Kirjete lisamis-, redigeerimis- ja kustutusviisid

Märkus.: Soovime pakkuda teie keeles kõige ajakohasemat spikrisisu niipea kui võimalik. See leht on tõlgitud automaatselt ja sellel võib leiduda grammatikavigu või ebatäpsusi. Tahame, et sellest sisust oleks teile abi. Palun märkige selle lehe allservas, kas sellest teabest oli teile kasu või mitte. Soovi korral saab ingliskeelset artiklit lugeda siit.

Accessi andmebaasis andmete värskendamiseks on mitu viisi. Uue üksuse (nt uus kontakt tabelis Kontaktid) jälgimiseks tuleb andmebaasi lisada kirje. Uue kirje lisab Access tabeli lõppu. Väljade ajakohasena hoidmiseks saate neid muuta, näiteks lisada uue aadressi või perekonnanime. Andmete tervikluse tagamiseks on Accessi andmebaaside väljadel lubatud aktsepteerida üksnes kindlat liiki andmeid, näiteks teksti või arve. Kui sisestatud andmed pole õiget tüüpi, kuvatakse Accessis tõrketeade. Samuti saate kirje kustutada, kui see pole enam asjakohane ja te soovite ruumi kokku hoida.

Andmebaasi andmete sisestamise kohta leiate lisateavet artiklist Olulised kujunduskaalutlused andmete värskendamisel.

Selle artikli teemad

Andmete värskendamine vormi või andmelehe abil

Andmete käsitsi värskendamiseks saate kasutada vormi. Andmesisestusvormide abil sujub andmete sisestamine hõlpsamini, kiiremini ja täpsemini. Vormid võivad sisaldada mis tahes arvu juhtelemente (nt loendid, tekstiväljad ja nupud). Ning iga vormil olev juhtelement kas loeb või kirjutab enda aluseks oleva tabelivälja andmeid.

Vahekaardi juhtelementi sisaldav vorm

Andmelehed on ruudustikud, mis sarnanevad Exceli töölehtedega. Andmeid saate muuta otse andmelehevaates. Kui olete Exceliga tuttav, peaks andmelehtede kasutamine hõlpsasti sujuma. Saate muuta andmelehti kuvavate tabelite, päringutulemite hulkade ja vormide andmeid. Tavaliselt kasutatakse andmelehti siis, kui korraga on vaja kuvata palju kirjeid.

Accessi tabelis uue väljanime tippimine

Lehe algusesse

Andmesisestussümbolite ülevaade

Järgmisest tabelist leiate koos tähendustega mõned kirjeselektori sümbolid, mida võite andmete uuendamisel kohata.

Sümbol

Tähendus

Jooksva kirje sümbol

See on praegune kirje; kirje on salvestatud kuvatud kujul. Praegust kirjet tähistab värvi vahetumine kirjeselektoris.

Redigeeritud kirje sümbol

Redigeerite praegu seda kirjet; kirje muudatused pole veel salvestatud.

Lukustatud kirje sümbol

Selle kirje on lukustanud mõni teine kasutaja; te ei saa seda redigeerida.

Uue kirje sümbol

See on uus kirje, millesse saate sisestada teavet.

Primaarvõtme sümbol

See on primaarvõtme väli, mis sisaldab kirje ainuidentifikaatori väärtust.

Lehe algusesse

Kirje lisamine tabelisse või vormi

  1. Avage tabel vaates Andmelehevaade või avage vorm vaates Vormivaade.

  2. Klõpsake menüü Avaleht jaotises Kirjed nuppu Uus või klõpsake valikut Uus (tühi) kirje või vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + plussmärk (+).

  3. Otsige üles kirje, mis on kirjeselektoris tähistatud tärniga, ja sisestage uus teave.

  4. Klõpsake esimest välja, mida soovite kasutada, või viige sellele fookus mõnel muul viisil, seejärel sisestage andmed.

  5. Sama rea järgmisele väljale liikumiseks vajutage tabeldusklahvi (TAB), kasutage parem- või vasaknooleklahve või klõpsake järgmise välja lahtrit.

