Office
Logi sisse

Microsoft Query kasutamine välisandmete allalaadimiseks

NB!:  See artikkel on masintõlgitud, vaadake lahtiütlust. Selle artikli ingliskeelse versiooni leiate aadressilt (viiteks).

Microsoft Query abil saate tuua andmeid välistest allikatest. Microsoft Query abil andmete toomiseks teie ettevõtte andmebaasid ja failide teil pole vaja uuesti sisestada andmeid, mida soovite analüüsida Exceli. Saate ka värskendada oma Exceli aruandeid ja kokkuvõtteid algse lähteandmebaasi automaatselt iga kord, kui andmebaas on värskendatud uut teavet.

Selle artikli teemad

Lisateavet Microsoft Query

Andmeallikaga ühenduse loomine

Päringu viisardi abil saate päringu määratleda

Exceli andmetega töötamine

Lisateavet Microsoft Query kohta

Microsoft Query abil saate luua ühenduse välisandmeallikatega, valida välisallikatest andmeid, importida need andmed oma töölehele ja andmeid vajadusel värskendada, et teie töölehe andmed oleksid alati välisallikates leiduvate andmetega sünkroonitud.

Juurdepääsetavate andmebaaside tüübid.     Andmeid saate alla laadida mitut tüüpi andmebaasidest (sh Microsoft Office Access, Microsoft SQL Server ja Microsoft SQL Serveri OLAP-teenused). Samuti saate andmeid tuua Exceli töövihikutest ja tekstifailidest.

Microsoft Office pakub draiverid, mille abil saate tuua andmeid järgmiste andmeallikatega:

  • Microsoft SQL Server Analysis Services (OLAP-pakkuja)

  • Microsoft Office Access

  • dBASE

  • Microsoft FoxPro

  • Microsoft Office Excel...

  • Oracle

  • Paradox

  • Tekstifailide andmebaasid

Saate ka ODBC draiverid või andmeallika draiverid muude tootjate teabe toomiseks andmeallikast, mis on loetletud siin, sh muud tüüpi OLAP-i andmebaasid. ODBC-draiveri või andmeallika draiver on loetletud siin installimise kohta leiate teavet andmebaasi dokumentatsioonist või pöörduge andmebaasi pakkuja poole.

Andmete valimine andmebaasist.     Andmete allalaadimiseks andmebaasist peate looma päringu ehk küsimuse, mille esitate välisandmebaasis talletatavate andmete kohta. Kui teie andmed asuvad näiteks Accessi andmebaasis, võite soovida teada saada kindla toote müüginäitajaid piirkonniti. Ainult osa andmete allalaadimiseks valige ainult selle toote ja piirkonna andmed, mida soovite analüüsida.

Microsoft Query abil saate valida soovitud andmeveerud ja importida Exceli ainult need andmed.

Töölehe värskendamine ühe toiminguga.     Kui teil on Exceli töövihikus välisandmeid, saate analüüsi ajakohastamiseks andmeid värskendamine, kui andmebaasi muudetakse. Te ei pea kokkuvõttearuandeid ja diagramme uuesti looma. Näiteks võite luua kuu müügikokkuvõtte ning seda uute müüginäitajate saabumisel kord kuus värskendada.

Kuidas Microsoft Query andmeallikaid kasutab?     Pärast mõne kindla andmebaasi jaoks andmeallika häälestamist saate seda kasutada alati, kui soovite luua päringu sellest andmebaasist andmete valimiseks ja allalaadimiseks – teil pole vaja kogu ühenduseteavet iga kord uuesti tippida. Microsoft Query kasutab andmeallikat välisandmebaasiga ühenduse loomiseks ja teile näitamaks, millised andmed on saadaval. Pärast päringu loomist ja andmete tagastamist Exceli edastab Microsoft Query Exceli töövihikule nii päringu- kui ka andmeallikateabe, et saaksite andmebaasiga andmete värskendamiseks igal ajal uuesti ühenduse luua.

Query andmeallikakasutuse diagramm

Microsoft Query kasutamine andmete importimiseks.     Kui soovite välisandmeid Microsoft Query abil Exceli importida, täitke järgmised põhijuhised, mida on täpsemalt kirjeldatud järgmistes jaotistes.

  1. Ühendus andmeallikaga.

