Kümme põhjust Accessi kasutamiseks Excelis

Kas kasutate Office ' i tootepere kasutamisel Exceli või peaksite kasutama Accessi tabeli andmete haldamiseks? Companioni artikkel, mis kasutab andmete haldamiseks Accessi või Excelit, arutab iga toote eeliseid ja seda, mida nad tabelile toovad. Kuid miks valida ühe või teise vahel? Kui salvestate andmed Accessi ja loote selle Exceli kaudu, saate mõlema eest kasu. Siin on kümme põhjust, miks Excelis ja Accessis koos kasutada on palju mõtet.

Kuigi Excel pole andmebaas, kasutatakse andmete talletamiseks laialdaselt andmeid ning seda kasutatakse sageli lihtsate andmebaasi probleemide lahendamiseks. Siiski on Excel tavaline andmebaas, mitte seosega andmebaas. Kui lihtsatel tabelitel on vaja mitmesse seotud andmete tabelisse areneda, on Accessi esimene valik teabe töötajate jaoks andmebaasi rakenduse kiireks loomiseks. Access on alati olnud väga hea "andmete maandumise pad" kogu ettevõttes mitmesuguste andmete kogumiseks ja konsolideerimiseks, millest suur osa elab Exceli töövihikutes. Kui teie andmed on Accessis, saate lisada veel tabeleid ning nendega liituda, päringuid (või andmeid vaadata), andmeid struktureerida ja määrata andmetüübid, mis aitavad tagada andmete tervikluse, jagada ja värskendada andmeid paljude kasutajate vahel ning luua võimsaid aruandeid ja vorme.

Erinevalt Exceli lihtsast arvutustabeli paigutusest on Access korraldatud Erinevalt mitmetest omavahel seotud objektidest, mis võivad algul olla heidutavad. Kuid sa ei pea olema asjatundja, kes kasutab juurdepääsu. Access on mõeldud igasuguste kasutajate jaoks ja te saate seda teha ainult nii palju kui vaja.

Peel Back juurdepääsu kihile korraga.

Accessi kihid

1. kasutage Accessi kolmel viisil: juhusliku kasutajana, Power useri või arendajana.

2. tabelid, päringud, vormid ja aruanded põhinevad üksteisel ning moodustavad andmebaasi rakenduse südame.

3. juhuslikel kasutajatel on töö kiireks leidmiseks võlurid, atribuutide ehitajad, Office Fluent ja Exceli-like funktsioonid.

4. Power users on makrod, atribuudilehe, avaldiste ja andmebaasi kujunduse tööriistad, et süveneda sügavamale ja teha rohkem.

5. arendajad saavad töötada moodulite abil ja töötada välja VBA-koodi, et luua kohandatud andmebaasi lahendusi ja juurutada käitusaja rakendusi.

copy excel data to access

Hea viis alustamiseks on kopeerida andmed Excelist Accessi. Saate luua Accessi tabeli ja kuvada selle andmelehevaates, mis sarnaneb Exceli töölehega. Saate teha levinumaid tabelite loomise toiminguid (nt andmetüübi, väljanime või uue välja määratlemine) otse andmelehe vaates. Kui sisestate näiteks tühja välja kuupäeva, seab Access selle välja andmetüübi kuupäev/kellaaeg. Kui sisestate teksti (nt nime), rakendab Access väljale andmetüübi tekst. Kui soovite välja nihutada, siis klõpsake seda ja lohistage seda.

Kui kopeerite andmed Excelist ja kleebite selle Accessi, ei pea te isegi tabelit esmalt looma või avage tabel andmelehevaates. Access küsib automaatselt, kas teie andmetel on päised, on õige andmetüübi kasutamisel hea oletus ja luuakse Accessi tabel. See ei saa olla lihtsam.

Lisateavet leiate teemast tühja andmelehe avamine.

link excel data to access

Üks lihtsamaid võimalusi, kuidas saada nii Exceli kui ka Accessi eeliseid, on Exceli töölehe linkimine Accessi tabeliga. Accessi lingi kaudu saate andmeid Excelis säilitada, kuid ka regulaarselt kasutada mitmeid Accessi funktsioone (nt aruandlus ja päringud). Te lingite Accessi kaudu andmeid, mitte Excelist.

