Miks tuleks leviloendid Outlookis rühmadeks uuendada?

Asutused on aastaid levirühmade abil teinud koostööd ja suhelnud inimrühmadega nii asutuse sees kui ka väljaspool seda. Nüüd aga pakuvad Outlooki Office 365 rühmad koostööks võimsama lahenduse.

Näpunäide.: Kui otsite teavet selle kohta, kuidas kasutada Outlooki kontaktirühmi meilide saatmiseks inimeste loendile (nt sõprade rühmale), vaadake teemat Outlook for PC-is kontaktirühma või leviloendi loomine.

Mis on Office 365 rühmad?

Kui häälestate Outlookis Office 365 rühma, saate valida nende inimeste kogumi, kellega soovite koostööd teha, ja hõlpsalt häälestada ressursside kogumi, mille soovite ühiskasutusse anda. Iga ressursi kohta õigusi eraldi määrama ei pea, kuna liikme lisamisel rühma saab ta automaatselt rühma tööriistade kasutamiseks vajalikud õigused.

Need lisaressursid on järgmised.

  • Ühiskasutuses sisendkaust – seal toimuvaid vestlusi, kus on tavaliselt leviloendid. See ühiskasutuses olev sisendkaust on täiesti otsitav, nii et see loob rühma sõnumite elava arhiivi. Rühma uustulnukad saavad otsida või kerida tagasi ajaloo kaudu, et kiiresti kiiresti üle minna, mis on varem rühma postitatud. Vaadake teemat: vestlege Outlookis.

    Näpunäide.: Kui kasutajad soovivad, et rühmasõnumid kuvataks nende isiklikus postkastis, nagu see oli leviloendi puhul, piisab vaid rühma tellimisest või Outlooki lindinupu Liikmesus klõpsamisest.

  • Ühiskasutuses failide teek – teie rühmas on SharePointi failide teek, kus kasutajad saavad talletada, ühiskasutusse anda ja teha koostööd dokumentide, töövihikute, esitluste, piltide või mis tahes muu failiga, mille kallal nad peavad töötama. Vt: rühma failide ühiskasutus.

  • Ühiskasutuses kalender – rühmaga seotud sündmuste konteerimiseks saab teie rühm ühiskasutusse antud kalendri. Iga liige, kes on rühma tellinud, kutsutakse automaatselt kalendrisse postitatud sündmustele, nii et need sündmused kuvataks ka nende isiklikel kalendritel, kui nad soovivad. Vaadake teemat: koosoleku plaanimine Outlooki rühma kalendris.

  • Ühiskasutuses OneNote ' i märkmik – rühmal on automaatselt ühiskasutatav OneNote ' i märkmik, kus rühma liikmed saavad teavet koguda ja nendega koostööd teha. Paljud rühmad kasutavad märkmikku, et luua elav wiki, kus on korduma kippuvad küsimused ja muud ressursid.

  • Juurdepääs külastajatele – enne saate lisada väliskontakte, kuid kõik, mis neil oli, oli meil. Rühmadega saate pakkuda külastajatele juurdepääsu meilisõnumite, failide ja isegi ühiskasutatava OneNote ' i märkmikule. Lugege artiklit: Office 365 rühmade juurdepääs külastajatele.

  • Sisu on Outlookis tuvastatav – rühmad on vaikimisi avalikud, mis tähendab, et teised teie asutuse töötajad saavad teie ettevõtte materjale hõlpsalt tuvastada ja nendega liituda või üle vaadata. Kui rühma sisu on tundlikum, saate rühma valida privaatseks, mis peidab sisu liikmete hulgast ja nõuab, et rühma omanik kinnitaks kõik liitumise taotlused.

  • Iseteenindusega loomine -see ei pea olema takerdunud taotluste kasutajatelt rühmade loomiseks. Kasutajad saavad vajadusel luua oma rühmi. Kui soovite kontrollida, millised teie asutuse kasutajad saavad rühmi luua, lugege teemat Office 365 rühmade juurdepääs külastajatele.

Need on ainult mõned paljudest funktsioonidest, mis muudavad rühmad levirühmadest palju tõhusamaks.

Rühmade haldamine

Office 365 pakub mitmeid kasulikke tööriistu ja võimalusi rühmade hõlpsamaks haldamiseks ja haldamiseks. Lisateabe saamiseks iga sellise eelise kohta klõpsake alltoodud pealkirju.

Kataloogi haldamine on probleem iga administraatori jaoks. Siin on mõned tööriistad, Office 365 pakub teile hõlpsat abi.