  2. Kasuta päringu määratleda.

  3. Exceli andmetega töötamiseks.

Lehe algusse

Andmeallikaga ühenduse loomine

Mis on andmeallikas?     Andmeallikas on talletatud teabekogum, mis võimaldab Excelil ja rakendusel Microsoft Query luua ühenduse välise andmebaasiga. Kui häälestate Microsoft Query abil andmeallika, panete sellele nime ning seejärel sisestate andmebaasi või serveri nime ja asukoha, andmebaasi tüübi ning oma sisselogimis- ja parooliteabe. Nõutava teabe seas on ka OBDC-draiveri või andmeallikadraiveri nimi (see draiver on programm, mis loob ühenduse teatud tüüpi andmebaasiga).

Andmeallika häälestamiseks Microsoft Query abil toimige järgmiselt.

  1. Klõpsake menüü Andmed jaotises Too välisandmed nuppu Muudest allikatest ja siis käsku Rakendusest Microsoft Query.

  2. Tehke ühte järgmistest.

    • Andmebaasi, tekstifaili või Exceli töövihiku andmeallika määramiseks klõpsake vahekaarti Andmebaasid.

    • OLAP-kuubi andmeallika määramiseks klõpsake vahekaarti OLAP-i kuupides . Sellel vahekaardil on saadaval ainult juhul, kui Microsoft Query käivitanud Excelist.

  3. Topeltklõpsake nuppu <Uus andmeallikas>.

    -või-

    Klõpsake nuppu <Uus andmeallikas> ja siis nuppu OK.

    Kuvatakse dialoogiboks Uue andmeallika loomine.

  4. Tippige 1. juhises andmeallika tuvastav nimi.

  5. Klõpsake 2. juhises andmeallikana kasutatava andmebaasitüübi draiverit.

    Kui koos rakendusega Microsoft Query installitud ODBC-draiverid ei toeta välisandmebaasi, kuhu soovite juurde pääseda, peate mõnelt muult tootjalt (nt andmebaasi tootjalt) hankima ja installima Microsoft Office'iga ühilduva ODBC-draiveri. Installijuhised saate andmebaasi tarnijalt.

    Märkus.: OLAP-andmebaaside jaoks pole ODBC-draivereid vaja. Microsoft Query installimisel installitakse Microsoft SQL Serveri analüüsiteenuste abil loodud andmebaaside draiverid. Muude OLAP-andmebaasidega ühenduse loomiseks peate installima nii andmeallikadraiveri kui ka klienttarkvara.

  6. Klõpsake nuppu Ühenda ja sisestage andmeallikaga ühenduse loomiseks vajalik teave. Andmebaaside, Exceli töövihikute ja tekstifailide korral sõltub nõutav teave valitud andmeallika tüübist. Võimalik, et teil palutakse esitada sisselogimisnimi, parool, kasutatava andmebaasi versioon, andmebaasi asukoht või muud andmebaasitüübiga seotud teavet.

    Kasutage tugevaid paroole, mis sisaldavad nii suur- ja väiketähti, numbreid kui ka sümboleid. Nõrkades paroolides ei kasutata neid elemente koos. Tugev parool: Y6dh!et5. Nõrk parool: Maja27. Parooli pikkus peaks olema kaheksa või enam märki. Pääsufraas, kus kasutatakse 14 või enamat märki, on parem lahendus.

    Enda parooli meelespidamine on väga oluline. Parooli unustamise korral ei saa Microsoft seda teie jaoks taastada. Hoidke üleskirjutatud paroole kindlas kohas ja eemal sellest teabest, mida kaitsta soovite.

  7. Pärast kogu nõutava teabe sisestamist klõpsake dialoogiboksi Uue andmeallika loomine naasmiseks nuppu OK või Valmis.

  8. Kui andmebaas sisaldab tabeleid ja soovite kindla tabeli kuvamiseks otsimispäringu viisard, klõpsake väljal samm 4, ja klõpsake soovitud tabelit.

  9. Kui te ei soovi oma sisselogimisnime ja parooli andmeallika kasutamisel iga kord uuesti tippida, märkige ruut Salvesta minu kasutajatunnus ja parool andmeallika määratlusse. Salvestatud parool pole krüptitud. Kui see märkeruut pole saadaval, küsige oma andmebaasi administraatorilt nõu, kuidas see suvand kättesaadavaks muuta.

    Turbeteade.: Vältige salvestamist sisselogimisteave andmeallikate ühendamisel. See teave võidakse talletada lihttekstina ja pahatahtlik kasutaja saanud kahjustada turvalisus andmeallika teabe juurde.

