Juhend aruannete kujundamine

Märkus.: Soovime pakkuda teie keeles kõige ajakohasemat spikrisisu niipea kui võimalik. See leht on tõlgitud automaatselt ja sellel võib leiduda grammatikavigu või ebatäpsusi. Tahame, et sellest sisust oleks teile abi. Palun märkige selle lehe allservas, kas sellest teabest oli teile kasu või mitte. Soovi korral saab ingliskeelset artiklit lugeda siit.

Access pakub mitmesuguseid tööriistu, mille abil saate kiiresti koostada atraktiivseks ja hõlpsalt loetav aruandeid, mis on andmete esitamiseks kõige paremini kasutajate vajadustele viisil. Klõpsake menüü Loo käskude abil saate luua lihtsa aruande ühe klõpsuga. Aruandeviisardi abil saate luua keerulisem aruande või aruande loomist, lisades sinna kõik andmed ning vormingu elemendid ise. Sellest, millist meetodit, mida saab valida, kas tõenäoliselt muutmist vähemalt paar aruande kujundust teha seda nii, et soovite andmeid kuvada. Selles artiklis käsitletakse üldist protsessi aruande kujundamine ja seejärel näidatakse, kuidas lisada kujunduselemente teatud aruande.

Selle artikli teemad

Otsustage, kuidas oma aruande

Andmete joondamine juhtelemendi paigutuste abil

Lisage või eemaldage aruande või lehe päis ja jalus jaotised

Näpunäiteid eri tüüpi andmete vormindamine

Otsustage, kuidas oma aruande

Kui koostate aruande, peate arvesse võtma esmalt kuidas soovite andmeid, mis on korraldatud lehel ja kuidas andmed talletatakse andmebaasis. Käigus kujundus võib isegi avastate, et tabelite andmete paigutus ei luba teil aruannet, mida soovite luua. See võib olla tabelid on normaliseeritud märge – see tähendab, et andmed on salvestatud kõige tõhusam viisil.

Veenduge, et visandiga aruande

Seda toimingut ei ole vaja – võib juhtuda, et Access aruandeviisardi või aruande tööriist (mis on saadaval, klõpsake menüü Loo jaotises aruanded ) aruande piisavalt käivitamine kujundus. Aga kui otsustate ilma nende tööriistade abil teie aruande kujundus, kust võite kasulikku seda teha töötlemata visandiga paberile oma aruande, kus iga välja läheb boksi ja välja nimi väljale iga. Teise võimalusena saate programmid nagu Word või Visio mockup aruande loomiseks. Sellest, millist meetodit, mida kasutate, kindlasti ka piisavalt ridu, mis näitab, kuidas andmeid kordab.

completed form overlapping preliminary sketch

Näiteks saate rea tooteteabe, siis mitu korduvat ridade selle toote müügi ja lõpuks rea müügitulemusi toote. Seejärel jada kordab järgmise toote jne aruande lõpuni. Või võib-olla teie aruanne on lihtne loetletakse tabelis andmete sel juhul oma visandiga võib sisaldada ainult sarja ridu ja veerge.

Märkus.: See meetod on ka väga kasulik, kui koostate aruande kellegi teise eest. Sel juhul saate joonistada teisel isikul visandi enne alustamist töö.

Kui olete loonud oma visandiga, kindlaks teha, milline tabel või tabelid sisaldavad andmeid, mida soovite aruandes kuvada. Kui kõik andmed on toodud ühe tabeliga, mida saate oma aruande otse selle tabeli. Sagedamini, talletatakse andmeid, mida soovite mitu tabelit, mis teil tuleb koondada päringu, enne kui saate selle kuvada aruandes. Päring võib olla manustatud aruande atribuudi RecordSource või saate luua eraldi, salvestatud päringu ja aruande aluseks oleva mis.

Otsustada, millised andmed panna iga jaotise aruanne

Iga aruanne on üks või mitu aruannet jaotised. Üks osa, mis on iga aruandes olemas on jaotises üksikasjad. Selles jaotises kordab üks kord tabel või päring, mis põhineb aruande iga kirje jaoks. Muud jaotised on valikuline ja korrake vähem sageli ja on tavaliselt kasutatakse teavet, mis on levinud kirjete rühm, aruande või aruande kogu lehe kuvamiseks.

Järgmises tabelis kirjeldatakse, kus asub iga jaotise ja kuidas jaotise tavaliselt kasutatakse.

