Põhitoimingud rakenduses Access 2010

Märkus.: Soovime pakkuda teie keeles kõige ajakohasemat spikrisisu niipea kui võimalik. See leht on tõlgitud automaatselt ja sellel võib leiduda grammatikavigu või ebatäpsusi. Tahame, et sellest sisust oleks teile abi. Palun märkige selle lehe allservas, kas sellest teabest oli teile kasu või mitte. Soovi korral saab ingliskeelset artiklit lugeda siit.

Siin on mõned lihtsa andmebaasi ülesanded, mida saate teha, et saaksite teada, kuidas kasutada Microsoft Access 2010.

 

Selle artikli teemad

Mis on Access?

Accessi relatsiooniandmebaasid

Kui avate Accessi

Malli otsimine ja rakendamine

Andmebaasi loomine algusest peale

Olemasoleva Accessi andmebaasi avamine

Uue andmebaasi kasutamise alustamine

Tabeli lisamine

Accessi tabeliväljade andmete mõnest muust allikast kleepimine

Importimine või andmetele linkimine mõnest muust allikast

Järgmised toimingud

Arvutustabeli või muu programmi andmete importimine

Exceli töölehe importimine Accessi

Exceli töölehe importimine uue andmebaasi tabelina

Tabelianalüüsiviisard abil saate andmeid korraldada

Andmeid muudest programmidest

Varasema versiooni andmebaasi kasutamine Accessi mitmes versioonis

Kasutage Accessi andmebaasifail Accessi mitmes versioonis

Samm 1: Olemasoleva andmebaasi kopeerimiseks ja salvestage see uude vormingusse

Samm 2: Kopeeri andmebaasi tükeldamine ja kasutada algse faili selle Tagaandmebaasi

Samm 3: Ühendamine uue ees algse andmebaasi

Ees-hinnaga/tagaandmebaas rakenduse kasutamine Accessi mitmes versioonis

Mis on Access?

Access 2010 on andmebaasi rakenduse kujundus ja juurutamise tööriist , mille abil saate silma peal olulist teavet. Saate hoida oma andmed teie arvutis või veebis avaldada – nii, et teised saaksid kasutada oma andmebaasi veebibrauseris.

Paljude inimeste kasutuselevõtt Accessi kui programm, mida nad kasutavad silma peal hoidmiseks midagi järk-järgult muutub vähem sobib tööülesande. Oletame näiteks, et olete mõnda sündmuseplaanur ja soovite hoida silma peal kõik andmed, mida peate tegema oma sündmused eduka haldamine. Kui kasutate Wordi protsessor või tabelarvutusprogramm seda teha, saate hõlpsasti tekib probleeme dubleeritud ja vastuolulised andmed. Saate kalendri tarkvara, kuid jälituse finantsteavet kalendri pole hea mahutamiseks.

Accessi relatsiooniandmebaasid

Mõnikord on vaja relatsiooniandmebaasist teabe jälgimiseks – stiilis jaotatud väiksemaks kogumeid (ehk tabelid) andmete koondamise kõrvaldamiseks, ja seejärel koos seotud andmete põhjal levinud bittide teabe (nn väljad) . Näiteks sündmuste kavandamise relatsiooniandmebaasist võivad sisaldada tarnija teavet tabeli ja tabel koos sündmuse teabe tabeli Klient teabega. Tabeli teave võib olla seotud tabeli Klient väli ja väli hankija tabeli seotud. Nii, näiteks kui hankija toodete telefoninumber muutunud, teabe saanud muuta üks kord tabeli hankija asemel igal juhul, kui seotud hankija.

Juurdepääs on tööriista, et saate abil saate kiiresti ja hõlpsalt luua relatsiooniandmebaasist rakendusi, mis aitavad teil teabe haldamiseks. Saate luua andmebaasi, mis aitavad teil silma peal peaaegu iga liiki teavet, nt varude, professionaalse ilmega kontaktid või äriprotsesside. Tegelikult on juurdepääs malle, mida saate kohe jälgida erinevaid andmeid, asju hõlbus isegi algajale.

Kui avate Accessi

Access 2010käivitamisel kuvatakse Microsoft Office Backstage'i vaate, kus praeguse andmebaasi kohta teabe saamine, uue andmebaasi loomiseks, olemasoleva andmebaasi avamine ja vaate esiletõstetud Office.comsisu.

Access 2010 Backstage'i vaade

Backstage'i vaade sisaldab palju käske, mille abil saate reguleerida, säilitada või andmebaasi ühiskasutusse. Backstage'i vaate käskude üldiselt rakendada kogu andmebaase, ei sees andmebaasi objektid.

Märkus.: Backstage'i vaate igal ajal saate avada, klõpsates menüüd fail .

Lehe algusse

Malli otsimine ja rakendamine

Access pakub mitmesuguseid malle, mille abil saate häälestada oma andmebaasi loomisprotsessi kiirendamiseks. Mall on valmis kasutada andmebaasi, mis sisaldab kõiki tabeleid, päringuid, vorme ja aruandeid kindla tööülesande. Näiteks on malle, mida saab kasutada jälgida probleeme, kontaktide haldamine või arvestuse pidamiseks kulud. Mõned mallid sisaldavad mõne valimi kirjeid nii, et aidata mõista nende kasutamist. Malli andmebaaside saab kasutada olemasoleval või neid vastavalt oma vajadustele kohandada.

Otsimine ja oma andmebaasi malli rakendamine, tehke järgmist.

