Microsoft Access 2007 või Access 2010 abil saate Microsoft Outlook 2007 või Microsoft Outlook 2010 kaudu andmeid koguda või värskendada. Access juhendab teid andmete kogumise vormi loomisel ja vormi saatmisel meilisõnumis. Kui teie e-posti adressaadid tagastavad täidetud vormid, saate valida, kas kogutud andmed töödeldakse automaatselt määratud Accessi andmebaasis. See andmete kogumise meetod võib säästa aega ja vaeva, mis on tavaliselt seotud kopeerimise ja kleepimise või käsitsi andmesisestuse protsessiga. Järgnevalt on toodud mõned stsenaariumid, kus saate andmete kogumiseks kasutada järgmist toimingut.
Küsitlused Saate teha küsitluse ja koostada tulemid, luues kõigepealt Accessi andmebaasi, kus on vajalikud tabelid tulemite talletamiseks ja viisardi abil küsitluse vormi loomiseks ning saatke need küsitluse osalejatele. Kui osalejad on vastanud, talletatakse küsitluse andmed andmebaasi automaatselt.
Oleku aruanded Kui tegemist on uusima kaubavaru taseme oleku või pooleliolevate probleemidega ajakohase teabega, saab teie meeskond teid kursis hoida, saates teile meilisõnumeid, mis sisaldavad praegust teavet regulaarselt.
Sündmuste haldus Konverentsi või koolituse või muu sündmuse korraldamisel saate saata meilisõnumina ühe või mitu vormi kontaktteabe, reisi-ja hotelli eelistuste kogumiseks jne. Kui otsustate, et vastused töödeldakse automaatselt, saavad osalejad igal ajal muuta oma eelistusi, ilma et peaksite teid sellest teavitama, ja teil on alati juurdepääs uusimatele andmetele otsuste tegemise eesmärgil.
Selles artiklis selgitatakse, mida on vaja selle protsessi kasutamiseks, kuidas viisardit kasutama hakata, ja seejärel antakse teile lisateavet mitmesuguste toimingute kohta, et saaksite viisardi järgides kõige paremini informeeritud valikut teha.
Märkus.: Te ei saa kogutud andmeid lisada, kui adressaat kasutas andmete kogumise vormi saatmiseks kas Hotmail või Yahoo.
Enne alustamist
Kui see on teie esimene kord andmete kogumiseks meilisõnumite abil, tehke järgmist.
-
Veenduge, et arvutisse oleks installitud järgmised rakendused.
-
Access 2007 või Access 2010.
-
Outlook 2007 või Outlook 2010. Meilisõnumite saatmiseks peab teie arvutis olema installitud ja konfigureeritud Outlook. Kui teie Outlook on installitud, kuid pole veel konfigureeritud, käivitage Outlook ja järgige Outlooki käivitamise viisardi juhiseid. Viisardi kohta abi saamiseks lugege Outlooki spikrit.
-
Kui kavatsete kasutada InfoPathi vormi, siis veenduge, et teil oleks installitud InfoPath 2007 või uuem versioon ja et adressaatidel peab olema installitud InfoPath ka oma arvutisse.
-
Meilisõnumi adressaatidel peab olema kas InfoPath või e-posti klient, kes toetab oma arvutisse installitud HTML-vormingut, et saaksite vormi vaadata ja redigeerida.
Meilisõnumite kaudu andmete kogumiseks kasutatav vorm pole Accessi vorm. Viisard loob spetsiaalse vormi HTML-või InfoPathi vormingus.
Saate tuvastada sihtkoha andmebaasi. Andmebaas võib olla kas mdb-või accdb-vormingus. Lisaks toetatakse MDE-ja. accde-faile. Kui te ei soovi olemasolevat andmebaasi kasutada, peate looma uue.
-
-
Tuvastage või looge tabelid, mida soovite meilisõnumi vastustes olevate andmetega asustada. Kui kogute andmeid olemasolevate tabelite kohta, veenduge, et tabelid pole kirjutuskaitstud ja et teil on nende sisu lisamiseks või värskendamiseks vajalikud õigus.
