Outlooki head tavad: Kirjutage suurepärane meilisõnum

Outlooki head tavad: Kirjutage suurepärane meilisõnum

Selle artikli teemad

DOS

Keelud

Leviloendite ja kontaktide rühmade kasutamine (DLs)

Tekstisiseste kommentaaride kasutamine

Millal kasutada salakoopiat?

Puhkuse ettevalmistamine

DOS

Järgmised reeglid aitavad teie meilisõnumid professionaalsed ja saavad teie sõnumit üle vaadata.

  1. Lugege oma sõnum enne saatmist läbi.

  2. Valige kirjeldav ja tegevusele suunatud teema. Näiteks: "Mänedžerid: palume saata tahvlile taganemise kuupäevad" sisaldab nii rühma nime kui ka toimingut, et adressaadid saaksid kiiresti teada, mida nad peavad tegema. Muud kasulikud prefiksid sisaldavad "FYI:" ja "nõutud toiming".

  3. Kui toiming on nõutav, märkida teema reale soovitud objekt.

  4. Kui vestluse sisu muutub, muutke sõnumi teemat.

  5. Sõnumid olgu lühikesed ja asjakohased.

  6. Korraldage oma sõnumi sisu kõige tähtsamast vähemalt.

  7. Kaaluge olulise teabe paksust .

  8. Asetage üksused või küsimused eraldi ridadele , nii et need paistavad silmast väljas ja märkate seda.

  9. Julged inimeste nimed, kui küsid küsimusi. Näiteks: "Ryan: mis on projekti olek?" Kui kasutate rakendust Outlook 2016 koos Office 365, kaaluge @Mentions kasutamist.

  10. Piirake nende inimeste arvu , kellele soovite sõnumi saata, ja neile, kellel on vaja seda lugeda.

    • Asetage inimesed, keda tuleb real koopia teavitada.

    • Asetage inimesed, kes peavad reale Adressaat vastama või tegutsema.

  11. Kasutage vajaduse korral signatuuri , kuid hoidke oma signatuuri lihtne, lühike, professionaalne ja võimalusel ilma piltideta.

  12. Kui soovid kohest vastust, ära saada meili. Helista või Saada kiirsõnumi.

  13. Kui olete e-posti vestluses, millel on üle 10 sõnumi , kaaluge selle lahendamiseks koosoleku kokkukutsumist või häälestamist. Keerukate probleemide lahendamiseks pole meilisõnum alati tõhus vahend.

  14. Kinnitage põhjalikumat vastust nõudvate sõnumite puhul, et tegelete asjaga. Kui teil pole praegu aega täieliku vastuse koostamiseks, andke saatjale teada, et tegelete küsimusega ja vastate kindlaks kellaajaks või kuupäevaks. Märgistage sõnum, et tuletada endale meelde, et vastata hiljem.

  15. Kasuta suurt tähtsust ( High Importance icon in Outlook ) säästlikult.

    Märkus.: Isegi juhul, kui olete seadistanud viivitatud saatmise reegli, on kõrge tähtsusega sõnumi märkimine selle koheseks saatmiseks.

  16. Kui esitate küsimuse ja teil on mitu inimest, kes võivad vastata, Valige ainult üks inimene , mitte saada oma küsimus rühmale.

Heade meilisõnumite kirjutamise võti on teie adressaatidele kaastundlik.

Järeltegevus: saatmisel lipuga märkimine

Kui saadate sõnumi kellelegi, kellelt vajate vastust, tehke järgmist.

  1. Märgistage see endale saatmiseks.

  2. Valige ülesande ribal oleva lipuga märgitud tööülesande nimi, et alustada järeltegevusega.

  3. Märkige see kategooriaga @Ootel.

Kui olete need kolm toimingut teinud, siis teate, et järgmiseks toiminguks on teise sõnumi saatmine või vastuse otsimine.

Näpunäide    Endale meenutamine, et tuleb teine sõnum saata, on sageli tulemuslikum kui sõnumi adressaadile lipuga märkimine. Kui lubate sõnumis midagi teha, märkige see enda jaoks lipuga, et teil oleks ülesanderibal meeldetuletuseks vastav ülesanne.

Lehe algusesse

Keelud

  1. Ärge kasutage kirjaplanki.

  2. Ärge lisage oma haldurit igasse saadetava sõnumisse.

  3. Ära saada sõnumit, kui oled vihane. Parem kirjutage see valmis, salvestage mustandite kausta ja tegelege sellega hiljem uuesti.

  4. Ärge oodake pikkade sõnumite saatmisel kiiret reageerimist (rohkem kui kaks lõiku).

  5. Ära saada järeltegevuse sõnumit vähem kui päeva pärast esimest sõnumit. Kui te ei kuule õigel ajal tagasi, proovige kasutada telefoni või kiirsõnumside.

  6. Ärge kasutage iga saadetava sõnumi puhul lugemisteatist ega kohaletoimetamisega saadud kviitungeid. Kasutage neid ainult siis, kui te pole kindel, kas adressaadid saavad sõnumi kätte.

  7. Ärge manustage lippudele või suurt tähtsust High Importance icon in Outlook igale saadetava sõnumile. Teie adressaadid hakkavad neid sellisel juhul lihtsalt ignoreerima.

  8. Ärge kasutage kõiki suurtähti.

  9. Ära saada manuseid — selle asemel saate linke saata.