  1. Klõpsake menüü Fail käsku Uus.

  2. Tehke jaotises Saadaolevad mallid ühte järgmistest.

    • Hiljuti kasutatud malli uuesti kasutamiseks, klõpsake nuppu Viimatised Mallidja seejärel valige soovitud mall.

    • Mis on juba installitud malli kasutamiseks klõpsake nuppu Minu mallidja valige mall, mida soovite.

    • Malli otsimiseks klõpsake Office.com, klõpsake jaotises Office.com'i Mallidsoovitud malli kategooriat, valige mall, mida soovite ja klõpsake malli veebisaidilt Office .com allalaadimiseks oma arvutisse alla laadida .

      Saate otsida ka Mallid veebisaidil Office.com saadaolevate Accessi kaudu. Tippige väljale Otsi malle Office.com’ist üks või mitu otsinguterminit ja klõpsake otsimiseks noolenuppu.

  3. Soovi korral klõpsake välja Faili nimi ja liikuge asukohta, kuhu soovite andmebaasi luua kõrval asuvat kaustaikooni. Kui te ei Näita kindlasse asukohta, loob Access andmebaasi vaikeasukohta, mis kuvatakse väljal Faili nimi all.

  4. Klõpsake nuppu Loo.

Access loob andmebaasi ja avab selle kasutamiseks.

Lehe algusse

Andmebaasi loomine algusest peale

Kui soovite põhjalikumat tutvustus mõisteid taga kasutamine Accessi andmebaasi loomine, vt artiklit andmebaasi kujundamise põhitõed.

Kui ükski neist mallidest vastab teie vajadustele, või kui teil on mõnes muus programmis, mida soovite kasutada Accessi andmeid, võib juhtuda, et see on parem andmebaasi loomine algusest peale. Rakenduses Access 2010, on teil järgmised valikud: standard töölauaandmebaasi või veebiandmebaasi.

Veebiandmebaaside kohta leiate lisateavet artiklist veebis ühiskasutatava andmebaasi koostamine.

Uue andmebaasi loomiseks tehke järgmist.

  1. Käivitage Access.

  2. Klõpsake Backstage'i vaate menüü UusTühi andmebaas või Tühi veebiandmebaas.

    NB!: Siin tehtud valik tehakse kindlaks, millised funktsioonid on saadaval andmebaasis. Töölauaandmebaasides ei saa avaldada veebis ja veebiandmebaaside ei toeta töölaua funktsioone, näiteks kokkuvõtete päringud.

  3. Paremal, tippige andmebaasi nimi väljale Faili nimi .

    Faili luua asukoha muutmiseks sirvida Nupu pilt välja Faili nimi kõrval asuvat nuppu, otsige sirvides üles ja valige uus asukoht ja seejärel klõpsake nuppu OK.

  4. Klõpsake nuppu Loo.

    Access loob andmebaasi ja seejärel avab tühja tabeli (nimega Tabel1) andmelehevaade.

  5. Access paigutab kursor esimest tühja lahtrit uue tabeli lisamiseks klõpsake veerus.

    Andmete lisamiseks alustage tippimist – või kleepige andmed mõnest muust allikast, nagu on kirjeldatud jaotises mõnest muust allikast Accessi tabelisse andmeid kleepida, selle artikli.

    Märkused: 

    • Andmete sisestamine andmelehevaates eesmärk on väga sarnane Exceli töölehe andmete sisestamine. Peamine piirang on, et andmed tuleb sisestada külgnevate read ja veerud, alustades andmelehe ülemises vasakus nurgas. Te peaksite proovima oma andmete vormindamiseks, sh tühjad read või veerud, mida võib teha Exceli töölehel, kuna tegevus raiskab teie tabeli ruumi. Tabel sisaldab üksnes teie andmeid. Kõigi andmete visuaalset esitust, et teha vorme ja aruandeid, mis on kujundatud hiljem.

    • Tabeli struktuuri luuakse andmete sisestamisel. Igal ajal uue veeru lisamine andmelehevaates, määratletakse tabelis uue välja. Access määrab andmetüüp välja alusel sisestatud andmete tüüpi. Näiteks kui teil on veeru, kus olete sisestanud ainult kuupäevaväärtused, loob Access kuupäeva/kellaaja välja andmetüübist. Kui proovite hiljem mitte-kuupäevaväärtust (nt nimi või telefoninumber) sisestage selle välja, kuvab Access teade, et väärtus ei vasta veeru andmetüüpi. Võimaluse korral tuleks plaanite oma tabeli nii, et iga veerg sisaldab sama tüüpi andmeid, kas see on teksti, kuupäevad, arvud või mõni muu tüüp. See muudab märksa lihtsam koostada päringuid, vorme ja aruandeid, mis valige ainult soovitud andmed.

Kui te ei soovi veel andmeid sisestada, klõpsake nuppu Sule Nupu pilt .

Märkus.: Access kustutab Tabel1 ilma salvestamata sulgemisel.

Lehe algusse

Olemasoleva Accessi andmebaasi avamine

Näpunäide.: Kiiresti avada üks viimase andmebaasidest, mis olid avatud, klõpsake menüü fail nuppu Viimatisedja klõpsake faili nime.

  1. Klõpsake menüü Fail nuppu Ava.

  2. Klõpsake dialoogiboksis Ava otsetee – või valige väljal vt draivi või kausta, mis sisaldab andmebaas, mida soovite.

  3. Topeltklõpsake kaustaloendis kaustu, kuni kausta, mis sisaldab andmebaasi avamisel.

  4. Kui te ei leia andmebaasi, tehke ühte järgmistest.

    • Avamise vaikerežiim andmebaasi avamiseks topeltklõpsake seda.

