Meilisõnumite abil kogutud andmete lisamine Accessi andmebaasi

Märkus.: Soovime pakkuda teie keeles kõige ajakohasemat spikrisisu niipea kui võimalik. See leht on tõlgitud automaatselt ja sellel võib leiduda grammatikavigu või ebatäpsusi. Tahame, et sellest sisust oleks teile abi. Palun märkige selle lehe allservas, kas sellest teabest oli teile kasu või mitte. Soovi korral saab ingliskeelset artiklit lugeda siit.

Saate koguda või teave küll e-kirju, kasutades Microsoft Access 2007 või Access 2010, Microsoft Outlook 2007 või Microsoft Outlook 2010. Accessi juhatab teid läbi andmete kogumise vormi loomise ja vormi saatmine meilisõnumiga. Kui teie meilisõnumi adressaadid tagastada täidetud vormid, saate kogutud andmete automaatset töötlemist ja määratud Accessi andmebaasis talletatud on. See meetod andmete kogumise saate säästa aega ja vaeva, mis on tavaliselt seotud, koopia ja kleepige või käsitsi andmete sisestamise protsess lõpule. Järgnevalt on toodud mõned stsenaariumid, kus saate kasutada seda toimingut koguda andmeid.

Küsitluste    Saate küsitlust ja kompileerida tulemused esimese salvestamiseks vajalikud tabelitega Accessi andmebaasi loomine ja küsitluse vormi loomiseks viisardi abil ja seejärel meil need küsitluse osalejad. Kui osalejad vastamiseks küsitluse andmed salvestatakse automaatselt andmebaasi.

Olekuaruandeid    Kas see on uusim varude olek või ajakohast teavet ootel probleeme, saate hoida oma meeskonnatöö teid kursis saadab teile meilisõnumi intervalliga praegust teavet sisaldavate sõnumite.

Sündmuste haldamine    Korraldamisel konverentsi või koolitus või muid sündmusi, saate ühe või mitme vormi saata meilisõnumina koguda kontaktteave, reisi- ja eelistused jne. Kui valite vastuste töötlemise automaatselt, osalejad saavad oma eelistusi muuta igal ajal ilma teie ja teil on alati juurdepääs otsustusprotsessi eesmärgil uusimaid andmeid.

Selles artiklis selgitatakse, mida on vaja kasutada seda protsessi, kuidas alustada Diagrammiviisard, ja seejärel annab teile etappide kohta lisateavet, nii et saate muuta kõige kursis püsida valiku järgite viisardi

Märkus.: Te ei saa kogutud andmete lisamine, kui adressaat kasutanud Yahoo või Hotmaili saidikogumi andmevormi saatmiseks.

Enne alustamist

Kui see on teie andmete kogumine meilisõnumitega esimest korda, tehke järgmist.

  1. Veenduge, et teie arvutisse on installitud järgmiste rakenduste:

    • Access 2007 või Access 2010.

    • Outlook 2007 või Outlook 2010. Outlooki installinud ja konfigureerinud arvutis, mida kasutada meilisõnumite saatmine peab teil olema. Kui teil on Outlook installitud, kuid pole veel konfigureeritud, käivitage Outlook ja järgige Outlooki käivitusviisardi juhiseid. Viisardi, lugege teemat Outlooki spikris.

    • Kui kavatsete kasutada InfoPathi vormi, veenduge, et teil on InfoPath 2007 või uuem versioon installitud ja adressaatidele tuleb ka InfoPathi oma arvutisse installitud.

    • Meilisõnumi adressaatide peab olema kas on InfoPathi või e-posti klient, mis toetab HTML-vormingus, et saaks vaadata ja redigeerida vormi oma arvutisse installitud.

      Vormi andmete kogumise kogumise pole Accessi vormi. Viisardi loob teisiti vormi InfoPathi või HTML-vormingus.

      Leidke Sihtandmebaas. Andmebaas võib olla mdb- või accdb-vormingus. Lisaks .mde- ja .accde-failid on toetatud. Kui te ei soovi kasutada olemasoleva andmebaasiga, peate looma uue konto.

