Kasutades Accessis või Excelis oma andmete haldamiseks

Märkus.: Soovime pakkuda teie keeles kõige ajakohasemat spikrisisu niipea kui võimalik. See leht on tõlgitud automaatselt ja sellel võib leiduda grammatikavigu või ebatäpsusi. Tahame, et sellest sisust oleks teile abi. Palun märkige selle lehe allservas, kas sellest teabest oli teile kasu või mitte. Soovi korral saab ingliskeelset artiklit lugeda siit.

Microsoft Accessi ja Microsoft Excel on palju sarnasusi, mida saab teha raske otsustada, millist programmi, peaksite kasutama. Näiteks saate mõlemad programmid suurte andmehulkade talletada, käivitage võimsaid päringu ja analüüsi tööriistad tükeldada ja yahtzee andmeid ja keerukaid arvutusi, mis tagastavad andmed, mida teil on vaja teha.

Siiski iga programm on eeliseid, sõltuvalt hallatava andmeid ja mida soovite teha andmeid. Näiteks kui see on teie eesmärk vormingus, mida mitme kasutaja pääseb andmetervikluse haldamine, on juurdepääs teie parim valik Exceli on paremini sobib keerukate arvandmeid, mida soovite sügavuti analüüsida.

Paljudel juhtudel saate kasutada nii programmid, kasutatakse iga eesmärgil, millele on kõige paremini. Üldiselt on parem andmete haldamine Accessi: aidata hoiate seda korraldada, lihtne otsida ja saadaval samaaegne mitmele kasutajale. Excel on üldiselt parem andmete analüüsimine: keerukate arvutuste tegemine, avastamine võimalike tulemuste ja toodavad kõrge kvaliteediga diagrammid. Kui kasutate Accessi andmeid ja analüüsida Exceli talletamine, pääsete mõlemat eelised.

Enne kui otsustate kasutatava programmi, võite iga programmi eelised võrdlus, saate teada, kui see on kõige parem kasutada ühe või teise, ja teada saada, kuidas töötada nii programmide täpselt soovitud tulemuse saavutamiseks.

Märkus.: Kõik Microsoft Office'i komplektid sisaldavad Exceli, kuid mitte kõigis komplektid sisaldavad Access.

Võrrelge iga programmi eelised

Õige programm on kriitiline, kui soovite juurdepääsu ja maksimaalse jõudluse ja täpselt teabe värskendamine. Soovite teada saada, millist programmi sobib kõige paremini ülesanded, mida soovite saavutada, võib aidata võrdlus eeliste iga programmi on andmesalv, andmeanalüüs, mitme kasutaja koostöö ja turvalisus.

Relatsiooniliste andmete võrreldes tasapinnalise    Selleks, et otsustada, milline programm on parim andmete talletamise, küsige endalt järgmise: on andmed relatsiooniline või ei? Saate tõhusalt sisalduvate ühe tabeli või töölehe andmeid nimetatakse tasapinnalise või nonrelational andmeid. Näiteks, kui soovite luua lihtsa loendi kliendid, aadress ja kontaktteave ainult üks inimene iga kliendi, võib Excel parem valik. Kui soovite salvestada keerukamaid klientide loend, mis sisaldab arveldamise ja kohaletoimetamise aadressid iga kliendi või mitme kontaktisikud iga kliendi, on juurdepääs parem lahendus.

relatsioonandmebaas, saate korraldada andmed mitme tabelitesse. Hästi kujundatud relatsiooniandmebaasist iga tabeli on tasapinnalise ja sisaldab ainult ühte tüüpi andmete teavet. Näiteks kui loote andmebaasi klient, klientide nimed tuleb hoida ühes tabelis, tuleks nende klientide arveldus- ja aadressid saatmine tuleb hoida eraldi tabelisse. Salvestamise eraldi nimed, aadressid on hea mõte, kuna iga kliendi võib olla mitu aadressi, ja soovite sisestada mitu aadressi iga kliendi ilma uuesti sisestage kliendi nimi iga aadressi.