    • Ühiskasutatava Accessi andmebaasi avamiseks kasutajaga keskkonnas, nii, et teie ja teised kasutajad saavad lugeda ja kirjutada andmebaasi samal ajal klõpsake avada.

    • Avage andmebaas kirjutuskaitstud juurdepääsuks, nii, et seda saaksid vaadata, kuid mitte redigeerida, klõpsake nupu Ava kõrval olevat noolt ja seejärel klõpsake nuppu Ava kirjutuskaitstud.

    • Avage andmebaas, välja arvatud juurdepääsuks, nii, et keegi teine saab avada, kui teil on avatud, klõpsake nupu Ava kõrval olevat noolt ja seejärel käsku Ava eksklusiivselt.

    • Avada kirjutuskaitstud Accessi andmebaas, klõpsake nupu Ava kõrval olevat noolt ja seejärel käsku Ava eksklusiivselt teiste kasutajate saate siiski avada andmebaasi, kuid need on vaid lugemisõigus.

Kui te ei leia andmebaas, mida soovite avada    

  1. Klõpsake dialoogiboksis avamine otseteed Minu arvuti – või klõpsake väljal otsidaMinu arvutis.

  2. Draivid loendis paremklõpsake ketas, mis teie arvates võib andmebaasi ja seejärel klõpsake nuppu Otsi.

  3. Sisestage otsingukriteeriumid ja vajutage sisestusklahvi ENTER, et otsida andmebaas.

  4. Kui andmebaas on leitud, avage, topeltklõpsates seda dialoogiboksis Otsingutulemid .

    Kuna otsing käivitati dialoogiboksi avamine , klõpsake dialoogiboksi tühistada enne, kui andmebaas on avatud.

Saate avada otse andmefaili välise failivormingus (nt dBASE, Paradox, Microsoft Exchange'i või Excel). Saate avada ka otse mis tahes ODBC-andmeallikas, nt Microsoft SQL Server või Microsoft FoxPro. Access automaatselt loob andmefailina samas kaustas uue Accessi andmebaasi ja lisab lingid välise andmebaasi iga tabeli.

Lehe algusse

Uue andmebaasi kasutamise alustamine

Sõltuvalt kasutatavast mallist peate tehke ühte või mitut järgmistest uue andmebaasi kasutamise alustamine

  • Kui Accessis kuvatakse dialoogiboks sisselogimine tühi loend koos kasutajate, alustamiseks tehke järgmist:

    1. Klõpsake nuppu Uus kasutaja.

    2. Täitke vorm Kasutaja üksikasjad.

    3. Klõpsake nuppu Salvesta ja sule.

    4. Valige sisestatud kasutajanimi ja seejärel klõpsake nuppu Logi sisse.

  • Kui Access kuvab mõnda tühja andmelehe, hakake tippima andmed otse selle andmelehe või muid nuppe ja vahekaarte andmebaasi uurimiseks nuppu.

  • Kui Access kuvab lehe Alustamine , klõpsake selle lehe kohta andmebaasi linke või muid nuppe ja vahekaarte andmebaasi uurimiseks nuppu.

  • Kui Access kuvab teateribal Turbehoiatus teate ja usaldate malli allikat, klõpsake nuppu Luba sisu. Kui andmebaas nõuab sisselogimist, peate uuesti sisse logida.

Töölaua- ja veebiandmebaaside, samuti soovite alustada üks neist toimingud:

Lehe algusse

Tabeli lisamine

Klõpsake menüü Loo jaotises tabelid tööriistade abil saate lisada olemasolevasse andmebaasi uue tabeli.

Klõpsake menüü Loo jaotis tabel

Märkus.: Veebiandmebaasi, on saadaval jaotises tabelid ainult käsku Tabel .

Sõltumata sellest, millist vaadet käivitate, saate alati aktiveerite muu vaate Accessi akna olekuriba vaatenuppude abil.

Tühja tabeli loomine andmelehevaates    Andmelehevaates saate kohe andmete sisestamine ja Accessi koostada tabeli struktuuri taustal. Väljanimed määratakse numbritega (Väli1, väli2 jne) ning Access seab välja andmetüüp, sõltuvalt teie sisestatud andmete.

  1. Klõpsake menüü Loo jaotises tabelid nuppu Tabel Nupu pilt .

  2. Access loob tabeli ja seejärel viib kursori esimest tühja lahtrit veerus klõpsake nuppu Lisa .

  3. Andmete lisamiseks alustage tippimist esimest tühja lahtrit – või kleepige andmed mõnest muust allikast, nagu on kirjeldatud selle artikli.

    • Veeru (välja) ümbernimetamiseks topeltklõpsake veerupäist ja tippige uus nimi.

      Näpunäide.: Anda nii, et saate teada, mis sisaldab andmeid vaadata ilma iga välja tähenduslik nimi.

    • Veeru teisaldamiseks valige veerg veerupäist klõpsates ja seejärel lohistage see soovitud kohta. Saate valida mitu järjestikust veergu ja lohistage kõik uude asukohta koos.

      Oma tabelisse lisada veel välju, saate alustada tippimist andmelehevaates veerus klõpsake lisamiseks või Lisa & kustutamiseks klõpsake menüü väljad jaotises käskude abil saate lisada uusi välju.

