SharePointi töövoogude lühiülevaade eelprogrammeeritud minirakendusi, mis sujuvamaks muutmine ja mitmesuguseid äriprotsesside automatiseerimine – kogumisest allkirjad, tagasiside või kinnituste leping või dokumendi tavalised toimingut praeguse oleku jälgimine. SharePointi töövood on mõeldud teie aja ja vaeva säästmiseks ning regulaarselt teostatavate tööülesannete ühtsuse ja efektiivsuse tõstmiseks.
See artikkel on eelprogrammeeritud töövood, mis sisalduvad teenuses SharePoint 2010, mille saate valikuid seosevormi loendite, teekide ja kogu saidikogumite versiooni neid kasutada lisamisel.
Samuti on võimalik teha rohkem kohandusi kaasatud töövoo tüüpi – ja isegi oma kohandatud töövoogude loomiseks algusest peale – SharePoint Designer ja muude rakenduste abil. Lisateavet nende protsesside artiklist Sissejuhatus kujundamise ja kohandada töövooge.
Samal ajal selles artiklis õpite veel terve kogumi kaasatud töövoogude kohta.
Kui soovite minna otse üksikasjalikud juhised konkreetse töövoo, leiate lingid iga funktsiooni, mis on järgmises jaotises, mille saab linkida sisu järgmisest tabelist.
Selle artikli teemad
-
Millised protsessid saab SharePointi töövoo abil automaatseks muuta?
-
Kinnitamine (dokumendi või üksuse suunamine kinnitamiseks või hülgamiseks)
-
Tagasiside kogumine (dokumendi või üksuse suunamine tagasiside kogumiseks)
-
Allkirjade kogumine (dokumendi, töövihiku või vormi suunamine digitaalallkirjastamiseks)
-
Likvideerimise kinnitamise (dokumendi aegumine ja Säilituspoliitikate haldamine)
-
Kolme olekuga töövoog (probleemi, projekti või tööülesande jälitus kolmes olekus või faasis)
-
Mis on SharePointi töövoog?
Arvatavasti teate juba, mis on vooskeem. See on graafiline mingi protsessi kujutis koos juhistega igal sammul toimuva kohta.
SharePointi töövoog on nagu automaatne vooskeem, mis vähendab standardse tööprotsessi töömahukust, ebaselgust ja juhuslikkust.
Näiteks vaadata dokumendi-kinnitusprotsessi joonisel näha. Selle protsessi käsitsi töötab saate tähendab palju kontrollimise üles ja kursis hoida, dokumentide edasisaatmine ja meeldetuletuste saatmine – ja kõik need toimingud on vaja teha teie või ühte või mitut teie kolleegide poolt. See tähendab, et palju lisatööd ja (võib-olla isegi halb) on pidev vool segadusi.
Kui aga kasutate SharePointi dokumendi kinnitamise töövoogu, teeb kõike eelnimetatut (sh meeldetuletamist ja edastamist) automaatselt töövoog ise. Kui tööülesande lõpetamine hilineb või kui ilmneb mõni muu takistus, saadab enamik kaasas olevaid töövooge teile vastava teatise. Keegi jaotises pole aktiivselt jälgida protsessi – Kuna SharePointi töövoo, protsess on alati aktiivselt jälgimise ise.
SharePointi töövoo käivitamine on lihtne. Lihtsalt valida soovitud, valige soovitud suvandid töötavad kõige paremini teie olukorda ja seejärel andke üle võtta, SharePointi töövoo tüüpi. Ja loomulikult saate töövoo tühistada või selle peatada, millal iganes soovite.
Millised protsessid saab SharePointi töövoo abil automaatseks muuta?
Iga töövoo kaasas SharePointi käitub nagu malli. Lisate töövoo üksikus loendis või teegis, või terve saidikogum versiooni abil oma algatusvormi Valikud, mida soovite selle versiooni ja suvandite määramiseks – kes töövoog määrab tööülesandeid, Tööülesande tähtaja, kuidas funktsiooni Töövoo saab alustatud ja kes juhiseid, et lisada tööülesande teatised, ja nii edasi.
