Nimed, aadressid ja muu teabe lisamine kataloogi loomine

Märkus.: Soovime pakkuda teie keeles kõige ajakohasemat spikrisisu niipea kui võimalik. See leht on tõlgitud automaatselt ja sellel võib leiduda grammatikavigu või ebatäpsusi. Tahame, et sellest sisust oleks teile abi. Palun märkige selle lehe allservas, kas sellest teabest oli teile kasu või mitte. Soovi korral saab ingliskeelset artiklit lugeda siit.

Wordi Directory funktsiooni abil saate ühendada andmed ühte dokumenti, nt liikmelisuse directory, kataloogi või osade loendis.

  1. Klõpsake menüü postitused jaotises Kirjakooste alustaminenuppu ja klõpsake Samm-sammult kirjakoosteviisardi.

    Kirjakoosteviisardi käivitamine

  2. Klõpsake jaotises Dokumendi tüüp valigeekraani paremas servas tööpaani KirjakoosteDirectory.

  3. Kirjakooste paani allosas nuppu järgmise: esimese dokumendi.

    Klõpsake nuppu kuni 6 neljaetapiline kirjakooste

  4. Jaotises Valige alates dokumendi, kuvatakse järgmised suvandid.

    • Kasuta praegust dokumenti: Kasutage oma põhidokumenti ekraanil praeguses dokumendis.

    • Mallist alustamine: Valige valmis kasutada kirjakooste malli.

    • Olemasolevast dokumendist: Kasutada oma kirjakooste põhidokument olemasoleva dokumendi avamine.

      Valige suvand ja seejärel klõpsake nuppu järgmine: adressaatide valimine.

  5. Kui avate või andmeallika loomine kirjakoosteviisardi abil, te ei räägi sõna kasutamiseks määratud muutuva teabe teie koostes. Üht järgmistest meetoditest abil saate lisada oma põhidokumenti andmeallika.

    1. Klõpsake tööpaani Kirjakooste jaotises Vali adressaadidKasuta olemasolevat loendit.

    2. Klõpsake jaotises Kasuta olemasolevat loendit, klõpsake nuppu Sirvi.

    3. Dialoogiboksis Andmeallika valimine valige fail, mis sisaldab muutuv teave, mida soovite kasutada, ja seejärel klõpsake nuppu Ava.

    4. Valige dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid nimed, mille soovite kaasata.

      Kuidas seda teha?

      1. Tehke ühte järgmistest.

        Kasutage märkeruute määrata nimed

        See meetod on kõige kasulikumad, kui teie loend on lühike. Märkige ruudud nimed, mille soovite kaasata, ja tühjendage ruudud kõrval nimed, mille soovite välistada.

        Näpunäide.: Kui teate, et soovite kataloogi kaasata suurema osa loendist, klõpsake nuppu Vali kõik esmalt on lihtne tühjendage ruute. Kui soovite arvutamiseks viitesse lisada ainult mõne kirje loendis, klõpsake nuppu Tühjenda kõikja seejärel valige soovitud kirjet.

        Loendiüksuste sortimine

        See on kasulik, kui soovite näha üksuste arvuline või tähestikulises järjestuses. Klõpsake veeru pealkirja, üksus, mida soovite sortida. Näiteks, kui soovite loendi kuvada tähestikulises järjestuses perekonnanimede järgi, klõpsake veerupäist Perekonnanimi .

        Üksuste loendi filtreerimine

        See on kasulik, kui loend sisaldab kirjeid, mida te ei soovi näha või kataloogi kaasata. Kui olete loendi filtreerinud, saate ruudud kirjete kaasamiseks või väljajätmiseks eelmises jaotises kirjeldatud.

        Klõpsake üksust, mida soovite filtreerida veerupäise kõrval olevat noolt ja seejärel ühte järgmistest.

        • (Tühjad) kuvab kõik kirjed, mille aadressiväljad on tühjad.

        • (Mittetühjad) kuvab kõik kirjed, mille aadressiväljad sisaldavad andmeid.

        • Kui teie andmeallikas sisaldab ühesugust teavet jagavaid kirjeid ning kui veerus on kuni kümme kordumatut väärtust, saate filtreerida ka kindla teabe järgi. Kui loendis on näiteks mitu aadressi, mille riik/regioon on Austraalia, saate filtreerida väärtuse Austraalia järgi.

          Dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid kuvatakse ainult määratud kirjeid. Kõigi kirjete uuestikuvamiseks klõpsake nuppu (kõik).