Tabeli kujundusvaates alates loomine    Kujundusvaates, saate esmalt looma uue tabeli struktuuri. Seejärel saate kas aktiveerige andmelehevaade, et andmete sisestamine või mõne muu meetodi, kasutades näiteks vormi andmete sisestamine.

Tabelite veebiandmebaasis pole kujundusvaates.

  1. Klõpsake menüü Loo jaotises tabelid nuppu Tabel. Nupu pilt

  2. Iga välja tabelis, tippige veergu Välja nimi ja seejärel valige loendist Andmetüüp andmetüüp.

  3. Saate sisestada täiendavat teavet iga välja veerus Kirjeldus . Sisestatav kirjeldus kuvatakse olekuribal, kui järjepunkt on selle välja, ja seda kasutatakse mis tahes teie loodud lohistage väli paanilt Väljaloend vormi või aruande juhtelementide olekuriba teksti , ja kõik juhtelemendid, mis on loodud välja vormiviisardi või aruandeviisardi.

  4. Kui olete lisanud kõik teie väljad, salvestage tabel.

    • Klõpsake menüüs Fail nuppu Salvesta.

  5. Saate sisestada andmed tabelisse igal ajal – aktiveerige andmelehevaade, klõpsake esimest tühja lahtrit ja tippides. Saate kleepida andmed mõnest muust allikast, nagu on kirjeldatud järgmises jaotises.

Tabeli alusel SharePointi loendi loomine    SharePointi loendiga, saab andmete inimesed, kellel on juurdepääs. Lisaks loendi andmed on salvestatud serveris, mis pakub üldiselt parema kaitse andmekao kui lauaarvuti talletatud failid. Võite uue loendiga alustada või saab linkida olemasolevat loendit. Teil peab olema piisavaid õigusi SharePointi saidil, kus soovite luua loend; See võivad erineda saidi nii kontaktide jaoks oma SharePointi administraatoriga üksikasjad võimalusi.

See funktsioon pole saadaval veebiandmebaasi.

  1. Klõpsake menüü Loo jaotises Tabelid nuppu SharePointi loendid.

  2. Loendi malli abil saate luua standard SharePointi loendisse, nt kontaktid või sündmused.

    Samuti saate luua kohandatud loendi või linkida või importimine olemasolevast loendist. Klõpsake soovitud suvandit.

  3. Kui valite mõne loendi malli või luua kohandatud loendi, avab dialoogiboksi Uue loendi loomine juhendab teid läbi vastava protsessi. Kui valite Kasuta olemasolevat loendit, avab dialoogiboksi Välisandmete toomine aitavad teil.

Tabelite kohta leiate lisateavet artiklist Sissejuhatus tabelitesse.

Lehe algusse

Accessi tabeliväljade andmete mõnest muust allikast kleepimine

Kui teie andmed on salvestatud praegu mõnes muus programmis, nt Excel saate kopeerida ja kleepida Accessi tabeliväljade andmete. Üldiselt see toimib paremini, kui teie andmed on juba eraldatud veergudesse, kui need on Exceli töölehel. Kui teie andmed on Wordis töötlemise programmi, tuleks esmalt eraldi vahekaartidega, veerud või teisendada andmed tabelisse programmis word töötlemine ja seejärel kopeerige andmed. Kui teie andmeid vajab redigeerimist või muutmist (nt eraldab perekonnanimedeks eesnime ja perekonnanime), võite seda teha enne, kui kopeerite andmeid, eriti siis, kui te ei tunne Accessi.

Andmete kleepimisel tühja tabeli Accessi määrab vastavalt milliseid andmeid leiab iga välja andmetüübist. Näiteks kui kleebitud väli sisaldab ainult kuupäevaväärtusi, kasutab Access kuupäeva-/ kellaajaandmeid sellele väljale. Kui kleebitud väli sisaldab sõna "Jah" ja "ei", kasutab Access Jah/pole andmeid, tippige väljale.

Accessi nimed sõltuvalt sellest, mida see leiab kleebitud andmete esimese rea väljad. Kui esimese rea kleebitud andmed on samalaadne read, mille järgi, Access määrab esimese rea andmete osa on ja määrab väljadele üldised nimed (Väli1, väli2 jne). Kui esimese rea kleebitud andmed pole sarnane read, mille järgi, Access kasutab esimese rea väljanimede ja välja arvatud esimene rida tegelikke andmeid.

Kui Access määrab üldised nimed, peaksite väljad nii kiiresti kui võimalik, et vältida segadust ümber nimetada. Selleks tehke järgmist.

  1. Klõpsake menüü fail nuppu Salvesta tabeli salvestamiseks.

  2. Andmelehevaates, topeltklõpsake iga veerupäist ja tippige siis selle veeru nimi.

  3. Salvestage tabel uuesti.

Lehe algusse

Importimine või andmetele linkimine mõnest muust allikast

Andmed, mida olete kogunud mõnes muus programmis, mida soovite kasutada rakenduses Access võib olla. Võib-olla töötate inimestega, kes muud programmid saavad andmete talletamiseks ja soovite oma Accessi andmetega töötada. Või võib-olla teil on mitu erinevatest allikatest andmeid ja vajate "maandumine Valimisklahvistik", kus saate tuua need kõik koos põhjalikult analüüsida.

Accessi lihtne importida või linkida andmeid muudest programmidest. Saate tuua andmed Exceli töölehel, teise Accessi andmebaasi tabelist, SharePointi loendist või mis tahes mitmesuguseid muudest allikatest. Erinevate allikate korral on importimise protsess pisut erinev, kuid järgmised juhised aitavad teil alustada.