Jaotis

Asukoht

Tüüpilised sisu

Aruande päisesektsioonita –

Aruande esimese lehe ülaosas kuvatakse ainult üks kord.

  • Aruande pealkirja

  • Logo

  • Tänane kuupäev

Aruande jalusesse

Kuvatakse pärast ülaltoodud jaluse jaotis viimasel lehel aruande andmete Viimane rida.

Aruande kokkuvõtete (summade, loeb, keskmised ja jne)

Lehe päisesektsioonita –

Aruande iga lehekülje ülaosas.

  • Aruande pealkirja

  • Leheküljenumber.

Lehe jaluse jaotis

Aruande iga lehekülje allosas kuvatakse.

  • Tänane kuupäev

  • Leheküljenumber.

Jaotises rühma päis

Kuvatakse ainult eelmise rühma kirjeid.

Klõpsake rühmitatud väli

Rühma jalus jaotis

Kuvatakse ainult pärast kirjete rühm.

Rühmitamine kokkuvõtete (summade, loeb, keskmised ja jne)

Lisamise või eemaldamise aruande päis ja jalus jaotiste või lehe päis ja jalus jaotiste kohta leiate jaotisest Lisa või Eemalda aruande või lehe päis ja jalus jaotiste selle artikli. Paani rühmitamine, sortimine ja kogusumma küljendivaade või Kujundusvaade abil saate lisada rühma päis ja jalus jaotised.

Otsustage, kuidas üksikasjalike andmete korraldamine

Enamik aruannete korraldatud mõne tabeli või üksteise peal, kuid Access kaudu saate praktiliselt igas paigutus kirjed ja väljad, mida soovite kasutada.

Tabelina paigutatud käsunupp    Tabelina paigutatud käsunupp on sarnane arvutustabeli. Sildid on ülaserva ja andmed joondatakse veergudes siltide all. Tabelina viitab andmete tabeli välimus. See on tippige aruande selle Access loob, kui klõpsate aruande menüü Loo jaotises aruanded . Tabelina paigutatud käsunupp on hea kasutada, kui teie aruandes on väljad, mida soovite kuvada lihtsa loendivormingus suhteliselt väike arv. Järgmisel joonisel on töötajate aruanne, mis on loodud, kasutades tabelina.

Employees report in a tabular layout

Üksteise peal    Üksteise peal sarnaneb vormi, mida saate täita pangakonto avamisel või vormistage veebipoest. Iga tekstilõigu andmed on sildistatud ja väljad on üksteise peale virnastatud. See paigutus on hea aruandeid, mis sisaldavad liiga palju välju, et kuvada tabelina-st veergude laiust ületaks aruande laius. Järgmisel joonisel on töötajate aruanne, mis on loodud, kasutades üksteise peal.

Employees report in a stacked layout

Märkus.: Aruandeviisardi, see paigutus on edaspidi piklik paigutus.

Kombineeritud paigutus    Võite segada elementide tabelina ja virnastatud paigutust. Näiteks iga kirje jaoks saate korraldada mõned väljad jaotises üksikasjad ülaosas rea horisontaalse ja teiste sama kirje ühe või mitme virnastatud paigutustes all ülemise rea väljade korraldamiseks. Järgmisel joonisel on töötajate aruanne, mis on loodud, kasutades kombineeritud paigutus. Tabelina paigutatud juhtelemendid korraldatud väljad ID ja perekonnanimi eesnimi ja väljad ametinimetus ja Töötelefon korraldatud paiknevad üksteise peal. Selles näites kasutatakse visuaalseks eraldamiseks väljade ette iga töötaja ruudujooned.

Employees report that uses a mixed layout

Rööp paigutus    Kui kasutate oma aruande loomine aruandeviisardi, saate kasutada rööp paigutust. See paigutus kasutab täielik lehe laius kirjete võimalikult kompaktselt kuvamiseks. Muidugi võite saavutada sama tulemuse aruandeviisardi kasutamata, kuid see võib olla vaevarikas protsess joondamiseks väljad täpselt. Järgmisel joonisel on Aruandeviisard rööp paigutus abil loodud töötajate aruanne.

