Paberi vormide teisendamine InfoPathi vormide tutvustus

Märkus.: Soovime pakkuda teie keeles kõige ajakohasemat spikrisisu niipea kui võimalik. See leht on tõlgitud automaatselt ja sellel võib leiduda grammatikavigu või ebatäpsusi. Tahame, et sellest sisust oleks teile abi. Palun märkige selle lehe allservas, kas sellest teabest oli teile kasu või mitte. Soovi korral saab ingliskeelset artiklit lugeda siit.

Selles artiklis käsitletakse elektroonilised vormid kasutamise asemel paberil vormide andmekogumise eelised. See sisaldab ka head tavad paberil vormide teisendamisel Microsoft Office InfoPathi vormimallid.

Märkus.: Kui teie paberil vormi oli mõeldud Microsoft Office Word või Microsoft Office Exceli, saate kiiresti muuta dokumendi või töövihiku InfoPathi vormimalliks InfoPathi impordiviisardi. Kui vorm on loodud mõnes muus programmis või kui te ei pääse lähtefaili vormi, peate nullist InfoPathi vormi paberi uuesti luua.

Selle artikli teemad

Elektroonilised vormid kasutamise eelised

Paberi vormide teisendamise head tavad

Elektroonilised vormid kasutamise eelised

Seal on palju kasu kasutamise asemel paberil vormide elektroonilisi vorme. Need eelised on järgmised:

Täpne, ühtsete andmeid    Paberi vormidega, inimesed, keda sageli kirjutamine teabe vales kohas või valesti vormi juhised. Tõrked võivad ilmneda ka kui töötaja käsitsi reenters vormi andmed andmebaasi või muud programmi. Otsimiseks ja seda tüüpi andmete sisestamise vigade parandamiseks võib olla kulukas ja aeganõudev. InfoPath sisaldab mitmeid automatiseeritud viisil, mis aitab kasutajatel andmete sisestamise vigade vältimiseks. Näiteks saate automaatselt kasutajate Matemaatiliste väärtuste arvutamine Valemite abil. Saate kasutada tingimusvorming andmetele tähelepanu kasutaja, või lubada õigekirjakontrolli, et kasutajad saaks kontrollida õigekirjavigade parandamine enne vormi edastamist. Samuti on võimalik automaatselt täitke väljad kasutajate andmebaasi või muude salvestusruumi olemasolevate andmete alusel. Näiteks võite kujundada müügi vorm, mis täidab töötaja teave väljadele automaatselt kasutaja on sisestanud oma koodi töötaja ID väljale.

Lihtne värskendused    Kui teil on vaja värskendada olemasoleva vormimalli, saate seda muuta, uuesti avaldada selle ja kasutajatele levitada. Värskenduse toimub automaatselt järgmine kord, et kasutajad avada vorm, mis on teie vormimallil põhinevaid. Kui kasutaja on ühenduseta töötamine värskendatud vormimalli avaldamisel, värskenduse esineb järgmine kord, kui võrguga ühenduse loomiseks. Kasutajate tavaliselt ei Pange tähele, et esineb värskendust, kuigi saate kujundada vormimalli teatiste kasutajatele.

Töövoo suvandid    InfoPathi võttes töövoo funktsioone, saate suurendada üldist tõhusust levinud äriprotsesse, kus andmed marsruuditakse ühelt isikult teisele. Töövood saab vähendada maksumuse ja koordineerimiseks äriprotsesside, nt projekti kinnitamine või dokumendi läbivaatamine, hallates ja nende protsessidega seotud inimeste tööülesannete jälgimine vajalik aeg. Oletagem näiteks, paberil kulud, aruandlus protsessi töötaja täidab prinditud kulude aruande vormi, manustab paberi marsruudilipik vormi ja seejärel saadab interoffice meili kaudu oma juhatajale. Pärast kinnitamise aruannet, ülemus kontrollib marsruudilipik tema nime kõrval olev ruut ja seejärel saadab aruande raamatupidamine osakonna interoffice meili kaudu. Kui raamatupidamise juht kinnitab aruande, antakse hüvitamine kontrollid. Nädala võib vaheline aeg algse aruande esitanud ja töötaja saanud tema hüvitamine sisse. Kui kasutate InfoPathi koos Microsoft Office SharePoint Server 2007, saate seda tüüpi töövoogu, mille saate salvestada olulisi aeg ja kulud automatiseerida.

