Skype‘i ärirakenduse (Lync) koosoleku häälestamisel, sellega liitumisel või seal esinemisel saate määrata mitmesuguseid suvandeid. Siin esitatud näpunäiteid silmas pidades saate oma tööd hõlbustavaid funktsioone paremini ära kasutada, et koosolekul osalemine oleks meeldiv.
Märkus.: Interaktiivse juhendi levinumate esinejaülesannete kohta leiate teemadest Skype'i ärirakendus (Lync) koosoleku plaanimine ja ettevalmistamine ning Skype'i ärirakendus (Lync) koosoleku haldamine.
Skype‘i ärirakenduse (Lync) koosoleku häälestamine
Kasutage Skype‘i ärirakenduse (Lync) koosoleku plaanimiseks Outlooki või veebiplaanurit ning pidage kinni järgmistest headest tavadest.
Märkus.: Lisateavet Lync koosoleku ajastamise kohta leiate teemast Lynci koosoleku häälestamine.
Koosoleku plaanimine
-
Ettevõttesisese väikse vabas vormis koosoleku jaoks kasutage koosoleku vaikesuvandeid ja ärge muutke sätteid. Võtke arvesse, et vaikesuvandite korral saavad kõik olla esinejad ja koosolekuga otse liituda.
-
Kui teil on näiteks suurema publiku, konfidentsiaalsete andmete või välisklientidega seotud koosoleku jaoks mõni kindel nõue, siis muutke kindlasti selle nõude täitmiseks koosoleku suvandeid. Lisateavet leiate teemast Lynci koosolekute osalejasätete muutmine.
Märkus.: Koosolekul osalejate maksimumarv on 250.
-
Kui teil on nii isiklikult kui ka veebis osalejaid ja te kasutate Outlook, saate Lync koosolekut korraldada konverentsiruumis. Soovitud hoonesse konverentsiruumi otsimiseks ja lisamiseks klõpsake Outlook koosolekukutses nuppu Ruumiotsija. Teise võimalusena saate ruumi eraldi broneerida ja lisada teabe ruumi kohta koosolekukutse väljale Asukoht.
Varuesineja määramine
Valige varuesineja juhuks, kui te ei saa koosolekuga liituda või jääte hiljaks. Varuesineja saab ka käivitada salvestamise, publikut aidata ja hallata või jälgida koosolekul esitatud küsimusi, et teie saaksite esinemisele keskenduda. See on eriti oluline suure koosoleku või ürituse korral.
Koolitusdokumendi või lingi lisamine koosolekukutsele
Kui kutsute osalejaid, kes pole Skype‘i ärirakendust (Lync) varem kasutanud, siis lisage koosolekukutsele juhistega koolitusdokument või Skype‘i ärirakenduse (Lync) koolituse link, et nad saaksid enne koosolekuga liitumist selle funktsioonidega tutvuda.
Koosolekukutsele märkmete lisamine
Kui kavandate koosolekut OneNote'i abil, saate lisada isiklikke või ühismärkmeid. Kutsutud inimesed saavad vastavate õiguste olemasolu korral enne koosolekut ühismärkmeid vaadata ja redigeerida. Märkmete kasutamiseks klõpsake koosolekukutse lindil nuppu Koosolekumärkmed ja lisage koosolekukutsele ühismärkmed või isiklikud märkmed (pole teistele nähtavad). Lisateavet leiate teemast Isiklike ja ühismärkmete kasutamine Lynci koosolekul.
Skype‘i ärirakenduse (Lync) koosolekuga liitumine
Lisateavet Lync koosolekuga liitumise kohta leiate teemast Lynci koosolekuga liitumine. Liitumiseks järgige järgmisi häid tavasid.
-
Logige koosolekule 10–15 minutit varem sisse, et saaksite kontrollida, kas vajalikud funktsioonid töötavad, ja teil jääks vajaduse korral aega tõrkeotsinguks.
-
Enne koosolekut otsustage, kas kasutate koosoleku heli jaoks arvutiheli (Skype‘i ärirakenduse (Lync) integreeritud heli ja video) või telefoni (juhul kui koosolekukutse sisaldab sissehelistamisandmeid).
-
Kui kasutate arvutiheli, siis häälestage oma heli- ja videoseadmed ning kontrollige kvaliteeti. Saate kasutada arvuti mikrofoni ja kõlareid või ühendada peakomplekti. Lisateavet leiate teemadest Lynci heli häälestamine ja testimine ja Lynci video häälestamine ja tõrkeotsing.
-
Kui kasutate koosoleku heli jaoks telefoni ja teile on lubatud konverentsi sissehelistamine (lisateabe saamiseks pöörduge oma töökoha tehnilise toe poole), kasutage funktsiooni LyncHelista mulle . Valige aknas Koosoleku heliga liitumine valik Helista mulle numbril ja tippige telefoninumber, millel soovite, et teile helistataks. Selle funktsiooni korral ei pea te sisestama koosoleku ID-d ega PIN-koodi.
-
Kvaliteetsema heli tagamiseks soovitame võimaluse korral kasutada arvuti mikrofoni ja kõlarite asemel peakomplekti.
-
Helikvaliteet sõltub väga palju võrguühenduse kvaliteedist. Soovitatav on kasutada kaabelvõrguühendust ja lülitada arvutis kindlasti raadiovõrk välja.
-
Pärast koosolekuga liitumist vaigistage mikrofon, kui te parajasti ei räägi.