Employees report that uses a justified layout

Rööp paigutus on hea kasutada, kui kuvate aruannet suure hulga väljade paigutus. Eelmises näites, kui kasutate samu andmeid kuvada tabelina paigutatud käsunupp väljad laiendamine lehe serva. Kui kasutate üksteise peal, iga kirje kulub palju vertikaalse ruumi, mis raiskab paberi ja muudab aruande keerulisem lugeda.

Lehe algusse

Andmete joondamine juhtelemendi paigutuste abil

Juhtelemendi paigutus on juhikud, mille saate lisada aruandesse, kui see on avatud küljendivaade või Kujundusvaade. Access lisab juhtelemendi paigutuste automaatselt, kui aruandeviisardi abil saate koostada aruande või aruande avamiseks klõpsake menüü Loo jaotises aruandedaruande loomisel. Juhtelemendi paigutus on nagu tabeli igasse lahtrisse võib sisaldada sildi, tekstivälja või muud tüüpi juhtelement. Järgmisel pildil kuvatakse tabelina paigutatud juhtelemendid aruande.

Tabelina paigutatud juhtelemendid

Oranži jooned ridade ja veergude juhtelemendi paigutus ja need kuvatakse ainult siis, kui küljendivaade või kujundusvaates avatud aruande puhul. Juhtelementide paigutuse aitavad teil saavutada ühtse joondus ridu ja veerge andmete ja need oleks lihtsam, suuruse, väljade lisamiseks või eemaldamiseks. Tööriistade abil menüü Korralda jaotiste tabeli ja asukoht (saadaval küljendivaade või Kujundusvaade), saate muuta juhtelemendi paigutus ühte tüüpi teisele ja saate eemaldada juhtelementide paigutused nii, et saate funktsiooni määrab, kuhu soovite aruande.

Märkus.: Kui kasutate rakendust Access 2007, leiate nende tööriistade menüü Korralda jaotises Juhtelemendi paigutus .

Lehe algusse

Lisage või eemaldage aruande või lehe päis ja jalus jaotised

Nagu eelnevalt kirjeldatud selles artiklis mainitud, päised ja jalused on aruande jaotised, mille abil saate kuvada teavet, mis on levinud kogu aruande või aruande iga lehekülje. Näiteks saate lisada lehe jalusesse leheküljenumbri kuvada iga lehe allosas või tiitel kogu aruande kuvamiseks aruande päises jaotise saate lisada.

Aruande või lehe päis ja jalus jaotiste lisamine

  1. Paremklõpsake navigeerimispaanil aruannet, mida soovite muuta, ja klõpsake kiirmenüü käsku Kujundusvaade.

  2. Kontrollige, millist jaotised on juba aruande. Jaotised on eraldatud varjustatud horisontaalriba nimetatakse jaotise lülitid. Klõpsake iga jaotise Vaateselektori sildil on kirjas, mis jaotise otse selle all on.

    Kujundusvaates kuvatud aruanne

    Iga aruanne on jaotises üksikasjad ja võib sisaldada ka aruande päis, lehe päise, jaluse ja aruande jalusesse. Lisaks, kui aruanne on rühmitamistasemete, võidakse kuvada rühma päiste või jaluste (nt Fail nimega päise eelmisel joonisel). Vaikimisi on nimi, kasutades väljanimi või avaldis, mis on aluseks rühma rühma päised ja jalused. Sel juhul rühmitamise välja nimi on "Faili nimega".

  3. Lehe päis ja jalus jaotiste või aruande päis ja jalus jaotiste lisamiseks aruandesse, paremklõpsake mis tahes jaotise Vaateselektori ja klõpsake kiirmenüü käsku Lehekülje päis/jalus või Aruande päis/jalus .

    Ettevaatust!: Kui jaotises on juba olemas aruande, hoiatab Access teid, et kustutab olemasoleva jaotise ja see sisaldab juhtelemente.

    Nüüd saate olemasolevate juhtelementide teisaldamine või lisada uue juhtelemente uute jaotiste.

Access lisab alati paari jaotised lehe ja aruande päis ja jalus. Seega ei saa lisada lehe või aruande päisesektsioonita vastavate jalusesektsioonita lisamata. Kui vajate nii jaotisi, jaotist ei saa kustutada, kuid saate pildi suurust, null (0) vältimiseks lisada aruandesse lisatasu Vertikaalvahe osas reakõrguse kasutamata. Asetage kursor allosas jaotise kasutamata, kuni kursor muutub kahepealiseks nooleks Double-sided arrow ja lohistage ülespoole, kuni jaotises on peidetud. Kui jaotises on kõik juhtelemendid, siis kustutage need enne täielikult saate peita jaotise.

