Põhitoimingud rakenduses Access 2010

Märkus.: Soovime pakkuda teie keeles kõige ajakohasemat spikrisisu niipea kui võimalik. See leht on tõlgitud automaatselt ja sellel võib leiduda grammatikavigu või ebatäpsusi. Tahame, et sellest sisust oleks teile abi. Palun märkige selle lehe allservas, kas sellest teabest oli teile kasu või mitte. Soovi korral saab ingliskeelset artiklit lugeda siit.

Siin on mõned lihtsa andmebaasi ülesanded, mida saate teha, et saaksite teada, kuidas kasutada Microsoft Access 2010.

 

Selle artikli teemad

Mis on Access?

Accessi relatsiooniandmebaasid

Kui avate Accessi

Malli otsimine ja rakendamine

Andmebaasi loomine tühjalt kohalt

Olemasoleva Accessi andmebaasi avamine

Uue andmebaasi kasutamisega alustamine

Tabeli lisamine

Muust allikast pärit andmete kleepimine Accessi tabelisse

Importimine või andmetele linkimine mõnest muust allikast

Järgmised toimingud

Andmete importimine tabelarvutus- või mõnest muust programmist

Exceli töölehe importimine Accessi

Exceli töölehe importimine uue andmebaasi tabelina

Tabelianalüüsiviisardi kasutamine oma andmete korraldamiseks

Muudest programmidest pärit andmetega töötamine

Varasema versiooni andmebaasi kasutamine erinevates Accessi versioonides

Kasutage Accessi andmebaasifail Accessi mitmes versioonis

Samm 1: Olemasoleva andmebaasi kopeerimiseks ja salvestage see uude vormingusse

Samm 2: Kopeeri andmebaasi tükeldamine ja kasutada algse faili selle Tagaandmebaasi

Samm 3: Ühendamine uue ees algse andmebaasi

Ees-/tagarakenduse kasutamine mitmes Accessi versioonis

Mis on Access?

Access 2010 on andmebaasi rakenduse kujundus ja juurutamise tööriista , mille abil saate olulise teabe silma peal. Saate hoida oma andmed teie arvutis või veebis avaldada – nii, et teised saaksid kasutada oma andmebaasi veebibrauseris.

Paljude inimeste kasutuselevõtt Accessi kui programm, mida nad kasutavad silma peal hoidmiseks midagi järk-järgult muutub vähem sobib tööülesande. Oletame näiteks, et olete mõnda sündmuseplaanur ja soovite hoida silma peal kõik andmed, mida peate tegema oma sündmused eduka haldamine. Kui kasutate Wordi protsessor või tabelarvutusprogramm seda teha, saate hõlpsasti tekib probleeme dubleeritud ja vastuolulised andmed. Saate kalendri tarkvara, kuid jälituse finantsteavet kalendri pole hea mahutamiseks.

Accessi relatsiooniandmebaasid

Mõnikord on vaja relatsiooniandmebaasist teabe jälgimiseks – stiilis jaotatud väiksemaks kogumeid (ehk tabelid) andmete koondamise kõrvaldamiseks, ja seejärel koos seotud andmete põhjal levinud bittide teabe (nn väljad) . Näiteks sündmuste kavandamise relatsiooniandmebaasist võivad sisaldada tarnija teavet tabeli ja tabel koos sündmuse teabe tabeli Klient teabega. Tabeli teave võib olla seotud tabeli Klient väli ja väli hankija tabeli seotud. Nii, näiteks kui hankija toodete telefoninumber muutunud, teabe saanud muuta üks kord tabeli hankija asemel igal juhul, kui seotud hankija.

Juurdepääs on tööriista, et saate abil saate kiiresti ja hõlpsalt luua relatsiooniandmebaasist rakendusi, mis aitavad teil teabe haldamiseks. Saate luua andmebaasi, mis aitavad teil silma peal peaaegu iga liiki teavet, nt varude, professionaalse ilmega kontaktid või äriprotsesside. Tegelikult on juurdepääs malle, mida saate kohe jälgida erinevaid andmeid, asju hõlbus isegi algajale.

Kui avate Accessi

Access 2010käivitamisel kuvatakse Microsoft Office Backstage'i vaate, kus praeguse andmebaasi kohta teabe saamine, uue andmebaasi loomiseks, olemasoleva andmebaasi avamine ja vaate esiletõstetud Office.comsisu.

Access 2010 Backstage'i vaade

Backstage'i vaade sisaldab palju käske, mille abil saate reguleerida, säilitada või andmebaasi ühiskasutusse. Backstage'i vaate käskude üldiselt rakendada kogu andmebaase, ei sees andmebaasi objektid.

Märkus.: Backstage'i vaate igal ajal saate avada, klõpsates menüüd fail .

Lehe algusse

Malli otsimine ja rakendamine

Access pakub mitmesuguseid malle, mille abil saate häälestada oma andmebaasi loomisprotsessi kiirendamiseks. Mall on valmis kasutada andmebaasi, mis sisaldab kõiki tabeleid, päringuid, vorme ja aruandeid kindla tööülesande. Näiteks on malle, mida saab kasutada jälgida probleeme, kontaktide haldamine või arvestuse pidamiseks kulud. Mõned mallid sisaldavad mõne valimi kirjeid nii, et aidata mõista nende kasutamist. Malli andmebaaside saab kasutada olemasoleval või neid vastavalt oma vajadustele kohandada.

Otsimine ja oma andmebaasi malli rakendamine, tehke järgmist.