PIN-koodi meelespidamine
Enamasti pole koosolekule telefoni kaudu sissehelistamisel PIN-koodi vaja. Teid ühendatakse otse ja teie number kuvatakse osalejate loendis. Kuid kui soovite sisse helistada korraldaja või autenditud helistajana, küsitakse teilt teie PIN-koodi ja/või töötelefoni- või suunanumbrit.
Märkus.: Autenditud helistajana sissehelistamine tähendab seda, et koosolekul kasutatakse turbefunktsiooni ja teie isik on vaja enne koosolekuga liitumist tuvastada.
Soovitame hoida PIN-koodi käepärast juhuks, kui seda on vaja. Kui te ei mäleta oma PIN-koodi, siis klõpsake koosolekukutses linki Kas olete sissehelistamise PIN-koodi unustanud? ja täitke koodi lähtestamiseks kuvatavad juhised.
NB!: Sissehelistamise üksikasjad on saadaval üksnes neis koosolekutes, mille on häälestanud konverentsi sissehelistamiseks konfigureeritud kontoga kasutajad. Lisateabe saamiseks võtke ühendust töökoha tehnilise toega.
Esinemine Skype‘i ärirakenduse (Lync) koosolekul
Lisateavet ühiskasutusseansi häälestamise kohta leiate teemast Töölaua või programmi ühiskasutusse andmine. Ühiskasutuse ajal soovitame teha järgmist.
-
Laske koosoleku heli- ja videokvaliteedi kontrollimiseks mõnel kolleegil lisaks teile koosolekule sisse logida.
-
Kontrollige koosolekusiseseid suvandeid, et veenduda, kas olete valinud soovitud publikufunktsioonid (nt osalejate õigused, sisu kuvamine või marginaalide lisamise õigused).
-
Plaanige piisavalt aega küsimusteks ja andke publikule teada, et nad saavad oma küsimused või kommentaarid tippida koosoleku kiirsõnumside jaotisesse.
-
Kui te ei räägi, lülitage oma mikrofon välja, ja uurige kindlasti, kuidas vajadusel Skype‘i ärirakenduse (Lync) või telefoni toonvalimiskäskude abil osalejate heli vaigistada või see uuesti aktiveerida (käskude kuulamiseks vajutage telefoni valimisklahvistikul *1).
-
Tuletage osalejatele koosoleku alguses meelde, kuidas nad oma heli saavad vaigistada ja uuesti sisse lülitada.
PowerPointi kasutamise korral tehke järgmist.
-
Kasutage esitluses kuni 15 slaidi, suuremat kirjasuurust (üle 30 punkti) ja lihtsat tausta, et vältida tähelepanu hajumist.
-
Laadige esitlus varem üles ja harjutage juhtelementide abil slaididel liikumist ja marginaalide lisamist. Näiteks saate olulise teabe laserkursori või templite abil esile tõsta.
-
Esinejamärkmed aitavad meeles pidada esitluse olulisi punkte. Lisateavet leiate teemast PowerPointi slaidide esitamine Lynci koosolekul.
Töölaua või rakenduse ühiskasutuse korral tehke järgmist.
-
Pidage meeles, et rakenduse ühiskasutuse korral näevad osalejad ainult neid rakendusi ja dokumente, mille olete ühiskasutusse andnud. Kui liigute sirvides mõne muu rakenduseni, siis osalejad seda ei näe.
-
Kui soovite vaheldumisi aktiveerida mitut rakendust, kasutage töölaua ühiskasutust.
-
Klõpsake koosolekuaknas käsku Eelvaade, et näha, mida osalejatele kuvatakse, kui annate oma töölaua või rakenduse ühiskasutusse.
-
Andke publikule teada, et nad saavad oma vaateala suurendada, kasutades täisrežiimi. Lisateavet leiate teemast Töölaua või programmi ühiskasutusse andmine.
Koosoleku korraldamine konverentsiruumis
Selleks, et saaksite kontrollida, kas Lync on ruumi heli- ja videoseadmetega toimimiseks õigesti seadistatud, on kasulik võtta enne koosoleku algust veidi aega ruumi kordaseadmiseks.
-
Ühendage vajaduse korral sülearvuti projektori ja konverentsiruumi telefoniga.
-
Kaja korral vaigistage arvuti mikrofon ja kõlarid. Paluge ka teistel ruumis olijatel pärast Skype‘i ärirakendusse (Lync) sisselogimist mikrofon ja kõlarid vaigistada.
-
Saate arvutiga ühendada ruumi telefoni või kasutada koosoleku heliga liitumiseks telefoniga sissehelistamist (juhul kui koosolekukutse sisaldab heliühenduse loomiseks vajalikku teavet).
-
Koosolekuruumi projektori kasutamisel ühendage projektori kaabel arvutiga ja valige sobiv kuvamisviis. Vajutage Windowsi logoga klahvi + klahvi P, et kuva sisse lülitada, ja seejärel klõpsake vastavalt vajadusele ühte järgmistest suvanditest: Dubleeri, et kuvada oma töölaud nii arvuti kuvaris kui ka projektoris; Laienda, et laiendada töölaud arvuti kuvaris ja projektoris; Ainult projektor, et kuvada töölaud ainult projektoris.
Näpunäide.: Soovitatav on valida suvand Dubleeri, sest nii näete koosolekut nii oma arvuti kuvarilt kui ka ruumiekraanilt.
