Lisateave Office 365 rühmade kohta

Viimati värskendatud 14 august, 2019

Office 365 rühmad on teenus, mis töötab Office 365 tööriistade abil, mida saate kasutada juba siis, kui soovite dokumentide kirjutamise, arvutustabelite loomise, projektide kavandamise, koosolekute ajastamise või meilisõnumite saatmisega teha koostööd oma töökaaslastega.

See artikkel juhatab sisse Office’i rühmad ja siit leiate kasulikke edasisi toiminguid käsitlevate teemade linke.

Värskeimad uudised ja videod Office 365 rühmad kohta leiate teemast Office ' i blogid

Näpunäide.: Kui otsite teavet selle kohta, kuidas kasutada Outlooki kontaktirühmi meilide saatmiseks inimeste loendile (nt sõprade rühmale), vaadake teemat Outlook for PC-is kontaktirühma või leviloendi loomine.

Mis on Office 365 rühmad ?

Office 365 rühmad võimaldavad teil valida inimeste kogumi, kellega soovite koostööd teha, ja hõlpsalt häälestada ressursside kogumi, et need inimesed saaksid ühiskasutusse anda. Ressurssideks võivad olla näiteks Outlooki ühispostkast, ühiskalender ja dokumenditeek failide ühiseks kasutamiseks.

Iga ressursi kohta õigusi eraldi määrama ei pea, kuna liikme lisamisel rühma saab ta automaatselt rühma tööriistade kasutamiseks vajalikud õigused. Lisaks võimaldavad rühmad uusi ja täiustatud kasutusvõimalusi, mida pakkusid varem leviloendid ja ühispostkastid.

Näpunäide.: Tavapäraste leviloendite täiendamise kohta leiate teavet artiklistOffice 365 rühmad.

Rühmas saadaolevad konkreetsed ressursid olenevad teatud määral rühmade konkreetsetest kasutusvõimalustest, mida meeskond soovib. Kui kaalute neid võimalusi, on oluline meeles pidada, et sama lahendus sobib kõigile harva. Eri meeskonnad võivad eelistada töötada eri viisidel ja Office 365 on tööriistad, mis võimaldavad teha koostööd ükskõik millisel kujul, mida teie meeskonnad eelistavad.

Saate luua Office 365 rühmad mitmesuguste tööriistade hulgast (nt Outlook, Outlooki veebirakendus, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams jne). Tööriista valimine oleneb veidi ka sellest, millise rühmaga töötate. Näiteks kui loome rühma, mis on korraldatud ümber meili ja kalendri, kipume Microsoftis alustama Outlookist. Kui rühm on kogu ettevõtte suhtluseks, kipume alustama Yammerist. Vestluspõhise koostöö puhul aga alustaksime oma rühma loomist Microsoft Teamsist.

Rühma loomisel tuleb otsustada, kas sellest saab erarühm või avalik rühm. Avaliku rühma sisu saavad asutuses kõik kuvada ning kõik asutuse töötajad saavad ka rühmaga liituda. Erarühma sisu saavad kuvada ainult rühma liikmed ja erarühmaga liituda soovivad inimesed peab rühma omanik kõigepealt kinnitama.

Märkus.: Praegu on Outlooki veebirakendusest loodud rühmad vaikimisi privaatsed.

Erarühma ega avaliku rühma kuvamine ega juurdepääs pole saadaval inimestele väljastpoolt asutust, kui neid pole just spetsiaalselt külalistena kutsutud.

Lisateavet rühmade staatuse muutmise kohta avalikust rühmast erarühmaks (või vastupidi), leiate teemast Office 365 rühmade avalikuks või privaatseks muutmine.

Omanikud, liikmed ja külalised

Rühma omanikud on selle moderaatorid. Nad saavad liikmeid lisada ja eemaldada ning neil on ainuõigused, nt ühispostkastist vestluste kustutamise õigus või erinevate rühmasätete muutmise õigus. Rühma omanikud saavad rühma ümber nimetada, värskendada selle kirjeldust või pilti ja teha palju muud. Kui teile on tuttavad SharePointi rollid, siis rühma omanik on saidikogumi administraator.

Rühma liikmed on teie asutuses töötavad tavalised kasutajad, kes kasutavad rühma koostöö tegemiseks. Nad pääsevad juurde kogu rühma sisule, kuid ei saa muuta rühma sätteid. SharePointis on nad saidi liikmed. Teavet rühmaliikmete lisamise või eemaldamise kohta leiate teemast Rühmaliikmete lisamine ja eemaldamine Outlookis.