  1. Klõpsake menüü Välisandmed jaotises impordi & Link käsku kaudu imporditava faili tüüpi.

    Näiteks kui impordite andmed Exceli töölehel, klõpsake nuppu Excel. Kui te ei näe õiget tüüpi programmi, klõpsake nuppu rohkem.

    Märkus.: Kui te ei leia õiges vormingus tüüp klõpsake jaotises impordi & Link , peate käivitage programm, mille lõite algselt andmed ja seejärel programmi kasutada andmete salvestamine vormingus, mida Access toetab (nt eraldajatega tekstifail) , ja seejärel importimine või andmetele linkimine.

  2. Dialoogiboksi Välisandmete toomine nuppu, liikuge sirvides andmefailis või tippige andmefailis täielik tee väljale faili nimi .

  3. Klõpsake soovitud suvandit jaotises Määrake, kuidas ja kus soovite praeguses andmebaasis andmete talletamiseks. Uue tabeli loomine imporditud andmete abil või mis säilitab lingi andmeallikas lingitud tabeli loomine.

  4. Klõpsake nuppu OK.

    Sõltuvalt tehtud valikust, dialoogiboksi Lingi objektide või Objektide importimine dialoogiboks.

  5. Kasutage dialoogiboksi protsessi lõpuleviimiseks. Järgite täpne protseduur sõltub importimise või linkimise suvand, mille valisite.

  6. Viisardi viimasel lehel klõpsake nuppu Valmis.

    Kui otsustasite importida, Access küsib, kas soovite salvestada äsja lõpule viidud imporditoimingu üksikasjad.

  7. Kui arvate, et sooritate sama imporditoimingu hiljem uuesti, märkige ruut Salvesta imporditoimingudja sisestage üksikasjad.

    Seejärel hõlpsalt sisaldavasse imporditoimingu menüü Välisandmed jaotises importimine nuppu Salvestatud importimised , klõpsates soovitud ja seejärel klõpsata käsku Käivita.

  8. Kui te ei soovi toimingu üksikasjade salvestamiseks, klõpsake nuppu Sule.

Access impordib andmed uude tabelisse ja kuvab navigeerimispaani jaotises tabelid tabelit.

Lisateavet andmete importimine Accessi linkide kaudu leiate käesoleva artikli jaotisest Vt ka .

Lehe algusse

Järgmised toimingud

Ülejäänud kujundus protsess erineb sõltuvalt oma eesmärke, kuid tõenäoliselt soovite luua päringud, vormid, aruanded ja makrod. Selles artiklis teavet täiendavad andmebaasiobjektide loomise kohta.

Lisateavet leiate järgmistest artiklitest:

Lehe algusse

Arvutustabeli või muu programmi andmete importimine

Kui olete tuttav muude andmebaasi või arvutustabeli programmi, saate tõenäoliselt teate, kuidas töötavad need rakendused ja andmebaase, mida kasutatakse. Access erineb palju andmebaasirakendusi, mis võimaldab teil luua relatsiooniandmebaasid ja see täpsemaks erineb enamik arvutustabeli programme pakkudes tööriistad arendamise keerukate päringute, vormide ja aruannete. Accessis andmebaasi muudes programmides, nt SQL serveri töötamine peaaegu lõputult võimalusi.

Exceli töölehe importimine Accessi

Paljude inimeste hakata pärast Exceli loendi esimese koostamise Accessi uurimine. Excel on hea koht alustada loendi, kuid kui loend kasvab, muutub raskem korraldada ja ajakohastada. Loendi teisaldamine Accessi on tavaliselt järgmine loogiline samm.

Andmebaasi tabelisse sarnaneb struktuuris töölehel, et andmed on salvestatud read ja veerud. See on hõlbus töölehe andmebaasi tabelisse importida. Töölehel andmete talletamise ja selle andmebaasi talletamise peamine erinevus on andmete korraldamine. Lihtsalt importides terve töölehe andmebaasi uude tabelisse ei lahenda probleemid korraldamine ja andmete värskendamine eriti siis, kui teie tööleht sisaldab liigsete andmete. Nende probleemide lahendamiseks saate peab tükeldada arvutustabeli andmed eraldi tabelisse igaüht seotud andmeid sisaldav. Lisateavet selle kohta, kuidas oma tabeli andmete korraldamine, lugege artiklit andmebaasi kujundamise põhitõed.

Funktsioonide tabelianalüüsiviisard, mis aitab teil selle protsessi lõpuleviimiseks. Pärast oma andmeid importida tabeli, aitab viisard teil tabeli tükeldada eraldi tabelid, mis sisaldab andmeid, mida pole dubleeritud mõni muu tabel. Viisard loob ka vajalikud seosed tabelite vahel.

Lehe algusse

Exceli töölehe importimine uue andmebaasi tabelina

  1. Klõpsake menüü fail nuppu Uusja seejärel klõpsake nuppu Tühi andmebaas.

  2. Tippige uue andmebaasi nimi väljale Faili nimi ja seejärel klõpsake nuppu Loo.

    Uue andmebaasi avab ja Access loob uue tühja tabeli Tabel1.

  3. Sulgege Tabel1.

    Kui teilt küsitakse, kas soovite Tabel1 kujunduse muudatused salvestada, klõpsake nuppu ei.