          Näpunäited: 

          • Täiustatud sortimiseks ja filtreerimiseks klõpsake mis tahes veeru nime kõrval olevat noolt ja klõpsake (Täpsem). Filtreerimine ja Sortimine kirjete vahekaartide abil sortimine või filtreerimine päringut, mida soovite häälestada.

          • Kui olete installinud aadressivalideerimise tarkvara, võite klõpsata dialoogiboksis Kirjakooste adressaadidkontrolli aadresse loendis toodud aadresside valideerimiseks.

      2. Klõpsake nuppu OK , et naasta tööpaani Kirjakooste . Word kasutab teie tähistatud nimesid kataloogi.

    1. Tööpaani KirjakoosteAdressaatide valimine, klõpsake jaotises Vali Outlooki kontaktidest.

    2. Klõpsake jaotises Vali Outlooki kontaktidest, Valige kaust Kontaktid.

    3. Valige Outlooki kontaktide kaust, et soovite dialoogiboksi ja klõpsake nuppu OK.

    4. Valige dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid nimed, mille soovite kaasata.

      Kuidas seda teha?

      1. Tehke ühte järgmistest.

        Kasutage märkeruute määrata nimed

        See meetod on kõige kasulikumad, kui teie loend on lühike. Märkige ruudud nimed, mille soovite kaasata, ja tühjendage ruudud kõrval nimed, mille soovite välistada.

        Näpunäide.: Kui teate, et soovite kataloogi kaasata suurema osa loendist, klõpsake nuppu Vali kõik esmalt on lihtne tühjendage ruute. Kui soovite arvutamiseks viitesse lisada ainult mõne kirje loendis, klõpsake nuppu Tühjenda kõikja seejärel valige soovitud kirjet.

        Loendiüksuste sortimine

        See on kasulik, kui soovite näha üksuste arvuline või tähestikulises järjestuses. Klõpsake veeru pealkirja, üksus, mida soovite sortida. Näiteks, kui soovite loendi kuvada tähestikulises järjestuses perekonnanimede järgi, klõpsake veerupäist Perekonnanimi .

        Üksuste loendi filtreerimine

        See on kasulik, kui loend sisaldab kirjeid, mida te ei soovi näha või kataloogi kaasata. Kui olete loendi filtreerinud, saate ruudud kirjete kaasamiseks või väljajätmiseks eelmises jaotises kirjeldatud.

        Klõpsake üksust, mida soovite filtreerida veerupäise kõrval olevat noolt ja seejärel ühte järgmistest.

        • (Tühjad) kuvab kõik kirjed, mille aadressiväljad on tühjad.

        • (Mittetühjad) kuvab kõik kirjed, mille aadressiväljad sisaldavad andmeid.

        • Kui teie andmeallikas sisaldab ühesugust teavet jagavaid kirjeid ning kui veerus on kuni kümme kordumatut väärtust, saate filtreerida ka kindla teabe järgi. Kui loendis on näiteks mitu aadressi, mille riik/regioon on Austraalia, saate filtreerida väärtuse Austraalia järgi.

          Dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid kuvatakse ainult määratud kirjeid. Kõigi kirjete uuestikuvamiseks klõpsake nuppu (kõik).

          Näpunäited: 

          • Täiustatud sortimiseks ja filtreerimiseks klõpsake mis tahes veeru nime kõrval olevat noolt ja klõpsake (Täpsem). Filtreerimine ja Sortimine kirjete vahekaartide abil sortimine või filtreerimine päringut, mida soovite häälestada.

          • Kui olete installinud aadressivalideerimise tarkvara, võite nuppu Valideeri dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid loendis toodud aadresside valideerimiseks.

      2. Klõpsake nuppu OK , et naasta tööpaani Kirjakooste . Word kasutab teie tähistatud nimesid kataloogi.

    1. Klõpsake tööpaani Kirjakooste jaotises Vali adressaadidTipin uue loendi.

    2. Klõpsake jaotises Tipin uue loendi, klõpsake nuppu Loo.

    3. Tippige dialoogiboksis Uus aadressiloend kaasatavate esimese kirje teave. Teil pole iga välja.

    4. Esimese kirje lõpetamiseks ja uue kirje jätkata, klõpsake nuppu Uus kirje.

    5. Hoidke kirjete lisamise, kuni olete lõpetanud, ja seejärel klõpsake nuppu Sule.

    6. Dialoogiboksis Aadressiloendi salvestamine Tippige väljale faili nimi aadressiloendi nimi ja valige kaust, kuhu loend salvestada.