Pärast nende toimingute lõpuleviimist kuvatakse teie andmeallika nimi dialoogiboksis Andmeallika valimine.

Lehe algusse

Päringuviisardi abil päringu määratlemine

Kasutage enamiku päringute jaoks päringuviisardit.     Päringuviisard lihtsustab andmebaasi erinevates tabelites ja väljadel asuvate andmete valimist ja ühtekoondamist. Päringuviisardi abil saate valida just need tabelid ja väljad, mida soovite kaasata. Kui viisard tuvastab, et ühes tabelis asuval primaarvõtmeväljal on teise tabeli väljaga sama nimi, luuakse automaatselt sisemine ühendus (päringutehe, mis määrab kahe tabeli ridade ühendamise samaste väljaväärtuste alusel).

Viisardit saate kasutada ka tulemikogumite sortimiseks ja lihtsamaks filtreerimiseks. Viisardi viimases etapis saate valida, kas soovite andmed Exceli tagastada või päringut rakenduses Microsoft Query täpsustada. Pärast päringu loomist saate selle käivitada nii Excelis kui ka rakenduses Microsoft Query.

Päringuviisardi käivitamiseks tehke järgmist.

  1. Klõpsake menüü Andmed jaotises Too välisandmed nuppu Muudest allikatest ja siis käsku Rakendusest Microsoft Query.

  2. Veenduge, et dialoogiboksis Andmeallika valimine oleks ruut Kasuta päringute loomiseks/redigeerimiseks päringuviisardit märgitud.

  3. Topeltklõpsake andmeallikat, mida soovite kasutada.

    -või-

    Klõpsake andmeallikat, mida soovite kasutada, ja seejärel nuppu OK.

Töötage muud tüüpi päringute korral otse rakenduses Microsoft Query.     Kui soovite luua keerukama päringu, mida päringuviisard ei võimalda, võite töötada otse rakenduses Microsoft Query. Microsoft Query kaudu saate vaadata ja muuta päringuid, mille koostamist alustasite päringuviisardis, kuid vajadusel saate uusi päringuid luua ka ilma viisardi abita. Töötage otse rakenduses Microsoft Query, kui soovite luua päringuid, mis teevad mõnda järgmistest.

  • Väljalt konkreetsete andmete valimine.     Suure andmebaasi korral võib juhtuda, et soovite väljalt valida ainult osa andmetest ning mittevajalikud andmed välja jätta. Kui vajate näiteks paljude toodete andmeid sisaldavalt väljalt ainult kahe kindla toote andmeid, võite kahe soovitud toote andmed valida kriteeriumid abil.

  • Andmete allalaadimine erinevate kriteeriumide alusel iga kord, kui päring käitada.     Kui soovite samades välisandmetes luua mitme ala jaoks sama Exceli aruande või kokkuvõtte (nt eraldi müügiaruande iga piirkonna jaoks), võite luua parameeterpäring. Parameetripäringu käivitamisel küsitakse, millist väärtust peaks päring kirjete valimisel kriteeriumina kasutama. Näiteks võib parameetripäring paluda teil sisestada mõne kindla piirkonna ja seda päringut saate korduvalt kasutada kõigi piirkondlike müügiaruannete loomiseks.

  • Andmete ühendamine mõnel muul viisil.     Päringuviisardi loodavad sisemised ühendused on kõige levinumat tüüpi ühendused, mida päringute loomisel kasutatakse. Vahel aga võib vaja minna mõnda muud tüüpi ühendust. Kui teil on näiteks tabel toodete müügiteabega ja tabel klienditeabega, takistab sisemine ühendus (päringuviisardi loodav ühendustüüp) selliste klientide kirjete toomist, kes pole midagi ostnud. Microsoft Query abil saate need tabelid ühendada sellisel viisil, et alla laaditaks kõik kliendikirjed koos nende klientide müügiandmetega, kes on midagi ostnud.

Microsoft Query käivitamiseks tehke järgmist.

  1. Klõpsake menüü Andmed jaotises Too välisandmed nuppu Muudest allikatest ja siis käsku Rakendusest Microsoft Query.

  2. Veenduge, et dialoogiboksis Andmeallika valimine poleks ruut Kasuta päringute loomiseks/redigeerimiseks päringuviisardit märgitud.

