Kinnitamise töövoo kasutamine

Selle artikli teemad

• Kinnitamise töövoo tööpõhimõtted

• Lisage või muutke kinnitamise töövoo loendi, teegi või sisutüübi

• Kinnitamise töövoo käivitamine dokumendis või üksuses

• Kinnitamise töövooülesande lõpetamine

Kinnitamise töövoog

Kinnitamise töövoog toetab äriprotsesse, mis eeldavad dokumendi või üksuse saatmist kolleegidele või halduritele kinnituse saamiseks. Kinnitamise töövoog muudab kinnitamise äriprotsessi efektiivsemaks hallates ja jälitades protsessiga seotud kõiki inimeste tööülesandeid ja luues protsessi lõppedes sellest ettekande.

Kui töövood on saadaval, saate käivitada kinnitamise töövoo otse loendis või teegis oleval dokumendil või üksusel. Töövoo käivitamiseks valige soovitud töövoog ning täitke töövoo käivitusvorm, kus määratakse töövoos osalejad (kinnitajad), tähtaeg ja olulised töövoojuhised. Kui töövoog käivitub, määrab server kõigile osalejatele tööülesanded. Kui e-kirja teatised on serveris lubatud, saadab server teatised kõigile osalejatele. Osalejad saavad kinnitatava dokumendi või üksuse avamiseks klõpsata e-kirja teatisel oleval tööülesandelingil. Osalejad saavad oma kinnitamisülesande kinnitada, hüljata või teistele määrata. Nad saavad ka taotleda kinnitatava dokumendi või üksuse muutmist. Osalejad saavad tööülesande lõpule viia Microsoft Office SharePoint Server 2007 veebisaidil või otse teatud Microsoft Office System 2007i programmides. Töövoo töötamise ajal saavad töövoo omanik või osalejad vaadata töövoo oleku lehel, millised osalejad on oma töövooülesanded lõpule viinud. Töövoog lõppeb, kui töövoo osalejad lõpetavad oma töövooülesanded ja töövoo omanikku teavitatakse töövoo lõpetamisest automaatselt.

Vaikimisi on kinnitamise töövoog seotud sisutüübiga Dokument ning seetõttu automaatselt saadaval dokumenditeekides. Dokumenditeekides saadaolev kinnitamise töövoog on jadatöövoog, milles tööülesanded määratakse osalejatele ükshaaval. Vaikimisi on kinnitamise töövoo versioon seotud ka avaldamissaidi teekidega Lehed ning seda saab kasutada veebilehtede avaldamise kinnitamisprotsessi haldamiseks. Neid eelseostatud kinnitamise töövoo versioone saate kohandada vastavalt ettevõtte vajadustele või saate lisada loendile, teegile või sisutüübile täiesti uue kinnitamise töövoo versiooni.

Lehe algusse

Kinnitamise töövoo lisamine (või muutmine) loendile, teegile või sisutüübile

Töövoo kasutamiseks tuleb see lisada loendile, teegile või sisutüübile, et seda saaks kasutada dokumentidel ja üksustel teatud kohas. Töövoo lisamiseks loendile, teegile või sisutüübile peab teil olema loendite haldamise õigus. Seda teevad tavaliselt saidiadministraatorid või kindlaid loendeid ja teeke haldavad isikud.

Töövoo kättesaadavus saidil sõltub sellest, kuhu see lisatakse:

• kui lisate töövoo otse loendisse või teeki, on see kättesaadav ainult selles loendis või teegis olevatele üksuste jaoks;

• kui lisate töövoo loendi sisutüübile (nt kindlasse loendisse või teeki lisatud saidi sisutüüp), on see töövoog saadaval ainult selle sisutüübiga seotud loendis või teegis olevate sama sisutüübiga üksuste jaoks;

• Kui lisate töövoo saidi sisutüübile, on see töövoog mis tahes kõikides loendites ja teekides, millele on lisatud Saidi sisutüüp eksemplari sisutüübiga üksuste jaoks saadaolevad. Kui soovite, et töövoog oleks saadaval kõikides loendites ja teekides saidikogumis teatud sisutüübiga üksuste jaoks, on kõige tõhusam viis selle tulemuse saavutamiseks lisada see töövoog otse saidi sisutüübile.

Kinnitamise töövoo lisamiseks loendile, teegile või sisutüübile või juba seostatud kinnitamise töövoo sätete muutmiseks täitke samu juhiseid.