    Tabelis veeru järgmisse lahtrisse liikumiseks kasutage üles- või allanooleklahve või klõpsake soovitud lahtrit.

  6. Access salvestab teie lisatud uue kirje mõne teise kirje kuvamise või tabeli või vormi sulgemise korral. Praeguses kirjes tehtud muudatuste eraldi salvestamiseks vajutage klahvikombinatsiooni SHIFT + ENTER.

Lehe algusesse

Kirje otsimine

Kirje redigeerimiseks või kustutamiseks tuleb see kõigepealt üles otsida. Kui vormi või andmelehe kirjete arv on väike, saate soovitud kirje otsimiseks kirjete seas liikuda kirje navigeerimisnuppude abil. Kui kirjeid on palju, saate kasutada dialoogiboksi Otsing ja asendus ning kirjet filtreerida.

Kirje navigeerimisnuppude kasutamine

Navigeerimisnuppude abil saate kirjetes liikuda.

Navigeerimise juhtelement

Noolenupud    Klõpsake, et liikuda hõlpsasti esimesele, eelmisele, järgmisele või viimasele kirjele.

Uus (tühi) kirje     Klõpsake kirje lisamiseks.

Praegune kirje    Soovitud kirjele liikumiseks tippige kirje number ja vajutage sisestusklahvi (ENTER). Kirjenumbreid loetletakse järjest vormi või andmelehe alguses, kirjenumber ei ole sama mis välja väärtus.

Filter     Filtri indikaatornupp näitab seda, kas mõni filter on rakendatud. Klõpsake filtri eemaldamiseks või uuesti rakendamiseks.

Otsing     Sisestage väljale Otsing soovitud tekst. Iga tähemärgi tippimise käigus tõstetakse reaalajas esile esimene sobilik väärtus.

Dialoogiboksi „Otsing ja asendus“ kasutamine

Dialoogiboks Otsing ja asendus võimaldab hõlpsasti ja kiiresti muuta väikseid andmehulki. Soovitud kirje leidmiseks saate kasutada dialoogiboksi Otsing ja asendus funktsiooni „Otsi“. Soovitud kirje leidmise korral muutub see kirje praeguseks kirjeks, misjärel saate seda redigeerida või selle kustutada.

  1. Klõpsake välja, millelt soovite otsida.

  2. Klõpsake menüü Avaleht jaotises Otsing nuppu Otsi või vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + F.

    Kuvatakse dialoogiboks Otsing ja asendus.

  3. Klõpsake vahekaarti Otsi.

  4. Tippige väljale Otsitav väärtus, mida soovite leida.

  5. Soovi korral saate loendis Vt vahetada otsitavat välja või määrata otsingu aluseks kogu tabeli.

  6. Vajaduse korral tehke loendis Vastenda valik Välja iga osa. Selle suvandi valimise korral on otsing võimalikult laiaulatuslik.

  7. Tehke loendis Otsi valik Kõik ja seejärel klõpsake nuppu Otsi järgmine.

Lisateavet leiate artiklist Dialoogiboksi „Otsing ja asendus“ abil andmetes muudatuste tegemine.

Lehe algusse

Filtri rakendamine

Üksnes teie kriteeriumidele vastavate kirjete kuvamiseks saate rakendada filtreid. Filtri rakendamise korral leiate hõlpsamini üles kirjed, mida soovite redigeerida või kustutada.

  1. Avage tabel vaates Andmelehevaade või avage vorm vaates Vormivaade.

  2. Veendumaks, et tabelit või vormi pole juba filtreeritud, klõpsake menüü Avaleht jaotises Sortimine ja filtreerimine nuppu Täpsem, seejärel klõpsake käsku Eemalda kõik filtrid või klõpsake kirje navigeerimisribal valikut Filtreeri.

  3. Liikuge kirjele, mis sisaldab väärtust, mida soovite filtreerimiseks kasutada, ja klõpsake seda välja. Osalise valiku alusel filtreerimiseks valige ainult soovitud märgid.

  4. Klõpsake menüü Avaleht jaotises Sortimine ja filtreerimine nuppu Valik või paremklõpsake välja ja rakendage soovitud filter.

