolevatele allkirjaridadele), siis juba lisatud allkirjad eemaldatakse või muudetakse kehtetuks. (Teisisõnu, allkirjaridade lisamine ega kustutamine pole enam lubatud. Lisada saab ainult allkirju.)

Allkirjad    Klõpsake paani Allkirjad avamiseks nuppu Kuva allkirjad. Klõpsake jaotises Taotletud allkirjad oma nime kõrval asuvat noolt ja seejärel klõpsake rippmenüüs käsku Allkirjasta.

Märkused: 

  • Kui teie nimi on loendis Taotletud allkirjad kuvatud mitu korda, on teile allkirjastamiseks saadaval mitu allkirjarida. Kasutage iga allkirja lisamiseks sama toimingut.

  • Kui te ei näe oma nime loendis Taotletud allkirjad paluge abi isikult, kes töövoo käivitas (või kui see käivitati automaatselt, siis isikult, kes selle algselt lisas).

  • InfoPathi vormidel pole paani Allkirjad ega loendit Taotletud allkirjad. Veenduge, et olete enne dokumendi salvestamist ja tööülesande lõpetamist allkirjastanud kõik oma allkirjaread.

Üksus, millel on avatud allkirjapaan

Kui näete sõnumit muu osapoole digitaalallkirja teenuse kohta, klõpsake jätkamiseks nuppu OK. (Kui te ei soovi seda sõnumit edaspidi näha, märkige vastav ruut.)

Avaneb dialoogiboks Allkirjastamine.

Allkirjastamise dialoogiboks

Dokumendi allkirjastamiseks tippige lihtsalt oma nimi tähise X kõrvale ja klõpsake nuppu Allkirjasta. Seejärel klõpsake dialoogiboksi Allkirja kinnitus nuppu OK.

Pidage meeles: kui teie nimi on loendis Taotletud allkirjad kuvatud mitu korda, on teile allkirjastamiseks saadaval mitu allkirjarida. Kasutage iga allkirja lisamiseks sama toimingut.

Töövooülesanne   Kui olete valmis tööülesandevormi lõpetama ja edastama, klõpsake teateriba Töövooülesanne nuppu Ava tööülesanne.

Allkirjade kogumise töövoo ülesandevorm näeb välja järgmine.

Tööülesandevorm, kus on kuvatud suvandid

Arvestage, et esimest kaht juhtelementi (Üksuse kustutamine ja See töövooülesanne on seotud dokumendi tiitliga) ei kuvata tööülesandevormil juhul, kui see avatakse allkirjastatava dokumendi seest. Need kuvatakse ainult siis, kui tööülesandevorm avatakse otse kas tööülesande teavitussõnumi või töövoo oleku lehe loendi Tööülesanded kaudu.

Esimene viiktekst

Üksuse kustutamine

Klõpsake seda linki, et kustutada tööülesandevorm töövoo praegusest eksemplarist.

  • Tööülesande kustutamisel ei kustutata allkirjastatavat dokumenti.

  • Kustutatud tööülesannet ei kuvata enam töövoo oleku lehe alas Tööülesanded (kuid see registreeritakse siiski lehe alas Ajalugu).

Märkus.:  Kui seda töövoo eksemplari ei käivitanud teie, võite enne tööülesande kustutamist pöörduda inimese poole, kes töövoo käivitas (või kui töövoog käivitus automaatselt, siis selle inimese poole, kes töövoo algselt lisas). 

Teine viiktekst

See töövooülesanne rakendatakse üksusele „Dokumendi tiitel“

Kui soovite avada üksuse allkirjastamise, klõpsake seda linki siin.

Kolmas viiktekst

Väljad „Olek“, „Taotleja“, „Konsolideeritud kommentaarid“ ja „Tähtaeg“

Nendel neljal väljal olevaid kirjeid ei saa redigeerida ega muuta, kuid nendes olev teave võib olla teile kasulik.

Arvestage, et väli Konsolideeritud kommentaarid sisaldab töövoo samas eksemplaris oma tööülesanded juba lõpetanud osalejate kõiki vormil edastatud kommentaare.