Access toetab andmebaasi tabelite loomisega kahte erinevat viisi. Kasutajad saavad Accessi andmebaasis andmete talletamiseks luua uusi kohalikke tabeleid või luua linke olemasolevatele andmetele Accessi andmebaasist väljapoole. Lingitud tabelite andmed näivad olevat ja käituvad paljuski sarnaselt kohalike laudadega. Lingitud tabelite halduri viisard aitab teil jälitada, otsida ja värskendada Exceli töölehte või muud andmeallikat, kui see liigub ja link puruneb.

Kui lingite Exceli töölehele või nimega vahemikule, loob Access Exceli andmetega lingitud uue tabeli. Kui soovite andmeid lisada, redigeerida või kustutada, tehke Excelis muudatused ja värskendage (või Requery) Accessi tabelis olevaid andmeid. Accessi tabeli sisu ei saa siiski redigeerida. Kui teie andmed on lingitud Excelis, saate Accessis luua aruandeid, päringuid ja kirjutuskaitstud vorme.

Lisateavet leiate teemast Exceli töövihiku andmete importimine või linkimine.

import data from excel to access

Kui otsustate andmete juhtme kärpida, saate andmed Excelisse üle viia, kui impordite andmed Accessi. Pange tähele, et Wordi importimisel on Exceli ja Accessi vahel kaks erinevat tähendust. Excelis saate importimisel (või ühenduse loomisel) luua püsiva ühenduse andmetega, mida saab värskendada. Accessis saate andmete importimisel Accessis andmete juurde pääseda vaid ühe korra, kuid mitte püsiva andmeühenduse kaudu. Andmete importimisel salvestab Access andmed uude või olemasolevasse tabelisse, muutmata Excelis andmeid. Accessis saate ühe toiminguga importida kõik Exceli töövihikus olevad töölehed.

Impordiviisardi juhendab teid importimise etappidel ning aitab teil teha olulisi otsuseid, kas muuta andmetüüpe ja lisada päiseid. Kui andmete importimisel esineb tõrkeid, hoiatab Access teid ja salvestab tabelis olevad tõrked, et saaksite need kiiresti üles leida ja parandada. Näiteks võib olla tähtedest, mis on välja maetud veerust, mida arvasin olevat kõik numbrid, või esmase võtme välja tuvastati duplikaat. Saate Exceli töövihikus muudatusi teha ja andmeid uuesti importida või teha muudatused uues Accessi tabelis. Kui olete toimingu lõpetanud, saate salvestada kasutatud juhised ja luua isegi Outlooki tööülesande, et teile meelde tuletada, millal soovite imporditoimingu regulaarselt teha.

Kui andmed on imporditud, on see nüüd Accessi jaoks levinud ning te saate andmeid lisada, redigeerida ja kustutada andmelehed ja vormid abil. Pärast andmete importimist saate otsustada, kas kustutada andmed Excelist. Tavaliselt on soovitatav andmete värskendamiseks kasutada ainult ühte asukohta.

Märkus.: Andmete importimine Excelist Accessi ei impordi valemeid, ainult nende valemite tulemid.

Lisateavet leiate teemadest

connect to access data from excel

Accessi andmeid saab taastada ka Excelis. Selleks looge Excelis ühendus, mis on sageli salvestatud Office ' i andmeühendusfaili (. odc), Accessi andmebaasi ja tuua tabelist või päringust kõik andmed. Pärast andmetega ühenduse loomist saate Exceli töövihikuid automaatselt värskendada (või värskendada) ka siis, kui andmebaasi värskendatakse uue teabega.

Lisateavet leiate teemadest

Employees report in a tabular layout

Kui teie andmed on Accessis, saate ära kasutada teate loomise ja kohandamise tööriistade imelist massiivi. Kas soovite luua vaid mõne klõpsuga ettekande? Aruandeviisardi kasutamine. Kas soovite kujundada ja muuta aruannete paigutust reaalajas andmetega, andmete teisaldamist ja nende suurust muuta, välju lisada ja eemaldada ning vaadata muutusi selle loomise ajal? Kasutage vaadet Küljendivaade. Kas soovite kasutada andmete otsimiseks, filtreerimiseks ja sortimiseks aruandeid? Kasutage vaadet Report. Kas soovite lisada käsku nupud, leheküljenumbrid, pildid, hüperlingid ja professionaalse ilmega laadid ise? Kasutage lindi menüü kujundus juhtelementide ja paigutuse rühmade mitmeid juhtelemente ja galeriisid. Accessis saate hõlpsalt luua lihtsaid aruandeid, rühma-ja kokkuvõtvaid aruandeid, aadressisiltide, graafilisi aruandeid ja sub-aruandeid.