  10. Ärge laiendage leviloendit ega kontaktirühma. Leviloendite laiendamine muudab sõnumite lugemise keerulisemaks ja laseb neil minna valedesse meilisõnumite kaustadesse.

  11. Ära Kasuta sarkasmi. Sinu huumorit võib valesti mõista.

  12. Ärge Kirjutage midagi, mida te ei soovi, et kõik teie ettevõttes loevad. Te ei tea kunagi, kus meilisõnum võib lõppeda.

  13. Ärge kasutage Kaldkiri-või väga kunstiliseid fonte, mida on raske lugeda.

  14. Ärge kasutage punaseid fonte, sest neid on raske lugeda ja seda saab tõlgendada kriitilisena.

  15. Ära saada vastust kõigile leviloendile või kontaktirühmale, mis palub eemaldada. Mitte kunagi.

Lehe algusesse

Kontaktide rühmade ja leviloendite reeglid (DLs)

  • Kui vastate suurele kontaktirühmale, järgige kõiki e-posti DOS-i ja-keelud.

  • Kui vajate ühest isikust lisateavet või uurite küsimust eraldi, vastake kogu leviloendile, et anda kõigile teada, et te vastate ja seejärel vastake üksikule isikule eraldi. Kindlasti vastake leviloendile pärast probleemi lahendamist lahendusega.Seda tehes võimaldab see, et eraldusvõime viitaks teistele leviloendis olevatele inimestele.

Ümbersuunamine

Kui keegi saadab sõnumi leviloendile, mille liige te olete, ja sõnum oleks paremini vastanud kellegi teise või mõne muu leviloendi jaoks, tehke järgmist.

  1. Vastake õige leviloendi või isiku reale Adressaat .

  2. Vastake õigele leviloendile või inimesele saadetud vastustele .

  3. Ärge pange reale Salakoopia algset leviloendit , kuna teie sõnumit ei filtreerita teiste inimeste reeglite järgi. Pigem jätke leviloend reale Adressaat või koopia .

Kuidas eemaldada DL

Kui saadate leviloendist meilisõnumeid, mida te ei soovi teha, saatke sõnum oma võrguadministraatorile või leviloendi omanikule ja paluge see eemaldada. Ärge vastake kogu leviloendile. DL-loendi omaniku leidmiseks topeltklõpsake leviloendi nime.

Lehe algusesse

Tekstisiseste kommentaaride kasutamine

Teile saadetavate meilisõnumite tekstisiseste kommentaaride lisamine on mugav viis küsimustele vastamiseks ja otse probleemidele vastamiseks. Peetakse parimaks tavaks teha järgmist.

  1. Mainige oma sõnumis, et kommenteerite teksti sees. Näiteks: „Vaadake allpool täiendavaid kommentaare.“

  2. Eristage oma tekst algsest sõnumist. Seda saab teha näiteks järgmisel viisil.

    • Fondi värvi muutmine

    • Enne sulgudes olevate nimede või lühendite (nt [Melissa], [MM]

    • Fondi muutmine kursiivkirjas või paksuks või mõlemaks

  3. Ära kustuta midagi, mida sa ei kirjutanud.

Pilt

Lehe algusesse

Millal kasutada salakoopiat?

Funktsiooni Salakoopia abil saate inimesi meilisõnumist eemaldada, kui olete seisukohal, et nad ei vaja enam lisameilisõnumeid või kui vestluse teema on muutunud.

Kui olete näiteks üks viiest inimesest, kellele kuvatakse küsimus ja soovite sellele vastata, teisaldage ülejäänud neli inimest Salakoopia reale ja nimetage midagi sellist "Bcc'ing Joe, Jeff, James ja Jennifer. Siin on vastus... " Tulevased sõnumid jäävad siis teie ja algse saatja vahele.

Ärge kasutage Salakoopia , et lasta kolmandal isikul (nt juhatajal) teada saada tundliku sõnumi kohta. Salakoopia adressaat ei pruugi mõista, et ta on saanud Salakoopia ja võib kõigile vastata, kui ta on saanud Salakoopia. See võib kohata nii alatut käitumist teie osas.

Selle asemel, et kasutada Salakoopia kolmanda osapoole teavitamiseks, edastage sõnum pärast selle saatmist.

Lehe algusesse

Puhkuse ettevalmistamine

Kui kasutate Outlooki koos Office 365, Outlook.com, Hotmail.com või Live.com või Microsoft Exchange ' i kontoga, saate häälestada kontorist väljasoleku sõnumi, et teie asutuses olevad inimesed teaksid, et olete kadunud.

Parimate tavadena järgige nõuandeid teemast Office ' i kolleegide Outlooki kalendrid.

Kui teie või teie administraator on loonud ühiskasutatava puhkuse kalendri, postitage kindlasti sinna oma puhkus. Kui kõik kasutavad ühiskasutatavat kalendrit, siis ei pea te saatma eraldi koosolekukutset, et kõik teaksid, et olete eemal, sest artiklis viidatud varasem soovitus, kuid meilisõnum saab toimida hea meeldetuletuse.

Autorist.

Patricia Eddy on Outlooki juhtiv sisu kirjutaja. Patricia Eddy on Outlooki töölaua müügivihje sisu Writer. Ta on endine Outlooki MVP ja mitme raamatu autor on Outlooki väga vanade versioonide autor. Ta elab Seattle ' is, kus ta naudib lugemist ja mängib kitarri.

Lehe algusesse

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×