Ülevaade: saidihaldus, õigused ja ühiskasutus saidiomanike jaoks
Selle artikli abil saate ülevaate oma saidi juhtimismudeli ideedest ja heast tavast. Kui olete saidi omanik, looge oma saidi poliitikate, protsesside, rollide ja kohustuste täitmiseks juhtimismudel. Selline mudel aitab teil hallata seda, kuidas inimesed teie saiti kasutavad. Näiteks soovite võib-olla nõuda failide väljaregistreerimist, nii et mitu inimest ei prooviks sama faili korraga redigeerida.
Märkus.: Paljud ühiskasutus- ja õigusereeglid määrab teie SharePoint administraator. Kasutage seda artiklit põhijuhendina, et mõista, mida saate saidi omanikuna juhtida. Partner oma SharePoint administraatoriga, et teha muudatusi oma asutuse juhtimisstrateegias.
Saiti toetavad rollid ja vastutusalad
Rollide ja kohustuste määratlemine saidi kavandamisel ja ülesehitamisel vähendab vajadust saiti puhastada või ümber korraldada, kui töötajad meeskonnas või meeskonnast lahkuvad. Saidihaldused peaksid kaaluma kasutajakoolituse, saidikasutuse jälgimise, sisu auditeerimise ja saidi haldamisega seotud ootuste edastamise plaani kaasamist.
Kaaluge järgmiste prioriteetide tõstmist ja määratlemist.
-
Saidi omanikele ette vaadatud saidikoolitus: Uute saidiomanike jaoks saate pakkuda põhilisi navigeerimis-, otsingu- ja dokumendihalduse koolitusi.
-
Saidi tugi: Määrake oma meeskonnas määratud saidiekspert, et teha tõrkeotsingut ja olla kontaktisik SharePoint administraatoriga.
-
Saidi loomise ja kasutamise juhised. Sageli on ettevõte saidi loomisega seotud ettevõttepoliitikat kirjeldanud. Esitage ajakohane link asjakohastele juhistele, andke saidiomanikele ja sisu autoritele kontaktteavet juhuks, kui nad vajavad abi.
-
Sisu avaldamine ja auditeerimine Plaanige saidi ja lehe sisu auditeerida nii sageli, kui on vaja saidi asjakohaseks miseks. Looge auditiplaan ja määrake sisuomanikud suurtele loenditele ja teekidele.
SharePointi vaikerühmad
|
Amet |
Vaikeõigusetase |
Kasutatakse |
|
Omanik |
Täielik kasutusõigus |
Inimesed, kes peavad saama hallata saidiõigusi, sätteid ja ilmet. |
|
Liige |
Redigeerimine ja panustamine |
Inimesed, kes peavad saama saidi sisu redigeerida. Õigusetase sõltub saidi loomiseks kasutatud saidimallist. |
|
Külaline. |
Kirjutuskaitstud |
Inimesed, kes peavad saama saidi sisu vaadata, kuid mitte seda redigeerida. |
Modernne saidihaldus
Tänapäevastes SharePoint saidihaldus olulisem kui varasemates versioonides, kuna saidi loomise lubamiseks on olemas rohkem juhtelemente ja võimalusi. Teie ettevõtte juhtimine sõltub sellest, kui palju teie ettevõte vajab sisu üle kontrolli, mis määrab saidi loomise ja saidiomaniku juhtimise üksikasjad. Teie SharePoint administraator aitab teil mõista turbenõudeid, valitsuse määrusi, ettevõtte kaubamärgi, hõlbustusfunktsioonide ja koolitusjuhiseid. Enne saidihalduskava loomist SharePoint oma ettevõtte saidi loomise ja kasutamise poliitikate kohta lisateabe saamiseks tehke koostööd oma SharePoint administraatoriga.
Modernne SharePoint saidi navigeerimisstruktuur
Kõige tõhusamad SharePoint aitavad kasutajatel kiiresti leida, mida nad vajavad, et nad saaksid kasutada leitud teavet otsuste tegemiseks, teada saada, mis toimub, pääseda juurde tööriistadele, mida nad vajavad, või suhelda kolleegidega, et aidata probleemi lahendada. Lisateave saidi navigeerimise plaanimise kohta SharePoint.