Märkus.: Manuse, Automaatnumber, OLE ja mitme väärtusega väljatüüpe ei saa meilisõnumite abil koguda
Kui teie andmete kogumise toiming asustab kaks või enam tabelit, peate looma päringu Select ja kasutama seda vormi kirje allikana. Veenduge, et päring sisaldaks kõiki aluseks olevatest tabelitest nõutavaid välju. Kui kasutate olemasolevat päringut, veenduge, et päring poleks kirjutuskaitstud ja et teil on selle sisu lisamiseks või värskendamiseks vajalikud õigus. Kahe või enama tabeli põhjal päringu loomise kohta leiate lisateavet artiklist päringute tutvustus.
Talletage andmed uute kirjetena järgmistes olukordades.
-
Kui andmed asustavad mitu tabelit.
-
Kui sihttabeli väli pole primaarvõti. Primaarvõtme väärtused on vajalikud iga vastuse vastendamiseks olemasoleva kirjega. Kui teie sihttabeli väli pole primaarvõti, lisage see kohe või määrake olemasolev väli, millel on kordumatuid väärtusi primaarvõti.
-
Kui sihttabeli kirjeid pole. Kui tabel on tühi, eeldab viisard, et soovite kirjeid lisada.
-
Kui adressaatide meiliaadresse ei salvestata andmebaasi väljana. Andmete kogumisel kirjete värskendamiseks ei saa te viisardi loodud sõnumi aadresse käsitsi tippida. Väli Address peab olema sihttabelis või tabelis, kus on seos sihtkoha tabeliga.
Alustamine
-
Avage andmebaas, kus kogutud andmed salvestatakse.
-
Andmete lisamiseks ühte tabelisse valige navigeerimispaanil tabel. Mitme seostuva tabeli asustamiseks valige nende Tabelitega seotud päring.
-
Viisardi käivitamiseks tehke ühte järgmistest.
-
Klõpsake menüü välisandmed jaotises andmete kogumine nuppu Loo meilisõnum.
-
Paremklõpsake tabelit või päringut ja seejärel klõpsake käsku kogu ja Värskenda andmed meili teel.
Märkus.: Kui tabelis pole ühtegi välja või teil on ainult Automaatnumber, OLE-objekt, manus või mitme väärtusega otsinguväli, kuvatakse Accessis järgmine teade: valitud tabelil või päringul pole ühtegi välja, mis toetaks andmete kogumist e-posti kaudu.
-
Kui tabel sisaldab andmete kogumist toetavaid välju, käivitub viisard. Kui sihttabeli toetab nii andmete lisamist kui ka värskendamist, juhendab viisard teid vajalike toimingute andmete kogumiseks meilisõnumite kaudu.
Kasutage järgmisi jaotisi viitena mis tahes küsimustele, mis võivad olla seotud järgmise seitsme põhitoiminguga.
Valige, millist tüüpi andmesisestuse vorm soovite saata
Valige vormi tüüp, mis põhineb teie enda ja adressaatide kasutamise lihtsusel.
HTML-vormi valimine HTML-vormi saab vaadata ja redigeerida iga kasutaja, kelle meiliklient toetab HTML-i
Microsoft InfoPathi vormi valimine See suvand kuvatakse ainult siis, kui teie arvutisse on installitud InfoPath. Valige see suvand ainult siis, kui adressaatidele on installitud InfoPath ja Outlook oma arvutisse. InfoPathi vorm annab parema andmete sisestamise ja redigeerimise keskkonna;
Järgmisel lehel kuvatav viisard sõltub sellest, kas objekt toetab andmete värskendamist. Kui objekt on kahe või enama tabeli alusel loodud päring või kui tegemist on tabeliga, millel pole primaarvõtme välja või mis ei sisalda kirjeid, eeldab viisard, et soovite lisada uusi kirjeid, ja palub teil valida vormiväljad. Kõikidel muudel juhtudel palub viisard teil määrata, kas soovite andmeid lisada või värskendada, enne kui palute vormiväljade valimist.