  1. Klõpsake menüü Fail käsku Uus.

  2. Tehke jaotises Saadaolevad mallid ühte järgmistest.

    • Hiljuti kasutatud malli uuesti kasutamiseks, klõpsake nuppu Viimatised Mallidja seejärel valige soovitud mall.

    • Mis on juba installitud malli kasutamiseks klõpsake nuppu Minu mallidja valige mall, mida soovite.

    • Malli otsimiseks klõpsake Office.com, klõpsake jaotises Office.com'i Mallidsoovitud malli kategooriat, valige mall, mida soovite ja klõpsake malli veebisaidilt Office .com allalaadimiseks oma arvutisse alla laadida .

      Saate otsida ka Mallid veebisaidil Office.com saadaolevate Accessi kaudu. Väljale Otsi Office.com'ilt malle , tippige üks või mitu otsinguterminit ja klõpsake noolt nupu otsimiseks.

  3. Võite klõpsata ka välja Faili nimi kõrval kuvatud kaustaikooni, et liikuda asukohta, kus soovite andmebaasi luua. Kui te kindlat asukohta ei määra, loob Access andmebaasi vaikeasukohas, mis kuvatakse välja Faili nimi all.

  4. Klõpsake nuppu Loo.

Access loob andmebaasi ja avab selle kasutamiseks.

Lehe algusse

Andmebaasi loomine tühjalt kohalt

Kui soovite põhjalikumat tutvustus mõisteid taga kasutamine Accessi andmebaasi loomine, vt artiklit andmebaasi kujundamise põhitõed.

Kui ükski neist mallidest vastab teie vajadustele, või kui teil on mõnes muus programmis, mida soovite kasutada Accessi andmeid, võib juhtuda, et see on parem andmebaasi loomine algusest peale. Rakenduses Access 2010, on teil järgmised valikud: standard töölauaandmebaasi või veebiandmebaasi.

Veebiandmebaaside kohta leiate lisateavet artiklist veebis ühiskasutatava andmebaasi koostamine.

Uue andmebaasi loomiseks tehke järgmist.

  1. Käivitage Access.

  2. Klõpsake Backstage'i vaate menüü UusTühi andmebaas või Tühi veebiandmebaas.

    NB!: Siin tehtud valik tehakse kindlaks, millised funktsioonid on saadaval andmebaasis. Töölauaandmebaasides ei saa avaldada veebis ja veebiandmebaaside ei toeta töölaua funktsioone, näiteks kokkuvõtete päringud.

  3. Paremal, tippige andmebaasi nimi väljale Faili nimi .

    Faili luua asukoha muutmiseks sirvida Nupu pilt välja Faili nimi kõrval asuvat nuppu, otsige sirvides üles ja valige uus asukoht ja seejärel klõpsake nuppu OK.

  4. Klõpsake nuppu Loo.

    Access loob andmebaasi ja avab seejärel tühja tabeli (nimega Tabel1) andmelehevaade.

  5. Access paigutab kursor esimest tühja lahtrit uue tabeli lisamiseks klõpsake veerus.

    Andmete lisamiseks alustage tippimist. Andmed võite kleepida ka muust allikast, nagu on kirjeldatud praeguse artikli teemas Muust allikast pärit andmete kleepimine Accessi tabelisse.

    Märkused: 

    • Andmete sisestamine andmelehevaates on väga sarnane andmete sisestamisega Exceli töölehele. Põhiline kitsendus on see, et andmed peab ridadesse ja veergudesse sisestama järjest, alustades andmelehe ülemisest vasakpoolsest nurgast. Te ei tohi oma andmeid tühje ridu või veerge lisades vormindada, nagu teeksite Exceli töölehel, kuna selline tegevus raiskab teie tabeli ruumi. Tabel peab sisaldama ainult andmeid. Kõik nende andmete visuaalsed esitlused kujundatakse hiljem vormide ja aruannete abil.

    • Tabeli struktuuri luuakse andmete sisestamisel. Igal ajal uue veeru lisamine andmelehevaates, määratletakse tabelis uue välja. Access määrab andmetüüp välja alusel sisestatud andmete tüüpi. Näiteks kui teil on veeru, kus olete sisestanud ainult kuupäevaväärtused, loob Access kuupäeva/kellaaja välja andmetüübist. Kui proovite hiljem mitte-kuupäevaväärtust (nt nimi või telefoninumber) sisestage selle välja, kuvab Access teade, et väärtus ei vasta veeru andmetüüpi. Võimaluse korral tuleks plaanite oma tabeli nii, et iga veerg sisaldab sama tüüpi andmeid, kas see on teksti, kuupäevad, arvud või mõni muu tüüp. See muudab märksa lihtsam koostada päringuid, vorme ja aruandeid, mis valige ainult soovitud andmed.

Kui te ei soovi veel andmeid sisestada, klõpsake nuppu Sule Nupu pilt .

Märkus.: Access kustutab Tabel1 ilma salvestamata sulgemisel.

Lehe algusse

Olemasoleva Accessi andmebaasi avamine

Näpunäide.: Kiiresti avada üks viimase andmebaasidest, mis olid avatud, klõpsake menüü fail nuppu Viimatisedja klõpsake faili nime.

  1. Klõpsake menüü Fail käsku Ava.

  2. Klõpsake dialoogiboksis Avamine otseteed või loendis Vt draivi või kausta, mis sisaldab soovitud andmebaasi.

  3. Topeltklõpsake kaustaloendis kaustu, kuni avaneb soovitud faili sisaldav kaust.

  4. Kui olete andmebaasi leidnud, tehke ühte järgmistest.

    • Et avada andmebaas avamise vaikerežiimis, topeltklõpsake seda.