On võimalik, et teabearhitektuuri koostamise raames peate tähelepanu pöörama ka teabe liigitamisele või salastamisele. Kui avaldamisteave on ettevõtte jaoks väga oluline, nõuab erilist turvalisust või on hõlmatud regulatiivsete vastavusreeglitega, kaaluge liigitusskeemi seadmine, et tuvastada teatud tüüpi sisu, mida tuleb hoolikalt hallata. Kui olete teabe kindlatesse loenditesse ja teekidesse korraldanud, saate sisu vaatamise haldamiseks kasutada juhtimisfunktsiooni.
Modernne SharePoint arhitektuuri eesmärk on olla paindlik ja kohanduv vastavalt ettevõtte muutuvatele vajadustele. Nüüdisaegseid saite saab seostadakeskussaitidele. Seejärel jagavad seotud saidid navigeerimist ja kaubamärgiga jagavad keskust ning kui saidi omanikud on selle heaks kiitnud, saavad nad jagada ka jaoturi õigusi.
Saidi navigeerimisstruktuuri määramisel võtke arvesse järgmist.
-
Millist liiki sisu kavatsete saidile kaasata? Kuidas see lehtedeks, loenditesse ja teekidesse tõlgitakse?
-
Kuidas teavet saidil esitatakse?
-
Kuidas saavad saidi kasutajad saidil liikuda?
-
Kuidas on teave suunatud kindlatele sihtrühmadele?
-
Kuidas otsingut konfigureeritakse ja optimeeritakse?
Õiguste haldamine modernsetele saitidele
Teie asutuse olulise teabe terviklus, konfidentsiaalsus ja privaatsus sõltub sellest, kui turvaliseks olete oma saidi teinud – ja eelkõige sellest, kellele olete otsustanud anda saidile juurdepääsuõiguse. Nüüdisaegsete saitide õiguste haldamine hõlmab nii kasutajaid kui ka kasutajarühmi. Tänapäevase suhtluse ja meeskonnatöö saitide õigused on pärit saidimallidest, mis pakuvad erinevaid võimalusi. iga saidi jaoks.
Suhtlussaidid pole seotudMicrosoft 365 ja neil on kolm vaikerolli – saidiomanikud, saidi liikmed ja saidi külastajad.
Siin on mõned näpunäited, mida õiguste strateegia väljatöötamisel silmas pidada.
-
Järgige vähima õiguse põhimõtet. Andke inimestele väikseimad õigusetasemed, mida nad oma määratud ülesannete täitmiseks vajavad.
-
Kasutage standardseid vaikerühmi. Juurdepääsu andmiseks lisage inimesed mõnda standardsesse vaikerühma (nt liikmed, külalised või omanikud).
-
Kaaluge sisu segmentimist turbetaseme järgi. Looge sait või teek spetsiaalselt tundliku sisuga dokumentide jaoks, selle asemel et need suuremas teegis laiali pukseeritud ja kordumatute õigustega kaitstud oleks.
Modernsed saidiõigused pealkirja järgi
|
Amet |
Õigusetase |
Tal on õigus teha: |
|
Saidi omanik |
Täielik kasutusõigus |
Lisaks kõigele, mida saidi liige saab teha, saavad omanikud teha ka: Saidikujunduse muutmine Navigeerimispaigutuse muutmine Saidi logo muutmine Saidiomanike lisamine või eemaldamine Saidi liikme sätete redigeerimine Saidi külastajate lisamine või eemaldamine Saidisätete redigeerimine Saidi kustutamine Rühma Microsoft 365 lisamine Saidi seostamine jaoturiga |
|
Saidiliige |
Redigeerimine ja panustamine |
Loendite lisamine, redigeerimine ja kustutamine Dokumenditeekide lisamine, redigeerimine ja kustutamine Saidiliikmete lisamine või eemaldamine Dokumentide lisamine, redigeerimine ja eemaldamine Lehe lisamine, redigeerimine ja kustutamine Uudiste postituse lisamine, redigeerimine ja kustutamine Lehejaokste lisamine, redigeerimine ja kustutamine Veebiosade lisamine, redigeerimine ja kustutamine Saidi navigeerimise lisamine, redigeerimine ja kustutamine Lehemallide loomine või kustutamine Saidikasutuse mõõdikute vaade |
|
Saidi külastaja |
Kirjutuskaitstud |
Sisu vaatamiseks |
Saidiomanike jaoks on veel ressursse.