  2. Tuvastada, või looge tabelit, milles soovite e-posti vastused andmetega täidetud. Kui kogute andmeid olemasoleva tabelid, veenduge, et tabelid pole kirjutuskaitstud ja et teil on vajalikud õigused lisada või värskendada oma sisu.

Märkus.: Manuse, Automaatnumber, OLE ja mitme väärtusega väli, mis tüüpi ei saa koguda meilisõnumite abil

Kui andmekogumise toiminguga kuvab kaks või enam tabelit, peate valikupäringu loomine ja selle vormi kirjeallikas kasutada. Veenduge, et päring sisaldab kõiki nõutud väljad aluseks olevatest tabelitest. Kui kasutate olemasoleva päringu, veenduge, et päring pole kirjutuskaitstud ja et teil on vajalikud õigused lisada või värskendada selle sisu. Päringu põhjal kahe või enama tabeli loomise kohta leiate lisateavet artiklist Sissejuhatus päringutesse.

Andmete talletamine uute kirjetena järgmistes olukordades.

  • Kui andmetega asustada mitme tabeli.

  • Kui sihttabel pole primaarvõtme välja. Primaarvõtme väärtused on vajalikud iga vastuse vastendamiseks olemasoleva kirje. Kui teie sihttabel pole primaarvõtme välja, lisage see kohe või määrata mõne olemasoleva väljaga, milles on Kordumatud väärtused primaarvõtmena.

  • Kui sihttabel ei ole ühtegi kirjet. Kui tabel on tühi, viisardi eeldab, et soovite kirjete lisamine.

  • Kui adressaatide meiliaadresse ei salvestata andmebaasi väljadena. Kirjete värskendamiseks andmete kogumise, ei saa käsitsi aadresse viisard genereeritud sõnum. Väli aadress peab olema sihttabelis või tabelis, mis on seotud mõne sihttabel.

Lehe algusse

Alustamine

  1. Avage andmebaas, kus talletatakse kogutud andmete.

  2. Ühe tabeli andmete lisamiseks valige navigeerimispaanil tabel. Mitme seotud tabeli asustamiseks valige päring, mis on seotud järgmised tabelid.

  3. Tehke ühte järgmistest viisardi käivitamiseks.

    • Klõpsake menüü Välisandmed jaotises Andmete kogumiseMeilisõnumi loomine.

    • Paremklõpsake tabelit või päringut ja klõpsake käsku kogu ja Värskenda andmeid meili teel.

      Märkus.: Kui tabel ei sisalda kõik väljad või ainult on Automaatnumber, OLE-objekti või manuse mitmeväärtuselise otsinguvälja Väljatüübid, Access, kuvatakse järgmine teade: valitud tabeli või päringu ei ole kõik väljad toetavate andmete kogumine meilisõnumiga .

Kui tabel sisaldab andmete kogumine toetavad väljad, käivitatakse viisard. Kui sihttabel toetab nii selle lisamise ja andmete värskendamist, viisard juhendab teid nõutud toimingute koguda andmeid meilisõnumitega.

Järgmistes jaotistes kasutada abimaterjalina küsimusi, siis peate võib-olla järgmised seitse põhietappi protsessi kaudu.

  1. Saadetava andmesisestusvormi tüübi valimine

  2. Valige, kas soovite koguda uusi või olemasolevaid andmeid värskendada.

  3. Määratlege andmed, mida soovite kogutud

  4. Määrake automaatselt või käsitsi

  5. Valige, kuidas soovite määrata adressaatide meiliaadressid

  6. Läbi vaadata ja täpsustada adressaatide loend

  7. Luua ja saata meilisõnumi

Lehe algusse

Saadetava andmesisestusvormi tüübi valimine

Valige enda ja oma adressaatide kasutuslihtsus põhinev vorm.

