Outlooki head tavad: Hea meilisõnumi kirjutamine

Outlooki head tavad: Hea meilisõnumi kirjutamine

Märkus.: Soovime pakkuda teie keeles kõige ajakohasemat spikrisisu niipea kui võimalik. See leht on tõlgitud automaatselt ja sellel võib leiduda grammatikavigu või ebatäpsusi. Tahame, et sellest sisust oleks teile abi. Palun märkige selle lehe allservas, kas sellest teabest oli teile kasu või mitte. Soovi korral saab ingliskeelset artiklit lugeda siit.

Selle artikli teemad

Käsud

Keelud

Kuidas kasutada leviloendid ja Kontaktirühmade (DLs)

Tekstisiseste kommentaaride kasutamine

Millal kasutada salakoopiat?

Puhkuse ettevalmistamine

Käsud

Järgmised reeglid aitavad oma e-kirju professionaalset muljet jätta ja oma sõnumi arusaadavaks.

  1. Lugege oma sõnum enne saatmist läbi.

  2. Tee oma teema kirjeldav ja suunatud. Näide: "haldurid: saatke oma tahvli taganema kuupäevade" sisaldab nii toimingu ja rühma nime nii, et adressaadid saate kiiresti kindlaks teha, mida nad peavad. Muud kasulikud eesliiteid kaasata "FYI:" ja "nõutavate."

  3. Kui midagi on nõutav, märkige, mis soovite teemareal.

  4. Kui vestluse sisu muutub, muutke sõnumi teemat.

  5. Sõnumid olgu lühikesed ja asjakohased.

  6. Korraldamine sisu sõnumi kõige olulisemast kõige ebaolulisemani.

  7. Kaaluge võimalust oluline teave paksus kirjas .

  8. Pange tegevust nõudvad üksused ja küsimused eraldi ridadele , et need jääksid hästi silma.

  9. Paks kiri inimeste nimed, kui küsimusi. Näide: "Ryan: mis on selle project? oleku" kui kasutate teenusekomplekti Office 365, kaaluge @MentionsOutlook 2016.

  10. Saatke sõnum ainult inimestele, kellel on vaja seda lugeda inimeste arv .

    • Inimesed, kellel on vaja asjaga kursis püsida koopiareal panna.

    • Inimesed, kellel on vaja vastata või midagi teha, kui soovite rea panna.

  11. Kasutage mõnda allkirja vajaduse korral, kuid säilitada oma allkirja lihtne, lühike, professionaalse ja võimalusel ilma piltideta.

  12. Vahetu soovi ära saada e-posti. Telefoni või Saada kiirsõnum.

  13. Kui olete meilivestlust, mis on pikem kui 10 sõnumite ilma, kaaluge helistamiseks või arutada probleemi koosoleku häälestamine. E-posti ei ole alati tõhus keskmise keerukate probleemide lahendamiseks.

  14. Kinnitage sõnumid, mis nõuavad rohkem vastuse. Kui olete hõivatud ega kohe täieliku vastuse vastata, võimaldavad saatja teada, et otsite välja ja vastata, kellaaeg või kuupäev. Sõnumi lipugameeldetuletuseks ülesannetena vasta hiljem.

  15. Kasutage kõrge tähtsus ( High Importance icon in Outlook ) pigem tagasihoidlikult.

    Märkus.: Isegi juhul, kui olete loonud hilinemise saatmise reegel, Kõrge tähtsusega sõnumi märkimine põhjustab see saadetakse kohe.

  16. Kui palute küsimus ja oskaks vastata mitu inimest, Valige ainult üks inimene , mitte küsimus rühmale saata.

Võti hea meilisõnumite kirjutamine on Eläytyä adressaatidele. E-posti etiquette põhjalikult vaadata, seda vaadata artiklis.

Järeltegevus: saatmisel lipuga märkimine

Kui saadate sõnumi kellelegi, kellelt vajate vastust, tehke järgmist.

  1. Lipu seda ise sisse saata.

  2. Ülesanderiba Järeltegevusalustada lipuga märgitud e-posti tööülesande nime muutmine.

  3. Märkige see kategooriaga @Ootel.

Kui võtate kolme järgmist, teate, et teie järgmine toiming on teise sõnumi saatmine või vastuse otsida.

Näpunäide.    Meelde ise teise sõnumi saatmine on sageli rohkem kui adressaadi jaoks sõnumi lipuga märkimise. Samamoodi kui lubate sõnumi midagi teha, märkige see lipuga ise nii, et teil on tööülesande teie ülesanderibal meelde.

<link xlink:href="76e8c8b5-b8b4-49eb-a7d5-a472e742366c#__top">Lehe algusesse</link>

Keelud

  1. Ärge kasutage kirjaplanki.

  2. Ärge lisage oma ülemust iga saadetava sõnumi.

  3. Ära saada sõnum, kui olete vihane. Parem kirjutada, salvestage see kausta Mustandid ja naaske selle hiljem.

  4. Ärge oodake kiiret vastust pikkadele sõnumitele (üle kahe lõigu).

  5. Ära saada järeltegevuse sõnumi vähem kui päev pärast esimese sõnumi. Kui te ei kuule tagasi aegsasti, proovige kasutada telefoni või kiirsõnumside.

  6. Ei Kasuta vt lugemisteatised või Vastuvõtuteatised iga sõnumi saadate. Neid kasutada ainult siis, kui te pole kindel, kas teie adressaadid saavad sõnumi.

  7. Ärge manustada lipud või kõrge tähtsus High Importance icon in Outlook saadetavatele sõnumitele. Adressaatidele teada, kuidas neid ignoreerida.

  8. Ärge kasutage ainult suurtähti.

  9. Ärge saatke manuseid – linkide saatmist.