Samamoodi kuvatakse pärast vormi edastamist väljal Konsolideeritud kommentaarid järgnevatele osalejatele ka kõik teie poolt väljale Kommentaarid (4) lisatud selgitused.

Neljas viiktekst

Kommentaarid

Siia sisestatud tekst salvestatakse töövoo ajalukku ja kuvatakse järgnevatele osalejatele väljal Konsolideeritud kommentaarid (3).

5. viiktekst

Allkirjastamine

Kui olete dokumendi allkirjastanud ja tippinud soovitud tagasiside väljale Kommentaarid, klõpsake vormi edastamiseks ja tööülesande lõpetamiseks seda nuppu.

Kuues viiktekst

Loobumine

Klõpsake seda nuppu, kui soovite tööülesande sulgeda muudatusi või vastuseid salvestamata. Tööülesanne jääb pooleli, kuid siiski teile määratuks.

Seitsmes viiktekst

Tööülesande ümbermääramine

Kui soovite tööülesande määrata kellelegi teisele, klõpsake seda nuppu.

Ümbermääramise üksikasjade sisestamise lehe joonise ja täiendavad juhised leiate käesoleva lõigu teemast 7.Tööülesande määramine kellelegi teisele.

Märkus.:  See suvand võib mõnes töövooülesandes olla välja lülitatud.

Kui tervele rühmale (kuhu kuulute ka teie) on määratud ainult üks tööülesanne, võib selle üksiku tööülesande taotleda ja rühma nimel lõpule viia suvaline rühma liige.

Taotlege tööülesanne enne, kui dokumendi avate ja allkirjastate. Niipea, kui olete seda teinud, määratakse tööülesanne teile ja ükski teine rühma liige ei saa seda lõpetada. (Nii teostab vajaliku töö ainult üks rühma liige.)

  1. Osutage lehel Töövoo olek teie rühmale määratud tööülesande nimele kuni kuvatakse nool.

  2. Klõpsake noolt, siis käsku Redigeeri üksust ja seejärel tööülesandevormi nuppu Taotle tööülesannet.
    Kuidas taotleda rühma tööülesannet

Lehe Töövoo olek värskendamisel näete, et tööülesanne pole enam määratud rühmale vaid teile.

Hiljem, kui soovite tööülesande seda lõpetamata uuesti rühmale anda, kasutage tööülesandevormi tagastamiseks samu samme, kuid klõpsake nuppu Vabasta tööülesanne.

Tööülesandevormi nupp Tööülesande vabastamine

Kui soovite, et teie eest lõpetaks teile määratud töövooülesande keegi teine, klõpsake töövoo ülesandevormi nuppu Määra tööülesanne kellelegi teisele.

Kuvatakse vorm.

Tööülesande ümbermääramise vorm

Esimene viiktekst

Tööülesande ümbermääramine

Sisestage selle isiku nimi või meiliaadress, kellele soovite tööülesande määrata.

Kui soovite tööülesande määrata töövoo käivitanud isikule (kui töövoog käivitati automaatselt, siis töövoo algselt lisanud isikule), jätke see väli tühjaks.

Teine viiktekst

Uus taotlus

Lisage soovi korral teave, mida vajab tööülesande lõpetamiseks isik, kellele see määratakse. (Siia sisestatud tekst lisatakse alasse Konsolideeritud kommentaarid.)

Kolmas viiktekst

Uus kestus

Tehke ühte järgmisest kolmest toimingust.

  • Kui soovite olemasoleva tähtaja säilitada,   jätke see väli tühjaks.

  • Kui soovite tähtaja täielikult eemaldada,   tippige väljale arv 0.

  • Kui soovite määrata uue tähtaja,    tippige väljale arv ja seejärel määrake järgmisel väljal kestusühikud. Need kaks kirjet koos määravad, millal on tööülesande muutmise tähtaeg.

