Peit- ja isikuandmete eemaldamine dokumentide kontrollimise käigus

Märkus.:  Soovime pakkuda teie keeles kõige ajakohasemat spikrisisu niipea kui võimalik. See leht on tõlgitud automaatselt ja sellel võib leiduda grammatikavigu või ebatäpsusi. Tahame, et sellest sisust oleks teile abi. Palun märkige selle lehe allservas, kas sellest teabest oli teile kasu või mitte. Soovi korral saab ingliskeelset artiklit lugeda siit .

Kui jagate Office’i dokumente klientide või töökaaslastega digitaalsel kujul, tasub dokument enne jagamist kindlasti üle vaadata, kuna selles võib olla peidetud teavet või isikuandmeid. Selle peidetud teabe saate enne dokumendi teistega jagamist eemaldada. Dokumendiinspektori funktsioon aitab jagatavatest Wordi, Exceli, PowerPointi või Visio dokumentidest peit- ja isikuandmeid otsida ning eemaldada.

Peidetud teave võib hõlmata järgmist:

  • peit- ja isikuandmed, mida te ei soovi Wordi dokumentide kaudu jagada;

  • andmeid, mille Excel lisab töövihikusse, kui teete teistega koostööd;

  • peit- või isikuandmeid, mida PowerPoint võib talletada esitluses või selle metaandmetes;

  • dokumenditeavet ja failiatribuute Visio dokumentides.

Märkus.: Kui te just ei saada dokumenti Microsoftile, siis Microsoft teie dokumendi teabele juurde ei pääse.

Käesolevas artiklis kirjeldatakse, millist tüüpi teavet tavaliselt Office’i dokumentides talletatakse. Nii saate otsustada, mida dokumenti või selle metaandmetesse alles jätta ja mida eemaldada. Dokumendiinspektori funktsioon ei võimalda eemaldada teatud liiki teavet. Seda on lähemalt kirjeldatud Wordi, Exceli ja PowerPointi kohta täpsemat teavet sisaldavates tabelites.

Klientide või töökaaslastega elektroonilisel kujul jagatav Wordi dokument sisaldab sageli peitandmeid või isiklikku teavet, mis on tallel kas dokumendis endas või siis dokumendi atribuutides või metaandmetes.

Näpunäide.: Kui soovite lihtsalt kommentaarid printimata jätta, valige Fail > Prindi, klõpsake nuppu Prindi kõik leheküljed ja tühjendage ruut Prindi märgistus.

Peit- ja isikuandmete tüübid

Wordi dokumentides võib olla järgmist tüüpi peit- ja isikuandmeid.

  • Kommentaarid, jälitatud muutuste parandusmärgid, versioonid ja tindimarginaalid.     Kui olete dokumendi loomisel teistega koostööd teinud, võib dokument sisaldada näiteks jälitatud muutuste parandusmärke, kommentaare, tindimarginaale või versioone. Selle teabe abil võivad teised näha teie dokumendiga töötanud inimeste nimesid, läbivaatajate kommentaare ja dokumendis tehtud muudatusi ehk teavet, mida te ei pruugi soovida jagada inimestega, kes ei kuulu teie meeskonda.

  • Dokumendi atribuudid ja isikuandmed.     Dokumendi atribuudid ehk metaandmed sisaldavad dokumendiga seotud üksikasju (nt dokumendi autorit, teemat ja pealkirja). Dokumendi atribuutide hulka kuulub ka teave, mis talletatakse Office’i programmides automaatselt (nt dokumendi viimasena salvestanud inimese nimi ja dokumendi loomise kuupäev). Kui kasutate teatud erifunktsioone, võib dokument sisaldada ka mitmesugust teavet, mis võimaldab isikut tuvastada (nt meilisõnumipäiseid, teavet läbivaatuseks saatmise kohta, marsruudilipikuid ja mallinimesid).

  • Päised, jalused ja vesimärgid.    Teavet võib leiduda ka Wordi dokumentide päistes ja jalustes. Lisaks võib teie Wordi dokumendile olla lisatud vesimärk.

  • Peittekst.   Wordi dokumendid võivad sisaldada peittekstina vormindatud teksti. Kui te pole kindel, kas teie dokument sisaldab peitteksti või mitte, saate seda Dokumendiinspektori abil kontrollida.

  • Dokumendiserveri atribuudid.     Kui dokument on salvestatud mõnda dokumendihalduse serverisse (nt dokumentide tööruumi saidile või teenuse Windows SharePoint Services teeki), võib dokument sisaldada täiendavaid dokumendiatribuute või selle serveriasukohaga seotud teavet.

  • Kohandatud XML-andmed.     Dokumendid võivad sisaldada kohandatud XML-andmeid, mida pole dokumendis näha. Dokumendiinspektoriga on võimalik need XML-andmed üles otsida ja eemaldada.