  • Poliitikate nimede nimetamise poliitika abil saate määratleda, mis on ja mis pole teie rühmade jaoks lubatud nimed. See takistab kasutajatel anda rühmadele labased või keelatud nimed. Lisaks saate jõustada ettevõtte standardsed eesliited või järelliite rühma nimed.

    Dünaamiline liikmelisus – dünaamiline liikmelisus võimaldab teil määrata rühma liikmestaatuse reegli järgi, mis lisab (või eemaldab) rühma liikmed, võttes aluseks teie Active Directorys metaandmed (nt osakond või roll). Lisateavet dünaamilise liikmestaatuse loomise kohta leiate teemast atribuutide kasutamine täpsemate reeglite loomiseks .

  • Peidetud liikmesus. Kui on olemas põhjus muuta rühma liikmesus konfidentsiaalseks (nt kui liikmed on õpilased), saate väliste kasutajate eest liikmesuse peita.

  • Loomise õigus – teie asutuses võib olla mõni inimene, kellega te ei soovi uusi rühmi luua. Kataloogi loomise õiguse haldamiseks on mitu tehnikat. Lugege teemat Office 365 rühma loomise haldamine.

  • Auditilogi – teil võib olla suurem kindlustunne, et kasutajad saaksid luua rühmi ja hallata rühma liikmestaatust, kuna Office 365 rühmade auditi logid võimaldavad teil jälitada, kes on teatud rühma loonud või kustutanud või rühma liikmestaatust muutnud. Lugege artiklit Office 365 turbe-ja & vastavuskontrolli keskuses auditilogi otsimine.

Kohaletoimetamishaldus annab mõned meetodid rühma sõnumite saatmis- ja vastuvõtmisviisi haldamiseks. Lisaks on saadaval tööriistad nende sõnumite voo jälgimiseks.

  • Sõnumite saatmine rühmana või rühma nimel. Nende sätete abil saavad määratud kasutajad saata meilisõnumeid nii, nagu need oleksid tulnud rühmalt, või rühma nimel.

  • Saatja piirangud – nende sätete abil saate määrata, kellel on lubatud rühmale sõnumeid saata. Rühma saab konfigureerida nii, et see võimaldab saata meilisõnumeid välistelt osapooltelt, kuid soovi korral saate seda piirata ainult teatud isikutega.

  • Väline kasutajatugi – kutsudes külalisi oma rühma, saate valida, kas need kaasatakse rühma meilisõnumite vestlusse. Lugege artiklit: Office 365 rühmade juurdepääs külastajatele.

  • Transpordi reeglid – töörühmad toimivad rühmadena nii nagu teie Exchange ' i serveris. Reeglid võivad otsida sõnumeid, mis vastavad konkreetsetele tingimustele, ja seejärel teha nende sõnumite kohta toiminguid.

  • Kirjaspikrid – kirjaspikrid on informatiivsed sõnumid, mis kuvatakse kasutajatele sõnumi koostamise ajal. Nad võivad aidata vähendada NDR, hoiatades kasutajat, kui nende sõnum läheb tõenäoliselt väljastpoolt osapooli või ületab sõnumite kvoote.

  • Mitu puhverserveri aadressi – rühmal võib olla varjunimed nagu kasutaja postkast. Täiendavad puhverserveri aadressid võivad olla mugavad neile teistele pseudonüümide saadetud sõnumite vastuvõtmiseks või rühmale, millel on pikk või raske õigekirja nimi, hõlpsam jõuda. Vaadake teemat: Office 365 rühmade mitme domeeni tugi – administraatori spikker

  • Saatmise ja vastuvõtu maksimummaht. Nende kvootide abil saab talletusruumi ja läbilaskevõime nõuete parema halduse huvides vähendada probleeme, mis tekivad, kui rühm võtab vastu (või saadab) eriti mahukaid sõnumeid.

Office 365 annab teile ka mõned tööriistad, mille abil saate hallata oma rühmas ühiskasutatavat tüüpi sisu.

  • Kasutuse juhised – saate määratleda Office 365 rühmade kasutamise juhised – saate kasutajate koolitada heade tavade osas, mis aitavad nende rühmi tõhusalt hoida ja neid oma sisemistes sisu-poliitikas harida.

  • Andmete klassifikatsioon – saate luua kohandatav andmete klassifikatsiooni süsteemi Office 365 rühmadele, mis võimaldavad rühmade eraldamist poliitika tüübi järgi (nt "klassifitseerimata", "ettevõtte konfidentsiaalne" või "ülisalajane"). Sel viisil võivad teie rühmad eksponeerida teie asutuse muu sisu poliitikaid. Extensible Policy lubab teie ettevõttel konfigureerida lõpp-punkti, mida nimetatakse rühma loomise või muutmise korral, ja seejärel saate rakendada oma poliitikaid rühma loomiseks või muutmiseks.