SharePoint 2010 pakub viit eelprogrammeeritud tüübid
Märkus.: Rakendusega SharePoint Server 2010 ja SharePoint Online for Office 365 suurettevõtete jaoks kõik viis töövoo järgmist tüüpi kaasatakse. SharePoint Online for Office 365 ärikasutajate ja väikeettevõtete jaoks, kuid ainult kolme olekuga töövoo tüüp on kaasatud.
Kinnitamine (dokumendi või üksuse suunamine kinnitamiseks või hülgamiseks)
Samuti saate kinnitamise töövoo loendi või teegi sisu kinnitamise juhtimiseks
Lisateavet ja üksikasjalikud juhised leiate artiklist teave kinnitamise töövoogude kohta.
(On ka mõne muu sarnase töövootüüp veebilehti avaldaval saidil avaldamise kinnitamise töövoo kasutamine.)
Tagasiside kogumine (dokumendi või üksuse suunamine tagasiside kogumiseks)
Tagasiside kogumise töövoog koondab töövoo omaniku jaoks kogu osalejatelt saadud tagasiside ja talletab teabe läbivaatusprotsessi kohta.
Lisateavet ja üksikasjalikud juhised leiate artiklist teave tagasiside kogumise töövoogude kohta.
Allkirjade kogumine (dokumendi, töövihiku või vormi suunamine digitaalallkirjastamiseks)
Pange tähele, et allkirjade kogumise töövoo funktsioonide ainult Wordiga dokumendid, Exceli töövihikuid, amd InfoPathi vormide.
Lisateavet ja üksikasjalikud juhised leiate artiklist teave allkirjade kogumise töövoogude kohta.
Likvideerimise kinnitamise (dokumendi aegumine ja Säilituspoliitikate haldamine)
Likvideerimise kinnitamise töövoo käivitamisel loob likvideerimise kinnitamise töövoo ülesannete jaoks teatud dokumendid ja üksused töövoo loendi Tööülesanded. Kuna tegemist on tõenäoline, et likvideerimise kinnitamise töövoo võib luua suure hulga tööülesannete (eriti siis, kui see on konfigureeritud automaatselt käivituma üksuste aegumisel), likvideerimise kinnitamise töövoo pakub hulgi tööülesande lõpuleviimine tugi, nii et kirjete juhid või muude volitatud isikute saab töödelda suure hulga üksuste kustutamise ühe juhises.
Saate konfigureerida oma likvideerimise kinnitamise töövoo tegutseda koostöös teabehalduspoliitika funktsiooni aegumise poliitika, nii, et töövoog käivitub automaatselt iga kord, kui dokumendi või üksuse saidil aegub.
Kolme olekuga töövoog (probleemi, projekti või tööülesande jälitus kolmes olekus või faasis)
Iga olekumuutuse korral määrab töövoog isikule tööülesande ja saadab selle kohta meiliteatise. Tööülesande lõpetamisel värskendab töövoog üksuse oleku ja viib selle järgmisesse etappi. Kolme olekuga töövoog on loodud töötama koos loendimalliga Probleemijälitus, kuid saate seda kasutada mis tahes loendiga, mis sisaldab veergu Valik, milles on vähemalt kolm väärtust.
Lisateavet ja üksikasjalikud juhised leiate artiklist kolme olekuga töövoo kasutamine.
Kes saab SharePointi töövoo lisada ja käivitada?
Töövoo lisamiseks ja käivitamiseks peavad teil olema sobivad õigused selles loendis, teegis või saidikogumis, kus töövoog töötab.
-
Töövoo lisamine Töövoo lisamiseks peab teil vaikimisi olema loendite haldamise õigus. (Rühmal Omanikud on loendite haldamise õigus vaikimisi, kuid rühmadel Liikmed ja Külastajad seda õigust pole.)