Peit- ja isikuandmete otsimine ja eemaldamine dokumendiinspektori abil

Dokumendiinspektori abil saate Wordi dokumentidest peit- ja isikuandmeid otsida ja eemaldada. Enne Wordi dokumendi elektroonilise eksemplari teistega jagamist (nt meilisõnumi manusena) on mõistlik see Dokumendiinspektoriga üle kontrollida.

NB!: Dokumendiinspektorit tuleks kindlasti kasutada originaaldokumendi koopiaga, kuna Dokumendiinspektoriga eemaldatud andmeid ei saa alati taastada.

  1. Avage Wordi dokument, milles peit- ja isikuandmete olemasolu kontrollida soovite.

  2. Originaaldokumendi koopia salvestamiseks klõpsake menüü Fail käsku Salvesta nimega ja seejärel tippige väljale Faili nimi faili nimi.

    Märkus.: Word 2007. Klõpsake Microsoft Office’i nuppu  Office’i nupu pilt , siis käsku Salvesta nimega ja siis tippige originaaldokumendi koopia salvestamiseks väljale Failinimi faili jaoks nimi.

  3. Klõpsake oma originaaldokumendi koopias menüüd Fail ja siis käsku Teave.

    Rakendus Word 2007. Klõpsake originaaldokumendi koopias Microsoft Office’i nuppu  Office’i nupu pilt , osutage jaotisele Ettevalmistamine ja seejärel klõpsake käsku Kontrolli dokumenti. Jätke 4. toiming vahele, jätkake toiminguga 5.

  4. Klõpsake nuppu Otsi probleeme ja siis nuppu Kontrolli dokumenti.

  5. Märkige dialoogiboksis Dokumendiinspektor need ruudud, millist tüüpi peitsisu olemasolu soovite kontrollida.

  6. Klõpsake nuppu Kontrolli.

  7. Vaadake kontrolli tulemusi dialoogiboksis Dokumendiinspektor.

  8. Dokumendist soovitud tüüpi peitsisu eemaldamiseks klõpsake kontrolli tulemuste kõrval asuvat nuppu Eemalda kõik.

    NB!: 

    • Eemaldades dokumendist peitsisu, ei pruugi selle taastamine nupu Võta tagasi vajutamise abil olla võimalik.

    • Kui soovite peit- ja isikuandmeid eemaldada OpenDocumenti teksti vormingus (.odt) salvestatavatest dokumentidest, peate Dokumendiinspektori funktsiooni käivitama iga kord, kui dokumendi selles vormingus salvestate.

Wordi dokumentides dokumendiinspektoriga leitav ja eemaldatav teave

Dokumendiinspektor pakub Wordis mitu erinevat kontrollifunktsiooni (inspektorit), mis võimaldavad Wordi dokumentidele iseloomulikke peit- ja isikuandmeid leida ja eemaldada. Järgmises tabelis on esitatud peit- ja isikuandmete tüübid, mida Dokumendiinspektoriga Wordi dokumentidest leida ja eemaldada saab.

Märkused: 

  • Kui teie asutuses on Dokumendiinspektorit kohandatud (nt inspektorimooduleid lisatud), võib olla võimalik otsida dokumentidest ka muud tüüpi teavet.

  • Kui kasutate rakendust Microsoft Word Starter 2010, siis arvestage, et kõiki Wordi funktsioone Word ei toeta. Lisateavet Word Starteris saadaolevate funktsioonide kohta leiate jaotisest Word Starteri toetatud funktsioonid.

Inspektori tööpiirkond

Otsitav ja eemaldatav teave

Kommentaarid, parandused, versioonid ja marginaalid

Märkus.: Programmis Word Starter 2010 saab Dokumendiinspektori abil eemaldada ainult versioone ja marginaale.

  • Kommentaarid

  • Jälitatud muutuste parandusemärgid

  • Dokumendi versiooniteave

  • Tindimarginaalid

Dokumendi atribuudid ja isikuandmed

  • Dokumendiatribuudid, sh teave dialoogiboksi Dokumendiatribuudid vahekaartidel Kokkuvõte, Statistika ja Kohandatud.

  • Meilipäised

  • Marsruudilipikud

  • Läbivaatusele saatmise teave

  • Dokumendiserveri atribuudid

  • Dokumendihalduspoliitika teave

  • Sisutüübiteave

  • Andmetega siduv linkimisteave andmetega seotud väljade jaoks (viimane väärtus teisendatakse tekstiks)

  • Kasutajanimi

  • Malli nimi

Päised, jalused ja vesimärgid

  • Dokumendi päistes leiduv teave

  • Dokumendi jalustes leiduv teave

  • Vesimärgid

Peittekst

Peidetuna vormindatud tekst (dialoogiboksis Font saadaolev fondiefekt)

Märkus.: Inspektor ei leia teksti, mis on mõnel muul viisil peidetud (nt valge tekst valgel taustal).

Kohandatud XML-andmed

  • Dokumendis talletatud kohandatud XML-andmed

Nähtamatu sisu

Objektid, mis pole nähtavad, kuna need on vormindatud nähtamatutena

Märkus.: Inspektor ei leia objekte, mis asuvad teiste objektide all.