      Vaikimisi salvestatakse aadressiloend kausta Minu andmeallikad . See on parim siin alles jätta, kuna see on ka sõna otsitakse andmeallikate vaikekausta. Nii, et kui soovite selle aadressiloendi kasutamiseks kirjakoostes hiljem, pole teil faile ja kaustu, otsige salvestis üles liikuda.

    7. Klõpsake nuppu Salvesta.

    8. Valige dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid nimed, mille soovite kaasata.

      Kuidas seda teha?

      1. Tehke ühte järgmistest.

        Kasutage märkeruute määrata nimed

        See meetod on kõige kasulikumad, kui teie loend on lühike. Märkige ruudud nimed, mille soovite kaasata, ja tühjendage ruudud kõrval nimed, mille soovite välistada.

        Näpunäide.: Kui teate, et soovite kataloogi kaasata suurema osa loendist, klõpsake nuppu Vali kõik esmalt on lihtne tühjendage ruute. Kui soovite arvutamiseks viitesse lisada ainult mõne kirje loendis, klõpsake nuppu Tühjenda kõikja seejärel valige soovitud kirjet.

        Loendiüksuste sortimine

        See on kasulik, kui soovite näha üksuste arvuline või tähestikulises järjestuses. Klõpsake veeru pealkirja, üksus, mida soovite sortida. Näiteks, kui soovite loendi kuvada tähestikulises järjestuses perekonnanimede järgi, klõpsake veerupäist Perekonnanimi .

        Üksuste loendi filtreerimine

        See on kasulik, kui loend sisaldab kirjeid, mida te ei soovi näha või kataloogi kaasata. Kui olete loendi filtreerinud, saate ruudud kirjete kaasamiseks või väljajätmiseks eelmises jaotises kirjeldatud.

        Klõpsake üksust, mida soovite filtreerida veerupäise kõrval olevat noolt ja seejärel ühte järgmistest.

        • (Tühjad) kuvab kõik kirjed, mille aadressiväljad on tühjad.

        • (Mittetühjad) kuvab kõik kirjed, mille aadressiväljad sisaldavad andmeid.

        • Kui teie andmeallikas sisaldab ühesugust teavet jagavaid kirjeid ning kui veerus on kuni kümme kordumatut väärtust, saate filtreerida ka kindla teabe järgi. Kui loendis on näiteks mitu aadressi, mille riik/regioon on Austraalia, saate filtreerida väärtuse Austraalia järgi.

          Dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid kuvatakse ainult määratud kirjeid. Kõigi kirjete uuestikuvamiseks klõpsake nuppu (kõik).

          Näpunäited: 

          • Täiustatud sortimiseks ja filtreerimiseks klõpsake mis tahes veeru nime kõrval olevat noolt ja klõpsake (Täpsem). Filtreerimine ja Sortimine kirjete vahekaartide abil sortimine või filtreerimine päringut, mida soovite häälestada.

          • Kui olete installinud aadressivalideerimise tarkvara, võite nuppu Valideeri dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid loendis toodud aadresside valideerimiseks.

      2. Klõpsake nuppu OK , et naasta tööpaani Kirjakooste . Word kasutab teie tähistatud nimesid kataloogi.

  6. Klõpsake järgmise: Koosta kataloog.

  7. Kui te pole seda juba teinud, dokumendiaknas, tippige tekst, mida soovite korrata kataloogi iga üksuse jaoks. Näiteks lisada silte, näiteks nimi: ja aadress:.

    Märkus.: Selles etapis ei sisalda teksti, mida soovite printida ainult üks kord tulemiks oleva kataloogi dokumendis.

  8. Koosteväljade, kuhu soovite nimed, aadressid ja muud andmed andmeallikast. Näiteks koostevälja lisamine pärast üksuse silti, näiteks ettevõtte: «Ettevõtte».

    Kuidas?

    1. Klõpsake põhidokumendis kohta, kuhu soovite välja lisada.

    2. Lisage ühte järgmistest:

      Aadressiplokk nime, aadressi ja muu teabega

      1. Klõpsake nuppu Aadressiplokk.

      2. Dialoogiboksis Aadressiploki lisamine valige aadressi elemendid, mida soovite lisada ja soovitud vormingud ja seejärel klõpsake nuppu OK.