Aruande või lehe päis ja jalus jaotiste eemaldamine

  1. Paremklõpsake navigeerimispaanil aruannet, mida soovite muuta, ja klõpsake kiirmenüü käsku Kujundusvaade.

  2. Paremklõpsake mis tahes jaotise Vaateselektori ja seejärel klõpsake kiirmenüü käsku Lehekülje päis/jalus või Aruande päis/jalus .

Kui eemaldate paari päise ja jaluse ning need jaotised sisaldavad juhtelemendid, hoiatab Access kustutamist mis kustutamine jaotised juhtelementide ja, et te ei saa toimingu tagasi võtta. Klõpsake nuppu Jah eemaldada jaotised ja kustutada juhtelemente või klõpsake nuppu ei toimingu.

Lehe algusse

Näpunäiteid eri tüüpi andmete vormindamine

Aruande loomisel aruande tööriista (saadaval, klõpsake menüü Loo jaotises aruanded ) abil või kasutades aruandeviisardi Access teie eest lisab aruandesse välju ja loob kõige paremini juhtelemendi kuvamiseks iga välja põhjal välja andmetüüp. Kui lisate välju aruande ise, eelistatud meetod on aruande Väljaloend iga välja lohistada. Nimega aruandeviisardi või aruande tööriista Access loob olenevalt välja andmetüüp iga välja jaoks kõige paremini juhtelementi. Enamiku andmete jaoks kõige paremini (vaikeväärtus) kasutamiseks on tekstivälja.

Järgmistest jaotistest leiate näpunäiteid selle kohta, kuidas vormindada osa teisiti juhul andmetüübid.

Mitme väärtusega väljad    Mitme väärtusega väli on vaikimisi juhtelement on liitboksi. See võib tunduda kummaline valik juhtelemendi aruande, kuna te ei saa klõpsake aruande liitboksi noolt. Aruanne seisukohast toimib liitboksi nagu tekstivälja. Noolt on nähtav ainult Kujundusvaade.

Kui väli sisaldab mitut väärtust, on need väärtused komadega eraldatult. Kui liitboksi pole piisavalt lai, et kuvada kõigi väärtuste ühe rea ja CanGrow atribuudi liitboksi on seatud Jah, väärtused mähkimine järgmisele reale. Muul juhul väärtused kärbitakse. Juhtelemendi atribuudi CanGrow , Avage aruanne kujundusvaates või küljendivaates, klõpsake juhtelementi ja seejärel vajutage juhtelemendi atribuudilehe kuvamiseks klahvi F4. Atribuudi CanGrow asub nii menüü Vorming ja juhtelemendi atribuudilehe vahekaarti Kõik .

Rikkaliku teksti väljade    Rikkaliku teksti välja juhtelemendi vaikeväärtus on tekstiväli. Kui tekst pole piisavalt lai, et kuvada kõigi väärtuste ühe rea ja CanGrow atribuudi tekstivälja väärtuseks Jah, väärtused mähkimine järgmisele reale. Muul juhul väärtused kärbitakse. Juhtelemendi atribuudi CanGrow , Avage aruanne kujundusvaates või küljendivaates, klõpsake juhtelementi ja seejärel vajutage juhtelemendi atribuudilehe kuvamiseks klahvi F4. Atribuudi CanGrow asub nii menüü Vorming ja juhtelemendi atribuudilehe vahekaarti Kõik .

RTF-välja abil saate vormindada teksti mitmel viisil. Näiteks mitme sõna välja saate allakriipsutatud ja kursiiv võib olla mitu muud sõna samal väljal. Te saate siiski siiski seada üldine vormingulaadi, mis sisaldab rikkaliku teksti väljale Otsitav. Väljale tekstivormingu kehtib ainult teksti, mis pole spetsiaalselt vormindatud RTF-vormingu abil.

Vormindus laadide tekstiväli, mis kuvab rikkaliku teksti väli

  1. Paremklõpsake navigeerimispaanil aruannet ja seejärel klõpsake kiirmenüü käsku Küljendivaade .

  2. Klõpsake tekstivälja, kus on kuvatud rikkaliku teksti väli ja klõpsake menüü Vorming jaotises Font vormingulaadi, mida soovite rakendada.