  4. Klõpsake menüü Välisandmed jaotises impordi & lingi nuppu Excel. Nupu pilt

  5. Klõpsake dialoogiboksi Välisandmete toomine nuppu Sirvi.

  6. Otsige fail dialoogiboksis Faili avamine abil.

  7. Valige fail ja klõpsake seejärel nuppu Ava.

  8. Dialoogiboksi Välisandmete toomine veenduge, et valitud on suvand Impordi lähteandmed praeguse andmebaasi uude tabelisse .

  9. Klõpsake nuppu OK.

    Arvutustabeli impordiviisardi käivitab ja palub teil mõned küsimused, andmete kohta.

  10. Järgige juhiseid, klõpsake nuppu edasi või tagasi liikumiseks lehed. Viisardi viimasel lehel klõpsake nuppu Valmis.

    Märkus.: Access küsib, kas soovite salvestada äsja lõpule viidud imporditoimingu üksikasjad. Kui arvate, et sooritate sama imporditoimingu hiljem uuesti, klõpsake nuppu Jahja sisestage üksikasjad. Seejärel hõlpsalt sisaldavasse tulevikus selle toimingu, klõpsates nuppu Salvestatud importimised klõpsake menüü Välisandmed jaotises impordi . Kui te ei soovi toimingu üksikasjade salvestamiseks, klõpsake nuppu Sule.

Access impordib andmed uude tabelisse ja kuvab selle navigeerimispaanil Kõik tabelid jaotises.

Lehe algusse

Tabelianalüüsiviisard abil saate andmeid korraldada

Pärast andmete importimist Accessi tabelisse, saate tabelianalüüsiviisard liigsete andmete tuvastamiseks. Viisard pakub siis lihtne viis korraldada nii, et see oleks eraldi tabelisse andmeid hoida kõige tõhusam viis. Access säilitab algse tabeli varukoopiana ja seejärel loob uue tabeleid, mille abil saate oma andmebaasirakenduse alusena.

  1. Avage Accessi andmebaas, mis sisaldab analüüsitavat tabelit.

  2. Klõpsake menüü Andmebaasiriistad jaotises analüüsimine nuppu Analüüsi tabelit.

    Tabelianalüüsiviisard käivitatakse.

    Viisardi esimesed kaks lehekülge sisaldavad lühikese õpetuse – koos nupud, mida saate klõpsata näiteid. Kui te pole näha sissejuhatavad lehed, kuid selle asemel märkeruutu kuvada sissejuhatavad lehed?, märkige ruut ja seejärel klõpsake nuppu tagasi kaks korda, et näha Sissejuhatus. Kui te ei soovi sissejuhatav lehtede kuvamiseks uuesti pärast sissejuhatuse lugemist, võite tühjendada selle kuvada sissejuhatavad lehed? ruut.

  3. Klõpsake soovitud Milline tabel sisaldab välju, mille väärtused korduvad paljudes kirjetes? lehel, valige tabel, mida soovite analüüsida ja seejärel klõpsake nuppu edasi.

  4. Saate lasta viisardi otsustada, millised väljad avage tabelite või saate teha seda otsust ise. Kui järgite viisardi soovitused, saate siiski teha muudatusi tabeli paigutuse viisardi järgmisel lehel.

    Märkus.: Kui viisard otsustada, millised väljad, millised tabelid panna, oma valikuid ei pruugi alati olla vastav andmete, eriti siis, kui palju andmeid töötamiseks pole. Peaksite viisardi tulemid hoolikalt. Võib viisardi kõik õppeteemad tõhusam ettevõtte mõtlete, kui, nii et see on hea mõte vähemalt ühe korra proovida viisardi otsuseid. Kui teile ei meeldi, saate endiselt ümberkorraldamine väljad käsitsi ja saate alati nuppu tagasi ja korraldada kõik väljad ise.

  5. Klõpsake nuppu Edasi. Sellel lehel saate määrata, millised tabelid sisaldavad väljad. Kui valisite Las viisard otsustab, peaksite nägema mitme tabeli seose joontega. Muul juhul loob Access ainult ühte tabelit, mis sisaldab kõiki välju. Mõlemal juhul saate muuta selle lehe.

    • Saate lohistada väljad tabeli luua uus tabel, mis sisaldab nende väljade lehel tühja ala. Access palub teil tabeli nimi.

    • Saate lohistada välju ühest tabelist teise tabeli kui arvate, et need säilitatakse tõhusamalt seal.

    • Enamik tabelite antakse ID või loodud kordumatu ID välja. Lisateavet ID väljad klõpsake paremas ülanurgas viisardi näpunäited .

    • Muudatuste tagasivõtmiseks klõpsake nuppu Võta tagasi .

    • Tabeli ümbernimetamiseks topeltklõpsake selle tiitliriba, tippige uus nimi ja seejärel klõpsake nuppu OK.

  6. Kui teil on korraldatud väljad soovitud viisil, et need, klõpsake nuppu edasi.

  7. Kui viisard leiab kirjed, mis on väga sarnased väärtused, see tuvastatakse need väärtused kui võimalikud kirjavead ja kuvatakse ekraan, kus saate kinnitada, mida teha nende kohta. Sirvige otsida mis tahes, millel on väärtused veerus parandus ning valige seejärel rippmenüü loendist vastav üksus. Valige (jätke-on) säilitada viisardi tehtud muudatusi väärtus. Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu edasi.