  10. Ärge laiendada leviloendid või Kontaktirühmade. Leviloendid laiendamine teeb sõnumite lugemiseks raskem ja põhjustab valesti meilikaustade minna.

  11. Ärge kasutage sarkasm. Oma Huumor võib olla valesti.

  12. Ärge Kirjutage midagi te ei soovi kõigi oma ettevõtte lugeda. Sa ei tea, kus teie meilisõnum sattuda.

  13. Ärge kasutage kursiivi ega tugevalt kunstilise fonte, mis on raske lugeda.

  14. Ärge kasutage punast kirja, kuna seda on raske lugeda ja seda võidakse tõlgendada kriitikana.

  15. Ei Vasta kõigile saata leviloendi või kontaktirühm palutakse eemaldada. Kunagi.

<link xlink:href="76e8c8b5-b8b4-49eb-a7d5-a472e742366c#__top">Lehe algusesse</link>

Kontaktirühmade ja leviloendid (DLs)

  • Kui vastate suure kontaktirühma, järgige kõiki e-posti Dos ja keelde.

  • Kui teil on vaja rohkem teavet ühelt või uurib probleemi eraldi, vastata kogu leviloendi lubada kõigil teada, et vastate ja seejärel vastata üksikute eraldi. Kindlasti vastata leviloendi pärast probleem on lahendatud lahendamisel. See võimaldab eraldusvõime viidatakse leviloendi teiste inimestega.

Ümbersuunamine

Kui keegi saadab sõnumi, mille liige te olete, ja sõnumi oskaks paremini vastata keegi teine või muu leviloendi leviloendile, tehke järgmist.

  1. Vastake, lisades õige leviloendi või rea abil .

  2. Vastuste saadetud õige leviloendi või isiku.

  3. Sellele real Salakoopia algse leviloendi Kuna sõnum pole teiste inimeste reeglite järgi filtreeritud. Jätke pigem leviloendi abil või koopia real.

Kuidas eemaldada mõne DL

Kui saate meili leviloendisse, mida te ei soovi olla, sõnumi saatmine võrguadministraatoril või leviloendi omanik ja eemaldada. Vastata kogu leviloend. Topeltklõpsake DL loendi omaniku leidmiseks leviloendi nimi.

<link xlink:href="76e8c8b5-b8b4-49eb-a7d5-a472e742366c#__top">Lehe algusesse</link>

Tekstisiseste kommentaaride kasutamine

Tekstisiseste kommentaaride lisamine e-posti saate vastu võtta on mugav viis vastata küsimustele ja vastata probleemid. Leitakse parim teha järgmist:

  1. Mainige oma sõnumis, et kommenteerite teksti sees. Näiteks: „Vaadake allpool täiendavaid kommentaare.“

  2. Eristage oma tekst algsest sõnumist. Seda saab teha näiteks järgmisel viisil.

    • Fondi värvi muutmine

    • Ette nurksulgudes oma nimi või nimetähed sulgudes, nt [Melissa], [MM]

    • Fondi muutmise paksu või kursiivkirja või mõlemad

  3. Midagi ei kirjuta kustutada.

Näide lisatud kommentaarile eelnevast saatja nimest
Joonis 1 Outlooki sõnumis mõne Tekstisisese kommentaari näide

Joonis 1 Outlooki sõnumis mõne Tekstisisese kommentaari näide

<link xlink:href="76e8c8b5-b8b4-49eb-a7d5-a472e742366c#__top">Lehe algusesse</link>

Millal kasutada salakoopiat?

Salakoopia funktsiooni abil saate Meilivestlusest, et ta enam ei vaja täiendavat meili või kui vestluse teema on muutunud, kui inimesed eemaldamine meilivestlust.

Näiteks kui teil on üks viis inimest, kes saavad küsimus ja te soovite vastata, teisaldada muud neli inimest Salakoopia joone ja maakond umbes "Bcc'ing Joe, Jeff, James ja Jennifer. Siin on vastus..." Tulevased sõnumid on sel juhul ainult teie ja algsele saatjale.

Kasutage Salakoopia lasta teada ajatundliku sõnumi muude tootjate (nt teie haldur). Salakoopia adressaatide ei pruugi mõista, et ta on saanud soovitud Salakoopia ja võib vasta kõigile asetades, et ta ei saanud soovitud Salakoopia. See võib tulla alatu käitumine oma osa.

Asemel kasutada Salakoopiat teavitada kolmandale osapoolele probleemi, sõnumi pärast saatmist edasi.

<link xlink:href="76e8c8b5-b8b4-49eb-a7d5-a472e742366c#__top">Lehe algusesse</link>

Puhkuse ettevalmistamine

Kui kasutate Outlooki koos Office 365, Outlook.com, Hotmail.com või Live.com konto või Microsoft Exchange'i konto, saate häälestada ka kontorist väljasoleku sõnumi inimesi töötab teie asutuses teavitada, et olete läinud.

Hea tava, siis järgige väljasoleku aegade lisamine kolleegide Outlooki kalendrite.

Kui teie või administraator on loonud kalendri ühiskasutusse antud puhkuse, kindlasti postitage sinna oma puhkuse. Kui kõik on kasutusel ühiskasutuses olevat kalendrit, peate ei eraldi koosolekukutse, et lubada kõigil olete eemal, nagu varem viidatud artikkel viitab, kuid hea meeldetuletus võib toimida meilisõnumi saatmine.

Autorist.

Patricia Eddy on juhi sisu kirjutaja Outlooki. Patricia Eddy on juhi sisu kirjutaja Outlooki töölauaversiooni. Ta on endise Outlooki MVP ja autor mitmeid raamatuid väga vana Outlooki versioonide kohta. Ta elu Seattle, kus ta saab lugemine ja kitarrimäng.

Lehe algusse

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×