Valige, kas soovite koguda uusi andmeid või värskendada olemasolevaid andmeid;
Määrake, mida soovite andmetega teha. Kasutatava vormi tüüp mõjutab uute kirjete arvu, mille adressaat saab teile saata ühe vastusena. Andmete värskendamisel tuvastatakse kirjete arv, mida adressaat peab värskendama, teie poolt sõnumisse kaasatavate valmis vormide arvu.
Märkus.: Uute kirjete lisamiseks tippige e-posti meiliaadress sõnumi loomisel meilisõnumi väljale aadress. Olemasolevate andmete värskendamiseks tuleb adressaatide meiliaadressid talletada aluseks oleva tabeli või päringu või seotud tabeli väljana.
Andmete määramine, mida soovite koguda
Vormi kaasatavate väljade valimisel pole vaja kaasata vormi aluseks oleva tabeli või päringu kõiki välju. Siiski peavad olema täidetud järgmised tingimused.
-
Kohustuslikud väljad: Tärniga (*) tähistatud väljad on kohustuslikud väljad. Kui kogute uusi kirjeid, kaasatakse viisardisse automaatselt kõik väljad, mille nõutav atribuut on seatud väärtusele Jah. Kui kirjete kohustuslikud väljad on tühjad, siis Access ei lisa kirjet tabelisse.
-
Toetuseta Väljatüübid: Teatud tüüpi välju ei saa lisada vormile (nt Automaatnumber, manus, OLE-objekt või mitme väärtusega otsinguväljade).
-
Primaarvõtme väli: Kasutaja saab kirjete lisamisel väljale väärtuse tippida; vastust ei töödelda, kui määratud väärtus on juba kasutusel.
Märkus.: Määrake iga kaasatud välja puhul jaotises välja atribuudidsilt ja klõpsake nuppu kirjutuskaitstud , kui te ei soovi, et kasutaja saaks selle välja andmeid muuta.
Automaatse või käsitsi andmetöötluse määramine
Saate valida vastuste automaatse või käsitsi töötlemise. Automaatne töötlemine tähendab seda, et kui saadate vastused, siis Outlook ja Access töötavad koos, et eksportida andmed andmebaasi sihttabeli. Automaatne töötlemine võib säästa aega ja vaeva. Käsitsi töötlemine tähendab ainult seda, et käivitate eksporditoimingu andmete edastamiseks määratud kaustast Outlookis, Accessi sihttabeli.
Vastused eksporditakse edukalt sihttabeli, kuni vastused teie postkasti jõuavad järgmistele tingimustele.
-
Outlook peab teie arvutis juba töötama. Kui Outlook ei tööta, käivitub töötlemine järgmine kord, kui Outlooki käivitate.
-
Access ei tohi olla parooliga kaitstud ja see ei tohiks olla avatud eksklusiivses režiimis. Andmebaasi nimi või asukoht ei tohi olla muutunud pärast meilisõnumi saatmist.
-
Tabelite ja päringute nimed ning vormi kaasatud väljade atribuudid ei tohi olla pärast meilisõnumi saatmist muutunud.
-
Aluseks olevate tabelite ja päringu sisu lisamiseks või värskendamiseks peavad teil olema vajalikud õigus.
Märkus.: Kui Automaatne töötlemine nurjub, proovige probleemid lahendada ja seejärel eksportige ebaõnnestunud vastused käsitsi. Pärast seda, kui lahendate probleemid, mis pärast probleemide lahendamist teie sisendkausta jõuavad, töödeldakse automaatselt.
Vastuste automaatse töötlemise juhtimiseks atribuutide seadmine
Kui soovite määrata, kus vastused on talletatud, määrake mõne muu Outlooki kausta nimi, mille alusel soovite viisardi vastuseid töödelda , klõpsake kausta nime. Valige dialoogiboksis kausta valimine kas mõni muu kaust või klõpsake uue kausta loomiseks nuppu Uus .