Kui jagate elektrooniliselt Exceli töövihikut, otsige töövihikust enne kindlasti peit-ja isikuandmeid, mis võivad olla talletatud nii töövihikus endas kui ka peituda selle atribuutides (metaandmetes).

Dokumendiinspektor aitab Excelis töövihikutest peit- ja isikuandmeid otsida ning neid eemaldada.

Märkus.: Te saate küll teistele saadetavatest töövihikutest peit- ja isikuandmed eemaldada, kuid arvestage, et kui Exceli töövihik on salvestatud ühistöövihikuna, pole kommentaaride, marginaalide, dokumendi atribuutide ega isikuandmete eemaldadamine võimalik. Selle teabe ühistöövihikust eemaldamiseks peate töövihikust esmalt tegema koopia ning ühistöövihiku funktsiooni välja lülitama.

Peit- ja isikuandmete otsimine ja eemaldamine

Dokumendiinspektori abil saate Exceli töövihikutest peit- ja isikuandmeid otsida ning eemaldada. Enne töövihiku elektroonilise koopia jagamist (nt meilisõnumi manusena) on mõistlik see Dokumendiinspektoriga üle kontrollida.

NB!: Soovitame tungivalt Dokumendiinspektor kasutamine koopia originaaltöövihiku, sest ei saa alati taastada Dokumendiinspektor eemaldab andmeid.

  1. Avage töövihik, milles soovite peit- ja isikuandmete olemasolu kontrollida.

  2. Originaaltöövihiku koopia salvestamiseks valige Fail > Salvesta nimega ja tippige väljale Faili nimi teistsugune faili nimi.

    Märkus.: Klõpsake Excel 2007: klõpsake Microsoft Office'i nuppu Office’i nupu pilt , klõpsake käsku Salvesta nimegaja seejärel tippige nimi väljale faili nimi oma originaaltöövihiku koopia salvestamiseks.

  3. Valige originaaltöövihiku koopias Fail > Teave.

    Klõpsake Excel 2007: originaaltöövihiku koopias klõpsake Microsoft Office'i nuppu Office’i nupu pilt , osutage suvandile ettevalmistamineja siis käsku Kontrolli dokumenti. Jätkake 4 ja jätkake 5.

  4. Klõpsake valikut Otsi probleeme ja siis valikut Kontrolli dokumenti.

  5. Märkige dialoogiboksis Dokumendiinspektor ruudud vastavalt sellele, millist tüüpi peitsisu soovite kontrollida. Kontrollimisvõimaluste kohta lisateabe saamiseks lugege teemat Dokumendiinspektori leitav ja eemaldatav teave.

  6. Klõpsake nuppu Kontrolli.

  7. Vaadake kontrolli tulemusi dialoogiboksis Dokumendiinspektor.

  8. Dokumendist soovitud tüüpi peitsisu eemaldamiseks klõpsake kontrolli tulemuste kõrval asuvat nuppu Eemalda kõik.

    NB!: 

    • Peitsisu eemaldamisel töövihikust ei pruugi selle taastamine nupu Võta tagasi klõpsamisega enam võimalik olla.

    • Kui eemaldate andmeid sisaldavaid peidetud ridu, veerge või töölehti, võivad arvutuste või valemite tulemid töövihikus muutuda. Kui te pole kindel, millist teavet peidetud read, veerud või töölehed sisaldavad, sulgege Dokumendiinspektor, tooge peidetud read, veerud või töövihikud peidust välja ja vaadake nende sisu läbi.

    • Funktsioonide Kommentaarid ja marginaalid, Dokumendi atribuudid ja isikuandmed ning Päised ja jalused jaoks mõeldud inspektoreid ei saa kasutada töövihikus, mis on salvestatud ühistöövihikuna (Läbivaatus > Töövihiku ühiskasutus). Nimelt kasutatakse ühistöövihikutes isikuandmeid selleks, et võimaldada mitmel inimesel samas töövihikus koostööd teha. Kui soovite selle teabe ühistöövihikust eemaldada, võite teha töövihikust koopia ja selle siis ühiskasutusest eemaldada. Töövihiku ühiskasutusest eemaldamiseks valige Läbivaatus > Töövihiku ühiskasutus ning tühjendage ruut Luba üheaegseid muutusi enam kui ühelt kasutajalt.

      Märkus.: Rakenduses Microsoft Excel Starter 2010 pole ühiskasutuse lõpetamine saadaval. Ühiskasutuse lõpetamiseks peate kasutama Exceli täisversiooni.

    • Kui soovite peit- ja isikuandmeid eemaldada arvutustabelitest, mille salvestate OpenDocumenti arvutustabeli vormingus (.ods), peate Dokumendiinspektori käivitama iga kord, kui salvestate arvutustabeli selles vormingus.

Peit- ja isikuandmete tüübid Excelis

Järgnevalt on toodud mõned üksused, mis võivad Exceli töövihikutes sisaldada peit- ja isikuandmeid.