Saidihaldus
Iga saidi üks oluline, kuid sageli nähtamatu osa on saidi juhtimismudel – poliitikate, rollide, kohustuste ja protsesside komplekt, mille abil saate kindlaks määrata, kuidas teie töörühma liikmed SharePointi kasutavad.
Paljudel ettevõtetel on saitide jaoks olemas juhtimismudel kas administreerimiskeskuse või saidikogumi tasemel, mille võib luua ja hallata IT-osakond või meeskond. Saidi omanikuna peate välja uurima, kas saidikogumis või pargis on juhtimismudel juba olemas. Sel juhul saate seda kasutada saidi kasutajate juhendamiseks või konkreetsete probleemide lahendamiseks täiendava juhtimismudeli loomiseks. Näiteks kui olete saidikogumi alamsaidi (nt klassikalise meeskonnatöö saidi) saidi omanik, võib olla hea luua oma täiendav juhtimismudel. teatud probleemide lahendamiseks alamsaidil.
Saidi juhtimismudel hõlbustab saidikasutajatel teada saada, millal nad peaksid looma uue alamsaidi, loendi või muu saidisisu. Tagab, et alamsaidid ja sisu on aegunud, et salvestusruumi säästa ja otsingutulemeid õigena hoida. Annab kasutajatele juurdepääsu õigele sisule. Hoidke saidimargid kõikjal ühesugused, andes alamsaidi omanikele teada, millised mallid ja kujundused on saadaval. Samuti on hõlpsam muuta saidi omanikku, kui inimesed lahkuvad ettevõttest või rollidest.
Saidi hea juhtimismudel peaks keskenduma järgmistele osadele.
-
Saidiloome
-
Õiguste haldus
-
Teabearhitektuur
-
Saidi elutsükkel ja aegumine
-
Salvestuslimiidid
-
Teabe liigitamine
-
Kohandamine
-
Andmekaitse
-
Navigeerimine
-
Otsing
-
Saiti toetavad rollid ja vastutusalad
Mõni eelmise loendi osa võib juba teie jaoks otsustada saidikogumi või organisatsioonitasandi haldusmudeli järgi (nt kui palju salvestusruumi teil saidi jaoks on) ja milliseid kohandusi saate saidi ilme ja ilmega teha. Sõltuvalt sellest, kui keerulise ülesehitusega teie meeskonnatöö sait on ja kui palju inimesi seda kasutab, ei pruugi kõik küsimused ka asjakohased olla. Ka siis, kui te ei pea nende teemade osas aru pidama, on hea teada, millised otsused on varem vastu võetud, et saaksite saidi kasutajaid teavitada ja vastavaid poliitikaid jõustada.
Alamsaidi loomine
Võib juhtuda, et soovite, et teie meeskonnaliikmed saaksid luua meeskonnatöö saidi all alamsaite, et neid saaks kasutada teatud projektides.
Uute alamsaitide spontaanne loomine võib rühmale väga kasulik olla, kuid piiranguteta saidi loomine võib käest ära minna. Kui alamsaidid vabalt paljunevad, võivad tekkida probleemid. Näited:
-
Kasutajatel on raske leida õiget alamsaiti või olla kindel, kas neil on.
-
Teavet saab dubleerida mitmes alamsaidis, kasutades selleks kulukat salvestusruumi ja nõudes topelttöötlemist.
-
Aja jooksul saadav teave võib asuda alamsaitidel( potentsiaalselt aastaid), mis kuvatakse otsingutulemites. Kasutajatel võib olla raske otsustada, milline versioon teabest on õige ja ajakohane.
-
Paljude alamsaitide õiguste haldamisest võib saada suur koristustöö ja kasutajad võivad tahtmatult saada juurdepääsu teabele, mida neil tegelikult ei tohiks olla.
-
Kui töötajad rühmast lahkuvad, võidakse nende alamsaidid hüljata, tekitades segadust ja segades otsingutulemeid ülejäänud saidikasutajatele.