    • Et avada andmebaas mitme kasutajaga keskkonnas ühiskasutusega juurdepääsuks nii, et teie ja teised kasutajad saaksid andmebaasi lugeda ja kirjutada, klõpsake nuppu Ava.

    • Et avada andmebaas kirjutuskaitstud juurdepääsuks (saate seda vaadata, kuid mitte redigeerida), klõpsake nupu Ava kõrval asuvat noolt ja seejärel käsku Ava kirjutuskaitstuna.

    • Et avada andmebaas eksklusiivseks juurdepääsuks (keegi teine ei saa seda avada, kui teie olete selle hetkel avanud), klõpsake nupu Ava kõrval asuvat noolt ja seejärel käsku Ava eksklusiivselt.

    • Et avada andmebaas kirjutuskaitstud juurdepääsuks, klõpsake nupu Ava kõrval asuvat noolt ning seejärel käsku Ava eksklusiivselt kirjutuskaitstuna. Teised kasutajad saavad andmebaasi avada, kuid neil on ainult kirjutuskaitstud juurdepääs.

Te ei leia andmebaasi, mida soovite avada   

  1. Klõpsake dialoogiboksis Avamine otseteed Minu arvuti või loendis Vt üksust Minu arvuti.

  2. Paremklõpsake draivide loendis draivi, mille arvate andmebaasi olevat, ning klõpsake siis käsku Otsi.

  3. Sisestage otsingukriteeriumid ja vajutage seejärel andmebaasi otsimiseks sisestusklahvi (ENTER).

  4. Kui andmebaas leitakse, topeltklõpsake selle avamiseks seda dialoogiboksis Otsingutulemid.

    Kuna käivitasite otsingu dialoogiboksi Avamine kaudu, peate klõpsama selle dialoogiboksi nuppu Loobu enne, kui andmebaas avaneb.

Väliste failivormingute (nt dBASE'i, Paradoxi, Microsoft Exchange'i või Exceli) andmefaile saata avada otse. Samuti saate otse avada suvalise ODBC-andmeallikas (nt Microsoft SQL Serveri või Microsoft FoxPro). Access loob automaatselt andmefailiga samasse kausta uue Accessi andmebaasi ja lisab välisesse andmebaasi lingid igale tabelile.

Lehe algusse

Uue andmebaasi kasutamisega alustamine

Olenevalt kasutatud mallist peate uue andmebaasiga alustamiseks võib-olla tegema mõnda järgmistest toimingutest.

  • Kui Accessis kuvatakse dialoogiboks Sisselogimine ja selles on tühi kasutajate loend, kasutage alustamiseks järgmist toimingut.

    1. Klõpsake nuppu Uus kasutaja.

    2. Täitke vorm Kasutaja üksikasjad.

    3. Klõpsake nuppu Salvesta ja sule.

    4. Valige sisestatud kasutajanimi ja seejärel klõpsake nuppu Logi sisse.

  • Kui Accessis kuvatakse tühi andmeleht, saate alustada andmete tippimist otse andmelehele või klõpsata andmebaasi uurimiseks muid nuppe ja vahekaarte.

  • Kui Accessis kuvatakse leht Alustamine, saate klõpsata selle lehe linke, mille kaudu leiate andmebaasi kohta lisateavet. Võite klõpsata ka muid nuppe ja vahekaarte, et andmebaasiga tutvuda.

  • Kui Accessi teateribal kuvatakse teade Turbehoiatus ja te usaldate malli allikat, klõpsake nuppu Luba sisu. Kui andmebaas nõuab sisselogimist, peate seda uuesti tegema.

Töölaua- ja veebiandmebaaside, samuti soovite alustada üks neist toimingud:

Lehe algusse

Tabeli lisamine

Olemasolevasse andmebaasi saate uue tabeli lisada menüü Loo jaotise Tabelid tööriistu kasutades.

Menüü Loo jaotis Tabel

Märkus.: Veebiandmebaasi, on saadaval jaotises tabelid ainult käsku Tabel .

Sõltumata sellest, millist vaadet käivitate, saate alati aktiveerite muu vaate Accessi akna olekuriba vaatenuppude abil.

Looge uus tühi tabel andmelehevaates    Andmelehevaates saate kohe andmete sisestamine ja Accessi koostada tabeli struktuuri taustal. Väljanimed määratakse numbritega (Väli1, väli2 jne) ning Access seab välja andmetüüp, sõltuvalt teie sisestatud andmete.

  1. Klõpsake menüü Loo jaotises tabelid nuppu Tabel Nupu pilt .

  2. Access loob tabeli ja seejärel viib kursori esimest tühja lahtrit veerus klõpsake nuppu Lisa .

  3. Andmete lisamiseks alustage tippimist esimeses tühjas lahtris või kleepige andmed muust allikast, nagu kirjeldatakse praeguse artikli ühes järgmises teemas.

    • Veeru (välja) ümbernimetamiseks topeltklõpsake veerupäist ja tippige uus nimi.

      Näpunäide.: Anda nii, et saate teada, mis sisaldab andmeid vaadata ilma iga välja tähenduslik nimi.

    • Veeru teisaldamiseks valige veerg veerupäist klõpsates ja seejärel lohistage see sinna, kuhu soovite. Saate valida ka mitu järjestikust veergu ja lohistada need kõik korraga uude asukohta.

      Oma tabelisse lisada veel välju, saate alustada tippimist andmelehevaates veerus klõpsake lisamiseks või klõpsake menüü väljad jaotises lisamine ja kustutamine käskude abil saate lisada uusi välju.