Arvestage, et allkirjade kogumise tööülesannetele vaikimisi tähtaegu ega kestuseid ei määrata.

Neljas viiktekst

Uued kestusühikud

Kui soovite ülesandele määrata uue kestuse, kasutage seda välja koos väljaga Uus kestus, et määratleda ülesande täitmise periood. (Nt järgmiselt: 3 päeva , 1 kuu või 2 nädalat.)

Kui olete vormi täitnud, klõpsake nuppu Saada. Teie tööülesanne märgitakse Lõpetatuks ja isikule, kes on nüüd tööülesande eest vastutav, määratakse uus tööülesanne ja saadetakse vastav teavitus.

Kui lisasite uut teavet, siis see kuvatakse uue tööülesande teatise väljal Delegeerija (järgmisel joonisel tähistatud numbriga 1).

Ümbermääratud tööülesande teatis

Kõiki neid muudatusi jälgitakse ja need kuvatakse töövoo oleku lehe jaotistes Tööülesanded ja Ajalugu (nagu järgmisel joonisel).

Ümbermääratud tööülesande töövoo oleku lehe jaotised Tööülesanded ja Ajalugu

Töötava allkirjade kogumise töövoo jälgimine, reguleerimine või peatamine

Töövoo oleku leht on töövoo eksemplari jälgimiseks, reguleerimiseks ja käivitatud töövoo peatamiseks mõeldud keskne koht.

Tutvustame teile esmalt, kuidas sellele lehele pääseda, ja seejärel õpetame, kuidas seal leiduvaid suvandeid ja teavet kasutada. Lõpuks tutvustame kahte teist lehte, kust saate täiendavat teavet jälgimise kohta.

Klõpsake loendis või teegis, kuhu üksus on talletatud, soovitud üksuse ja töövooga seotud linki Pooleli.

Järgmises näites on üksuseks dokument nimega „Ettekande mustand” ja töövooks „Kinnitamine 3”.

Töövoo oleku lingil klõpsamine

Avatakse töövoo oleku leht.

  • Kui loend või teek sisaldab palju üksusi, saate otsitava üksuse kiiremaks leidmiseks üksused sortida ja/või filtreerida. Kui sordite ja/või filtreerite korduvalt samal viisil, saate luua kohandatud vaate, mis selle tegevuse automatiseerib.

  • Töövoo oleku lehele pääsemiseks saate klõpsata ka konkreetse eksemplari käivitamisel saadetud meiliteatise linki Selle töövoo oleku kuvamine või lõpetamisel saadetud meiliteatise linki Töövoo ajaloo kuvamine.

Töövoo oleku lehe iga jaotist kujutava joonise alt leiate jälgimisega seotud küsimused, millele vastav jaotis vastuse annab.

Töövoo teabe jaotis

Töövoo oleku lehel asuv töövoo teabe jaotis

Sellest jaotisest leiate vastused järgmistele küsimustele.

  • Kes selle töövoo eksemplari käivitas?

  • Millel see eksemplar käivitati?

  • Millal ilmnes selle eksemplari viimane toiming?

  • Millisel üksusel on eksemplar käivitatud?

  • Millises olekus praegune eksemplar on?

Tööülesannete jaotis

Töövoo oleku lehel asuv tööülesannete jaotis

Sellest jaotisest leiate vastused järgmistele küsimustele.

  • Millised tööülesanded on juba loodud ja määratud ning milline on nende praegune olek?

  • Millised tööülesanded on juba lõpetatud ja millised olid neist iga tulemused?

  • Millal on iga juba loodud ja määratud tööülesande tähtaeg? (Arvestage, et allkirjade kogumise tööülesannetele vaikimisi tähtaegu ega kestuseid ei määrata.)

Selles jaotises ei kuvata kustutatud ja veel määramata tööülesandeid.

Töövoo ajaloo jaotis

Töövoo oleku lehel asuv töövoo ajaloo jaotis

Sellest jaotisest leiate vastused järgmistele küsimustele.

  • Millised sündmused on selles töövoo eksemplaris juba toimunud?