Väliste andmete ja kohaliku    Saate Accessi andmetega ühenduse mitmesuguste välisandmeallikatega nii, et saate vaadata, päringu, ja importige see ilma andmeid redigeerida. Näiteks Accessis käsud ühenduse olemasolevaid andmeid Microsoft SQL Serveri andmebaas, dBASE-faili või Outlooki kaust, koos palju muudest andmeallikatest. Exceli abil saate mitmesuguseid andmeallikad, sh juurdepääsu, SQL serveri ja analüüsiteenuste andmebaasid, teksti ja XML-failid ja ODBC ja OLE DB andmeallikate ühendamine. Siiski ei saa redigeerida andmed Exceli kasutajaliidese kaudu lähteandmete muutmine.

Accessi nii Exceli sisaldavad toimingukohaseid käske Windows SharePoint Services loendiandmete ühenduse. Exceli annab siiski ainult kirjutuskaitstud ühendus SharePointi loenditega; Kui rakenduses Access võimaldab teil lugeda ja kirjutada andmed SharePointi loendisse.

Andmetervikluse võrreldes paindlikkus    Kordumatute tunnuste säilitada teie andmete kehtivust ja need veenduge, et täpselt samu andmeid sisaldavate kaks rida (või kirje). Ainulaadsed ID-d pakuvad ka kiireim viis andmete toomiseks klõpsake otsingut või andmete sortimine. Accessis saate automaatnumbri andmetüübi automaatselt genereerida iga kirje jaoks kordumatut tunnust. Seejärel saate need seotud kirjete ühest tabelist teise tabeli ühe või mitme kirje.

Struktuur, mis kehtib Accessi andmete aitab andmete terviklust tagada. Accessi saate nõuda uusi kirjeid ühe tabeli mõne olemasoleva vastav väärtus mõnes teises tabelis, nii, et te ei saa luua "harva" kirjed. Näiteks soovite ei soovi, et tellimuse, mis ei hõlma klientide andmeid. Accessi saate nõuda, et iga uue kirje tabelis Tellimused on vastavaid väärtusi klientide tabelis Kliendid. See on vajalik kirjavahetus väärtuste nimetatakse viiteterviklus.

Samuti saate rakendada oma piiranguid ja reegleid, et tagada, et andmed on õigesti sisestatud. Excelis saate andmeid sisestada rohkem vabakujulise viisil, kuid kuna Excel ei toeta relatsiooniandmete, seda ei toeta viitamisterviklust. Siiski saate määrata andmesisestuse Exceli käsk Andmete valideerimine .

Päringud    Kui teil on sageli mitmel viisil olenevalt tingimuste või sündmuste, muutes oma andmete kuvamiseks Access võib olla talletamiseks ja andmetega töötamine parem valik. Access võimaldab teil liigendatud (SQL) päringute abil saate kiiresti tuua ainult ridu ja veerge, mida soovite, kas andmed on toodud tabeli ühe või mitme tabeliga. Samuti saate avaldiste päringute arvutatud väljade loomiseks. Avaldise abil juurdepääsu sarnaneb protsessi väärtuste arvutamiseks Excelis valemite kasutamisega. Samuti saate Accessi päringute andmete summeerimiseks ja agregaatväärtused, näiteks summade, keskmiste ja loendab esitamiseks.

Modelleerimine    Excelis saate juhul-kui-analüüs tööriistad prognoosimiseks töölehe mudelis tulemusi. Mõjuanalüüsi võimaldab Käivita stsenaariumid andmete, nt parimal juhul ning kehvem juhul stsenaariumid ja võrrelda mitme stsenaariumide kokkuvõtte aruande saadud andmeid. Pole sarnaseid funktsioon on saadaval Accessis.

Pivoting ja diagrammide    Mõlemad programmid, saate luua PivotTable-liigendtabeli aruanded ja PivotTable-liigendtabeli loomine. Excel pakub siiski täpsemaid PivotTable-liigendtabeli aruannete ja Diagrammifunktsioonid, kui juurdepääsu. Kui plaanite olulisel PivotTable-liigendtabeli aruannete loomine või professionaalse ilmega diagrammid regulaarselt, kasutage PivotTable-liigendtabeli aruannete või PivotTable-liigendtabeli diagrammide Exceli asemel Accessi sarnaseid funktsioone.

Koostööpõhise keskkonnas, näiteks Windows SharePoint Services ja võrgu failikettad, saab kasutada nii Access ja Excel, kuid on mitu kasutajat saab kasutada andmete erinevusi.