Aja ja vaeva säästmiseks võite saidiloome jaoks juurutada poliitikad, milles käsitletakse järgmisi teemasid.
-
Kes? alamsaitide loomine on lubatud?
-
Kas uued alamsaidid tuleb eelnevalt heaks kiita? Millised on kinnitamise kriteeriumid ja kellel on õigus saidile heakskiit anda?
-
Kas uued alamsaidid peaksid kasutama loodud malle ja kujundusi?
-
Kui palju teavet tohib saidil talletada? (Kui palju kettaruumi võib sait serveris enda alla võtta?)
-
Millised on saidile navigeerimisstrateegiate kaasamise reeglid?
-
Kui kaua peaks teave olema talletatud alamsaitidel enne selle kustutamist või arhiivimist?
Lisateavet leiate teemast Saidi või alamsaidi loomine (inglise keeles).
Õiguste haldus
Teie asutuse olulise teabe terviklus, konfidentsiaalsus ja privaatsus sõltub sellest, kui turvaliseks olete oma saidi teinud – ja eelkõige sellest, kellele olete otsustanud anda saidile juurdepääsuõiguse.
Saidile juurdepääsuõiguste andmist ja piiramist nimetatakse õiguste haldamiseks ning see on üks teie kui saidiomaniku kõige olulisemaid kohustusi.
Õiguste strateegia väljatöötamisel peaksite arvesse võtma järgmisi näpunäiteid.
-
Järgige vähimate õiguste põhimõtet: andke inimestele kõige madalam õigusetase, mida nad oma tööülesannete täitmiseks vajavad.
-
Juurdepääsu andmiseks lisage inimesed mõnda standardsesse vaikerühma (nt liikmed, külalised või omanikud). Enamik inimesi peaks kuuluma liikmete või külaliste rühma; omanike rühma kuuluvate inimeste arvu tuleks piirata.
-
Kasutage selge ja hõlpsasti visualiseeritava hierarhia loomiseks õiguste pärimise funktsiooni. Teisisõnu ärge andke õigusi üksikisikutele, vaid töötage selle asemel rühmadega. Võimaluse korral on alamsaidid lihtsalt pärivad õigused meeskonnatöö saidilt, mitte ei oma ainuõigusi.
-
Korraldage sisu õiguste pärimise eeliste ärakasutamiseks: kaaluge võimalust korraldada sisu turbetaseme järgi – näiteks võite luua mõne saidi või teegi spetsiaalselt ainult tundliku loomuga dokumentide jaoks, selle asemel et hoida sellise sisuga dokumente koos muude failidega mõnes suures teegis ja kaitsta neid dokumente ainuõigustega.
Õiguste määramise kohta saate teavet teemast Õigustasemete teabe mõistmine SharePointis või Loendi või teegi õiguste redigeerimine
Teabearhitektuur
Saidi teabearhitektuur on nagu raamatu sisukord: see määrab kindlaks saidil leiduva teabe (veebilehtede, dokumentide, loendite ja andmete) korraldamise ja saidi kasutajatele esitamise viisi. Teabearhitektuur märgitakse sageli üles saidi sisu, otsingumärksõnade, andmetüüpide ja muude mõistete hierarhilise loendina.
Teabearhitektuuri loomiseks peate saidil esitatavat teavet analüüsima. Järgmised küsimused aitavad teil saidi teabearhitektuuris selgusele jõuda.
-
Millist liiki sisu kavatsete saidile kaasata? Kuidas see tõlkida alamsaitideks, loenditesse, teekidesse ja nii edasi?
-
Kuidas teavet saidil esitatakse?
-
Kuidas saavad saidi kasutajad saidil liikuda?
-
Kuidas kavatsete teavet konkreetsetele sihtrühmadele suunata?
-
Kuidas otsingut konfigureeritakse ja optimeeritakse?
On võimalik, et teabearhitektuuri koostamise raames peate tähelepanu pöörama ka teabe liigitamisele või salastamisele.