Muudest süsteemidest integreerimine    InfoPathi vormi andmete integreerimine muude tooted või tehnoloogiad. Näiteks saate vormi andmete talletamiseks Microsoft SQL serveri andmebaasi või otsustada, et saate esitada andmed andmebaasi, mis ei toeta otseselt InfoPathi vormimalli kujunduse aluseks veebiteenuse. InfoPathi töötab paljud programmid ja serverid Microsoft Office'i süsteemis, sh Microsoft Office Outlooki, Microsoft Office Exceli ja Microsoft Office Access. Muu hulgas saate kujundada ja Outlooki meilisõnumites InfoPathi vormide täitmine, InfoPathi andmete eksportimine Exceli töövihikute, InfoPathi andmete Accessi andmebaasi või päringu andmed SharePointi loendist. Lisaks arendajad saate manustada InfoPathi juhtelementide kohandatud ärirakenduste, mida kasutatakse teie ettevõttes.

Lisatud turvalisus    Paberi vormide pole kaitstud. Need saate hankida misrouted või kaotsi, mis tutvustab on võimalik tundliku loomuga teavet. InfoPathi jaoks mudelit on seotud turbe ajavööndi- ja Windows Internet Exploreri sätete. Need turvalisuse funktsioonid on loodud kaitsta kasutajate vorme ja arvuteid ebaturvaliste toimingute, nt juurdepääs või mis pole usaldusväärse allika andmete saatmine. InfoPath pakub täiendavate turbemeetmete, sh vormimalli kujunduse kaitsmine, digitaalallkirjade kasutamine, haldamise teatud vormi nagu ühendamise ja esitamise ja usaldusväärsed vormid, mis on kasutaja arvutisse installitud.

<link xlink:href="76e8c8b5-b8b4-49eb-a7d5-a472e742366c#__top">Lehe algusesse</link>

Paberi vormide teisendamise head tavad

Järgmises loendis kirjeldatakse mõned kaalutlused, pidage meeles, kui teisendate paberi vormid InfoPathi vormimallid.

  • Kasutage Paigutustabelite korraldamiseks vormi jaotised    Nagu paberil, kus tuleks korraldada nii, et inimesed, kellel on see täitmine saate liikuda vormi loogiliselt elektroonilisel kujul. InfoPathi, saate Paigutustabelite korraldamiseks eraldi jaotised teise logod ja muu graafika ja juhtelemendid. Lisaks, kasutades Paigutustabelite annab teile lisatud kasu olla võimalik hõlpsalt joondamiseks tekstiväljad, märkeruudud ja muud elemendid nii, et teie vormimallide ilme professionaalse ja viimistletud. Järgmises näites kasutatakse paigutustabeli jaotis vormimalli tekstiväljade korraldamiseks.

    Paigutustabel vormimalli jaotises

    1. see paigutus tabel on kaks rida.

    2 teisel real on kolm veergu. Keskmist veergu kasutatakse vahed eesmärgil.

  • Kaaluge lahenduste jaoks kohustuslik teave    Paberi vormide sageli sisaldavad lõigud, mis on mõeldud teatud liiki kasutajatele. Näiteks haiglas, patsientide teavitamise vormi võib sisaldada "ainult haldus kasutamiseks" osa, mis peaks olema täidetud õdede või muude meditsiiniline töötajate, mitte selle patsientide. InfoPathi, on mitmel viisil valikuline teabetüüp mahutamiseks. Üks parimaid viise on kasutada fakultatiivne jaotis, mis on juhtelement, mis sisaldab muid juhtelemente, kuid ei kuvata vormil, kui kasutaja valib selle lisamiseks. Näiteks oleku aruande vormimalli, saate lisada märkmeid jaotis valikuline. Kasutajad, kes soovivad lisada täiendava märkmeid saate lisada ja täitke see valikuline jaotis. Kõik teised jätta jaotise peidetud.

    Optional section used to collect notes

    Samuti saate tingimusvorming peitmiseks teatud kindlate tingimus on täidetud vorm – näiteks rakenduse vormimalli saate peita väljade kogumi enne, kui kasutaja valib 18 või vanem ruut.

  • Kasutage korduvate tabelite asemel tavaline tabelid    Korduva tabeli abil saate säästa kettaruumi ja pakkuda kasutajate suurema paindlikkuse, kui nad teie vormi täitmine. Korduva tabeli kasutamisel ei ole vaja vormimalli kuvada mitmeid tühje ridu, kui kasutaja selle avab. Selle asemel kasutajate tavaliselt näha ainult üht rida ja ainult lisada rohkem kui ja vajadusel neid.