Kui klõpsate käsku Määra atribuudid, et reguleerida andmete automaatset töötlemist , et muuta või täpsustada importimise sätteid, lugege saadaolevate suvandite kohta järgmist tabelit.
|
Suvand |
Tulem |
|---|---|
|
Hülgage vastused nendest isikutest, kellele te sõnumit ei saatnud. |
Märkige see ruut, kui soovite, et teie sõnumi algsed adressaadid saadetaks automaatselt ainult nende vastuste töötlemiseks. Teistest inimestelt saadud vastused talletatakse sihtkausta, kuid neid ei töödelda automaatselt. |
|
Mitme vastuse aktsepteerimine igalt adressaadilt |
Märkige see ruut, kui soovite, et iga adressaadi automaatselt töödeldaks ainult esimest vastust. Teine ja järgmised vastused salvestatakse sihtkausta, kuid neid ei töödelda automaatselt. Märkus.: See säte reguleerib ainult vastuste arvu, mitte ühe vastuse sees olevate kirjete arvu, mida töödeldakse. Teisisõnu, kui saadate InfoPathi vormi, saab kasutaja saata teile ühe vastusega mitu kirjet ja Access töötleb automaatselt kõiki vastuse kirjeid, isegi kui see ruut pole märgitud. |
|
Luba ainult olemasolevate andmete värskendamine |
Kui adressaadid kasutavad andmete värskendamiseks InfoPathi vormi, saavad nad lisaks olemasolevatele kirjetele saata uusi kirjeid. Märkige see ruut, kui soovite töödelda ainult olemasolevatele kirjetele vastavaid värskendusi. |
|
Töödeldavate vastuste arv |
Tippige vastuste koguarv (kõigilt adressaatidelt), mida soovite automaatselt töödelda. Kui soovite, et kõik vastused automaatselt töödeldakse, Sisestage tekstiväljale suur väärtus (nt 5000). Pärast määratud väärtuse jõudmist saadud vastused talletatakse sihtkausta, kuid neid ei töödelda automaatselt. |
|
Peatamise kuupäev ja kellaaeg |
Saate määrata, millal tuleks meilisõnumite Automaatne töötlemine lõpetada. Pärast seda kuupäeva ja kellaaega saadud vastused talletatakse sihtkausta, kuid neid ei töödelda automaatselt. |
Kui soovite neid suvandeid hiljem muuta, klõpsake menüü välisandmed jaotises andmete kogumine nuppu Halda vastuseid. Valige dialoogiboksis andmete kogumise sõnumite haldamine sõnum, mille sätteid soovite muuta, ja seejärel klõpsake nuppu sõnumi suvandid. Dialoogiboksis tehtud muudatused mõjutavad kõiki sellele sõnumile vastu võetud vastuseid.
Vastuste käsitsi töötlemine
Kui soovite määrata, millal ja millised vastused töödeldakse, siis ärge valige suvandit Automaatne töötlemine. Vastused talletatakse Outlooki määratud kaustas, kuni valite ja paremklõpsate kaustas iga vastamist ja klõpsate kiirmenüüs käsku Ekspordi andmed Microsoft Accessi .
Mõnel juhul võib juhtuda, et peate ka käsitsi töötlema vastuseid, mida ei saanud automaatselt töödelda.
Enne andmete eksportimist pidage meeles järgmist.
-
Accessi andmebaas ei tohi olla avatud eksklusiivses režiimis ja andmebaasi nimi või asukoht ei tohi olla muutunud pärast meilisõnumi saatmist.
-
Tabelite ja päringute nimed ning vormi kaasatud väljade atribuudid ei tohi olla pärast meilisõnumi saatmist muutunud.
-
Aluseks olevate tabelite ja päringu sisu lisamiseks või värskendamiseks peavad teil olema vajalikud õigus.