Looge uus tabel alates kujundusvaates    Kujundusvaates, saate esmalt looma uue tabeli struktuuri. Seejärel saate kas aktiveerige andmelehevaade, et andmete sisestamine või mõne muu meetodi, kasutades näiteks vormi andmete sisestamine.

Tabelite veebiandmebaasis pole kujundusvaates.

  1. Klõpsake menüü Loo jaotises tabelid nuppu Tabel. Nupu pilt

  2. Tippige tabeli väljade nimed veergu Välja nimi ja valige seejärel andmetüüp loendist Andmetüüp.

  3. Saate sisestada täiendavat teavet iga välja veerus Kirjeldus . Sisestatav kirjeldus kuvatakse olekuribal, kui järjepunkt on selle välja, ja seda kasutatakse mis tahes teie loodud lohistage väli paanilt Väljaloend vormi või aruande juhtelementide olekuriba teksti , ja kõik juhtelemendid, mis on loodud välja vormiviisardi või aruandeviisardi.

  4. Pärast kõikide väljade lisamist salvestage tabel.

    • Klõpsake menüüs Fail nuppu Salvesta.

  5. Andmete tabelisse sisestamisega saate alustada suvalisel ajal – aktiveerige andmelehevaade, klõpsake esimest tühja lahtrit ja alustage tippimist. Andmed saate kleepida ka muust allikast, nagu kirjeldatakse järgmises jaotises.

Looge uus tabel, mis põhineb SharePointi loendisse    SharePointi loendiga, saab andmete inimesed, kellel on juurdepääs. Lisaks loendi andmed on salvestatud serveris, mis pakub üldiselt parema kaitse andmekao kui lauaarvuti talletatud failid. Võite uue loendiga alustada või saab linkida olemasolevat loendit. Teil peab olema piisavaid õigusi SharePointi saidil, kus soovite luua loend; See võivad erineda saidi nii kontaktide jaoks oma SharePointi administraatoriga üksikasjad võimalusi.

See funktsioon pole saadaval veebiandmebaasi.

  1. Klõpsake menüü Loo jaotises Tabelid nuppu SharePointi loendid.

  2. Loendi malli abil saate luua standard SharePointi loendisse, nt kontaktid või sündmused.

    Samuti saate luua kohandatud loendi või linkida või importimine olemasolevast loendist. Klõpsake soovitud suvandit.

  3. Kui valite mõne loendi malli või luua kohandatud loendi, avab dialoogiboksi Uue loendi loomine juhendab teid läbi vastava protsessi. Kui valite Kasuta olemasolevat loendit, avab dialoogiboksi Välisandmete toomine aitavad teil.

Tabelite kohta leiate lisateavet artiklist Sissejuhatus tabelitesse.

Lehe algusse

Muust allikast pärit andmete kleepimine Accessi tabelisse

Kui teie andmed on salvestatud praegu mõnes muus programmis, nt Excel saate kopeerida ja kleepida Accessi tabeliväljade andmete. Üldiselt see toimib paremini, kui teie andmed on juba eraldatud veergudesse, kui need on Exceli töölehel. Kui teie andmed on Wordis töötlemise programmi, tuleks esmalt eraldi vahekaartidega, veerud või teisendada andmed tabelisse programmis word töötlemine ja seejärel kopeerige andmed. Kui teie andmeid vajab redigeerimist või muutmist (nt eraldab perekonnanimedeks eesnime ja perekonnanime), võite seda teha enne, kui kopeerite andmeid, eriti siis, kui te ei tunne Accessi.

Andmete kleepimisel tühja tabelisse seab Access iga välja andmetüübi vastavalt andmetele, mida väljalt leiab. Näiteks kui kleebitud väli sisaldab ainult kuupäevaväärtusi, rakendab Access sellele väljale andmetüübi Kuupäev/kellaaeg. Kui kleebitud väli sisaldab ainult sõnu "jah" ja "ei", rakendab Access väljale andmetüübi Jah/ei.

Accessi nimed sõltuvalt sellest, mida see leiab kleebitud andmete esimese rea väljad. Kui esimese rea kleebitud andmed on samalaadne read, mille järgi, Access määrab esimese rea andmete osa on ja määrab väljadele üldised nimed (Väli1, väli2 jne). Kui esimese rea kleebitud andmed pole sarnane read, mille järgi, Access kasutab esimese rea väljanimede ja välja arvatud esimene rida tegelikke andmeid.

Kui Access määrab üldised nimed, peaksite segaduse vältimiseks väljad võimalikult kiiresti ümber nimetama. Selleks toimige järgmiselt.

  1. Klõpsake menüü fail nuppu Salvesta tabeli salvestamiseks.

  2. Andmelehevaates, topeltklõpsake iga veerupäist ja tippige siis selle veeru nimi.

  3. Salvestage tabel uuesti.

Lehe algusse

Importimine või andmetele linkimine mõnest muust allikast

Andmed, mida olete kogunud mõnes muus programmis, mida soovite kasutada rakenduses Access võib olla. Võib-olla töötate inimestega, kes muud programmid saavad andmete talletamiseks ja soovite oma Accessi andmetega töötada. Või võib-olla teil on mitu erinevatest allikatest andmeid ja vajate "maandumine Valimisklahvistik", kus saate tuua need kõik koos põhjalikult analüüsida.

Accessi lihtne importida või linkida andmeid muudest programmidest. Saate tuua andmed Exceli töölehel, teise Accessi andmebaasi tabelist, SharePointi loendist või mis tahes mitmesuguseid muudest allikatest. Andmeallika erineb funktsiooni protsess pisut, kuid järgmised juhised aitavad teil alustada.