  8. Viisardis küsitakse, kas soovite luua päring, mis sarnaneb teie algne tabel. Kui olete juba loonud vorme ja aruandeid, mis põhinevad algse tabeli, sellise päringu loomine on hea mõte. Kui valite Jah, looge päring, viisard nimetab algse tabeli lõppu "_VANA" nime ja seejärel nimed, kasutades algse tabeli nimi uue päringu. Vorme ja aruandeid, mis põhinevad tabeli kohe kasutada oma andmete jaoks päringut ja töötamise nagu enne.

  9. Klõpsake nuppu Valmis.

    Viisard loob uued tabelid nagu määratud ja seejärel avab need. Sulgege neid, kui olete lõpetanud, kontrollimise tulemused.

Lehe algusse

Andmeid muudest programmidest

Access 2010 pakub funktsioone töötamiseks andmeid, mis on talletatud muudes programmides.

Uue Accessi andmebaasi loomine lingitud andmete mõnes muus failivormingus    Accessi abil saate faili avada mõnes muus failivormingus, näiteks teksti, dBASE või arvutustabeli. Access loob Accessi andmebaasi automaatselt ja lingid faili teie eest.

  1. Käivitage Access.

  2. Klõpsake menüü Fail nuppu Ava.

  3. Klõpsake dialoogiboksis avamine fail, mille soovite avada, klõpsake loendis tüüp. Kui te pole kindel, et faili tüüp, klõpsake kõik failid (*. *).

  4. Kui vaja, otsige sirvides üles kaust, kus fail, mille soovite avada. Kui te faili üles leidnud, topeltklõpsake seda avamiseks.

  5. Järgige viisardis kuvatavaid juhiseid. Viisardi viimasel lehel klõpsake nuppu Valmis.

Olemasoleva Accessi andmebaasi andmete importimine või linkimine    Saate teha importida andmed muudest allikatest ja programmid Accessi tabelid nii, et andmed sisalduvad Accessi fail või linkida saab andmete Accessist nii, et andmed jäävad algse faili (väljaspool Accessi fail).

  1. Klõpsake menüü Välisandmed jaotises impordi & Link , kus andmed on salvestatud vorming.

    Saate importida või linkida andmeid järgmistest allikatest:

    • Excel    Töölehe või nimega vahemiku Exceli töövihikus saate tuua andmeid. Iga töölehe või nimega vahemiku olla imporditud või lingitud eraldi.

    • Juurdepääs    See on väga käepärane oma protsess eraldab oma andmeid, luua tükeldatud andmebaasi. Saate kasutada ühe andmebaasi sisaldavad kõik teie vormid, aruanded ja makrod ja hoida oma andmed mõnda muusse andmebaasi. Seejärel saate arendada täiustused kellelegi töö katkestamata. Samuti saate ühendada andmeid paljude erinevate Accessi andmebaasidega ühe, hõlbustades summeeritavaid andmeid üle osakondade või äripartnerite vahel.

    • ODBC-andmebaas    Paljud programmid toetavad selles vormingus, sh palju andmebaasi serveri tooted. See aitab luua "maandumine Valimisklahvistik" andmebaaside, kus teil omavahel kombineerida erinevate süsteemide andmeid.

    • Tekstifail    Saate luua ühenduse lihtne tekstifail ja saate kasutada ka Accessi faili sisu muutmiseks. See aitab lihtsustamiseks mitmed programmide kasutamine Accessi andmeid.

    • XML-fail    Selles vormingus, mida pakub mitmesuguseid muudes programmides, sh mõned web serverid ühilduvuse.

    • SharePointi loend    See muudab teie andmete kasutuskõlblikud veebibrauseris standard nii SharePointi loendi kasutamiseks.

    • Andmeteenused    Saate luua ühenduse andmete veebiteenused teie ettevõtte sees.

    • HTML-dokument    

    • Outlooki kaust    Saate luua ühenduse Outlooki kaustade, et teil hõlpsam integreerida kontaktteabe andmete ülejäänud.

    • dBase-fail    dBase on populaarsed alternatiivne andmebaasi süsteem, mida Access toetab

      Kuvatakse dialoogiboks Välisandmete toomine .

  2. Järgige dialoogiboksis.

    Juurdepääs on importida või linkida andmeid oma andmebaasi. Enamiku vormingute korral peate olevate andmete asukoha määramine ja seejärel valige soovitud andmete andmebaasis hoidmise.

Lehe algusse

Varasema versiooni andmebaasi kasutamine Accessi mitmes versioonis

Kui teie Accessi andmebaas või projekt on loodud Access 2000 või uuemat versiooni, saate kasutada andmebaasi või projekti Accessi versioon on loodud või mõni uuem versioon – ka siis, kui fail on turvatud. Näiteks saab failid Access 2000, Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 ja Access 2010.

Teil võib olla olukorda, kus soovite oma andmeid hoida Accessi varasemat versiooni, kuid teil on kasutajate Accessi uuema versiooniga, mida soovite linkida andmeid, kuid ikka ära mõne uuema versiooni funktsioone. Lahendus on luua uus "eesandmebaasi" uuem versioon (sisaldab vormid, aruanded, päringud, makrod, kuid mitte tabeleid) ja linkida selle tabelite varasema versiooni faili. Kasutage ühte järgmistest toimingutest, olenevalt sellest, kas andmebaasi on toodud ühe faili või juba mõne ees-/tagarakendusjaotatud.

