Office 365 rühmade kasutamine saidi postkastide asemel

Märkus.: See artikkel on oma töö ära teinud ja aegub peagi. Kuna soovime vältida tõrketeateid selle kohta, et ühte või teist lehte ei leitud, eemaldame lingid, millest oleme teadlikud. Kui olete ise loonud sellele lehele viivaid linke, eemaldage need. Üheskoos aitame tagada veebi korraspüsimise.

Paljud organisatsioonid on saidi postkaste kasutanud koostöö tööriistana. See oli levinud postkastiga, mis aitab teil koordineerida ja talletada meeskonna või projektiga seotud meilisõnumeid ühes kohas ja SharePointi saidil, et talletada kõik teie tavalised failid. Kui aga inimesed on aastate jooksul teinud koostööd, on kliendid küsinud lahendust, mis edendab aktiivsema koostöö vormi. Seetõttu oleme aegunud saidi postkastid ja soovitame teil minna Office 365 rühmadesse, mis pakuvad palju rikkamat koostööd.

Selle otsuse kohta lisateabe saamiseks lugege teemat saidi postkastide aegunud.

Office ' i 365 rühmad võimaldavad valida inimeste kogumi, kellega soovite koostööd teha, ja hõlpsalt häälestada ressursside kogumi, mille soovite ühiskasutusse anda. Iga ressursi kohta õigusi eraldi määrama ei pea, kuna liikme lisamisel rühma saab ta automaatselt rühma tööriistade kasutamiseks vajalikud õigused.

Office 365 rühmad lähevad kaugemale sellest, mida saidi postkastid pakuvad ja sisaldavad.

  • Juurdepääs külastajatele – saidi postkastid ei saa anda inimestele juurdepääsu väljaspool teie asutust. Rühmadega saate pakkuda külastajatele juurdepääsu meilisõnumite, failide ja isegi ühiskasutatava OneNote ' i märkmikule.

  • Ühiskasutuses sisendkaust – kui teie tavapäraselt postkastis olevad vestlused tehakse. See ühiskasutuses olev sisendkaust on täiesti otsitav, nii et see loob rühma sõnumite elava arhiivi. Rühma uustulnukad saavad otsida või kerida tagasi ajaloo kaudu, et kiiresti kiiresti üle saada, mis on varem rühmaga edastatud.

  • Ühiskasutuses failide teek – teie rühmas on SharePointi failide teek, kus kasutajad saavad talletada, ühiskasutusse anda ja teha koostööd dokumentide, töövihikute, esitluste, piltide või mis tahes muu failiga, mille kallal nad peavad töötama.

  • Ühiskasutuses kalender – rühmaga seotud sündmuste konteerimiseks saab teie rühm ühiskasutusse antud kalendri. Iga liige, kes on rühma tellinud, kutsutakse automaatselt kalendrisse postitatud sündmustele, et need sündmused kuvataks ka nende Office ' i 365 kalendrites, kui nad soovivad.

  • Ühiskasutuses OneNote ' i märkmik – rühmal on automaatselt ühiskasutatav OneNote ' i märkmik, kus rühma liikmed saavad teavet koguda ja nendega koostööd teha. Paljud rühmad kasutavad märkmikku, et luua elav wiki, kus on korduma kippuvad küsimused ja muud ressursid.

  • Sisu on tuvastatav – Outlooki rühmad on vaikimisi avalikud teie asutuses, mis tähendab, et teised teie asutuse töötajad saavad teie ettevõtte materjale hõlpsalt tuvastada ja nendega liituda või üle vaadata. Kui rühma sisu on tundlikum, saate rühma valida privaatseks, mis peidab sisu liikmete hulgast ja nõuab, et rühma omanik kinnitaks kõik liitumise taotlused.

  • Iseteenindusega loomine – administraatorid ei pea kasutajatelt rühmade loomise taotluste korral takerduma. Kasutajad saavad vajadusel luua oma rühmi. Kui soovite kontrollida, millised teie asutuse kasutajad saavad rühmi luua, lugege teemat Office 365 rühmade loomise reguleerimine.

Kataloogi haldus

Kataloogi haldamine on probleem iga administraatori jaoks. Siit leiate mõned Office ' i 365 rühmadega seotud tööriistad, mis aitavad seda hõlpsamaks muuta.