1. Avage lehe töövoo lisamine või muutmine lehe Töövoo loendisse, teeki või sisutüüp, mille soovite lisada või muuta töövoo, tehke ühte järgmistest.

   • Loend või teek.

     1. Avage loend või teek, millele soovite töövoo lisada või mille töövoogu soovite muuta.

     2. Sätete menüü , klõpsake käsku Loendi sättedvõi klõpsake sätete avatav teegi tüübist.

        Näiteks dokumenditeegis klõpsake käsku Dokumenditeegi sätted.

     3. Klõpsake jaotises Õigused ja haldus käsku Töövoo sätted.

   • Loendi sisutüüp.

     1. Avage loend või teek, mis sisaldab loendisisutüübi eksemplari, millele soovite lisada töövoo või mille töövoogu soovite muuta.

     2. Sätete menüü , klõpsake käsku Loendi sättedvõi klõpsake sätete avatav teegi tüübist.

        Näiteks dokumenditeegis klõpsake käsku Dokumenditeegi sätted.

     3. Klõpsake jaotises Sisutüübid soovitud sisutüübi nime.

        Märkus.: Kui loend või teek pole seadistatud lubama mitut sisutüüpi ei kuvata loendi või teegi lehel kohandamine jaotist Sisutüübid .

     4. Klõpsake menüü Sätted käsku Töövoo sätted.

   • Saidi sisutüüp:

     1. Saidikogumi Saiditoimingud käsku klõpsake avalehel käsku Saidi sättedja seejärel klõpsake nuppu Muuda kõiki saidisätteid.

     2. Klõpsake jaotises Galeriid linki Saidisisutüübid.

     3. Klõpsake saidisisutüübi nime, millele soovite töövoogu lisada või mille töövoogu soovite muuta ning klõpsake linki Töövoo sätted.

        Märkus.: Kui töövood on juba lisatud sellesse loendisse, teeki või sisutüüpi, viib see toiming otse lehele töövoo sätete muutmine ja klõpsake käsku Lisa töövoog lehe töövoo lisamine avamiseks peate. Kui sellesse loendisse, teeki või sisutüüpi pole töövooge lisatud, viib see toiming saate otse lehe töövoo lisamine.

1. Klõpsake lehel Töövoo sätete muutmine käsku Lisa töövoog või klõpsake töövoo nime, mille sätteid soovite muuta.

2. Selleks tehke ühte järgmistest.

   • Kui lisate töövoo lehe jaotises töövoo lisamine töövoo, klõpsake töövoo malli kinnitamine .

   • Kui soovite muuta töövoo sätteid lehel Töövoo muutmine, siis tehke seda vastavalt järgmistele juhistele.

3. Tippige jaotises Nimi töövoole kordumatu nimi.

   1. Määrake jaotises Tööülesannete loend töövooga kasutatav tööülesannete loend.

      Märkused: 

      • Saate kasutada vaikimisi määratud loendit Tööülesanded või luua uue loendi. Kui kasutate vaikimisi määratud loendit Tööülesanded, siis saavad töövoos osalejad hõlpsalt otsida ja kuvada oma töövooülesandeid loendi Tööülesanded vaates Minu tööülesanded.

      • Kui töövooülesanded sisaldavad tundliku sisuga või konfidentsiaalseid andmeid, mida soovite hoida eraldi üldisest loendist Tööülesanded, siis looge uus tööülesandeloend.

      • Kui teie asutuses on kasutusel mitu töövoogu või töövoog sisaldab mitut tööülesannet, siis looge uus tööülesannete loend. Sellisel juhul võib olla vajalik luua igale töövoole oma tööülesannete loend.

4. Valige jaotises Ajalooloend see ajalooloend, mida soovite koos töövooga kasutada. Ajalooloendis kuvatakse kõik töövoo eksemplaridega seotud sündmused.

   Märkus.: Saate kasutada vaikimisi määratud loendit Ajalugu või luua uue loendi. Kui teie asutuses on kasutusel mitu töövoogu, võib tekkida vajadus luua igale töövoole oma ajalooloend.

5. Jaotises Käivitamissuvandid saate määrata, kuidas, millal ja kes saab töövoo käivitada.

   Kui soovite selle kinnitamise töövoo kasutamine teegi sisu kinnitamise haldamine, märkige ruut käivitage see töövoog üksuse põhiversiooni avaldamise kinnitamiseks . Sisu kinnitamise haldamine töövooga kasutamise kohta leiate lisateavet teemast teegi sisu kinnitamise haldamine töövooga.