  • Arvestage, et tähtaja ületanud tööülesandeid ja teatisi nende kohta siin ei kuvata.

Käivitatud töövooeksemplari peatamiseks enne selle tavalist lõpetamist on kaks võimalust:

  • Töövoost loobumine.    Kõigist tööülesannetest loobutakse, kuid need säilitatakse töövoo oleku lehe alas Tööülesanded.

  • Töövoo peatamine.    Kõigist tööülesannetest loobutakse ja need kustutatakse töövoo oleku lehe alast Tööülesanded (kuid need säilitatakse siiski töövoo ajaloos).

Allpool on mõlema meetodi juhised.

Loobumine (kõigist tööülesannetest loobutakse, kuid need säilitatakse nii tööülesannete kui ajalooloendis)

Kui töövoo praegust eksemplari pole enam vaja, saate sellest loobuda.

Vaikimisi saab seda teha isik, kes töövoo eksemplari käivitas või igaüks, kellel on loendite haldamise õigus. (Rühmal Omanikud on loendite haldamise õigus vaikimisi, kuid rühmadel Liikmed ja Külastajad seda õigust pole.)

  • Klõpsake töövoo oleku lehel kohe töövoo visualiseeringu all olevat linki Loobu kõigist allkirjade kogumise tööülesannetest.

Kõigist praegustest tööülesannetest loobutakse ja töövoog lõpetatakse ning see jääb olekusse Loobutud. Loobutud tööülesanded kuvatakse siiski nii alas Tööülesanded kui alas Töövoo ajalugu.

Peatamine (kõik tööülesanded kustutatakse tööülesannete loendist, kuid need säilitatakse ajalooloendis)

Kui ilmneb tõrge või töövoog lakkab töötamast ja ei vasta, saab selle peatada.

Vaikimisi saab seda toimingut teha üksnes keegi, kellel on loendite haldamise õigus. (Rühmal Omanikud on loendite haldamise õigus vaikimisi, kuid rühmadel Liikmed ja Külastajad seda õigust pole.)

  • Klõpsake töövoo oleku lehel kohe töövoo visualiseeringu all olevat linki Saate selle töövoo lõpetada.

Kõigist töövoo loodud tööülesannetest loobutakse ja need kustutatakse töövoo oleku lehe alast Tööülesanded, kuid need säilitatakse siiski alas Töövoo ajalugu. Töövoog lõpetatakse ja see jääb olekusse Loobutud.

Konkreetsel üksusel praegu töötavate töövoogude loendi leiate töövoogude lehelt.

  1. Avage loend või teek, kuhu üksus on talletatud.

  2. Osutage soovitud üksuse nimele, klõpsake kuvatavat noolt ja seejärel klõpsake rippmenüü käsku Töövood.

  3. Üksuse jaoks praegu töötavate töövooeksemplaride loendi leiate lehe Töövood: Üksuse nimi jaotisest Töötavad töövood.

Märkus.:  Arvestage, et ühe töövoo versiooni mitu eksemplari ei saa samal ajal olla käivitatud samal üksusel. Näiteks, lisate kaks tagasiside kogumise mallil põhinevat töövoogu: ühe nimi on Kavandi tagasiside ja teise nimi on Eelarve tagasiside. Mis tahes üksusel saab igal ajal olla käivitatud ainult üks eksemplar igast Kavandi tagasiside ja Eelarve tagasiside töövoost, kuid mitte kaks eksemplari kummastki töövoost.

Saidikogumi administraatorid saavad kiiresti vastuse järgmistele küsimustele.

  • Mitu töövoomallil põhinevat töövoogu saidikogumis praegu on?

  • Kas iga töövoomall on saidikogumis praegu aktiivne või passiivne?

  • Mitu igal töövoomallil põhinevat töövoo versioonide eksemplari saidikogumis praegu töötab?

Selleks tehke järgmist.