Kui teatis on loodud, saate kasutada Accessi elektrooniliselt. Näiteks saate saata teate meilisõnumiga või salvestada selle mõnda muusse vormingusse (nt Accessi hetktõmmis või PDF-fail), et lisada see veebilehele või SharePointi saidile.

Lisateavet leiate teemadest

sample form

Kui teie andmed on Accessis, saate kasutada paljusid vorme loomise ja kohandamise tööriistu. Kas soovite luua vormi vaid mõne klõpsuga? Kasutage vormi viisardit. Kas soovite kujundada ja muuta vormi paigutust reaalajas andmetega, andmete teisaldamist ja nende suurust muuta, väljade lisamist ja eemaldamist ning muudatuste kuvamist kohe näha? Kasutage vaadet Küljendivaade. Kas soovite lisada käsu nupud, loendiboksid, liitboks, suvandirühma, pildid, sisestus maskid, diagrammid, hüperlingid ja professionaalse ilmega laadid? Kasutage lindi menüü kujundus juhtelementide ja paigutuse rühmade mitmeid juhtelemente ja galeriisid. Accessi kaudu saate hõlpsalt luua lihtsaid vorme, vahekaartidega vorme, pidevaid vorme, hüpikaknaid, modaali dialoogibokse ja alamvorme.

Accessis saate hõlpsalt luua tükeldatud vormi, kus kuvatakse sünkroonitud andmeleht ja vormivaates, et saaksite mõlemast parima. Kui olete poleeritud vormi loonud, on hõlpsam kerida, filtreerida ja isegi otsida vormi all olevaid andmeid vormi allservas olevate standardsete navigeerimispaani nuppude ja otsinguvälja abil.

Tükeldatud vorm

Lisateavet leiate teemadest

Automaatfilter

Olenevalt sellest, millist toodet kasutate, saate andmeid filtreerida andmete alamhulga abil ja sortida andmeid nii, et see oleks just nii, nagu soovite. Accessis saavad Exceli kasutajad andmelehel andmeid filtreerida ja sortida, ilma et peaksite täiesti uut kasutajaliidest uuesti õppima. Ikoonid, käskude menüüd, käsud, kriteeriumid ja dialoogiboksid on väga sarnased, olenemata sellest, kas töötate teksti, numbrite, kuupäevade või tühikutega. Filtreid saate salvestada ka koos andmelehevaates.

Saate luua Accessi päringu ja isegi mitte teada, mida SQL tähistab. Neli päringu viisardit aitavad lihtsate päringute loomiseks, duplikaatide otsimiseks, vasteta kirjete leidmiseks ja ristpäringu päringute loomiseks. Sa ei pea isegi päringut looma; lihtsalt filtreerige ja Sortige andmed nii, nagu soovite seda vaadata, ja see on salvestatud andmelehega.

Kriteerium Riik/regioon

Lisateavet leiate teemadest

Sildiviisardi esileht

Nüüd, kui sinu pere on kasvanud, on sinu pühade kaardi nimekiri äkitselt suurem ja sul on vaja palju rohkem sünnipäevade ja tähtpäevade jälgimist. Pole probleemi. Accessi tabelit või päringut saate kasutada kirjakooste andmeallikana ja kirjakooste toimingu abil saate luua Wordi kirjakooste viisardi, tähtede, kaartide, meilisõnumite ja ümbrike jaoks. Kui soovite luua vaid aadressisiltide, saate Accessis kasutada siltide viisardit, et luua ja printida teie loodud aruannete sildid. Saate isegi automaatselt lisada igale kliendi aadressile vastava vöötkoodi.

Lisateavet leiate teemadest

Nii Access kui ka Excel pakuvad käske SharePointi loendites andmetega ühenduse loomiseks. Excel pakub lingitud SharePointi loenditega kirjutuskaitstud (ühe suuna) ühendust; Access võimaldab teil lingitud SharePointi loendites lugeda ja kirjutada (kahesuunalisi) andmeid. Access ja SharePointi loendid toimivad koos väga hästi. Accessi ja SharePointi andmetüübid (nt RTF-tekst), lisavad ainult (, et toetada kirjete läbivaatuse ajalugu), manuseid, Automaatnumber, otsinguid ja mitme väärtusega väljad — sujuvaks integreerimiseks ja väheste võimalike andmete ebajärjekindluse tagamiseks.