Kui teie käsutuses oleva teabe väärtus on ettevõtte jaoks suur, kui teave nõuab erikaitset või kui sellele kehtivad nõuetele vastavuse normatiivid, võiksite sisse seada ka liigitusskeemi, mis aitab tuvastada konkreetset tüüpi sisu, mida tuleb käsitleda ülejäänud sisust hoolikamalt.
Kui olete teabe kindlatesse loenditesse ja teekidesse korraldanud, saate sisu haldamise haldamiseks kasutada juhtimisfunktsiooni. Näited:
Failide väljaregistreerimise nõudmine
Kui teil on vaja faili välja registreerida, veenduge, et faili saab redigeerida ainult üks inimene, kuni see on sisse registreeritud. Dokumentide väljaregistreerimise nõudmine takistab mitmel inimesel korraga muudatusi tegemast, mis võib tekitada redigeerimiskonflikte ja põhjustada segadust. Väljaregistreerimise nõudega saate töörühma liikmetele meelde tuletada, et nad lisavad faili sisseregistreerimisel kommentaari, et oleks lihtsam jälgida, mis on igas versioonis muutunud. Lisateabeks vt Teegis failide väljamöllimisnõude häälestamine.
Versioonide jälitamine
Kui teil on vaja säilitada failide varasemad versioonid, aitavad teegid faile jälitada, talletada ja taastada. Saate valida, kas jälitate kõiki versioone samamoodi. Samuti saate määrata mõned versioonid põhiversiooniks (nt lisada käsitsi uue peatüki) ja mõned versioonid vaheversioonina (nt õigekirjavea parandamine). Salvestusruumi haldamiseks saate valida igat tüüpi versioonide arvu, mida soovite talletada. Lisateavet versioonimise kohta leiate teemast Versioonimine loendis või teegis.
Saate määrata, et dokumendi kinnitamine on nõutav. Dokumendid jäävad ootele, kuni vastavate õigustega isik need kinnitab või tagasi lükkab. Saate reguleerida, millised kasutajarühmad saavad dokumenti enne kinnitamist vaadata. See funktsioon on abiks näiteks juhul, kui teek sisaldab olulisi juhiseid või toiminguid, mis tuleb enne teistele kuvamist lõplikult kinnitada. Lisateavet dokumendi kinnitamise kohta leiate teemast Saidiloendi või -teegi üksuste kinnitamise nõudmine.
Kuna teegid toetavad RSS-tehnoloogiat, saavad töörühma liikmed uudiste ja teabe värskendusi või kanaleid ühes keskses kohas automaatselt vastu võtta ja kuvada. RSS-tehnoloogiat saate kasutada teegi muudatuste (nt teegis talletatud failide muutumise) kohta teabe saamiseks. Töörühma liikmed saavad RSS-kanalite abil vaadata muudetud failide koondloendit. Samuti saate luua meiliteatisi, et teid teavitatakse failide muutmisest. Lisateavet RSS-kanalite kohta leiate teemast RSS-kanalite haldus.
Dokumenditeek või sisutüüp saab kasutada töövooge, mille teie ettevõte on äriprotsesside jaoks määratlenud (nt dokumendikinnituse või läbivaatuse haldamine). Teie töörühm võib dokumentidele rakendada äriprotsesse ehk töövooge, milles on määratud järjest sooritatavate toimingute jada (nt dokumentide kinnitamisel või tõlkimisel). Töövoo kasutamisel läbivad dokumendid või üksused vajaliku toimingu- või tööülesandejada automaatselt. Vaikimisi on teekide jaoks saadaval kolm töövoogu: „Kinnitamine”, mis saadab dokumendi rühmale töötajatele kinnitamiseks, „Tagasiside kogumine”, mis saadab dokumendi rühmale töötajatele tagasiside saamiseks ja tagastab dokumendi töövoo algatanud isikule kogumina, ning „Allkirjade kogumine”, mis saadab dokumendi rühmale töötajatele nende digitaalallkirjade kogumiseks. Lisateavet töövoogude kohta leiate teemast Teave SharePointiga kaasas olevate töövoogude kohta.