  1. Avage saidikogumi avaleht (mitte kogumis asuva saidi või alamsaidi avaleht).

  2. Klõpsake ikooni Sätted  SharePoint Online’i avaliku veebisaidi nupp Sätted ja seejärel käsku Saidisätted.
    Klõpsake lehe Saidisätted jaotises Saidi administreerimine linki Töövood.
    Link „Töövood“ jaotises „Saidi administreerimine“

Avatakse töövoogude leht koos kuvatud teabega.

Mis saab edasi?

Kui see töövoo versioon käivitatakse esmakordselt, võite soovi korral vaadata juhiseid eksemplari sündmuste nägemise kohta käesoleva artikli lõigust LÄBIVAATUS (et tuvastada, kas töövoog töötab nagu soovite).

Allkirjade kogumise töövoo tulemuste läbivaatus ja aruannete loomine

Kui teie töövoo eksemplar on lõppenud, saate selle ajalukku salvestatud sündmused läbi vaadata. (Iga eksemplari kirjele pääsete juurde kuni 60 päeva jooksul pärast eksemplari lõppu.)

NB!:  Arvestage, et töövoo ajalugu on mõeldud ainult mitteametlikuks kasutamiseks. Seda ei saa kasutada ametlikuks auditiks või muul juriidilisel (tõenduslikul) eesmärgil.

Saate luua aruandeid töövoo üldise jõudluse kohta mitmes eksemplaris.

Kui üksus jääb samasse loendisse või teeki ja kuni sellel üksusel käivitatakse kogu aeg sama töövoog, saab loendi või teegi kaudu vaadata hiljutise eksemplari ajalugu.

Hiljuti suvalisel üksusel käivitatud eksemplari töövoo oleku lehe vaatamiseks tehke järgmist.

  • Klõpsake loendis või teegis, kus üksus asub, soovitud üksuse ja töövooga seotud olekulinki.

Järgmises näites on üksuseks dokument nimega Ettekande mustand ja töövooks Uue dokumendi kinnitamine.

Klõpsake töövoo oleku linki

Töövoo oleku lehe allosas asub jaotis Töövoo ajalugu.

Töövoo oleku lehel asuv töövoo ajaloo jaotis

Mida teha siis, kui soovite pärast sama töövoo samal üksusel uuesti käivitamist vaadata eksemplari ajalugu?

Saate seda kuni 60 päeva jooksul teha ühel järgmistest viisidest: loendi või teegi kaudu või töövoo lõpetamise teatise kaudu. (SharePointi toodetes säilitatakse töövoo tööülesannete ajalugu 60 päeva.)

Loendi või teegi kaudu

  1. Avage loend või teek, kuhu üksus on talletatud.

  2. Üksuse valimiseks klõpsake üksuse nime ees vastavat ikooni ja seejärel menüü Failid jaotises Töövood nuppu Töövood.

  3. Klõpsake lehe Töövood: Üksuse nimi jaotises Lõpuleviidud töövood töövoo eksemplari või oleku nime, mille soovite läbi vaadata.
    Üksuse töövoogude lehel asuv loend „Lõpetatud töövood“
    Avatakse selle eksemplari töövoo oleku leht.

Töövoo lõpetamise teatise kaudu

  • Avage läbivaadatava üksuse töövoo lõpetamise teatis ja klõpsake siis linki Töövoo ajaloo kuvamine.

Töövoo lõpetamise teatis, kus ajaloolink on esile tõstetud
Avatakse selle eksemplari töövoo oleku leht.

Kui soovite kõik lõpetamise teatised säilitada, võite luua Outlooki reegli. Häälestage reegel kopeerima eraldi kausta kõik need saabuvad sõnumid, mille real Teema on tekst on lõpetatud. (Veenduge, et Outlooki reegel kopeerib saabuvad sõnumid, mitte lihtsalt ei teisalda neid. Muidu ei kuvata neid teie sisendkaustas.)

Saate lisateavet mõne oma töövoo versiooni üldise jõudluse kohta aja jooksul ja mitmes eksemplaris, kui loote ühe või mõlemad järgmistest eelmääratletud aruannetest.