  3. Topeltklõpsake andmeallikat, mida soovite kasutada.

    -või-

    Klõpsake andmeallikat, mida soovite kasutada, ja seejärel nuppu OK.

Päringute korduvkasutamine ja ühiskasutus.     Nii päringuviisardis kui ka rakenduses Microsoft Query saate päringud salvestada DQY-failidena, mida saate vastavalt vajadusele muuta, korduvkasutada ja ühiskasutusse anda. Kuna Excel saab DQY-faile otse avada, saate (või saavad teised) samast päringust luua ka täiendavaid andmevahemikke.

Salvestatud päringu avamiseks Excelist toimige järgmiselt.

  1. Klõpsake menüü Andmed jaotises Too välisandmed nuppu Muudest allikatest ja siis käsku Rakendusest Microsoft Query. Kuvatakse dialoogiboks Andmeallika valimine.

  2. Klõpsake dialoogiboksis Andmeallika valimine vahekaarti Päringud.

  3. Topeltklõpsake salvestatud päringut, mille soovite avada. Päring kuvatakse rakenduses Microsoft Query.

Kui soovite avada salvestatud päringu ja Microsoft Query on juba avatud, klõpsake Microsoft Query menüüd File (Fail) ja siis käsku Open (Ava).

DQY-faili topeltklõpsamisel Excel avaneb, käivitab päringu ja lisab siis tulemid uuele töölehele.

Kui soovite ühiskasutusse anda Exceli kokkuvõtte või aruande, mis põhineb välisandmetel, võite teistele kasutajatele anda välisandmevahemikku sisaldava töövihiku või luua mall. Mallis saate kokkuvõtte või aruande salvestada ilma välisandmeteta – nii püsib faili maht väiksem. Välisandmed laaditakse alla, kui kasutaja avab aruandemalli.

Lehe algusse

Andmete kasutamine Excelis

Pärast päringu loomist päringuviisardis või rakenduses Microsoft Query saate andmed tagastada Exceli töölehele. Andmetest saab siis välisandmevahemik või PivotTable-liigendtabeli aruanne, mida saate vormindada ja värskendada.

Allalaaditud andmete vormindamine.     Excelis saate Microsoft Query allalaaditud andmeid mitmesuguste tööriistade (nt diagrammide ja automaatsete vahekokkuvõtete) abil esitada ja summeerida. Vajadusel saate andmeid vormindada; välisandmete värskendamisel vorming säilitatakse. Väljanimede asemel saate kasutada oma veerusilte ning automaatselt lisada reanumbreid.

Excel võib vahemiku lõppu tipitavad uued andmed automaatselt vormindada, et need sobiksid eelnevate ridadega. Samuti võib Excel automaatselt kopeerida valemid, mida on eelnevatel ridadel korratud, ja laiendada need lisaridadele.

Märkus.: Vahemiku uutele ridadele laiendamiseks peab vorming või valem esinema uuele reale eelnevast viiest reast vähemalt kolmes.

Selle suvandi saate igal ajal sisse või välja lülitada.

  1. Klõpsake Microsoft Office'i nuppu Office'i nupu pilt ja siis nuppu Exceli suvandid ning seejärel kategooriat Täpsemalt.

  2. Suvandi sisselülitamiseks märkige jaotises Redigeeri ruut Laienda andmevahemiku vorminguid ja valemeid. Andmevahemike automaatse vormindamise väljalülitamiseks tühjendage see ruut.

Väliste andmete värskendamine     Väliste andmete värskendamisel päringut tuua uusi või muudetud andmed, mis vastavad teie määratud tingimustele. Saate värskendada päringu nii Microsoft Query ja Excelis. Excel pakub mitmeid võimalusi päringute iga kord, kui avate töövihiku andmete värskendamise ja automaatse värskendamise intervallide värskendamiseks. Saate jätkata tööd Excelis andmete värskendamise ja olekut saate kontrollida ka andmete värskendamise ajal. Lisateavet leiate teemast ühendatud (imporditud) andmete värskendamine.

Lehe algusse

Märkus.: Masintõlke lahtiütlus. Selle artikli tõlkis arvutisüsteem ilma inimese sekkumiseta. Microsoft pakub selliseid masintõlkeid, et inglise keelt mittekõnelevad kasutajad saaksid vaadata sisu Microsofti toodete, teenuste ja tehnoloogiate kohta. Kuna artikkel on masintõlgitud, võib see sisaldada sõnavara-, süntaksi- või grammatikavigu.

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×