  • Kommentaarid ja tindimarginaalid.     Kui olete töövihiku loonud koostöös teistega, võib see sisaldada näiteks kommentaare või tindimarginaale. See teave võib võimaldada teistel näha töövihikuga töötanud inimeste nimesid, läbivaatajate kommentaare ja töövihikus tehtud muudatusi.

  • Dokumendi atribuudid ja isikuandmed.     Sarnaselt muude Office’i rakendustega sisaldavad dokumendi atribuudid ehk metaandmed ka Excelis töövihikut kirjeldavaid üksikasju (nt autor, teema ja pealkiri). Office talletab automaatselt näiteks töövihiku viimasena salvestanud inimese nime, dokumendi loomise kuupäeva ja dokumendi asukoha (Excel 2013 või uuem versioon). Kui kasutate mingeid erifunktsioone, võib teie dokumendis olla ka muud tüüpi teavet, mis võimaldab isikut tuvastada (nt meilisõnumipäised, läbivaatuseks saadetud teave, marsruudilipikud, printeri atribuudid (nt printeri tee ja turvalise printimise kood) ning veebilehtede avaldamiseks vajalik failiteeteave).

  • Päised ja jalused.     Töövihikute päised ja jalused võivad sisaldada teavet.

  • Peidetud read, veerud ja töölehed.     Töövihikus võivad olla peidetud nii read, veerud kui ka terved töölehed. Peidetud ridu, veerge või töölehti sisaldava töövihiku eksemplari levitamisel võivad teised need read, veerud või töölehed peidust välja tuua ja neis sisalduvaid andmeid vaadata.

  • Dokumendiserveri atribuudid.    Kui töövihik on salvestatud mõnda dokumendihalduse serverisse (nt dokumentide tööruumi saidile või teenuse Windows SharePoint Services teeki), võib töövihik sisaldada täiendavaid dokumendiatribuute või serveriasukohaga seotud teavet.

  • Kohandatud XML-andmed.     Töövihikud võivad sisaldada kohandatud XML-andmeid, mis pole dokumendis nähtavad. Dokumendiinspektori abil saab need XML-andmed üles otsida ja eemaldada.

  • Nähtamatu sisu.     Töövihikud võivad sisaldada nähtamatuna vormindatud objekte.

  • Välislingid.    Töövihikud võivad sisaldada muude töövihikute andmeteni viivaid linke (välislinke). Andmeid sisaldavate töölehtede nimed salvestatakse koos töövihikutega, kuid need ei pruugi olla nähtavad.

  • Manusfailid või -objektid.    Töövihikutes võib olla manusfaile (nt Office’i dokument või tekstidokument) või manusobjekte (nt graafik või võrrand), mis võivad sisaldada andmeid, mis pole nähtavad.

  • VBA-koodi makrod.    Töövihikutes võivad olla makrod, VBA-moodulid, COM- või ActiveX-juhtelemendid, kasutajavormid või kasutaja määratletud funktsioonid (UDF-id), mis võivad sisaldada peitandmeid.

  • Üksused, mis võivad sisaldada vahemällu talletatud andmeid.    Töövihikud võivad sisaldada PivotTable-liigendtabelite, PivotChart-liigenddiagrammide, tükeldite, ajaskaalade ja kuubivalemite puhul vahemällu talletatud andmeid, mis ei pruugi olla nähtavad.

  • Exceli küsitlused.    Töövihikud võivad sisaldada peidetud Exceli küsitluse ehk uuringu küsimusi, mis sisestati Excel Online’is ja salvestati koos töövihikuga, kuid mis pole seal nähtavad.

  • Stsenaariumihalduri stsenaariumid.    Töövihikud võivad sisaldada stsenaariume, mis määratleti stsenaariumihalduri abil. Need stsenaariumid võivad sisaldada vahemällu talletatud või peidetud andmeid.

  • Filtrid.    Töövihikud võivad sisaldada aktiivseid automaatfiltreid või tabelifiltreid, mis võivad põhjustada vahemällu talletatud või peidetud andmete salvestamist koos töövihikuga.

  • Peidetud nimed.    Töövihikud võivad sisaldada peidetud nimesid, mis võivad olla peidetud andmete allikaks.

Exceli dokumentides dokumendiinspektoriga leitav ja eemaldatav teave

Dokumendiinspektor kuvab tuvastatud üksused, et leiaksite Exceli töövihikutes sisalduda võivaid peit- ja isikuandmed kiiresti üles ja saaksite need eemaldada. Järgmises tabelis on ära toodud peit- ja isikuandmete tüübid, mida saate Dokumendiinspektori abil oma töövihikutest otsida ja eemaldada.

Märkused: 

  • Microsoft Excel Starter 2010 ei toeta kõiki tabelis loetletud Exceli funktsioone. Excel Starteris saadaolevate funktsioonide kohta leiate lisateavet teemast Excel Starteri toetatud funktsioonid.

