Märkus.: Soovime pakkuda teie keeles kõige ajakohasemat spikrisisu niipea kui võimalik. See leht on tõlgitud automaatselt ja sellel võib leiduda grammatikavigu või ebatäpsusi. Tahame, et sellest sisust oleks teile abi. Palun märkige selle lehe allservas, kas sellest teabest oli teile kasu või mitte. Soovi korral saab ingliskeelset artiklit lugeda siit.
Selle artikli teave tutvustab teile kontseptsiooni kasutades kirjekeskuse haldamine ja talletada kirjete. See artikkel aitab teil mõista kasu kirjekeskuse saidimalli abil leiate üldised juhised teavet. Üksikasjalikumat teavet loomise ja kirjekeskuse kasutamise kohta leiate teemast jaotise Vt kalinkide.
Selle artikli teemad
Ülevaade
Kirjekeskus olla keskses hoidlas ettevõtte saate talletada ja hallata kõiki oma kirjeid, nt õigus- või dokumente. Kirjekeskuse toetab kogu kirjete haldus protsessi kirjete haldamise ja kirjete likvideerimise kogumisest. Tavaliselt on kirjekeskuse saidi loodud ja ettevõtte kirjete haldus asjatundjatele ja teavet infotehnoloogia (IT) töötajate toetamiseks asutuse failiplaanis konfigureeritud.
Märkus.: SharePointi pakub võimalust hallata kirjete "koht." Kohapealsete kirjete haldus abil saate mis tahes funktsiooni, mis on saadaval Kirjekeskuses, nt teabehalduspoliitika rakendamine, marsruutimist ja hoidke, mis tahes saidil kirjeid hallata. Lisateave kohapealsete kirjete haldus, leiate jaotise Vt kalinke.
Kirjekeskuse saidimall on selles osas muude SharePointi saitidega sarnane, et ka see toimib dokumentide keskse hoidlana ja võimaldab saidi kasutajatel omavahel koostööd teha. Kirjekeskuse saidimall on aga valmiskonfigureeritud sait, mille otstarve on asutuste abistamine säilikuhaldus- ja -säilitusplaanide kasutuselevõtul. Versioonimine, audit, metaandmete haldamine, e-juurdlus ja kohandatav säilikumarsruutimine on valmisfunktsioonid, mille abil saate säilikuid tõhusamalt hallata.
Kirjekeskuse saidimalli funktsioonid
Kirjekeskuse saidimalli ühendab mõned standard funktsioonide saadaval Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Solution mõned täiendavad eriotstarbelisi kirjete haldus pakkuda järgmisi funktsioone:
Vault oskusi Kirjekeskuse on mitmeid funktsioone, mis aitavad tagada kirjed, mis on talletatud.
-
Süsteem ei muuda kirjeid kunagi automaatselt. Sellega tagatakse see, et üleslaaditud kirjed on identsed hiljem allalaaditud kirjetega.
-
Saidi administraatorid saavad konfigureerida kirjekeskuse kirjetega otsese rikkumise vältimiseks. Selleks versioonimise dokumenti ja teatud tüüpi muudatuste kontrollides tehtud muudatused.
-
Kirjekeskuses saavad kirjehaldurid üksuste metaandmeid lisada ja redigeerida eraldi kirjete metaandmetest, seega saab värskendada kirjete haldamiseks vajalikku teavet ilma aluseks olevat kirjet muutmata. Ka metaandmete muudatusi salvestatakse versioonidega.
Teabehalduspoliitika rakendamine Saadaval poliitika funktsioonid, mis on abiks kirjehalduse:
-
Auditi See funktsioon logib sündmused ja toimingud, mis tehakse failid. Auditi on kasulik kirje whm kuvamis- ja juurdepääs kirjekeskuse teave.
-
Aegumiskuupäev Selle funktsiooni saate määrata, kui kaua tuleks kirje säilitatakse ja toimingu peaks toimuma säilitusperiood lõppemisel näiteks kustutamise või likvideerimise kinnitamise töövoo algatamine. Säilitusperiood kirje tavaliselt algab, kui kirje on algselt esitatud kirjekeskuse.
-
Vöötkoodide See funktsioon pakub iga kirje kordumatu vöötkoodi pildi ja arvulise väärtuse. Vöötkoodi väärtus salvestatakse ja indekseeritud koos elektroonilise versiooni kirje. Vöötkoodid on kasulikud säilitamiseks ja füüsiliste kirjete jälitamiseks. Kui kirjeid teegis on füüsilise versiooni, vöötkoodid võimalda füüsilise versioonide vastavus oma elektroonilise kolleegidega.
