Kirjade hulgipostituse jaoks isikupärastamine kirjakooste abil

Kirjade hulgipostituse jaoks isikupärastamine kirjakooste abil

Märkus.: Soovime pakkuda teie keeles kõige ajakohasemat spikrisisu niipea kui võimalik. See leht on tõlgitud automaatselt ja sellel võib leiduda grammatikavigu või ebatäpsusi. Tahame, et sellest sisust oleks teile abi. Palun märkige selle lehe allservas, kas sellest teabest oli teile kasu või mitte. Soovi korral saab ingliskeelset artiklit lugeda siit.

Meililistis olevatele inimestele hulgipostitusi saates saab kasutada kirjakoostet, et luua isikupärastatud kirjade pakk. Kõikidel loodud kirjadel on identne paigutus, vorming, tekst ja graafika. Ainult kirja teatud osad on erinevad ja isikupärastatud.

Kirjakooste abil kirjade loomine ja printimine hõlmab kolme faili.

  • Teie põhidokument
    Selles dokumendis on tekst ja graafika (nt logo või pilt), mis jääb ühendatud dokumendi kõikides versioonides samaks. Identne sisu on näiteks kirja põhiosa.

  • Postitusloend
    See on andmeallikas, mille põhjal lisatakse kirja andmed. Näiteks postitusloend sisaldab isikute nimesid ja põhidokumendis on tekst, mis nendele isikutele saadetakse.

  • Ühendatud dokument
    See dokument on kombinatsioon põhidokumendist ja postitusloendist. Kirjakooste toob postitusloendist andmed, lisab need põhidokumenti ja selle tulemuseks on iga inimese jaoks isikupärastatud kiri.

Lisateavet selle kohta, kuidas kirjakooste meilisõnumite puhul töötab, leiate järgmisest videost, mis on osa koolituskursusest.

Teie brauser ei toeta videot. Installige Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player või Internet Explorer 9.

1. juhis: põhidokumendi ettevalmistamine

Enne kirjakooste alustamist valmistage kiri ette. Kui soovite inimesi teavitada näiteks eelseisvast sündmusest, lisage sündmuse nimi, kuupäev, kellaaeg ja toimumiskoht. Need andmed on olulised kõikidele adressaatidele.

  1. Klõpsake menüü Postitused jaotises Kirjakooste alustamine nuppu Alusta kirjakoostet ja seejärel valikut Kirjad.

    Klõpsake Wordi menüüs postitused nuppu Alusta kirjakoostet ja seejärel tehke soovitud valik.

  2. Tippige Wordis kirja sisu (allpool on näide), mille soovite kõigile saata.

    Wordis koostatud kirjakoosteks kasutatav näidiskiri bel-ile.

2. juhis: postitusloendi häälestamine

Postitusloend on teie andmeallikas. See võib olla Exceli arvutustabel, Outlooki kontaktide kataloog, Accessi andmebaas või Office‘i aadressiloend. See sisaldab kirjeid, mille alusel Word hangib kirja koostamiseks vajalikud andmed.

Näpunäited

  • Kui teil pole postitusloendit, saate selle kirjakooste käigus luua. Enne kirjakooste alustamist koguge kokku kõik oma andmekirjed ja lisage need andmeallikasse.

  • Kui kasutate Exceli arvutustabelit, veenduge, et sihtnumbreid sisaldavad veerud oleks vormindatud tekstina, sest nii ei lähe ükski null kaduma.

  • Kui kasutate oma Outlooki kontakte, veenduge, et Outlook oleks teie vaikemeilirakendus.

3. juhis: põhidokumendi linkimine postitusloendiga

Nüüd on aeg avada postitusloendi andmeallikas ja linkida see kirjaga.

  1. Valige vahekaardil Postitused jaotises Alusta kirjakoostet nupp Vali adressaadid ja seejärel tehke oma valik.

    Valige Wordi kirjakooste kaardi Postitused rühmas Alusta koostet käsk Vali adressaadid ja seejärel valik Sisesta uus loend.

  2. Tehke ühte järgmistest.

    • Kui teil pole postitusloendit, valige Tipin uue loendi ja looge see.

      või

    • Kui teie postitusloend on Exceli arvutustabel, Accessi andmebaas või mõnda muud tüüpi andmefail, valige Kasutan olemasolevat loendit. Seejärel liikuge loendini ja valige Ava.

      või

    • Kui kasutate Outlooki kontakte, klõpsake käsku Vali Outlooki kontaktidest.