Külalised on nagu rühma liikmed, kuid nad ei tööta teie asutuses. Vaikimisi saavad kasutajad kutsuda külalisi rühmaga liituma ning saate seda sätet reguleerida. Lisateavet leiate teemast Külalisjuurdepääs Office 365 rühmades.

Valige rühma tüüp, mida soovite kasutada:

Kui eelistate koostööks ühispostkasti režiimi, siis on Outlooki rühmafunktsioon just teie jaoks. Outlooki rühma loomisega kaasnevad järgmised võimalused.

  • Ühispostkast meilivestluste jaoks liikmete vahel. Sellel postkastil on meiliaadress ja seda saab häälestada sõnumite vastuvõtmiseks inimestelt väljastpoolt rühma ja isegi väljastpoolt asutust, sarnaselt tavapärase leviloendiga

  • Ühiskalender rühmaga seotud sündmuste plaanimiseks

  • SharePointi dokumenditeek rühma keskne koht failide talletamiseks ja ühiskasutuseks

  • OneNote’i ühismärkmik ideede, uurimisandmete ja teabe kogumiseks

  • SharePointi meeskonnatöö sait keskne hoidla rühmaga seotud teabe, linkide ja sisu talletamiseks

  • Planner rühmaliikmete hulgas projektiülesannete määramiseks ja haldamiseks.

Ühtegi neist ressurssidest ei ole vaja käsitsi luua; need luuakse rühmaga koos automaatselt ja rühmaliikmetele määratakse vajalikud õigused, nii et saate neid kohe kasutama hakata.

Pääsete nendele ressurssidele ligi tuttava Microsoft Outlook 2016 töölauakliendi, Outlooki veebirakenduse, rakenduse Outlook 2016 for Mac (ainult ühispostkast) või rakenduseOutlook Mobile kaudu. Oma Office 365 rühmad leiate Outlooki töölaualt või veebist vasakul asuvalt navigeerimispaanilt.

Oma rühmad leiate Outlooki töölaua- või veebirakenduse vasakus servas navigeerimispaanilt

Uue Office 365 rühmad hover kaardiga pääsete kiiresti juurde ühiskasutatavatele rühma ressurssidele. Lihtsalt libistage Outlooki veebirakenduses või SharePointis hiirekursoriga üle rühmanime.

Office 365 rühmade uue hüpikkaardi pilt

Koostöövõimaluste uusim täiendus on Microsoft Teams. Microsoft Teams on meeskonnasisene tulipunkt, püsiv vestluspõhine tööruum, kus saab pidada vestlusi vabas vormis ja reaalajas kindlatel teemadel või rühma spetsiifilistes alamrühmades. 

Yammer lisab teie koostööle suurettevõtte suhtlusvõimalused. Selle abil saate asutuses luua uusi sidemeid ja avastada uusi võimalusi. Yammer aitab teil suhelda ja vahetada mõtteid kogu asutuse mastaabis või ühiste huvivaldkondade plaanis.

Yammeri kaudu Office 365 ühendatud rühma loomisega saate teha järgmist.

  • Yammeri rühm – ühine koht vestlusteks ja teabe jagamiseks

  • SharePointi dokumenditeek – rühma keskne koht failide talletamiseks ja ühiskasutuseks

  • OneNote’i ühismärkmik ideede, uurimisandmete ja teabe kogumiseks

  • SharePointi meeskonnatöö sait – keskne hoidla rühmaga seotud teabe, linkide ja sisu talletamiseks

  • Planner rühmaliikmete hulgas projektiülesannete määramiseks ja haldamiseks

Pääsete nendele tööriistadele juurde Yammeri abil brauseris või iOS-, Android-seadme või Windows-telefoni rakenduse Yammer abil.

Kui rühma pole enam vaja, saate selle süsteemiressursside vabastamiseks kustutada ja enam ei kuvata seda ka loendites. Vt Rühma kustutamine. Kui te ei soovi pead vaevata aegunud rühmade kustutamisega, siis saab administraator kindlaks määrata aegumispoliitikad, mis muudavad vanad rühmad aegunuks ning kustutavad need teatud aja järel automaatselt. Vt Office 365 rühma aegumispoliitika.

Märkus.: Selle loendi sisu on mõeldud administraatoritele.