Kui teie töörühm töötab mitme failitüübiga (nt töölehtede, esitluste ja dokumentidega), saate mitme sisutüübi määratlemise ja lubamise kaudu teegi funktsioone laiendada. Sisutüüpide abil saate teekidele anda paindlikkust ja need aitavad tagada sisu ühtsust. Iga sisutüübi jaoks saab määrata malli ja koguni töövooprotsessid. Mallid toimivad vormindamise, standardtekstide ja vastavat tüüpi dokumentidele rakendatavate atribuutide (nt osakonna nimi või lepingunumber) alguspunktina. Lisateavet sisutüüpide kohta leiate teemast Sissejuhatus sisutüüpidesse ja sisutüübi avaldamisse.
Kui teil on kogum tundliku sisuga faile ja soovite nende failide kasutuse kohta teavet saada, saate määratleda sündmuste (nt faili muutmised, kopeerimised või kustutamine) auditit lubava poliitika. Lisateavet auditi häälestamise kohta saate teemast Saidikogumi auditeerimissätete konfigureerimine.
Saidi elutsükkel ja aegumine
Saidid (nt dokumenditöösaidid ja arutelusaidid) kipuvad pärast seda, kui need pole enam kasulikud, üles kasutama väärtuslikku salvestusruumi ja otsingutulemeid. Hea mõte on määrata saitide ja nende sisu (vähemalt kord aastas) läbivaatamise ajakava, et näha, kas need on väärt alles hoidmist.
Kindlasti tasub meeles pidada, et ka teie asutuse üldine juhtimismudel võib aegunud saitidel silma peal hoida. Administraator võib näiteks automaatselt kustutada saidid, mida pole 90 päeva jooksul kasutatud. Saidi omanikuna saadetakse teile meilisõnum, mis hoiatab teid, et see juhtub. Lisateavet elutsükli- ja aegumispoliitika kohta leiate teemast Saidi sulgemispoliitikad.
Salvestuslimiidid
On võimalik, et administraator on piiranud seda, kui palju kettaruumi teie töörühm tohib kasutada. Peaksite välja uurima, kas limiit on seatud ja kui suur see on, ning seejärel otsustama, kuidas see limiit oma saitide, lehtede ja teekide vahel ära jaotada.
SharePoint Serveris on dokumenditeeki üleslaaditava üksikdokumendi mahule vaikimisi seatud 50 MB ülempiir. Meeskonnatöö saitide omanikele saadetakse vaikimisi teade, kui nende töörühm on kasutanud 90% kettaruumile määratud limiidist.
Kui olete oma töörühmale määratud limiidid teada saanud, saate mitmesuguste funktsioonide (nt versioonijälituse või jälgimisauditi) abil tagada, et teie sait jääb määratud piiridesse.
Otsing
Sisu kuvatakse paljudes kohtades (sh saitidel, loendites, teekides, veebiosades ja loendiveergudes). Kui keegi teie saidilt otsib, kuvatakse vaikimisi kogu saidi ja lehtede sisu otsingutulemites.
Saidi omanikuna saate valida, kas saidi sisu tuleks otsingutulemites kuvada või mitte. Kui takistate saidi sisu kuvamist otsingutulemites, blokeeritakse kõigi selle allolevate alamsaitide sisu otsingutulemites kuvamise.
Vaikimisi ei kuvata otsingutulemites piiratud õigustega sisu, kui otsingu sisestanud kasutajal pole õigust seda sisu lugeda. Soovi korral saate seda sätet muuta, et piiratud õigustega sisu oleks otsingutulemitesse kaasatud; kasutaja näeb küll seda sisu otsingutulemites, ent kui tal pole selle lugemiseks õigust, ei saa ta sisu avada.
Andmekaitse
Varundus- ja taastefunktsioonide abil kaitstakse teie andmeid juhusliku kaotsimineku eest. Varundamise sageduse ja taastamise kiiruse ja taseme määrab administraator. Saidi sisu taastamiseks lugege lisateavet prügikastis olevate üksuste taastamise kohta.
Veel ressursse
Kas vajate veel abi?
Kas soovite rohkem valikuvariante?
Siin saate tutvuda tellimusega kaasnevate eelistega, sirvida koolituskursusi, õppida seadet kaitsma ja teha veel palju muud.
Kogukonnad aitavad teil küsimusi esitada ja neile vastuseid saada, anda tagasisidet ja saada nõu rikkalike teadmistega asjatundjatelt.
