Asutustel ja nende meeskondadel käib sageli palju meilivestlusi korraga. Asjad võivad kergesti segamini minna, osa teavet jääda märkamata või suhtlus üldse katkeda. Saidipostkastides saab meeskonna või projektiga seotud meilisõnumeid hoida ja hallata ühes kohas, et kogu suhtlus oleks nähtav kõigile meeskonnaliikmetele.
NB!: Saidipostkasti funktsioon SharePoint on kasutuselt 2017. aasta märtsis. See funktsioon eemaldatakse täielikult tulevases väljaandes. Uued SharePoint ei pääse enam saidipostkasti funktsioonile juurde. Olemasolevad SharePoint ei saa enam uusi saidipostkaste luua. Kõik saidipostkastid, mis on häälestatud ja juurutatud enne märtsi 2017, jätkavad tööd.
Pakume protsessi olemasolevate saidipostkasti saitide üleminekuksMicrosoft 365 2017. aasta septembris. Kui kasutate praegu saidipostkasti funktsiooni SharePoint, peaksite meilijagamisstsenaariumide Microsoft 365 Groups selle asemel muutma. Lisateavet leiate teemast Saidipostkastide Microsoft 365 rühmade kasutamine.
Märkus.: Saidipostkasti funktsioon jääb toetatud, kuid SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2013 ja SharePoint Server 2010 toodetes. Klientidel on soovitatav uurida ühispostkaste saidipostkastide alternatiivina.
Klõpsake kiirkäivitusala üksust Postkast.
Saidipostkast avaneb teie isikliku meilikonto kõrval eraldi sisendkausta ja muude kaustadega. Saidipostkasti kontolt ja kontole saadetavaid sõnumeid näevad kõik, kellel on vastava SharePointi saidi osalusõigus.
Saidipostkasti häälestamine
Saate lisada saidipostkasti meilisõnumite adressaadiks, saata sellest meilisõnumeid või lisada selle oma lemmikute hulka. Saidile postkasti lisamise teabe leiate teemast Saidipostkasti lisamine meilisõnumite kontekstis säilitamiseks. Meilisõnumid peavad olema saidi jaoks lubatud. Kui pole, võtke ühendust oma administraatoriga.
Kui seote saidipostkasti meiliaadressi tähtsa meilivestlusega, siis talletatakse vestluse teabest koopia kohta, kuhu pääsevad juurde kõik meeskonnaliikmed.
Lisage saidipostkasti nimi lihtsalt meilisõnumi väljale Adressaat, Koopia või Salakoopia.
Saidipostkasti meiliaadressi võite lisada ka meeskonna kontaktirühma või leviloendisse. Nii talletatakse asjakohane meilisõnum automaatselt meeskonna saidipostkastis.
Kui koostate ja saadate meilisõnumi saidipostkastist, kuvatakse selle saatjana teid.
Kuna saidipostkastile pääsevad juurde kõik, kellel on vastava saidi osalusõigus, saavad meilisõnumi koostamisel osaleda mitu inimest korraga.
Sõnumi koostamiseks klõpsake nuppu Uus meilisõnum.
Siis avatakse teie saidipostkastis uus meilisõnumi aken.
Kui kasutate Outlookis loendit Lemmikud, siis võib kasu olla saidipostkasti kaustade lisamisest loendisse Lemmikud.
Paremklõpsake Outlookis saidipostkasti kausta (näiteks Sisse) ja seejärel klõpsake käsku Kuva kaustas Lemmikud. Kui teil on lemmikute loendis kaks sama nimega kausta (näiteks kaks sisendkausta), siis lisab Outlook automaatselt kaustanimele postkasti nime (nt: Sisse – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com), nii on kaustad hõlpsasti eristatavad.
Lisateavet Outlooki lemmikute loendi kohta leiate teemast Sageli kasutatavate meilikaustade lisamine loendisse Lemmikud.
Meeskonnatöö saidipostkasti abil
Saidipostkast võimaldab meeskonnal ühiselt tähtsaid meilisõnumeid koostada ja/või meeskonna-tasemel meilivestlusi koondada. Saidipostkasti saab meeskond kasutada ka tähtsate dokumentide turvaliseks jagamiseks.
Kui saidipostkast on saidi jaoks seadistatud, luuakse uus meilikonto, mille nimi sisaldab vastava saidi nime. Oletame, et teil on meeskonnatöö sait URL-iga http://contosobistro.sharepoint.com/HRTeamSite. Selle saidipostkasti meiliaadress on HRTeamSite@contosobistro.sharepoint.com.
Paljud meeskonnad kasutavad vestlemiseks sageli meilisõnumeid. Mõnede vestluste teave võib osutuda vajalikuks ka hiljem. Vestluse kõige olulisemad meilisõnumid saate nende säilitamiseks edastada saidipostkasti. Sellisel juhul võivad kõik, kellel on saidi osalusõigus, saidipostkasti kaudu seda sõnumit vaadata. Kõik meeskonnaliikmetel pääsevad hiljem saidile ligi, saavad otsida kontolt vajalikke meilisõnumeid ja vaadata arutlusel oleva küsimusega seotud vestlusajalugu.
Veel üks võimalus meeskonnataseme meilivestluste koondamiseks on meeskonnale meilisõnumi saatmisel lisada koopia adressaadi väljale saidipostkasti meiliaadress. Saidipostkasti meiliaadressi võite lisada ka kontaktirühma või leviloendisse – siis kaasatakse see meeskonnale meilisõnumi saatmisel edaspidi automaatselt.
Kui talletate meeskonna dokumente oma SharePointi saidil, saate saidipostkasti jaoks lubada nende dokumentide jagamise kasutajatega, kellel on saidi juurdepääsuõigused.
NB!: Kui kasutajad Outlookis saidipostkasti avavad, näevad nad loendit kõigi selle saidi dokumenditeekides olevate dokumentidega. Saidipostkastid kuvavad kõigile kasutajatele sama dokumendiloendi, mis tähendab, et kasutajad võivad näha ka dokumente, millele nad ligi ei pääse.
Kui kasutate Exchange'i, siis kuvatakse teie dokumendid ka Outlooki kaustas ning dokumentide teistele edasisaatmine on veelgi hõlpsam.
