Office
Logi sisse

Kirjakoostereeglite määramine

Siit leiate teavet kirjakoostereeglite ja selle kohta, kuidas teie asutus igat reeglit kasutada saab. Kui kirjutate kõigile klientidele kirja või meilisõnumi ja soovite, et kirja sisu erineks olenevalt andmeallika konkreetsetest väljadest, saate häälestada reegli.

Näiteks olete kirjutanud kirja saabuva sündmuse kohta, mis toimub kolmes eri asukohas üle maailma. Lõite kirja suvandi Wordi menüü Postitused suvandi Alusta kirjakoostet abil, kuid avastate, et sisus pole mitte ainult kordusi, vaid ka osa sisust vajab asukohapõhiseid muudatusi. Selles olukorras saate kasutada paljude tingimuste täitmiseks jaotises Väljade täitmine ja lisamine olevat menüüd Reeglid.

Reeglite kasutamine

Reeglite lisamine kirjakoostedokumenti võimaldab muuta töövooprotsessi tõhusamaks ja paindlikumaks. Reeglite abil saate vältida vajadust mitme dokumendi loomise järele ja häälestada sisu, mida on võimalik kiiresti muuta.

Reegleid saate lisada kirjakooste häälestamisel.

  1. Klõpsake menüü Postitused jaotises Väljade täitmine ja lisamine nuppu Reeglid.

    Wordi menüü „Postitused” jaotis „Väljade täitmine ja lisamine”

  2. Valige saadaolev reegel.

    Wordi menüü „Postitused” jaotises „Väljade täitmine ja lisamine” olev ripploend „Reeglid”

Te ei pääse reeglitele juurde enne, kui olete alustanud kirjakooste protsessi. Täpsema teabe saamiseks mis tahes välja häälestamise kohta saate valida valitud reegli dialoogiboksis ikooni ?. Saate otsida ka väljanime Wordi spikris.

Näpunäide.: Välja koodide kuvamiseks või peitmiseks vajutage klahvikombinatsiooni Alt + F9.

Väli

Kirjeldus

Näide ja meetod

Küsi

Selle reegli abil saate taotleda sama teavet sama dokumendi mitmes eri osas. Vastus päringule kuvatakse ühendatud dokumendis.

Dialoogiboksis Wordi välja Ask lisamine on märkeruut Küsi üks kord. Valige märkeruut, kui soovite, et küsitaks ainult lõpliku kirjakooste alguses. Teisel juhul, kui tühjendate märkeruudu (vaikesäte), toimub küsimine iga kirje puhul.

Lisateabe jaoks vt Väli Ask.

Aastaid teie ettevõtte tooteid müünud töötaja pensionile jäämise puhul korraldatakse pidu. Kutsed küsimusega osalemise kohta saadetakse nii asutusesiseselt kui ka väljapoole.

Tippige dialoogiboksi Wordi välja Ask lisamine väljale Järjehoidja pealkirjaks Kutse.

Tippige väljale Küsimus tekst Kas plaanite meiega pensionile jäämise peol ühineda?

Tippige väljale Järjehoidja vaiketekst sõna Jah.

Lõpetades klõpsake nuppu OK.

Täitmine

Kui soovite küsimust esitada, saate täita välja Täitmine. Väli Täitmine toimib sarnaselt väljaga Ask, dokumendi jooksul mitu korda.

Dialoogiboksis Wordi välja lisamine: Fill-in on märkeruut Küsi üks kord. Valige see märkeruut, kui soovite, et vastus rakendataks igale ühendatud kirjele. Teisel juhul, kui tühjendate märkeruudu (vaikesäte), toimub küsimine iga kirje puhul.

Lisateabe saamiseks vt Väli Fill-in.

Teie asutus sponsoreerib tervisekontrolli üritust. Igale töötajale saadetakse konfidentsiaalne registreerumisvorm. See vorm küsib täitjatelt teavet, vanust, pikkust ja kaalu.

Tippige dialoogiboksi Wordi välja lisamine: Fill-in väljale Küsimus tekst Kui vana te olete?

Lõpetades klõpsake nuppu OK.

Kui, siis, muul juhul

Kasutage seda vajaliku tingimuse määratlemiseks. Kui määratletud tingimus on täidetud, siis esitatakse konkreetne teave. Kui määratletud tingimust ei täideta, siis esitatakse teistsugune teave.

Lisateabe saamiseks vt Väli IF.

Haldate suurt heategevusliku organisatsiooni liikmete andmebaasi. Liikmed saavad eri teadaandeid saabuvate rahakogumisürituste kohta olenevalt nende asukohast.