  1. Klõpsake menüü Välisandmed jaotises impordi ja lingi käsku kaudu imporditava faili tüüpi.

    Näiteks kui impordite andmeid Exceli töölehelt, klõpsake nuppu Excel. Kui te ei leia õiget tüüpi programmi, klõpsake nuppu Veel.

    Märkus.: Kui te ei leia õiges vormingus tüüp klõpsake jaotises impordi ja lingi , peate käivitage programm, mille lõite algselt andmed ja seejärel programmi kasutada andmete salvestamine vormingus, mida Access toetab (nt eraldajatega tekstifail) , ja seejärel importimine või andmetele linkimine.

  2. Klõpsake dialoogiboksis Välisandmete toomine nuppu Sirvi, et liikuda sirvides lähteandmefailini, või tippige lähteandmefaili täielik tee väljale Faili nimi.

  3. Klõpsake soovitud suvandit jaotises Määrake, kuidas ja kus soovite praeguses andmebaasis andmete talletamiseks. Uue tabeli loomine imporditud andmete abil või mis säilitab lingi andmeallikas lingitud tabeli loomine.

  4. Klõpsake nuppu OK.

    Sõltuvalt tehtud valikust, dialoogiboksi Lingi objektide või Objektide importimine dialoogiboks.

  5. Kasutage dialoogiboksi protsessi lõpuleviimiseks. Järgite täpne protseduur sõltub importimise või linkimise suvand, mille valisite.

  6. Klõpsake viisardi viimasel lehel nuppu Valmis.

    Kui otsustasite importida, Access küsib, kas soovite salvestada äsja lõpule viidud imporditoimingu üksikasjad.

  7. Kui arvate, et sooritate sama imporditoimingu hiljem uuesti, märkige ruut Salvesta imporditoimingud ja sisestage üksikasjad.

    Imporditoimingu saate hõlpsalt uuesti esile kutsuda, klõpsates menüü Välisandmed jaotise Import nuppu Salvestatud importimised, klõpsates seejärel soovitud impordimäärangut ja lõpuks nuppu Käivita.

  8. Kui te ei soovi toimingu üksikasju salvestada, klõpsake nuppu Sule.

Access impordib andmed uude tabelisse ja kuvab tabeli seejärel navigeerimispaani jaotises Tabelid.

Lisateavet selle kohta, kuidas importida andmed Accessi, leiate praeguse artikli jaotise Vt ka linkide kaudu.

Lehe algusse

Järgmised toimingud

Ülejäänud kujundus protsess erineb sõltuvalt oma eesmärke, kuid tõenäoliselt soovite luua päringud, vormid, aruanded ja makrod. Selles artiklis teavet täiendavad andmebaasiobjektide loomise kohta.

Lisateavet leiate järgmistest artiklitest:

Lehe algusse

Andmete importimine tabelarvutus- või mõnest muust programmist

Kui olete tuttav muude andmebaasi või arvutustabeli programmi, saate tõenäoliselt teate, kuidas töötavad need rakendused ja andmebaase, mida kasutatakse. Access erineb palju andmebaasirakendusi, mis võimaldab teil luua relatsiooniandmebaasid ja see täpsemaks erineb enamik arvutustabeli programme pakkudes tööriistad arendamise keerukate päringute, vormide ja aruannete. Accessis andmebaasi muudes programmides, nt SQL serveri töötamine peaaegu lõputult võimalusi.

Exceli töölehe importimine Accessi

Paljud inimesed asuvad Accessi uurima pärast seda, kui on loonud loendi Excelis. Excel on loendi loomiseks sobiv koht, kuid loendi kasvades muutub see raskesti korraldatavaks ja värskendatavaks. Loendi teisaldamine Accessi on tavaliselt järgmine loogiline samm.

Andmebaasi tabeli struktuur on sarnane töölehe struktuuriga – andmed talletatakse ridadesse ja veergudesse. Seetõttu on töölehte hõlbus andmebaasi tabelisse importida. Põhiline erinevus andmete töölehel ja andmebaasis talletamise vahel andmete korralduses. Importides terve töölehe lihtsalt uude andmebaasi tabelisse, ei lahenda te oma andmete korraldamise ja värskendamisega seotud probleeme (eriti siis, kui töölehel on liigseid andmeid). Nende probleemide lahendamiseks peate arvutustabeli andmed tükeldama eraldi tabelitesse, milles igaühes on seotud andmed. Lisateavet tabeli andmete korraldamise kohta leiate artiklist Andmebaasi kujunduse põhitõed.

Funktsioonide tabelianalüüsiviisard, mis aitab teil selle protsessi lõpuleviimiseks. Pärast oma andmeid importida tabeli, aitab viisard teil tabeli tükeldada eraldi tabelid, mis sisaldab andmeid, mida pole dubleeritud mõni muu tabel. Viisard loob ka vajalikud seosed tabelite vahel.

Lehe algusse

Exceli töölehe importimine uue andmebaasi tabelina

  1. Klõpsake menüü Fail nuppu Uus ja seejärel nuppu Tühi andmebaas.

  2. Tippige uue andmebaasi nimi väljale Faili nimi ja klõpsake nuppu Loo.

    Uue andmebaasi avab ja Access loob uue tühja tabeli Tabel1.

  3. Sulgege Tabel1.

    Kui küsitakse, kas soovite tabeli kujunduse muudatused salvestada, klõpsake nuppu Ei.