  3. Valige Fail > Salvesta nimega.

  4. Tippige väljale Faili nimifaili nimi ja valige Salvesta.


Adressaadiloendi redigeerimine

Kui loote ja prindite kirja kõigi loendis olevate isikute jaoks, jätkake 4. juhisega: isikupärastatud sisu lisamine kirja. Kui soovite saata kirja näiteks korraldatava sündmuse toimumispaigast kuni 20 km raadiuses elavatele inimestele, saate loendi piiritlemiseks seda sihtnumbri alusel filtreerida.

  1. Valige Redigeeri adressaadiloendit.

    Valige Wordi kirjakooste kaardi Postitused rühmas Alusta koostet käsk Muuda adressaate ja seejärel valik Sisesta uus loend.

  2. Märkige dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid ruut iga inimese juures, kellele soovite meilisõnumi saata.

    Ridade valimine ruudu märkimise teel

Dialoogiboksis Kirjakooste adressaadid on valikud adressaatide loendi piiritlemiseks. Kaks sagedamini kasutatavat varianti on loendi sortimine ja filtreerimine, et nimede ja aadresside leidmist hõlbustada.

Valige Wordi kirjakooste dokumendi dialoogiboksi Kirjakooste adressaadid menüüs  Adressaadiloendi piiritlemine käsk Muuda adressaate.

Lisateavet leiate teemast Andmete sortimine ja filtreerimine kirjakooste jaoks.

4. juhis: isikupärastatud sisu lisamine kirja

Lisage see sisu, mis on iga adressaadi jaoks erinev (nt saaja nimi ja aadress). Nende üksikasjad lisamisel on heaks tavaks sisestada põhidokumenti koosteväljad.

  1. Valige vahekaardil Postitused jaotises Väljade täitmine ja lisamine jaotis Aadressiplokk.

    Valige Wordi kirjakooste menüü jaotise Postitused rühmas Väljade täitmine ja lisamine jaotis Aadressiplokk.

  2. Valige dialoogiboksis Aadressiploki lisamine adressaadi nime vorming, nagu see kirjas kuvatakse.

    Aadressiploki suvandid

  3. Valige OK.

    Märkus.: Kui soovite vaadata, kuidas aadress kirjas välja näeb, valige jaotises Eelvaade nupp Tulemuste eelvaade. Andmeallikas kirjete sirvimiseks klõpsake nuppu Järgmine Järgmise kirje nupp kirjakooste tulemuste eelvaate kuvamiseks või Eelmine Eelmise kirje nupp kirjakooste tulemuste eelvaate kuvamiseks .

  4. Valige jaotises Kirjutamine ja lisamine nupp Tervitusväljend.

    Valige Wordi kirjakooste menüü jaotise Postitused rühmas Väljade täitmine ja lisamine jaotis Tervitusväljend.

  5. Valige dialoogiboksis Tervitusväljendi lisamine soovitud vorming.

  6. Koostevälja kirja lisamiseks valige OK.

  7. Kirjakoosteks loodava kirja salvestada valige File > Salvesta.

    Wordi Kirjakooste mooduliga loodud näidiskiri, millel on nähtavad väljad „aadressiplokk“ ja „tervitusväljend“.

Juhised postitusloendist muu kohandatud teabe lisamiseks leiate teemast Kirjakoosteväljade lisamine ükshaaval.


Koosteväljade nimede kontrollimine

Veenduge, et Word saaks tuvastada postitusloendis olevad nimed ja aadressid.

  1. Valige vahekaardil Postitused jaotises Väljade täitmine ja lisamine jaotis Väljade vastavus.

    Näpunäide.: Koosteväljad saab avada ka dialoogiboksis Aadressiploki lisamine, mida kasutasite põhidokumenti aadressiploki lisamiseks.

  2. Veenduge dialoogiboksis Väljade vastavus, et loetletud kirjeväljad vastaksid postitusloendi andmeallika kirjete veerupäistele.

    Dialoogiboks Väljade vastavus

    Märkus.: Dialoogiboksis on kaks veergu. Vasakus veerus on loetletud näiteks ettevõtte kirjete hulgas ühtivad nimed. Paremas veerus on selle ühtiva veeru välja nimi, mis on vastendatud andmeallika faili veerupäisega.

  3. Tehke ühte järgmistest.

    • Kui väljanimed ühtivad veerupäistega, mida kasutasite oma postitusloendi andmeallika kirjetes, ei pea te midagi tegema.

      või

    • Kui välja nimi peaks vastama andmeallika veerupäisele, aga selle asemel kuvatakse (vaste puudub), valige ripploendi nool ja valige oma postitusloendi andmeallikas kasutatav väljanimi. Vajadusel korrake.

  4. Valige OK.


Kirjakoosteväljade vormindamine

Ühendatud sisu fondi, suuruse või vahede muutmiseks valige koostevälja nimi ja tehke soovitud muudatused.