   Märkused: 

   • Mõned suvandid ei pruugi olla saadaval, kui valitud töövoomall neid ei toeta.

   • Suvand Käivita see töövoog üksuse põhiversiooni avaldamise kinnitamiseks on saadaval vaid juhul, kui teegi puhul on lubatud põhi- ja vaheversioonid, ning valitud töövoomalli saab kasutada sisu kinnitamiseks.

6. Kui lisate töövoo saidisisutüübile, siis määrake jaotises Loendi- ja saidisisutüüpide värskendamine, kas soovite lisada selle töövoo kõigile sellest sisutüübist pärinevatele sisutüüpidele.

   Märkus.: Jaotis Loendi- ja saidisisutüüpide värskendamine kuvatakse lehel Töövoo lisamine vaid saidisisutüüpide jaoks.

7. Klõpsake nuppu Järgmine.

8. Lehel Töövoo kohandamine saate suvandite abil määrata, kuidas töövooge marsruuditakse, millised on töövoogude käivitamise vaikesuvandid, kuidas töövoog lõpule viiakse ja millised toimingud tehakse pärast töövoo lõpuleviimist.

   Valige järgnevatest jaotistest soovitud suvandid. Te ei pea määrama suvandeid kõigis jaotistes.

   Töövooülesanded

   Eesmärk	Toiming
   Tööülesannete määramine kõigile osalejatele korraga (paralleeltöövoog)	Klõpsake nuppu Kõigile osalejatele korraga (paralleelselt).
   Tööülesannete määramine ühele osalejale korraga (jadatöövoog) Kui loote jadatöövoo, peab üks osaleja oma tööülesande lõpetama enne, kui järgmine osaleja tööülesande saab	Klõpsake nuppu Osalejatele ükshaaval (jadamisi).
   Töövoos osalejatel oma tööülesannete teistele osalejatele delegeerimise lubamine	Märkige ruut Määra tööülesanne kellelegi teisele.
   Töövoos osalejatel enne tööülesande lõpuleviimist dokumendis või üksuses muudatuse kinnitamise nõudmise lubamine	Märkige ruut Taotleda enne tööülesande lõpuleviimist muudatust.

   Töövoo alustamise vaikeväärtused

   Eesmärk	Toiming
   Osalejate vaikeloendi määramine selle töövoo kõigile eksemplaridele	Tippige inimeste nimed, keda soovite töövoo käivitamisel osalejateks või klõpsake käsku Kinnitajad, et valida kataloogiteenusest inimesed või rühmad. Märkus.: Kui seate töövoo jadatöövoona, siis lisage töövoos osalejate nimed selles järjestuses, milles soovite määrata tööülesanded.
   Rühmadele ühe tööülesande määramine	Märkige ruut Määrake igale sisestatud rühmale üks tööülesanne (ärge laiendage rühmi). Valige see suvand, kui soovite määrata töövoos osalejad rühmade kaupa ja määrata tööülesande kogu rühmale, mitte igale rühma liikmele eraldi.
   Töövoo alustajale osalejate muutmise ja lisamise lubamine	Märkige ruut Luba selle töövoo alustamisel osalejateloendi muutmist. See suvand on valitud vaikimisi. Kui te ei soovi, et töövoo alustaja saaks muuta või lisada osalejaid, siis tühjendage see ruut.
   Iga tööülesandega kuvatava vaikesõnumi määramine	Tippige tekstiväljale soovitud sõnum või juhised.
   Tähtaja määramine paralleeltöövoogudele	Tippige või valige soovitud kuupäev jaotises Tööülesannete tähtaeg (paralleelne).
   Jadatöövoos osalejatele tööülesande täitmiseks antava aja määramine	Tippige jaotises Anna igale inimesele tööülesande lõpetamiseks nii palju aega (jadamisi) soovitud number ja seejärel valige ajaühikuks päeva või nädalat.
   Nende isikute loendi määratlemine, kes saavad töövoo käivitamisel teatised (mitte tööülesanded)	Tippige jaotises Teiste teavitamine isikute nimed, keda soovite teavitada. Isikute valimiseks kataloogiteenuse abil klõpsake käsku Koopia.