        Kui kuvatakse dialoogiboks Väljade vastavus , on sõna olnud ei leia osa teabest Aadressiploki. (Pole saadaval)kõrval olevat noolt ja seejärel valige oma andmeallikast, mis vastab kirjakoosteks nõutud väljale.

      Muude väljade teavet

      1. Klõpsake nuppu veel üksusija seejärel tehke ühte järgmistest:

        • Aadressiväljad, mis vastavad teie andmeallika väljad automaatselt isegi siis, kui andmeallika väljad pole teie väljadena sama nime valimiseks klõpsake Aadressiväljadega.

        • Väljad, mis võtavad andmed alati otse mõnest veeru andmebaasi valimiseks klõpsake raadionuppu Andmebaasiväli.

      2. Klõpsake loendiboksis Väljad soovitud välja.

      3. Klõpsake nuppu Lisa ja seejärel nuppu Sule.

        Kui kuvatakse dialoogiboks Väljade vastavus , on sõna olnud ei leia osa teabest välja lisamiseks. (Pole saadaval)kõrval olevat noolt ja seejärel valige oma andmeallikast, mis vastab kirjakoosteks nõutud väljale.

        Märkus.: Kui lisate välja loendist Andmebaasiväli ja aktiveerite hiljem andmeallika, kus pole samanimelist veergu, ei saa Word selle välja teavet koostedokumenti lisada.

    3. Korrake juhiseid a ja b jaoks kõik väljad, mida soovite lisada.

      Märkused: 

      • Ei saa te tippida Ühenda välja märki («») käsitsi või kasutada menüüs Lisa nuppu sümbol . Kasutage paani Kirjakooste.

      • Kui koosteväljad kuvatakse looksulgudes, näiteks {MERGEFIELD linn}, siis Word kuvab väljakoode välja asemel tulemused. See ei mõjuta koostet, ent kui soovite tulemeid kuvada, paremklõpsake väljakoodi ja seejärel klõpsake kiirmenüü käsku .

    4. Kui soovite, saate muuta ühendatud andmete vorming.

      Kuidas?

      Koosteandmete vormindamiseks peate põhidokumenti koosteväljade vormindamine. Ei vormindage andmeid andmeallikas, kuna vormingut ei säilitata andmete ühendamisel dokumenti.

      1. Põhidokumenti, valige väli, mis sisaldab andmeid, mida soovite vormindada, sh ümbritseva Ühenda välja märgid («»).

      2. Kui soovite muuta fondi või muu vormingu.

  9. Kui olete lisanud kõik koosteväljad ja põhidokumendi valmis saanud, klõpsake menüü fail käsku Salvesta nimega . Dokumendi nimi ja klõpsake siis nuppu Salvesta.

  10. Klõpsake järgmise: kataloogi eelvaade.

  11. Üksuste järjest eelvaate nägemiseks klõpsake nuppu tagasi ja edasi noolenuppe. Või otsimiseks ja eelvaade mõnda kindlat üksust, klõpsake nuppu Otsi adressaatja seejärel sisestage dialoogiboksi Kirje otsimine otsingukriteeriumid.

  12. Vajadusel viimistlege adressaadiloendit. Tehke ühte järgmistest.

    • Mõne kindla adressaadi koostest välistamiseks klõpsake nuppu Välista see adressaat.

    • Adressaadiloendi muutmiseks klõpsake nuppu Redigeeri adressaadiloendit ja tehke dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid soovitud muudatused.

  13. Klõpsake järgmine: Kirjakooste lõpuleviimine.

  14. Klõpsake ühendada, Et uus dokument.

  15. Dialoogiboksis uue dokumendi ühendamine tehke ühte järgmistest ja seejärel klõpsake nuppu OK.

    • Kui soovite ühendada kõik kirjed, klõpsake nuppu Kõik.

    • Ühendada ainult need kirjed, mida näete dokumendi aken, klõpsake nuppu Praegune kirje.

    • Ühendada mitmesuguseid kirjed, klõpsake nuppu saatjaja tippige seejärel kirjete numbrid väljadele alates ja kuni .

      Word avab ühe uue dokumendi, mis sisaldab kõiki üksikuid kirjeid.

  16. Päised, jalused ja muu teksti, mille soovite lisada.

    Näiteks kui ühendatud andmed on vormindatud tabelina, lisada veerupäised tabelisse pärast seda, kui andmed on ühendatud.

  17. Salvestada või printida kataloogi nii nagu mis tahes tavaline dokument.

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×