  • Nimede poliitikate nimede poliitika abil saate määratleda, mis on ja mis pole teie rühmade jaoks lubatud nimed. See takistab kasutajatel anda rühmadele labased või keelatud nimed. Lisaks saate jõustada ettevõtte standardsed eesliited või järelliite rühma nimed.

  • Dünaamiline liikmelisus – dünaamiline liikmelisus võimaldab teil määrata rühma liikmestaatuse reegli järgi, mis lisab (või eemaldab) rühma liikmed, võttes aluseks teie Active Directorys metaandmed (nt osakond või roll).

  • Peidetud rühma liikmestaatus – kui teil on põhjust soovida, et teie rühma liikmelisuse loend oleks konfidentsiaalne, näiteks kui liikmed on tudengid, saate liikmete loendi peita väljastpoolt osapooli.

  • Loomise õigus – teie asutuses võib olla mõni inimene, kellega te ei soovi uusi rühmi luua. Kataloogi loomise õiguse haldamiseks on mitu tehnikat.

  • Auditi logid – teil võib olla suurem kindlustunne, et kasutajad saaksid luua rühmi ja hallata rühma liikmestaatust, kuna Office 365 rühmade auditi logid võimaldavad teil jälitada, kes on teatud rühma loonud või kustutanud või rühma liikmestaatust muutnud.

Kohaletoimetamise haldus

Kohaletoimetamishaldus annab mõned meetodid rühma sõnumite saatmis- ja vastuvõtmisviisi haldamiseks. Lisaks on nende sõnumite voo jälgimiseks olemas tööriistad.

  • Sõnumite saatmine rühmana või rühma nimel. Nende sätete abil saavad määratud kasutajad saata meilisõnumeid nii, nagu need oleksid tulnud rühmalt, või rühma nimel.

  • Saatja piirangud – nende sätete abil saate määrata, kellel on lubatud rühmale sõnumeid saata. Rühma saab konfigureerida nii, et see võimaldab saata meilisõnumeid välistelt osapooltelt, kuid soovi korral saate seda piirata ainult teatud isikutega.

  • Väline kasutajatugi – kutsudes külalisi oma rühma, saate valida, kas need kaasatakse rühma meilisõnumite vestlusse.

  • Transpordi reeglid – töörühmad töötavad rühmadena nii nagu ka Exchange ' is. Reeglid võivad otsida sõnumeid, mis vastavad konkreetsetele tingimustele ja saavad seejärel neid sõnumeid edasi tegutseda.

  • Kirjaspikrid – kirjaspikrid on informatiivsed sõnumid, mis kuvatakse kasutajatele sõnumi koostamise ajal. Nad võivad aidata vähendada NDR, hoiatades kasutajat, kui nende sõnum läheb tõenäoliselt väljastpoolt osapooli või ületab sõnumite kvoote.

  • Mitu puhverserveri aadressi – rühmal võib olla varjunimed nagu kasutaja postkast. Täiendavad puhverserveri aadressid võivad olla mugavad neile teistele pseudonüümide saadetud sõnumite vastuvõtmiseks või rühmale, millel on pikk või raske õigekirja nimi, hõlpsam jõuda.

  • Saatmise ja vastuvõtu maksimummaht. Nende kvootide abil saab talletusruumi ja läbilaskevõime nõuete parema halduse huvides vähendada probleeme, mis tekivad, kui rühm võtab vastu (või saadab) eriti mahukaid sõnumeid.

Sisupoliitikad

Office 365 pakub ka mõned tööriistad rühmas ühiselt kasutatava sisu tüüpide haldamiseks.

Kasutuse juhised – saate määratleda Office 365 rühmade kasutamise juhised – saate kasutajate koolitada heade tavade osas, mis aitavad nende rühmi tõhusalt hoida ja neid oma sisemistes sisu-poliitikas harida.

Andmete klassifikatsioon – saate luua kohandatav andmete klassifikatsiooni süsteemi Office 365 rühmade jaoks, mis võimaldab rühmade eraldamist poliitika tüübi järgi (nt "klassifitseerimata," "ettevõtte konfidentsiaalne" või "ülisalajane"). Sel viisil võivad teie rühmad eksponeerida teie asutuse muu sisu poliitikaid. Extensible Policy lubab teie ettevõttel konfigureerida lõpp-punkti, mida nimetatakse rühma loomise või muutmise korral, ja seejärel saate rakendada oma poliitikaid rühma loomiseks või muutmiseks.