  • Tegevuse kestuse aruanne    See aruanne näitab nii seda, kui kaua kulub keskmiselt aega iga töövoo tegevuse lõpetamiseks, kui ka seda, kui kaua kulub aega töövoo täieliku käituse ehk eksemplari lõpetamiseks.

  • Loobumise ja tõrkearuanne    See aruanne näitab, kas töövoost loobutakse sageli või kas seal esineb enne lõpetamist tõrkeid.

Saadaolevate töövooaruannete loomine

  1. Klõpsake loendis või teegis konkreetse töövoo veerus Olek asuvat olekuteabe linki.
    Töövoo oleku klõpsamine

  2. Klõpsake töövoo oleku lehe jaotises Töövoo ajalugu käsku Töövooaruannete vaatamine.
    Töövooaruannete vaatamise lingi klõpsamine töövoo ajaloo jaotises

  3. Otsige üles töövoog, mille aruannet soovite vaadata, ja klõpsake siis soovitud aruande nime.
    Tegevuse kestuse aruande lingi klõpsamine

  4. Säilitage või muutke kohandamise lehel asukoht, kus aruandefail luuakse, ja klõpsake siis nuppu OK.
    Faili salvestuskohas nupu OK klõpsamine
    Aruanne luuakse ja salvestatakse määratud asukohta.

  5. Kui aruanne on valmis, klõpsake selle vaatamiseks järgmisel joonisel kujutatud linki. Vastasel juhul klõpsake lõpetamiseks ja dialoogiboksi sulgemiseks nuppu OK. (Hiljem, kui olete valmis aruannet vaatama, leiate selle eelmises sammus määratud asukohast.)
    Lingi klõpsamine aruande vaatamiseks

Mis saab edasi?

Kui töövoog töötab täpselt nii, nagu soovite, olete valmis seda kasutama.

Kui soovite selle töötamise osas midagi muuta, vt käesoleva artikli lõiku MUUTMINE.

Töövoo jõudlusearuannete loomine

Saate lisateavet mõne oma töövoo versiooni üldise jõudluse kohta aja jooksul ja mitmes eksemplaris, kui loote ühe või mõlemad järgmistest eelmääratletud aruannetest.

  • Tegevuse kestuse aruanne    See aruanne näitab nii seda, kui kaua kulub keskmiselt aega iga töövoo tegevuse lõpetamiseks, kui ka seda, kui kaua kulub aega töövoo täieliku käituse ehk eksemplari lõpetamiseks.

  • Loobumise ja tõrkearuanne    See aruanne näitab, kas töövoost loobutakse sageli või kas seal esineb enne lõpetamist tõrkeid.

Saadaolevate töövooaruannete loomine

  1. Klõpsake loendis või teegis konkreetse töövoo veerus Olek asuvat olekuteabe linki.
    Töövoo oleku klõpsamine

  2. Klõpsake töövoo oleku lehe jaotises Töövoo ajalugu käsku Töövooaruannete vaatamine.
    Töövooaruannete vaatamise lingi klõpsamine töövoo ajaloo jaotises

  3. Otsige üles töövoog, mille aruannet soovite vaadata, ja klõpsake siis soovitud aruande nime.
    Tegevuse kestuse aruande lingi klõpsamine

  4. Säilitage või muutke kohandamise lehel asukoht, kus aruandefail luuakse, ja klõpsake siis nuppu OK.
    Faili salvestuskohas nupu OK klõpsamine
    Aruanne luuakse ja salvestatakse määratud asukohta.

  5. Kui aruanne on valmis, klõpsake selle vaatamiseks järgmisel joonisel kujutatud linki. Vastasel juhul klõpsake lõpetamiseks ja dialoogiboksi sulgemiseks nuppu OK. (Hiljem, kui olete valmis aruannet vaatama, leiate selle eelmises sammus määratud asukohast.)
    Lingi klõpsamine aruande vaatamiseks

Mis saab edasi?

Kui töövoog töötab täpselt nii, nagu soovite, olete valmis seda kasutama.