  5. Muude väljade valikupõhiseks filtreerimiseks korrake juhiseid 3 ja 4.

Lisateavet leiate artiklist Accessi andmebaasis valitud kirjete vaatamiseks filtri rakendamine.

Lehe algusse

Kirje kustutamine

Kustutamine on üpris lihtne, välja arvatud juhul, kui kirje on seostatud muude andmetega ja asub üks-mitmele seose poolel „üks“. Vaikimisi ei luba Access seostatud andmeid kustutada, et säilitada andmete terviklust. Lisateavet leiate artiklist Tabeliseoste juhend.

  1. Avage tabel vaates Andmelehevaade või avage vorm vaates Vormivaade.

  2. Valige kirje või kirjed, mida soovite kustutada.

    Kirje valimiseks klõpsake soovitud kirje servas kirjeselektorit, kui see on saadaval.

    Valiku laiendamiseks või kahandamiseks lohistage kirjeselektorit (kui see on saadaval) või vajutage klahvikombinatsiooni SHIFT + ALLANOOLEKLAHV või SHIFT + ÜLESNOOLEKLAHV.

  3. Vajutage kustutusklahvi (DELETE), valige Avaleht > Kirjed > Kustuta või vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + miinusmärk (–).

Näpunäide    Kui soovite kustutada vaid osa teabest, mitte tervet kirjet, valige igal väljal ainult kustutatavad andmed ning vajutage kustutusklahvi (DELETE).

Lehe algusesse

Andmete redigeerimine tekstiväljal või väljal

Access pakub lühiteksti ja pika teksti väljadel (ehk Memodega) kasutamiseks üht teksti juhtelementi. Tavaliselt saate juhtelemendi suuruse järgi öelda, kas alusväli on lühiteksti või pika teksti väli, kuna juhtelement kajastab enamasti alustabeli välja suurust. Lühiteksti väljale saab sisestada kuni 255 tähemärki ja pika teksti väljale kuni 64 000 tähemärki.

Teatud päringutüüpide andmeid ei saa redigeerida.  Näiteks ei saa redigeerida ristpäringu tagastatud andmeid ning redigeerida või eemaldada arvutuslikke välju (andmebaasi kasutamisel valemi arvutatud väärtused, mis ei asu tabelis).

  1. Avage tabel või päring vaates Andmelehevaade või avage vorm vaates Vormivaade.

  2. Klõpsake välja või vajutage väljale liikumiseks tabeldusklahvi (TAB) või nooleklahve, seejärel vajutage klahvi F2.

    Vormivaates saate välja valimiseks klõpsata välja silti. Andmelehevaates saate välja valimiseks klõpsata välja vasakäärise lähedal, kui hiirekursor on muutunud plussmärgiks (+).

  3. Viige kursor kohta, kuhu soovite teabe sisestada.

  4. Sisestage või värskendage teksti, mille soovite lisada. Kui teete tippimisel vea, vajutage tagasilükkeklahvi (BACKSPACE).

  5.  Kui väljal on sisestusmask, sisestage vormingukohased andmed.

  6. Viljakamalt töötamiseks saate kasutada järgmisi klahvikombinatsioone.

    • Tekstiväljale uue rea lisamiseks vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + ENTER.

    • Väljale vaikeväärtuse sisestamiseks vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + ALT + tühikuklahv (SPACEBAR).

    • Väljale praeguse kuupäeva sisestamiseks vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + SEMIKOOLON.

    • Praeguse kellaaja sisestamiseks vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + SHIFT + KOOLON (:).

    • Õigekirja kontrollimiseks vajutage klahvi F7.

    • Eelmise kirje väärtustega sarnaste väärtuste uuesti kasutamiseks liikuge eelmises kirjes vastavale väljale, seejärel vajutage klahvikombinatsiooni CTRL + ’ (ülakoma).

    • Tehtud muudatuste eraldi salvestamiseks vajutage klahvikombinatsiooni SHIFT + ENTER.

    Lisateavet leiate teemast Kiirklahvid Accessis.

  7.  Andmete salvestamiseks klõpsake menüü Avaleht jaotises Kirjed valikut Salvesta kirje või vajutage klahvikombinatsiooni SHIFT + ENTER.