  4. Klõpsake menüü Välisandmed jaotises impordi ja lingi nuppu Excel. Nupu pilt

  5. Klõpsake dialoogiboksi Välisandmete toomine nuppu Sirvi.

  6. Leidke dialoogiboksi Faili avamine abil soovitud fail.

  7. Valige fail ja klõpsake seejärel nuppu Ava.

  8. Veenduge, et dialoogiboksis Välisandmete toomine on märgitud suvand Impordi lähteandmed praeguse andmebaasi uude tabelisse.

  9. Klõpsake nuppu OK.

    Käivitatakse arvutustabeli impordiviisard ja küsitakse teilt andmete kohta.

  10. Järgige juhiseid ja klõpsake lehelt lehele liikumiseks nuppe Edasi või Tagasi. Viisardi viimasel lehel klõpsake nuppu Valmis.

    Märkus.: Access küsib, kas soovite salvestada äsja lõpule viidud imporditoimingu üksikasjad. Kui arvate, et sooritate sama imporditoimingu hiljem uuesti, klõpsake nuppu Jah ja sisestage üksikasjad. Toimingu saate hõlpsalt tulevikus uuesti esile kutsuda, klõpsates menüü Välisandmed jaotise Import nuppu Salvestatud importimised. Kui te ei soovi toimingu üksikasju salvestada, klõpsake nuppu Sule.

Access impordib andmed uude tabelisse ja seejärel kuvab selle navigeerimispaani jaotises Kõik tabelid.

Lehe algusse

Tabelianalüüsiviisardi kasutamine oma andmete korraldamiseks

Pärast andmete importimist Accessi tabelisse, saate tabelianalüüsiviisard liigsete andmete tuvastamiseks. Viisard pakub siis lihtne viis korraldada nii, et see oleks eraldi tabelisse andmeid hoida kõige tõhusam viis. Access säilitab algse tabeli varukoopiana ja seejärel loob uue tabeleid, mille abil saate oma andmebaasirakenduse alusena.

  1. Avage Accessi andmebaas, mis sisaldab analüüsitavat tabelit.

  2. Klõpsake menüü Andmebaasiriistad jaotises analüüsimine nuppu Analüüsi tabelit.

    Käivitatakse tabelianalüüsiviisard.

    Viisardi esimesed kaks lehekülge sisaldavad lühikese õpetuse – koos nupud, mida saate klõpsata näiteid. Kui te pole näha sissejuhatavad lehed, kuid selle asemel märkeruutu kuvada sissejuhatavad lehed?, märkige ruut ja seejärel klõpsake nuppu tagasi kaks korda, et näha Sissejuhatus. Kui te ei soovi sissejuhatav lehtede kuvamiseks uuesti pärast sissejuhatuse lugemist, võite tühjendada selle kuvada sissejuhatavad lehed? ruut.

  3. Klõpsake soovitud Milline tabel sisaldab välju, mille väärtused korduvad paljudes kirjetes? lehel, valige tabel, mida soovite analüüsida ja seejärel klõpsake nuppu edasi.

  4. Võite lasta viisardil otsustada, millised väljad kuhu tabelisse paigutada, või otsustada selle üle ise. Kui järgite viisardi soovitusi, saate ikkagi muuta tabeli paigutust viisardi järgmisel lehel.

    Märkus.: Kui lasete väljade tabelisse paigutamise üle otsustada viisardil, ei pruugi selle valikud alati teie andmete jaoks sobivad olla, eriti kui andmeid on vähe. Peaksite viisardi tulemid hoolikalt üle vaatama. Teisalt võib viisard aga soovitada tõhusamat korraldusviisi, kui teil praegu mõttes olev. Seetõttu on kasulik viisardi otsuseid vähemalt korra proovida. Kui teile need ei meeldi, saate välju endiselt käsitsi ümber korraldada ja alati klõpsata ka nuppu Tagasi ning korraldada kõik väljad ise.

  5. Klõpsake nuppu Edasi. Sellel lehel peate määrama, millised tabelid milliseid välju sisaldavad. Kui lasite viisardil otsustada, peaksite nägema mitut seosejoontega ühendatud tabelit. Muul juhul loob Access ainult ühe tabeli, mis sisaldab kõiki välju. Mõlemal juhul saate praegusel lehel muudatusi teha.

    • Tabelist saate välju lohistada lehe tühjale alale, et luua neid välju sisaldav uus tabel. Access küsib teilt tabeli nime.

    • Välju saate lohistada ühest tabelist teise, kui leiate, et seal need tõhusamalt talletatakse.

    • Enamikule tabelitest lisatakse väli ID või Loodud kordumatu ID. Lisateavet ID-väljade kohta saate, kui klõpsate viisardi ülemises paremas nurgas asuvat nuppu Näpunäited.

    • Muudatuse tagasivõtmiseks klõpsake nuppu Võta tagasi.

    • Tabeli ümbernimetamiseks topeltklõpsake selle tiitliriba, tippige uus nimi ja klõpsake seejärel nuppu OK.

  6. Kui olete väljad soovitud viisil korraldanud, klõpsake nuppu Edasi.

  7. Kui viisard leiab väga sarnaste väärtustega kirjeid, tuvastatakse need väärtused kui võimalikud kirjavead ja kuvatakse ekraan, kus saate kinnitada nendega sooritatavad toimingud. Kerige loendit ning leidke kirjed, millel on väärtus veerus Parandus, ja klõpsake seejärel sobivat üksust ripploendis. Kui soovite väärtuse muutmata jätta, valige üksus (Ära muuda). Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu Edasi.