Mitme kasutaja juurdepääs andmetele    Märkige jaotises tehe tavaline Access võimaldab mitme kasutaja korraga; ühe andmebaasi avamine See toimib hästi, sest Access lukustatakse ainult andmed redigeerib; selle tulemusena saate teiste kasutajate muu kirjeid ilma konfliktide redigeerida. Excelis saate töövihiku anda ühiskasutusse teiste kasutajate, kuid mitme kasutaja koostöö funktsioonid, mis on parim kui kasutajad töötavad selle töövihiku andmete asemel korraga eri ajal. Tegelikult Accessi andmebaasi kasutajate koostöö andmekomplektija dokumendikallal kasutajate Exceli töövihiku.

Windows SharePoint Services koostöö jaoks abil    Mõlemad programmid integreerimine Microsoft Windows SharePoint Services tehnoloogiale, nt SharePointi loendeid ja dokumenditeeke.

Access pakub mitmesuguseid võimalusi koostööd mitme kasutaja SharePointi saidil. Näiteks saate üleslaadimine dokumenditeeki teenuse Windows SharePoint Services täielik andmebaasi, veenduge, et vorme ja aruandeid, mis on saadaval Windows SharePoint Services vaadete ja link andmebaasi andmeid, mis on talletatud SharePointi loenditest.

Excel pakub ainult üks viis koostööd mitme kasutaja SharePoint Services saidi. Saate töövihiku üleslaadimiseks Windows SharePoint Services dokumenditeegid, kus üksikud kasutajad vaadata töövihikut muuta, töövihiku muutmine samal ajal teiste kasutajate takistamine. Kasutajad saavad redigeerida töövihiku ilma väljamöllimine dokumenditeegi sel juhul ta peab koordineerimine andmekonfliktide ärahoidmiseks teiste kasutajatega.

Koostöö jaoks võrgukaustade abil    Kui salvestate Accessi andmebaasi ühiskasutusega võrgukaust, mitme kasutaja Avage andmebaas ja selle andmete samaaegne töötamine. Üksikute kirjete on lukus, kui kasutaja redigeerib neid. Kui salvestate Exceli töövihiku ühiskasutusega võrgukaust, ainult üks kasutaja saab redigeerida töövihiku korraga. Eesmärgil vaatamiseks mitme kasutaja saate töövihiku avada mõni teine kasutaja redigeerib, kuid nende kasutajate ei saa muuta andmete kuni kasutaja redigeerib töövihikut sulgub see.

Mõlemad programmid pakuvad sarnaseid funktsioone – parooli ja krüptimise – mis aitavad teil andmete kaotsimineku vältimine ja andmete kaitsmine volitamata juurdepääsu. Siiski on mõned erinevused Access ja Excel, kuidas kasutajatasandi andmete kaitse töötab.

Andmete kaotsimineku vältimine    Accessi teie töö salvestatakse pidevalt nii, et ilmnes ootamatu tõrge, kui olete tõenäoliselt kaotavad palju tööd (vajaduse korral). Siiski, kuna Access salvestab teie töö pidevalt, samuti on võimalik te otsustate hiljem, te ei soovi Kinnita muudatused. Veenduge, et saate taastada andmebaasi soovitud viisil, looge varukoopia andmebaasifaili ajakava, mis sobib teie vajadustele. Saate taastada ka kogu andmebaasi varukoopia põhjal või taastada vaid tabeli või muu andmebaasiobjekt, mida teil on vaja. Kui kasutate faili varukoopia tööriist, saate kasutada ka andmebaasikoopia faili süsteemi varukoopia põhjal andmete taastamine. Excelis saate salvestada automaattaasteteave ajaintervalliga, kui teie andmete värskendamine.

Kasutajatasandi andmekaitse    Excelis saate peita veergude ja ridade andmete kuvamine kriitilised isiklike või ühiste andmete eemaldamine ja seejärel kaitsta terve töölehe kasutaja juurdepääsu peidetud andmeid. Lisaks töölehele ja selle elementide kaitsmisele saate lukustada ja vabastada, et takistada teistel kasutajatel tahtmatult muutmine olulisi andmeid töölehe lahtrite.

Faili tasemel turvalisus    Faili tasemel, saate vältida volitamata näha andmete krüptimine nii programmides. Te saate ka nõuda, et mõne parool andmebaasifaili või töövihiku avamine. Lisaks saate secure andmebaasifaili või töövihiku lisamine digitaalallkirikasutades.