  • Kui teie ettevõte on lisanud Dokumendiinspektori jaoks kohandatud inspektorimooduleid, võite näha ka muud tüüpi teavet.

Üksus

Dokumendiinspektori otsitav ja eemaldatav teave

Kommentaarid ja marginaalid

  • Kommentaarid

  • Tindimarginaalid

Märkus.: Programmis Excel Starter 2010 eemaldab Dokumendiinspektor ainult marginaalid.

Dokumendi atribuudid ja isikuandmed

  • Dokumendi atribuudid (sh dialoogiboksi Dokumendi atribuudid vahekaartidel Kokkuvõte, Statistika ja Kohandatud leiduv teave)

  • Excel 2013 või uuem versioon. Dokumendi asukoht. Kui klõpsate nuppu Eemalda kõik, tühjendatakse olemasolev dokumendi asukoht failist. Dokumendi asukohta ei lisata salvestamisel faili tagasi enne, kui sulgete rakenduse Excel 2013 ja avate faili uuesti.

  • Meilipäised

  • Marsruudilipikud

  • Läbivaatusele saatmise teave

  • Dokumendiserveri atribuudid

  • Dokumendihalduspoliitika teave

  • Sisutüübiteave

  • Kasutajanimi

  • Printeri tee teave

  • Stsenaariumikommentaarid

  • Veebilehtede avaldamise failitee

  • Määratletud nimede ja tabelinimede kommentaarid

  • Passiivsed välisandmeühendused

Päised ja jalused

  • Töölehe päistes leiduv teave

  • Töölehe jalustes leiduv teave

Peidetud read ja veerud

  • Peidetud read

  • Andmeid sisaldavad peidetud veerud

    Märkused: 

    • Kui töövihikus on peidetud veerge, mis ei sisalda andmeid, kuid mis asuvad andmeid sisaldavate veergude vahel, tuvastatakse ja eemaldatakse ka need peidetud veerud.

    • Kui töövihiku peidetud read või veerud sisaldavad andmeid, võib nende ridade või veergude eemaldamine muuta töövihikus leiduvate arvutuste või valemite tulemeid. Kui te pole kindel, millist teavet peidetud read või veerud sisaldavad, sulgege Dokumendiinspektor, tooge peidetud read või veerud peidust välja ja vaadake nende sisu läbi.

    • Dokumendiinspektor ei leia peidetud veergude kujundeid, diagramme, juhtelemente, Microsoft ActiveX-objekte ega juhtelemente, pilte ega SmartArti graafikaobjekte.

    • Peidetud ridu või veerge ei eemaldata, kui need kuuluvad tabelipäise, loendipäise või PivotTable-liigendtabeli juurde. Need read ja veerud tuuakse nähtavale.

Peidetud töölehed

Peidetud töölehed

Märkus.: Kui töövihiku peidetud töölehed sisaldavad andmeid, võib nende töölehtede eemaldamine muuta töövihikus leiduvate arvutuste või valemite tulemeid. Kui te pole kindel, millist teavet peidetud töölehed sisaldavad, siis sulgege Dokumendiinspektor, tooge peidetud töölehed peidust välja ja vaadake nende sisu läbi.

Kohandatud XML-andmed

Töövihikus talletatud kohandatud XML-andmed

Nähtamatu sisu

Nähtamatuna vormindatud objektid.

Märkus.: Dokumendiinspektor ei leia objekte, mis asuvad teiste objektide all.

Dokumendiinspektori leitav teave, mida ei saa eemaldada

Dokumendiinspektor leiab järgmised üksused, mis võivad töövihikus sisaldada nähtamatuid andmeid. Dokumendiinspektor ei eemalda neid üksusi teie eest, kuna see võiks mõjutada töövihiku toimimist. Saate iga leitud üksuse läbi vaadata ning otsustada, kas soovite selle käsitsi eemaldada või asendada üksusega, mis ei sisalda peitandmeid (nt staatilise pildiga).

Üksus

Dokumendiinspektori leitav teave

Välislingid

Muudes töövihikutes olevate andmeteni viivad lingid. Andmeid sisaldavate töölehtede nimed salvestatakse teie töövihikuga, kuid neid ei kuvata seal. Välislingid hõlmavad välisviiteid, mida kasutatakse järgmistes kohtades.

  • Töölehelahtrid

  • Nimed

  • Objektid, nt tekstiväljad või kujundid

  • Diagrammitiitlid

  • Diagrammi andmesarjad

Manusfailid või -objektid

Manusfailid (nt Office’i dokument või tekstidokument) või manusobjektid (nt graafik või võrrand), mis võivad sisaldada andmeid, mis pole teie töövihikus nähtavad. Järgnevalt on toodud mõned objektitüüpide näited.

  • Rasterpildi objektid

  • Microsoft Equation 3.0 objektid

  • Microsoft Graphi diagrammi objektid

  • PowerPointEsitlusobjektid

  • VisioJoonistusobjektid

  • WordDokumendiobjektid

  • OpenDocumenti teksti objektid

VBA-koodi makrod

Makrod või VBA-üksused, mis võivad töövihikus sisaldada peitandmeid. Need hõlmavad järgmist.