  8. Viisard küsib, kas soovite luua oma algse tabeliga sarnaneva päringu. Kui olete juba loonud vorme ja aruandeid, mis põhinevad algsel tabelil, on sellise päringu loomine mõttekas. Kui valite suvandi Jah, loo päring, nimetab viisard algse tabeli ümber, lisades selle nimele laiendi "_VANA" ja paneb seejärel uue päringu nimeks algse tabeli nime. Tabelil põhinevad vormid ja aruanded kasutavad nüüd andmeallikana päringut ja töötavad nagu enne.

  9. Klõpsake nuppu Valmis .

    Viisard loob uued tabelid nagu määratud ja seejärel avab need. Kui olete tulemuse üle kontrollinud, sulgege need.

Lehe algusse

Muudest programmidest pärit andmetega töötamine

Access 2010 pakub funktsioone töötamiseks andmeid, mis on talletatud muudes programmides.

Accessi uue, muus failivormingus andmetega lingitud andembaasi loomine.    Accessi saate kasutada muus failivormingus faili (nt teksti-, dBASE- või arvutustabelifaili) avamiseks. Access loob automaatselt andmebaasi ja lingib faili teie eest.

  1. Käivitage Access.

  2. Klõpsake menüü Fail käsku Ava.

  3. Klõpsake dialoogiboksis avamine fail, mille soovite avada, klõpsake loendis tüüp. Kui te pole kindel, et faili tüüp, klõpsake kõik failid (*. *).

  4. Vajadusel liikuge sirvides avatavat faili sisaldava kaustani. Kui olete faili leidnud, topeltklõpsake seda avamiseks.

  5. Järgige viisardi juhiseid. Klõpsake viisardi viimasel lehel nuppu Valmis.

Andmete importimine või linkimine olemasoleva Accessi andmebaasiga.    Andmed saate muudest allikatest ja programmidest Accessi tabelitesse importida (sel juhul kaasatakse andmed Accessi faili). Teise võimalusena saate andmed Accessi failiga linkida (sel juhul jäävad andmed lähtefaili, st Accessi failist välja).

  1. Klõpsake menüü Välisandmed jaotises impordi ja lingi vorming, kus andmed on salvestatud.

    Saate importida või linkida andmeid järgmistest allikatest:

    • Exceli    Töölehe või nimega vahemiku Exceli töövihikus saate tuua andmeid. Iga töölehe või nimega vahemiku olla imporditud või lingitud eraldi.

    • Juurdepääs    See on väga käepärane oma protsess eraldab oma andmeid, luua tükeldatud andmebaasi. Saate kasutada ühe andmebaasi sisaldavad kõik teie vormid, aruanded ja makrod ja hoida oma andmed mõnda muusse andmebaasi. Seejärel saate arendada täiustused kellelegi töö katkestamata. Samuti saate ühendada andmeid paljude erinevate Accessi andmebaasidega ühe, hõlbustades summeeritavaid andmeid üle osakondade või äripartnerite vahel.

    • ODBC-andmebaas    Paljud programmid toetavad selles vormingus, sh palju andmebaasi serveri tooted. See aitab luua "maandumine Valimisklahvistik" andmebaaside, kus teil omavahel kombineerida erinevate süsteemide andmeid.

    • Tekstifail    Saate luua ühenduse lihtne tekstifail ja saate kasutada ka Accessi faili sisu muutmiseks. See aitab lihtsustamiseks mitmed programmide kasutamine Accessi andmeid.

    • XML-fail    Selles vormingus, mida pakub mitmesuguseid muudes programmides, sh mõned web serverid ühilduvuse.

    • SharePointi loend    See muudab teie andmete kasutuskõlblikud veebibrauseris standard nii SharePointi loendi kasutamiseks.

    • Andmeteenused    Saate luua ühenduse andmete veebiteenused teie ettevõtte sees.

    • HTML-dokument   

    • Outlooki kaust    Saate luua ühenduse Outlooki kaustade, et teil hõlpsam integreerida kontaktteabe andmete ülejäänud.

    • dBase-faili    dBase on populaarsed alternatiivne andmebaasi süsteem, mida Access toetab

      Kuvatakse dialoogiboks Välisandmete toomine.

  2. Järgige dialoogiboksi juhiseid.

    Access impordib või lingib andmed teie andmebaasiga. Enamiku vormingute korral peate määrama andmete asukoha ja valima seejärel, kuidas soovite andmed oma andmebaasi talletada.

Lehe algusse

Varasema versiooni andmebaasi kasutamine erinevates Accessi versioonides

Kui teie Accessi andmebaas või projekt on loodud Access 2000 või uuemat versiooni, saate kasutada andmebaasi või projekti Accessi versioon on loodud või mõni uuem versioon – ka siis, kui fail on turvatud. Näiteks saab failid Access 2000, Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 ja Access 2010.

Võib-olla satute olukorda, kus soovite oma andmeid hoida Accessi varasemas versioonis, kuid mõnel kasutajal on Accessi uuem versioon ja ta soovib andmeid linkida ning sama ajal kasutada mõnda uuema versiooni funktsiooni. Lahenduseks on luua uuemas versioonis uus "eesandmebaas" (sisaldab vorme, aruandeid, päringuid, makrosid, kuid mitte tabeleid) ja linkida see varasema versiooni tabelitega. Tehke ühte järgmistest toimingutest vastavalt sellele, kas teie andmebaas on ühes failis või juba tükeldatud ees-/tagarakendus.