   Töövoo lõpuleviimine

   Eesmärk	Toiming
   Paralleeltöövoo määramine lõpuleviiduks, kui kindel arv osalejaid on oma tööülesanded lõpule viinud	Märkige ruut Lõpetatud on järgmine arv tööülesandeid ja tippige soovitud number. Märkus.: See suvand pole saadaval jadatöövoo korral.
   Töövoo määramine lõpetatuks, kui dokument või üksus on hüljatud	Märkige ruut Dokument on tagasi lükatud.
   Töövoo määramine lõpetatuks, kui dokumenti või üksust on muudetud	Märkige ruut Dokumenti on muudetud.

   Töövoo lõpetamisjärgsed tegevused

   Eesmärk

   Toiming

   Dokumendi kinnitamise oleku värskendamine pärast töövoo lõpuleviimist

   Märkige ruut Värskenda kinnitamise olekut (kasuta seda töövoogu sisu kinnitamise juhtimiseks). See suvand valitakse vaikimisi, kui kasutate kinnitamise töövoogu teegi sisu kinnitamise (modereerimise) haldamiseks ning lehel Töövoo lisamine on märgitud ruut Käivitage see töövoog üksuse põhiversiooni avaldamise kinnitamiseks. Kui te ei soovi, et see töövoog oleks teegi sisu kinnitamise vaiketöövoog ja jätate lehel Töövoo lisamine ruudu Käivita see töövoog üksuse põhiversiooni avaldamise kinnitamiseks märkimata, saate märkida ruudu Värskenda kinnitamise olekut (kasuta seda töövoogu sisu kinnitamise juhtimiseks), et teha sellest töövoost sisu kinnitamise sekundaarne töövoog, mida teatud kasutajad saavad käsitsi käivitada.

9. Klõpsake nuppu OK.

Lehe algusse

Kinnitamise töövoo käivitamine dokumendil või üksusel

Käsitsi saab käivitada kinnitamise töövoo dokumendi või üksuse otse loendis või teegis, kuhu see on salvestatud. Töövoo käivitamisel saadaolevad suvandid sõltuvad sellest, kuidas see töövoog on kohandatud, kui see on lisatud loendi, teegi või sisutüübi üksuse. Peab teil olema vähemalt üksuste redigeerimise õigus töövoo käivitamine. Mõned töövood nõuavad on ka dokumendi või üksuse töövoo käivitamiseks loendite haldamise õigus.

1. Kui loend või teek pole veel avatud, klõpsake selle nime kiirkäivitusalal.

   Kui teie loendi või teegi nime ei kuvata, klõpsake linki Kuva kogu saidi sisu ning seejärel oma loendi või teegi nime.

2. Osutage dokumendi või üksuse nimele, mille jaoks soovite töövoo käivitada, klõpsake ilmuvat noolt ja seejärel käsku Töövood.

3. Klõpsake jaotises Uue töövoo käivitamine käivitatava kinnitamise töövoo nime.

4. Tippige inimeste nimed, keda soovite dokumenti või üksust kinnitama, reale Kinnitajad või klõpsake käsku Kinnitajad, et valida kataloogiteenusest inimesed või rühmad.

   Märkus.: Jadatöövoo korral tippige või valige osalejate nimed selles järjestuses, milles soovite määrata tööülesanded.

5. Kui soovite rühmade kaasamisel töövoosse määrata tööülesande kogu rühmale, mitte igale rühma liikmele eraldi, siis märkige ruut Määrake igale sisestatud rühmale üks tööülesanne (ärge laiendage rühmi).

6. Sõnumi või kindlate tööjuhiste kaasamiseks tippige vastav teave akna Tippige taotlusele lisatav sõnum tekstiväljale.

7. Tööülesande tähtaja määramiseks aknas Tähtaeg tehke ühte järgmistest.

   • Jadatöövoo korral tippige soovitud number ja valige ajaühikuks kas päeva või nädalat.

   • Paralleeltöövoo korral tippige või valige kuupäev aknas Tööülesannete tähtaeg.

   • Isikute määramiseks, kes saavad töövoo käivitamisel teatised (mitte tööülesanded), tippige nende nimed tekstiväljale Koopia või klõpsake käsku Koopia, et valida soovitud isikud ja rühmad kataloogiteenuse abil.

8. Click Käivita.

Lehe algusse

Kinnitamise töövooülesande lõpuleviimine

Kinnitamise töövoos osalejad saavad viia oma töövooülesande lõpule loendis või teegis, kus dokument asub või otse programmides, mis kaasnevad, kui kasutate Office 2007t. Lisateavet töövooülesande lõpetamise kohta klientprogrammis leiate vastava klientprogrammi spikrist.