Piiratud juurdepääs andmetele    Excelis saate määrata kasutajapõhine juurdepääsuõigus andmed või seada kirjutuskaitstud õigusi, et takistada teistel kasutajatel muuta andmed, mida teil on juurdepääs. Access ei paku kasutajatasandi turbefunktsioonid, kuid Access ei toeta kasutaja mudelit, mis tahes andmebaasi server, mis ühendab see. Kui lingite SharePointi loendisse, sektoripõhise Accessi kasutajaõiguste SharePointi loendi jaoks. Kui te ei soovi säilitada volitamata välja Accessi andmeid, saate oma andmebaasi krüptimine parooliga. Kasutajad peavad sisestama parool andmebaasi andmeid lugeda isegi siis, kui nad juurde selle mõne muu programmi, nagu Exceli abil.

Kuidas kaitsta oma andmete kohta leiate lisateavet teemast Access 2007 andmebaasi turvalisuse tagamine ja kaitse ja turve Excelis.

Millal kasutada Accessi

Väga üldiselt juurdepääs on parim valik on jälitamiseks ja salvestada andmeid regulaarselt, ja kuvage, eksportimisel või printida andmeid kohta. Accessi vormide ette mugavam kasutajaliidese kui Exceli töölehe andmete töötamine. Accessi abil automatiseerida sageli tehtud toimingud ja Accessi aruannete abil saate summeerida andmeid prinditud või elektrooniliselt. Accessis struktuur teie andmetele; Näiteks saate määrata, mis tüüpi andmeid saab sisestanud, mis väärtused saab sisestada ja saate määrata, kuidas andmeid ühest tabelist seotud andmete muudes tabelites. See struktuur, mis aitab teil tagada, et ainult õiget tüüpi andmed on sisestatud.

Access salvestab andmed tabeli, mis näevad välja sama nimega töölehtede – kuid Accessi tabelid on mõeldud keerukate päringute seoses muudes tabelites talletatavad andmed.

Kasutage vaadata, millal te:

  • Eeldate paljud inimesed töötavad andmebaasi ning soovite turvaline hakkama uuendused oma andmeid, nt kirje lukustamine ja konfliktide lahendamine robustne suvandid.

  • Eeldate vaja lisada veel tabeleid andmehulga, mis pärineb tasapinnalise või nonrelational tabelina.

  • Kas soovite keerukate päringute sooritamine.

  • Kas soovite erinevaid aruanded või aadressisiltide.

  • Kontaktide haldamine    Saate kontaktide ja e-posti aadressid, haldamine ja seejärel aruannete loomine rakenduses Access või Microsoft Office Word vormkirjade, ümbrike või aadressisiltide printimise andmete ühendamine.

  • Laoseisu ja varade jälgimine    Saate luua kodus või ettevõttes üksuste ja talletada fotosid või muid seotud dokumente koos andmetega.

  • Tellimuse jälgimine    Saate sisestada teavet toodete, klientide ja tellimuste ja seejärel luua aruandeid, mis kuvavad müügitulemused töötaja, piirkond, ajavahemiku või muu väärtuse kaupa.

  • Tööülesannete jälgimine    Saate jälgida tööülesannete rühm inimesi ja sisestage uued ülesanded samal ajal teistega värskendate oma olemasoleva sama andmebaasi tööülesanded.

  • Laenude teekide korraldamine    Saate talletada andmeid oma raamatuid ja CD-d ja silma peal, keda te neid on tasuta juurdepääs.

  • Ürituste korraldamisel    Saate sisestada teavet sündmuse kuupäevad, asukohad ja osalejate ja printimine ajakavasid või kokkuvõtteid sündmuste kohta.

  • Toitumise jälgimine    Silma peal retseptid ja logige ja tegevusi.

Exceli kasutamine

Arvutustabeli programmina Exceli saate talletada suurte andmehulkade ühe või mitu töölehte sisaldavaid töövihikuid. Siiski asemel täitva andmebaasi süsteem, nt Access, Excel on optimeeritud Andmeanalüüs ja arvutamise. Saate koostada mudelite andmete analüüsimiseks, kirjutage lihtsaid ja keerukate valemite arvutamise sooritada andmeid, pivot andmeid mis tahes viisil, mida soovite, ja professionaalse välimusega diagramme erinevaid andmete esitamiseks paindlik programm.