    Access kehtib rikkaliku teksti välja, mis pole oli juba selle tüüp (kuid mitte väärtus) vormingu rakendatud vaates, mis toetab andmete sisestamise, nt tabeli või päringu andmelehevaates või vormi vormivaates kogu teksti vormingu. Näiteks kui väljal teksti osa on vormindatud punane fondi värv ja sinist värvi rakendamiseks tekstivälja, Access muutub kogu tekst sinine, v.a see, mis on eraldi vormindatud punases kirjas. Teine näide kui väljal teksti osa on vormindatud 11-punktist fondi suurus ja 14-punkti fondi suurus rakendamine tekstivälja Access kehtib 14-punkti fondi suuruse kogu teksti välja arvatud, mis vormindati eraldi 11 poin veebisaidil TS.

    Manuse väljad    Manusevälju ei kasutata mõne muu andmetüübiga teisiti juhtelemendi abil. Saate faile saate manustena lisada mitme kirje, kasutades ühte manusevälja, kuid välja saab korraga kuvada ainult ühe manuse teavet. Vaikimisi kuvatakse manuse juhtelemendi ikooni või pilti, olenevalt manust praegu valitud juhtelemendi faili tüüpi. Kui soovite, saate määrata manuse juhtelemendi atribuutide nii, et kõik manustatud failid kuvatakse ikoonidena või nii, et väli kuvab lihtsalt kirjaklambri ikooni ja manuste arvu. Eeldades, et kasutate juba manuse juhtelemendi aruandesse, saate reguleerida juhtelemendi atribuutide erinevate kasutab juhtelemendi järgmist.

Manusevälja Kuva atribuutide seadmine

  1. Paremklõpsake navigeerimispaanil aruannet ja seejärel klõpsake kiirmenüü käsku Küljendivaade .

  2. Klõpsake manuse juhtelemendi. Kui atribuudileht pole juba kuvatud, vajutage selle kuvamiseks klahvi F4. Klõpsake atribuudilehe vahekaardil Vorming .

    Kasutage järgmise tabeli juhendina jaoks manuse juhtelemendi atribuutide seadmine.

    Atribuut

    Säte

    Kuva

    • Piltide ja muude failide ikoonidena kuvab Pildiikooni/graafika. See on vaikesäte.

    • Ikoon kuvatakse kõik failid ikoonidena.

    • Kirjaklambri kuvab kirjaklambri ikooni, millele järgneb sulgudes manuste arvu.

    Vaikimisi pilt

    Veendumaks, et kuvatakse manuse juhtelemendi, kui seal on pole manustatud failid, klõpsake Koosturi nupp väljale atribuudi vaikepilt, liikuge sirvides pildini ja klõpsake siis nuppu Ava.

    Märkus.: Kui Kuvamisviis atribuudi väärtuseks on seatud kirjaklambrivaikepilt ei kuvata.

    Pildi joondus

    Valige loendist soovitud joondus. Vaikimisi on keskele. Selle sätte reguleerimine võivad põhjustada ootamatuid tulemusi, sõltuvalt pildi atribuudi.

    Pildi suurus režiim

    See säte on saadaval ainult siis, kui Kuvamisviis atribuudi väärtuseks on seatud/Pildiikooni.

    • Lõikepildi kuvab selle pildi. Pilt on kärbitud, kui see on mahu juhtelemendil.

    • Venitamine ulatub pilt nii, et see täidaks kogu juhtelement.

      Märkus.: Kui manuse juhtelemendi on sama täpse suurusega pildi, moonutada selle sätte abil pildi-, muutes näib venitatud vertikaalselt või horisontaalselt.

    • Võimalikult suur pilt suurendada ilma lõikamine või moonutada pilt kuvatakse. See on vaikesäte.

  3. Kui kasutate juhtelemendi piltide kuvamiseks, reguleerida manuse juhtelemendi suurust nii, et näete üksikasjad, mida soovite summa.

Lehe algusesse

Täiendage Office'i kasutamise oskusi
Tutvuge koolitusmaterjalidega
Kasutage uusi funktsioone enne teisi
Liituge Office Insideri programmiga

Kas sellest teabest oli abi?

Täname tagasiside eest!

Täname tagasiside eest! Tundub, et võiksime teid kokku viia ühega meie Office'i tugiagentidest, kes aitab teil probleemi lahendada.

×