Adressaatide meiliaadresside määramise viisi valimine
Kui kogute ainult uut teavet, saate meiliaadresse määrata kahel viisil.
-
Tippige Outlooki meilisõnumisse ükshaaval meiliaadressid või valige aadressiraamatust aadressid.
-
Kasutage praeguse Accessi andmebaasi tabeli või päringu välja meiliaadress.
Märkus.: Andmete kogumisel olemasolevate kirjete värskendamiseks ei kuvata seda dialoogiboksi, kuna adressaadi meiliaadressid peavad olema esmalt saadaval andmebaasi väljana.
Meiliaadresside sisestamine otse Outlookis
Kui määrate Outlookis adressaadid, saate sõnumit enne saatmist vaadata ja kohandada. Meilisõnumi sisu sisaldab lühikest tutvustust ja vormi. On soovitatav, et te ei tee vormil muudatusi. Vormi struktuuri muudatused võivad põhjustada vastuse, mida ei töödelda.
Andmebaasi väljal talletatavate meiliaadresside kasutamine
Seostatud tabeli valimise suvand viitab seotud tabelitele. Andmebaasi tabelite seoste vaatamiseks või redigeerimiseks klõpsake tööriista Andmebaasiriistad. Klõpsake menüü seosed jaotise seosed nuppu seosed .
Seoste kohta leiate lisateavet artiklist tabeli seoste juhend.
Adressaatide loendi läbivaatus ja määramine
Viimaseks peamiseks toiminguks on meilisõnumi eelvaatamine ja kohandamine ning aadressiloendi häälestamine ja seejärel andmete kogumise sõnumi saatmine.
Meilisõnumi loomine ja saatmine
Kui viisard teatab, et saate nüüd luua meilisõnumi ja näitab teile, kuidas meilisõnumi olekut vaadata, kasutades käsku Halda vastuseid , võidakse kuvada mõned hoiatusteated. Järgmises tabelis kirjeldatakse iga hoiatust ja toimingut, mida saate selle lahendamiseks teha.
|
Hoiatusteade |
Kirjeldus |
S Olution |
|---|---|---|
|
Mõned kirjed ei sisalda määratud meiliaadressi väljal kehtivat aadressi. Nende ridade andmeid ei tagastata. |
Valitud meiliaadressi väli sisaldab väärtust null. |
Kui soovite koguda andmeid iga kirje kohta, väljuge viisardist ja asendage nulliga väärtused meiliaadressiga. Seejärel käivitage viisard uuesti. |
|
Teil on praegu andmebaasi ainu-lukk. Automaatne töötlemine nurjub, kuni lukk on välja antud. |
Andmebaas on praegu avatud eksklusiivses režiimis. |
Kui otsustate, et vastused töödeldakse automaatselt, nurjub töötlemine, sest Access ei saa lisada andmebaasi, millel on eksklusiivne lukk, või selle värskendamine. Andmebaasi sulgemine ja uuesti avamine eksklusiivses režiimis kohe pärast sõnumi saatmist |
|
Need meilisõnumid võivad sisaldada andmeid, mis on konfidentsiaalsed või tundliku loomuga. |
Andmeid kogutakse olemasolevate kirjete värskendamiseks ja vormi, mida soovite saata, on eelnevalt valmis olemasolevate andmetega. |
Kui teatud vormiväljade hulka kuuluvad tundlikud andmed, minge tagasi viisardile, kus olete väljad valinud, ja eemaldage vormilt tundlikke andmeid sisaldavad väljad. |
Pärast sõnumi eelvaadet ja kohandamist saate filtreerida välja meiliaadress ja valida adressaadid. Valige meiliaadressid, mida soovite kasutada, kui valite vastavad märkeruudud. Kui kuvatakse dialoogiboks, kus on kirjas lubamatud meiliaadressid, märkige loendis olevad aadressid üles ja klõpsake nuppu välju. Kontrollige kehtetuid aadresse, tehke vajalikud parandused ja proovige sõnumit uuesti saata.