    Te ei pea muudatusi eraldi salvestama. Access kinnitab need tabelisse, kui teisaldate kursori sama rea uuele väljale, teisaldate kursori mõnele muule väljale või sulete vormi või andmelehe.

Lehe algusesse

Kuupäeva lisamine kuupäevavalija abil

Tabelisse kuupäeva lisamiseks on mitu viisi ning kiiresti saate seda teha kuupäevavalija abil.

  1. Klõpsake välja, millele soovite kuupäeva lisada. Kuvatakse kalendriikoon.

    Kuupäevavalija juhtelement ei ole saadaval, kui väljale „Kuupäev/kellaaeg“ on rakendatud sisestusmask.

  2. Klõpsake kalendriikooni. Kuvatakse kalendri juhtelement.

    Kalendri juhtelement

  3. Tehke ühte järgmistest.

    • Praeguse kuupäeva sisestamiseks klõpsake nuppu Täna.

    • Praeguse kuu kuupäeva valimiseks klõpsake soovitud kuupäeva.

    • Mõne muu kuu ja kuupäeva valimiseks kasutage edasi- ja tagasiliikumise nuppe.

Lehe algusesse

Sisestatava teksti juhtimine sisestusmaskide abil

Väljale võib olla rakendatud sisestusmask. Sisestusmask on literaal- ja kohatäitemärkide kogum, mis nõuab kindlas vormingus andmete sisestamist. Sisestusmaskide kohta leiate lisateavet artiklist Andmesisestusvormingute juhtimine sisestusmaskide abil.

  • Andmete sisestamiseks järgige sisestusmaski.

    Telefoninumbrite sisestusmask

    Telefoninumbri sisestusmaski vaikemääratlus ja selle tulemuseks olev vorming

Lehe algusesse

Andmetele RTF-vormingu rakendamine pika teksti väljal

Kui pika teksti väli (ehk Memo väli) toetab RTF-vormingut, saate tekstile rakendada eri fonte, suurusi, laade ja värve.

  1. Avage vorm vaates Vormivaade või avage tabel vaates Andmelehevaade.

  2. Valige pika teksti väli. Tavaliselt on sellise välja nimeks „Kommentaarid“, „Märkmed“ või „Kirjeldus“.

  3. Teksti vormindamiseks kasutage menüü Avaleht jaotises Tekstivorming saadaolevaid nuppe ja menüüsid.

    Accessi jaotises Font saadaolevad käsud Muuhulgas saate rakendada eri fonte ja suuruseid, kasutada paksu kirja või kursiivkirja ja muuta värve.

    Kui soovite redigeerimiseks rohkem ruumi, avage suumiboks.

Lehe algusse

Andmete sisestamine loendi abil

Loendid aitavad hoida andmete terviklust ja neid on lihtne kasutada. Loendeid saab kasutada vormides ning tabelites ja päringutes. Juurdepääs on kolme tüüpi loendeid – väärtuste loend, otsinguväljade ja mitme väärtusega loendid. Väärtusteloend kogumi üksuste käsitsi. Otsingu loendite kustutuspäringu abil andmete toomiseks ühest või mitme tabeli komplektides andmelehevaates avatud. Mitme väärtusega loendite lahendada levinud ettevõtte nõue, mitu-mitmele seose. Näiteks võite soovite jälgida klienditeeninduse probleemid ja määrata mitu inimest ühel väljal sama probleemi.

Loendi juhtelemente on kolme tüüpi.