    Repeating table used to collect line items in an expense report

  • Määratlemine andmeid on vaja    Enne, kui teisendate oma paberi vormi, otsustada, mida oleks vaja lõpuks juhtuda, et andmed, mida kasutaja alustab elektroonilisel kujul. Mida – teie andmete vajadustele võiksite mõelda, enne, kui teisendate oma paberil, saate määrata, kas teil on vaja luua vormimalli taristu. Näiteks kui kasutajad peavad saama vormi andmeid kiiresti edasi ja tagasi saata ja ei pea te andmeid uuesti kasutada, siis võiksite vormimalli meilisõnumina. Saate talletada klõpsake kasutajavormid mõne InfoPathi vormide kaust kaustas sisse. Kui teised on vaja juurdepääsu ja vormi andmeid ühiselt kasutada, siis võite seotud InfoPathi vormide kogumit talletada teekides serveris, kus töötab Microsoft Windows SharePoint Services. Kui kasutajad peavad juurde pääsema vormi andmete teiste ärirakenduste või süsteemid, nagu kulude aruandlus või raamatupidamine rakendused, siis võite ettevõtte andmebaasis andmete talletamiseks. See on võimalik sageli vormimalli ühenduse veebiteenuse, mis toimib vormimalli ja andmebaasi või business süsteemi vahel.

  • Vaadete, et peate määratlemine    InfoPathi, saate luua sama vormimalli eri vaadetes. Vaade on alternatiivne võimalus vormimalli andmete esitamiseks. Näiteks kujundamisel luba rakenduse vormimalli, saate selle elektritöö ühe vaate täitmine mõne muu vaate vastuvõtmise agent ja kolmanda vaate jaoks uurija, kes kinnitab või keelab rakenduse. Vaadete abil saate kõrvaldada kavandada ja hallata mitme vormi puhul sama.

  • Mis tüüpi juhtelemendid, mis teil on vaja määratlemine    Kui olete loonud mõnes sellises programmis, nagu Word, mis tegelikult pole mõeldud vormide kujundamine, paberi vormi kasutasite tõenäoliselt tekstivälju, märkeruute, nuppude ja võib-olla mõni muu juhtelemendid. InfoPath pakub rohkem kui 30 eri juhtelemendid, mis saate lisada oma vormimallile. Lisaks standardsete juhtelementide, nt tekstiväljad ja loendiboksid InfoPathi sisaldab mitmeid uusi juhtelemente, nt korduvad tabelid, valikurühmad ja valikulised jaotised. Järgmist tüüpi juhtelementide abil saate kujundada on paindlik vormimalle kasutajaid. Näiteks kuluaruande vormimalli saate korduva tabeli kasutajatel lisada üksnes kulu üksusi, nagu need on vaja.

  • Kaaluge levinud komplektide juhtelementide kasutamine    Kui teil on suure hulga paberi vormide teisendada, saate otsida levinud jaotisi ja välju, mida saab InfoPathi malli osadeks komplekti. Malliosa on vormimalli, mida saab salvestada taaskasutamiseks mitmes vormimallis korduvkasutatava osa. Malliosa sisaldab juhtelemente ja on andmeallikasja võib sisaldada ka funktsioone, näiteks andmeühendused, andmete valideerimise reegleid. Loomine ja kasutamine, aitab teil tagada, et vormimallide ettevõtte tooni, struktuuri ja käitumist. Näiteks Personalihaldus osakonna saate kasutada ühe kontaktteave malliosa kõik selle vormi mallid.

    template part appearing in multiple forms

  • Digitaalallkirjade lubamine    InfoPathi, saate vormimalli konfigureerida nii, et kasutajad saavad logida teatud osade vormi või kogu vormi. Vormi allkirjastamine aitab autentida kasutaja nimega isik, kes vormi täidetud ja ka aitab tagada, et vormi sisu ei muutunud.

  • Kasutada funktsioone, mis aitab kasutajatel, vormide täitmine    InfoPathi, saate määrata vaikeväärtused juhtelemendid, mis selleks, et aidata kasutajatel teie vormi täitmise kiirendamine. Näiteks saate määrata kuluaruande, tänase kuupäeva vaikeväärtusena Kuupäevavalija juhtelemendis. Saate määrata valemite vahesumma ja kogusumma väljad kulud arvutatakse automaatselt, kui kasutaja sisestab kulude üksused. Samuti saate lubada õigekirjakontrolli, nii et kasutajad saaksid tekst, mida nad sisestage õigekirja probleeme, samuti nagu mis tahes muud Microsoft Office'i dokumendis. Ja kui soovite sisestada vormi kohased käsud või spikri sisu, saate luua kohandatud tööpaan , mis kuvatakse vormi kõrval.

Lehe algusse

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×