Outlooki kalender on täielikult integreeritud e-posti, kontaktide ja muude funktsioonidega. Tänu integratsioonile on kalender Outlooki üks populaarsematest funktsioonidest. Selles artiklis juhendame teid kalendri mitmesuguste funktsioonide kasutamisel. Lisaks tutvustame teile kalendri täiustusi, mis on suunatud kasutuse süsteemsemaks muutmisele.
Märkus.: Outlook 2007 uuemates hoolduspakettides lisati palju kalendritäiustusi. Kuigi Outlook 2007, 2010 ja 2013 toe elutsükkel on lõppenud, on paljud varasemad parandused endiselt saadaval nii Outlook 2016 kui ka uuemates versioonides.
Juhi/delegaadi stsenaariumis töötamine
Kui asutuses on lubatud, siis konfigureerige Outlook Exchange'i postkastiga ühendust looma Exchange'i vahemälurežiimi abil. See tagab parima jõudluse.
Rakenduste Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, Outlook for iOS, Outlook for Android ja Microsoft Outlook for Mac uuemates versioonides on delegaadifunktsioonile palju täiustusi. Lisateavet nende versioonide kohta leiate artiklist:
Outlooki volitatud esindaja funktsioon Microsoft Outlooki ja Entourage'i segaversioonides
Uute mudelite ühiskasutusstsenaariumide (REST) puhul on soovitatav volitatud esindajate õiguste kohandamise asemel kasutada lihtsustatud õigusetasemeid (saab redigeerida, vaadata tiitleid ja asukohti jne). Uue mudeli ühiskasutus ei toeta kohandatud õigusetasemeid ja need võivad põhjustada ootamatuid tulemeid.
Delegaatide arvu piiramine
Lisatavate delegaatide arv pole Outlookis piiratud. Soovitame siiski toimetaja õigused anda ainult ühele (1) delegaadile. Nii saate välja selgitada, millal ja kuidas koosolekut töödeldi. Arvestades, et delegaat võib teie andmetele juurdepääsuks kasutada mitut seadet, ja kui teil on mitu toimetaja õigustega delegaati, siis on keeruline välja selgitada, miks on mõni koosolek kadunud või vale kuupäevaga.
Ka siis, kui annate toimetaja õigused ainult ühele delegaadile, vältige läbivaataja või kaasautori õiguste andmist paljudele delegaatidele. Seda põhjusel, et suure arvu delegaatide lisamisel võivad muud ressursid otsa saada. Näiteks võib täis saada reegliandmete mahupiirang. Delegaadi lisamisel toimub mitmesuguseid muudatusi.
-
Outlook rakendab asjakohastele kaustadele määratud õigused.
-
Active Directory atribuudis PublicDelegates lisatakse delegaadile teiste nimel saatmise õigused.
-
Outlook lisab delegaadi juhi postkasti edasisaatmisreeglisse. Sellele vastavalt saadetakse koosolekukutsed delegaadile edasi.
-
Outlook salvestab juhi postkastis täiendavat delegaaditeavet.
Kõigil neil komponendialadel võivad olla erinevad piirangud. Piirangute täitumine võib mõjutada jõudlust ja stabiilsust.
Märkused.
-
Toote arendamise ja testimise käigus kasutas Microsoft kuni nelja (4) delegaati. Delegaate kasutati ainult Outlookis. Testimisel ei kasutatud seadmeid.
-
Kui toimetaja õigustega delegaat tuleb ajutiselt või püsivalt asendada, siis muutke õiguste tase toimetaja tasemeks läbivaatja või pole. Seejärel määrake toimetaja õigused uuele või asendusdelegaadile.
Korduvate koosolekutega töötamine
Lõppkuupäevade määramine ja toimumiskordade piiramine
Outlookis on hõlbus plaanida koosolekuid, millel on mitu regulaarset toimumiskorda. Soovitame alati määrata lõppkuupäev ja piirata kordussarja kindla toimumiskordade arvuga. Tõenäoliselt tuleb korduvaid koosolekuid varem või hiljem muuta. Näiteks osalejaid üksikule sündmusele lisada või sealt eemaldada või puhkepäevade või ettenägematute asjaolude tõttu koosoleku asukohta või aega muuta. Outlook salvestab kõik need kordumatud muudatused koosoleku erandina. Kui koosolekul on väga palju erandeid, siis on tagajärjeks koosolekusari, mida on keeruline hallata. Lisaks võib see põhjustada ootamatut käitumist. Kui olemasolev koosolekute sari lõppeb, saate alati luua uue koosolekute sarja. Kui plaanite toimumiskordade arvu, siis võtke arvesse nende sagedust. Aasta jooksul kaks korda nädalas toimuval koosolekul on umbes 90 toimumiskorda rohkem kui sama perioodi kord kuus toimuval koosolekul.