-
Töövoo käivitamine Juba lisatud töövoo käivitamiseks peab teil vaikimisi olema üksuste redigeerimise õigus. (Rühmadel „Liikmed“ ja „Omanikud“ on üksuste redigeerimise õigus vaikimisi, kuid rühmal „Külastajad“ seda õigust pole.)
Samuti võivad omanikud konfigureerida mõned töövood nii, et neid saavad käivitada ainult liikmed, kes kuuluvad rühma „Omanikud“.
Kuidas SharePointi töövooge lisada ja käivitada?
Järgmine joonis annab ülevaate SharePointi töövoo kavandamise, lisamise, käivitamise ja muutmise põhietappidest. Sellele järgnevad eraldi jaotised iga etapi kohta.
Leping teha kindel, et teate milliseid suvandeid soovite ja millist teavet te peate olema saadaval kui intiation vormi abil saate lisada oma töövoo versiooni.
-
Siit saate teada Siit saate teada, mis tüüpi kaasatud töövoog tuleb teha tööd, mida soovite teha.
-
Liitmine Töövoo versioon loendisse, teeki või saidikogumisse lisamiseks täitke algatusvorm.
-
Alustamine Oma uue töövoo käivitamine, kas käsitsi või automaatselt, dokumendi või muu üksuse loendis või teegis. (Kui te käivitada käsitsi, siis on teil võimalus muuta mõningaid töövoo seos vormi sätted lühemate algatusvormi .) Töövoo käivitamisel see loob ülesanded, saadetakse teatis ja jälgida tegevuste ja sündmuste algab.
-
Jälgimine Kui töövoog on käivitatud, saate vaadata töövoo oleku lehte, kus näete lõpetatud ülesandeid ja muid toimunud tegevusi. Vajadusel saate siin reguleerida praegusi ja tulevasi ülesandeid ja isegi sellest töövoost loobuda või selle peatada.
-
Läbivaatus Kui tegevus on lõpetatud, saab kogu tegevuse ajalugu vaadata töövoo oleku lehe kaudu. Selle lehe kaudu saate luua ka töövoo üldjõudluse statistikaaruandeid.
-
Muuda. Kui töövoog ei tööta päris nii nagu soovite, saate avada algse lisamisel kasutatud seosevormi ja teha seal soovitud muudatused.
Kas saan ise luua kohandatud SharePointi töövoo?
Kui vajate rohkem paindlikkust sisseehitatud töövoo, saate seda edasi kohandada SharePoint Designer, nt tööriista. Soovi korral saate ka ise täiesti uue töövoo luua.
Töövoodisaineri abil saate luua reeglid, mis seostavad tingimused ja toimingud SharePointi loendites ja teekides asuvate üksustega. Loendi- ja teegiüksuste muudatuste ilmnemisel käivitatakse töövootoimingud.
Näiteks võite kujundada töövoo, mis käivitab täiendava kinnitamise töövoo, kui üksuse maksumus ületab teatud summa.
Töövoo võite määratleda ka seostatud dokumentidekomplektile. Näiteks, kui töövoog on seotud dokumenditeegiga või filtreeritud dokumendi sisutüübi alusel, kuvatakse kontekstipõhised dokumendikomplekti toimingud. Dokumendikomplekti on uut rakenduses SharePoint Server 2010, mis võimaldab dokumente käsitleda ühe üksuse, nii töövoo toimingu dokumendikomplekti kestab iga selle dokumendikomplekti üksuste rühmale.
Lisateavet leiate teemast Sissejuhatus kujundamise ja kohandada töövooge.
Mis saab edasi?
Vaadata ühte järgmistest artiklitest üksikasjalikke juhiseid kaasatud töövoo tüüpide:
Ja kui olete huvitatud täiendavate kohanduste tegemise kõiki peamisi sisalduv töövoo tüüpi – Lisaks abil seosevormi, mis on võimalikud – või kui soovite luua oma algse töövoo põhjusel, leiate artiklist Sissejuhatus kujundamise ja kohandada töövooge.