  • Makrod, sh Excel 4.0 makrolehed (XLM)

  • VBA-moodulid

  • COM- või ActiveX-juhtelemendid

  • Kasutajavormid, sh Excel 5.0 vormid

  • Kasutaja määratletud funktsioonid (UDF-id)

Ärianalüüsifunktsioonid koos vahemällu talletatud andmetega

Ärianalüüsifunktsioonid, mis on talletanud vahemällu töövihikute andmeid, mis sisaldavad potentsiaalselt ka peidetud teavet. Dokumendiinspektor otsib järgmisi üksusi, mis võivad sisaldada PivotCache’i, SlicerCache’i või kuubivalemi vahemällu talletatud andmeid.

  • PivotTable-liigendtabelid ja PivotChart-liigenddiagrammid

  • Tükeldid ja ajaskaalad

  • Kuubivalemid

Exceli uuringud

Exceli uuringu küsimused, mis loodi Excel Online’is ja salvestati koos töövihikuga, kuid mis pole seal nähtavad.

Stsenaariumihalduri stsenaariumid

Stsenaariumid, mis on määratletud stsenaariumihalduri abil ning mille tõttu võidakse vahemällu talletatud või peidetud andmeid koos töövihikuga salvestada.

Filtrid

Filtrid, millega seoses võib töövihikus olla vahemäluandmeid või peidetud andmeid. Dokumendiinspektor otsib teie andmete jaoks rakendatud automaatfiltreid ja tabelifiltreid.

Peidetud nimed

Peidetud nimed, mis võivad talletada töövihikusse peidetud andmeid.

PowerPointi esitlusest aitab peitandmeid otsida ja eemaldada funktsioon Dokumendiinspektor.

Näpunäide.: Kui soovite lihtsalt kommentaarid printimata jätta, valige Fail > Prindi, klõpsake nuppu Täisleheslaidid ja tühjendage ruut Prindi kommentaarid.

Peit- ja isikuandmete otsimine ja eemaldamine

NB!: Soovitame tungivalt Dokumendiinspektor kasutamine koopia algses esitluses, sest ei saa alati taastada Dokumendiinspektor eemaldab andmeid.

  1. Avage PowerPointi esitlus, kust soovite peit- ja isikuandmeid otsida.

  2. Originaalesitluse koopia salvestamiseks klõpsake menüü Fail käsku Salvesta nimega ja seejärel tippige väljale Faili nimi faili nimi.

    Märkus.: Klõpsake PowerPoint 2007: klõpsake Microsoft Office'i nuppu Office’i nupu pilt , klõpsake käsku Salvesta nimegaja seejärel tippige nimi väljale faili nimi oma Originaalesitluse koopia salvestamiseks.

  3. Klõpsake oma originaalesitluse koopias menüüd Fail ja siis käsku Teave.

    Märkus.: Klõpsake PowerPoint 2007: Originaalesitluse koopia, klõpsake nuppu Microsoft Office'i nupp Office'i Office’i nupu pilt , osutage suvandile ettevalmistamineja siis käsku Kontrolli dokumenti. Jätkake 4 ja jätkake 5.

  4. Valige Otsi probleeme ja siis Kontrolli dokumenti.

  5. Märkige dialoogiboksis Dokumendiinspektor need ruudud, millist tüüpi peitsisu olemasolu soovite kontrollida. Kontrollitavate andmete kohta lisateabe saamiseks lugege teemat Dokumendiinspektori leitav ja eemaldatav teave.

  6. Klõpsake nuppu Kontrolli.

  7. Vaadake kontrolli tulemusi dialoogiboksis Dokumendiinspektor.

  8. Dokumendist soovitud tüüpi peitsisu eemaldamiseks klõpsake kontrolli tulemuste kõrval asuvat nuppu Eemalda kõik.

    • Peitsisu eemaldamisel dokumendist ei pruugi selle taastamine nupu Võta tagasi klõpsamisega enam võimalik olla.

    • Kui soovite peit- ja isikuandmeid eemaldada esitlustest, mille salvestate OpenDocumenti esitluse vormingus (.odp), peate Dokumendiinspektorit käitama iga kord, kui salvestate oma esitluse selles vormingus.

Peit- ja isikuandmete tüübid

PowerPointi esitlustes võib olla talletatud mitut tüüpi peit- ja isikuandmeid. See teave ei pruugi olla kohe nähtav, kuid teised saavad seda siiski soovi korral esitlusest välja otsida.

Peidetud teave võib sisaldada andmeid, mida PowerPoint lisab esitlusse selleks, et saaksite selle loomisel teistega koostööd teha. Samuti võib see sisaldada teavet, mille olete tahtlikult peidetuks määranud.

PowerPointi esitlustes võib olla järgmist tüüpi peit- ja isikuandmeid.