Kasutage Accessi andmebaasifail Accessi mitmes versioonis

Kõigi tabelite, vormide ja muude objektide varasema versiooni Accessi andmebaasi sisalduvad ühte faili, kui soovite andmebaasi kasutamine Accessi mitmes versioonis, saate luua uue eesandmebaasi uuemas versioonis ja linkida selle algse faili. Kasutajatele, kellel on Accessi varasemat versiooni saavad ikka kasutada algse andmebaasi. Kasutajatele, kellel on uuema versiooni abil saate uue eesandmebaasi samade andmete linkimine. Kui teil on vaja mitme versiooni Access mahutamiseks saate luua mitu ees versiooni.

Lehe algusse

Samm 1: Olemasoleva andmebaasi kopeerimiseks ja salvestage see uude vormingusse

Järgmiste toimingute abil saate andmebaasi teisendamine viimase vormingutes: Access 2000, Access 2002 – 2003 või Access 2007. See käsk säilitab algse andmebaasi algvormingus ja loob teie määratud vormingus koopia.

  1. Sulgege Accessi fail. Kui fail on serveris või ühiskaustas asuv mitmele kasutajale mõeldud Accessi andmebaas, veenduge, et keegi teine pole seda avanud.

  2. Käivitage Access 2010.

  3. Klõpsake menüü Fail käsku Ava.

  4. Otsige sirvides failini, mida soovite teisendada, ja topeltklõpsake seda avamiseks.

    Kui kuvatakse dialoogiboks Andmebaasi täiustamine, kus küsitakse, kas soovite andmebaasi täiustada, klõpsake nuppu Ei.

  5. Kui andmebaasi käivitamisel avatakse vorm, sulgege see.

  6. Klõpsake menüü fail käsku Salvesta andmebaas nimega.

  7. Tippige dialoogiboksi Nimega salvestamine uue andmebaasi nimi.

    Märkus.: Kui salvestate on uue andmebaasi asukoht on muutunud, selle nimi peab olema erineb algse andmebaasi. Mõlemal juhul on tavaliselt parim kasutage mõnda muud nime nii, et saate hõlpsasti eristada eesandmebaasi ja selle Tagaandmebaasi. Juhul, kui teisendate Access 2007 vormingusse, failinimelaiend muutub mdb .accdb, nii, et saate kasutada sama nime.

  8. Klõpsake nuppu Salvesta.

Lehe algusse

Samm 2: Kopeeri andmebaasi tükeldamine ja kasutada algse faili selle Tagaandmebaasi

Teisendatud andmebaasi tükeldamine, kasutades järgmist:

  • Klõpsake menüü Andmebaasiriistad jaotises Teisalda andmed nuppu Accessi andmebaas. Nupu pilt

  • Klõpsake dialoogiboksis Andmebaasitükeldi nuppu Tükelda andmebaas.

    Kui soovite, kuid võite ka lihtsalt uuesti luua koopia algse andmebaasi abil saate teha varukoopia.

  • Tippige tagaandmebaasi nimi ja klõpsake nuppu Tükelda.

Lehe algusse

Samm 3: Ühendamine uue ees algse andmebaasi

  1. Kustutage tööriistaga Andmebaasitükeldi loodud tagaandmebaas. Veenduge, et te ei kustuta oma algset andmebaasi.

  2. Link uus eesandmebaas algse andmebaasi tabelitega: klõpsake menüü Välisandmed jaotises impordi ja lingi nuppu Lingitud tabelite haldur. Nupu pilt

  3. Klõpsake nuppu Vali kõik ja märkige seejärel ruut Küsi alati uut asukohta.

  4. Klõpsake nuppu OK, liikuge sirvides eelmise versiooni andmebaasini ja topeltklõpsake seda.

    Kui kõik läheb edukalt, kuvab Access teate, et kõik valitud lingitud tabelid värskendati.

Nüüd saate täiustada uue eesandmebaasi uute funktsioonide tugi kasutajad, kellel on juurdepääs uuemad versioonid. Kasutajad, kellel on varasemates versioonides saate jätkata selle varasema versiooniga loodud andmebaasi.

Lehe algusse

Ees-/tagarakenduse kasutamine mitmes Accessi versioonis

Kui teie Accessi andmebaas on juba mõne ees-/tagarakendus, saate esiosa uude failivormingusse teisendada. Muudatusi on vaja soovitud Tagaandmebaasi.

Järgnevalt näidatakse, kuidas kasutada käsku Salvesta andmebaas nimega eesandmebaasi teisendamiseks viimase vormingutes mõni: Access 2000, Access 2002 – 2003 või Access 2007. See käsk säilitab algse andmebaasi algvormingus ja loob teie määratud vormingus koopia.

  1. Sulgege eesandmebaas. Kui fail on serveris või ühiskaustas asuva kasutajaga Accessi andmebaasi, veenduge, et keegi teine on avatud.

  2. Käivitage Access 2010.

  3. Klõpsake menüü Fail käsku Ava.

  4. Liikuge sirvides eesandmebaasi asukohani ja topeltklõpsake seda avamiseks.

    Kui kuvatakse dialoogiboks Andmebaasi täiustamine, kus küsitakse, kas soovite andmebaasi täiustada, klõpsake nuppu Ei.

  5. Kui andmebaasi avamisel kuvatakse vorm, sulgege see.

  6. Klõpsake menüü fail käsku Salvesta andmebaas nimega.

  7. Tippige dialoogiboksi Nimega salvestamine uue andmebaasi nimi.

  8. Klõpsake nuppu Salvesta.

Nüüd saate täiustada uue eesandmebaasi funktsioonidega.

Lehe algusse

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×