Kasutage Accessi andmebaasifail Accessi mitmes versioonis

Kõigi tabelite, vormide ja muude objektide varasema versiooni Accessi andmebaasi sisalduvad ühte faili, kui soovite andmebaasi kasutamine Accessi mitmes versioonis, saate luua uue eesandmebaasi uuemas versioonis ja linkida selle algse faili. Kasutajatele, kellel on Accessi varasemat versiooni saavad ikka kasutada algse andmebaasi. Kasutajatele, kellel on uuema versiooni abil saate uue eesandmebaasi samade andmete linkimine. Kui teil on vaja mitme versiooni Access mahutamiseks saate luua mitu ees versiooni.

Lehe algusse

Samm 1: Olemasoleva andmebaasi kopeerimiseks ja salvestage see uude vormingusse

Järgmiste toimingute abil saate andmebaasi teisendamine viimase vormingutes: Access 2000, Access 2002 – 2003 või Access 2007. See käsk säilitab algse andmebaasi algvormingus ja loob teie määratud vormingus koopia.

  1. Sulgege Access fail. Kui fail on serveris või ühiskaustas asuva kasutajaga Accessi andmebaasi, veenduge, et keegi teine on avatud.

  2. Käivitage Access 2010.

  3. Klõpsake menüü Fail nuppu Ava.

  4. Otsige sirvides failini, mida soovite teisendada, ja topeltklõpsake seda avamiseks.

    Kui kuvatakse dialoogiboks Andmebaasi täiustamine , küsib, kas soovite andmebaasi, klõpsake nuppu ei.

  5. Kui vormi avab andmebaasi käivitamisel, sulgege vorm.

  6. Klõpsake menüü fail käsku Salvesta andmebaas nimega.

  7. Tippige dialoogiboksi Nimega salvestamine uue andmebaasi nimi.

    Märkus.: Kui salvestate on uue andmebaasi asukoht on muutunud, selle nimi peab olema erineb algse andmebaasi. Mõlemal juhul on tavaliselt parim kasutage mõnda muud nime nii, et saate hõlpsasti eristada eesandmebaasi ja selle Tagaandmebaasi. Juhul, kui teisendate Access 2007 vormingusse, failinimelaiend muutub mdb .accdb, nii, et saate kasutada sama nime.

  8. Klõpsake nuppu Salvesta.

Lehe algusse

Samm 2: Kopeeri andmebaasi tükeldamine ja kasutada algse faili selle Tagaandmebaasi

Teisendatud andmebaasi tükeldamine, kasutades järgmist:

  • Klõpsake menüü Andmebaasiriistad jaotises Teisalda andmed nuppu Accessi andmebaas. Nupu pilt

  • Klõpsake dialoogiboksis Andmebaasi tükeldiTükelda andmebaas.

    Kui soovite, kuid võite ka lihtsalt uuesti luua koopia algse andmebaasi abil saate teha varukoopia.

  • Tippige soovitud Tagaandmebaasi nimi ja klõpsake nuppu Tükelda.

Lehe algusse

Samm 3: Ühendamine uue ees algse andmebaasi

  1. Tagaandmebaasi loodud andmebaasi tükeldi tööriista kustutamine – Olge ettevaatlik, et kustutada algse andmebaasi.

  2. Link uus eesandmebaas algse andmebaasi tabelitega: klõpsake menüü Välisandmed jaotises impordi & lingi nuppu Lingitud tabelite haldur. Nupu pilt

  3. Klõpsake nuppu Vali kõikja seejärel märkige ruut Küsi alati uude asukohta .

  4. Klõpsake nuppu OK, liikuge sirvides varasema versiooni andmebaasi ja seejärel topeltklõpsake seda.

    Kui kõik hästi läheb, Access kuvab teate, et kõik valitud lingitud tabelid värskendati.

Nüüd saate täiustada uue eesandmebaasi uute funktsioonide tugi kasutajad, kellel on juurdepääs uuemad versioonid. Kasutajad, kellel on varasemates versioonides saate jätkata selle varasema versiooniga loodud andmebaasi.

Lehe algusse

Ees-hinnaga/tagaandmebaas rakenduse kasutamine Accessi mitmes versioonis

Kui teie Accessi andmebaas on juba mõne ees-/tagarakendus, saate esiosa uude failivormingusse teisendada. Muudatusi on vaja soovitud Tagaandmebaasi.

Järgnevalt näidatakse, kuidas kasutada käsku Salvesta andmebaas nimega eesandmebaasi teisendamiseks viimase vormingutes mõni: Access 2000, Access 2002 – 2003 või Access 2007. See käsk säilitab algse andmebaasi algvormingus ja loob teie määratud vormingus koopia.

  1. Sulgege eesandmebaas. Kui fail on serveris või ühiskaustas asuva kasutajaga Accessi andmebaasi, veenduge, et keegi teine on avatud.

  2. Käivitage Access 2010.

  3. Klõpsake menüü Fail nuppu Ava.

  4. Otsige sirvides eesandmebaasi ja seejärel topeltklõpsake selle avamiseks.

    Kui kuvatakse dialoogiboks Andmebaasi täiustamine , küsib, kas soovite andmebaasi, klõpsake nuppu ei.

  5. Kui vorm kuvatakse andmebaasi avamisel, sulgege vorm.

  6. Klõpsake menüü fail käsku Salvesta andmebaas nimega.

  7. Tippige dialoogiboksi Nimega salvestamine uue andmebaasi nimi.

  8. Klõpsake nuppu Salvesta.

Nüüd saate täiustada uue eesandmebaasi funktsioonidega.

Lehe algusse

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×