Valige HTML-vormi    HTML-vormi saab vaadata ja redigeerida mis tahes kasutaja, kelle meilikliendi toetab HTML-vormingus

Valige Microsoft InfoPathi vorm    Kuvatakse see suvand, kui teie arvutisse on installitud ainult kui InfoPathi. Valige see suvand ainult siis, kui kõik adressaadid on InfoPathi ja oma arvutisse installitud Outlook. InfoPathi vormi pakub paremaid andmete sisestamise ja redigeerimise keskkond,

Viisardi leht, mis kuvatakse järgmine sõltub sellest, kas sihtkoht objekti toetab andmete värskendamist. Kui objekt on päringu põhjal kaks või enam tabelit, või kui see on tabeli, mis ei ole primaarvõtme välja või ei sisalda ühtegi kirjet, viisardi eeldab, et soovite lisada uusi kirjeid ja palub teil valida vormi väljad. Kõigil muudel juhtudel Viisard palub teil määrata, kas soovite lisada või värskendada andmeid enne palub teil valida vormi väljad.

Lehe algusse

Valige, kas soovite koguda uusi või olemasolevaid andmeid värskendada.

Määrake, mida soovite teha andmetega. Vormi, mida kasutate tüüpi mõjutab adressaat saab saata teile ühe vastusega uute kirjete arvu. Andmete värskendamisel tuvastab arv kirjeid, mida tuleb värskendada adressaadi, kaasatakse sõnumi eelnevalt täidetud vormides arv.

Märkus.: Uue kirje lisamiseks tippige meiliaadressid väljale aadress meilisõnumi sõnumi loomisel. Olemasolevate andmete värskendamiseks talletamise adressaatide meiliaadresse väljana aluseks oleva tabeli või päringu või seotud tabelis.

Lehe algusse

Määrake soovitud kogutud andmeid

Valides väljad vormi kaasata, ei ole vaja lisada kõik aluseks tabel või päring, vorm. Siiski peavad olema täidetud järgmised tingimused:

  • Nõutavad väljad:    Väljad, mis on tähistatud (*) tärn, on nõutavad väljad. Kui kogute uusi kirjeid, sisaldavad viisard automaatselt kõik väljad, mille nõutav väärtuseks on seatud Jah. Kui mõni kirje on nõutavad väljad on tühjad, Access ei kirje lisamine tabelisse.

  • Toetuseta Väljatüübid:    Te ei saa lisada välja nagu Automaatnumber, manus, OLE-objekti või mitme väärtusega otsinguväljade vorm.

  • Primaarvõtme väljaga:    Kasutaja saab tüüp väärtus välja kirjete lisamine juhul; vastus ei töödelda, kui määratud väärtus on juba kasutusel.

    Märkus.: Iga kaasatud välja, klõpsake jaotises Välja atribuudidsilti määrata, ja klõpsake nuppu kirjutuskaitstud ainult juhul, kui te ei soovi kasutaja selle välja andmete muutmiseks.

Lehe algusse

Määrake automaatselt või käsitsi

Saate valida vastuseid automaatselt või käsitsi käsitlemine. Automaattöötlus tähendab, et kui vastuse saamiseks Outlook ja Access koostööd sihttabelites andmebaasi andmete eksportimine. Automaattöötlus saate säästa aega ja vaeva. Käsitsi töötlemine ainult tähendab, et kui käivitate eksporditoimingu andmed määratud Outlooki kaustas edastada sihttabel Accessis.

Vastused eksporditakse sihttabelisse, kui järgmised tingimused on täidetud vastuste postkasti ajal:

  • Outlooki peab töötama juba teie arvutis. Kui Outlook ei tööta, käivitab töötlemine järgmine kord, kui Outlooki käivitamisel.

  • Access ei tohi olla parooliga kaitstud ja ei tohi olla avatud eksklusiivrežiimis. Andmebaasi asukoht ja nimi ei tohi olla muutunud pärast meilisõnumi saatmist.

  • Tabelite ja päringute nimed ja atribuutide väljad vormil, ei tohi olla muutunud pärast meilisõnumi saatmist.

  • Peab teil vajalikke õigusi lisada või värskendada tabelid ja-päringu sisu.