Liitboks

Tühi otsinguloend

Loendiboks

Tavaline loendiboksi juhtelement vormil

MultiSelect liitboks

Avatud olekus märkeruutudega ripploend. Märkeruuduloend

Üksuse lisamine liitboksist

  1. Avage vorm vaates Vormivaade või avage tabel või päring vaates Andmelehevaade.

  2. Klõpsake loendi kõrval olevat allanoolt, seejärel valige soovitud üksus.

  3. Valiku kinnitamiseks andmebaasi viige kursor teisele väljale või vajutage klahvikombinatsiooni SHIFT + ENTER.

Üksuse lisamine loendiboksist

  1. Avage vorm vaates Vormivaade.

  2. Kerige loendiboksis üksuste loendit ja valige soovitud üksus.

  3. Valiku kinnitamiseks andmebaasi viige kursor teisele väljale või vajutage klahvikombinatsiooni SHIFT + ENTER.

Sisestage üksuste Multiselect liitboksi mitmeväärtuselise loendist

  1. Avage vorm vaates Vormivaade või avage tabel või päring vaates Andmelehevaade.

  2. Klõpsake loendi kõrval olevat allanoolt.

  3. Valige kuni 100 märkeruutu ja seejärel klõpsake nuppu OK.

Loendi üksuste redigeerimine

Loendi üksuste redigeerimiseks peab olema lubatud loendi redigeerimine. Lisateavet leiate teemast kujundamine andmete värskendamine.

  1. Avage loendit sisaldav vorm, tabel või päringutulemite hulk.

  2. Tehke ühte järgmistest.

    • Paremklõpsake loendit, mida soovite redigeerida, seejärel klõpsake käsku Redigeeri loendiüksusi.

    • Klõpsake loendit ja seejärel klõpsake nuppu dialoogiboks Loendiüksuste redigeerimine või vormi avamiseks.

      Liitboks ja nupp Redigeeri loendiüksusi

  3. Kuva oleneb redigeeritava loendi tüübist.  Tehke ühte järgmistest.

    • Kui redigeerite väärtusteloendi või mitme väärtusega väli, kasutage dialoogiboksi Loendiüksuste redigeerimine loendiandmete, säilitades iga üksuse eraldi real, redigeerimiseks ja seejärel klõpsake nuppu OK , kui olete lõpetanud.

    • Otsinguvälja redigeerimise korral kuvatakse andmesisestusvorm. Redigeeride loendiandmeid selle vormi abil.

  4. Uute kirjete vaikeväärtuse valimiseks klõpsake väljal Vaikeväärtus ripploendi noolt ja seejärel klõpsake soovitud väärtus.

  5. Klõpsake nuppu OK.

Lehe algusesse

Nullpikkusega stringide sisestamine

Access eristab kahte tüüpi tühja väärtust: tühiväärtused ja nullpikkusega stringid. Tühiväärtused tähistavad tundmatut väärtust ja nullpikkusega stringid tähistavad välju, mis sisaldavad tühikut. Oletame, et teil on näiteks kliendiandmete tabel ja et selles tabelis on faksinumbri väli. Kui te ei tea kliendi faksinumbrit, võite selle välja tühjaks jätta. Välja tühjaks jätmise korral sisestatakse tühiväärtus, mis tähendab seda, et väärtus pole teile teada. Kui saate hiljem teada, et kliendil ei ole faksiaparaati, saate väljale sisestada nullpikkusega stringi, mis tähistab seda, et teie teada sellist väärtust ei ole.

  1. Avage tabel või päring vaates Andmelehevaade või avage vorm vaates Vormivaade.

  2. Valige soovitud väli ja seejärel tippige kaks jutumärki ("") ilma nende vahele tühikut jätmata.

  3. Muudatuste kinnitamiseks andmebaasi viige kursor teisele kirjele või vajutage klahvikombinatsiooni SHIFT + ENTER. Vaikimisi jutumärgid kaovad.

Lehe algusse

Muudatuste tagasivõtmine

Kui tipite andmed valesti, saate muudatused tavaliselt tagasi võtta. Saate teha järgmist.

  • Viimaste muudatuste tagasivõtmiseks tehke jaotises Kiirpääsu tööriistariba valik Võta tagasi või vajutage paoklahvi (ESC).

  • Kõigi kirjesse tehtud muudatuste tagasivõtmiseks vajutage uuesti paoklahvi (ESC).

  • Muudatuste tagasivõtmiseks pärast muudatuste salvestamist või mõnda muusse kirjesse liikumist tehke jaotises Kiirpääsu tööriistariba valik Võta tagasi.

    NB!    Niipea kui hakkate teist kirjet redigeerima, lisate või eemaldate mõne filtri või liigute muusse aknasse või teisele dokumendi vahekaardile, teisenevad muudatused jäävaks.

Lehe algusesse

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×