Kirje saidikogumi programmeeritavat kasutajaliidese Kirjekeskuse toetab teenuseid, mis hõlbustavad kirjete saidikogumi. Funktsiooni kirjekeskuse programmeeritavat kasutajaliidese võimaldab asutustel konfigureerida nii dokumendi haldus ja meilisüsteem kirjekeskuse saidi failide automaatselt edastada. Sisu saate esitada kirjekeskuse veebiteenuse abil SOAP (lihtne Object Access Protocoli) või e-posti kaudu, kasutades SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Saate rakenduses Microsoft SharePoint Designer 2010 kujundatud töövoogude kirjeid nii, et kirjekeskuse edastada. Kirjekeskuse kirjete esitamise kohta leiate lisateavet teemast jaotise Vt kalinkide.
Kirje marsruutimine Kirjekeskuse sisaldab sisukorraldaja, mis automaatselt marsruutida sissetulevate kirjete (kas automaatselt või käsitsi) nende õige asukoha alusel nende kirjetüüpi. Kui kirje on kirjekeskuse, on sageli lisatud lisateavet, nt auditilogi ajalugu ja metaandmed. Kirje auditilogi ajalugu salvestatakse kirjekeskuse XML-failina ja kirje metaandmete talletatakse XML-failis ja metaandmete veergude kirjekeskuse saidil. Konfigureerimise ja marsruutimine sisukorraldaja abil kirjete kohta leiate jaotisest Vtka linkide.
Hoidke all Osana nn e-juurdlus kirjekeskuse võimaldab asutustel võtta kirjed, mis on jaotises juriidilise tuvastamise osana Hoide, või auditilogi või juurdluste jaoks oluline ja paigutamine ootelepanekute loend. Kui kirje on ootele, mis tahes aegumise poliitika, mis võib olla tegelikult peatatakse ja on seega kaitstud hävingust. Näiteks kui korral Hoide, hoidke ettevõte paneb oluline kirjed, mis võib olla nõutav tooteid, need kirjed on saadaval, kuni soovitud Hoide on lõpule viidud. Kirjeid saate tuleb korraga mitu ootele panna. Kirjete haldurid saate otsida ka kirjekeskuse kirjete, mis tuleb ootele panna. E-juurdluse kohta leiate lisateavet teemast jaotise Vt kalinke.
Kirjekeskuse kirjeid hallata kasutamise näide
Ettevõtetes on sageli vaja luua ja esitage finantsaruannete regulaarselt maksustatav. Mis tahes hetkel mõni ettevõte võib palutakse versioon on auditilogi käigus finantsteavet näiteks ja finantsteavet tuleb vabastada nõude, et andmed on mitte mingil viisil muudetud. Sellele soovile ettevõtte rahandus osakonna otsib ja marsruudib finantsaruannete teatud ootele kirjekeskuse saidi teeki. Saates aruannete ootele teeki, eelmääratletud poliitika, mis võib olla tegelikult peatatakse ja neid aruandeid juurdepääs on blokeeritud kuni kindla kuupäeva ja kellaaja või õige autoriseerimine toimub. Kirjekeskuse saidi koos seotud auditilogi ajalugu ja muud metaandmed salvestatakse finantsaruannete.
Kirjekeskuse saidi loomine
Kõrgeimal tasemel on kirjekeskuse saidil kirjehaldusprogrammi loomiseks kaks peamist sammu.
-
Ettevõttes tuleb luua kirjehaldusstrateegia ja ametlik kirjehaldusplaan. See on koostööpingutus, mis eeldab koostööd kirjehaldurite, kooskõlastusametnike, IT-spetsialistide ja teabetöötlejatega.
-
Seejärel peab ettevõte konfigureerima ühe või enam kirjekeskuse saiti kirjehaldusplaani rakendamiseks.
Järgnevates jaotistes kirjeldatakse nende sammude peamisi elemente.
Kirjehalduse planeerimine
Et ettevõte saaks konfigureerida kirjekeskuse saiti oma kirjehalduse lahenduseks, tuleb koostada kirjehalduse strateegia ametlik plaan. Ametliku kirjehalduse plaani teatud elemendid on üksikute asutuste ja ettevõtete jaoks kordumatud. Kõikides kirjekalduse plaanides on alati olemas järgmised dokumendid ja protsessid.
Dokumendisäilituskava. Dokumendisäilituskava kirjeldab dokumentide ja üksuste tüüpe, mida ettevõte tunnistab ametlike ärisäilikutena. Samuti näidatakse selles ära koht, kus need säilikud on talletatud, ja antakse teavet selle kohta, kuidas säilikutüüpe üksteisest eristada. Dokumendisäilituskava on laiahaardeline säilikute loomise, salvestamise ja haldamise poliitikate, protsesside ja juhtnööride kogum. Dokumendisäilituskava peaks käsitlema kõiki säilikuid sõltumata meediumist (k.a paber, ajaveebid, vikid, meilid ja elektroonilised failid). Samuti tuleb selles määrata, kuidas säilikuid vastavalt tüübile liigitada, turvata ja viimaks ka hävitada. Lisaks peaks see sisaldama teavet selle kohta, kuidas käsitleda erikategooriatesse kuuluvaid säilikuid (nt konfidentsiaalseid, ülimalt olulisi, ärisaladusi käsitlevaid või eelisõigustega säilikuid). Ja lõpetuseks tuleb dokumendisäilituskavas kindlasti määrata ka see, kes ettevõtte töötajatest iga tüüpi säilikute eest vastutab.