    Märkus.: Kui automaattöötlus nurjub, proovige kinnitamise probleemidest ja eksportige vastused käsitsi. Kõik vastused, mis saabuvad sisendkausta pärast probleemi, jätkake töödelda automaatselt.

Määrata Vastuste automaattöötlus atribuutide seadmine

Mõne muu Outlooki kausta, kus talletatakse vastused, viisardi lehel Määrake, kuidas soovite vastuste töötlemisviisi määramine nuppu kausta nimi. Dialoogiboksis Vali kaust valige mõne muu kausta, või klõpsake nuppu Uus , et luua uue kausta.

Kui klõpsate nuppu määrata Vastuste automaattöötlus atribuutide seadmine , muutmine või häälestada impordisätete, leiate järgmisest tabelist teavet saadaolevate suvandite kohta:

Suvand

Tulem

Hülga nende kellele ei saadetud sõnumi vastused   

Märkige see ruut, kui soovite ainult töödelda automaatselt sõnumi adressaadile saadetud vastused. Ülejäänud vastused kaust, kuhu salvestatakse, kuid neid ei töödelda automaatselt.

Aktsepteeri kõik adressaadid, mitu vastust   

Märkige see ruut, kui soovite, et ainult esimene vastus iga adressaadi töödelda automaatselt. Teine ja järgmised vastused kaust, kuhu salvestatakse, kuid neid ei töödelda automaatselt.

Märkus.: See säte määrab ainult vastuste arvu ja mitte ühe vastuse, töödeldakse kirjete arv. Teisisõnu, kui saadate InfoPathi vormi, kasutaja saab saata ühe vastusega mitu kirjet ja Access töötleb automaatselt kõigi kirjete vastusesse, isegi juhul, kui see ruut on märkimata.

Luba ainult olemasolevate andmete värskendamine   

Kui adressaadid kasutada InfoPathi vormi andmete värskendamiseks, nad saavad saata uusi kirjeid Lisaks värskenduste olemasolevate kirjete. Märkige see ruut töödelda ainult olemasolevate kirjete värskendusi.

Vastuste töötlemise arv   

Tippige arv vastused (kõik) soovitud töödelda automaatselt. Kui kõigi vastuste töödelda automaatselt Sisestage tekstiväljale suur väärtus, nt 5000. Pärast määratud arvu vastuste kaust, kuhu salvestatakse, kuid neid ei töödelda automaatselt.

Kuupäeva ja kellaaja peatamine   

Määrake Vastuste automaattöötlus peaks peatama meilisõnumi. Vastused saanud pärast seda kuupäeva ja kellaaja kaust, kuhu salvestatakse, kuid neid ei töödelda automaatselt.

Nende suvandite muutmine hiljem, klõpsake menüü Välisandmed jaotises Andmete kogumine nuppu Halda vastuseid. Dialoogiboksis Andmete kogumise sõnumite haldamine valige sõnum, mille soovite muuta sätteid ja seejärel klõpsake nuppu Sõnumisuvandid. Dialoogiboksi tehtud muudatused ei mõjuta kõik järgnevad vastused, mis kuvatakse sõnumi.

Vastuste käsitsi töötlemine

Juhtida, millal ja millised vastused töödeldakse, valige suvand automaatne protsess. Vastused salvestatakse, kuni valitakse ja paremklõpsake iga vasta kausta ja seejärel klõpsake otseteemenüü Microsoft Accessi andmete eksportimine Outlooki määratud kausta.

Mõnel juhul võib ka tuleb käsitsi töötlemine vastused, et ei töödelda automaatselt.

Pidage meeles järgmisi enne andmete eksportimine

  • Ei tohiks Accessi andmebaasi avamine eksklusiivrežiimis ja andmebaasi asukoht ja nimi ei tohi olla muutunud pärast meilisõnumi saatmist.

  • Tabelite ja päringute nimed ja atribuutide väljad vormil, ei tohi olla muutunud pärast meilisõnumi saatmist.