Exceli kasutamine, kui saate:

  • Nõua tasapinnalise või nonrelational andmete asemel relatsioonandmebaas , mis kasutab mitme tabeli, vaate ja kui teie andmed on enamasti arvuline.

  • Sageli sooritada oma andmete põhjal arvutusi ja statistilisi võrdlusi.

  • Soovite kasutada PivotTable-liigendtabeli aruandeid hierarhiliste andmete kuvamiseks kompaktses ja paindlikus kujunduses.

  • Plaanige regulaarselt Diagrammide loomine ja soovite kasutada uute kaardistamine vormingud, mis on Excelis saadaval.

  • Soovite rõhutada tingimuslik vormindamine ikoone, Andmeribasid, kasutades oma andmeid ja skaalasid värv.

  • Soovite keerukaid juhul-kui-analüüsiga toiminguid oma andmeid, nt statistiline, tehniline ja regressioonanalüüs.

  • Kas soovite lihtne loendis isiklikuks kasutamiseks või piiratud koostöö eesmärgil üksuste jälgimist.

  • Raamatupidamine    Finantsaruannete raamatupidamine Exceli võimsaid arvutusfunktsioone saate kasutada – näiteks on rahavoogude väljavõte, kasumiaruanne või kasumiaruanne.

  • Eelarve koostamine    Kas teie eelarveid nii eraelu seotud Excelis saate luua mis tahes tüüpi eelarve – nt turunduseelarve, sündmuse eelarve või pensionile jäämise eelarve.

  • Arveldus- ja müük    Exceli on kasulik arveldus- ja andmete haldamine ja saate hõlpsasti luua vorme, mida teil on vaja – näiteks müügi arvete, saatelehtede või osta tellimused.

  • Aruandlus    Saate luua mitmesuguseid aruandeid, Excelis, mis hõlmavad andmete analüüsi või koondavad andmeid – näiteks aruanded, mille põhjal hinnatakse projekti tõhusust andmete prognoosimiseks, Summeeri või Esita dispersioon andmeid.

  • Plaanimine    Excel on abil saate luua professionaalseid plaane ja plaanureid – näiteks nädalaplaan, turundustegevuse uurimistöö leping, leping maksuplaan või Plaanurid, mille abil saate planeerida nädala menüüd, isikutele või puhkuse.

  • Jälgimine    Exceli abil saate jälgida selliseid andmeid Ajatabeli või loendist – näiteks Ajatabeli töö- või inventuuriloend, mis jälgib seadmete jälgimiseks.

  • Kalendrite kasutamine    Selle ruudustikupõhisele laadist Exceli ärisündmuste luua mis tahes tüüpi Kalender – nt Akadeemiline kalender kooliaasta tegevustel silma peal õppeaasta ajal või finantsaasta kalender jälgida business ja vaheetappide jälgimiseks.

Kasulik Exceli Mallid ühte nendest kategooriatest, vt Microsoft Office Online'i Exceli Mallid .

Juurdepääs ja Excel koos kasutamine

Võib juhtuda, mida te soovite kasutada eeliseid, et mõlemad programmid on pakkuda. Näiteks loodud töölehe Excelis, kus saate arvutada või analüüsida andmeid, aga töölehel on muutunud liiga suur- ja ja paljud teised kasutajad peab olema juurdepääs andmetele. Sel hetkel, võiksite importimine või linkimine töölehel Accessi ja kasutada seda andmebaasi asemel töötamine selle Excelis. Või võib-olla peate andmed Accessi andmebaasi, mille soovite mõne üksikasjalik Exceli PivotTable-liigendtabeli aruannete ja professionaalse ilmega Exceli Diagrammide loomine.

Sõltumata sellest, millist programmi te kasutate esmalt, võite alati anda andmeid ühest rakendusest teise, kus saate jätkata selle töötamine. Või ilma andmeühendust, saate tuua andmeid Accessi Excelist (ja vastupidi), kopeerimine, importimine ja eksportimine seda.

Lisateavet selle kohta, kuidas vahetada andmeid nii programmide vaheldumisi vaadata Excelist Accessi andmete teisaldamine.

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×