  • Kommentaarid ja tindimarginaalid.    Kui olete esitluse loomisel teistega koostööd teinud, võib esitlus sisaldada näiteks kommentaare või tindimarginaale. Selle teabe põhjal saavad ka teised inimesed vaadata esitluse kaasautorite nimesid, läbivaatajate kommentaare ja esitluses tehtud muudatusi.

  • Paranduste jälgimise andmed.   Kui teete koostööd pilveteenuses talletatud ühiskasutuses dokumendis, talletab teenusekomplekti Office 365 rakendus PowerPoint 2016 andmed dokumenti muutnud kasutaja ja muudatuse tegemise aja kohta.

  • Dokumendi atribuudid ja isikuandmed   .  Dokumendi atribuudid ehk metaandmed sisaldavad üksikasju esitluse kohta (nt autor, teema ja pealkiri). Dokumendi atribuutide hulka kuulub ka teave, mida talletatakse Office’i programmides automaatselt (nt dokumendi viimasena salvestanud isiku nimi ning dokumendi loomise kuupäev). Kui kasutate mingeid erifunktsioone, võib teie dokumendis olla mitmesugust isiku tuvastamist võimaldavat teavet (PII), nt meilisõnumipäised, läbivaatuseks saadetud teave, marsruudilipikud ja failiteid puudutav teave (dokumendi avaldamiseks veebilehtedel).

  • Nähtamatu slaidisisu.     Esitlus võib sisaldada objekte, mis pole nähtavad, kuna need on vormindatud nähtamatuks.

  • Slaidiväline sisu.   PowerPointi esitlused võivad sisaldada objekte, mida pole kohe näha, kuna need on slaidilt slaidivälisele alale lohistatud. See slaidiväline sisu võib hõlmata tekstivälju, lõike- ja muid pilte, klippe ning tabeleid.

  • Esitlusemärkmed.   PowerPointi esitluse märkmeala võib sisaldada teksti, mis ei pruugi olla mõeldud levitamiseks, eriti kui märkmed on kirjutatud üksnes esitluse ettekandja jaoks.

  • Dokumendiserveri atribuudid.     Kui esitlus on salvestatud mõnda dokumendihalduse serverisse (nt dokumentide tööruumi saidile või teenuse Windows SharePoint Services teeki), siis võib see sisaldada täiendavaid dokumendiatribuute või selle serveriasukohaga seotud teavet.

  • Kohandatud XML-andmed.    Esitlused võivad sisaldada kohandatud XML-andmeid, mida pole dokumendis näha. Dokumendiinspektoriga on võimalik need XML-andmed üles otsida ja eemaldada.

Dokumendiinspektoriga leitav ja eemaldatav teave

PowerPointis kuvab Dokumendiinspektor mitu erinevat kontrollifunktsiooni (inspektorit), mis võimaldavad leida ja eemaldada PowerPointi dokumentidele iseloomulikke peit- ja isikuandmeid. Järgmises tabelis on esitatud peit- ja isikuandmete tüübid, mida Dokumendiinspektoriga esitlustest leida ja eemaldada saab.

Kui teie asutuses on Dokumendiinspektorit kohandatud (nt on sellele lisatud inspektorimooduleid), võite saada otsida esitlustest ka muud tüüpi teavet.

Inspektori tööpiirkond

Otsitav ja eemaldatav teave

Kommentaarid ja marginaalid

  • Kommentaarid

  • Tindimarginaalid

Dokumendi atribuudid ja isikuandmed

  • Dokumendi atribuudid (sh dialoogiboksi Dokumendi atribuudid vahekaartidel Kokkuvõte, Statistika ja Kohandatud leiduv teave)

  • Meilipäised

  • Marsruudilipikud

  • Läbivaatusele saatmise teave

  • Dokumendiserveri atribuudid

  • Dokumendihalduspoliitika teave

  • Sisutüübiteave

  • Veebilehtede avaldamise failitee

Paranduste jälgimise andmed

Andmed faili redigeerija ja redigeerimise aja kohta.

See funktsioon on saadaval ainult Office 365 tellijatele, kes on liitunud Office Insideri programmiga. Kui teil on mõni Office 365 tellimus, veenduge, et teil oleks Office’i uusim versioon.

Nähtamatu slaidisisu

Nähtamatutena vormindatud objektid.

Inspektor ei leia objekte, mis asuvad teiste objektide all.

Slaidiväline sisu

  • Sisu või objektid, mida pole esitluses näha, kuna need asuvad väljaspool slaidiala.

    • Lõikepildid

    • Tekstiväljad

    • Pildid

    • Tabelid

      Dokumendiinspektor ei tuvasta ega eemalda animatsiooniefektidega slaidiväliseid objekte.

Esitlusemärkmed

Esitluse märkmealale lisatud tekst

Dokumendiinspektor ei eemalda esitluse märkmealale lisatud pilte.