Kui olete SharePointi loendi andmed Accessi andmebaasiga linkinud, saate SharePointi loendi andmed kasutada ka kohalikus Accessi andmebaasis, töötada lokaalselt andmetega ja seejärel taastada muudatuste üleslaadimiseks SharePointi saidiga. Teiste kasutajate vastuoluliste andmete muudatusi lahendab konfliktide lahendamise viisard. Accessis loodud vormid ja aruanded põhinevad samadel andmetel, kuid on lingitud SharePointi loenditega.

Excel pakub SharePointi serveriga järgmisi Integration-punkte.

Exceli andmepõhised integreerimisvõimalused

1. Exceli töövihiku andmete ühekordne importimine SharePointi loendisse või Exceli töövihiku andmete eksportimine SharePointi loendisse püsiva, ühesuunalise andmeühenduse loomiseks.

2. Püsiva, ühesuunalise andmeühenduse kasutamine SharePointi loendis oleva Exceli töövihiku andmete värskendamiseks.

3. Exceli töövihikute avaldamine Exceli teenused s ning andmete kuvamine ja nendega suhtlemine veebiosade lehel Excel Web Accessi veebiosa abil.

4. importige (ühendage) andmed Exceli töövihikusse OLAP-serveritest, SQL serveri ja Accessi andmebaasidest ning kindlatest failidest.

Access pakub SharePointi serveriga järgmisi Integration-punkte.

1. Ühekordne andmete import või eksport Accessi vaadete ja SharePointi loendite vahel.

2. Andmete linkimine Accessi tabelite ja SharePointi loendi vahel, luues püsiva kahesuunalise ühenduse. (Värskendatud loendi andmed võivad olla Accessi tabelis näha; värskendatud Accessi tabeli andmed saab näha loendis.)

3. Loendiandmete viimine ühenduseta režiimi, Accessis uuendamine, võrgurežiimi tagasi viimine ja konfliktide lahendamine.

4. Loendiandmete kuvamine ja redigeerimine Accessi andmelehel, vormil ja aruandevaadetes.

Lisateavet leiate teemadest

Saate luua üsna keerukaid töölaua andmebaasi rakendusi, kui te ei kirjuta kunagi VBA-koodi ühte rida. Igal Accessi objektil on ulatuslikud atribuudid ja sündmused, mis on atribuutide lehelt hõlpsalt juurdepääsetavad, et saaksite oma lahendust kohandada. Igal objektil on üksikasjalikud disainerid, kus on esile toodud kõik teile saadaolevad funktsioonid. Täiendavad andmebaasi Mallid on saadaval Office Online ' is. Välja ja tabeli mallid aitavad uusi tabeleid kiiresti luua ja kohandada. Saate kujundada uue andmebaasi algusest peale koos sisseehitatud andmebaasi kujundamise tööriistade abil.

Accessi makrod kasutavad deklaratiivseid keskkonda, mis ei nõua VBA-koodi kirjutamist, nii et sa ei pea olema arendaja. Iga makro toiming sooritab ülesande (nt vormi avamine, päringu käitamine, kirjete otsimine või sõnumi kuvamine). Makrosid saab manustada mis tahes juhul, kui aruanded, vorm või juhtelement on olemas. Enamikel makrodel on argumendid ja neile saab lisada tingimusliku loogika, et nad saaksid teha, mida soovite. Saate määratleda isegi muutujaid ning teha veakontroll uuesti, kuid VBA-koodi ei kirjutata.

Kujundage prototüüp ja käivitage IT-osakond. Loo lahendus oma meeskonnale, kui nad seda ASAP vajavad, ja tee seda kingapael, kus on paljaste luudega töötajad. Jälgige ettevõtte jaoks müüdud pileteid, Valmistage ette ehitusmaterjalide säilimisaega või printige osade jaoks aktsepteeritud sildid. Meeskonnatöö projektide ülesannete, probleemide ja tulemuste jälgimine. Saate luua müügi konveieri andmebaasi, et jälgida potentsiaalset müüki väikeses rühmas, kus on müügi spetsialistid.

Lisateave

Lehe algusse

Märkus.:  See leht on tõlgitud automaatselt ning sellel võib leiduda grammatikavigu ja ebatäpsusi. Tahame, et sellest sisust oleks teile abi. Andke meile teada, kui see teave oli teile abiks. Soovi korral saate ingliskeelset artiklit lugeda siit.​

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×