Ettevalmistamisel on kolm peamist Office 365 rühmad: avatud, IT-LED või kontrollitud. Igal on omad eelised.

Mudel

Eelised

Avalik (vaikesäte)

Kasutajad saavad luua oma rühmasid, ilma et peaksid IT-osakonna järele ootama või neid tülitama

IT-juhitud

Kasutajad peavad taotlema rühma IT-osakonnalt. IT-osakond saab aidata neil valida vajadustele vastavaid parimaid koostöö tööriistu

Reguleeritud

Rühma loomine on lubatud kindlatele inimestele, rühmadele või teenustele (vt: Office 365 rühmade loomise õiguse juhtimine)

Kui soovite määrata, kuidas teie Office 365 rühmad on määratud, saate nimede poliitika abil sundida rühma nimesid järgima teatud standardeid (sh eelkinnitatud või järelliite) ning tõkestama sobimatud nimed. Lisateavet leiate teemast Office 365 rühmade nimepoliitika (inglise keeles).

Igal rühmal on vähemalt üks omanik, kes saab rühma liikmeid lisada või eemaldada ning rühma ja selle sisu kureerida. Tavaliselt teeb omanik seda Outlookis. Lugege artiklit Rühmaliikmete lisamine ja eemaldamine Outlookis. Kui rühma omanik (või omanikud) peaks mingil põhjusel ettevõttest lahkuma, saab administraator määrata rühmale uue omaniku. Lugege artiklit Omanikuta jäänud rühmale uue omaniku määramine.

Kui teil on Exchange Online ' i administraatori õigused, saate oma rühmi hallata Office 365 administreerimiskeskuse kaudu (vt teemat rühma liikmestaatuse haldamine Office 365 halduskeskus) või PowerShelli kaudu (vt Office 365 rühmade haldamine PowerShelli abil .

Võib juhtuda, et soovite millalgi oma rentnikukontolt rühma kustutada. Lisateavet rühma kustutamise kohta leiate teemast Rühma kustutamine. Kui rühm on eksikombel kustutatud, saavad administraatorid selle rühma 30 päeva jooksul taastada, vt: Kustutatud Office 365 rühma taastamine.

Kui eelistate automatiseeritud viisi oma Office 365 rühmad elutsükli haldamiseks, saate kasutada aegumise poliitikaid , et aeguda rühmad teatud ajaintervalliga. Rühma omanikud saavad 30, 15 ja 1 päev enne rühma aegumist meilisõnumi, mis võimaldab neil rühma vajadusel hõlpsalt uuendada. Vt ka: Office 365 rühma aegumispoliitika.

Rühma piirangud

Maksimaalne...

väärtus

rühma omanike arv

100

kasutaja loodavate rühmade arv

250

administraatori loodavate rühmade arv

Rentniku vaikepiirang kuni 500 000

liikmete arv

Rohkem kui 1000, kuid ainult 1000 liikmel on ühel ajal ligipääs rühmavestlustele.

Outlookis väga suurte rühmade kalendrite ja vestluste kasutamisel võivad kasutajad märgata viivitusi.

Mitmes rühmas saab kasutaja liige olla

 1000

Failide talletamine

1 terabait + 10 gigabaiti iga tellimusega kasutaja kohta + täiendav ostetud salvestusruum. Salvestusruumi saate piiramatus koguses juurde osta.

Rühmapostkasti maht

50 GB

Office 365 asutusel on vaikimisi lubatud rühmade maksimumarv praegu 500 000.

Kui kavatsete kasutada Azure Active Directory ühendamise tööriista funktsiooni "Group tagasikirjutusega", on maksimaalne pikkus 448 märki, mis on seotud atribuudiga "Description" (kirjeldus).

Lisateavet SharePoint Online’i salvestusruumi kohta leiate teemadest SharePoint Online’i piirangud ning SharePoint Online’i tarkvara- ja muud piirangud.

Office 365 rühmad haldamine on tõhusam, kui teil on teavet rühmade kasutamise kohta. Office 365 halduskeskus sisaldab aruandluse tööriista, mis võimaldab teil vaadata selliseid asju nagu salvestusruum, kui palju aktiivseid rühmi teil on ja isegi kuidas kasutajad rühmi kasutavad. Vt: Lisateavet leiate teemast Office 365 aruanded halduskeskuses – Office 365 rühmad.

Office 365 rühmad pakub mitmeid vahendeid vastavuse, teabe kaitsmiseja e- juurdluse jaoks.

Vt ka

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×