Säilikuteegid. Säilikuteegid on sisuliselt dokumenditeegid, mis luuakse oluliste säilikute liigitamiseks ja talletamiseks. Omaette säilikuteegi saate luua iga säilikutüübi jaoks, mida soovite säilitada. Säilikuid marsruuditakse vastavalt sisukorraldajas konfigureeritud sätetele automaatselt vastavasse teeki.
Sisutüübid. Sisutüüpide abil saate määratleda need säilikutüübid, mida teie asutus soovib talletada, ja määratleda iga säilikutüübi kordumatud omadused. Kui kindlat tüüpi säilikute jaoks on määratletud sisutüübid, saab teie asutus tagada, et iga sisurühma hallatakse järjepideval viisil. Loodavate sisutüüpide abil saab liigitada ja talletada nii Office’i dokumente, PDF-faile, TIFF-faile (skannitud pilte), meilisõnumeid, kiirsõnumitest koosnevaid vestlusi, videoid kui ka füüsilisi säilikuid. Näiteks koheldakse kõiki säilikuid nimega „leping“ SharePointi säilikuhaldussüsteemis ühtemoodi ja järjepidevalt. Säilikute liigitamine ja talletamine sisutüüpide alusel on alternatiiv säilikuteekide kasutamisele.
Säilitusajakava. Säilitusajakava määrab, kui kaua tuleb iga dokumendisäilituskava säilikutüüpi säilitada (säilitusperioodi) ja kuidas see selle perioodi lõpulejõudmisel likvideerida (likvideerimisprotsessi). Säilitusajakava juhised põhinevad enamasti juriidilistel nõuetel, asutuse äririskidel ja ärivajadustel. Lisaks kirjeldatakse säilitusajakavas enamasti riskijuhtimisega seotud tegevuskavasid, mis määratlevad iga säilikutüübi jaoks säilitusperioodi.
Ühildumisnõuete dokument. Ühildumisnõuete dokument määrab nõuded, millele säilikuhalduse IT-süsteemid peavad vastama, nende nõutavad võimalused ja ühilduvuse tagamiseks ette nähtud korrapärase seire.
-
Ametlik protsess säilikute likvideerimise peatamiseks. Selles protsessis (seda nimetatakse sageli ka muutmislukustuseks) antakse üksikasjalik ülevaade sellest, kuidas asutus peatab säilikute likvideerimise näiteks kohtuasja, auditi või juurdluse korral.
-
Säilikute töötlemise seire ja aruandluse süsteem. Tagamaks, et töötajad säilikuid vastavalt määratletud poliitikatele ja protseduuridele arhiveerivad, haldavad ja nendele juurde pääsevad, peab säilikuhalduskava sisaldama säilikute töötlemise seire ja aruandluse protsessi või süsteemi.
Märkus.: Nagu mis tahes saidile, kus saate käsitsi üles laadida kuni 2 GB faile kirjekeskuse. Kui kasutate sisukorraldaja kirjete marsruutimiseks kirjekeskuse, on iga kirje jaoks failimahupiirangut 50MB.
Üksikasjalikumat teavet teie kirjehalduse lahendus kavandamise kohta leiate teemast Vtka linkide.
Kirjekeskuse saidi konfigureerimise ülevaade
Kui asutus alustab kirjehalduse üksikasjalikku planeerimist ja loob ametliku kirjehalduse plaani, saab konfigureerida kirjekeskuse saidi selle programmi rakendamise toetamiseks.
Kirjekeskuse saidi konfigureerimiseks tehke järgmised sammud.
-
Iga dokumendisäilituskavas määratud säilikutüübi haldamiseks ja talletamiseks tuleb luua säilikuteegid või -loendid.
-
Soovitatav on luua iga säilikukavas määratud sisutüübi jaoks omaette säilikuteek.
-
Kui kirjed kirjekeskusesse edastatakse, marsruuditakse nad vastavasse loendisse või teeki.
-
-
Looge vastavate dokumenditeekide, loendite või sisutüüpide veerud, kus salvestatakse ja kuvatakse iga failiplaanis määratud kirjetüübi metaandmeid.
-
Määrake iga kirjekeskuse saidi kirjetüübi teabehalduspoliitikad. Need peaksid kajastama asutuse failiplaanis ja säilitamise ajakavas määratud säilitamisperioode ja auditinõudeid.
-
Konfigureerige sisukorraldaja marsruutima iga säilikutüüp õigesse asukohta. Säilikute edastamisel kirjekeskuse saidile (käsitsi või programmiliselt) määratleb rakendus selle funktsiooni abil, kuidas säilik kirjekeskuse saidil liigitada ja kuhu see saata.
Üksikasjalikumat teavet konfigureerimise ja teie kirjehalduse lahendus kohandamise kohta leiate teemast jaotise Vt kalinkide.