Miks me seda muudatust teeme?

Saidi postkastid julgustasid koostöö passiivset vormi. Kui koostöö muutub kaasaegsete meeskondade jaoks kriitilisemaks, on meie kliendid üha rohkem küsinud lahendusi, mis pakuvad aktiivsemat koostööd. Seetõttu oleme otsustanud saidi postkastid üle minna ja edendada rühmade kasutamist.

Rühmadega töötamise alustamine on lihtne ning teil on võimalik mõne minutiga töötada.

Looge SharePoint Online ' i meeskonnatöö sait, mis sisaldab Office 365 rühma, järgides järgmisi juhiseid.

  1. Avage SharePoint Online. Saate sinna sisse logides oma Office 365 portaali aadressil https://www.Office.comja seejärel klõpsates rakenduse käivitajat oma brauseri paremas ülanurgas.

  2. Klõpsake SharePointi avalehel nuppu + Loo sait ja valige meeskonnatöö sait

  3. Sisestage avanevas paanil uue meeskonnatöö saidi nimi ja kirjeldus. Täitke oma asutuse nõutavad väljad ja klõpsake nuppu edasi.

  4. Lisage saidi omanikke ja liikmeid järgmises paanis ja klõpsake nuppu lõpetatud. Võite lisada samad liikmed, kes kuulusid teie klassikalise kogemuse töörühma saidile.

Äsja loodud SharePoint Online ' i meeskonnatöö sait on nüüd kasutamiseks valmis. Lisateavet leiate teemast meeskonnatöö saidi loomine SharePoint Online ' is .

Rühmadele juurdepääsemiseks klõpsake rakenduse käivitajat ja valige Elektronpost. Jaotises kaustad kuvatakse menüü rühmad ja teie jaoks luuakse rühma nimi sama nimega, mis on SharePointis saidi nimi. Selles rühmas on ühiskasutatavad postkastid vestluse ruumis, menüü failid, mis annab kiire ülevaate dokumentide lehest SharePointi saidilt, rühma kalendrist ja märkmikust, mida saab vaadata ka SharePointi saidilt.

Nüüd olete valmis rühma kasutama.

Mis saab minu olemasolevatest saidi postkastidest?

Mõistame, et mõnel teist on teie saidi postkastis kriitilised andmed, mida teil on vaja toimingute jätkuvuse tagamiseks. Teie olemasoleva saidi postkastid toimivad juba praegu nii nagu varem.

Mida teha, kui ma kasutan Project Online ' I?

Kui olete Project Online ' i klient, ei saa te SharePoint Online ' i meeskonnatöö saidiga ühendust luua. Kuid saate endiselt kasutada klassikalist kasutuskogemuse projekti meeskonnatöö saiti, mis jätkab tööd, miinus võimalus luua uus saidi postkast. Kui vajate koos saidiga meili lahendust, soovitame teil luua uue Office 365 rühma ja kasutada seda meilisõnumite jaoks. Lisateavet leiate teemast rühma loomine Outlookis .

Oleme protsessis, kus töötab pikaajaline lahendus, ja annab teile teada, kui meil on lahendus.

Mis edasi?

Oleme alustanud rentniku administraatori tööriistade kasutamist olemasolevate SharePointi meeskonnatöö saitide ühendamiseks uute Office 365 rühmadega. Lisateavet leiate sellelt postituselt.

Lisateave

Ootame klientide arvamusi

See artikkel on viimati värskendatud 10 juuli 2018, mis on teie kommentaaride tulemusena. Kui leidsite selle teabe kasulikuks, ja eriti siis, kui te seda ei teinud, kasutage allpool olevaid tagasiside juhtelemente, et anda meile teada, kuidas saaksime seda paremini teha.

Märkus.:  See leht on tõlgitud automaatselt ning sellel võib leiduda grammatikavigu ja ebatäpsusi. Tahame, et sellest sisust oleks teile abi. Andke meile teada, kui see teave oli teile abiks. Soovi korral saate ingliskeelset artiklit lugeda siit.​

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×