Kui soovite selle töötamise osas midagi muuta, vt käesoleva artikli lõiku MUUTMINE.

Allkirjade kogumise töövoo muutmine, keelamine või eemaldamine

Pärast oma uue allkirjade kogumise töövoo esimese eksemplari käivitamist ja tulemuste läbivaatamist, soovite ehk töövoo konfiguratsioonis mõned muudatused teha.

Võib-olla soovite ka tulevikus konfiguratsioonis täiendavaid muudatusi teha.

Samuti soovite ehk mingil hetkel töövoo lühemaks või pikemaks ajaks keelata (kuid mitte seda eemaldada) või selle tõepoolest täielikult eemaldada.

Saate olemasoleva töövoo sätteid püsivalt muuta, kui avate ja redigeerite seosevormi, mida kasutati algselt selle lisamiseks.

Kui töövoog töötab ainult ühes loendis või teegis, tehke järgmist.

  1. Avage loend või teek, kus töövoog töötab.

  2. Klõpsake lindil menüüd Loend või Teek.

    Märkus.: Menüü nimi võib sõltuvalt loendi või teegi tüübist erineda. Näiteks kalendriloendis on menüü nimeks Kalender.

  3. Klõpsake jaotises Sätted linki Töövoo sätted.

  4. Klõpsake töövoosätete lehe veerus Töövoo nimi (klõpsake sätete muutmiseks) selle töövoo nime, mille sätteid soovite muuta.

    Märkus.:  Kui soovitud allkirjade kogumise töövoogu ei kuvata loendis, võib see olla seotud ainult ühe sisutüübiga. Seda, millised töövood selles loendis kuvatakse, reguleerib loendi kohal asuv juhtelement Näita järgmist tüüpi töövooseoseid. (Vt joonist.) Klõpsake rippmenüüs sisutüüpide variante, et leida soovitud töövoo kuvamiseks sobiv suvand. Kui soovitud töövoog on loendis kuvatud, klõpsake töövoo nime.

  5. Tehke ja salvestage soovitud muudatused samal kahelehelisel seosevormil, mida kasutati algse töövoo lisamiseks.

    Lisateavet seosevormi väljade ja juhtelementide kohta leiate käesoleva artikli lõigust KAVANDAMINE ja lõigu LISAMINE sobivast teemast (Loend/teek või Saidikogum).

Kui töövoog töötab kõigis saidikogumi loendites ja teekides, tehke järgmist.

  1. Avage saidikogumi avaleht (mitte kogumis asuva saidi või alamsaidi avaleht).

  2. Klõpsake nuppu Sätted  SharePoint Online’i avaliku veebisaidi nupp Sätted ja valige käsk Saidi sätted.

Klõpsake lehe „Saidisätted“ jaotises Galeriid linki Saidi sisutüübid.
Saidi sisutüüpide link jaotises „Galeriid“

  1. Klõpsake lehel „Saidi sisutüübid“ selle sisutüübi nime, millel töövoog töötab.
    Dokumendi sisutüübid, kus tüüp on esile tõstetud

  2. Klõpsake valitud sisutüübi lehel jaotisesSätted, nuppuTöövoo sätted.
    Töövoo sätete link jaotises „Sätted“

  3. Klõpsake töövoosätete lehe veerus Töövoo nimi (klõpsake sätete muutmiseks) selle töövoo nime, mille sätteid soovite muuta.

  4. Tehke ja salvestage soovitud muudatused samal kahelehelisel seosevormil, mida kasutati algse töövoo lisamiseks.

    Lisateavet seosevormi väljade ja juhtelementide kohta leiate käesoleva artikli lõigust KAVANDAMINE ja lõigu LISAMINE sobivast teemast (Loend/teek või Saidikogum).

Kui töövoog töötab ainult ühes loendis või teegis, tehke järgmist.

  1. Avage loend või teek, kus töövoog töötab.

  2. Klõpsake lindil menüüd Loend või Teek.

    Menüü nimi võib sõltuvalt loendi või teegi tüübist erineda. Näiteks kalendriloendis on menüü nimeks Kalender.