Muutustega toimetulek

Mõnikord on muutused kasutajate jaoks ebamugavad, nii et leviloendite olemasolevate liikmetega on oluline suhelda, et nad teaksid, mida oodata. Sellisesse sõnumisse võiks lisada järgmist teavet, kus on vastused mõnedele olulistele küsimustele.

Mis on Outlooki rühmad?

OutlookiOffice 365 rühmad on üks koostöö lahendus meeskonnatööd/rühmad, kes soovivad jagada arutelusid, faile, kalendreid ja märkmeid ühtsel viisil, mida on lihtne leida.  Rühmade üks kõige parem funktsioon on tõenäoliselt rühma postkast, kus säilitatakse arutelude ajalugu, kust on varasemaid arutelusid lihtne otsida.

Miks me selle muudatuse teeme?

Inimesed on sageli avaldanud soovi leviloendisse postitatud sõnumite hulgast varasema teabe otsimiseks. Üleminek leviloendilt rühmale tähendab seda, et inimesed ei pea samu küsimusi üha uuesti küsima ega neile vastama.

Uues rühmas on rühmasündmuste jaoks olemas ka kalender, ühisfailide teek ja OneNote’i ühismärkmik, kus saate koostööd teha ja hilisemaks kasutamiseks teavet koguda.

Kui kuulusin juba leviloendisse, kas selle rühmaga liitumiseks on vaja midagi eraldi teha?

Ei, aga kui kuulusite juba leviloendisse, saate automaatselt uue rühma liikmeks.

Kuidas uuele rühmale Outlookis juurde pääseb? Aga Outlooki veebirakenduses?

Outlookis piisab uuele rühmale juurdepääsuks vasakpoolse navigeerimispaani allservas kategooria Rühmad valimisest. Kui kasutate seda rühma sageli, kaaluge selle lemmikuks kinnitamist: paremklõpsake seda ja valige Kuva lemmikuna.

Lisaks on igal mobiilsel platvormil (iOS, Android jne) saadaval tasuta mobiilside klientidele Office 365 rühmade jaoks, et pääseda hõlpsalt rühmale juurde liikvel olles.

Kas saab ka lihtsalt meili saata?

Jah, muidugi! Leviloendis kasutatud meilipseudonüüm toimib sama hästi ka Outlooki rühmas.

Lisaks...

Ärge unustage kasutajatele öelda, et ees seisab muudatus ja kelle poole nad peaksid küsimustega pöörduma.

Leviloendite migreerimine

Kas olete valmis üleminekuks leviloendilt rühmale? Vt Office 365 rühmade leviloendite uuendamine Outlookis (inglise keeles).

Mis saab edasi?

Kui olete levirühma Office 365 rühmale täiendanud, on teil vaja teha mõned järeltegevused, et tagada selle sujuv toimimine.

  • Kasutajate jälgimine – saate nendega sisse logida kohe pärast täienduse lõpuleviimist ja seejärel mõne päeva pärast. Näidates, et kuulate ja reageerite neile küsimustele, mida nad võivad teha, lähevad nad pika Teeni, et muuta need muudatustega õnnelikuks ja mugavaks.

  • Tegevuse aruannete jälgimine – Office 365 administraatori portaalis on häid aruandeid, mis näitavad, kui palju kasutajaid rühma kasutab, kui sageli ja milliseid funktsioone nad kasutavad. Need aruanded aitavad teil kujundada oma järeltegevuse ja kasutaja koolitust ning esile tõsta, kus teie kasutajad saavad uue rühmalt kõige rohkem lisandväärtust. Vaadake teemat Microsoft 365 halduskeskus tegevuskeskuses.

  • Jaga oma kogemust – Las teised töörühmad saavad teada, et oled oma levirühma täiendanud ja milliseid samme sa selle edukaks tegemiseks tegid! Teabe jagamine võib aidata teistel meeskondadel teie eeskuju jälgida ja teil on nende endi edukas uuendamine.

Vaata ka

Kas teil on küsimusi Office 365 rühmade kohta?

Külastage Microsoft Office 365 rühmade spetsialistide kogukonnafoorumit.

Ootame klientide arvamusi

See artikkel on viimati värskendatud 22 detsember 2017, mis on teie tagasiside tulemus. Kui see artikkel juhatas teid kasuliku teabeni, aga ka siis, kui ei juhatanud (eriti just siis), klõpsake allpool tagasisidenuppu ja saatke meile oma kommentaarid, et saaksime artiklit täiustada. Aitäh!

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×