Korduva koosoleku lõpetamine enne algset lõppkuupäeva
Kuigi saate korduva koosoleku tühistada, siis oleks parem muuta sarja lõppkuupäeva. Nii säilib teil ja osalejatel teave juba toimunud koosolekute kohta. Kui tühistate korduva koosoleku, siis läheb ajalugu kaotsi. Parimaks lahenduseks on määrata uus lõppkuupäev ja saata kõigile osalejatele värskendus. Nii lõpetatakse koosolekusari varem, kuid kõigi eelnevate koosolekute andmed jäävad alles.
Märkused:
-
Kui lõpetate koosolekusarja varem, siis korduva koosolekuga seotud erandid lähevad kaotsi. Lisateavet erandite kohta leiate ülal pool olevast peatükist „Lõppkuupäevade määramine ja toimumiskordade piiramine“.
-
See hea tava kehtib ka siis, kui peate muutma olemasoleva koosolekusarja teemat. Lõpetage koosolekusari varakult ja looge uus korduv koosolek mõne muu teema abil.
Lisateavet sarja kõigi tulevaste koosolekute tühistamise kohta leiate artiklist Sarja kõigi tulevaste koosolekute tühistamine
Korraldaja muutmine
Outlookis ei saa koosoleku korraldajat muuta. Korduva koosoleku korraldaja muutmiseks lõpetage korduv koosolek. Selleks määrake varasem lõpuaeg ja saatke kõigile osalejatele värskendus. Kui see toiming on tehtud, peab uus korraldaja looma uue korduva koosoleku.
Lisateavet varasema lõppkuupäeva määramise kohta leiate artiklist Koosoleku tühistamine
Korduva koosoleku kaudu manuste jagamisest hoidumine
Manused teevad koosoleku erandid veelgi keerulisemaks. Iga erand sisaldab manuse oma koopiat. Korduva koosoleku erandite lisandumisel luuakse manustest uued koopiad. Kui muudate ühte manusekomplekti, siis need muudatused ei kajastu muudes erandites. Kui soovite, et kõigil osalejatel oleks iga koosoleku jaoks kõige uuem muudatuste koopia, on võimaluse korral soovitatav salvestada manused SharePointi või OneDrive'i ja jagada neid lingiga.
Märkus.: Autonoomsetele mitte-korduvatele koosolekutele manuste lisamise ja eemaldamise toimingud on täielikult toetatud.
Kõikide koosolekukutsete ja tühistamiste töötlemine
Kuigi saate koosolekukutse kustutada otse kaustas Sisse, tuleks koosolekukutse õigeks töötlemiseks sellega nõustuda või sellest keelduda. Koosoleku tühistamiseks kaustast Sisse kasutage alati käsku Eemalda kalendrist. Ärge töödelge koosolekuid otse kalendrimoodulis.
Koosoleku kopeerimise vältimine
Outlook eemaldab automaatselt kõik kopeeritud ja algse koosoleku vahelised lingid. See aitab vastuolusid ära hoida. Outlooki uuemates versioonides lisatakse teemasse tekst „Koopia:“. Sel viisil on lihtsam tuvastada koosoleku koopiaid.
Alates Outlooki versioonist 2311 ei toetata enam koosolekute kopeerimist. See on tahtlik muudatus, mis takistab koosolekute kopeerimist. Kopeeritud koosolekutega seotud toimingute tagajärjed võivad olla ootamatud, mistõttu soovitame koosolekute kopeerimist vältida. See on olnud pikaajaline dokumenteeritud parim tava. Ootamatute tulemuste piiramiseks on Outlooki meeskond rakendanud koosolekute kopeerimise blokeerimise.
Lisateavet viimatise koosolekute kopeerimise blokeerimise värskenduse kohta leiate järgmistest teemadest.
Outlook blokeerib koosolekute kopeerimise tekstiga "Koosolekute kopeerimine pole toetatud".
Koosolekukutsete edasisaatmine
Kui kasutate Outlook 2010 või uuemat versiooni ja olete koosolekul osaleja, saate koosolekukutse edasi saata teisele isikule, kes kasutab Outlook 2010 või uuemat versiooni, millel on koosoleku edasisaatmise teatise funktsioon. Kui kasutate Outlook 2010 või uuemat versiooni koosolekukutse edasisaatmiseks kellelegi, kes polnud algselt koosolekule kutsutud, saadab Outlook koosoleku korraldajale koosolekukutse edasisaatmise teatise. Kui korraldaja saab koosoleku teatise, lisatakse uus osaleja korraldaja koosolekul.Kui korraldaja saab koosoleku teatise, lisatakse uus osaleja korraldaja koosolekule. Kui olemasolevatel osalejatel on tarvis teada, et koosolekule lisati täiendav osaleja, peab korraldaja koosoleku avama ja saatma kõigile osalejatele koosoleku värskenduse.