  3. Klõpsake jaotises Sätted linki Töövoo sätted.

  4. Klõpsake lehel Töövoo sätted linki Eemalda töövoog.

  5. Lehel „Töövoogude eemaldamine“ oleva vormi abil saate töövooge keelata, uuesti lubada ja eemaldada.
    Töövoogude eemaldamise lehel olev vorm

Vormil on viis veergu.

  • Töövoog    Töövoo nimi.

  • Eksemplarid    Praegu üksustel töötavate töövoo eksemplaride arv.

  • Luba    Suvand, mis lubab töövool tavapäraselt edasi töötada.

  • Keela uued eksemplarid    Suvand, mis lubab praegu töötavatel töövoo eksemplaridel lõppeda, kuid keelab töövoo uute eksemplaride käivitamise. (Selle toimingu saab tagasi võtta. Töövoo hiljem uuesti lubamiseks, naaske sellele lehele ja valige suvand Luba.)

  • Eemalda   Suvand, mis eemaldab töövoo loendist või teegist täielikult. Kõik töötavad eksemplarid peatatakse kohe ja selle töövoo veergu ei kuvata enam loendi või teegi lehel. (Seda toimingut ei saa tagasi võtta.)

  1. Avage saidikogumi avaleht (mitte kogumis asuva saidi või alamsaidi avaleht).

  2. Klõpsake nuppu Sätted SharePoint Online’i avaliku veebisaidi nupp Sätted ja seejärel nuppu Saidi sätted.

    SharePoint Online, klõpsake nuppu sätted SharePoint Online’i avaliku veebisaidi nupp Sätted , klõpsake nuppu saidi sisuja seejärel käsku saidi sätted.

  3. Klõpsake lehe Saidi sätted jaotises Veebikujundaja galeriidlinki Saidi sisutüübid.
    Saidi sisutüüpide link jaotises „Galeriid“

  4. Klõpsake lehel Saidi sisutüübid selle sisutüübi nime, millel töövoog töötab. Dokumendi sisutüübid, kus tüüp on esile tõstetud

  5. Klõpsake valitud sisutüübi lehel jaotisesSätted linki Töövoo sätted.

  6. Klõpsake lehel Töövoo sätted linki Eemalda töövoog.

  7. Lehel „Töövoogude eemaldamine“ oleva vormi abil saate töövooge keelata, uuesti lubada ja eemaldada.
    Töövoogude eemaldamise lehel olev vorm

Mis saab edasi?

Kui tegite muudatusi, käivitage muudatuste mõju kontrollimiseks töövoo proovieksemplar.

  • Töövoog    Töövoo nimi.

  • Eksemplarid    Praegu üksustel töötavate töövoo eksemplaride arv.

  • Luba    Suvand, mis lubab töövool tavapäraselt edasi töötada.

  • Keela uued eksemplarid    Suvand, mis lubab praegu töötavatel töövoo eksemplaridel lõppeda, kuid keelab töövoo uute eksemplaride käivitamise. (Selle toimingu saab tagasi võtta. Töövoo hiljem uuesti lubamiseks, naaske sellele lehele ja valige suvand Luba.)

  • Eemalda    Suvand, mis eemaldab töövoo saidikogumis täielikult. Kõik töötavad eksemplarid peatakse kohe ja selle töövoo veergu ei kuvata enam loendi või teegi lehel. (Seda toimingut ei saa tagasi võtta.)

SharePointi toodetega kaasas olevate töövoogude täiendavaks kohandamiseks on palju võimalusi.

Saate ka ise kohandatud töövooge luua.

Võite kasutada mõnda järgmist programmi.

  • SharePoint Designer 2013    Saate kohandada töövoo vorme, toiminguid ja käitumist.

  • Microsoft Visual Studio    Saate ise luua kohandatud töövootoiminguid.

Lisateavet leiate Microsoft Software Developer Networki (MSDN) spikrisüsteemist.

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×