  1. Vahekaardil Postitused valige Tulemuste eelvaade ja seejärel valige Tulemuste eelvaade, et kirjas ühendatud tulemuste asemel uuesti koosteväljad kuvada.

    Wordi menüü Postitused jaotis Tulemite eelvaade.

  2. Valige koostevälja nimi.

    Valitud aadressiploki väli

  3. Valige menüüs Avaleht font ja fondi suurus, mida soovite kasutada.

    Valige Wordi menüü Avaleht jaotises Font soovitud font ja fondi suurus.

  4. Valige vahekaardil Lehe paigutus (Word 2013) või Paigutus (Word 2016) soovitud lõiguvahe.

    Määrake Wordi menüü Paigutus jaotises Lõik soovitud reavahe.

    Märkus.: Kuna Word kohtleb iga aadressiploki rida lõiguna, on soovitatav reasammu vähendada.

5. juhis: kirjade eelvaate kuvamine ja printimine

  1. Valige Tulemuste eelvaade ja seejärel klõpsake nuppu Järgmine Järgmise kirje nupp kirjakooste tulemuste eelvaate kuvamiseks või Eelmine Eelmise kirje nupp kirjakooste tulemuste eelvaate kuvamiseks , veendumaks, et kirja sisus olevad nimed ja aadressid oleks õiged.

    Näpunäide.:  Loendi algusesse minemiseks valige nupp Esimene Esimese kirje nupp kirjakooste tulemuste eelvaate kuvamiseks ja loendi lõppu minemiseks valige nupp Viimane Viimase kirje nupp kirjakooste tulemuste eelvaate kuvamiseks .

  2. Valige Vii lõpule ja ühenda > Prindi dokumendid.

    Valige Wordi kirjakooste menüü Postitused jaotises Lõpeta käsk Vii kooste lõpule ja seejärel tehke valik.

6. juhis: isikupärastatud kirja salvestamine

Kirjakoostedokumendi salvestamisel jääb see postitusloendiga ühendatuks, nii et saate seda järgmine kord hulgipostitamisel kasutada.


Kirjakoostedokumendi uuesti kasutamiseks tehke järgmist.

  • Avage kirjakoostedokument ja valige Jah, kui Word küsib teilt ühenduse säilitamise kohta.


Kirjakoostedokumendis aadresside muutmiseks tehke järgmist.

  • Avage kirjakoostedokument ja valige Redigeeri adressaadiloendit, et aadresse sortida, filtreerida ja valida.

Lisateave

Enne kirjakooste alustamist valmistage kiri ette. Kui soovite inimesi teavitada näiteks eelseisvast sündmusest, lisage sündmuse nimi, kuupäev, kellaaeg ja toimumiskoht. Need andmed on olulised kõikidele adressaatidele.

  1. Klõpsake menüü Postitused jaotises Kirjakooste alustamine nuppu Alusta kirjakoostet ja seejärel valikut Kirjad.

    vormkirjad

  2. Tippige Word, kirja, mida soovite saata kõigile keha.

Postitusloend on teie andmeallikas. See võib olla Exceli arvutustabel, Outlooki kontaktide kataloog, Accessi andmebaas või Office‘i aadressiloend. See sisaldab kirjeid, mille alusel Word hangib kirja koostamiseks vajalikud andmed.

Näpunäited

  • Kui teil pole postitusloendit, saate selle kirjakooste käigus luua. Enne kirjakooste alustamist koguge kokku kõik oma andmekirjed ja lisage need andmeallikasse.

  • Kui kasutate mõnda Excel arvutustabel, veenduge, et sihtnumbrite või sihtnumbreid veerg on vormindatud tekstina, et te ei kaotaks ühtegi nulli.

  • Kui soovite kasutada oma Outlook kontakte, veenduge, et Outlook on teie meili vaikeprogrammiks. Selle tegemiseks avage Apple Mail ja valige menüüs e-posti , eelistused. Valige vahekaardil Üldine kõrval vaikimisi meilisõnumite lugemise, Microsoft Outlooki

  • Samuti saate kontakte Apple'i, veenduge et Apple mail on teie vaikimisi meiliprogramm.

  • Kirjakooste jaoks kasutada oma andmeallika FileMake pro andmebaasi.