  • Peab teil vajalikke õigusi lisada või värskendada tabelid ja-päringu sisu.

Lehe algusse

Valige, kuidas soovite määrata adressaatide meiliaadressid

Kui kogute ainult uut teavet, saate määrata meiliaadressid kahel viisil:

  • Tippige meiliaadressid ükshaaval Outlooki meilisõnumi või valige aadressid aadressiraamatust.

  • Kasutage e-posti aadress väljale tabel või päring, praegune andmebaas.

    Märkus.: Olemasolevate kirjete värskendamiseks andmete kogumise, te ei näe seda dialoogiboksi Kuna adressaatide meiliaadressid tuleb kõigepealt andmebaasis välja saadaval.

Otse Outlooki e-posti aadressid sisestamine

Kui määrate adressaatidele Outlooki, saate eelvaate ja kohandada sõnum enne saatmist. E-posti sõnumi keha sisaldab lühitutvustust ja vormi. Soovitatav on, et teil pole vormi tehke soovitud muudatused. Vormi struktuuri muutmine võib põhjustada vastus ei töödelda.

E-posti aadressid, mis on talletatud andmebaasi kasutamine

Valige An seotud tabel suvandit viitab tabelid, mis on seotud. Saate vaadata või redigeerida Tabeliseoste andmebaasi vahekaardil andmebaasi tööriistad. jaotises seosed nuppu seosed

Seoste kohta leiate lisateavet artiklist Tabeliseoste juhend.

Lehe algusse

Läbi vaadata ja täpsustada adressaatide loend

Peamised Viimane toiming hõlmab eelvaate ja kohandamise meilisõnumi, viimistlemiseks häälestamine oma adressaatide loendit ja seejärel saata sõnum andmete kogumine.

Luua ja saata meilisõnumi

Kui viisard teavitab teid nüüd saate luua meilisõnumi ja näidatakse, kuidas e-posti oleku vaatamiseks Vastuste haldamine käsu abil, võidakse kuvada mõned hoiatused. Järgmises tabelis kirjeldatakse iga hoiatus ja toimingu, saate selle probleemi lahendamiseks:

Hoiatus sõnumi

Kirjeldus

S hendus

Mõned kirjed ei sisalda kehtiv määratud e-posti aadress väljale aadress. Nende ridade tagastatakse andmed.

Valitud meiliaadressi väli sisaldab tühiväärtusi.

Kui soovite koguda andmeid iga kirje puhul, viisardist ja asendage tühjad väärtused meiliaadressid. Käivitage viisard uuesti.

Teil on praegu eksklusiivset lukustamist andmebaasi; automaattöötlus nurjub, kuni soovitud vabastatakse.

Teil on parajasti avatud eksklusiivrežiimis andmebaasi.

Kui otsustasite vastuste töödeldud, töötlemine nurjub, kuna Access ei saa lisada või värskendada andmebaasi mis on eksklusiivset lukustamist peal. Sulgege ja Avage andmebaas üksteist režiimis kohe pärast sõnumi saatmist

Need meilisõnumid võivad sisaldada andmeid, mis on konfidentsiaalse või tundliku sisuga.

Kogute andmeid olemasolevate kirjete värskendamiseks ja vormi, mida kavatsete saata on eelnevalt täidetud olemasolevate andmetega.

Kui vormi mõned väljad sisaldavad tundlikku teavet, minge tagasi viisardi juhise juurde, kus valitud väljad ja vormi tundliku loomuga andmeid sisaldavate väljade eemaldamine

Pärast eelvaade ja kohandada oma sõnumi, saate filtreerida meiliaadressi välja ja valige adressaadid. Valige e-posti aadressid, mida soovite kasutada, valides märkige vastavad ruudud. Kui kuvatakse dialoogiboks loetelu e-posti aadressid, kirjutage aadresside loendis ja klõpsake käsku välju. Kontrollige sobimatu aadressid, mis tahes vajalike korrektuuride tegemiseks ja proovige seejärel sõnumit.

Lehe algusse

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×