Kohandatud XML-andmed

Esitluses talletatud kohandatud XML-andmed

Dokumendiinspektori leitav teave, mida ei saa eemaldada

Dokumendiinspektor leiab järgmised üksused, mis võivad esitluses sisaldada nähtamatuid andmeid. Dokumendiinspektor ei eemalda neid üksusi teie eest, kuna see võiks mõjutada esitluse toimimist. Saate iga leitud üksuse läbi vaadata ning otsustada, kas soovite selle käsitsi eemaldada või asendada üksusega, mis ei sisalda peitandmeid (nt staatilise pildiga).

Üksus

Dokumendiinspektori leitav teave

Manusfailid või -objektid

Manusfailid (nt Office’i dokument või tekstidokument) või manusobjektid (nt graafik või võrrand), mis võivad sisaldada andmeid, mis pole teie töövihikus nähtavad. Järgnevalt on toodud mõned objektitüüpide näited.

  • Rasterpildi objektid

  • Microsoft Equation 3.0 objektid

  • Microsoft Graphi diagrammi objektid

  • PowerPointEsitlusobjektid

  • VisioJoonistusobjektid

  • WordDokumendiobjektid

  • OpenDocumenti teksti objektid

Makrod või VBA-kood

Esitluses olevad makrod või VBA-üksused, mis võivad sisaldada peitandmeid. Need hõlmavad järgmist.

  • Makrod

  • VBA-moodulid

  • COM- või ActiveX-juhtelemendid

Dokumendiinspektor ja isikuandmed

Rakenduse PowerPoint 2016 versiooni 8403 (Office 365i programmis osalejatele) paranduste jälgimise andmed illustreerivad Dokumendiinspektori piiranguid. Oletame näiteks, et Helen ja Brita teevad teenusekomplektis Office 365 koostööd esitluses A. Esitlusele lisatakse paranduste jälgimise andmed (st kasutajanimed ja muudatuste tegemise ajad). Kui Risto avab hiljem rakenduses PowerPoint 2013 esitluse A ja käivitab failist isikuandmete eemaldamiseks Dokumendiinspektori, siis ei tuvasta ega eemalda PowerPoint selles Dokumendiinspektori versioonis paranduste jälgimise neid andmeid, mille Helen ja Brita Office 365 rakenduse PowerPoint uuemat versiooni kasutades esitlusele lisasid. Risto saab paranduste jälgimise andmed eemaldada vaid siis, kui läheb üle PowerPointi praegusele versioonile ja siis Dokumendiinspektorit käitab.

Nii nagu saate eemaldada peidetud teavet muudes Office’i minirakendustes, saate seda eemaldada ka Visios. Enne Visio dokumendi elektroonilise eksemplari teistega jagamist (nt meilisõnumi manusena) on mõistlik kontrollida, kas see või selle failiatribuudid sisaldavad teavet, mis tuleks eemaldada.

Isiklikku teavet saab hõlpsalt eemaldada Visio järgmiste funktsioonide korral.

  • Dokumendi lehtedele lisatud kommentaarid

  • Failiatribuudid (autor, haldur ja ettevõtte)

  • Läbivaataja nimed, initsiaalid, märgistus

  • Šablooni failiteed

  • Mallifaili tee ja nimi

Märkus.: Kui dokument on teistele inimestele ühiskasutuses serveri kaudu kättesaadav, siis kuvatakse kõigile, kes dokumendi avavad, nende kasutajate nimed, kellel on fail avatud, ja selle arvuti nimi, kus faili talletatakse. Selle teabe kaitsmiseks veenduge, et ühiskasutusse antud dokumentidele pääseksid ligi üksnes usaldusväärsed kasutajad.

Visioi esitlusest peitandmete otsimiseks ja eemaldamiseks tehke järgmist.

  • Klõpsake menüü Fail käsku Eemalda peidetud teave.

    Kui kasutate rakendust Visio Premium 2010 või selle uuemat versiooni, valige Fail > Teave > Eelmalda isikuandmed.

  • Klõpsake menüüd Isikuandmed.

  • Valige märkeruut Eemalda need andmed dokumendist.

    Näpunäide.: Valige märkeruut Hoiata mind, kui seda teavet uuesti lisada püüan, kui soovite, et vastav hoiatus kuvataks alati, kui lisate uuesti isikut puudutavaid andmeid.

  • Välistest andmeallikatest potentsiaalselt tundliku loomuga teabe eemaldamiseks valige märkeruut Eemalda dokumendis talletatavad välisallikatest pärinevad andmed.

    Märkus.: Selle märkeruudu valimisega ei eemaldata andmeid, mis on seotud kujuga. Eemaldatakse skeemi andmeallikas, ent kui andmeallika andmed sisalduvad skeemis, peate need eemaldama käsitsi.

Ootame teie arvamusi!

Selles artiklis on viimati värskendatud 9 Jaanuar 2018tulemusena oma kommentaarid. Kui olete leidnud selle artikli kasulik, ja eriti siis, kui te ei kasutage allpool tagasisidet juhtelementide mõned lahendusettepanekuid selle kohta, kuidas saame, seda paremini lahkuda.

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×