  1. Menüüs postitused valige Vali adressaadidja seejärel valige soovitud suvand.

    Klõpsake menüü postitused Vali adressaadid on esile tõstetud suvandid loendi abil

    Valige

    Toiming

    Uue loendi loomine

    Käivitage Uus aadressiloend, kui häälestate kirjakoostes

    Kasuta olemasolevat loendit

    Kasutada ka Excel arvutustabel või mõnda muud tüüpi andmefaili, aadressiloendiga

    Vali Outlooki kontaktidest

    Valige nimed otse aadressiloendi kontaktide Outlook

    Apple'i kontaktid

    Valige nimed otse Apple'i aadressiraamatus aadressiloendi

    FileMaker Pro

    Andmete importimine andmebaasist FileMaker Pro

  2. Kui valisite Loo uus loend, tehke järgmist.

    1. Dialoogiboksis Redigeeri loendi väljuWord loob automaatselt väljade põhiteave, nt eesnimi, perekonnanimi ja aadress. Kui soovite lisada uue välja – näiteks sõnumi välja – lisage see nüüd nii, et saate täita see kui tipite kirjeid. Tippige uue välja niminimi välja, mille soovite lisada, ja seejärel valige plussmärk (+).

      Näpunäide.: Väljade järjestuse muutmiseks valige väli, mida soovite teisaldada, ja seejärel kasutage üles või allanoolt, et liikuda välja, kus soovite loendi.

    2. Kui kõik väljad on häälestatud selliselt, nagu soovite, et neid, klõpsake käsku Loo loendi loomiseks.

  3. Kui valisite sätte Kasuta olemasolevat loendit, tehke järgmist.

    1. Sirvige failini, mida soovite kasutada, ja valige Ava.

    2. Kui valisite dialoogiboksis Avamine töövihiku Exceli arvutustabeli avamiseks, valige leht, mida soovite kasutada, ja jätke Lahtrivahemik tühja kasutada kogu töölehe või sisestage lahtri vahemiku andmed, mida soovite kasutada, ja seejärel klõpsake nuppu OK.

  4. Kui valisite Vali Outlooki kontaktidest või Apple kontaktid, tehke järgmist.

    1. Valige käsk Filtreeri adressaadid kaasatavate adressaatide valimiseks.

    2. Outlook kontaktid, valige dialoogiboksis Päringusuvandid kõrval loendis Kirjakooste adressaadid,täieliku kirje. Kontaktide loendit, valige soovitud hulgi meili saata kontaktid ja seejärel klõpsake nuppu OK.

    3. Apple'i kontaktid, valige dialoogiboksis Päringusuvandid jaotises Apple'i kontaktidsoovitud rühm hulgi meilisõnumeid saata ja seejärel klõpsake nuppu OK.

    4. FileMaker Pro andmebaasi, valige dialoogiboksisValige FileMaker Pro andmebaasi kasutada andmeallikana andmebaasifaili ja valige Ava

  1. Klõpsake menüü postitused nuppu Lisa koosteväli ja valige väli, mille soovite lisada.

    Klõpsake menüü postitused Lisa koosteväli on esile tõstetud

    Jätkake väljade lisamist, kuni olete lisanud kogu teavet, mida soovite kirja.

  2. See näeb välja nii, nagu soovite, et teie ümbrikute vaadata ülejäänud vormindada täht väljad. Näiteks esimese ja viimase nimeväli vahel on tühik ja tagasi aadress väljale uue rea alustamiseks vajutage.

    Näpunäide.: Adressaatide loendi sortimiseks või eemaldada adressaadid, klõpsake menüü postitused nuppu Filtreeri adressaadidja valige Sortimine või Filtreerimine kirjete. Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu OK.

  1. Klõpsake menüü postitused nuppu Tulemuste eelvaade , et näha kirja ilme. Menüü postitused vasak ja parem noolte abil saate sirvida iga tähe.

    Menüü Postitused jaotises tulemite eelvaade on esile tõstetud

  2. Täiendavate Vormingumuudatuste sisseviimiseks teha, valida uuesti Tulemuste eelvaade , mis võimaldab teil Ühenda väljade lisamine või eemaldamine.

  3. Kui tähtede ilme, kuidas soovite, klõpsake menüü postitused nuppu Vii lõpule ja Ühenda > Prindi dokumendid kirjakooste lõpuleviimiseks.

    Klõpsake menüü postitused VII lõpule ja Ühenda ja suvandi Prindi dokumendid on esile tõstetud

    Näpunäide.: Kui soovite läbi vaadata ja värskendada iga täht eraldi enne printimist, klõpsake menüü postitused nuppu lõpule ja Ühenda > Redigeeri üksikdokumente. Kui olete lõpetanud, valige fail > Prindi ümbrike printimine.

Kirjakoostedokumendi salvestamisel jääb see postitusloendiga ühendatuks, nii et saate seda järgmine kord hulgipostitamisel kasutada.

Kirjakoostedokumendi uuesti kasutamiseks tehke järgmist.

  • Avage kirjakoostedokument ja valige Jah, kui Word küsib teilt ühenduse säilitamise kohta.

Kirjakoostedokumendis aadresside muutmiseks tehke järgmist.

  • Avage kirjakoostedokument ja valige Redigeeri adressaadiloendit, et aadresse sortida, filtreerida ja valida.

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×