Valige dialoogiboksi Wordi välja lisamine: IF ripploendis Väljanimi veeru asukoht nimi, nii nagu see on teie andmeallikas (tavaliselt Exceli arvutustabel).

Ripploendis Võrdlus valige Võrdne.

Tippige väljale Võrreldav väärtus asukohaks Lõuna-Ameerika. Seejärel tippige väljale Lisa see tekst sisu, mis võrdluse täitmise korral sisestatakse. Kui aga võrdlus pole täidetud, lisatakse sisu väljalt Muul juhul lisa see tekst.

Lõpetades klõpsake nuppu OK.

Koostekirje number

Selle reegli abil saate jäädvustada andmeallika tegeliku kirjenumbri, et see lisataks ühendatud dokumenti. Number näitab mis tahes sortimis- või filtreerimisviisi, mida enne koostet andmeallikas rakendasite.

Lisateabe saamiseks vt Väli MergeRec.

Välja PrintDate kõrval oleva välja MergeRec abil saate luua kordumatuid arve numbreid.

Menüü Postitused jaotises Väljade täitmine ja lisamine valige Reeglid > Koostekirje number.

Kooste järjekorranumber

Selle reegli abil saate pidada arvet kirjete üle ühendatud dokumendis.

Lisateabe saamiseks vt Väli MergeSeq.

Olete ühendanud vormkirjade kogumi ja selle viimane kirje kuvab kirjade koguarvu. Seda numbrit saate kasutada postikulu arvutamiseks.

Klõpsake menüü Postitused jaotises Väljade täitmine ja lisamine nuppu Reeglid ja valige seejärel Kooste järjekorranumber.

Järgmine kirje

Selle reegli abil saate lisada antud dokumenti järgmise andmekirje ilma uut dokumenti loomata.

Lisateabe saamiseks vt Väli Next.

Menüü Postitused jaotises Väljade täitmine ja lisamine valige Reeglid > Järgmine kirje.

Järgmine kirje, kui

Selle reegli abil saate võrrelda kahte väärtust. Andmevälja sisu ja väärtuse vastavus otsustab, kas kirje ühendatakse praeguse või uue dokumendiga.

Lisateabe saamiseks vt Väli NextIf.

Menüü Postitused jaotises Väljade täitmine ja lisamine valige Reeglid > Järgmine kirje, kui...

Valige loendis Välja nimi koostevälja nimi, näiteks Linn.

Valige loendis Võrdlus soovitud tehtemärk. Kui näiteks soovite eristada kindlas linnas asuvad adressaadid, valige väärtus Võrdne.

Tippige väärtus, mida soovite kasutada, väljale Võrdle. Kui näiteks soovite eristada Tokyos asuvad adressaadid, tippige väärtus Tokyo.

Sea järjehoidja

Selle reegli abil saate seostada järjehoidja nime konkreetse väärtusega. Järjehoidja saab paigutada dokumendis mitmesse kohta. Kui lisate dokumenti järjehoidja, kuvatakse selle järjehoidjaga lingitud väärtus.

Lisateabe saamiseks vt Väli Set.

Teie asutus kavatseb peagi välja anda konkreetses piirkonnas peagi tehtava keskkonnaalase töö kokkuvõtte. Projektijuhtidel on olemas projekti esialgne pealkiri, kuid nad hoiatavad, et see võib muutuda. Parim võimalus oleks järjehoidja lisamine, kuna siis ei pea pealkirja muutumise korral muutma iga viidet pealkirjale, piisab vaid järjehoidja muutmisest.

Tippige dialoogiboksi Wordi välja lisamine: Set väljale Järjehoidja pealkirjaks Projekti nimi.

Väljale Väärtus tippige Suure Konnakoopa taastamine.

Lõpetades klõpsake nuppu OK.

Jäta kirje vahele, kui

Selle reegli abil saate võrrelda andmevälja sisu väärtusega ja seejärel jätta vahele praegse andmekirje lisamine, kui võrdluse tulemus osutub tõeseks.

Lisateabe saamiseks vt Väli SkipIf.

Teil on rõivakauplus ja avastate, et teie varudes on ühe konkreetse t-särgi ülejääk, aga mitte kõige populaarsemas suuruses. Kui valmistute müügiflaierit välja saatma, saate välja jätta kliendid, kes kannavad teatud suurust.

Valige dialoogiboksi Wordi välja lisamine: Skip Record If ripploendis Väljanimi veeru asukoht nimi andmeallikas (tavaliselt Exceli arvutustabel).

Ripploendis Võrdlus valige Võrdne.

Väljale Võrreldav väärtus tippige XL. Lõpetades klõpsake nuppu OK. Müügiflaierit ei saadeta ühelegi XL-suurust kandvale kliendile.

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×