Märkus.: Kui soovite kedagi koosolekust teavitada, kuid neid mitte kutsuda, lohistage koosolekukutse oma kalendrist ikoonile E-post Outlooki vasakus allservas. Avatakse koosoleku teabega meilisõnum, mille saate kellelegi saata. Pange tähele, et selle meilisõnumiga ei lisata koosolekule adressaate ning see sisaldab vaid koosolekuteavet (nt kuupäev, kellaaeg, teema ja päevakord).
Microsoft Exchange'i kasutajad
Rakenduses Microsoft Exchange Server 2007 võeti kalendriabilise funktsiooni osana kasutusele koosoleku edasisaatmise teatis. Kui kasutate asutuses Exchange serveri postkastiga ühendamiseks Outlooki, siis võidakse koosoleku edasisaatmise teatisele rakendada Exchange'i sätteid, kui Exchange'i administraator on need konfigureerinud. Näiteks võib Exchange'i administraator takistada koosoleku edasisaatmise teatiste saatmist kaugdomeenidesse.
Soovitame üldiselt osalejatel koosolekut mitte edasi saata, kui nad pole korraldajaga samas Exchange'i kasutavas asutuses, v.a kui järgmised tingimused on täidetud:
-
osaleja kasutab Microsoft Outlook 2010 või uuemat versiooni;
-
osaleja Exchange'i administraator lubab koosoleku edasisaatmise kutsete saatmist kaugdomeenidesse;
-
korraldaja kasutab Microsoft Outlooki klientrakendust.
Kui osaleja kasutab Exchange'ist erinevat meilisüsteemi, siis soovitame üldiselt koosolekuid mitte edasi saata, v.a kui kõik järgmised tingimused on täidetud:
-
osaleja kasutab Microsoft Outlook 2010 või uuemat versiooni;
-
korraldaja kasutab Microsoft Outlooki klientrakendust.
Kui korraldaja mingil põhjusel koosoleku edasisaatmise teatist ei saa, ei lisata koosolekul osalejaid korraldaja koosolekule. Kui korraldaja muudab koosolekut ja saadab värskenduse, saadetakse värskendus ainult algselt kutsutud osalejatele. Osalejad, kes said koosoleku edasi saadetud kutse varem, värskendust ei saa.
Kui teil pole võimalik ülal nimetatud piirangute tõttu koosolekukutseid edasi saata, on parim lahendus lihtsalt paluda koosoleku korraldajal soovitud osalejad lisada. Kui te pole kindel, et nii teie kui osalejate süsteemid vastavad ülal nimetatud tingimustele, tuleks paluda koosoleku korraldajal soovitud osalejad lisada.
Märkus.: Outlooki delegaadid ei saa koosoleku edasisaatmise teatisi.
Lisasoovitused Microsoft Exchange'i kasutajatele
Kalendriga ühendatud seadmete haldamine
Veenduge, et kõikidesse kalendriga ühendatud seadmetesse oleks installitud uusimad värskendused. Osa seadmeid kasutab kalendri ja muude kaustade sünkroonimiseks Exchange ActiveSynci. Nende seadmete hulka kuuluvad Outlook iOS-i jaoks, Outlook Androidi jaoks, Apple iOS-i ja Androidi seadmed. Research In Motioni (RIM) BlackBerry ja muud seadmed saavad ka kalendriga sünkroonida.
Lisateavet teadaolevate probleemide kohta leiate teemast Praegused probleemid Microsofti Exchange ActiveSync ja muude tootjate seadmetega.
Märkus.: Teatud juhtudel võivad mitu Outlooki klientrakendust ja seadet muuta üksusi samal ajal ja see võib põhjustada konflikte. Ohu vähendamiseks ärge töödelge sama üksust kahes või rohkemas klientrakenduses või seadmes suhteliselt lühikese ajavahemiku jooksul.
Outlookiga integreeritud lisandmoodulite haldamine
Enamik, kui mitte kõik, Outlooki lisandmooduleid kasutavad Outlooki andmeid. Lisandmoodul võib muuta Outlooki üksust samal ajal, kui teie redigeerite seda, kas Outlookis või muus seadmes. See võib põhjustada konflikte. Selle ohu minimeerimiseks installige kindlasti Outlookiga integreeritud lisandmoodulite ja programmide uusimad värskendused. Desinstallige või keelake kõik programmid ja lisandmoodulid, mida te ei kasuta või mille integreerimist Outlookiga te ei vaja.
Märkus.: Teatud juhtudel võivad mitu Outlooki klientrakendust ja seadet muuta üksusi samal ajal ja see võib põhjustada konflikte. Ohu vähendamiseks ärge töödelge sama üksust kahes või rohkemas klientrakenduses või seadmes suhteliselt lühikese ajavahemiku jooksul.
Lisateave
Microsofti tugi- ja taasteteenuste abiline
Teave Outlooki kalendri kontrollimise tööriista (CalCheck) kohta
